Bạn đã bao giờ cảm thấy kế hoạch quản lý dự án của mình đang mất kiểm soát, với các công việc bị bỏ sót và thời hạn đến gần? Bạn không đơn độc!
Đó là nơi các nhóm quy trình quản lý dự án có thể thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của bạn.
Mỗi nhóm quy trình là một khối xây dựng quan trọng của quy trình quản lý dự án. Nó giúp các nhóm chia nhỏ các công việc lớn, phức tạp thành các bước dễ quản lý.
Có năm nhóm quy trình quản lý dự án mà mọi nhà quản lý dự án nên biết: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Kiểm soát, và Đóng dự án.
Các giai đoạn này đảm bảo bạn bao quát mọi khía cạnh quan trọng của dự án, từ khi khởi động đến khi hoàn thành. Nắm vững mọi nhóm quy trình là điều quan trọng để bất kỳ dự án nào cũng diễn ra suôn sẻ, và đó là điều phân biệt giữa một nhà quản lý dự án giỏi và một nhà quản lý dự án xuất sắc.
Trong blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu từng nhóm trong năm nhóm, cách bạn có thể triển khai chúng trong quy trình làm việc của mình và các công cụ phần mềm quản lý dự án giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.
Tổng quan về năm nhóm quy trình truyền thống
Quản lý dự án không chỉ là quản lý các công việc riêng lẻ, mà là quản lý toàn bộ chu kỳ sống của dự án.
Năm nhóm quy trình quản lý dự án truyền thống, được định nghĩa bởi Project Management Body of Knowledge (PMBOK), cung cấp một phương pháp có cấu trúc để bạn áp dụng tất cả các nguyên tắc quản lý dự án , từ khi khởi động đến khi kết thúc.
Mỗi nhóm quy trình PMBOK đóng vai trò thiết yếu trong kiến thức dự án. Chúng hướng dẫn bạn qua các giai đoạn dự án khác nhau, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì và đạt được mọi cột mốc. Hãy cùng khám phá từng giai đoạn một.
1. Khởi động
Trong giai đoạn Khởi động, bạn xác định mục đích của dự án, xác định các bên liên quan chính và phác thảo các mục tiêu cấp cao. Nói tóm lại, đây là bản thiết kế cho chu kỳ sống của dự án.
Theo Bộ kiến thức quản lý dự án (PMBOK), giai đoạn này tạo tiền đề cho thành công bằng cách hiểu rõ mục tiêu của nhóm dự án và sự phù hợp với các chiến lược của tổ chức.
Giai đoạn này rất quan trọng trong phát triển phần mềm. Đây là giai đoạn bạn bắt đầu với tổng quan về dự án, quyết định xem dự án có khả thi hay không, điều chỉnh dự án cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và thiết lập các kết quả chính. Nếu không có nền tảng này, các dự án có thể nhanh chóng mất phương hướng, đặc biệt là trong môi trường phức tạp như phát triển phần mềm.
2. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là trọng tâm của chu kỳ quản lý dự án. Nếu không có kế hoạch vững chắc, ngay cả những ý tưởng tốt nhất cũng có thể thất bại.
Giai đoạn này của kế hoạch dự án bao gồm việc phát triển lộ trình dự án chi tiết, hướng dẫn mọi khía cạnh, bao gồm dòng thời gian, nguồn lực, chi phí và rủi ro. Một công cụ quan trọng trong giai đoạn này là Cấu trúc phân chia công việc (WBS), giúp chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Trong phát triển phần mềm Agile, kế hoạch được thực hiện theo phương pháp lặp đi lặp lại, tập trung vào tính linh hoạt và cải tiến liên tục. Mặc dù lộ trình có thể thay đổi, nhưng việc có một kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu sẽ đảm bảo rằng nhóm dự án có thể thích ứng với những thay đổi trong khi vẫn duy trì tiến độ.
3. Thực thi
Giai đoạn thực hiện là giai đoạn mà các kế hoạch được xây dựng cẩn thận của bạn trở thành hiện thực, và vai trò của người quản lý dự án trở nên rất quan trọng trong việc giữ cho mọi thứ đi đúng hướng.
Đây là nơi nhóm bắt tay vào công việc, thực hiện các mục tiêu của dự án bằng cách tuân theo các chiến lược trong giai đoạn lập kế hoạch.
Giai đoạn này của Chu kỳ phát triển hệ thống (SDLC) bao gồm mã hóa, thử nghiệm và tích hợp. Trong quá trình thực hiện, phần mềm quản lý dự án có thể giúp theo dõi tiến độ, phân công công việc và đảm bảo mọi người đều thống nhất với mục tiêu của dự án.
4. Theo dõi và kiểm soát
Ngay cả những kế hoạch dự án được thực hiện tốt nhất cũng cần được giám sát liên tục, và đó là lúc các nhóm quy trình giám sát và kiểm soát phát huy tác dụng.
Nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm theo dõi hiệu suất, quản lý rủi ro và điều chỉnh khi cần thiết để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Quản lý rủi ro đặc biệt quan trọng ở đây, vì nó giúp các nhà quản lý dự án dự đoán trước các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng làm gián đoạn toàn bộ tiến độ.
Ở đây, việc sử dụng bảng điều khiển để trực quan hóa tiến độ và thu thập thông tin chi tiết theo thời gian thực sẽ rất hữu ích. Nó giúp các bên liên quan đến dự án luôn được cập nhật về tiến độ hiện tại và bất kỳ sự chậm trễ nào có thể xảy ra.
Trong phát triển phần mềm truyền thống, giai đoạn này bao gồm việc giám sát chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ kế hoạch quản lý dự án. Mặt khác, các phương pháp Agile linh hoạt và lặp đi lặp lại hơn vì tập trung vào phản hồi và thích ứng liên tục.
5. Đóng
Giai đoạn kết thúc không chỉ là việc hoàn thành những công việc còn dang dở, mà còn là việc hoàn thành dự án một cách chính thức và đảm bảo rằng tất cả các kết quả dự án đã được đáp ứng để các bên liên quan hài lòng.
Đối với các nhà quản lý dự án, giai đoạn này thường bao gồm việc đánh giá những gì đã làm tốt và những gì chưa làm tốt. Giai đoạn này cũng giúp đánh giá những phần nào của quy trình cần cải thiện, và những kinh nghiệm đó sau đó sẽ được áp dụng cho các dự án trong tương lai.
Trong giai đoạn này, vai trò của người cố vấn cũng rất quan trọng, đặc biệt là trong việc đảm bảo sự phát triển của các thành viên nhóm mới, những người có thể đã đảm nhận trách nhiệm trong các giai đoạn khác nhau của dự án.
Ngoài ra, khi dự án sắp kết thúc, bảo mật và cá nhân hóa trở nên ngày càng quan trọng, đặc biệt là trong các ngành như phát triển phần mềm, nơi dữ liệu và bảo mật của người dùng là tối quan trọng.
Bằng cách quản lý cẩn thận giai đoạn kết thúc của bản điều lệ dự án, bạn không chỉ đưa dự án đến kết thúc thành công mà còn đặt nền tảng cho những thành công trong tương lai.
Đọc thêm: 11 ví dụ về mục tiêu quản lý dự án
Cách triển khai năm nhóm quy trình
Việc triển khai năm nhóm quy trình quản lý dự án không phải là một công việc khó khăn, đặc biệt khi bạn có chứng chỉ và công cụ quản lý dự án phù hợp.
Phần mềm quản lý dự án tốt giúp bạn tổ chức và thực hiện từng giai đoạn một cách rõ ràng và chính xác, đảm bảo nhóm dự án của bạn luôn đi đúng hướng và mọi chi tiết đều được tính đến.
Một công cụ nổi bật là ClickUp. ClickUp là một nền tảng quản lý dự án toàn diện được thiết kế để hỗ trợ tất cả các khía cạnh của chu kỳ dự án.
Quản lý dự án
Quản lý dự án của ClickUp cho phép bạn quản lý công việc, theo dõi tiến độ và đơn giản hóa giao tiếp, đồng thời giảm thời gian dành cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại.
Một ví dụ tuyệt vời về cách ClickUp hỗ trợ các quy trình quản lý dự án hiệu quả và có thể tùy chỉnh có thể được thấy trong nghiên cứu điển hình của Optimising, một công ty tiếp thị kỹ thuật số có trụ sở tại Melbourne, Úc.
Với hơn 100 dự án khách hàng đang chạy đồng thời, ClickUp đã giúp họ hợp lý hóa tất cả các nhóm quy trình quản lý dự án, tăng cường sự hợp tác và cung cấp khả năng hiển thị ở mọi giai đoạn. Tối ưu hóa các tính năng của ClickUp để phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và duy trì hồ sơ dự án chi tiết cho nhiều thành viên trong nhóm.
James Richardson, Giám đốc bán hàng tại Optimising, chia sẻ cách ClickUp đã biến đổi hoạt động của công ty họ:
ClickUp giúp chúng tôi lưu giữ hồ sơ rất rõ ràng về những gì đang diễn ra trong một chiến dịch, nhưng quan trọng nhất là nó giúp chúng tôi làm việc hợp tác. Làm việc cùng nhau trong các dự án, phân công công việc cho những người phù hợp, theo dõi thời gian – ClickUp là hệ thống đầu tiên chúng tôi sử dụng có thể làm tất cả những việc này một cách thực sự tốt.
ClickUp giúp chúng tôi ghi chép rất rõ ràng những gì đang diễn ra trong một chiến dịch, nhưng quan trọng nhất là nó giúp chúng tôi làm việc cùng nhau. Làm việc cùng nhau trong các dự án, phân công nhiệm vụ cho những người phù hợp, theo dõi thời gian – ClickUp là hệ thống đầu tiên chúng tôi sử dụng có thể làm tất cả những việc này một cách thực sự hiệu quả.
Bây giờ, hãy cùng xem ClickUp có thể hỗ trợ từng nhóm quy trình như thế nào.
Bắt đầu với Mục tiêu ClickUp và Tài liệu ClickUp
Trong giai đoạn Khởi động, ClickUp giúp bạn đặt nền tảng cho thành công. Với các công cụ như ClickUp Goals và ClickUp Docs, bạn có thể xác định rõ mục tiêu của dự án và ghi chép thông tin cấp cao tại một địa điểm trung tâm.
ClickUp Goals giúp đặt ra các mục tiêu rõ ràng, chia nhỏ thành các cột mốc dễ quản lý và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Điều này đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều thống nhất với các mục tiêu của dự án và có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết dựa trên các chỉ số hiệu suất.
Mặt khác, ClickUp Docs cung cấp kho lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu liên quan đến dự án.
Từ việc tạo bản điều lệ dự án và kế hoạch chi tiết đến duy trì cơ sở kiến thức, ClickUp Docs tạo điều kiện cho sự hợp tác thời gian thực và đảm bảo tính nhất quán trong các giai đoạn của dự án.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Bản đồ Tư duy của ClickUp để lập bản đồ sự tham gia của các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình ngay từ ngày đầu tiên.
Lập kế hoạch với Biểu đồ Gantt ClickUp và Sprint ClickUp
Trong giai đoạn lập kế hoạch, ClickUp tỏa sáng với các tính năng lập lịch dự án và quản lý công việc mạnh mẽ. Sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để lập kế hoạch trực quan cho từng giai đoạn của dự án và đảm bảo tuân thủ dòng thời gian.
Bạn có thể chia nhỏ công việc thành các công việc con và sắp xếp chúng thành Cấu trúc phân chia công việc (WBS) để không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Đối với các nhóm theo phương pháp Agile, Sprint của ClickUp giúp lập kế hoạch trong các chu kỳ ngắn hơn trong khi vẫn giữ được lộ trình tổng thể.
Với các công cụ Ước lượng thời gian và Quản lý tài nguyên của ClickUp, bạn có thể tối ưu hóa tài nguyên và theo dõi chi phí dự án một cách dễ dàng.
Thực hiện với Nhiệm vụ ClickUp và Tự động hóa ClickUp
Giai đoạn thực hiện trong chu kỳ dự án là giai đoạn hành động, và Nhiệm vụ ClickUp và Tự động hóa ClickUp giúp loại bỏ công việc thủ công. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và đảm bảo các quy trình nhất quán trong tất cả các dự án của mình.
Bạn cũng có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt ưu tiên và sử dụng Phụ thuộc nhiệm vụ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, ClickUp tích hợp với các công cụ giao tiếp yêu thích của bạn, giúp hợp tác nhóm trở nên dễ dàng và suôn sẻ trong suốt quá trình.
Giai đoạn thực hiện đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, theo dõi công việc, phân bổ nguồn lực và sự hợp tác của nhóm.
Các mẫu quản lý dự án sẵn có của ClickUp giúp hợp lý hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Với ClickUp, bạn tiết kiệm thời gian quý báu của nhóm bằng các nhiệm vụ, bố cục dự án và phân công vai trò được cấu trúc sẵn.
Với ClickUp, bạn cũng có thể phân công nhiệm vụ dễ dàng và đảm bảo mọi người đều thống nhất về mục tiêu và trách nhiệm. Điều này giúp thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn, giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường sự hợp tác.
Đọc thêm: 7 thách thức trong quản lý dự án và cách giải quyết
Giám sát và kiểm soát với Bảng điều khiển ClickUp và Trường ClickUp
Đối với giai đoạn Giám sát và Kiểm soát, ClickUp cung cấp các tính năng phong phú để theo dõi tiến độ chặt chẽ.
Ví dụ: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem có thể tùy chỉnh các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của dự án. Do đó, bạn có thể theo dõi hiệu suất, xác định bất kỳ điểm nghẽn nào và điều chỉnh khi cần thiết.
Với các tính năng Quản lý rủi ro tích hợp như nhật ký rủi ro và Trường Tùy chỉnh ClickUp, bạn có thể nắm bắt các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến dự án. Ngoài ra, các công cụ báo cáo chi tiết giúp bạn tạo các bản cập nhật chi tiết chỉ bằng một nút bấm, đảm bảo tính minh bạch cho tất cả các bên liên quan đến dự án.
Kết thúc với ClickUp
Cuối cùng, khi bạn đạt đến giai đoạn Kết thúc, ClickUp sẽ giúp bạn hoàn tất mọi việc một cách suôn sẻ.
Sử dụng Tài liệu để tạo báo cáo cuối cùng, ghi chép bài học và lưu trữ chúng trong Thư mục ClickUp để dễ dàng truy cập trong các dự án sau này.
Nếu bạn đang hướng dẫn các thành viên nhóm cấp dưới, tính năng Nhận xét trong ClickUp và Phản hồi cung cấp một cách dễ dàng để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.
Bạn cũng có thể đảm bảo rằng các vấn đề liên quan đến dữ liệu, như bảo mật và cá nhân hóa, được xử lý cẩn thận bằng cách thiết lập quyền truy cập dựa trên vai trò và tổ chức thông tin nhạy cảm một cách an toàn trong ClickUp Security.
Lĩnh vực kiến thức quản lý dự án
Ngoài các nhóm quy trình, quản lý dự án còn xoay quanh các lĩnh vực kiến thức. Đây là một khái niệm khóa khác giúp các chuyên gia quản lý dự án hiệu quả hơn.
Trong khi các nhóm quy trình phác thảo các giai đoạn mà một dự án trải qua, các lĩnh vực kiến thức tập trung vào các năng lực khác nhau mà một quản lý dự án phải có để điều hành thành công các giai đoạn đó.
Nhóm quy trình so với lĩnh vực kiến thức
Sự khác biệt chính giữa các nhóm quy trình và các lĩnh vực kiến thức nằm ở trọng tâm của chúng.
Các nhóm quy trình hướng dẫn "khi nào" trong quản lý dự án, mô tả trình tự hoàn thành các công việc. Mặt khác, các lĩnh vực kiến thức tập trung vào "cái gì*". Điều này có nghĩa là các kỹ năng và kiến thức cụ thể mà một quản lý dự án cần để xử lý từng khía cạnh của dự án.
Có mười lĩnh vực kiến thức được xác định bởi Viện Quản lý Dự án (PMI) , một tổ chức quản lý dự án phi lợi nhuận có trụ sở tại Hoa Kỳ:
- Quản lý tích hợp dự án: Đảm bảo tất cả các yếu tố của dự án hoạt động nhịp nhàng. Quá trình này bao gồm điều phối nguồn lực, quản lý các hoạt động của dự án và cân bằng các mục tiêu cạnh tranh
- Quản lý phạm vi dự án: Đảm bảo rằng dự án bao gồm tất cả các công việc cần thiết — và chỉ những công việc đó — để hoàn thành dự án thành công. Nó bao gồm xác định, xác thực và kiểm soát phạm vi của dự án
- Quản lý lịch trình dự án: Tập trung vào việc quản lý dòng thời gian dự án — xác định các hoạt động, sắp xếp thứ tự và đảm bảo thời hạn được tuân thủ
- Quản lý chi phí dự án: Đây là tất cả về lập ngân sách. Nó bao gồm ước tính, phân bổ và kiểm soát chi phí của dự án để giữ cho dự án trong phạm vi ngân sách
- Quản lý chất lượng dự án: Kiểm tra xem dự án có đáp ứng mục tiêu bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay không. Tập trung vào cả chất lượng của sản phẩm và quy trình được sử dụng để tạo ra chúng
- Quản lý tài nguyên dự án: Quản lý con người, thiết bị và vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án. Công việc này bao gồm lập kế hoạch, thu thập và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả
- Quản lý truyền thông dự án: Bao gồm lập kế hoạch, phân phối và giám sát tất cả thông tin dự án để đảm bảo các bên liên quan được thông báo đầy đủ
- Quản lý rủi ro dự án: Xác định, phân tích và ứng phó với các rủi ro dự án. Mục đích là giảm thiểu các mối đe dọa tiềm ẩn đồng thời tối đa hóa các cơ hội
- Quản lý mua sắm dự án: Bao gồm việc đảm bảo hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án. Điều này bao gồm lập kế hoạch các hoạt động mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng
- Quản lý các bên liên quan đến dự án: Tập trung vào việc xác định các cá nhân và tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án và thu hút họ tham gia trong suốt chu kỳ dự án
Quản lý dự án dễ dàng với ClickUp
Nắm vững năm nhóm quy trình quản lý dự án — khởi động, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kiểm soát, và kết thúc — không chỉ là một yêu cầu bắt buộc. Đó là việc quản lý các dự án kinh doanh diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.
Cùng với mười lĩnh vực kiến thức quản lý dự án do Viện Quản lý Dự án (PMI) đề ra, các nhóm này cung cấp cho bạn bộ công cụ hoàn chỉnh để tự tin điều hành bất kỳ dự án nào, bất kể kích thước hay độ phức tạp.
Tuy nhiên, hiểu được khung công việc chỉ là một nửa của thành công. Thách thức thực sự nằm ở việc biến lý thuyết thành hành động, và đó là lúc ClickUp bước vào cuộc chơi.
ClickUp đơn giản hóa mọi giai đoạn của dự án, từ ý tưởng ban đầu đến kết thúc cuối cùng. Do đó, giúp bạn duy trì sự tổ chức và giao tiếp dễ dàng với nhóm của mình.
Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tập trung hóa quy trình làm việc, ClickUp cho phép bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng — mang lại kết quả thành công nhanh hơn.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm cách nó có thể giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.