Megan Thompson, Trợ lý điều hành cấp cao của Giám đốc công nghệ tại một công ty khởi nghiệp AI B2B Series A, được cấp trên giao nhiệm vụ quản lý "Sáng kiến tích hợp đám mây" quan trọng bên cạnh các công việc thường ngày của mình.
Ban đầu, Megan cảm thấy nản lòng trước quy mô dự án trị giá 2,5 triệu đô la, nhưng cô đã tận dụng kiến thức chuyên môn về phần mềm hợp tác để điều phối các cuộc họp liên chức năng hai tuần một lần, theo dõi bảy thời hạn đồng thời và duy trì sự thống nhất giữa một nhóm đa dạng gồm 25 thành viên thuộc các bộ phận kỹ thuật, sản phẩm và tiếp thị.
Trong khi tiếp tục quản lý các trách nhiệm hàng ngày, bao gồm sắp xếp các chuyến công tác phức tạp và quan hệ với nhà đầu tư, Megan đã thành công trong việc điều hành dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Các Trợ lý điều hành như Megan không chỉ là người quản lý lịch trình hay người gác cổng — họ là những anh hùng thầm lặng trong quản lý dự án, đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ đằng sau hậu trường.
Hãy xem xét vai trò của bản thân. Bạn có thể sử dụng các mô hình và phương pháp quản lý dự án quan trọng hàng ngày, từ việc tạo lộ trình và biểu đồ Gantt cho các sự kiện đến việc phân tích các bên liên quan và quản lý rủi ro. Bạn đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đóng góp trực tiếp vào việc tăng năng suất.
Đây không phải là những kỹ năng cốt lõi của một quản lý dự án sao?
Nếu giống như Megan, bạn cảm thấy quá tải với phạm vi trách nhiệm ngày càng mở rộng, hãy yên tâm rằng bạn không đơn độc. Hướng dẫn này sẽ trang bị cho bạn những chiến lược đã được chứng minh để tích hợp quản lý dự án vào vai trò EA của bạn một cách liền mạch.
Vai trò của trợ lý điều hành trong quản lý dự án
Tạp chí Harvard Business Review gọi các EA làm việc cho các giám đốc điều hành cấp cao là "cánh tay phải của các nhà lãnh đạo, xương sống của công ty và bộ mặt của văn hóa công ty. Họ là đôi mắt, đôi tai và chất keo kết dính của tổ chức. "
EA có trách nhiệm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra như đồng hồ. Từ đặt bữa trưa thường xuyên cho nhóm đến xử lý các dự án phức tạp chỉ diễn ra một lần như ra mắt dòng sản phẩm mới, họ làm tất cả để cuộc sống của mọi người trở nên dễ dàng hơn. Họ là mắt xích cần thiết giữa ý định chiến lược và việc thực hiện dự án trên thực tế.
Tại sao trợ lý điều hành được coi là chuyên gia quản lý dự án
Khả năng tổ chức, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và kiến thức về nguyên tắc quản lý dự án vượt trội khiến các EA trở thành những nhà quản lý dự án hàng đầu. Dưới đây là lý do tại sao các trợ lý điều hành phù hợp với vai trò quản lý dự án:
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc: Tổ chức là xương sống của việc điều phối dự án, và các EA rất giỏi trong lĩnh vực này. Ví dụ, quản lý lịch trình phức tạp, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và có tác động lớn, đảm bảo tất cả các bộ phận trong tổ chức hoạt động như dự kiến là một số kỹ năng tổ chức cốt lõi mà mọi trợ lý điều hành phải có
- Khả năng đa nhiệm: Quản lý nhiều hoạt động cùng một lúc là điều không thể tránh khỏi đối với một quản lý dự án, và các EA rất giỏi trong việc xử lý nhiều công việc cùng lúc. Ví dụ, trong một phút, bạn có thể đang chuẩn bị cho một buổi thuyết trình trước hội đồng quản trị, và trong phút tiếp theo, bạn đang điều phối lịch trình của đối tác quản lý
- Quản lý tài nguyên: Quản lý hậu cần là một trách nhiệm khác của trợ lý điều hành, trùng lặp với trách nhiệm của quản lý dự án. Ví dụ, EA quản lý các tài nguyên của tổ chức, bao gồm ngân sách dự án, công nghệ, công cụ, nhân sự, nhà cung cấp bên ngoài, tài liệu hoặc sắp xếp chuyến đi
Các kỹ năng cần thiết cho trợ lý điều hành trong quản lý dự án
EA cần có nhiều kỹ năng để quản lý dự án hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng thiết yếu:
- Giải quyết vấn đề: EA phải có khả năng xác định và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Họ cần có khả năng suy nghĩ nhanh và đưa ra giải pháp cho các tình huống bất ngờ, từ việc diễn giả hủy tham dự vào phút chót đến những sự chậm trễ không lường trước được làm tăng chi phí và kéo dài thời gian thực hiện dự án
- Quản lý thời gian: EA phải đảm bảo các dự án quan trọng được hoàn thành đúng hạn, ngay cả khi công việc điều phối hàng ngày, bao gồm lên lịch cuộc họp, cài đặt thời hạn và đảm bảo mọi người đều biết về thời hạn, chiếm phần lớn thời gian trong ngày của họ
- Tư duy chiến lược: Tổ chức các công việc của nhóm đồng bộ với các mục tiêu chiến lược tổng thể cũng là một trong những kỹ năng cốt lõi mà EA cần có. Ví dụ, một EA sẽ điều chỉnh một hội nghị của công ty phù hợp với các mục tiêu quản lý dự án của công ty bằng cách mời các nhà lãnh đạo trong ngành, tập trung vào các xu hướng mới nổi, nhắm mục tiêu các bên liên quan quan trọng và đảm bảo sự phù hợp của chủ đề chiến lược để thúc đẩy vị trí trên thị trường
Thực hiện hàng ngày các giai đoạn quản lý dự án bởi các trợ lý điều hành
Có năm giai đoạn khác nhau trong vòng đời quản lý dự án: lập kế hoạch, khởi động, thực hiện, theo dõi hiệu suất và đánh giá. Do bản chất công việc, trợ lý điều hành có mặt để giúp đỡ ở mọi giai đoạn của một dự án quan trọng.
Dưới đây là cái nhìn sơ lược về một ngày làm việc của trợ lý điều hành quản lý các giai đoạn này:
- Buổi sáng: Xem xét tiến độ công việc và cập nhật công cụ quản lý dự án. Lên lịch và tham dự cuộc họp với nhóm dự án để thảo luận về các vấn đề và lập kế hoạch trước
- Giữa trưa: Kết nối và phối hợp với các nhà cung cấp bên ngoài để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ
- Buổi chiều: Xác định các vấn đề và truyền đạt cho nhóm, đồng thời chuẩn bị cuộc họp với các bên liên quan để xem xét tiến độ và các cột mốc quan trọng của dự án
- Cuối ngày: Xem xét và cập nhật dòng thời gian dự án dựa trên tiến độ trong ngày
Mặc dù đây là những nhiệm vụ hàng ngày, nhưng bạn nên hiểu sâu hơn về các giai đoạn của quản lý dự án để hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm mới đang chờ bạn.
Các giai đoạn quản lý dự án cho trợ lý điều hành
Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi từ mỗi giai đoạn của quản lý dự án thành công với tư cách là EA:
1. Kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch bao gồm việc phát triển dòng thời gian của dự án. Một kế hoạch dự án hoàn hảo sẽ xem xét các yêu cầu về nguồn lực và thiết lập cách thức và thời điểm liên lạc với các bên liên quan.
Ví dụ, một EA lập kế hoạch triển khai phần mềm mới bằng cách phân bổ ngân sách, điều phối các phiên đào tạo, lên lịch cập nhật hệ thống, quản lý hợp đồng với nhà cung cấp và đảm bảo thông tin liên lạc giữa các bên liên quan để triển khai suôn sẻ và hiệu quả.
2. Khởi động
Khi bạn đã có bức tranh toàn cảnh về mục tiêu và mục đích của dự án, công việc tiếp theo của bạn là chia nhỏ toàn bộ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Bây giờ là lúc để đặt thời hạn và tạo các cột mốc khác nhau cho dự án.
Bảng phân tích này giúp mọi thành viên trong nhóm của bạn nhận thức được trách nhiệm và dòng thời gian của mình, đồng thời giúp bạn quản lý danh sách công việc.
Ví dụ, tập trung vào việc cài đặt các cột mốc quan trọng như hoàn thành phân tích yêu cầu, hoàn thành đào tạo người dùng và tiến hành chạy thử thành công để đảm bảo dự án đi đúng hướng.
3. Thực thi
Giai đoạn thực hiện bắt đầu khi nhóm chính thức bắt tay vào công việc và hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và dòng thời gian của mình.
Trong giai đoạn này, trách nhiệm duy nhất của EA là đảm bảo nhóm có tất cả các nguồn lực cần thiết.
Ví dụ, vào ngày ra mắt, EA quản lý quá trình chuyển đổi và cung cấp hỗ trợ và khắc phục sự cố theo thời gian thực để đảm bảo triển khai suôn sẻ với sự gián đoạn tối thiểu.
4. Giám sát và theo dõi hiệu suất
Theo dõi tiến độ, báo cáo hiệu suất và quản lý thay đổi là những yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
Ví dụ, EA nhận thấy các vấn đề chức năng quan trọng trong phần mềm mới thông qua phản hồi của người dùng hàng tuần và báo cáo hiệu suất trong quá trình triển khai. Nhận thấy sự cấp bách, EA tổ chức một cuộc họp khẩn cấp với nhóm phát triển, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các lỗi quan trọng cần sửa và lên lịch các phiên thử nghiệm bổ sung.
Hành động nhanh chóng này đã giải quyết các vấn đề trước khi ra mắt chính thức, đảm bảo dự án đi đúng hướng và đáp ứng mong đợi của người dùng.
5. Đánh giá
Giai đoạn cuối cùng của quá trình là xem xét, rút kinh nghiệm và áp dụng những gì bạn đã học được từ dự án vào tương lai. Suy ngẫm có thể giúp bạn chọn hướng đi tốt hơn cho dự án tiếp theo và hiểu được điểm mạnh và giới hạn của nhóm mình.
Theo báo cáo về khoảng cách nhân tài mới nhất của PMI, khoảng 2,3 triệu người sẽ cần được tuyển dụng mỗi năm để lấp đầy các vị trí liên quan đến quản lý dự án dự kiến sẽ mở ra đến năm 2030.
Điều này khiến quản lý dự án trở thành một nghề nghiệp đầy hứa hẹn, vì vậy hãy cùng xác định những bằng cấp nào có thể giúp bạn đạt được điều này.
Chuyển từ Trợ lý điều hành sang Quản lý dự án
Mặc dù hai vai trò này có những kỹ năng trùng lặp, nhưng đào tạo, giáo dục và chứng nhận có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn và chuyển đổi suôn sẻ hơn.
Ví dụ: Michael là trợ lý điều hành tại một công ty tiếp thị, nơi anh quản lý lịch trình của các giám đốc điều hành, điều phối các chiến dịch tiếp thị, xử lý quan hệ với nhà cung cấp và giám sát việc lập kế hoạch sự kiện. Anh muốn chuyển sang làm quản lý dự án trong lĩnh vực tiếp thị.
Anh đã hoàn thành chứng chỉ Quản lý dự án chuyên nghiệp (PMP) để đạt được kiến thức chính thức về quản lý dự án. Với chứng chỉ mới này và kinh nghiệm làm trợ lý điều hành trong lĩnh vực tiếp thị, anh đã được tuyển dụng làm giám đốc tiếp thị tại cùng công ty.
Một người dùng Fishbowl đã chia sẻ kinh nghiệm chuyển từ vai trò EA sang quản lý tuân thủ. Họ nhấn mạnh những phẩm chất đặc biệt mà EA sở hữu, rất có giá trị trong quản lý dự án, chẳng hạn như ghi chú các dự án đang xử lý và yêu cầu tham gia các khóa học quản lý dự án để trở nên sẵn sàng hơn cho thị trường.
Một người dùng khác đề cập đến hai năm kinh nghiệm làm điều phối viên chương trình, giúp họ chuyển từ EA sang vị trí hiện tại.
Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể làm cho quá trình chuyển đổi của mình diễn ra suôn sẻ.
Đào tạo và giáo dục cần thiết
Đào tạo và giáo dục chính quy có thể giúp bạn xử lý các tình huống dự án trong thực tế dễ dàng hơn. Dưới đây là các lựa chọn cho bạn:
Chứng chỉ quản lý dự án
- Chuyên gia quản lý dự án (PMP)
- Chứng chỉ Cộng sự Quản lý Dự án (CAPM)
- Chứng chỉ Agile
Các khóa học và bằng cấp về quản lý dự án
- Các khóa học quản lý dự án trực tuyến ngắn hạn với các trường đại học hoặc trường kinh doanh
- Các chương trình nâng cao như Thạc sĩ Quản lý Dự án (MPM) hoặc MBA chuyên ngành quản lý dự án
Đào tạo và kinh nghiệm thực tế
- Học hỏi và được hướng dẫn để rèn luyện kỹ năng quản lý dự án
- Tham gia các dự án nhỏ với tư cách tình nguyện viên để tích lũy kinh nghiệm thực tế (cách tuyệt vời để phát triển kỹ năng mềm)
Công cụ kỹ thuật
- Kiến thức về các công cụ quản lý dự án như ClickUp
Chứng chỉ được khuyến nghị
Dưới đây là danh sách một số khóa học, bằng cấp và công cụ có thể giúp bạn bắt đầu:
- PMP và CAPM từ Viện Quản lý Dự án (PMI)
- Các khóa học ngắn hạn trên các nền tảng trực tuyến như LinkedIn Learning
- Các chương trình đào tạo quản lý dự án dành cho giám đốc điều hành do các tổ chức như Harvard và Stanford cung cấp
- Tìm hiểu những nét phức tạp của việc sử dụng ClickUp như một công cụ quản lý dự án và khám phá các tính năng thông qua ClickUp University
Công cụ cho trợ lý điều hành trong quản lý dự án
Là một trợ lý điều hành, ngoài các tính năng quản lý công việc, thời gian, tài liệu, dự án và chi phí, bạn còn mong muốn gì ở một công cụ trợ lý điều hành? ClickUp có tất cả những gì bạn cần!
ClickUp là "ứng dụng cho mọi công việc". Ứng dụng này mang đến một giải pháp đơn giản và được quản lý tốt cho các vấn đề quản lý dự án của doanh nghiệp tại một nơi để tiết kiệm thời gian và hoàn thành nhiều việc hơn.
Phần mềm này cho phép bạn tổ chức, lên lịch, phân công, thực hiện và theo dõi các công việc của mình. Các công cụ giao tiếp tích hợp giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm. Ngoài ra, các báo cáo và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh rất hữu ích cho việc xem xét và hiểu hiệu suất cá nhân và tập thể để làm việc tốt hơn trong tương lai.
Hướng dẫn từng bước về cách trợ lý điều hành có thể sử dụng ClickUp
Dưới đây là cách hầu hết các trợ lý điều hành có thể sử dụng ClickUp từng bước để hoàn thành vai trò và trách nhiệm của mình:
- Đăng ký: Đăng ký ClickUp và tạo Không gian Làm việc cho nhóm của bạn
- Thư mục và danh sách: Trong Không gian Làm việc, bạn có thể tạo không gian cho từng bộ phận mà bạn đang làm việc. Trong Không gian, bạn có thể tạo Thư mục cho từng dự án hoặc sáng kiến. Bây giờ, trong Thư mục đó, hãy tạo Danh sách tất cả các Công việc cần thiết để hoàn thành dự án
- Tạo công việc và công việc con: Trong mỗi danh sách, thêm Công việc và chia nhỏ thành Công việc con nếu cần. Ví dụ, một trong các Công việc của bạn có thể là đặt địa điểm cho một sự kiện, dưới đó Công việc con sẽ là tìm kiếm địa điểm và liên hệ với các nhà cung cấp
- Thêm thẻ và Trường Tùy chỉnh: Tạo Thẻ ClickUp như "Khẩn cấp" hoặc "Sự tham gia của khách hàng" để phân loại và lọc Nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thêm Trường Tùy chỉnh chứa thêm chi tiết về Nhiệm vụ, chẳng hạn như ngân sách hoặc mức độ ưu tiên
- Phân công nhiệm vụ: Phân công nhiệm vụ và công việc con cho nhóm của bạn và thiết lập ngày đáo hạn ngay trong ClickUp
- Theo dõi và báo cáo: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp để theo dõi thời gian dành cho từng công việc và tạo báo cáo để phân tích tiến độ của nhóm
- Xem xét và điều chỉnh: Xem xét tiến độ dự án thông qua hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như Chế độ xem biểu đồ Gantt hoặc Chế độ xem bảng của ClickUp
ClickUp không chỉ hữu ích cho vai trò và trách nhiệm của trợ lý điều hành; nó còn có thể hỗ trợ quản lý dự án ở cấp độ cao hơn. Hãy cùng xem những lợi ích chính của nó như một phần mềm quản lý dự án.
Các tính năng và lợi ích chính của việc sử dụng ClickUp để quản lý dự án
ClickUp giúp nhóm của bạn gắn kết hơn thông qua các quy trình làm việc được kết nối và giúp bạn luôn cập nhật các thời hạn nhờ chế độ xem và thông báo. Hơn thế nữa? Nó cung cấp giải pháp quản lý dự án có thể tùy chỉnh hoàn toàn cho mọi nhóm, từ tiếp thị và bán hàng đến nhân sự và vận hành.
Dễ dàng theo dõi các chỉ số KPI của dự án
Để bắt đầu, bạn cần có một bức tranh toàn cảnh về dự án của mình. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tổng quan về các chỉ số và tiến độ quan trọng của dự án. Sử dụng chúng để:
- Theo dõi hiệu suất dự án và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Giữ cho các nhóm làm việc có tổ chức và tập trung vào công việc trong suốt dòng thời gian của dự án
- Cho phép các bên liên quan truy cập nhanh chóng vào dữ liệu dự án quan trọng
- Hình dung tiến độ dự án thông qua các biểu đồ và đồ thị có thể tùy chỉnh
- Tập trung giao tiếp và giải quyết vấn đề cho dự án thông qua tính năng trò chuyện
Đơn giản hóa quản lý công việc
Tạo Nhiệm vụ ClickUp và Công việc con để chia dự án của bạn thành các đơn vị nhỏ hơn dễ quản lý. Công cụ này cho phép bạn tạo các loại nhiệm vụ khác nhau, tùy chỉnh trạng thái nhiệm vụ, đặt mức độ ưu tiên, hiểu thêm bối cảnh với các trường tùy chỉnh và thậm chí liên kết các Nhiệm vụ với nhau.
Giao công việc bận rộn cho AI và tự động hóa
Hơn nữa, quản lý dự án và AI là một sự kết hợp tuyệt vời.
ClickUp Brain cho phép bạn đẩy nhanh tất cả các hoạt động quản lý dự án bằng cách tự động tạo các công việc con dựa trên mô tả công việc, chia sẻ các bản cập nhật hàng ngày và hàng tuần một cách đồng bộ, và tóm tắt các chủ đề bình luận. Nó giống như có một đồng nghiệp vô hình giúp bạn giải quyết công việc bận rộn, một trợ lý của trợ lý nếu bạn muốn.
Bạn có thể sử dụng nó với ClickUp Docs để tạo báo cáo dự án, soạn thảo bản tóm tắt điều hành, mở rộng các đề xuất quan trọng và thậm chí là brainstorming ý tưởng để đơn giản hóa và theo dõi nhanh công việc của bạn.
Để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi do con người gây ra, ClickUp Automations cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như phân công nhiệm vụ, gửi thông báo và cập nhật trạng thái. Khả năng dễ dàng xây dựng và tùy chỉnh tự động hóa giúp các nhà quản lý dự án tối ưu hóa quy trình và tập trung vào công việc có giá trị cao hơn.
Theo dõi tiến độ một cách dễ dàng
ClickUp cho phép bạn dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch, giúp bạn hiển thị tất cả các dự án và công việc của mình với các chế độ xem khác nhau. Nó cung cấp hơn 15 chế độ xem ClickUp có thể tùy chỉnh hoàn toàn để giúp bạn quản lý mọi thứ theo cách của mình. Có các chế độ xem cơ bản như danh sách, bảng và lịch, cũng như các chế độ xem nâng cao hơn như biểu đồ Gantt, bảng, dòng thời gian, khối lượng công việc, hộp, hoạt động và bản đồ tư duy.
Ngoài việc theo dõi tiến độ qua các chế độ xem, sử dụng Mục tiêu ClickUp để quản lý tất cả các mục tiêu của bạn ở một nơi. Bạn có thể đồng thời thiết lập mục tiêu công việc, mục tiêu số lượng, tổng hợp tiến độ, mục tiêu đúng/sai và mục tiêu ngân sách.
Phần hay nhất? ClickUp không hoạt động riêng lẻ, có nghĩa là bạn và nhóm của bạn có thể tích hợp ClickUp với hơn 1000 công cụ, như Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive và Dropbox, để đảm bảo quy trình làm việc trơn tru hơn.
Tạo mẫu quy trình công việc
Bạn không có thời gian để thiết lập trung tâm điều khiển cho toàn bộ dự án của mình theo cách thủ công?
Bắt đầu ngay với Mẫu quản lý dự án ClickUp, hỗ trợ hoạt động dự án của bạn từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Dưới đây là cách mẫu này có thể giúp bạn:
- Tạo, phân công và theo dõi các công việc khác nhau trong một dự án để mọi người cùng làm việc trên cùng một trang
- Tùy chỉnh mẫu dựa trên quy trình làm việc và yêu cầu của bạn tùy thuộc vào loại dự án đang thực hiện
- Phân tích tiến độ công việc trong nháy mắt với các chế độ xem và theo dõi mục tiêu khác nhau
- Áp dụng thẻ và bộ lọc để sắp xếp và phân loại công việc dựa trên danh sách ưu tiên
Các tổ chức trên toàn thế giới đã nhận thấy ClickUp là cách hiệu quả nhất để tổ chức các dự án và hoàn thành các mục tiêu đầy tham vọng của họ.
Khi được hỏi ClickUp giúp đạt được mục tiêu như thế nào, công ty People Piece nhận xét:
Kể từ khi sử dụng ClickUp, chúng tôi có thể hiển thị rõ hơn về công việc đang thực hiện cũng như trạng thái của công việc trong toàn tổ chức, giúp chúng tôi luôn đi đúng hướng và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Tất cả chúng tôi đều đồng ý rằng đây là giải pháp tốt nhất cho nhu cầu quản lý dự án của chúng tôi và chúng tôi đã thử nhiều công cụ khác!
Kể từ khi sử dụng ClickUp, chúng tôi có thể hiển thị rõ hơn về công việc đang thực hiện cũng như trạng thái của chúng trong toàn tổ chức, giúp chúng tôi luôn đi đúng hướng và hoàn thành các dự án kịp thời. Tất cả chúng tôi đều đồng ý rằng đây là giải pháp tốt nhất cho nhu cầu quản lý dự án của chúng tôi và chúng tôi đã thử nhiều công cụ khác!
Thách thức và mẹo cho trợ lý điều hành trong quản lý dự án
Mặc dù hai vai trò công việc này có phần trùng lặp, nhưng EA phải đối mặt với một số thách thức trong quản lý dự án mà họ cần phải hiểu rõ.
Dưới đây là những vấn đề phổ biến nhất:
Cân bằng nhiều trách nhiệm
Các EA làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án thường phải đảm nhiệm nhiều công việc hành chính và quản lý dự án. Kết quả là, việc quản lý thời gian và cân bằng trách nhiệm có thể trở thành một thách thức.
Mẹo: Thiết lập các cuộc kiểm tra thường xuyên, cập nhật hệ thống và sử dụng các khung như ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên của các công việc để tránh cảm thấy quá tải.
Xử lý áp lực và xung đột
Đối mặt với thời hạn gấp rút, kỳ vọng cao và tình huống khó lường có thể là một thách thức lớn. Điều này có thể gây lo lắng và đôi khi dẫn đến xung đột.
Mẹo: Hãy nghỉ ngơi, thực hành các kỹ thuật thư giãn và làm việc một cách minh bạch để giảm thiểu căng thẳng và xung đột.
Quản lý thay đổi
Việc điều chỉnh và điều chỉnh lại kế hoạch dự án có thể rất khó khăn, đặc biệt là khi có nhiều bên liên quan. Những điều chỉnh vào phút chót này có thể làm tăng đáng kể nhiệm vụ của các EA.
Mẹo: Luôn chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng để thực hiện kế hoạch có cấu trúc và quản lý thay đổi hiệu quả.
Cuối cùng, hãy xem xét một vài chiến lược để quản lý đồng thời hai vai trò và đạt được thành công với tư cách là một quản lý dự án.
Chiến lược vượt qua thách thức trong vai trò trợ lý điều hành
- Suy nghĩ trước: Luôn có kế hoạch dự phòng để có thể xử lý dự án một cách dễ dàng bất chấp những thách thức
- Hợp tác với người khác: Đừng cố gắng làm tất cả mọi việc — hãy tận dụng sức mạnh của nhóm và phân công trách nhiệm để dự án thành công
- Tận dụng công nghệ: Dựa vào công nghệ để tự động hóa và đẩy nhanh các công việc thường ngày, giúp quy trình của bạn hiệu quả hơn
Ngoài ra, hãy luôn nhớ rằng các kỹ năng như giải quyết vấn đề nhanh chóng, đọc hiểu và giao tiếp rõ ràng có thể giúp bạn trở thành một EA xuất sắc khi chuyển sang vai trò quản lý dự án.
Điều quan trọng là phải hiểu chính xác các tài liệu và kế hoạch dự án để có thể đưa ra quyết định tốt hơn và thực hiện dự án thành công.
Nắm vững kỹ năng quản lý dự án cho trợ lý điều hành với ClickUp
Cách tiếp cận ba chiều gồm giáo dục (để phát triển cả kỹ năng cứng và mềm), kinh nghiệm thực tế và kinh nghiệm làm việc với tư cách là trợ lý điều hành giúp bạn dễ dàng bước vào vị trí quản lý dự án.
Các mẫu quản lý dự án và giải pháp quản lý chuyên nghiệp của ClickUp giúp đơn giản hóa vai trò của bạn trong cả hai lĩnh vực. Khả năng xây dựng quy trình làm việc kết nối, tăng tính minh bạch trong việc hoàn thành mục tiêu và đơn giản hóa việc phân bổ khiến nó trở thành một giải pháp quản lý dự án vô giá.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tham gia cộng đồng các nhà quản lý dự án thành công.