Là chủ doanh nghiệp, bạn hiểu vai trò quan trọng của tiếp thị trong vòng đời khách hàng, từ tạo nhận thức về thương hiệu và xây dựng lòng tin đến thu hút và giữ chân khách hàng.
Nếu không có một nhóm tiếp thị hiệu quả, ngân sách sẽ bị lãng phí, kinh doanh và khách hàng tiềm năng sẽ bị bỏ lỡ, và mọi người sẽ lãng phí thời gian vào các chiến dịch "phun và cầu nguyện", mang lại nhiều thất vọng hơn là doanh thu.
Điều gì sẽ xảy ra nếu có một cách tốt hơn để mở rộng quy mô nỗ lực tiếp thị của bạn, một cách làm hài lòng khách hàng và mang lại dòng khách hàng tiềm năng?
Trong hướng dẫn này, chúng tôi chia sẻ mọi thứ về mở rộng quy mô nhóm tiếp thị, sử dụng công nghệ, các phương pháp hay nhất về giao tiếp và những thách thức cần lưu ý khi mở rộng quy mô.
Hiểu tầm quan trọng của nhóm tiếp thị trong tổ chức
Bạn có thể hình dung một doanh nghiệp không có nhóm tiếp thị không? Làm thế nào để đảm bảo sản phẩm của bạn được phát hiện? Ai sẽ giới thiệu sản phẩm của bạn đến khách hàng tiềm năng?
Tất nhiên, bạn có thể dựa vào đánh giá và phản hồi của khách hàng, nhưng lời truyền miệng chỉ có thể giúp bạn tiến đến một mức nhất định. Đây là lúc tiếp thị phát huy tác dụng — bằng cách kết hợp dữ liệu, niềm tin và tài năng để thúc đẩy tăng trưởng.
Dưới đây là cách một nhóm tiếp thị có thể tạo ra sự khác biệt trong tổ chức của bạn:
- Nâng cao nhận thức về thương hiệu: Tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu của bạn bằng cách truyền tải thông điệp và định vị sản phẩm, giáo dục khách hàng tiềm năng về những vấn đề mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn giải quyết, đồng thời xây dựng niềm tin với tư cách là đối tác sẽ giúp đỡ họ
- Giữ chân và tương tác với khách hàng: Các nhóm tiếp thị hướng dẫn khách hàng tiềm năng trong giai đoạn cân nhắc để đi đến quyết định mua hàng
- Tăng doanh số và lợi nhuận: Là một nhà tiếp thị, bạn làm việc chặt chẽ với nhóm bán hàng để tạo ra khách hàng tiềm năng và chuyển đổi họ thành khách hàng
- Tiến hành nghiên cứu tiếp thị: Các thành viên trong nhóm tiếp thị tiến hành khảo sát, phân tích xu hướng thị trường và dữ liệu ngành, đồng thời trao đổi với khách hàng. Ngay cả khi bên thứ ba tiến hành nghiên cứu, bộ phận tiếp thị vẫn phân tích dữ liệu này để thiết kế chiến lược tiếp thị tùy chỉnh và lộ trình tiếp thị dựa trên kết quả nghiên cứu
- Giúp phát triển sản phẩm: Dựa trên sự hiểu biết toàn diện về sản phẩm, bối cảnh cạnh tranh và cơ sở khách hàng tiềm năng, hoạt động tiếp thị cũng cung cấp thông tin chi tiết cho nhóm phát triển sản phẩm
Khi nào cần mở rộng quy mô nhóm tiếp thị
Hàm của bạn phải điều phối nhiều mục tiêu và trách nhiệm liên quan đến mục tiêu doanh thu.
Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh của bạn mở rộng, phương pháp "làm nhiều hơn với ít hơn" có thể không hiệu quả. Thực tế, điều này có thể khiến nhóm tiếp thị của bạn kiệt sức và mất năng suất.
Tuy nhiên, việc đầu tư lớn vào việc xây dựng một bộ phận marketing hoàn chỉnh ngay từ giai đoạn đầu có thể không phải là quyết định khôn ngoan.
Vậy, khi nào bạn biết đã đến lúc mở rộng quy mô nhóm tiếp thị của mình? Ở đây, chúng tôi phân tích những gì tiếp thị sẽ cần ở mỗi giai đoạn phát triển.
Lưu ý: Để giúp bạn dễ hiểu hơn về cách mở rộng quy mô, chúng tôi đã chọn đầu tư hoặc vốn để phân loại quy mô. Tất nhiên, đây không phải là phương pháp phù hợp với tất cả mọi người. Có rất nhiều cách khác để các nhóm tiếp thị phát triển và mở rộng quy mô.
Giai đoạn khởi nghiệp
Tập trung vào giai đoạn khởi đầu: Tìm kiếm sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP) và những người dùng đầu tiên.
Những gì bạn cần: Một chuyên gia tiếp thị tổng hợp có thể phát triển thông điệp thương hiệu, giúp xây dựng cộng đồng, thử nghiệm MVP và thu thập phản hồi của người dùng.
Vòng gọi vốn Series A
Tập trung vào giai đoạn Series A: Xây dựng PMF phù hợp với thị trường sản phẩm, lập kế hoạch chiến lược tiếp thị, mở rộng 1-2 kênh và chứng minh rằng doanh nghiệp có thể thúc đẩy tăng trưởng dự đoán được.
Những gì bạn cần: Đây là khi bạn mở rộng quy mô nhóm tiếp thị một người và thêm các vai trò khác, bao gồm:
- Chiến lược gia nội dung và nhà văn chuyên về kể chuyện và SEO để thu hút lưu lượng truy cập trang web
- Chuyên gia tiếp thị hiệu suất cho sự phát triển và giám sát các chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số
- Thiết kế đồ họa—thiết kế đồ họa hoặc thiết kế UX/UI để tạo ra hình ảnh thương hiệu và các tài sản trực quan khác
Series B
Tập trung vào giai đoạn Series B: Mở rộng cơ sở khách hàng, tập trung vào tiếp thị tăng trưởng và mở rộng quy mô hoạt động đồng thời bổ sung các trưởng nhóm để phát triển và mở rộng quy mô các kênh riêng lẻ.
Những gì bạn cần: Bạn sẽ thuê một CMO (Giám đốc Tiếp thị) và/hoặc Giám đốc Tiếp thị để quản lý bộ phận tiếp thị.
Ngoài các thành viên trong nhóm tiếp thị Series A, các vai trò bổ sung sẽ bao gồm:
- Nhà phân tích dữ liệu để đo lường tác động của các chiến dịch, xác định các kênh hiệu quả nhất và cơ hội tăng trưởng, đồng thời đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa
- Chuyên gia công nghệ về xây dựng hệ thống tự động hóa và quy trình làm việc
- Trưởng bộ phận tạo nhu cầu để triển khai các chiến lược thúc đẩy tăng trưởng và doanh thu
- Giám đốc tiếp thị sản phẩm hiểu rõ giá trị của sản phẩm và thông điệp của nhà phát triển dành cho khách hàng, khách hàng tiềm năng và đối tượng nội bộ
Series C
Tập trung vào giai đoạn Series C: Tiếp thị tạo ra sự ghi nhớ thương hiệu và bỏ qua việc xây dựng thương hiệu, liên kết với tăng trưởng doanh thu, đẩy nhanh sản xuất nội dung, tập trung vào sự tham gia của khách hàng và mở rộng sang các thị trường mới.
Những gì bạn cần: Cùng với tất cả các vai trò được đề cập ở trên, bạn sẽ xây dựng một nhóm tiếp thị sản phẩm và bổ sung một chuyên gia chiến lược truyền thông hoặc chuyên gia quan hệ công chúng để xây dựng chiến lược truyền thông tiếp thị cho nhóm.
Các chiến lược và mẹo hàng đầu để mở rộng quy mô nhóm tiếp thị
Để có một bộ phận marketing hoạt động trơn tru với các chuyên gia chuyên môn cao nhằm tối ưu hóa hiệu quả, bạn cần áp dụng các chiến lược sau:
1. Đặt, theo dõi và đạt được mục tiêu tăng trưởng
Mọi việc mà nhóm tiếp thị làm đều có mục đích liên quan đến mục tiêu của tổ chức.
Là một nhà tiếp thị, bạn coi họ như ngôi sao Bắc Đẩu của mình — họ giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và giữ cho bạn có trách nhiệm.
Bộ công cụ thiết lập mục tiêu của ClickUp có thể giúp bạn hướng tới mục tiêu của mình bằng cách đặt ra các mục tiêu thực tế, theo dõi tiến độ và hình dung con đường dẫn đến thành công.
Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để tạo lộ trình phát triển giúp các nhóm thống nhất, giữ cho mọi người tập trung và cho phép cài đặt mục tiêu và điểm chuẩn cho toàn nhóm.
Bạn có thể theo dõi tiến độ mục tiêu tiếp thị và mục tiêu tăng trưởng bằng cách đặt Mục tiêu và thêm trường hoàn thành nhiệm vụ, giá trị số và đúng/sai. ClickUp sẽ tự động cập nhật tiến độ của bạn nếu Mục tiêu của bạn được liên kết với các nhiệm vụ.
Ví dụ, nhóm nội bộ của chúng tôi xem xét Mục tiêu hàng tuần vào mỗi thứ Hai và đặt mục tiêu cho tuần tiếp theo vào thứ Sáu. Bằng cách này, bạn sẽ liên tục tiến bộ như một nhóm và mọi người đều chịu trách nhiệm về tiến độ chung.
2. Ghi chép mọi thứ
Tài liệu toàn diện là điểm tham chiếu quan trọng để lưu trữ mọi thứ, từ tiến độ hiện tại, cột mốc, chi tiết sản phẩm, quyết định đến kế hoạch dự án chi tiết và thậm chí là danh sách công việc cần làm thường xuyên.
Nếu nhóm của bạn hợp tác với các bộ phận khác, tài liệu sẽ giúp bạn tránh những hiểu lầm và sai lệch. Mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một sản phẩm và thông số kỹ thuật dự án.
Với ClickUp Docs, bạn có thể sắp xếp tất cả kiến thức về sản phẩm và công việc của mình ở một nơi, giúp thông tin có thể truy cập ngay lập tức và dễ dàng tìm kiếm. Với kiến thức này, các nhóm tiếp thị của bạn sẽ làm việc nhanh hơn và tự tin hơn.
Một số tính năng tài liệu được yêu thích và sử dụng rộng rãi nhất cho các nhóm tiếp thị là:
Không gian tiếp thị Wikis
Đây là nơi lý tưởng để đưa thông tin về các sáng kiến tiếp thị của bạn cho các nhóm bên ngoài đang hợp tác với bạn.
Kho lưu trữ tài liệu
Sử dụng công cụ này để thu thập tài liệu, bao gồm các mẫu SOP, bản tóm tắt chiến dịch cho các chiến dịch email, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm, quảng cáo trả phí và các sáng kiến tiếp thị khác.
Mẫu kế hoạch hành động tiếp thị
Mẫu Kế hoạch hành động tiếp thị của ClickUp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ những việc cần làm để thực hiện các hoạt động tiếp thị, cách theo dõi kết quả một cách có tổ chức và cách trực quan hóa chiến lược tiếp thị của bạn trên các kênh.
Khi mở rộng quy mô tiếp thị, bạn cần tạo ra các kế hoạch tiếp thị mà nhóm có thể thực hiện mà không cần sự hướng dẫn liên tục của bạn.
Mẫu này cung cấp thông tin chi tiết về từng công việc và dự án, cho phép các nhà lãnh đạo tiếp thị theo dõi tiến độ so với ngân sách và dòng thời gian, đồng thời chuẩn hóa các quy trình, đưa hoạt động tiếp thị của bạn lên một tầm cao mới.
Đọc thêm: Cách mở rộng quy mô công ty marketing của bạn
3. Tổ chức nhóm của bạn theo phân cấp có thể mở rộng
Giả sử một năm trước, nhóm tiếp thị của bạn có hai người. Sau vòng gọi vốn Series B, nhóm có hơn 15 người, mỗi người có một bộ nhu cầu và quy trình làm việc riêng.
Đương nhiên, phạm vi công việc sẽ tăng lên theo quy mô, do đó, việc duy trì sự tổ chức để điều chỉnh các hoạt động tiếp thị phù hợp với mục tiêu kinh doanh của toàn công ty là rất quan trọng.
Hệ thống phân cấp của ClickUp giúp bạn dễ dàng tổ chức nhóm và mang lại sự linh hoạt để mở rộng hoạt động, cho dù bạn là nhóm chỉ có một người hay hơn 15 người.
Tại sao bạn nên sử dụng Phân cấp của ClickUp?
- Đầu tiên, nó mang lại sự minh bạch về việc ai đang làm gì trong nhóm
- Bạn có không gian, danh sách công việc và thư mục để sắp xếp các sáng kiến khác nhau và chỉnh sửa chúng theo nhu cầu thay đổi
- Xem toàn bộ thông tin với ngày tháng, người được giao, trường tùy chỉnh
Bạn không muốn mở rộng quy mô mà phải đánh đổi quyền kiểm soát. Trong chế độ xem Phân cấp, bạn có thể xem mọi thứ theo chế độ xem chi tiết từ trên xuống. Với chế độ xem này, bạn có thể mở rộng các sáng kiến của mình lên một tầm cao mới.
Đọc thêm: Cách nhóm tiếp thị của ClickUp sử dụng ClickUp
4. Xem tất cả công việc tiếp thị của bạn ở một nơi
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng tất cả các công cụ martech sẽ giúp bạn hợp lý hóa nỗ lực tiếp thị, nhưng sự thật là khi bạn tăng số lượng nhân viên tiếp thị, nhiều công cụ hơn sẽ chỉ dẫn đến sự hỗn loạn hơn.
Hầu hết các nhóm tiếp thị đều phải đối mặt với những thách thức giống nhau: các kênh bị cô lập, câu hỏi về ROI và các chiến dịch ngắn hạn, để kể một số ví dụ.
Bạn cần một nguồn thông tin duy nhất để xem tất cả công việc đã, đang và sẽ được thực hiện.
Các giải pháp sáng tạo như ClickUp cho Nhóm Tiếp thị giúp bạn xây dựng một bánh đà tiếp thị mạnh mẽ.
Nếu bạn, giống như nhóm ClickUp của chúng tôi, tin rằng tiếp thị tuyệt vời không chỉ là làm việc, mà là nỗ lực để mọi việc đều có ý nghĩa, thì đây là một số tính năng của ClickUp giúp bạn tổ chức công việc, hành động nhanh chóng và phá vỡ rào cản.
Xây dựng chiến dịch với tốc độ cực nhanh bằng ClickUp Brain
Một trong những trường hợp sử dụng phổ biến của ClickUp Brain cho các nhóm tiếp thị là tạo bản tóm tắt chiến dịch tiếp thị, ghi chú phát hành sản phẩm và bản tóm tắt nội dung chỉ với vài cú nhấp chuột.
Nhập một vài câu lệnh bằng công cụ tiếp thị AI, và ClickUp Brain sẽ điền vào bản tóm tắt và phác thảo. Nó thậm chí còn tạo báo cáo dự án trong vài giây để bạn có thể tinh chỉnh thêm.
Muốn biết thêm ý tưởng về cách bắt đầu sử dụng ClickUp Brain?
- Sử dụng nó như một quản lý dự án AI để tự động hóa tóm tắt dự án, báo cáo hàng ngày và cập nhật tiến độ
- Là một trình quản lý kiến thức AI, ClickUp Brain cung cấp cho bạn câu trả lời chính xác và tức thì dựa trên ngữ cảnh
- Là một nhà văn AI, hãy sử dụng ClickUp Brain để tạo mẫu cho các nhiệm vụ và nghiên cứu trường hợp cho khách hàng hiện tại, tạo bảng dữ liệu phong phú và bản ghi chép từ ghi chú cuộc họp
Cộng tác giữa các luồng công việc với ClickUp Docs và Bảng trắng
Giữ cho mọi thành viên trong nhóm của bạn đồng bộ và thống nhất từ giai đoạn lên ý tưởng đến khi ra mắt sản phẩm. Để làm được điều này, hãy sử dụng các tính năng không gian làm việc cộng tác của ClickUp, chẳng hạn như:
Cho dù bạn đang viết mẫu SOP cho quy trình tiếp thị hay tài liệu hướng dẫn chiến dịch, ClickUp Docs sẽ giúp bạn lưu trữ tất cả các chi tiết ở một nơi.
Các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, gắn thẻ cộng tác viên trong phần bình luận, chỉ định các mục hành động và nhúng các yếu tố đa phương tiện như bảng tính, video, PDF, v.v.
Sử dụng Bảng trắng ClickUp làm không gian làm việc hợp tác để vẽ bản đồ ý tưởng, hành trình của người dùng qua từng giai đoạn của kênh và các cột mốc quan trọng, đồng thời xem mọi thứ kết nối với nhau như thế nào.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Bạn có thể nhúng Tài liệu ClickUp trực tiếp vào Bảng trắng ClickUp để truy cập các tài liệu dự án quan trọng và thêm bối cảnh mà không cần rời khỏi bảng trắng.
Biến công việc nhóm thành dữ liệu với Bảng điều khiển ClickUp
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi và phân tích tiến độ thực hiện các mục tiêu tiếp thị của mình trong nháy mắt. Bằng cách này, mọi người đều được cập nhật thông tin mới nhất mà không cần phải sử dụng nhiều công cụ báo cáo khác nhau.
Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể nhúng báo cáo từ các nền tảng khác, như Google Trang tính, trực tiếp vào Bảng điều khiển và đi sâu hơn vào các chỉ số hiệu suất.
"Tại ClickUp, 3 tính năng hàng đầu của tôi để quản lý mạng xã hội hàng ngày là Bảng điều khiển, Chế độ xem lịch và Tự động hóa.
Bảng điều khiển cung cấp cho chúng ta cái nhìn tổng quan có thể tùy chỉnh về các chỉ số chính, hiệu suất chiến dịch và hoạt động của nhóm, giúp chúng ta đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trong nháy mắt.
Chế độ xem Lịch cho phép chúng tôi hình dung lịch trình nội dung, lập kế hoạch chiến dịch hiệu quả và duy trì nhịp độ đăng tải nhất quán.
Tự động hóa giúp hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại như phân công thành viên nhóm hoặc cập nhật trạng thái, giải phóng thời gian của chúng ta để tập trung vào chiến lược sáng tạo và tương tác.
Các tính năng này không chỉ nâng cao hiệu quả của nhóm mạng xã hội của tôi mà còn cho phép tôi sáng tạo và theo dõi mọi thứ trên mạng xã hội một cách suôn sẻ và dễ dàng. "
"Tại ClickUp, 3 tính năng hàng đầu của tôi để quản lý mạng xã hội hàng ngày là Bảng điều khiển, Chế độ xem lịch và Tự động hóa.
Bảng điều khiển cung cấp cho chúng ta một cái nhìn tổng quan có thể tùy chỉnh về các chỉ số chính, hiệu suất chiến dịch và hoạt động của nhóm, giúp chúng ta đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trong nháy mắt.
Chế độ xem Lịch cho phép chúng tôi hình dung lịch trình nội dung, lập kế hoạch chiến dịch hiệu quả và duy trì nhịp độ đăng tải nhất quán.
Tự động hóa giúp hợp lý hóa các công việc lặp đi lặp lại như phân công thành viên nhóm hoặc cập nhật trạng thái, giải phóng thời gian để tập trung vào chiến lược sáng tạo và tương tác.
Các tính năng này không chỉ nâng cao hiệu quả của nhóm mạng xã hội của tôi mà còn cho phép tôi sáng tạo và theo dõi mọi thứ trên mạng xã hội một cách trơn tru và dễ dàng. "
Mẹo chuyên nghiệp💡: Trong khi các thành viên nhóm và quản lý dự án sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tiến độ và số liệu hàng ngày, các bên liên quan sử dụng tính năng báo cáo Bảng điều khiển để cung cấp tổng quan cấp cao về tiến độ dự án hoặc chiến dịch.
5. Thuê ngoài các công việc tốn thời gian, lặp đi lặp lại hoặc chuyên môn hóa
Thuê ngoài các công việc liên quan đến tiếp thị là giải pháp lý tưởng khi nhóm của bạn không có đủ nhân lực để đảm nhận các công việc bổ sung cần thiết để đạt được các mục tiêu quan trọng.
Ví dụ: nếu bạn có lịch nội dung, hãy xem xét việc thuê ngoài sản xuất nội dung cho các freelancer. Hãy đối mặt với thực tế: mở rộng quy mô sản xuất nội dung tốn thời gian và rất quan trọng đối với thành công của nhóm bạn.
Cho dù là viết thêm blog, sản xuất thêm sách điện tử hay cung cấp thêm thiết kế, bạn có thể làm việc với các freelancer hoặc chuyên gia trên cơ sở hợp đồng trong khi vẫn kiểm soát ngân sách tiếp thị.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Sử dụng Mẫu SOP tạo/lập nội dung của ClickUp để chia sẻ chi tiết, hướng dẫn và chỉ dẫn toàn diện về quy trình viết của công ty bạn. Mẫu này có ba phần quan trọng để đảm bảo tính nhất quán trong nội dung đầu ra: mục đích, phạm vi và quy trình.
Hoặc nếu bạn có nhân viên tự do tính phí theo giờ, hệ thống theo dõi thời gian tự động sẽ ghi lại chính xác số giờ làm việc mà không cần nhập dữ liệu thủ công.
Tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp cho phép bạn:
- Thêm mô tả mục nhập thời gian
- Đánh dấu các mục nhập thời gian có thể tính phí
- Thêm nhãn vào mục nhập thời gian
- Theo dõi thời gian không liên quan đến công việc cụ thể
Đọc thêm: Cách phát triển một agency marketing kỹ thuật số
6. Tối ưu hóa quy trình onboarding và đào tạo nhân viên mới
Đối với một nhóm không ngừng phát triển, bạn muốn hợp lý hóa quá trình tuyển dụng và đào tạo để nhân viên mới có thể nhanh chóng bắt tay vào công việc với hiệu quả cao.
Điều cuối cùng bạn muốn là họ lãng phí thời gian tìm kiếm tài nguyên. Tạo wiki tài nguyên bằng ClickUp Docs với các liên kết và video hướng dẫn mà tất cả nhân viên có thể truy cập.
Hãy lắng nghe chia sẻ của Kathryn Recchia, giám đốc đào tạo và phát triển của ClickUp:
"Tổ chức và khả năng mở rộng!"
Khi có hơn 100 người gia nhập nhóm mỗi tháng, điều quan trọng là phải duy trì sự tổ chức và lặp lại các hành động một cách liền mạch , hoặc thậm chí không cần nhấp chuột (xin chào, tự động hóa)!
ClickUp cho phép chúng tôi làm điều đó bằng cách thêm thông tin khóa vào cùng một nơi, để mỗi người có thể sắp xếp, lọc và sắp xếp lại dựa trên những gì chúng tôi cần xem hoặc biết tại thời điểm đó. "
Tại ClickUp, chúng tôi đã tạo ra các tự động hóa để giới thiệu các thành viên mới vào nhóm và chia sẻ chính xác các video họ cần trong vài giây.
"Tổ chức và khả năng mở rộng!"
Khi có hơn 100 người gia nhập nhóm mỗi tháng, điều quan trọng là phải duy trì sự tổ chức và lặp lại các hành động một cách liền mạch , hoặc thậm chí không cần nhấp chuột (xin chào, tự động hóa)!
ClickUp cho phép chúng tôi làm điều đó bằng cách thêm thông tin khóa vào cùng một nơi, để mỗi người có thể sắp xếp, lọc và sắp xếp lại dựa trên những gì chúng tôi cần xem hoặc biết tại thời điểm đó. "
Tại ClickUp, chúng tôi đã tạo ra các tự động hóa để giới thiệu các thành viên mới vào nhóm và chia sẻ chính xác các video họ cần trong vài giây.
Hãy cân nhắc lưu trữ tất cả tài liệu đào tạo, bao gồm văn bản, video và tài liệu, trong kho lưu trữ tập trung của ClickUp để dễ dàng truy cập.
7. Cải thiện giao tiếp với các công cụ hợp tác
Điều này trở nên còn quan trọng hơn nếu bạn đang làm việc với một nhóm tiếp thị từ xa hoặc không đồng bộ, nơi mọi người làm việc ở các múi giờ khác nhau. Ví dụ: tính năng Gán nhận xét của ClickUp đảm bảo không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót.
Tạo các mục hành động, giao chúng cho người khác hoặc cho chính bạn, giải quyết các bình luận hoặc giao lại cho người khác và quản lý tất cả các bình luận của bạn ở một nơi. Điều này giúp thảo luận diễn ra suôn sẻ và mọi người luôn được cập nhật thông tin bất kể địa điểm hoặc múi giờ.
8. Tối ưu hóa phân bổ tài nguyên
Với số lượng công việc phải làm hàng ngày, nhóm tiếp thị phải chịu áp lực rất lớn. Điều này đặc biệt đúng khi mở rộng quy mô hoạt động đồng thời chuẩn hóa các quy trình và xây dựng chiến lược tăng trưởng để định hướng cho quý hoặc năm tiếp theo.
Chìa khóa để xử lý khối lượng công việc lớn là phân bổ nguồn lực và quản lý khối lượng công việc một cách tối ưu. Điều này không chỉ là phân phối số lượng công việc bằng nhau cho tất cả các thành viên trong nhóm, mà còn là hiểu rõ phong cách làm việc và kỹ năng của từng cá nhân, đồng thời đảm bảo không ai bị quá tải.
Việc tính toán khối lượng công việc của từng nhân viên theo cách thủ công hoặc theo dõi công việc trên bảng tính không thể mở rộng quy mô. Hãy tìm các tính năng quản lý khối lượng công việc của nhóm để giúp bạn thực hiện việc này.
Chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp cho phép bạn đặt sức chứa khối lượng công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho từng nhân viên marketing trong nhóm của bạn. Bạn có thể đặt sức chứa cho các nhiệm vụ hoặc giờ làm việc, và nếu bạn tuân theo phương pháp tiếp thị nhanh, thì có thể đặt cho các điểm câu chuyện Scrum.
Khi phân công công việc, hãy hỏi ý kiến riêng tư của nhân viên để hiểu họ cảm thấy thế nào về công việc đó. Khi bạn biết họ đang phải làm gì, việc quyết định họ có thể đảm nhận thêm hoặc bớt công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Mẹo chuyên nghiệp💡: Một cách khác để theo dõi khối lượng công việc của nhóm là sử dụng Chế độ xem nhóm ClickUp —chế độ này hiển thị công việc mà mỗi người đang thực hiện để xác định ai đang quá tải và phân công lại công việc cho phù hợp.
"Tôi không biết có công ty nào khác chia sẻ biểu đồ Gantt như chúng tôi. Việc này giúp chúng tôi biết ngay lập tức nếu có việc gì chưa được hoàn thành, nhưng đó là điều tốt vì nó giúp tăng tính minh bạch, điều mà khách hàng rất đánh giá cao. "
"Tôi không biết có công ty nào khác chia sẻ biểu đồ Gantt như chúng tôi. Việc này giúp chúng tôi biết ngay lập tức nếu có thứ gì đó chưa được giao, nhưng đó là điều tốt vì nó cải thiện tính minh bạch, điều mà khách hàng rất đánh giá cao. "
9. Cải thiện hiệu quả hoạt động với tự động hóa
Mọi nhóm xuất sắc đều biết rằng để hoạt động năng động hơn và đáp ứng nhu cầu tăng trưởng, cần phải tự động hóa và cải thiện hiệu quả.
Dưới đây là một số tính năng tự động hóa tốt nhất của ClickUp để tối đa hóa năng suất của nhóm tiếp thị:
Chuyển đến danh sách công việc
Tạo Tự động hóa cho nhóm tiếp thị để chuyển các yêu cầu tiếp thị mới trong Yêu cầu đến vào Thư mục nhóm có liên quan khi Trường Tùy chỉnh của công việc được thay đổi.
Áp dụng mẫu
Tạo tự động hóa áp dụng mẫu khi thực hiện các hành động nhất định.
Khi trạng thái công việc của bạn thay đổi, Tự động hóa sẽ áp dụng một mẫu cụ thể cho trạng thái tiến độ hiện tại của chiến dịch của bạn.
Thêm bình luận
Một lựa chọn khác là tạo Tự động hóa để thông báo cho các nhóm hoặc thành viên nhóm cụ thể khi đạt được các cột mốc quan trọng.
Ví dụ: khi người viết của bạn gửi một bài đăng trên blog, Tự động hóa có thể để lại nhận xét trên công việc đề cập đến trình chỉnh sửa sẽ xem xét bản nháp.
Những thách thức lớn trong việc mở rộng quy mô nhóm tiếp thị và cách vượt qua chúng
1. Các silo dữ liệu gây cản trở quy trình làm việc
Các nhóm tiếp thị triển khai các công cụ khác nhau để thực hiện các công việc khác nhau. Nếu không có một nền tảng để tập trung tất cả thông tin, sẽ khó có thể chuyển luồng thông tin từ công cụ này sang công cụ khác một cách liền mạch, dẫn đến lỗi truyền dữ liệu và phải nhập dữ liệu thủ công vào các hệ thống khác nhau.
Giải pháp : Bạn cần một hệ thống quản lý dự án tích hợp như ClickUp, có thể tích hợp với các công nghệ tiếp thị của bạn, bao gồm HubSpot CRM, Figma, Vimeo, v.v.
Tích hợp ClickUp kết nối với hơn 1.000 công cụ và cho phép bạn xây dựng các tích hợp tùy chỉnh, giúp bạn đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu.
2. Quá tải thông tin
Mặc dù giao tiếp là yếu tố cốt lõi của mọi nhóm thành công, nhưng nhóm tiếp thị nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm email, mạng xã hội, Slack và các kênh khác.
Rất dễ mất dấu thông tin quan trọng, dẫn đến tình trạng quá tải. Việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ và nền tảng có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên, lãng phí thời gian và cản trở năng suất, khiến đây trở thành thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp tại nơi làm việc.
Giải pháp: Bạn cần một kênh liên lạc đáng tin cậy trong nội bộ nhóm và giữa các bộ phận.
Chế độ xem trò chuyện của ClickUp là một công cụ giao tiếp trong ứng dụng dành cho giao tiếp tại nơi làm việc. Nó cho phép các nhóm chia sẻ tài liệu, cập nhật và tài nguyên trong cùng một nơi.
Mẹo chuyên nghiệp 💡: Tạo chế độ xem Trò chuyện trong một dự án dành riêng cho nhóm trong ClickUp. Sử dụng tính năng @đề cập để gắn thẻ thành viên nhóm và nhúng bảng tính, video và tệp PDF để dễ dàng truy cập.
3. Sự cân bằng giữa quy trình, giám sát và tự chủ
Phần khó nhất của quá trình phát triển và mở rộng quy mô là các quy trình hiệu quả cho nhóm 5 người sẽ không hiệu quả cho các nhóm lớn hơn.
- Ví dụ, bạn biết mọi người đang làm gì trong một nhóm nhỏ hơn
- Dễ dàng hợp tác với nhau
Tuy nhiên, khi bạn vượt qua nhóm 5-7 người, làm thế nào để cân bằng giữa quy trình, giám sát và quyền tự chủ?
Điều này giúp thiết lập các khung và mẫu có thể phát triển và mở rộng cùng với nhóm của bạn.
Giải pháp: Các nhóm làm việc hiệu quả cao có các mẫu để mở rộng quy mô hiệu quả. Ví dụ: cho dù nhóm của bạn có 2 hay 20 người, Mẫu kế hoạch hành động tiếp thị của ClickUp sẽ phác thảo các chiến lược để quảng bá hoặc bán sản phẩm và dịch vụ.
Bất kỳ ai cũng có thể nhập và sử dụng dữ liệu, bao gồm chiến lược tiếp thị tăng trưởng, đối tượng mục tiêu, chi tiêu tiếp thị, v.v. trong mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này và sử dụng lại khi cần. Bất kỳ ai sử dụng mẫu này đều biết những gì được mong đợi từ họ và có thông tin chi tiết về sản phẩm liên quan cho các sáng kiến tiếp thị trong tương lai.
Mở rộng quy mô hoạt động tiếp thị của bạn với ClickUp
Mở rộng quy mô nhóm tiếp thị không chỉ đơn thuần là tăng số lượng nhân viên, mà còn cần bổ sung những người, công cụ và quy trình phù hợp để giúp nhóm của bạn tăng ROI. Mục đích chính của việc mở rộng quy mô nhóm tiếp thị là trang bị cho bạn các nguồn lực để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Nếu bạn muốn thấy nhóm tiếp thị của mình phát triển và hoạt động hiệu quả trên quy mô lớn, bạn cần một công cụ hỗ trợ họ trong từng bước.
Từ kết nối và hợp tác với nhóm của bạn đến theo dõi mục tiêu và quản lý nhân sự, cài đặt quy trình đào tạo và nhập môn cho nhân viên mới, đến tự động hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động, ClickUp giúp bạn làm tất cả.
Để bắt đầu, hãy đăng ký ClickUp miễn phí.