Smartsheet Proje Yönetimi Kılavuzu (Raporlama, Gösterge Paneli, Gantt Grafiği)

Smartsheet proje yönetimi, işbirliği kavramını bir elektronik tablo üzerinde birlikte çalışmak olarak gören işletmeler için ideal bir seçenektir. 😛

Ama bu gerçekten pratik mi?

Smartsheet proje yönetimi sizin için doğru seçim mi?

Bu makalede, Smartsheet 'in ne olduğunu, anahtar özelliklerini, avantajlarını ve sınırlamalarını ele alacağız. Ayrıca bu sorunlar için bazı akıllı çözümlerden de bahsedeceğiz.

Smartsheet ne kadar akıllı? Hadi öğrenelim!

Smartsheet nedir?

Smartsheet , birden fazla projeyi gerçek zamanlı olarak yönetmenize, izlemenize ve planlamanıza olanak tanıyan, elektronik tablo tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır.

Adından da anlaşılacağı gibi, aşağıdaki özelliklerle elektronik tabloları "akıllı" hale getirmeye çalışır:

Ve itiraf etmeliyiz ki, Smartsheet basit projeleri iyi bir şekilde yönetebiliyor.

Tüm projelerdeki görevlerin gerçek zamanlı görünümü, işleri olabildiğince şeffaf hale getirir. Bu nedenle bazı şirketler Smartsheet'i proje yönetimi aracı olarak kullanıyor olabilir.

Alternatifler arıyorsanız, Smartsheet alternatifleri başlıklı blog yazımızı okuyun.

smartsheet'in 5 Anahtar Özelliği

Smartsheet'i proje yönetimi için nasıl kullanabileceğinize dair hızlı bir genel bakış:

1. İşbirliği

İşbirliği, tüm proje yönetimi araçlarının temelidir.

Ve hayır, iş arkadaşınızla elektronik tablo hileleri ve formüllerini tartışmaktan bahsetmiyoruz. 😝

Smartsheet, elektronik tabloları seven beyninize daha fazla takım işbirliği seçeneği sunmak için burada:

Smartsheet hala bir elektronik tablo tabanlı araç olsa da, takımınızla işbirliği yaparken çok fazla sorun yaşamayacaksınız.

2. Bütçeleme

Hesaplamalar ve formüller için elektronik tabloların ne kadar kullanışlı olduğunu hepimiz biliyoruz. Bu da Smartsheet'i bütçeleme için iyi bir araç haline getiriyor.

Ancak bu proje yönetimi aracı, bütçelemeyi bir adım öteye taşıyarak hesaplanan, planlanan ve gerçek harcamaları takım faaliyetleriyle ilişkilendirmenize yardımcı olur.

Smartsheet kullanıcıları, proje bütçe şablonunu kullanarak bütçe izlemeyi kolaylaştırabilir ve gerçek maliyetlerle karşılaştırabilir. Bu sayede hiçbir gider gözden kaçmaz.

3. Raporlama

Smartsheet'in raporlama özelliği, proje ve portföy düzeyindeki performans ölçümlerini proje paydaşlarınızla paylaşmanız gerektiğinde kullanışlıdır.

Ayrıca, bileşen tabanlı görünüm sayesinde birden fazla sayfadan gerçek zamanlı veriler elde edebilirsiniz.

Smartsheet raporlarını, raporu dolduran temel sayfalara erişimi olan herkesle paylaşın! Tekrarlayan bir zamanlama bile ayarlayabilirsiniz, raporlar otomatik olarak gönderilir.

Smartsheet gösterge panelleri, takım üyelerinin bir projenin durumunu kontrol etmesine, diğerleriyle iletişim kurmasına ve önemli kararlar almasına olanak tanıyarak daha da fazla özelleştirme sağlar. Önemli verileri ve bilgileri tek bir merkezi Smartsheet gösterge panelinde saklayın ve farklı türde raporlar almak için farklı bileşenler ekleyin.

4. Şablonlar

Smartsheet, önceden oluşturulmuş sayfalar, gösterge panelleri, formlar ve raporlarla dolu şablon setleri sunar.

Ve önceden oluşturulmuş olması tek bir anlama gelebilir... tonlarca zaman tasarrufu! ⌚

Örneğin, proje izleme ve rollup şablon seti, herhangi bir projeyi başlatmanın kolay ve hızlı bir yoludur. Ayrıca, paydaşlarınıza riskler ve dönüm noktaları hakkında rapor vermenin en hızlı yoludur.

Smartsheet, sizin için şablon galerisi bile sunar. Burada aşağıdakiler için şablonlar bulabilirsiniz:

İhtiyacınız olanı bulamazsanız, her zaman kendi şablonunuzu oluşturabilirsiniz.

Özelleştirme 101!

5. Entegrasyonlar

Entegrasyonlar tatlılar gibidir. 🎂

Asla yeterli olmazlar ve her zaman daha fazlası için alan vardır.

Smartsheet, diğer uygulamalar ve hizmetlerle kolayca çalışabilir. İş yönetimi becerilerinizi geliştirmek için Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip vb. ile sorunsuz entegrasyonlar elde edersiniz.

Ancak daha önce de belirttiğimiz gibi, entegrasyonlar asla yeterli değildir.

Bazen ihtiyacınız olan uygulamayı bulamazsınız.

Bu durumda, Zapier'i kullanarak Smartsheet'i Zoho Projects, Asana vb. gibi diğer uygulamalara bağlayabilir veya açık API'sini kullanarak yazılıma kendi entegrasyonunuzu ekleyebilirsiniz.

Asana ile Smartsheet'i karşılaştırın!

smartsheet Proje Yönetiminin 4 Avantajı

Proje yönetimi için Smartsheet kullanmanın en önemli avantajları şunlardır:

1. İçinizin rahat olması için kontrol ve güvenlik

Kurumsal proje yönetimi, güvenli verilere yüksek öncelik verir. Smartsheet, üçüncü taraf yükleniciler tarafından yıllık güvenlik denetimlerinden ve değerlendirmelerinden geçer. Verilerinizin en güvenilir sağlayıcıların TLS (Transport Layer Security) teknolojisiyle korunduğunu bilerek içiniz rahat olsun.

Bunun da ötesinde, Smartsheet verilerini şifreleme ve biyometrik tarama protokolleriyle güvenli bir şekilde depolar ve verilere erişimi Teknik Operasyonlar takımının yetkili üyelerine sınırlar.

Vay canına, bu bir üst seviye.

Bu, Smartsheet'in en büyük cazibe noktalarından biri ve Fortune 500 şirketlerinin yaklaşık %80'i tarafından kullanılmasının ana nedenlerinden biridir.

2. Zaman kazanmanıza yardımcı olan otomasyonlar

Smartsheet'in ş Akışı otomasyonları ile hangi eylemlerin hangi tepkilere neden olacağını ayarlayabilirsiniz. Bu, tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek zamandan ve çabadan tasarruf etmenizi sağlar.

Ayrıca, tüm "eğer" ve "o zaman" ifadelerini görebileceğiniz bir araca sahip olduğunuzda, otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturmak çok kolaydır.

3. Hesap tablolarınızı yanınızda taşıyabileceğiniz mobil uygulamalar

Smartsheet, iOS ve Android cihazlar için mobil uygulamalara sahiptir. 📱

Hesap tabloları cep telefonunda çalışmak için en kolay araçlar olmadığından, Smartsheet en iyi kullanıcı deneyimi için mobil uygulamalarını optimize etmiştir.

Ancak, mobil uygulama yalnızca dosyaları kontrol etmek veya takımınızla konuşmak için iyi işler.

Proje takvimi mi oluşturuyorsunuz? Çok da zor değil.

4. Basit, elektronik tablo tabanlı kullanıcı arayüzü

Eğer elektronik tablolar işinizin bir parçasıysa, Smartsheet'i seveceksiniz.

Sezgisel elektronik tablo arayüzü, Microsoft Excel, Microsoft Project, Google E-Tablolar ve Trello'dan dosya içe aktarmayı kolaylaştırır.

Smartsheet, proje yönetimi için gerekli olan dört görünümle birlikte gelir: Izgara, Kart (Smartsheet'in Kanban sürümü), Gantt ve Takvim.

Örneğin, Smartsheet Gantt grafikleriyle bağımlılıklar ve kritik yol ekleyebilir, koşullu biçimlendirme uygulayabilirsiniz.

Sanırım bu...

Smartsheet'in ne kadar yararlı olabileceğini öğrendiğinize göre, Smartsheet'in zekasını kaybettiği noktaları da size söylemek adil olacaktır.

smartsheet Proje Yönetiminin 5 Sınırı (Çözümleriyle)

Mükemmel bir araç yoktur.

Peki Smartsheet buna yakın mı?

Hayır, hayır! 🙅

İşte nedenleri:

1. Hesap tabloları modern proje yönetimi için pratik değildir

Günümüzde proje yönetimi yazılımları neden var?

Böylece takımlar tüm gün boyunca elektronik tablolarla çalışmaktan yorulmaz!

Hesap tabloları genellikle bu etkiye sahiptir.

Sonuçta, verilerle dolu hücreleri tek tek incelemek stresli bir iştir. 😩

Ama bekleyin. Dahası var.

İşte elektronik tabloların proje yönetimi için uygun olmamasının diğer bazı nedenleri:

Ne düşündüğünüzü biliyoruz: bu liste ne zaman bitecek?

Dolayısıyla, elektronik tabloların sınırlamalarına sonsuza kadar katlanmak istemiyorsanız, Smartsheet ihtiyacınız olan proje yönetimi çözümü değildir.

Smartsheet, bazı elektronik tablo dışı görünümler sunsa da, modern bir proje aracından bekleyebileceğiniz esnekliğe sahip değildir.

Izgara görünümünden takvim veya Gantt görünümüne geçseniz bile, işinizin çoğu belirli bir sayfadaki koşullu biçimlendirmeye bağlı olacaktır.

Şimdi ne yapmalı?

ClickUp ile tanışın.

Küçük ve büyük kuruluşlardaki birçok takım tarafından kullanılan, dünyanın en yüksek puan alan proje yönetimi yazılımlarından biridir.

ClickUp, Smartsheet'i geride bırakan çok çeşitli özellikler sunarak en iyi Smartsheet alternatifi olmaktadır. 💪

İşte ClickUp'ın Smartsheet'ten daha akıllı olduğu noktalar:

ClickUp çözümü #1: Görünümler

Smartsheet'ten farklı olarak, ClickUp çeşitli esnek görünümler sunar.

Bunlardan bazıları şunlardır:

ClickUp'ta görev görünümü seçenekleri

Smarthseet'ten farklı olarak, ClickUp'ta koşullu biçimlendirme veya diğer elektronik tablo sorunlarıyla uğraşmak zorunda kalmayacaksınız. Tüm bakış açılarını önemsiyoruz. 😉

ClickUp çözümü #2: E-posta ClickApp

ClickUp'tan posta var! 📬

Gmail, Outlook, Office 365 vb. dahil olmak üzere favori e-posta hizmet sağlayıcılarınızı destekleyen ClickUp'tan tüm e-postalarınızı doğrudan gönderin ve alın.

Platformdan ayrılmanıza gerek kalmayacak ve bu sayede çok zaman kazanacaksınız.

Hah! Bunu bir hesap tablosunda deneyin.

ClickUp ile e-posta gönderin ve alın

ClickUp çözümü #3: Not Defteri

Fikirleri seviyoruz ve daha da önemlisi, bunları not almanın pratik yollarını seviyoruz.

İşte bu yüzden ClickUp, sizin için çok amaçlı bir Not Defteri sunuyor.

Bir dakika, çok amaçlı mı?

Evet! Düzenli notlar alabilir, ancak notlarınızı görevlere dönüştürerek işinize de katabilirsiniz.

Akıllara durgunluk veren, değil mi? 🤯

ClickUp'ta notları görevlere dönüştürme

ClickUp çözümü #4: Belgeler

Video görüşmenizden birkaç dakika önce ekran paylaşımı için yedi tarayıcı sekmesini telaşla sıralıyor musunuz? 🤯

ClickUp ile ilişkileri kullanarak ilgili görevleri ve belgeleri görüntüleyin ve aynı pencerede sunum yapın!

ClickUp belgesinin üst kısmındaki İlişkiler altındaki sayfa bağlantılarına erişin

Aşağıdaki özellikleri kullanarak kolayca profesyonel belgeler oluşturun:

Belge organizasyonu, sürekli değişen proje işlerinin kaosunu yatıştırmaya yardımcı olur. Tüm proje bilgilerinize tek bir yerden erişerek günlük faaliyetlerinizi iyileştirebilirsiniz.

Küçükten büyüğe tüm projeleri tek bir belgeden arayın ve yönetin! 💫

2. Sınırlı takvim görünümü

Smartsheet'in takvim görünümü bazı planlama işlevleri sunar, ancak bunlar yeterli değildir.

Tarihle ilgili olmayan her şey bir sınırlamadır.

Örneğin, takvim görünümü kaynak yönetimi özellikleri sunmaz. Ayrıca, görevleri belirli bir zamanda gerçekleştirilmek üzere planlayamazsınız.

ClickUp çözümü #1: Takvim görünümü

ClickUp'ta zaman yönetimi bir önceliktir. Güçlü Takvim görünümü varken, belirli bir tarih ve saatte görevleri planlamanıza engel olamayız.

Takviminizde görmek istediklerinizi kontrol edin; ister bir gün, dört gün, bir hafta veya tüm ay için kuşbakışı görünüm.

Ayrıca, Kaynaklar'ı Takvim görünümünde doğrudan yönetebilir, böylece görünümler arasında geçiş yapmak yerine zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Gördüğünüz gibi, takvimimiz görevleri planlamaktan daha fazlasını yapabilir. 😎

ClickUp'ın Takvim Görünümü'nde seçenekleri görüntüleyin

ClickUp çözümü #2: Zaman çizelgesi görünümü

Zaman çizelgesi görünümü, projenizin genel görünümünü doğrusal bir biçimde elde etmek için başka bir seçenektir.

Görevlerinizi kolayca sürükleyip bırakarak planlayın, yeniden düzenleyin vb.

ClickUp'ın Zaman Çizelgesi görünümünde görevleri sürükleyip bırakın

Zaman çizelgesini kişiselleştirmek mi istiyorsunuz?

Mükemmel, çünkü biz özelleştirmeye önem veriyoruz!

Şunları yapabilirsiniz:

Zaman çizelgesi size ait, biz sadece hayal ettiğiniz zaman çizelgesini oluşturmanıza yardımcı olmak için buradayız.

3. Sınırlı takım raporlama özellikleri

Smartsheet'te takım raporlama özelliği vardır, ancak bu özellik sezgisel değildir.

Ayrıntılı bir Gantt grafiği kullanarak projenizin ilerlemesini izlemek için verileri manuel olarak girmeniz gerekir.

Dahası, raporlamanızı sadece bir Gantt grafiğiyle sınırlayamazsınız.

Bu ne? 90'lar mı? 🤦‍♂️

Bir proje yöneticisi, projelerinin nasıl ilerlediğini görmek için hız, yakma ve yakma grafikleri gibi daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar.

ClickUp çözümü: Gösterge panelleri

ClickUp'taki gösterge panelleri, tüm proje etkinliklerinizi tek bir alanda merkezileştirmenize yardımcı olur.

50'den fazla bileşen kullanarak raporlar oluşturabilir ve görevler, ilerleme, kişiler, sprintler vb. hakkında içgörüler elde edebilirsiniz.

ClickUp'ta Gösterge Paneli Oluşturma

Sprintlerden bahsetmişken, Sprint Bileşenleri'ni kullanarak kümülatif akış, yakma, hız, teslim süresi ve yakma grafikleri dahil olmak üzere her türlü içgörülü veriye erişebilirsiniz.

ClickUp'ta burndown grafiği

Gösterge panellerimizde de özelleştirme seçenekleri sunmaktan geri adım atmadık.

İşlerinizi istediğiniz şekilde görselleştirmek için Özel Bileşenler ile gösterge panellerinizi oluşturun.

Bileşenleri şu amaçlarla kullanabilirsiniz:

Kendi güçlü Gösterge Panellerinizi oluşturmak için sabırsızlanıyor musunuz?

Hemen başlamak için proje yönetimi gösterge paneli oluşturma hakkında ayrıntılı kılavuzumuza göz atın!

4. Manuel zaman takibi

Smartsheet yazılımı, "1/2 gün", "saat ve dakika" ve "ayrıntılı saat ve dakika" dahil olmak üzere birçok şekilde zamanı izlemenizi sağlar

Ancak, bunu kullanmak için tahmini süreyi manuel olarak onaylamanız veya süreyi kendiniz girmeniz gerekir.

Başlatma zamanlayıcısını tıklayarak belirli bir günün etkinliklerini de izleyebilirsiniz.

Ama tahmin edin ne oldu?

İzlenen zamanı zaman çizelgesine manuel olarak eklemeniz gerekecektir. Sanki elektronik tabloları yönetmek zaten yeterince manuel çaba gerektirmiyormuş gibi! 😫

ClickUp çözümü #1: Yerel zaman takibi

Siz işinize odaklanırken, zamanınızı ClickUp takip etsin.

Belirli bir görev için zaman takibine başlamak için başlat düğmesine tıklayın.

Başka bir görev üzerinde mi çalışmak istiyorsunuz?

Hemen başlayın ve bu görev için zamanlayıcıyı başlatın.

ClickUp'ta zaman takibi

Zamanlayıcıyı istediğiniz gibi başlatın ve durdurun. Ayrıntılı zaman kullanım raporlarını hesaplayıp oluştururuz, böylece siz rahatlayabilirsiniz.

Aynı görevler için cihazlar arasında geçiş yapıp zaman takibine devam edebileceğinizi biliyor muydunuz?

İşte global zamanlayıcımızın güzelliği!

ClickUp çözümü #2: Zaman takibi entegrasyonları

ClickUp'ın tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacağından eminiz.

Ancak entegrasyonlar için her zaman yer vardır, değil mi?

İşte bu yüzden ClickUp, Everhour, Time Doctor, Toggl veya Harvest gibi favori zaman takibi uygulamalarınızla zamanı takip etmenizi sağlar.

ClickUp ile Harvest zaman takibi entegrasyonu

5. Fiyatlandırma

Smartsheet kredi kartı bilgilerinizi istemez ve 30 günlük ücretsiz deneme sürümü sunar.

Kulağa hoş geliyor, değil mi?

Peki…

Temel Bireysel planın maliyeti aylık 14 $, İş planı ise aylık 25 $/kullanıcı'dan başlıyor. Bundan sonra fiyatlar gökdelenler gibi yükseliyor.

Smartsheet'in fiyatları hem bireysel kullanıcılar hem de büyük kuruluşlar için pahalıdır.

Aradığımız eşitlik bu değil!

Ama iyi haberler de var:

ClickUp çözümü: Sonsuza Kadar Ücretsiz Plan

Küçük takımlar, büyük kuruluşlar ve hatta serbest çalışanlar veya bireyler için ideal olduğumuzu söylerken ciddiyiz.

Herkes, sınırsız görev ve kullanıcıyı destekleyen ClickUp'ın zengin özelliklere sahip Sonsuza Kadar Ücretsiz Planına erişebilir.

Ve "sonsuza kadar" gerçekten sonsuza kadar demektir. Hiçbir şart yok!

Ücretli planlar ne durumda? Tek kelimeyle: Uygun fiyatlı!

Kendiniz görün:

Ama hepsi bu kadar değil.

Tablo görünümü de mevcut olduğundan, elektronik tablo işlevlerinden tamamen vazgeçmenize gerek yok. Burada alanların toplamlarını, ortalamalarını vb. hesaplayabilir ve hatta bir resim ekleyebilirsiniz.

Ama henüz tamamlanmadı.

ClickUp'ın Tablo görünümünde bir tablo biçimlendirme

ClickUp ile yapılabilecek diğer şeylere göz atın:

Smartsheet akıllı bir seçim mi?

Smartsheet uygulaması, Excel'den daha eğlenceli ve daha az karmaşık bir elektronik tablo oluşturmaya çalıştı. Ancak, Excel'den daha iyi olması, ideal olduğu anlamına gelmez.

Özellikle ClickUp varken!

ClickUp, size elektronik tablolara bakmanızı istemeyen her türlü kuruluş ve birey için ideal bir araçtır. (İsterseniz, Tablo görünümü seçeneğini kullanabilirsiniz. )

Ve Smartsheet'in aksine, ClickUp istediğiniz her şey olabilir.

Görev yöneticisi, kaynak tahsis edici, zaman takipçisi, not alma aracı, belge yöneticisi..

Gerçekten "akıllı" bir araç istiyorsanız, ClickUp'ı bugün ücretsiz olarak edinin! 👋