ClickUp HQ'da her şeyi belgeliyoruz. Onboarding sürecimizi, içerik inceleme ş Akışımızı ve hatta üç yıl önce birinin icat ettiği tuhaf isimlendirme sistemimizi bile.
Tabii ki, birkaç yıl öncesine dönersek, dokümantasyon işine çok fazla zaman ayırıyorduk. Biçimlendirme çok uzun sürüyordu, insanlar farklı sürümleri her yere kaydediyordu ve birisi takımdan ayrıldığı anda süreçler aksıyordu.
Bu boşluğu keşfettik, ancak aylar sonra işler bozulmaya başladı. Neyse ki, kendimizi kurtarma girişimimiz başarılı oldu: ClickUp Belge'yi geliştirdik! 🤩
Ardından ClickUp Brain ortaya çıktı ve tek bir komutla tüm standart çalışma prosedürlerimizi (SOP'ler) taslak haline getirdi.
Bu blog yazısında, ClickUp'ın AI belgeleri kullanarak SOP oluşturma sürecini nasıl basitleştirdiğini ve eskiden sıkıcı, manuel bir süreç olan bu işlemi hızlı, akıllı ve (cesaretle söyleyebiliriz ki) bir nevi tatmin edici bir hale nasıl dönüştürdüğünü açıklıyoruz. 📝
ClickUp'ta AI belgeleri nedir?
ClickUp'taki AI Docs, takımların içeriği verimli bir şekilde oluşturmasına, yönetmesine ve üzerinde işbirliği yapmasına yardımcı olmak için tasarlanmış, ClickUp Brain tarafından desteklenen akıllı belgelerdir.
AI'yı kullanarak bilgileri taslak haline getiriyor, özetliyor ve düzenliyorlar, böylece Çalışma Alanınızda doğrudan SOP'lar, wikiler ve proje belgeleri oluşturmayı kolaylaştırıyorlar.
ClickUp, dünyanın ilk Converged AI Çalışma Alanı(Birleştirilmiş AI Çalışma Alanı) olduğu için, SOP'larınız, bağlam değiştirmeyi gerektiren ayrı araçlarda değil, belgeledikleri görevler, projeler ve ş akışlarıyla birlikte yer alır.
Bu, belgeleri gerçek işlerle bağlantı halinde tutarak İş Dağınıklığını ortadan kaldırır, böylece süreçler değiştiğinde SOP'larınız, kimsenin bakımını yapmayı hatırlamadığı eski dosyalar haline gelmek yerine bağlam içinde güncellenebilir.
🎥 AI, kullanım kılavuzları ve SOP'lardan yasal sözleşmelere ve ürün açıklamalarına kadar belge yazma sürecini kolaylaştırır. Bu video'da, gerçek hayattan örnekler ve kanıtlanmış komutlar kullanarak AI'yı belge yazmak için nasıl kullanacağınızı tam olarak göstereceğiz.
SOP'lar takımlar için neden önemlidir?
SOP'ları takımımızın oyun kitabını olarak görüyoruz. Hepimizin aynı sayfada kalmamıza ve her seferinde işi doğru şekilde yapmamıza yardımcı oluyorlar.
İşte bunun neden çabaya değer olduğu. 👀
✅ Süreçler arasında tutarlılık sağlayın
Anahtar görevlerimiz için SOP'lar yazarken, kalitemizi yüksek tutan güvenilir bir standart oluştururuz.
En yeni takım üyemizle veya yıllardır bizimle çalışan biriyle çalışsın, her müşteri bizden aynı mükemmel deneyimi alır. Net rehberlik hataları azaltır, işe alım sürecini hızlandırır ve kimsenin "Bir dakika, bunu nasıl yapıyoruz?" diye sorarak zaman kaybetmesini önler.
🔍 Biliyor muydunuz? Bilişsel psikolog George Miller, ortalama bir insanın kısa süreli hafızasında yaklaşık 7 (artı veya eksi 2) bilgi "parçası" tutabileceğini öne sürmüştür. SOP tasarımında bu, tek bir adımı çok fazla alt adım veya veri noktasıyla aşırı yüklememeniz gerektiğini gösterir.
✅ Bilgi eksikliklerini azaltın
Önemli anahtar çalışanlarımızdan biri tatile çıktığında veya yeni bir role atandığında ne olur? SOP'lar olmadan, onların örtük bilgileri de onlarla birlikte gider.
SOP'lar, en deneyimli takım üyelerimizin kısayolları, istisnaları ve geçmiş hataları belgelemelerine olanak tanıyarak, onların bilgilerinin hepimize fayda sağlamasını garanti eder.
✅ Verimliliği ve uyumluluğu artırın
SOP'lar her hafta bize saatler kazandırıyor ve daha önce bulduğumuz çözümleri yeniden keşfetmemizi önlüyor. Geçmiş SOP örneklerine başvurabilir ve temel bilgileri yeniden gözden geçirmek yerine enerjimizi yeni zorluklara odaklayabiliriz.
Uyumluluk bizim için de daha kolay hale geliyor. Denetimler geldiğinde, hassas verileri nasıl işlediğimizi ve kaliteyi nasıl koruduğumuzu tam olarak gösteren net prosedürleri gösterebiliriz, bu da riski azaltır ve işleri doğru yaptığımıza dair bize güven verir.
📮 ClickUp Insight: Anket katılımcılarımızın %44'ü tarama yaparken 1-5 sekmeye sadık kalırken, %8'i 31'den fazla sekmeyle "kaos modunda" yaşıyor.
Her zaman kasıtlı olmasa da, en iyilerimizin başına bile gelir: beyin fırtınası için bir Miro pano, SOP için bir Google Dokümanlar, bir proje yönetimi sekmesi ve ardından ekstra destek için ChatGPT. 👀
Ancak uygulamalar veya pencereler arasında her geçiş, zihinsel bant genişliğinizi azaltan ve dağınık hissetmenize neden olan gizli bir zihinsel yük olan geçiş vergisini artırır.
ClickUp ile tüm araçlarınızı tek bir yerde toplayabilirsiniz: Beyaz Tahtalar, belgeler, görevler, web araması, ChatGPT, Gemini ve Claude gibi AI modelleri ve daha fazlasını tek bir Converged AI Çalışma Alanı altında. Artık bağlam değiştirmeyi bırakın ve fazladan sekmeleri kapatın!
SOP'lar için ClickUp AI Belgeleri'nin Ana Özellikleri
İşte size sunulan en önemli AI özellikleri. 👇
AI destekli SOP şablonları ve içeriği taslak oluşturma
Eskiden SOP'ları sıfırdan oluşturmak için çok fazla zaman harcıyorduk.
ClickUp Brain bunu bizim için değiştirdi. Artık bir belge açıp "/" (eğik çizgi) yazarak ihtiyacımız olanı açıklıyoruz ve çalışabilir bir taslak elde ediyoruz.
İşte bunun nasıl gerçekleştiği: yeni editoryal inceleme sürecimizi belgelememiz gerekiyordu. ClickUp Brain'den, gönderi gereksinimleri, inceleme kriterleri, onay aşamaları ve geri bildirim protokolleri gibi bölümler gibi ilk yapıyı oluşturmasını istedik.
Yaklaşık 20 dakika içinde takımımızın ş akışına göre özelleştirdik (normalde iki saatten fazla sürerdi 😮💨).
📌 Örnek komut: Gönderi kuralları, inceleme kriterleri, onay aşamaları ve geri bildirim prosedürlerini içeren editoryal inceleme sürecimiz için bir SOP oluşturun. Başlıklar, numaralı adımlar ve ekran görüntüleri için alanlar ekleyerek biçimlendirin.
Yorumlar ve düzenlemelerle gerçek zamanlı takım işbirliği
SOP'lar üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte iş yapıyoruz, bu da belge sürüm kontrolü sorunlarının ortadan kalktığı anlamına geliyor.
İçerik takımımız, tasarımcılarımız ve proje yöneticilerimiz, ClickUp'ın İşbirliği Algılama özelliği ile aynı belgeyi aynı anda düzenliyor. Böylece, tasarım devri sürecimizde güncellenmesi gereken bir sorun tespit edildiğinde, diğerleri kendi bölümlerini geliştirmeye devam ederken bu sorun çözülüyor.
ClickUp Brain ayrıca uzun tartışmaları anlamamıza da yardımcı oluyor. Yorumlarda süreç iyileştirmelerini tartıştığımızda, genellikle düzinelerce mesaj alışverişi oluyor. AI dokümantasyon aracı tüm konuları okur ve anahtar kararları ve eylem ögelerini özetler.
Ayrıca, birisi ClickUp Atanan Yorumunda"Hata raporu şablonu eklemeliyiz" önerisinde bulunduğunda, platform bunu otomatik olarak bir görev haline getirir ve atanan kişi belirler.
Kısa süre önce, birçok takım üyesinin görüşlerini alarak müşteri onboarding SOP'umuzu revize ettik. Herkes iyileştirme önerileri içeren yorumlar bıraktı ve ClickUp Brain, hepimizin üzerinde anlaştığı ortak noktaları çıkardı.
Ayrıca, e-posta şablonları oluşturma ve otomasyon yapılandırma gibi ek iş gerektiren öğeler için ayrı ClickUp görevleri oluşturdu.
💡 Profesyonel İpucu: E-posta veya Slack'e geçmeden, SOP taslaklarını doğrudan belgeyle birlikte tartışmak için ClickUp Chat'i kullanın. Konu uzmanlarını etiketleyerek belirli bölümleri inceleyin, süreç adımları hakkında açıklayıcı sorular sorun ve anında geri bildirim alın.
Sohbet, SOP ile bağlantılı olan zincirleme konuşmalar içerir, böylece belirli prosedürlerin neden belirli bir şekilde belgelendiğine dair bağlamı asla kaybetmezsiniz.
Zaman içindeki değişiklikleri izlemek için sürüm kontrolü
Süreçlerimizi deniyoruz ve bazen bu denemeler iş yapmıyor.
ClickUp belgesi, her sürümü otomatik olarak kaydeder, böylece değişiklikleri kimin yaptığını görebilir, sürümleri yan yana karşılaştırabilir ve gerektiğinde önceki sürümleri geri yükleyebiliriz.
Örneğin, pazarlama takımı, ek bir inceleme kontrol noktası eklemek için içerik yayınlama SOP'sini düzenledi. Birkaç hafta sonra, yayınlama zaman çizelgesinin önemli ölçüde uzadığını fark ettiler. Sürüm geçmişini açtılar, mevcut süreci öncekiyle karşılaştırdılar ve darboğazın nerede ortaya çıktığını belirlediler.
Bundan sonra, takımımızın çalışma temposuna daha uygun olan basitleştirilmiş sürümü geri yüklemek kolay oldu.
Sürüm geçmişi, eğitim çabalarını da destekler.
Yeni takım üyeleri, projenin başlangıcındaki SOP'nin gelişimini inceleyerek sürecin zaman içinde nasıl iyileştirildiğini anlarlar. Belirli sorunları çözmek için hangi adımların eklendiğini ve değer katmadıkları için hangilerinin kaldırıldığını görürler.
🔍 Biliyor muydunuz? Beynimiz, sadece okumak yerine aktif olarak üretildiğinde (yazmak, konuşmak) şeyleri daha iyi hatırlar. SOP'ları taslak olarak hazırlarken veya düzenlerken, takımınızdan "adımları yüksek sesle söylemelerini" veya "süreci adım adım anlatmalarını" istemek, bunların hafızaya kazınmasına yardımcı olur.
Görevler, kontrol listeleri ve ş akışlarıyla entegrasyon
SOP'larımızı, bir klasörde saklanmak için değil, gerçek işleri yürütmek için oluşturuyoruz.
Örneğin, müşteri başarı takımı, müşteri eskalasyon SOP'sini referans alır ve sorunları çözerken gömülü kontrol listelerini takip eder. Her kontrol listesi öğesi, atamalar ve son tarihler içeren alt görevler oluşturabilir.
ClickUp Brain bu bağlantıyı kolaylaştırır. Takım, üç aylık iş incelemeleri için ayrıntılı bir SOP yazarken, belirli bölümleri vurgular ve AI'dan bu içeriğe dayalı görevler oluşturmasını ister. AI proje yöneticisi, Çalışma Alanı modellerine dayalı olarak önerilen atanan kişilerle bir görev liste oluşturur.
SOP, kontrol listesi ve ş akışı birbirine bağlantıda kalır, böylece birinde yapılan güncellemeler diğerlerinde de güncellemelere yol açar.
👀 Biliyor muydunuz: Forrester Research'e göre , üç yıllık bir dönemde ClickUp'ı kullanan kuruluşlar tahmini %384 yatırım getirisi (ROI) elde etti . Bu kuruluşlar , ClickUp tarafından etkinleştirilen veya iyileştirilen projeler sayesinde yaklaşık 3,9 milyon ABD doları ek gelir elde etti.
Mevcut süreçlerden otomatik olarak SOP'lar oluşturma yeteneği
Yüzlerce proje tamamlandı ve etkili süreçlerimizin çoğu, görev yorumları ve tartışmalar yoluyla organik olarak geliştirildi.
ClickUp Brain, mevcut işleri analiz eder ve halihazırda takip ettiğimiz modellere dayalı olarak SOP'lar oluşturur. Tamamlanan web sitesi lansmanlarımızı gözden geçirmesini ve tutarlı bir şekilde sonuç veren unsurlara dayalı bir SOP şablonu oluşturmasını isteyebiliriz.
Geçen yıl, marka kılavuzlarımız için ClickUp Brain'in anlayışını kullandık. Tasarım ekibimiz, marka varlıklarının kullanımıyla ilgili sık sorulan soruları sık sık yanıtlıyordu. ClickUp Brain'e, altı aylık ilgili yorumları ve görevleri analiz etmesini ve ardından bir SOP oluşturmasını talimat verdik. Bu, gerçek uygulamalarımızı yansıtan kapsamlı bir belge üretti. Bu belgeyi kısaca düzelttik ve takım için yayınladık.
Ayrıca, süreç belgelerini gerçeklerle uyumlu hale getirmek için AI entegrasyonunu da kullanıyoruz.
Müşteri onboarding uygulamalarımızın SOP'umuzda tanımlananın ötesine geçtiğini fark ettiğimizde, ClickUp Brain'den son onboarding projelerimizi analiz etmesini ve güncellemeler önermesini istedik.
AI aracı, ş akışımıza dahil ettiğimiz üç adımı ve aşamalı olarak kaldırdığımız iki adımı belirledi. Bu adımları, bilgileri güncel tutmak için düzenledik.
💡 Kullanışlı İpucu: Yeni takım üyelerini SOP'lar konusunda eğitirken veya takımınızla süreç güncellemelerini gözden geçirirken ClickUp SyncUps'ı kullanın.
Ardından, ClickUp Brain'i kullanarak toplantıyı otomatik olarak yazıya dökün, tartışılan anahtar prosedür noktalarını çıkarın ve soruları veya özel durumları SOP belgelerine eklemeler olarak dönüştürün. Böylece, sözlü olarak yapılan paylaşımlar da resmi prosedürlerinize aktarılır.
📖 Ayrıca okuyun: Süreçleri Standartlaştırmak için En İyi SOP Yazılım Araçları
Takımlar AI belgelerini SOP'ları oluşturmak için nasıl kullanıyor?
Bu bölümde, tüm sırları açıklıyoruz. AI'yı şirket içinde belgeleme için gerçekten nasıl kullandığımızı anlatıyoruz. 📝
Yeni SOP'ları hızlı bir şekilde taslak haline getirme
Farklı SOP türleri için bir dizi belge şablonu kaydettik. Yeni bir süreci belgelememiz gerektiğinde, doğru şablonu seçip ClickUp Brain'den onu özel hale getirmesini istiyoruz.
En son büyük bir özellik piyasaya sürdüğümüzde, özellik lansman şablonumuzu açtık ve AI'nın bölümleri ihtiyaçlarımıza göre ayarlamasını sağladık. Bu, yapımızı tutarlı tutarken, o lansmana özgü ayrıntıları da doldurdu.
Süreci daha net hale getiren ekran görüntüleri, tablolar, videolar ve diğer görsel yardımcıları da ekliyoruz.
Tasarım inceleme SOP'umuzda, geri bildirim aracımızın gerçek ekran görüntüleri ve her inceleme aşamasının ne kadar süreceği gösteren bir tablo bulunmaktadır. ClickUp Brain, insanların gerçekten takip edebilmesi için bu görsellerin nereye yerleştirilmesi gerektiğini belirlememize yardımcı olur.
🔍 Biliyor muydunuz? Hafıza teorisinde "girişim", yeni anıların eski anıları hatırlamayı engelleyebileceği (geriye dönük) veya önceki bilgilerin yeni anıları engelleyebileceği (proaktif) anlamına gelir. Belgelerde: yoğun metinlerde güncellemeleri veya değişiklikleri gömmekten kaçının. Hafızadaki karmaşada "karışmamaları" için bunları belirgin hale getirin.
Mevcut SOP'ları güncelleme
Süreçler değişir ve SOP'larımızın da buna ayak uydurması gerekir. Bir şeyin güncellenmesi gerektiğinde, o bölümü vurgular ve ClickUp Brain'e onu yeniden yazmasını söyleriz.
Bazen çok teknik konuştuğumuzu fark ettiğimizde dili basitleştiriyoruz. Diğer zamanlarda ise süreçler değiştiği için, şu anda yapılacak işlere uygun hale getirmek için tüm bölümü yeniden yazmamız gerekiyor.
📌 Örnek komut: Bu adımı, takımdaki herkesin anlayabileceği sade ve uygulanabilir bir dille yeniden yazın.
💡 Profesyonel İpucu: Takım üyeleri, metinle anlatılması zor olan karmaşık prosedürleri uygularken ClickUp Kliplerini kaydedin. Sesli ekran kayıtları, yazılımın nasıl kullanıldığını, sık karşılaşılan sorunların nasıl giderileceğini veya çok adımlı süreçlerin nasıl tamamlanacağını tam olarak gösterir.
Ardından, bu video klipleri doğrudan SOP Belgelerine yerleştirin, böylece prosedürler hem yazılı adımları hem de görsel gösterimleri içersin.
Paylaşım ve izinler
İşi fiilen yapan herkesten görüş almak, SOP'larımızı çok daha iyi hale getiriyor.
ClickUp Docs, her bir belgeyi veya sayfayı kimlerin görebileceği, yorum yapabileceği veya düzenleyebileceği konusunda ayrıntılı izinler belirlememize olanak tanır. Belgeleri, belirli kişiler veya takımlar dahil olmak üzere tüm Çalışma Alanımızla (misafirler hariç) paylaşabilir, hatta e-posta yoluyla harici kullanıcıları davet edebiliriz.
Aynı zamanda, ClickUp'taki izinler bir hiyerarşiye tabidir: belge düzeyindeki izinler, daha geniş Çalışma Alanı ayarlarını geçersiz kılar ve öğeye özgü izinler (örneğin, belirli bir sayfada) genel izinlerden önceliklidir.
Merkezi dokümantasyon
ClickUp Docs Hub'da yaşıyoruz çünkü her SOP, proje notu ve beyin fırtınası burada toplanıyor. Spaces veya görevleri araştırmaya gerek kalmadan, oluşturduğumuz veya üzerinde işbirliği yaptığımız her şeyi tek bir yerden görebiliyoruz.
Bizimle yapılan paylaşımlar, yazdıklarımız ve hatta belirli bir proje için etiketlenmiş belgelerle filtreleme yapabiliriz.
En çok sevdiğimiz şey, noktaları bağlantı kurmanın ne kadar kolay olduğu. Şirket politikaları ve prosedürlerinin taslakları, Hub içinde etiketlenmiş, bağlantılı ve kullanıma hazır, mükemmel referanslara dönüşüyor. İlgili belgeleri gruplandırabilir, sık kullandıklarımızı sabitleyebilir ve saniyeler içinde her şeyi arayabiliriz.
Bu, ne kadar hızlı gelişmeler olursa olsun, tüm bilgimizi keşfedilebilir ve güncel tutan kolektif hafızamız haline geldi.
Adım adım: ClickUp AI Belgeleri ile SOP oluşturma
Ve şimdi, belgelerde ClickUp Brain ile prosedürleri nasıl yazdığımızı görelim. 🧑💻
Adım #1: Yeni bir belge açın
Docs Hub'a veya SOP'nin yer almasını istediğimiz belirli Alan, Klasör veya Listeye gidiyoruz.
+ Belge düğmesine tıklayıp SOP'umuza açık ve açıklayıcı bir başlık veriyoruz. Müşteri Onboarding Süreci SOP veya İçerik Onay İş Akışı gibi başlıklar uygun olabilir. Açık başlıklar, kullanıcıların tahminde bulunmadan ihtiyaç duydukları bilgileri bulabilmelerini sağlar.
Ardından, izinleri ayarlıyoruz. Belgenin tüm takımımızın görebileceği şekilde herkese açık mı, yoksa taslak aşamasındayken gizli mi olacağını seçiyoruz.
Finansal prosedürler veya İK politikaları gibi hassas süreçler için izinleri sıkı tutuyoruz. SOP geliştikçe bunları daha sonra her zaman ayarlayabiliriz.
👀 ClickUp Hack: Takımımızın süreçleri için güvenilir bir kaynak görevi görecekse, belgeyi genellikle Wiki olarak işaretleriz. Bu, daha sonra belgeyi bulmayı ve referans almayı çok daha kolay hale getirir.
Operasyon stratejisi wiki'mizde, şirket genelindeki tüm SOP'larımız bu şekilde düzenlenmiştir ve yeni takım üyeleri, bu sistemin işe alım sürecinde çok yardımcı olduğunu söylüyor.
Adım #2: Bir şablon seçin veya AI'dan bir SOP taslağı oluşturmasını isteyin
Burada iki yol vardır ve her ikisi de ihtiyacınıza bağlı olarak mükemmel sonuç verir:
- ClickUp'ın süreç veya SOP şablonunu kullanarak hemen yapılandırılmış bir taslak elde edin.
- ClickUp Brain'e özel bir şey oluşturmasını isteyin
Ask AI düğmesine tıklayın veya belgede /write yazın, ardından Yeni çalışanların işe alımı için bir SOP taslağı hazırlayın veya Üç aylık performans değerlendirmeleri için bir prosedür oluşturun gibi bir komut girin.
ClickUp Brain, taleplerinize göre bir taslak oluşturur.
İlk taslağı hazırladıktan sonra, onu gözden geçirip düzeltin. AI'dan yetersiz kalan bölümleri genişletmesini, çok karmaşık olan dili basitleştirmesini veya daha net olması gereken yerlere madde işaretleri eklemesini isteyin.
Örneğin, tedarikçi onboarding SOP'umuzu taslak olarak hazırladığımızda, AI bize iyi bir yapı sağladı. Ancak, uyumluluk doğrulama bölümünü genişletip sözleşme onay dilini basitleştirerek satın alma takımımızın bunu takip edebilmesini sağladık.
👀 Dostça bir ipucu: Doğru hissedene kadar yineliyoruz. Takımımız, tonu ayarlamak, belirli örnekler eklemek veya sektörümüzün gerektirdiği notları dahil etmek için takip istemlerini dener. ClickUp Brain, ihtiyaçlarımıza göre uyum sağlar, bu nedenle ilk taslağı nihai olarak kabul etmek zorunda kalmayız.
Adım #3: Takıma özgü ayrıntılarla içeriği özel hale getirin
Şimdi bunu kendimize uyarlayalım. Her bölümü inceleyip yer tutucuları gerçek prosedürlerimiz, araçlarımız ve kişilerimizle değiştiriyoruz.
Genel adımlar, takımımızın karışıklık yaşamadan takip edebileceği ayrıntılı talimatlara dönüşür. Kullanıcıların tam olarak görmesi gerekenleri gösteren ekran görüntülerini ekler ve ihtiyaç duyacakları kaynaklara (stil kılavuzları, onay formları ve şablon kitaplıkları) bağlantılar veririz.
Ardından şunu ekliyoruz:
- SOP'yi takip etmeyi kolaylaştıran zengin metin biçimlendirme
- Uzun bölümleri ayırmak için başlıklar kullanın.
- Bilgileri daha net bir şekilde düzenlemek için tablolar
- Görüntüler insanların görmesi gerekenleri gösterir
- Süreç akışlarını doğrudan SOP içinde görselleştirmek için ClickUp Beyaz Tahtalar ekleyin.
Örneğin, tasarım devri SOP'umuz, inceleme aracımızın ekran görüntülerini, her inceleme aşamasının dönüş sürelerini gösteren bir tabloyu ve marka kılavuzlarımıza bağlantıları içerir.
💡 Profesyonel İpucu: SOP belgelerinizi yazmadan önce ClickUp Beyaz Tahtalarını kullanarak diyagram ş Akışlarını ve karar ağaçlarını çizebilirsiniz. Takımlar, her adımı işbirliği içinde planlayabilir, devretme noktalarını belirleyebilir ve görsel bir biçimde darboğazları veya eksik prosedürleri tespit edebilir.
Süreç Beyaz Tahta'da tamamlandığında, onu doğrudan yapılandırılmış SOP görevlerine dönüştürün veya ClickUp belgenize bağlayın. Bu şekilde, okuyucular hem üst düzey ş Akışı diyagramını hem de ayrıntılı adım adım talimatları görebilirler.
Adım #4: Yürütme için kontrol listeleri, ş akışları ve görev bağlantıları ekleyin
Ardından odak noktamız, SOP'yi uygulanabilir hale getirmek oluyor.
Prosedürü adımlara ayıran kontrol listeleri ekliyoruz, böylece çalışanlar işlerini tamamladıkça bunları işaretleyebiliyorlar.
Önemli adımlar için, doğrudan belgeden görevler oluşturur veya bağlantı kurarız. Bir adımı vurgulayın, + Görev seçeneğini kullanın ve bunu Çalışma Alanındaki gerçek işlerle bağlantı kurun.
Ayrıca, Doc Relationships'i kullanarak SOP'umuzu ilgili görevler, projeler veya tekrarlayan ş Akışlarına bağlarız. Örneğin, müşteri onboarding belgesi onboarding görev şablonuna bağlanır, böylece birisi yeni bir müşteri ilişkisi başlattığında, gerekli bağlamı hemen orada bulabilir.
👀 ClickUp Hack: Müşteri eskalasyon belgelerimiz, sorunların ne zaman ve kime eskalasyon edilmesi gerektiğini gösteren bir akış şeması içerir. Çünkü görsel rehberlik için gömülü süreç diyagramlarını veya akış şemalarını hızlı bir şekilde kontrol etmenin ne kadar yararlı olabileceğini biliyoruz. Kullanıcılar görsel yolu takip eder ve gerektiğinde ayrıntılı adımlara başvurur.
Adım #5: İnceleme için ilgili paydaşlarla paylaşım yapın
Paylaş düğmesine tıklayıp paydaşları, yöneticileri veya uyum görevlilerini incelemeye davet ediyoruz.
İK politikaları için, bunların yasal incelemelerini sağlıyoruz. Operasyonel prosedürler ise, bu süreçleri günlük olarak yöneten takım liderlerinin katkılarını gerektirir.
Bu, sorunlar herkesin sorunu haline gelmeden önce tespit edilmesini sağlar. Ayrıca, bazı belgeleri çevrimdışı paylaşım veya uyumluluk kayıtları için PDF, HTML veya markdown dosyası olarak dışa aktarıyoruz.
Adım #6: Sürüm kontrolünü sürdürün ve SOP'leri düzenli olarak güncelleyin
SOP'larımız, süreçlerle birlikte gelişen canlı belgelerdir.
ClickUp Yineleyen Görevleri'ni düzenli aralıklarla gözden geçirmek ve güncellemek için ayarladık.
En kritik prosedürler üç ayda bir gözden geçirilirken, fazla değişiklik göstermeyen istikrarlı süreçler yıllık olarak kontrol edilir. Bu sayede, sürekli bakım işleriyle boğulmadan belgelerimizi güncel tutabiliyoruz.
Bir kullanıcı G2'de şunları paylaşıyor:
Görevler, belgeler, gösterge panelleri, hatta beyin fırtınası gibi neredeyse her şeyi tek bir yerden yapabilmeyi çok seviyorum. Beş farklı uygulamaya ihtiyaç duymadan işlerimi düzenli tutmamı sağlıyor. Entegrasyonlar ve otomasyonlar bana çok zaman kazandırıyor ve projeler arasında görünürlük büyük bir artı. Gerçek bir işbirliği ve planlama merkezi gibi hissettiriyor.
Görevler, belgeler, gösterge panelleri, hatta beyin fırtınası gibi neredeyse her şeyi tek bir yerden yapabilmeyi çok seviyorum. Beş farklı uygulamaya ihtiyaç duymadan işlerimi düzenli tutmamı sağlıyor. Entegrasyonlar ve otomasyonlar bana çok zaman kazandırıyor ve projeler arasında görünürlük büyük bir artı. Gerçek bir işbirliği ve planlama merkezi gibi hissettiriyor.
🎙️ Müşteri Vaka Çalışması: G-Loot, günlük işleri şirket düzeyindeki OKR'lerle bağlantılandırmak için ClickUp'ı kullanıyor. E-spor platformu, dağınık araçların yerini almak, sprintleri yönetmek, belgeleri merkezileştirmek ve stratejik hedeflere göre ilerlemeyi tek bir yerden izlemek için tüm takımlarında ClickUp'ı benimsedi.
ClickUp ile artık her görev bir hedefe bağlanıyor, ürün, CRM ve kreatif takımlar arasında işbirliği daha hızlı gerçekleşiyor ve liderlik nihayet uygulamaya tam görünürlük sağlıyor.
📖 Ayrıca okuyun: Ş Akışını İyileştirmek için En İyi Süreç Haritalama Araçları
SOP Oluşturmada AI Belgelerini Kullanmak için En İyi Uygulamalar
ClickUp'ta SOP'lar oluştururken, takımlarımızın daha hızlı iş yapmasına ve belgelerin doğru ve erişilebilir olmasını sağlamasına yardımcı olan birkaç denenmiş ve kanıtlanmış uygulamaya güveniyoruz:
- ClickUp Brain'in rol tabanlı araçlarını kullanarak dakikalar içinde SOP taslakları, kontrol listeleri ve biçimlendirilmiş içerikler oluşturun.
- ClickUp Otomasyonları'nı, özellikle kritik bir prosedür ihlal edildiğinde, inceleme görevleri atama ve takip eylemlerini tetikleyici olarak kullanmak gibi tekrarlayan görevleri yerine getirmek için ayarlayın.
- ClickUp entegrasyonlarınızı bağlayarak Google Drive ve diğer araçlar arasında SOP paylaşımını kolaylaştırın. Bu, araçlar arasında geçiş yapmadan tartışmaları ve dosyaları senkronize tutar.
- ClickUp formları ile geri bildirim toplayın ve yanıtları otomatik olarak eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürün.
🚀 ClickUp Avantajı: Toplantılar, kararların ne olduğu veya kimin ne yapacağı konusunda kimsenin bir fikri olmadığını fark edene kadar harikadır. ClickUp AI Notetaker, takımınızın tartışmalarını otomatik olarak kaydeder, yazıya döker ve özetler, sözlü kararları yapılandırılmış toplantı notlarına dönüştürür.
Eylem öğeleri anında görevlere dönüştürülür ve ilgili belgelere bağlanır, böylece yeni prosedürleriniz ve güncellemeleriniz asla kaybolmaz.
AI Belgelerinin Gerçek Hayattan Örnekleri
ClickUp'taki farklı takımlar iç süreçleri nasıl iyileştiriyorlar?
- Satış: Potansiyel müşteri değerlendirme, demo planlama ve anlaşma devri için belgeler oluşturur ve iyileştirir. AI, SOP yapısı ve ifadeleri önermek için geçmiş playbook'ları referans alır.
- Mühendislik: Sürüm yönetimi ve olay müdahalesi için belgeler hazırlar. ClickUp Brain, geçmiş sprint retrospektiflerini inceleyerek iyileştirilmiş ş akışları önerir.
- Müşteri başarısı: AI Docs'ta işbirliği yaparak, yeni çalışanların işe alım SOP'larını ve yenileme kılavuzlarını günceller. Müşteri geri bildirimlerinden ve performans ölçütlerinden bağlam bilgisi alır, böylece farklı müşteri segmentleri için şablonları kişiselleştirmeyi kolaylaştırır.
- Finans: Gider onayları, fatura işleme ve bütçe izleme süreçlerini standartlaştırın. Taslak hazır olduğunda, Otomasyonlar gözden geçirenleri atar ve onayları izler, böylece onaylar zamanında yapılır.
ClickUp'ın SOP kahramanlarıyla iş yapın
Süreç belgelerinin akışı olduğunda, diğer her şeyin de akıcı olduğunu öğrendik. ClickUp AI Docs, sıkıcı SOP'leri takımlarımızın kullanmaktan keyif aldığı, canlı ve nefes alan kılavuzlara dönüştürdü.
Artık yeni prosedürleri dakikalar içinde oluşturuyor, eski prosedürleri sürüm ruleti endişesi olmadan düzenliyor ve ClickUp Brain'in kahvemizi bitirmeden boşlukları doldurmasını izliyoruz.
Oluşturduğumuz her SOP, bir öncekini temel alır ve böylece bilgimizi güncel, süreçlerimizi net ve takımlarımızı uyumlu tutar.
Peki, ne bekliyorsunuz? Hemen bugün ClickUp'a kaydolun! ✅
Sık Sorulan Sorular (SSS)
ClickUp'taki AI Docs, ClickUp Brain tarafından desteklenen akıllı belgelerdir. AI kullanarak, takımların içeriği daha hızlı oluşturmasına, düzenlemesine ve organize etmesine yardımcı olarak, bilgileri doğrudan belgeler içinde taslak haline getirmesine, özetlemesine ve biçimlendirmesine olanak tanır.
ClickUp Brain tarafından AI destekli SOP oluşturma, otomatik olarak taslaklar, adım adım talimatlar ve kontrol listeleri içerir. Takımlar, rol tabanlı komut istemlerini kullanarak her SOP'nin tutarlı bir biçim izlemesini ve tüm anahtar ayrıntıları içermesini sağlayabilir.
Evet. AI Docs'ta oluşturulan SOP'lar ClickUp görevlerine bağlanabilir, böylece takımlar doğru görev atamaları yapabilir, son teslim tarihleri belirleyebilir veya tamamlanma durumunu doğrudan belgeden izleyebilir.
ClickUp, belgenin sürüm geçmişini otomatik olarak kaydeder. Takımlar, düzenlemeleri izleyebilir, önceki sürümlerin görünümünü görebilir ve önceki taslakları geri yükleyebilir, böylece tüm güncellemelerin görünür ve düzgün bir şekilde incelenmesini sağlar.
Evet. Takımlar, AI Belgeleri'ni departmana özgü şablonlar, komut istemleri ve biçimlendirme ile özelleştirebilir. Bu esneklik, pazarlama, satış, mühendislik ve diğer takımların kendi benzersiz ş Akışlarına uygun SOP'lar oluşturmasına olanak tanır.