Seri A B2B AI startup şirketinde CTO'nun Kıdemli Yönetici Asistanı olan Megan Thompson, amiri tarafından normal görevlerinin yanı sıra kritik öneme sahip "Bulut Entegrasyon Girişimi"ni yönetmekle görevlendirildi.
Başlangıçta 2,5 milyon dolarlık proje kapsamından yılanan Megan, işbirliği yazılımlarındaki uzmanlığını kullanarak iki haftada bir yapılan işlevler arası toplantıları koordine etti, yedi eşzamanlı teslim tarihini takip etti ve mühendislik, ürün ve pazarlama departmanlarından oluşan 25 üyeli çok çeşitli bir takım arasında uyumu sağladı.
Karmaşık seyahat düzenlemeleri ve yatırımcı ilişkileri dahil olmak üzere günlük sorumluluklarını yerine getirmeye devam ederken, Megan projeyi planlanan tarihte başarıyla tamamladı.
Megan gibi yönetici asistanları, takvim yöneticileri veya kapı bekçileri olmaktan çok daha fazlasıdır; proje yönetiminin görünmez kahramanlarıdır ve perde arkasında operasyonel mükemmelliği sağlarlar.
Kendi rolünüzü düşünün. Etkinlikler için yol haritaları ve Gantt grafikleri oluşturmaktan paydaş analizleri yapmaya ve risk kayıtlarını yönetmeye kadar, muhtemelen her gün anahtar proje yönetimi modellerini ve metodolojilerini kullanıyorsunuz. Departmanlar arasında bağlantı görevi görür, kaynakları verimli bir şekilde tahsis eder ve verimlilik artışına doğrudan katkıda bulunursunuz.
Bunlar proje yöneticisinin temel becerileri değil mi?
Megan gibi, sorumluluklarınızın genişleyen kapsamından bunalmış hissediyorsanız, yalnız olmadığınızı bilin. Bu kılavuz, proje yönetimini EA rolünüze sorunsuz bir şekilde entegre etmek için kanıtlanmış stratejilerle donatacaktır.
Proje Yönetiminde Yönetici Asistanlarının Rolü
Harvard Business Review, üst düzey yöneticiler için çalışan EA'ları "liderlerin sağ kolu, şirketlerin belkemiği ve şirket kültürünün yüzü" olarak tanımlamaktadır. Onlar, organizasyonun gözleri, kulakları ve yapıştırıcısıdır
EA'lar, şirket operasyonlarının saat gibi çalışmasını sağlamakla sorumludur. Düzenli takım öğle yemeklerinin rezervasyonlarından yeni bir ürün grubunun lansmanı gibi karmaşık tek seferlik projelerin yönetilmesine kadar, herkesin hayatını kolaylaştırmak için her şeyi yaparlar. Stratejik amaçlar ile pratik proje yürütme arasında gerekli bağlantıyı sağlarlar.
Yönetici asistanları neden proje yönetimi uzmanları olarak kabul edilir?
Eşsiz organizasyon, zaman yönetimi, problem çözme yetenekleri, iletişim becerileri ve proje yönetimi ilkeleri hakkındaki bilgileri, EA'ları birinci sınıf proje yöneticileri yapar. Yönetici asistanlarının proje yönetimi rolüne neden uygun oldukları aşağıda açıklanmıştır:
- Olağanüstü organizasyon becerileri: Organizasyon, proje koordinasyonunun bel kemiğidir ve EA'lar bu konuda mükemmeldir. Örneğin, karmaşık programları yönetmek, acil ve etkili görevlere öncelik vermek ve organizasyonun tüm dişlilerinin beklendiği gibi çalışmasını sağlamak, her yönetici asistanının sahip olması gereken temel organizasyon becerilerinden bazılarıdır
- Çoklu görev yeteneği: Bir proje yöneticisi için aynı anda birçok işlemi yönetmek kaçınılmazdır ve EA'lar görevler arasında ustaca geçiş yapma konusunda uzmandır. Örneğin, bir dakika önce yaklaşan bir pano sunumu için hazırlık yaparken, bir dakika sonra yönetici ortağınızın uygunluğunu koordine ediyor olabilirsiniz
- Kaynak yönetimi: Lojistik, yönetici asistanının proje yöneticisiyle örtüşen bir başka sorumluluğudur. Örneğin, EA'lar proje bütçeleri, teknolojiler, araçlar, personel, dış tedarikçiler, dokümantasyon veya seyahat düzenlemeleri dahil olmak üzere organizasyonel kaynakları yönetir
Proje yönetiminde yönetici asistanları için gerekli beceriler
EA'lar, etkili proje yönetimi için çeşitli becerilere ihtiyaç duyar. İşte bunlardan bazıları:
- Problem çözme: EA'lar sorunları hızlı bir şekilde tespit edip çözebilecek donanıma sahip olmalıdır. Son dakika konuşmacı iptallerinden proje maliyetlerini ve zaman çizelgelerini etkileyen öngörülemeyen gecikmelere kadar her türlü sorunu hızlı bir şekilde çözebilmelidirler
- Zaman yönetimi: EA'lar, toplantıların planlanması, son tarihlerin ayarlanması ve herkesin son tarihlerden haberdar olmasının sağlanması gibi günlük koordinasyon işleri günün büyük bir bölümünü kaplasa da, kritik proje son tarihlerinin karşılanmasını sağlamalıdır
- Stratejik düşünme: Takım görevlerini genel stratejik hedeflerle senkronize bir şekilde organize etmek de EA'ların sahip olması gereken temel becerilerden biridir. Örneğin, bir EA, sektör liderlerini davet ederek, yeni trendlere odaklanarak, anahtar paydaşları hedefleyerek ve pazar konumunu güçlendirmek için stratejik temaların uyumunu sağlayarak kurumsal bir konferansı şirketin proje yönetimi hedefleriyle uyumlu hale getirecektir
Yönetici asistanları tarafından proje yönetimi aşamalarının günlük olarak yürütülmesi
Proje yönetimi yaşam döngüsünde beş farklı aşama vardır: planlama, başlatma, yürütme, performans izleme ve inceleme. İşlerinin doğası gereği, yönetici asistanları önemli bir projenin her aşamasında yardımcı olmak için hazır bulunurlar.
İşte bu aşamaları yöneten bir yönetici asistanının bir gününe göz atalım:
- Sabah: Görevlerin ilerlemesini gözden geçirin ve proje yönetimi aracını güncelleyin. Herhangi bir sorunu tartışmak ve önceden plan yapmak için proje takımıyla bir toplantı planlayın ve katılın
- Öğlen: Projenin yolunda gitmesini sağlamak için dış tedarikçilerle bağlantı kurun ve koordinasyon sağlayın
- Öğleden sonra: Sorunları belirleyin ve bunları takıma iletin, ayrıca projenin ilerlemesi ve dönüm noktalarını gözden geçirmek için paydaşlar toplantısı hazırlayın
- Günün sonu: Günün ilerleyişine göre proje zaman çizelgelerini gözden geçirin ve güncelleyin
Bunlar günlük görevler olsa da, sizi bekleyen yeni roller ve sorumlulukları daha iyi anlamak için proje yönetiminin aşamalarını daha derinlemesine anlamak iyi bir fikirdir.
Yönetici Asistanları için Proje Yönetiminin Aşamaları
EA olarak başarılı bir proje yönetiminin her aşamasından neler bekleyebileceğiniz aşağıda özetlenmiştir:
1. Planlama
Planlama aşaması, bir proje zaman çizelgesinin geliştirilmesini içerir. Kusursuz bir proje planı, kaynak gereksinimlerini dikkate alır ve paydaşlarla iletişimin nasıl ve ne zaman yapılacağını belirler.
Örneğin, bir EA, bütçe tahsis ederek, eğitim oturumlarını koordine ederek, sistem güncellemelerini planlayarak, tedarikçi sözleşmelerini yöneterek ve sorunsuz ve etkili bir uygulama için paydaşlarla iletişimi sağlayarak yeni bir yazılımın piyasaya sürülmesini planlar.
2. Başlangıç
Proje hedefleri ve amaçları hakkında eksiksiz bir resme sahip olduğunuzda, bir sonraki göreviniz tüm projeyi daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölmek. Şimdi, son teslim tarihlerini belirleme ve farklı proje dönüm noktalarını oluşturma zamanı.
Bu ayrıntı, takımınızdaki herkesin sorumluluklarını ve zaman çizelgelerini bilmesini sağlar ve görev listenizi yönetmenize yardımcı olur.
Örneğin, projenin yolunda gitmesini sağlamak için gereksinim analizini tamamlamak, kullanıcı eğitimini bitirmek ve başarılı test çalıştırmaları yapmak gibi önemli dönüm noktalarının ayarlarına odaklanın.
3. Uygulama
Yürütme aşaması, takım resmi olarak iş moduna girdiğinde ve rollerini, sorumluluklarını ve zaman çizelgelerini net bir şekilde anladığında başlar.
Bu aşamada, bir EA'nın tek sorumluluğu, takımın gerekli tüm kaynaklara sahip olmasını sağlamaktır.
Örneğin, EA, lansman gününde geçişi yönetir ve kesintileri en aza indirerek sorunsuz bir dağıtım sağlamak için gerçek zamanlı destek ve sorun giderme sağlar.
4. İzleme ve performans takibi
İlerlemeyi izlemek, performansı raporlamak ve değişiklikleri yönetmek, her şeyin planlandığı gibi gitmesini sağlamak için çok önemlidir.
Örneğin, EA, yeni yazılımın kullanıma sunulması sırasında haftalık kullanıcı geri bildirimleri ve performans raporları aracılığıyla önemli işlevsellik sorunları fark eder. Acil durumu fark eden EA, geliştirme takımıyla acil bir toplantı düzenler, kritik hata düzeltmelerine öncelik verir ve ek test oturumları planlar.
Bu hızlı eylem, tam lansmandan önce sorunları çözerek projenin yolunda ilerlemesini ve kullanıcıların beklentilerini karşılamasını sağladı.
5. İnceleme
Sürecin son aşaması, projeden öğrendiklerinizi gözden geçirmek, bunlardan ders çıkarmak ve gelecekte uygulamaktır. Düşünmek, bir sonraki projeniz için daha iyi bir eylem planı seçmenize ve takımınızın güçlü ve zayıf yönlerini anlamanıza yardımcı olabilir.
PMI'nın en son Yetenek Açığı raporuna göre, 2030 yılına kadar açılması beklenen proje yönetimi ile ilgili pozisyonları doldurmak için her yıl yaklaşık 2,3 milyon kişiye ihtiyaç duyulacak.
Bu, proje yönetimini gelecek vaat eden bir kariyer haline getiriyor, öyleyse bunu gerçekleştirmek için hangi eğitim niteliklerinin gerekli olduğunu belirleyelim.
Yönetici Asistanlığından Proje Yöneticiliğine Geçiş
İki rolün becerileri örtüşse de, eğitim, öğretim ve sertifikasyon hedeflerinize daha hızlı ulaşmanıza ve daha sorunsuz bir geçiş yapmanıza yardımcı olabilir.
Örnek: Michael, bir pazarlama şirketinde yönetici asistanı olarak çalışıyordu. Yönetici programlarını yönetiyor, pazarlama kampanyalarını koordine ediyor, tedarikçi ilişkilerini yürütüyor ve etkinlik planlamasını denetliyordu. Pazarlama alanında proje yöneticisi olmak istiyordu.
Resmi proje yönetimi bilgisi edinmek için Proje Yönetimi Uzmanı (PMP) sertifikasını tamamladı. Bu yeni sertifikası ve pazarlama alanında yönetici asistanı olarak edindiği deneyim sayesinde, aynı şirkette pazarlama müdürü olarak işe alındı.
Bir Fishbowl kullanıcısı, EA'dan uyum yöneticisi rolüne geçiş deneyimini paylaştı. EA'ların proje yönetiminde değerli olan olağanüstü niteliklerini vurguladı. Örneğin, yürütülen birçok projeyi not almak ve pazara daha hazır hale gelmek için proje yönetimi kurslarına katılmak gibi.
Başka bir kullanıcı, EA'dan geçiş yapmasına yardımcı olan iki yıllık program koordinatörü deneyiminden bahsetti.
Geçişinizi nasıl sorunsuz hale getirebileceğinizi keşfedelim.
Gerekli eğitim ve öğretim
Resmi eğitim ve öğretim, gerçek hayattaki proje durumlarının daha kolay ele alınmasını sağlayabilir. Seçenekleriniz şunlardır:
Proje yönetimi sertifikaları
- Proje Yönetimi Uzmanı (PMP)
- Sertifikalı Proje Yönetimi Uzmanı (CAPM)
- Çevik sertifikalar
Proje yönetimi kursları ve dereceleri
- Üniversiteler veya iş okullarında kısa süreli çevrimiçi proje yönetimi kursları
- Proje Yönetimi Yüksek Lisansı (MPM) veya proje yönetimi uzmanlığı ile MBA gibi ileri düzey programlar
İşbaşı eğitimi ve deneyim
- Proje yönetimi becerilerini öğrenmek için gölge ve mentorluk
- Pratik deneyim kazanmak için gönüllü olarak küçük projeler (yumuşak beceriler geliştirmek için harika bir yol)
Teknik araçlar
- ClickUp gibi proje yönetimi araçları hakkında bilgi sahibi olmak
Önerilen sertifikalar
İşte başlangıç yapmanıza yardımcı olabilecek birkaç kurs, derece ve araçların listesi:
- Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından verilen PMP ve CAPM
- LinkedIn Learning gibi çevrimiçi platformların kısa süreli kursları
- Harvard ve Stanford gibi kurumlar tarafından sunulan proje yönetimi alanında yönetici eğitimi programları
- ClickUp'ı bir proje yönetimi aracı olarak kullanmanın inceliklerini öğrenmek ve ClickUp Üniversitesi aracılığıyla özellikleri keşfetmek
Ayrıca okuyun: Bir Proje Yöneticisinin Günlük Hayatı: Kaostan Sonuçlar Çıkarmak
Proje Yönetiminde Yönetici Asistanları için Araçlar
Bir yönetici asistanı olarak, görev, zaman, belge, proje ve gider yönetimi özelliklerinin yanı sıra bir yönetici asistanı aracında ne ararsınız? ClickUp tüm ihtiyaçlarınızı karşılar!
ClickUp, "iş için her şeyi yapan uygulama"dır. Kurumsal proje yönetimi sorunlarına tek bir yerden basit ve iyi yönetilen bir çözüm sunarak zaman tasarrufu sağlar ve daha fazlasını yapmanızı mümkün kılar.
Yazılım, görevlerinizi düzenlemenizi, planlamanızı, delege etmenizi, yürütmenizi ve izlemenizi sağlar. Yerleşik iletişim araçları, takım işbirliğini geliştirir. Ayrıca, özelleştirilebilir raporları ve gösterge panelleri, gelecekte daha iyi sonuçlar elde etmek için bireysel ve toplu performansı gözden geçirmek ve anlamak için mükemmeldir.
Yönetici asistanlarının ClickUp'ı nasıl kullanabileceğine dair adım adım kılavuz
Çoğu yönetici asistanı, rollerini ve sorumluluklarını yerine getirmek için ClickUp'ı adım adım şu şekilde kullanabilir:
- Kaydolun: ClickUp'a kaydolun ve takımınız için bir Çalışma Alanı oluşturun
- Klasörler ve listeler: Çalışma Alanınızda, ilgilendiğiniz her departman için alanlar oluşturabilirsiniz. Alanlar içinde, her proje veya girişim için Klasörler oluşturabilirsiniz. Şimdi, bu Klasör içinde, onu gerçekleştirmek için gerekli tüm Görevlerin bir Listesini oluşturun
- Görevler ve Alt Görevler Oluşturun: Her listeye Görevler ekleyin ve gerektiğinde bunları Alt Görevlere bölün. Örneğin, Görevlerinizden biri bir etkinlik için mekan rezervasyonu yapmak olabilir; bunun altında Alt Görevler olarak mekan araştırması ve satıcılarla iletişime geçme görevleri yer alabilir
- Etiket ve Özel Alanlar ekleyin: Görevleri kategorize etmek ve filtrelemek için "Acil" veya "Müşteri katılımı" gibi ClickUp Etiketleri oluşturun. Görevle ilgili daha fazla ayrıntı içeren Özel Alanlar da ekleyebilirsiniz, örneğin bütçe veya öncelik seviyesi
- Görevleri Atama: Takımınıza görevler ve alt görevler atayın ve son teslim tarihlerini doğrudan ClickUp içinde ayarlayın
- İzleme ve raporlama: ClickUp'ın Proje Zaman Takibi özelliğini kullanarak her bir görev için harcanan zamanı takip edin ve takımın ilerlemesini analiz etmek için raporlar oluşturun
- İnceleme ve ayarlama: ClickUp'ın Gantt Grafik Görünümü veya Pano Görünümü gibi 15'ten fazla özel görünümle projenin ilerlemesini inceleyin
ClickUp yalnızca yönetici asistanlarının rol ve sorumlulukları için yararlı değildir; daha gelişmiş proje yönetimine de yardımcı olabilir. Proje yönetimi yazılımı olarak anahtar avantajlarına bir göz atalım .
Proje yönetimi için ClickUp'ı kullanmanın anahtar özellikleri ve avantajları
ClickUp, bağlantılı iş akışları sayesinde takımınızı birbirine yaklaştırır ve görünümleri ve bildirimleriyle son teslim tarihlerini takip etmenizi sağlar. Dahası, pazarlama ve satıştan insan kaynakları ve operasyonlara kadar her takım için tamamen özelleştirilebilir bir proje yönetimi çözümü sunar.
Proje KPI'larını kolayca izleyin
İlk olarak, projenizin tam bir resmine ihtiyacınız var. ClickUp Gösterge Panelleri , anahtar proje metriklerini ve ilerlemeyi bir bakışta görebilmenizi sağlar. Bunları şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Proje performansını izleyin ve iyileştirme alanlarını belirleyin
- Proje zaman çizelgesi boyunca takımların düzenli ve görevlerine odaklanmasını sağlayın
- Paydaşların önemli proje verilerine hızlı bir şekilde erişmesini sağlayın
- Özelleştirilebilir grafikler ve çizelgelerle proje ilerlemesini görselleştirin
- Sohbet özellikleri ile proje için iletişimi ve sorun çözümü merkezileştirin
Görev yönetimini basitleştirin
Projenizi yönetilebilir daha küçük birimlere ayırmak için ClickUp Görevleri ve Alt Görevler oluşturun. Bu araç, farklı görev türleri oluşturmanıza, görev durumunu özelleştirmenize, öncelik düzeyleri belirlemenize, özel alanlarla daha fazla bağlam elde etmenize ve hatta Görevleri birbirine bağlamanıza olanak tanır.
Yoğun işleri AI ve otomasyonlara devredin
Ayrıca, proje yönetimi ve yapay zeka olağanüstü bir kombinasyon oluşturur.
ClickUp Brain , görev açıklamalarına göre otomatik olarak alt görevler oluşturarak, günlük ve haftalık standup güncellemelerini eşzamansız olarak paylaşarak ve yorum konularını özetleyerek tüm proje yönetimi işlemlerinizi hızlandırmanızı sağlar. Bu, yoğun işlerinizi üstlenen görünmez bir yardımcı pilot, bir asistanın asistanı gibi bir şeye sahiptir.
ClickUp Belgeleri ile birlikte kullanarak proje raporları oluşturabilir, yönetici özetleri taslakları hazırlayabilir, anahtar önerileri genişletebilir ve hatta işinizi basitleştirmek ve hızlı bir şekilde izlemek için fikirler üretebilirsiniz.
Zamandan tasarruf etmek ve insan hatalarını azaltmak için ClickUp Otomasyonları, görev atama, bildirim gönderme ve durum güncelleme gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Otomasyonları kolayca oluşturma ve özelleştirme yeteneği, proje yöneticilerinin süreçlerini optimize etmelerine ve daha yüksek değerli işlere odaklanmalarına olanak tanır.
İlerlemeyi zahmetsizce izleyin
ClickUp, kolayca öncelik belirlemenizi ve plan yapmanızı sağlayarak, farklı görünümlerle tüm projeleriniz ve görevleriniz üzerinde görünürlük sağlar. Her şeyi kendi tarzınızda yönetmenize yardımcı olmak için 15'ten fazla tamamen özelleştirilebilir ClickUp Görünümü sunar. Liste, pano ve takvim gibi temel görünümlerin yanı sıra Gantt grafiği, tablo, zaman çizelgesi, iş yükü, kutu, etkinlik ve zihin haritası gibi daha gelişmiş görünümler de mevcuttur.
Görünümler aracılığıyla ilerlemeyi izlemenin yanı sıra, ClickUp Hedefleri 'ni kullanarak tüm hedeflerinizi tek bir yerden yönetebilirsiniz. Görev hedefleri, sayı hedefleri, ilerleme özetleri, doğru/yanlış hedefleri ve bütçe hedeflerini aynı anda ayarlayabilirsiniz.
En iyi yanı ne mi? ClickUp silo içinde çalışmaz, yani siz ve takımınız ClickUp'ı Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive ve Dropbox gibi 1000'den fazla araçla entegre ederek daha sorunsuz bir iş akışı sağlayabilirsiniz.
Ş Akışlarını Şablonlaştırın
Tüm projeniz için manuel olarak bir kontrol merkezi kurmak için zamanınız yok mu?
Proje operasyonlarınızı başlangıcından tamamlanmasına kadar destekleyen ClickUp Proje Yönetimi Şablonu ile hemen işe koyulun.
Bu şablon size şu şekilde yardımcı olabilir:
- Herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için bir proje içinde farklı görevler oluşturun, atayın ve izleyin
- Elinizdeki projenin türüne bağlı olarak şablonu iş akışlarınıza ve gereksinimlerinize göre özelleştirin
- Çeşitli görünümler ve hedef izleme ile görev ilerlemesini bir bakışta analiz edin
- Görevleri düzenlemek ve ayırmak için etiketler ve filtreler uygulayın öncelik listesine göre
Dünya çapındaki kuruluşlar, projelerini organize etmek ve iddialı hedeflerine ulaşmak için en etkili yolun ClickUp olduğunu keşfetti.
ClickUp'ın hedeflerin gerçekleştirilmesine nasıl yardımcı olduğu sorulduğunda, People Piece şirketi şunları söylüyor:
ClickUp'ı kullanmaya başladığımızdan beri, organizasyonumuzda üzerinde çalıştığımız işler ve bunların durumu hakkında çok daha fazla görünürlük elde ettik. Bu da işlerimizi yolunda tutmamıza ve projelerimizi zamanında tamamlamamıza yardımcı oluyor. Hepimiz, bunun proje yönetimi ihtiyaçlarımız için en iyi çözüm olduğu konusunda hemfikiriz ve birçok araç denedik!
ClickUp'ı kullanmaya başladığımızdan beri, organizasyonumuzda üzerinde çalıştığımız işler ve bunların durumu hakkında çok daha fazla görünürlük elde ettik. Bu da işlerimizi yolunda tutmamıza ve projelerimizi zamanında tamamlamamıza yardımcı oluyor. Hepimiz, bunun proje yönetimi ihtiyaçlarımız için en iyi çözüm olduğu konusunda hemfikiriz ve birçok araç denedik!
Proje Yönetiminde Yönetici Asistanları için Zorluklar ve İpuçları
İki iş rolü birbiriyle örtüşse de, EA'lar anlaşılması çok önemli bazı proje yönetimi zorluklarıyla karşı karşıya kalır.
En yaygın olanları şunlardır:
Birden fazla sorumluluğu dengelemek
Proje yönetiminde çalışan EA'lar genellikle idari sorumluluklar ve proje yönetimi görevleri arasında dengede kalmak zorundadır. Sonuç olarak, zamanlarını yönetmek ve sorumlulukları arasında denge kurmak zor olabilir.
İpucu: Düzenli kontrol noktaları belirleyin, sistemleri güncelleyin ve Eisenhower matris gibi çerçeveler kullanarak görevleri öncelik sırasına koyun, böylece kendinizi aşırı yük altında hissetmezsiniz.
Stres ve çatışmalarla başa çıkma
Sıkı teslim tarihleri, yüksek beklentiler ve öngörülemeyen durumlarla aynı anda başa çıkmak zor olabilir. Bu durum kaygıya ve hatta bazen çatışmalara yol açabilir.
İpucu: Molalar verin, farkındalık ve rahatlama tekniklerini uygulayın ve şeffaf bir şekilde çalışarak stres ve çatışma olasılığını en aza indirin.
Değişiklik yönetimi
Proje planlarını ayarlamak ve yeniden ayarlamak, özellikle birden fazla paydaşın dahil olduğu durumlarda zor olabilir. Bu son dakika ayarlamaları, EA'ların görevlerini önemli ölçüde artırabilir.
İpucu: Yapılandırılmış bir planı uygulamak ve değişiklikleri etkili bir şekilde yönetmek için her zaman bir acil durum planı hazır bulundurun.
Son olarak, iki rolü aynı anda yönetmek ve proje yöneticisi olarak başarıya ulaşmak için birkaç stratejiye bakalım.
Yönetici asistanı olarak zorlukların üstesinden gelmek için stratejiler
- Önceden düşünün: Her zaman bir yedekleme planınız olsun, böylece zorluklara rağmen projeyi sorunsuz bir şekilde yönetebilirsiniz
- Diğerleriyle işbirliği yapın: Her şeyi tek başına yapmaya çalışmayın; projenin başarısı için takımınızın gücünden yararlanın ve sorumlulukları dağıtın
- Teknolojiden yararlanın: Sıradan görevleri otomatikleştirip hızlandırmak ve süreçlerinizi daha verimli hale getirmek için teknolojiye güvenin
Ayrıca, hızlı problem çözme, okuduğunu anlama ve net iletişim gibi becerilerin, proje yöneticisi rolüne geçiş yapan bir EA olarak başarılı olmanıza yardımcı olabileceğini daima unutmayın.
Proje belgelerini ve planlarını doğru bir şekilde yorumlamak da daha iyi kararlar alabilmeniz ve projeleri başarıyla yürütebilmeniz için önemlidir.
ClickUp ile Yönetici Asistanları için Proje Yönetimi Uzmanlığı
Eğitim (hem sert hem de yumuşak becerilerin geliştirilmesi için), uygulamalı deneyim ve yönetici asistanı olarak iş deneyiminin üçlü yaklaşımı, proje yöneticisinin yerine adım atmayı kolaylaştırır.
ClickUp'ın proje yönetimi şablonları ve profesyonel yönetim çözümleri, her iki kategorideki rolünüzü basitleştirir. Bağlantılı iş akışları oluşturma, hedeflerin gerçekleştirilmesinde şeffaflığı artırma ve tahsisleri basitleştirme yetenekleri, onu paha biçilmez bir proje yönetimi çözümü haline getirir.
ClickUp'a bugün kaydolun ve başarılı proje yöneticilerinden oluşan bir topluluğa katılın.