Lycka till!
Du har tecknat ett avtal med en ny kund till din byrå. Och nu är du redo att visa varför de fattade det bästa beslutet genom att satsa på ditt team.
Även om du har fått dem att skriva under avtalet är du fortfarande inte färdig med att vinna över dessa nya kunder. Efter pappersarbetet måste du se till att onboardingprocessen för nya kunder går ett steg längre för att ingjuta förtroende för din byrå genom att visa dem allt (och varje steg) de kan förvänta sig.
En undersökning från Wyzowl visar att 88 % av de tillfrågade säger att de kommer att vara mer lojala mot ett företag som prioriterar onboarding och utbildningsinnehåll.
Faktum är att även om byråer lägger ned otaliga timmar på initiativ inför onboarding, är det lika viktigt att vårda kundrelationen efteråt genom att erbjuda en komplett onboarding-upplevelse.
Vad är kundintroduktion?
Kundintroduktion är processen att integrera nya kunder i ett företag och etablera en stark och produktiv arbetsrelation. Det är ett avgörande steg i relationen mellan kund och företag, eftersom det sätter tonen för framtida interaktioner och bidrar till att bygga upp förtroende och ömsesidig förståelse.
Denna process hjälper kunderna att lära sig alla produktens funktioner och fördelar så att de får ut det fulla värdet, vilket minskar risken för kundbortfall.
För att säkerställa långsiktig framgång med kunderna bör du lägga lika mycket energi på att introducera nya kunder som på att generera leads.
Första intrycket är viktigt. En bra onboarding-process skapar förväntningar, förhindrar att projektets omfattning växer sig för stor och skapar en positiv kundupplevelse, vilket stärker ditt varumärke och ökar lönsamheten.
Exempel på kundintroduktion
Beroende på kundens behov och vilken typ av tjänster du tillhandahåller kan du välja mellan tre olika typer av onboardingprocesser:
- Virtuell onboarding: I denna typ av arbetsflöde för kundonboarding hanteras allt på distans via onlinedokument, videokonferenser och digital programvara för kundonboarding
- Personlig onboarding: Om produkten eller tjänsten är komplex till sin natur eller levereras med fysisk hårdvara, kan kunden föredra en personlig onboardingprocess. Här går du igenom allt de behöver veta med dem och deras team, personligen på kontoret eller på en i förväg bestämd plats
- Hybridintroduktion: Denna typ av introduktionsprocess är en blandning av virtuella och personliga möten. Blandningen kan variera beroende på kundens behov
Oavsett om du registrerar nya kunder, överför befintliga eller helt enkelt uppdaterar hela ditt system för kundintroduktion, har ClickUps mall för kundintroduktion allt du behöver! Denna mall hjälper dig att förstå kundernas behov och ge dem en skräddarsydd introduktionsupplevelse.
Varför är kundintroduktion viktigt?
Kundintroduktionen är ett viktigt steg i relationen mellan kund och företag som bidrar till att skapa ömsesidig förståelse, förbättra kundnöjdheten, öka effektiviteten och stärka relationen för ett framgångsrikt och långvarigt samarbete.
Här är några viktiga skäl till varför kundintroduktion är viktigt:
- Bättre förståelse: Onboarding hjälper företag att bättre förstå sina kunders behov, förväntningar och mål. Denna information är avgörande för att säkerställa att relationen blir produktiv och framgångsrik
- Ökad kundnöjdhet: När kunderna känner sig välkomna och uppskattade är det mer sannolikt att de blir nöjda med de tjänster de får och förblir lojala mot företaget. Introduktionen bidrar till att skapa ett positivt första intryck och främja en känsla av tillhörighet
- Ökad effektivitet: En välstrukturerad onboardingprocess kan effektivisera integreringen av nya kunder i verksamheten, vilket minskar förvirring och minimerar risken för fel
- Starkare relationer: Onboarding hjälper till att bygga förtroende och främja starka, långvariga relationer mellan kunder och företag. Detta kan i sin tur leda till ökad kundlojalitet och återkommande affärer
- Ökad försäljning: Företag väljer ofta vilka de vill samarbeta med utifrån vilken typ av introduktionsstöd de kan förvänta sig. Med en gedigen plan för kundintroduktion på plats kommer ditt säljteam att avsluta fler affärer
8-stegsprocess för kundintroduktion
För att hjälpa dig att förbättra eller skala upp din kundintroduktionsprocess har vi sammanställt stegen – tillsammans med några användbara mallar – som garanterat kommer att imponera på dina nya kunder redan från start.
Nu kör vi igång!
1. Ställ tydliga förväntningar på din byrå och vad som kommer att levereras
Du klarade det! Det är dags att fira de veckor eller månader du har ägnat åt att bygga upp en relation med en potentiell kund som äntligen har blivit en kund. De har känt det, du har känt det, och det är en lysande ny möjlighet att göra dig omtyckt av dem.
En bra onboarding-upplevelse bör uppfylla två syften:
- Bekräfta för din kund att de gjorde rätt val när de valde att samarbeta med din byrå.
- Undvik osäkerhet genom att tydligt beskriva vad kunden kan förvänta sig av relationen.
Det förstnämnda är den roliga delen och görs traditionellt genom att skicka ett välkomstbrev eller e-postmeddelande till din nya kund samt en liten gåva som tecken på din uppskattning. Beroende på vilken ton din byrå vill sätta kan detta vara ett paket med varumärkesprodukter eller några godsaker.
Dessa gest av välvilja gör att din byrå ses som en partner snarare än bara ännu en leverantör för nya kunder. De små detaljerna gör också underverk för att förbättra ditt Net Promoter Score (NPS).
Läs också: Vår lista över de bästa programvarorna för leverantörshantering!
Den andra delen – att ställa in förväntningar – görs bäst i ett introduktionsmejl som tydligt beskriver vad kunden kan förvänta sig av dig. Det bör definiera kundintroduktionsprocessen, presentera dina kontaktpersoner, innehålla en tydlig tidsplan för nästa steg och tillhandahålla en checklista för kundintroduktionen.
Denna öppenhet försäkrar dina nya kunder om att de har gjort en bra investering och överbryggar klyftan mellan konvertering och onboardingprocessen så att de inte känner sig lämnade i ovisshet.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Automations för att följa kundernas framsteg i onboardingprocessen, fira milstolpar och se till att de fortsätter framåt. Till exempel bör ditt kundtjänstteam automatiskt taggas när du ändrar en leads status från ”prospekt” till ”ny kund” som en påminnelse om att skicka en välkomstgåva.
2. Utforma och skicka ut en enkät för kundintroduktion
Du har förmodligen gjort en preliminär bedömning av kunden under säljprocessen för att säkerställa att ni passar ihop. Nu när kunden har skrivit på är det dags att fördjupa sig i vad de är ute efter. Det är dags för ett frågeformulär för kundintroduktion.
Ett onboarding-frågeformulär är ett viktigt steg i en bra onboarding-process för kunder. Det hjälper dig att förstå kundens förväntningar och vilka befintliga resurser som kan hjälpa dig att uppfylla dem.
Frågeformulär för kundintroduktion varierar till exempel beroende på vilken produkt eller tjänst du erbjuder, men några frågor du kan inkludera är:
- Hur hoppas du att vår produkt/tjänst ska hjälpa dig att omvandla din ICP till kunder?
- Vilka övergripande mål vill du uppnå med vår produkt/tjänst?
- Vilka KPI:er siktar du på under de kommande sex månaderna eller under ett år?
- Hur vill du fördela din budget?
- Har du några befintliga resurser eller tillgångar som vi kan utnyttja för att hjälpa dig att nå dina mål?
- Vilka är några exempel på [infoga tjänsteområde] som du gillar?
- Vem i ditt team kommer att vara vår huvudsakliga kontaktperson, och vilka är dina viktigaste intressenter?
- Vad är din ideala kundprofil (ICP)?
Dessa frågor hjälper dig att avgöra hur du snabbt kan visa värde utifrån kundens specifika behov och mål för den bästa kundintroduktionsprocessen.
💡 Proffstips: Med ClickUp Forms kan du omvandla enkätsvar direkt till uppgifter eller helt enkelt samla in den information du behöver från ett kundformulär.
3. Skapa ett servicenivåavtal (SLA)
Om ditt avtal inte specificerar ansvariga parter och deadlines för arbetet, överväg att skapa ett servicenivåavtal (SLA). Ett SLA tar allt du har lärt dig från introduktionsformuläret och tillämpar det på de avtalade villkoren för ditt uppdrag med kunden.
Om avtalet är ”vad” och beskriver er framtida relation, är SLA:t ”vem”, ”när” och ”hur”.
Till exempel anger ditt avtal att du ska tillhandahålla en marknadsföringsstrategi till ett visst pris. SLA:t definierar hur den strategin ska utformas och levereras, inklusive ansvariga för olika uppgifter, tidsplaner och teammedlemmarnas specifika ansvarsområden.
Detta säkerställer att både du och dina kunder är överens om förväntningarna och har ansvar om någon del av avtalet inte går som planerat i din kundintroduktionsprocess.
ClickUps mall för tjänsteavtal ger dig allt du behöver för att snabbt skapa ett SLA, inklusive:
- En omfattande översikt över de tjänster som erbjuds
- Betalningsvillkoren för dessa tjänster
- Tydliga förväntningar på projektets slutförande
4. Skapa kundkonton
Nu bör du börja skapa kundens konton på de olika plattformar eller i den programvara som du kommer att använda. Detta innefattar att skapa konton och administratörsregler, ställa in betalningar samt dela inloggningsuppgifter och utbildningsmaterial.
Om du har en kundportal måste du registrera dem där och ge dem den nödvändiga genomgången.
💡 Proffstips: Skapa en delad lista över saker att göra i detta skede med hjälp av ClickUp Docs eller till och med en enkel att-göra-lista.
5. Anordna ett kickoff-möte för projektet
Ett uppstartsmöte stärker er arbetsrelation. Visst, ni har kanske redan hunnit lära känna varandra lite innan, men kundintroduktionen är er chans att definiera hur ni ska samarbeta. Under detta introduktionssamtal bör du:
- Presentera ditt team
- Ta reda på hur alla föredrar att kommunicera och ta emot produkten eller tjänsten, till exempel via Slack eller e-post
- Fastställ projektets omfattning och mål
- Beskriv hur ni ska samarbeta, inklusive leveransfrekvensen och hur ni ska ta emot feedback
- Presentera ditt SLA
- Tillhandahåll resurser såsom kontaktuppgifter till ditt team, åtkomst till projektledningsverktyg och annat som din nya kund behöver veta
Det inledande samtalet bör bekräfta de förväntningar som fastställdes under avtals- och onboardingprocessen så att ni kommer igång på rätt sätt. Detta skapar en möjlighet att bekräfta att båda teamen är överens om strategin och servicemålen innan ni börjar fördjupa er i projekten.
Planera dina kundmöten effektivt med ClickUps mall för mötesagenda. Denna mötesmall hjälper till att hålla alla på samma sida och ansvariga för sitt arbete, så att varje möte blir framgångsrikt och produktivt.
💡 Proffstips: Med ClickUps AI Notetaker behöver du inte längre stressa över mötesanteckningar och kan istället fokusera på det som diskuteras. Prova det idag.
6. Planera ett internt möte efter kickoffen
Det interna mötet efter kickoffen hjälper till att lyfta fram viktiga punkter från kickoff-samtalet, arbeta igenom förutsebara hinder och besvara frågor. Precis som projektets kickoff-möte samordnar ditt team med kundens, samordnar det interna mötet efter kickoffen dina olika interna team kring projektet.
Använd detta möte för att informera ditt interna team om SLA:t och projektets omfattning samt fördela uppgifterna. Fastställ interna förväntningar och roller så att du konsekvent och effektivt kan leverera till din kund.
💡 Proffstips: Använd ClickUps tabellvy för att registrera kundernas krav och koppla ClickUp-uppgifter till dem.
Onboardingprocessen bör kännas som en gemensam insats. Samordnade teammedlemmar med tydliga mål och förväntningar ger bästa möjliga resultat och överför den energin till positiva kundupplevelser.
Det enklaste sättet att samordna teamen är genom en centraliserad produktivitetsplattform som ClickUp. Team kan enkelt samarbeta kring alla delar av ett projekt – utan att behöva hoppa mellan olika verktyg och plattformar.
💡 Proffstips: Arbetsbelastningsvyn i ClickUp hjälper dig att hålla koll på varje teammedlems arbetsbelastning och omfördela aktiviteter vid behov.
7. Planera regelbundna uppföljningar
Regelbunden kommunikation med kunderna är en del av en sund och produktiv relation – särskilt under onboardingprocessen. Denna kommunikation måste dock ha ett tydligt syfte: antingen att underlätta för kunden eller att öka värdet på projektet.
Att schemalägga regelbundna månatliga kundmöten som en del av din onboardingprocess hjälper ditt team att ta itu med eventuella problem redan från början när ni arbetar tillsammans.
Under dessa möten ska du uppdatera kunderna om strategiska utvecklingar och redogöra för tjänsternas resultat för att förstärka ditt värde. Detta hjälper dig att hålla dig i kundernas medvetande, öka antalet rekommendationer, skapa fler möjligheter till merförsäljning och i slutändan generera större vinster.
ClickUps mall för projektuppdateringar inom professionella tjänster hjälper dig att snabbt och enkelt skapa omfattande projektuppdateringar som håller din kund informerad.
Skicka ett uppföljningsmejl som sammanfattar vad som diskuterades och vilka åtgärder varje team ska vidta, så att kunden får en konkret uppfattning om mötet i onboardingprocessen.
💡 Proffstips: ClickUp Brain kan hjälpa dig att sammanfatta mötesanteckningar och skriva e-postmeddelanden i den ton du föredrar.
Förutom månatliga möten bör du skicka veckovisa skriftliga uppdateringar via Slack, e-post eller den kanal som kunden föredrar. Dessa uppdateringar bör innehålla planerade projektleveranser och eventuella åtgärder som inte har genomförts från föregående vecka.
Till exempel kan ett företag som arbetar med innehållsmarknadsföring inkludera följande punkter i sin veckovisa uppdatering efter den inledande onboardingprocessen:
- Egenutvecklad data eller ämnesexperter som du behöver tillgång till för kommande projekt
- En lista över inlägg på sociala medier och blogginlägg som du publicerade för kunden under förra veckan
- Vilka inlägg kan kunden förvänta sig att få under den här veckan
- Viktiga godkännanden av innehåll som du behöver från kunden
Dessa uppdateringar ger dig möjlighet att ta fasta på kundernas frågor och förebygga eventuella hinder inför den kommande veckan, samt förstärka ditt värde.
💡 Proffstips: Kanalerna i ClickUp Chat hjälper dig och ditt team att hålla kontakten med alla kunder direkt i ClickUp. Nu slipper du växla mellan olika verktyg för uppgiftshantering, e-post, chattprogram och alla dina andra verktyg!
8. Optimera din onboarding-upplevelse
När företag växer kan det uppstå vissa brister i onboarding-upplevelsen. Det är viktigt att proaktivt identifiera dessa brister och optimera processen därefter. Det finns två steg för att optimera din onboarding: samla in feedback och samarbeta internt för att åtgärda feedbacken.
Börja med att samla in feedback från nya kunder både formellt och informellt. En framgångsrik kundintroduktionsprocess innebär att man vid varje uppföljningsmöte frågar kunderna om de har några frågor eller funderingar och noterar vilka typer av frågor som återkommer regelbundet.
Samla dessa anteckningar i ett samarbetsutrymme där ditt team kan sortera och analysera dem vid ett senare tillfälle.
ClickUps mall för mötesprotokoll innehåller enkla, färdiga sidor för att organisera team, individuella mötesanteckningar och instruktioner för att få ut det mesta av dina feedback-sessioner. Denna samarbetsmall är ett ClickUp Doc som är utformat för att ge den perfekta strukturen för en framgångsrik mötesuppsummering.
Be sedan om direkt feedback genom att skicka ut ett frågeformulär om introduktionsupplevelsen för nya kunder efter att varje kund har slutfört introduktionen (vanligtvis 120 dagar efter tecknandet).
Dessa två former av feedback hjälper dig att ta reda på vad din nya kund behöver och var du inte når upp till målen i ditt befintliga arbetsflöde för kundframgång.
Glöm inte att samarbeta internt
Feedback från kunderna visar var det uppstår problem, men nu är det upp till ditt team att komma på en lösning. Det enklaste sättet att göra detta är att brainstorma med ditt team på en ClickUp-whiteboard.
Samarbeta med ditt interna onboarding-team för att gruppera svaren och identifiera teman. När teman har identifierats, fundera på var i kundresan du kan erbjuda lösningar på dessa brister.
Lewis Norwood, chef för kundrelationer på Pharmacy Mentor, förklarade hur hans team använde ClickUp Whiteboards för att framgångsrikt identifiera och lösa brister i kundintroduktionen.
Vi gick bokstavligen igenom varje steg och diskuterade dem. I slutet hade vi kommit överens om kundresan och till och med identifierat en stor lucka som vi aldrig hade insett tidigare.
Vi gick bokstavligen igenom varje steg och diskuterade dem. I slutet hade vi kommit överens om kundresan och till och med identifierat en stor lucka som vi aldrig hade insett tidigare.
Bästa praxis för en smidig onboardingprocess för nya kunder
En effektiv kundintroduktion är avgörande för att lägga grunden till en stark, långsiktig relation. Här är de bästa metoderna för en smidig och framgångsrik introduktionsprocess:
- Ställ tydliga förväntningar från början: Definiera omfattning, leveranser och kommunikationsprocess. Klargör roller och ansvar på båda sidor och identifiera viktiga milstolpar
- Anpassa introduktionsprocessen: Anpassa introduktionen efter kundens specifika behov och bransch. Tilldela en dedikerad kundansvarig och erbjud skräddarsydda resurser och utbildningar
- Automatisera och effektivisera processen: Tillhandahåll en lättillgänglig kundportal för dokumentation och uppdateringar. Automatisera repetitiva uppgifter som välkomstmejl och använd programvara för kundintroduktion eller CRM-system för att följa upp framstegen
- Säkerställ en smidig kunskapsöverföring: Samla in all nödvändig information från kunden genom strukturerade intagsformulär. Dela med dig av relevanta företagsriktlinjer, produktguider eller utbildningsmaterial
- Fokusera på kommunikation och engagemang: Fastställ önskade kommunikationskanaler och hur ofta uppdateringar och avstämningar ska ske. Uppmuntra feedback och ta itu med eventuella problem omedelbart
- Leverera snabba resultat för att bygga förtroende: Skapa omedelbart värde genom att demonstrera en viktig funktion eller tjänst. Identifiera och lyft fram tidiga framgångsmått eller små milstolpar
- Mät framgång och förbättra kontinuerligt: Sätt upp mätbara KPI:er för onboarding, såsom time-to-first-value (TTFV). Samla in feedback, iterera och förfina onboardingprocessen
Ytterligare resurser för att hantera kunder effektivt och uppnå enastående resultat:
ClickUp: Din enda lösning för hantering av kundintroduktion
Föreställ dig en värld där du inte längre behöver växla mellan flera plattformar för ditt CRM, kundprojektledning, tillhörande dokument och teamkommunikation. ClickUp gör det möjligt.
Hantera dina kunder, leveranser och team enkelt på ett och samma ställe. ClickUp centraliserar hela ditt arbetsflöde i en AI-driven CRM- och projektledningsplattform, från kundintroduktion till projektavslut.
Vi anser att den mest effektiva mjukvaran för kundintroduktion och försäljningsprocessen är en som fungerar tvärs över team och omfattar hela kundresan. ClickUp bygger på grundkonceptet att förbättra produktiviteten för team, vilket är anledningen till att vi gjort den helt anpassningsbar.
En plattform som inte passar just dina behov hämmar bara produktiviteten. Upplev friheten från att behöva byta mellan olika sammanhang redan idag.
Registrera dig gratis idag.