Em um mundo perfeito, todo projeto começaria, permaneceria e terminaria dentro do prazo e exatamente como planejado. Todos os membros da sua equipe concluiriam suas tarefas e entregáveis antes do prazo.
O orçamento permaneceria o mesmo durante todo o projeto. As partes interessadas ficariam completamente satisfeitas com a qualidade do seu trabalho.
Certamente podemos sonhar, mas, na realidade, nenhum projeto é perfeito. O planejamento adequado ajuda a sua equipe a evitar problemas comuns gerenciamento de projetos contratempos, como prazos não cumpridos e solicitações inesperadas de trabalho adicional.
Minimize esses obstáculos definindo o escopo do seu projeto antes de iniciar qualquer trabalho. Com expectativas claras definidas e responsabilidade estabelecida, você e o cliente têm uma base sólida para iniciar o projeto e evitar desvios de escopo.
Este guia o orienta sobre como criar uma declaração de escopo de projeto sólida e fornece alguns dos melhores recursos para começar! Nossos modelos de gerenciamento de projetos e tudo em um ferramentas de produtividade o ajudarão a melhorar a forma como você gerencia e implementa o escopo do projeto.
Pronto?
O que é o escopo do projeto?
O escopo do projeto é uma declaração documentada de tudo que contribui para o sucesso de um projeto. Ele define o escopo do trabalho e requisitos para um projeto, explicando o que está incluído e o que não está.
Todas essas especificações são registradas e armazenadas em uma declaração de escopo do projeto. Para simplificar, uma declaração de escopo avalia e delineia um projeto em sua totalidade antes mesmo de alguém começar a trabalhar. Ele fornece uma análise detalhada de todo o trabalho que a equipe do projeto realizará e estabelece expectativas sobre como e quando esse trabalho será concluído.
Um documento de escopo serve como seu plano de projeto. É uma etapa importante no gerenciamento de projetos porque consolida todas as informações importantes que as principais partes interessadas devem saber.
Um documento de escopo do projeto normalmente inclui o seguinte:
- **Objetivos do projeto visão geral de alto nível dos objetivos de seu projeto
- **Partes interessadas no projeto : as pessoas envolvidas no projeto
- **Recursos alocados **como membros da equipe, orçamentos e tecnologia
- Restrições do projeto: limitações de tempo, pessoas e custos com as quais você deve trabalhar
- **Linha do tempo : prazos dentro dos quais você deve concluir cada parte do projeto
- **Entregáveis **os resultados tangíveis de seu projeto concluído
- Exclusões: O que seu projeto não incluirá, também conhecido como trabalho fora do escopo
Os benefícios da definição do escopo do projeto
Sem um escopo de projeto claramente definido, sua equipe pode se perder facilmente. O escopo do projeto protege a sua equipe de falhas no projeto e o mantém em movimento em direção às suas metas finais.
Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais definir o escopo do projeto antes de iniciar qualquer trabalho é benéfico para a sua equipe:
- Eviteo escopo se arraste**Evite que o trabalho se expanda além de seus limites, esclarecendo exatamente o que está incluído e o que não está. Defina os limites do projeto e evite que sua equipe se estenda demais ou se esgote.
- Estabeleça diretrizes para mudanças: Ninguém gosta de mudarrequisitos do projetomas isso acontece. Estabeleça processos sobre como alterar o escopo de forma a não afetar sua equipe de forma significativa e inesperada.
- Mantenha os projetos nos trilhos: Limparcronogramas do projeto criam responsabilidade e mantêm seus projetos em andamento. Ele também estabelece maneiras de medir o progresso da sua equipe em relação às metas por meio de prazos, marcos e entregas.
- Gerencie as expectativas: Mantenha a equipe, os clientes e as partes interessadas na mesma página para que todos saibam as responsabilidades, os resultados esperados e as datas de vencimento críticas.
- Reduza os riscos: Ouça e monitore os possíveis fatores de risco, como gastos excessivos do orçamento ou atrasos no cronograma. A conscientização é essencial para antecipar e evitar facilmente o fracasso do projeto.
Como escrever uma declaração do escopo do projeto em 7 etapas
Qualquer pequena lacuna no escopo do projeto deixa espaço suficiente para que o projeto se desvie do rumo. É por isso que o documento do escopo do projeto precisa abranger todos os parâmetros que as partes interessadas devem conhecer sobre o projeto.
Veja como escrever uma declaração de escopo do projeto clara e abrangente em sete etapas simples:
1. Identifique seus participantes
Mantenha todos na mesma página, obtendo a aprovação do escopo de todos partes interessadas no projeto -todas as pessoas que têm uma palavra a dizer sobre o andamento do seu projeto. Esse é o melhor processo de gerenciamento de projetos para garantir que sua declaração de escopo seja realista e alcançável.
Use o recurso Whiteboard do ClickUp para identificar as partes interessadas mais importantes de seu projeto com este modelo simples pré-construído
Crie um mapa de participantes para listar todas as pessoas importantes envolvidas no projeto para ter uma ideia das pessoas que podem ajudá-lo a correr em direção ao sucesso do projeto. Felizmente, Modelo de mapa das partes interessadas do ClickUp que cria mapeamento de partes interessadas e planejamento fáceis de organizar! Download do modelo de mapa das partes interessadas Identifique todas as partes interessadas que tomam decisões que afetam seu projeto, inclusive:
- Partes interessadas internas: Membros da equipe, gerentes de projeto e executivos
- Partes interessadas externas: Clientes, seus clientes ou usuários, fornecedores e investidores
Envolva esses participantes durante a definição do escopo do projeto, para que todos saibam claramente o que esperar do projeto e como podem contribuir para o seu sucesso. Obtenha o feedback deles, faça um brainstorming de ideias e reformule as metas conforme necessário.
2. Defina claramente as metas essenciais do projeto de seu cliente
A palavra "projeto" pode começar com um "P", mas todo projeto, na verdade, começa com um "por que" 😏
Esclarecer seu projeto objetivos deve ser a primeira etapa na definição do escopo do projeto, pois explica por que_ o trabalho é necessário.
Depois de entender por que o cliente está buscando esse projeto, você e sua equipe saberão em que se concentrarão quando avaliarem seu trabalho. Adapte seus entregáveis com base nesses objetivos e há uma boa chance de o cliente ficar satisfeito.
Mantenha-se no caminho certo para atingir suas metas com cronogramas claros, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso
As metas do projeto também definem sua função como consultor estratégico. Além dos resultados tangíveis, você também pode oferecer dicas sobre como os clientes podem atingir seus objetivos para conquistá-los.
Faça a si mesmo estas perguntas para ajudar a definir suas metas:
- Que resultados você espera alcançar?
- Comosucesso do projeto será medido?
- Existem medidas específicasmétricas ou KPIs a serem rastreados para avaliar o desempenho?
Depois de definir suas metas específicas, use-as para ajudar sua equipe a criar um trabalho de alta qualidade dentro do escopo. Os clientes - especialmente os novos ou exigentes - podem tentar lançar tarefas em seu caminho ou fazer sugestões que não estejam relacionadas ao objetivo maior do projeto. Talvez eles demorem a enviar o feedback para você no prazo.
Lembre o cliente de seus objetivos principais quando surgirem problemas (e talvez até mesmo antes disso). É sempre uma ótima ideia mostrar como as entregas e as tarefas - se forem concluídas nas datas de vencimento designadas - contribuem para esses objetivos!
E, se necessário, recuse as sugestões de última hora do cliente que não estejam alinhadas com sua North Star, mostrando exatamente como as mudanças sugeridas podem alterar o projeto cronograma do projeto .
Reprogramar dependências para visualizar o impacto das alterações de data de vencimento nas tarefas dentro da visualização de Gantt no ClickUp
Ao mostrar especificamente a um cliente o impacto de uma mudança pequena ou grande no projeto, você oferece uma visão não tendenciosa do que isso faz com o fluxo de trabalho. E nós entendemos: alguns clientes são exigentes.
Felizmente, você não precisa ceder a demandas aleatórias ou de última hora, mostrando claramente o impacto das solicitações e o melhor caminho para manter os projetos dentro do escopo e do prazo.
Ao redigir as metas de seu projeto, mantenha a Metas SMART em mente. Defina metas que sejam:
- **Específicas
- **Mensuráveis
- **Atingíveis
- **Relevantes
- **Limitadas no tempo
Isso garantirá que o escopo do projeto seja realista e, ao mesmo tempo, estabelecerá padrões para avaliar seu sucesso.
3. Alocar recursos para minimizar o esgotamento e aumentar os lucros
Não é possível decidir em que sua equipe trabalhará sem saber quais recursos estão disponíveis. E, a menos que esteja jogando Minecraft no modo criativo, você não tem recursos infinitos.
Toda empresa é limitada pelo tamanho de suas equipes, orçamento e tecnologia.
O escopo do projeto envolve a alocação de recursos para garantir que o seu projeto tenha membros de equipe suficientes, toda a tecnologia necessária e o orçamento certo atribuídos a ele para ser bem-sucedido. A alocação de recursos é essencial para planejar exatamente como sua equipe irá concluirá seus projetos .
Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos
Para gerentes de projeto e líderes de equipe, é essencial usar gerenciamento da carga de trabalho ferramentas para que os membros da equipe não gastem muitas horas em um cliente específico. Também é útil ter um Visão da carga de trabalho que podem impedir que um funcionário trabalhe mais ou menos do que outro.
Bônus:_ **Modelos de planejamento de recursos Seus recursos também podem ser várias coisas diferentes. Alguns dos recursos mais comumente definidos incluem:
- Membros da equipe: O número total de funcionários da sua equipe, as responsabilidades atribuídas a cada membro e o número de horas necessárias por semana para cada tarefa
- **Tecnologia: Quais equipamentos, softwares e ferramentas são necessários para concluir esse projeto?
- Orçamento do projeto: Orçamentos de projetos internos ou do cliente, restrições ou fundos disponíveis
É preciso trabalhar com o que se tem - e um pouco de planejamento ajuda muito! Descobrir quais recursos você tem disponíveis facilita o trabalho dentro dessas diretrizes.
Verifique isto_ **Modelos de carta da equipe !
4. Identifique os resultados exatos que seus clientes precisam
Agora que você sabe quais recursos estão à sua disposição, está pronto para determinar o que o projeto produzirá para seus clientes: entregáveis. O documento de escopo do seu projeto deve identificar claramente os entregáveis do projeto para que sua agência e seus clientes saibam exatamente o que será criado.
Colabore com confiança com os clientes e mantenha-os satisfeitos com este modelo exclusivo para serviços profissionais
Consulte as metas do seu projeto quando estiver definindo os entregáveis. Precisa de ajuda para organizá-los? Use o Modelo de serviços profissionais do ClickUp para acelerar sua processo de integração do cliente ao determinar exatamente o que precisa ser entregue. Download do modelo de serviços profissionais Seus entregáveis devem servir como pedras de apoio para cumprir o objetivo maior do seu projeto e satisfazer sua requisitos do projeto . Que resultados mensuráveis seu projeto produzirá ao ser concluído?
Os resultados definidos podem ser tangíveis ou intangíveis para a equipe do projeto. O gerenciamento do escopo do projeto pode significar muitas coisas diferentes para várias agências, mas alguns exemplos comuns de entregáveis incluem:
- Postagens em blogs, estudos de caso e whitepapers
- Relatórios
- Consultas
- Auditorias
- Novo recurso ouproduto
- Programa de treinamento para ensinar os funcionários a usar um novo software
5. Determinar toda e qualquer restrição do projeto
Então você sabe o que é o seu projeto, mas e o que ele não é_? E os fatores de risco que podem fazer com que seu projeto fracasse? Uma etapa importante, mas frequentemente ignorada, da elaboração do escopo é a definição dessas restrições e exclusões do projeto.
Restrições são fatores que limitam seu projeto, como:
- Limites de tempo, datas de vencimento e prazos
- Custos de várias partes do projeto em comparação com o orçamento alocado para o projeto
- Desvio de escopo e alterações no escopo de trabalho previamente acordado
Exclusões são os entregáveis que não fazem parte do projeto! Quais são as tarefas que você especificamente não quer ou não pode fazer?
Use o Time in Status para identificar gargalos e receber automaticamente uma notificação relacionada no ClickUp
Por exemplo, você pode especificar que sua equipe de marketing de mídia social não será responsável pelo agendamento das publicações que criar. Ao reduzir o tempo que, de outra forma, seria gasto em gerenciamento de mídia social sua equipe pode se concentrar em suas áreas de especialização: estratégia e criação de conteúdo.
Saber no que você não vai se concentrar o manterá concentrado no que é mais importante! Isso significa que você pode priorizar as entregas que ajudarão seu cliente a atingir as metas do projeto.
Com esses limites, você e os membros da sua equipe não precisam fazer tudo o que o cliente pedir. Como agência, você pode decidir como distribuir seu tempo e energia entre clientes específicos. Aloque seus recursos de forma mais eficaz, em vez de tentar fazer demais e correr o risco de excesso de trabalho (e esgotamento).
Estabelecer limites sólidos para seus gerentes de projeto ou membros da equipe, o que, por sua vez, os preparará para o sucesso! Funcionários mais felizes, clientes mais felizes e menos chance de fracasso do projeto !
6. Crie uma linha do tempo do projeto completa e sempre atualizada
Se os entregáveis do projeto são o "o que" de um projeto, então o cronograma do projeto é o "quando" O escopo do seu projeto deve incluir um detalhamento cronológico dos eventos e tarefas envolvidos no projeto.
Isso cria marcos que sua equipe deve atingir em prazos específicos para progredir em direção às suas metas. A declaração do escopo do seu projeto não precisa ter um cronograma detalhado, dia a dia, para cada pequena tarefa. Entretanto, ela deve incluir
- Datas de início e término do projeto
- Lista das principais tarefas envolvidas em seu projeto
- Datas de vencimento dessas tarefas
- Quantidade de tempo necessária para concluir cada tarefa
- Dependências de tarefas que podem bloquear os marcos acima
Exibição de mais itens, como responsáveis, datas de vencimento e outros, na barra lateral da exibição de Gantt
A linha do tempo do projeto ajuda a equipe a visualizar o panorama geral do projeto e como seus componentes afetam uns aos outros. Ele mantém sua equipe no caminho certo e dá visibilidade a quaisquer gargalos.
7. Defina um processo de gerenciamento de escopo gerenciável e realista
Você sabe o que dizem: os planos mais bem elaborados de ratos e homens geralmente dão errado. Apesar de seu excelente plano de projeto seu projeto mudará de rumo ao longo do caminho.
Mesmo as melhores equipes de gerenciamento do escopo do projeto estarão sujeitas a mudanças devido a fatores como cortes no orçamento, rotatividade de funcionários e requisitos adicionais. Embora a declaração do escopo do projeto deva evitar trabalhos fora do escopo, às vezes, a mudança de escopo é inevitável.
Use o recurso de gerenciamento multitarefa no ClickUp quando precisar fazer várias alterações no projeto ao mesmo tempo
Veja como você pode configurar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que pode ajudá-lo a controlar o aumento do escopo:
- Definir limitaçõess: O número de vezes que você mudará determinadas coisas
- Atribuir membros da equipe: Defina os pontos de contato para coordenar as alterações
- Estabeleça processos: Garanta que as solicitações de alteração estejam sujeitas à aprovação de todas as partes interessadas relevantes
- Faça um orçamento de tempo e recursos: Prepare-se para várias rodadas de mudanças
Por fim, depois que todos tiverem a chance de revisá-la, peça que a declaração de escopo seja assinada por todos os participantes. Certifique-se de que todos tenham uma cópia para consultar após a revisão projeto for iniciado .
Além disso, você pode adotar uma metodologia de gerenciamento de projetos como Ágil ou Scrum ambos criados para lidar com qualquer mudança repentina de escopo!
Relacionado: **Como escrever uma proposta de projeto
Exemplo de uma declaração do escopo do projeto em ação
Você é a Jane, gerente de uma agência de marketing, e recebeu a tarefa de executar um projeto de campanha de marketing de conteúdo para o Sugar-O's, um novo cereal que seu cliente está prestes a lançar. **Doce!
Sua primeira ordem do dia é definir o escopo do projeto. O exemplo do escopo do seu projeto poderia ser o seguinte:
Objetivos do projeto
Aumentar o conhecimento da marca Sugar-O's criando artigos de marketing de conteúdo que destaquem seu valor, ou seja, seus benefícios para a saúde e o sabor tão delicioso que é amado por crianças e adultos.
Partes interessadas no projeto
A definição do escopo para toda a equipe ajudará a processo de planejamento do projeto . Defina os requisitos do projeto para as partes interessadas e tente listar todos da seguinte forma:
| Nome | Função | Responsabilidades |
|---|---|---|
| Jane | Gerente de projetos | Manter o escopo do projeto sob controle |
| Susan | Gerente de sucesso do cliente | Comunicar-se com os clientes sobre os requisitos do projeto |
| Mary | Gerente de marketing de conteúdo | Pesquisar e escrever blogs |
| Jeri | VP de Marketing | Aprovar e fornecer feedback sobre o escopo do projeto |
| Ray | Especialista em SEO | Encontrar palavras-chave de alto valor, escrever briefs e fornecer feedback |
Recursos alocados
- Um CMM, 30 horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um CSM, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um PM, duas horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um editor, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Um copyeditor, cinco horas de trabalho por semana durante quatro semanas
- Orçamento: US$ 10.000
Entregáveis
- Quatro (4) artigos de marketing de conteúdo prontos para publicação e otimizados para SEO (1.500 a 3.000 palavras cada)
Restrições
- O feedback do cliente deve ser dado em uma semana após a entrega
- Programação de férias do cliente se os revisores estiverem fora do escritório
Cronograma
- Data de início do projeto: 1º de outubro
- Susan organiza uma chamada inicial para 1º de outubro
- Ray entrega os briefs de SEO para a agência até 14 de outubro
- Mary entrega o primeiro artigo até 21 de outubro
- Feedback do cliente sobre o primeiro artigo até 28 de outubro
- As revisões finais serão entregues até 1º de novembro
- Mary entrega o segundo artigo até 28 de outubro
- Feedback do cliente sobre o segundo artigo até 4 de novembro
- As revisões finais serão entregues até 7 de novembro
- Mary entrega o terceiro artigo até 4 de novembro
- Feedback do cliente sobre o terceiro artigo até 11 de novembro
- As revisões finais serão entregues até 14 de novembro
- Mary entrega o quarto artigo até 11 de novembro
- Feedback do cliente sobre o quarto artigo até 18 de novembro
- Revisões finais entregues até 21 de novembro
- A Sugar-O's publica todos os artigos até 30 de novembro
Exclusões
- Não há design gráfico
- Não há mais de uma rodada de revisões por artigo
Relacionado:_ **Triângulo de gerenciamento de projetos
Modelos adicionais do escopo do projeto para você começar
Escrever um documento de escopo do projeto não é fácil, mas você não precisa começar do zero. Dê uma olhada em nosso modelos de escopo de projeto para ajudá-lo a solidificar o planejamento do seu projeto o mais rápido possível
Modelo de escopo de trabalho do ClickUp
Experimente o modelo de escopo de trabalho do ClickUp para documentar entregas, datas de vencimento, marcos e muito mais
Precisa criar um documento de escopo de projeto rapidamente? Modelo de escopo de trabalho do ClickUp ajuda você a fazer exatamente isso, fornecendo espaço para delinear os principais elementos:
- Visão geral e objetivos do projeto
- Lista de tarefas
- Marcos do projeto
- Reuniões do projeto
- Relatório de status do projeto
- Aprovação do projeto
Com este modelo, você pode dividir seu projeto em tarefas menores e realizáveis. Esse documento define as expectativas ao criar um cronograma que estabelece a responsabilidade pelos resultados do projeto.
Ele também inclui um espaço para os participantes assinarem o escopo do projeto, para que todos saibam que o trabalho descrito no documento foi visto e aprovado. Download do modelo de escopo de trabalho
Modelo de quadro branco do escopo do projeto ClickUp
Crie visualmente um caminho claro para o sucesso do projeto, desde o início até a entrega
Quem não gosta de um toque de cor? Isso modelo de escopo do projeto organiza todos os componentes importantes do seu projeto em um quadro branco limpo e brilhante.
Você pode definir facilmente os detalhes que precisa saber e visualizar quais elementos ainda precisam de mais informações. Faça o escopo completo do seu projeto: crie seus objetivos comerciais, defina os entregáveis e registre as exclusões e suposições do projeto.
Anote informações adicionando notas adesivas e, em seguida, arraste-as entre as colunas e ao redor do quadro branco da maneira que fizer sentido para você. Modelo de quadro branco do escopo do projeto do ClickUp classifica as informações nas seguintes colunas:
- Informações sobre o que é o projeto e seu objetivo principal
- Justificativa do motivo pelo qual o projeto é importante
- Escopo de quais tarefas devem ou não ser incluídas no projeto
- Objetivos comerciais que definem as metas
- Entregáveis, ou seja, quais resultados serão produzidos
- Exclusões, trabalho fora do escopo do projeto
- Suposições, ou uma lista dos recursos necessários para o projeto
**Faça com que essas colunas sejam suas! Você pode adicionar novas colunas, remover as existentes e alterá-las para melhor atender às suas necessidades! Esse modelo é totalmente personalizável para se adequar a seus fluxos de trabalho. Download do modelo de quadro branco do escopo do projeto
Gerencie o escopo do projeto e muito mais no ClickUp
A elaboração da declaração do escopo do projeto é apenas uma das primeiras etapas do gerenciamento de projetos. Depois de ter o plano, você precisa de fato construir, alcançar e entregar
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- Comunique-se com as partes interessadas e atribua comentários via Chat
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