Se você quiser descrever o dia a dia de um gerente de projeto de design em menos de 30 segundos, basta assistir àquele episódio de Friends em que Ross leva seu novo sofá para o andar de cima. Você sabe qual é: "Pivot! Pivô! Pivooooooooot!"
Isso é um pouco dramático. Mas o gerenciamento eficaz de projetos de design exige um alto nível de flexibilidade, além de um processo de solicitação detalhado, cronogramas claros e colaboração aberta do início ao fim. Isso se deve ao fato de que um plano de projeto é geralmente o fator decisivo para o sucesso ou fracasso de um projeto de design. 😯
No entanto, criar seu próprio plano de ataque não é fácil - o gerenciamento de projetos de design é um dos mais complicados de se definir, exigindo um fluxo quase constante de colaboração multifuncional entre clientes, outros departamentos, membros da equipe ou todos os itens acima.
Além disso, suas solicitações de design raramente estarão dentro da mesma escopo do projeto . Em um dia, você pode estar criando um logotipo e, no outro, redesenhando um site inteiro! Ele mergulha em quase todos os aspectos de uma empresa, e estamos aqui para ajudá-lo a entender tudo isso. 🤓
Este guia é para você, quer esteja simplificando seu processo atual de gerenciamento de projetos ou começando do zero. Detalhamos os elementos essenciais do gerenciamento de projetos de design e resumimos as 10 principais dicas para ajudar os líderes de equipes de design a serem bem-sucedidos.
O que é gerenciamento de projetos de design?
**O gerenciamento de projetos de design é o processo de gerenciar projetos de design, criar e delegar tarefas, supervisionar recursos e acompanhar um projeto até a sua conclusão
Seja outro membro de sua organização ou um cliente, o gerenciamento de projetos de design começa com uma solicitação - como uma mini comissão criativa de outros departamentos ou empresas.
A partir daí, a solicitação geralmente é inserida em um resumo do projeto para orientar as próximas etapas dos projetos, que é onde gerenciamento de projetos criativos entra em ação.
O objetivo não é apenas solidificar fluxos de trabalho de design gráfico ou manter a equipe no caminho certo -O principal objetivo do gerenciamento adequado de projetos de design é preencher a lacuna de comunicação entre a equipe e o cliente equipe de design e o solicitante, seja ele um cliente ou uma parte interessada interna.
Adicionar anotações ou atribuir comentários em arquivos de design agiliza a comunicação e a colaboração com sua equipe interna, clientes ou parceiros de agência
Além disso, muitas solicitações de design exigem mais de uma entrega por projeto, o que leva a várias rodadas de feedback e trabalho em equipe contínuo para entregar os ativos conforme o solicitante esperava. Um bom exemplo disso é uma campanha publicitária ou de marketing composta por vários ativos de design de equipes criativas, cada uma responsável por um produto diferente.
Isso requer a supervisão do gerente de projetos de design de vários cronogramas, fluxos de trabalho e aprovações para garantir que o resultado geral seja o esperado projeto seja concluído sem atrasos imprevistos.
Parece que há muitos cozinheiros na cozinha, não é? É por isso que o processo correto de gerenciamento de projetos de design é uma ferramenta tão importante!
Por que o gerenciamento de projetos de design é importante?
Para dizer o mínimo, o gerenciamento de projetos de design pode ser complicado. As coisas podem ficar apimentadas rapidamente porque cada solicitação é muito exclusiva. Muitos processos de gerenciamento de projetos geralmente seguem uma estrutura semelhante dia após dia - com exceção de alguns pequenos ajustes.
No entanto, no mundo da criação, é provável que você faça malabarismos com vários projetos de design menores por uma única solicitação ou que altere regularmente sua abordagem para atender a clientes de vários setores.
Exemplo de um fluxo de trabalho de aprovação de projeto detalhado criado no ClickUp Mind Maps
Nesse caso, é quase melhor pensar no seu plano de gerenciamento de projeto de design como os para-choques em uma pista de boliche - ele mantém toda a equipe no curso certo, deixando muito espaço para exploração ao longo do caminho. 🎳
Ter um processo de design em vigor dá à sua equipe de design um senso de direção, mesmo quando a solicitação é um pouco vaga. Mas isso não é apenas para o benefício da equipe!
O processo adequado de gerenciamento de projetos dá tranquilidade ao seu cliente ao estabelecer a base para um relacionamento de trabalho aberto e honesto. Isso fará com que eles pensem criticamente sobre o que estão solicitando, como fornecer feedback construtivo e comunicar os conceitos que já imaginaram para o projeto.
Isso ajuda os líderes de design a obter tudo o que precisam do cliente desde o início para que não haja surpresas ou decepções ao longo do caminho.
Desenhe conexões e vincule objetos para criar roteiros ou fluxos de trabalho a partir de suas ideias junto com sua equipe nos quadros brancos do ClickUp
O gerenciamento de projetos é a cola para o processo de projeto de design
Seu líder de projeto está sempre caminhando em uma linha tênue para manter a equipe de design e o cliente satisfeitos. Trata-se de garantir que ambos os lados estejam na mesma página e sintam que podem falar abertamente. Afinal, todos estão trabalhando para atingir o mesmo objetivo!
Tenha em mente que delinear seu processo ideal é apenas metade da batalha. Sem o software certo de gerenciamento de projetos de design, você não colherá os mesmos benefícios nem terá a capacidade de acompanhá-lo com a mesma eficácia. Ferramentas de gerenciamento de projetos são projetadas para simplificar seus processos e levá-los adiante com recursos para:
- Gerenciar a carga de trabalho da sua equipe e garantir que as tarefas sejam distribuídas uniformemente
- Acompanhar o progresso em um nível macro e micro para benefício da equipe e das partes interessadas
- Fazer brainstorming e colaborar em conceitos de design
- Visualizar e apresentar o trabalho facilmente durante as reuniões
- Automatizar tarefas de rotina
E muito mais!
Cada software de gerenciamento de projetos de design tem seu próprio nicho especial - seja ele especializado em metodologias específicas de gerenciamento de projetos, como um ferramenta de web design suporta diferentes técnicas de ideação oferece uma ampla gama de modelos de fluxo de trabalho e assim por diante - portanto, você certamente encontrará um que atenda melhor à sua equipe se ainda não tiver um em sua pilha de tecnologia.
Ao navegar por este guia, faça uma anotação mental dos principais recursos mencionados aqui que seriam muito úteis para as necessidades específicas e o caso de uso da sua equipe.
Metodologias de gerenciamento de projetos de design
Não existem dois projetos iguais, portanto, não há uma abordagem única para o gerenciamento de projetos de design. Compreender as quatro principais metodologias de gerenciamento de projetos o ajudará a estabelecer uma base melhor para sua equipe ou clientes ao começar do zero.
Metodologia em cascata
A metodologia metodologia em cascata segue um processo linear com fases distintas. Funciona melhor para projetos com requisitos e expectativas definidos desde o início, nos quais se trabalha com um cronograma definido.
Metodologia ágil
A metodologia ágil concentra-se em ciclos iterativos, dividindo os componentes do projeto em tarefas menores que são concluídas em períodos de tempo gerenciáveis, normalmente de 4 a 6 semanas. Esse método promove a colaboração entre todas as partes interessadas e é melhor para quando o escopo de um projeto pode mudar com o tempo.
Metodologia Kanban
A metodologia Kanban baseia-se na visualização do seu fluxo de trabalho, limitando o número de tarefas em que você trabalha em cada fase para garantir que você não esteja assumindo mais do que pode suportar. Esse estilo funciona bem com equipes que dependem de tarefas ou arquivos de design que passam por várias mãos antes de serem concluídos.
Metodologia Scrum
A metodologia Scrum é uma combinação das abordagens em cascata e ágil, perfeita para equipes com projetos complexos que exigem check-ins mais curtos para identificar prioridades entre os prazos. Ela também oferece mais estrutura do que os métodos ágeis tradicionais e, ao mesmo tempo, mantém a equipe flexível o suficiente para lidar com mudanças.
Fases do fluxo de trabalho do gerenciamento de projetos de design
Por mais que cada projeto de design seja único, a melhor maneira de realizá-lo é dividi-lo nas principais fases do gerenciamento de projetos - desde o brainstorming até a execução do projeto . Nós lhe mostraremos. 🤓
Fase 1: Brainstorming
Seu projeto de design geralmente começa com uma solicitação - que não deve ser confundida com um roteiro! Sua solicitação abrange apenas o básico de um projeto, portanto, é menos uma estrela-guia e mais um trampolim para o seu processo de gerenciamento de projetos. É o que estabelece a base para o briefing de design e de onde vem a criatividade da equipe.
A exibição de formulário no ClickUp permite criar pesquisas compartilháveis e envolventes para coletar solicitações de design, novas ideias e feedback Briefs criativos aprofundam-se nos detalhes da solicitação, descrevendo os requisitos iniciais do projeto, os objetivos e os possíveis obstáculos. Ele deve se concentrar em quem, o quê, onde, por que, para que e como do seu projeto, com foco na solicitação e em seu objetivo geral.
Com o seu briefing de design pronto, a equipe pode começar a fazer brainstorming de conceitos, desenhar maquetes e colaborar em maneiras de atender à solicitação. É melhor fazer isso em uma equipe sessão de brainstorming usando técnicas comprovadas para inspirar a criatividade dentro da estrutura estabelecida no briefing.
Sua criatividade ferramenta de gerenciamento de projetos já será útil aqui, especialmente ferramentas visuais como quadro branco digital software para criação de wireframes, esboço de novos conceitos e colaboração em um quadro de humor junto com a equipe.
Use os quadros brancos do ClickUp para atribuir tarefas, marcar os responsáveis e tudo o que for necessário para dar início à sua próxima colaboração
**DICA PRO Mantenha suas ideias juntas e aja de acordo com elas mais rapidamente ao fazer um brainstorming em um quadro branco digital ClickUp! Quadros brancos no ClickUp são tão colaborativos quanto criativos, com cursores ao vivo para esboçar, editar e apresentar conceitos à equipe sem sobreposição, eles são o recurso ideal para capturar suas ideias em um instante. Além disso, acesse centenas de modelos específicos de quadros brancos para tudo, desde quadros de visão para planos de ação para alinhar a equipe em relação a metas imediatas, expectativas e muito mais.
Depois de coletar suas principais ideias, talvez seja hora de compartilhá-las com o cliente. Se estiver usando uma ferramenta de quadro branco colaborativo, você pode simplesmente apresentar sua tela durante a reunião inicial para transmitir seus projetos de forma adequada e mais eficaz.
Sua primeira reunião é crucial. É assim que os gerentes de projeto podem definir a expectativa para a comunicação contínua no que diz respeito ao tom, à frequência e aos canais entre a equipe e o cliente.
É também a primeira oportunidade que o cliente tem de fornecer feedback e a primeira oportunidade que a equipe tem de aplicá-lo - dois fatores que desempenharão um papel fundamental no relacionamento de trabalho daqui para frente. O cliente pode já ter uma visão em mente para o produto final.
Agora, cabe aos líderes de design usar as ferramentas que têm à sua disposição (ou seja, a solicitação, o briefing e as ideias iniciais) para identificar esse conceito e torná-lo realidade.
Compartilhe seu briefing de design de forma pública ou privada por meio de um link simples no ClickUp Docs
Além disso, é fundamental que a quantidade de trabalho necessária para concluir a solicitação esteja de acordo com o orçamento e as expectativas de seu cliente. Isso pode exigir algum retrabalho para que ambas as partes fiquem satisfeitas.
No entanto, o estabelecimento de limites profissionais claros desde o início garantirá que os membros e os clientes permaneçam na mesma página sobre o que pode ser concluído com os recursos disponíveis. E quando sua equipe e as partes interessadas estiverem de acordo, é hora de fazer um plano de projeto!
Fase 2: Planejamento e preparação do projeto
Um estágio de planejamento completo prepara a sua equipe para o sucesso geral do projeto. É aqui que você pode avaliar seu conceito de projeto quanto a possíveis gargalos ou contratempos e se preparar adequadamente antes de prosseguir.
Essas informações são essenciais para a construção de seu projeto roteiro do projeto e eventual lista de tarefas! E estamos falando de todas as tarefas envolvidas no projeto, não apenas daquelas centradas apenas no design. Uma lista mestra detalhada de suas tarefas mais importantes revelará informações adicionais, como dependências de tarefas, e informará seus prazos futuros.
A visualização da linha do tempo no ClickUp oferece uma visão panorâmica de seus recursos e tarefas
A partir daí, você pode começar a agendar reuniões de rotina, avaliar seus recursos e definir um cronograma aproximado de trabalho cronograma do projeto . Neste ponto, seu roteiro já está tomando forma e logo você estará pronto para tirar seu projeto do quadro branco!
Com o seu plano de projeto de alto nível, você pode se aprofundar nos detalhes para identificar os marcos do projeto e as principais datas de vencimento e começar a atribuir tarefas para criar seus fluxos de trabalho! Depois que suas tarefas forem atribuídas, os marcos forem definidos e os prazos forem criados, você estará pronto para passar para a próxima fase.
**DICA PRO Se estiver usando quadros brancos no ClickUp, você pode simplesmente converter formas do quadro em tarefas acionáveis e começar a agir no seu fluxo de trabalho em segundos. Recursos como vários responsáveis , observadores, comentários atribuídos e status de tarefas personalizadas dará mais visibilidade ao progresso de sua tarefa desde o início e manterá os membros informados à medida que o projeto avança.
Fase 3: coloque seu plano em ação
Chegou a hora da parte empolgante: você está pronto para executar! A essa altura, você estará ansioso para começar e o planejamento adequado facilita muito isso.
O seu roteiro é essencialmente o plano para o projeto, mas, à medida que a equipe age sobre ele, as visualizações do projeto, como Gráficos de Gantt , Quadros Kanban e calendários ajudarão os gerentes a supervisionar as linhas do tempo em tempo real e em qualquer nível. Eles também podem ajudá-lo a antecipar eventos significativos do projeto, como marcos e reuniões futuras com as partes interessadas!
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
Certifique-se de estar sempre se comunicando com os clientes e realizando reuniões suficientes com a equipe e as partes interessadas externas para manter todos informados sobre as principais mudanças. Os check-ins regulares com a equipe não devem tirar o tempo importante do projeto, mas um bloco semanal de 10 minutos para entrar em contato com a equipe lhe dará tranquilidade ao informar as partes interessadas.
Fase 4: manter-se no caminho certo
À medida que o projeto avança, você terá pelo menos uma rodada importante de feedback do seu cliente. O ideal é que seus check-ins ao longo do caminho tenham garantido que não haja grandes surpresas e que as edições sejam pequenas! Mas, ainda assim, é fundamental que você dê tempo suficiente para as devidas revisões como precaução.
Embora a ideia de feedback e de várias iterações possa parecer uma área um pouco cinzenta em sua programação, há muitas maneiras de manter-se no caminho certo e à frente da curva à medida que o prazo final se aproxima:
- Automação de tarefas para eliminar o trabalho pesado da sua equipe
- Manter uma pasta de design compartilhada à mão para fazer referência a trabalhos anteriores, manter os designs atuais e, em geral, manter seu trabalho importante em conjunto
- Criar um método padronizado para nomear e exportar seu trabalho para que você nunca perca tempo procurando ativos
**DICA PRO ClickUp Painéis de controle oferecem aos gerentes uma visão panorâmica personalizável da integridade do projeto para garantir o máximo desempenho. Você pode acompanhar o seu progresso rumo à conclusão pelo número de marcos alcançados, calcular o tempo gasto nas tarefas, analisar a carga de trabalho da sua equipe e muito mais! Assim, você nunca se surpreenderá com o cronograma do seu projeto.
Fase 5: Encerramento e reflexão do projeto
O projeto pode estar chegando ao fim, mas está longe de terminar! Principalmente quando se trata de relacionamentos com clientes.
Nesta fase, você está entregando o projeto aprovado entregáveis para seu cliente ou partes interessadas pela última vez e garantir que você atendeu às expectativas deles de cima a baixo. Como gerente de projeto, esse também é o momento de verificar novamente se todas as tarefas estão marcadas como concluídas e se as cópias internas ou seus ativos estão nomeados e categorizados corretamente.
O estágio final do seu processo de gerenciamento de projetos pode ser usado para entrar em contato com o cliente e refletir sobre a experiência em geral. Use isso como uma oportunidade para aprender com as falhas.
_Existiu alguma parte do seu processo de design que não saiu como planejado?
Este modelo de retrospectiva de projeto avalia o sucesso ou o fracasso geral do projeto e identifica melhorias para evitar erros futuros
Reserve um tempo para considerar o que funcionou bem e, simplesmente, o que não funcionou. Torne o processo ainda mais fácil para a sua equipe de projeto com o Modelo de retrospectiva de projeto do ClickUp . Isso o ajudará a evitar a repetição dos mesmos erros e, por fim, o ajudará a se tornar um gerente de projetos melhor.
Além disso, seu cliente agradecerá e provavelmente voltará à sua equipe para outros projetos de design no futuro!
10 dicas para gerentes de projetos de design
Portanto, descrevemos os elementos que impulsionam cada fase do gerenciamento de projetos, mas os segredos mais bem guardados do gerenciamento de projetos de design estão nos detalhes!
Antes de sua próxima reunião inicial, dê uma olhada nesses truques testados e aprovados para tornar seus esforços ainda mais impactantes para a equipe.
1. Continue a iterar seus formulários de solicitação de design
À medida que você assume mais projetos de design, pense em maneiras de sondar as informações corretas de seus clientes desde o início. Aborde os aspectos básicos, mas também seja específico, faça perguntas e use o feedback de clientes anteriores, além de sua própria experiência, para aperfeiçoar seu processo de recebimento.
Simplifique as solicitações internas para que as equipes de design ou TI coletem as informações exatas necessárias em seus formulários Visualização de formulário no ClickUp tornará isso simples, fácil e pronto para apresentação com um URL simples para compartilhar com os clientes. Quando terminarem, o formulário se transformará automaticamente em uma tarefa acionável no ClickUp para que a equipe não perca tempo revisando, fazendo brainstorming e criando a estratégia do projeto.
2. Faça com que toda a equipe participe
Antes de considerar a possibilidade de trazer o cliente, certifique-se de que toda a sua equipe esteja conectada e de acordo com os ativos finais. Faça com que a equipe revise o projeto final internamente para expressar quaisquer preocupações de última hora e resolver os pequenos detalhes que fazem toda a diferença para o seu cliente.
3. Defina metas claras para o projeto
Independentemente do tipo de metas ou expectativas do projeto, logo na primeira reunião você deve evitar mal-entendidos e conversas embaraçosas com o cliente. A melhor maneira de fazer isso é vir preparado com anotações da reunião ou metas detalhadas do projeto para manter a conversa no rumo certo.
4. Apoie-se em suas ferramentas de colaboração
Os silos são a morte de qualquer grande projeto de design. Incentive a sua equipe a trabalhar em conjunto e a se comunicar com frequência. Mas nós entendemos: o problema geralmente se resume ao fato de as coisas se perderem nos e-mails.
A visualização de bate-papo armazena todos os seus comentários no ClickUp para localizar rapidamente qualquer conversa
Não precisa ser assim. Ferramentas como Visualização do bate-papo no ClickUp centralizará todas as conversas do seu projeto e incluirá todos os membros da equipe sem a pressão de partes interessadas externas observando cada movimento seu.
5. Evite o excesso de comunicação
Há uma linha tênue, e você deve segui-la! Gerentes excessivamente comunicativos transmitem rapidamente a sensação de "microgerenciamento", mesmo que sejam bem-intencionados. Os status personalizados das tarefas dão aos gerentes visibilidade do progresso de cada tarefa individual e eliminam a necessidade de verificações diárias.
6. Os campos personalizados são seus amigos
Traga mais informações em cada olhada para evitar vasculhar um conjunto de tarefas para encontrar a atualização que você está procurando. E se você estiver usando Campos personalizados no ClickUp você pode até mesmo rastrear o tempo faturável, as anotações, as iterações e as atualizações sem sair da sua lista.
Encontre números precisos instantaneamente usando fórmulas simples ou avançadas nos campos personalizados do ClickUp
Você pode até mesmo filtrar e agrupar tarefas com base em seus campos personalizados para vasculhar as tarefas em questão de segundos e trabalhar com mais eficiência em todas as áreas.
7. Seja flexível
Tente dar a si mesmo mais tempo do que você pensa. Esse tempo de reserva aliviará a mente da equipe e manterá os projetos dentro do prazo, mesmo quando surgirem desafios inesperados.
8. Respeite os limites da sua equipe
Não marque reuniões além do tempo de foco da sua equipe e não ceda a todas as solicitações de última hora do seu cliente para uma reunião adicional. Isso também ajudará a sua equipe a encontrar um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e profissional e levará a uma atitude mais positiva em relação ao projeto.
9. Priorize a criatividade e a estrutura
O gerenciamento de projetos de design é um ato de equilíbrio constante! Dar aos seus designers parâmetros claros para trabalhar garantirá que eles estejam canalizando sua criatividade da maneira mais produtiva.
10. Obtenha feedback da equipe
Como em uma retrospectiva da equipe, pergunte aos seus designers o que deu certo e o que causou problemas para que você possa melhorar a experiência deles no trabalho. Conheça o conjunto de habilidades, os estilos de trabalho, os canais de comunicação preferidos e os pontos fortes deles.
Entenda rapidamente quem na sua equipe está com pouco ou muito trabalho, para que você possa realocar facilmente seus recursos
Não tenha medo de fazer outra pesquisa - pode parecer um pouco brega, mas sua equipe vai gostar muito. A pesquisa Visualização da carga de trabalho no ClickUp lhe dará uma ideia de quem está sobrecarregado, quem tem largura de banda adicional e onde sua equipe está na carga de trabalho em geral!
Software de gerenciamento de projetos de design
A melhor maneira de ajudar os líderes de design a serem bem-sucedidos em todos os projetos? _Comece com as ferramentas certas de gerenciamento de projetos criativos!
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