Considerando a quantidade de tecnologia desenvolvida para melhorar a comunicação, a colaboração multifuncional deveria ser mais fácil do que nunca.
- Entre em contato com seus colegas de trabalho no Slack
- Compartilhe arquivos e documentos pelo Google Drive
- Atribua tarefas em uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Mas veja bem: todas essas ferramentas estão desconectadas.
Seus gerentes de projeto estão se esforçando para entender as conversas que acontecem em várias ferramentas. Ninguém tem uma visão única sobre o que foi decidido.
E se houvesse uma maneira de reunir reuniões, decisões e itens de ação em um único lugar conectado, exatamente onde o trabalho é realizado? Apresentamos: ClickUp SyncUps, seu economizador de tempo.
Abaixo, mostramos como os gerentes de projeto podem usar o ClickUp SyncUp para sincronizações de projetos multifuncionais.
O que é o ClickUp SyncUp e como ele beneficia os gerentes de projeto?
O ClickUp SyncUp é um recurso de reunião de vídeo e áudio integrado diretamente ao seu espaço de trabalho do ClickUp. Ele permite que você faça chamadas individuais ou em grupo com sua equipe e conecte as discussões a tarefas reais e documentos sem perder o contexto.
O SyncUps faz parte do ClickUp Chat e oferece um conjunto completo de recursos, incluindo compartilhamento de tela e gravação de chamadas, além de resumos gerados por IA após cada chamada gravada.
Para gerentes de projeto que buscam o software de gerenciamento de projetos certo para executar sincronizações multifuncionais alinhadas e rastreáveis, o SyncUp se torna a ponte entre a comunicação e a execução.
Principais recursos do ClickUp Sync Up que os gerentes de projeto vão adorar
Então, o que diferencia o SyncUps de aplicativos de videoconferência e comunicação em equipe, como o Zoom ou o Microsoft Teams? Por que a integração direta do espaço de trabalho é uma vantagem para os gerentes de projeto? Vamos descobrir.
Capacidade de consultar e vincular tarefas durante o SyncUps
Os gerentes de projeto podem vincular discussões do SyncUp às tarefas do ClickUp em tempo real, facilitando o acompanhamento do progresso e a organização das tarefas.
Cada discussão permanece acionável e os membros da equipe têm uma compreensão mais clara do que precisa ser feito. Qualquer pessoa que tenha acesso ao Canal ou ao ClickUp Chat (onde o SyncUp foi realizado) pode ver todas essas tarefas conectadas passando o mouse sobre a mensagem do SyncUp.
❌ Quando as reuniões e o trabalho são realizados em plataformas de chat separadas, itens de ação específicos e acompanhamentos podem se perder ou atrasar.
✅ Com o SyncUp, seu trabalho e suas reuniões acontecem no mesmo lugar. As decisões se transformam imediatamente em tarefas para uma execução tranquila do projeto.
🎥 Assista a este vídeo para ver como automatizar notas de reuniões + tarefas com o ClickUp.
📮 ClickUp Insight: Cerca de 41% dos profissionais preferem mensagens instantâneas para comunicação em equipe. Embora ofereça trocas rápidas e eficientes, as mensagens geralmente são espalhadas por vários canais, threads ou mensagens diretas, tornando mais difícil recuperar as informações posteriormente.
Com uma solução integrada como o ClickUp Chat, suas conversas de chat são mapeadas para projetos e tarefas específicos, mantendo suas conversas contextualizadas e prontamente disponíveis.
Gravação e transcrição integradas
As SyncUps gravadas são armazenadas no Clips Hub, e você pode compartilhar o link da gravação com qualquer pessoa para uma rápida visão geral.
Resumos e itens de ação com IA
Você obtém um resumo abrangente gerado por IA que pode ser adicionado a um documento com um clique.
Compartilhe o documento com qualquer pessoa que não pôde participar da reunião, para que ela possa ter uma visão geral rápida dos principais itens de ação sem precisar assistir a toda a SyncUp.
Se você tem uma equipe multilíngue ou globalmente dispersa, usando o ClickUp Brain, qualquer pessoa pode traduzir as notas da reunião para um idioma que compreenda, sem depender de outra pessoa.
O ClickUp Brain também pode converter itens de ação identificados durante a reunião em tarefas rastreáveis.
Ou seja, se Tom fosse solicitado a concluir a documentação da API até quinta-feira, o ClickUp Brain poderia criar uma tarefa com esse prazo e atribuí-la a Tom automaticamente.
Isso é especialmente útil para o gerenciamento de tarefas quando você está pulando de uma reunião para outra e não consegue documentar cada uma delas de forma completa.
Compartilhamento de tela e colaboração em documentos
Imagine o seguinte: você está hospedando um SyncUp multifuncional. Você abre seu roteiro de lançamento, compartilha sua tela e abre o documento para edição colaborativa.
Todas as equipes envolvidas no SyncUp podem participar instantaneamente. O marketing refina as notas de mensagens, a engenharia destaca os bloqueadores diretamente no documento e o design atualiza os marcos dos ativos em tempo real.
Após a reunião, você não precisa coletar feedback em diferentes canais ou equipes. Você sai com um plano alinhado.
Integração com os fluxos de trabalho do ClickUp
O SyncUp está totalmente integrado ao fluxo de trabalho do ClickUp. Os itens acionáveis discutidos nessas reuniões são convertidos em tarefas com prazos (o que melhora o acompanhamento do desempenho). Você pode então definir automações do ClickUp baseadas em gatilhos para enviar lembretes quando os prazos se aproximarem ou postar comentários nas tarefas quando os status mudarem.
Por exemplo, quando a data de vencimento chegar → deixe um comentário para o responsável.
💡 Dica profissional: use o ClickUp Super Agents para automatizar tarefas rotineiras de gerenciamento de projetos, como gerar relatórios diários, compilar atualizações da equipe e responder instantaneamente a perguntas frequentes nos canais de bate-papo.
Nesse sentido, aqui estão os principais agentes de IA para reuniões que vale a pena considerar 👇
👀 Você sabia? De acordo com a ClickUp Research, 40% dos profissionais querem acompanhar as ações a serem realizadas imediatamente após cada reunião. Mas, com os canais de comunicação divididos entre e-mail (42%) e mensagens instantâneas (41%), essas ações a serem realizadas muitas vezes ficam espalhadas pelo local de trabalho.
Como os gerentes de projeto podem usar o SyncUp para reuniões multifuncionais?
A colaboração multifuncional não é isenta de desafios. Se você está pronto para superá-los, temos uma solução para você.
Use a plataforma de gerenciamento de projetos do ClickUp para gerenciar e organizar a comunicação, os dados do projeto, a documentação, as tarefas e os resultados do projeto em um único lugar para uma execução perfeita do projeto.
Realize reuniões, vincule discussões ao trabalho real e converta decisões em tarefas rastreáveis. Tudo isso a partir de um único espaço de trabalho.
O SyncUp fica dentro desse espaço de trabalho integrado, para que todas as conversas multifuncionais permaneçam conectadas ao projeto que devem levar adiante.
Veja como os gerentes de projeto podem usar o ClickUp SyncUp para sincronizar projetos multifuncionais e gerenciar tarefas.
1. Defina um objetivo claro para a reunião
Antes de agendar uma reunião multifuncional, defina o que você precisa dessa reunião. Pode ser:
- Alinhando as prioridades do sprint
- Finalizando um relatório de status do projeto
- Revisão do roteiro do produto
- Resolvendo um gargalo entre engenharia e design
- Finalizando marcos do projeto
Seja qual for a agenda, certifique-se de enviá-la antes da reunião.
Uma dica extra: dê aos membros da sua equipe a opção de optar por não participar se não estiver relacionado ao trabalho deles.
Use o ClickUp Docs para escrever uma agenda de reunião. Inclua os pontos de discussão e os resultados esperados. Os membros da sua equipe podem preparar suas perguntas e dúvidas com antecedência.
Se você estiver com pouco tempo, combine o Docs + ClickUp Brain para gerar uma agenda de reunião estruturada instantaneamente. O ClickUp Brain pode delinear tópicos, propor perguntas e ajudar a refinar objetivos para que você entre na reunião preparado.
Como os documentos são totalmente editáveis, você pode incorporar tabelas, planilhas, painéis ou links de referência para adicionar contexto. Isso dá aos participantes um ponto de partida claro antes do início do SyncUp.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para todos os tipos de projetos
2. Configure um canal de chat dedicado
O ClickUp elimina a necessidade de várias ferramentas de comunicação com o ClickUp Chat. É uma plataforma unificada que centraliza toda a comunicação da sua equipe em threads, canais e DMs.
Observação: o SyncUp faz parte do ClickUp Chat e só pode ser usado quando você ativa o Chat.
Em seguida, crie um canal específico no ClickUp Chat para o seu projeto multifuncional. Esse canal servirá como um centro de colaboração da equipe, mantendo todos os membros informados e alinhados com as discussões, tarefas, arquivos, documentos, cronogramas do projeto e chamadas do SyncUp relacionados ao projeto.
Qual é a vantagem disso? Evita a mudança de contexto durante a reunião.
Você também pode convidar partes interessadas externas para participar de um SyncUp. Basta garantir que elas tenham acesso ao canal de bate-papo.
👀 Você sabia? Quase 84% dos líderes de marketing enfrentam dificuldades de colaboração — muitas reuniões, decisões pouco claras e atrasos nas solicitações de projetos que prejudicam a saúde do projeto.
Embora existam muitas razões subjacentes para esse atrito, centralizar a colaboração e o trabalho da equipe em um único lugar pode reduzir significativamente a sobrecarga de coordenação e manter as equipes avançando sem realinhamentos constantes.
3. Inicie uma sincronização instantânea
Clique no ícone do telefone no canto superior direito do seu canal de bate-papo para iniciar um SyncUp. Assim que você iniciar um SyncUp, uma mensagem será publicada no canal, permitindo que outras pessoas participem. Alterne as configurações do microfone e da câmera para se preparar para a reunião.
Você pode até gravar o conteúdo de áudio e vídeo para referência futura.
📮 ClickUp Insight: Mais da metade dos entrevistados usa três ou mais ferramentas diariamente, lutando contra a “ proliferação de aplicativos ” e fluxos de trabalho dispersos.
Embora possa parecer produtivo e movimentado, seu contexto está simplesmente se perdendo entre os aplicativos, sem mencionar o desgaste energético causado pela digitação. O ClickUpBrainGPT reúne tudo: fale uma vez e suas atualizações, tarefas e notas vão parar exatamente onde devem estar no ClickUp. Chega de alternar entre aplicativos, chega de caos — apenas produtividade centralizada e integrada.
4. Use o compartilhamento de tela para revisões colaborativas
Compartilhe sua tela (aba, janela ou tela inteira) durante o SyncUp para revisar a documentação do projeto ou demonstrar um fluxo de trabalho específico.
O compartilhamento de tela permite que sua equipe colabore em tempo real. Torna-se mais fácil preencher lacunas de conhecimento e transmitir clareza, o que de outra forma seria difícil de fazer.
Isso facilita a colaboração no local de trabalho, fornecendo uma referência visual compartilhada para todos os membros da equipe. Seus colegas vão agradecer por isso — todos saem alinhados, com itens de ação e tarefas atribuídos a eles.
5. Trabalhe com uma IA que entende você e seu trabalho
O ClickUp Brain funciona como seu espaço de trabalho dedicado à IA. Ele extrai o contexto de suas tarefas, documentos, espaços, base de conhecimento e aplicativos conectados.
Você não está utilizando uma ferramenta de IA isolada. Você está trabalhando com inteligência contextual que entende seus projetos, sua equipe e seu histórico.
Você também escolhe a inteligência que se adapta ao momento. Por exemplo, entre os vários modelos de IA, use:
- Claude: Para narrativas estratégicas e raciocínios longos
- ChatGPT: para aperfeiçoar a redação e a comunicação com o cliente
- Gemini: Para pesquisa, análise com grande volume de dados e análises técnicas
Com a Pesquisa Empresarial avançada, obtenha informações instantaneamente de qualquer lugar do seu espaço de trabalho: tarefas, documentos, arquivos, comentários, SyncUps gravados e até mesmo fontes externas, como Google Drive, GitHub, SharePoint e a web em geral.
Precisa de uma atualização de dependência do último sprint? Um arquivo de design referenciado há duas semanas? Um risco sinalizado em uma conversa? O ClickUp Brain mostra tudo isso em segundos.
A camada de pesquisa na web integrada permite coletar dados de mercado, comparar as melhores práticas, pesquisar tendências emergentes ou validar suposições.
Em vez de lutar contra a proliferação da IA, o ClickUp Brain se torna a única camada de IA em todo o fluxo de trabalho do seu projeto.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de relatórios de status de projetos
Limitações comuns e soluções alternativas
A natureza instantânea do ClickUp SyncUp melhora a comunicação colaborativa. No entanto, ele tem limitações que você deve conhecer. Entre elas estão:
Vagas limitadas
Desafio: O ClickUp SyncUps oferece suporte à colaboração multifuncional para até 200 participantes em uma única chamada, com 24 pessoas falando ao mesmo tempo.
Existem restrições baseadas em funções sobre quem pode iniciar um SyncUp em um canal. A duração máxima de um SyncUp é de 10 horas, o que não deve ser um fator limitante; se for, você sempre pode iniciar um novo SyncUp imediatamente.
✅ Solução alternativa: para reuniões multifuncionais com mais de 200 pessoas, execute SyncUps paralelos para diferentes departamentos e compartilhe as gravações posteriormente.
Limitações de notificação
Desafio: Às vezes, os usuários não recebem notificações imediatas sobre chamadas SyncUp recebidas, o que leva à perda de reuniões.
✅ Solução alternativa: peça aos membros da equipe para ativarem as notificações no desktop e no celular para os canais do ClickUp Chat onde são hospedados SyncUps importantes. Publique um lembrete rápido no canal alguns minutos antes de começar.
💡 Dica profissional: para colegas de equipe que dependem de dispositivos móveis, certifique-se de que o aplicativo ClickUp tenha permissões de notificação, microfone e câmera habilitadas. O Mobile SyncUps permite que os usuários participem de chamadas e acompanhem discussões em qualquer lugar.
Sem salas de descanso
Desafio: Algumas ferramentas de reunião online, como o Zoho Meetings, permitem criar salas separadas para discutir tópicos específicos antes de se reunir novamente.
✅ Solução alternativa: inicie SyncUps separados em diferentes canais de chat para discussões entre subtim
Por exemplo, se sua reunião de lançamento de produto precisar que as equipes de engenharia e design discutam detalhes técnicos separadamente, elas podem acessar o canal do departamento para uma rápida sincronização e, em seguida, retornar ao canal principal do projeto.
Outra opção é agendar essas subdiscussões como SyncUps distintos antes ou depois da reunião multifuncional principal.
Requisitos de gravação para transcrição
Desafio: Somente SyncUps gravados são armazenados no Clips Hub e podem ser transcritos ou resumidos pelo ClickUp Brain. Lembre-se de apertar o botão de gravação no início de cada reunião.
✅ Solução alternativa: torne a gravação um hábito padrão para todas as reuniões multifuncionais importantes. Designe alguém (ou você mesmo) para iniciar a gravação no início de cada SyncUp.
Limites de armazenamento de gravações
Desafio: Os usuários do plano gratuito têm armazenamento limitado para gravações do SyncUp, que podem ficar cheias rapidamente se você estiver realizando reuniões multifuncionais frequentes.
✅ Solução alternativa: atualize. Caso contrário, priorize quais reuniões devem ser gravadas e exclua gravações antigas que não são mais relevantes. Você também pode baixar gravações importantes para um armazenamento externo e removê-las do ClickUp para liberar espaço.
👀 Você sabia? Quase 83% das empresas digitalmente avançadas aproveitam o poder das equipes multifuncionais para se manterem “ágeis” e “manterem uma vantagem competitiva”. Mas a maioria dessas empresas tem dificuldade em explorar os recursos certos para que isso aconteça.
Dicas para maximizar o SyncUp em projetos multifuncionais
Aqui estão algumas dicas práticas que podem ajudar os gerentes de projeto a aproveitar ao máximo o SyncUps, em vez de transformá-lo em apenas mais uma plataforma de bate-papo:
- Use atualizações assíncronas: use o SyncUps com moderação para discussões que realmente precisam de contribuições em tempo real de vários departamentos. Lembre-se de que você não precisa de uma reunião (que consome o tempo da sua equipe) para transmitir o que poderia ser facilmente dito em uma mensagem ou gravado como um ClickUp Clip.
- Crie modelos de agenda reutilizáveis: padronize a estrutura de suas reuniões para abordar obstáculos, decisões necessárias, atualizações de progresso e próximos passos, mantendo suas discussões focadas. A ferramenta de gerenciamento de projetos certa, como o ClickUp, oferece modelos reutilizáveis para padronizar a coleta de informações.
- Aproveite o Brain para se preparar antes da reunião: peça ao ClickUp Brain para resumir as atividades recentes ou exibir itens de ação pendentes antes do SyncUp. Isso lhe dará uma visão geral rápida da situação atual.
- Marque departamentos em tarefas vinculadas: use campos personalizados ou tags por departamento (ao vincular tarefas) para rastrear facilmente as dependências de tarefas multifuncionais, levando a melhores resultados do projeto.
- Use Clips para demonstrações assíncronas: se você precisar mostrar como algo funciona ou explicar um processo, grave um Clip e compartilhe-o no canal. Os membros da equipe podem assisti-lo quando for conveniente e deixar comentários com perguntas e marcações de tempo.
Otimize a sincronização de projetos multifuncionais com o ClickUp SyncUp
Projetos multifuncionais exigem um ambiente colaborativo, no qual as equipes não precisam ficar atrás de atualizações e se esforçar para encontrar um terreno comum.
Com tantas variáveis entre os departamentos, é difícil para os gerentes de projeto acompanhar o progresso e os obstáculos.
A comunicação colaborativa por meio do SyncUps reúne as partes interessadas sem as formalidades de agendar reuniões ou esperar por confirmações.
Como eles são integrados diretamente ao seu software de gerenciamento de projetos, você pode transformar cada reunião em um item acionável e acompanhá-lo minuto a minuto.
Pronto para começar a usar o SyncUps? Cadastre-se gratuitamente no ClickUp.
Perguntas frequentes
Não, o ClickUp SyncUp foi desenvolvido especificamente para realizar reuniões instantâneas de áudio e vídeo dentro do espaço de trabalho do ClickUp. Ao manter suas reuniões conectadas a tarefas, documentos e seu trabalho, você elimina a dispersão de contexto que, de outra forma, poderia ocorrer.
Até 200 pessoas podem participar de uma reunião SyncUp, e 24 pessoas podem falar ao mesmo tempo.
Sim, as partes interessadas externas com acesso aos canais podem participar do SyncUp com um link de convite.
Não totalmente. O SyncUp funciona melhor para discussões que exigem colaboração e tomada de decisões em tempo real. Para atualizações de status de rotina e relatórios gerais do andamento do projeto, e-mails ou (melhor ainda) o ClickUp Chat e comentários de tarefas são mais eficientes.
O ClickUp Brain pode gerar resumos de reuniões a partir de suas gravações do SyncUp e transformar itens de ação em tarefas rastreáveis. A IA pode atribuir as tarefas às pessoas certas e definir prazos, conforme discutido na reunião.