Muitas vezes, gastamos muito tempo procurando detalhes do projeto, mas acabamos percebendo que poderíamos ter feito melhor.
Em vez de conciliar meticulosamente as horas faturáveis manualmente, poderíamos ter automatizado esse processo e evitado trabalhar naquele novo roteiro de eficiência durante o fim de semana, por exemplo.
Se você é um gerente de projetos como eu, provavelmente pode compartilhar dezenas de casos como esse.
É por isso que precisamos de um painel de gerenciamento de projetos que funcione como uma cabine de comando digital, dando-nos uma visão cristalina de cada detalhe dos projetos.
Neste blog, compartilharei como os painéis de gerenciamento de projetos podem transformar os fluxos de trabalho, desde a simplificação da comunicação até a identificação de riscos antes que eles destruam os prazos. Também apresentarei algumas das minhas ferramentas e modelos de painel preferidos que me ajudam a acessar os dados de que preciso para tomar decisões - exatamente quando preciso.
Benefícios do uso de um painel de gerenciamento de projetos
Talvez a maior vantagem dos painéis de projetos para mim seja a visibilidade em tempo real do progresso do projeto. Isso me permite acompanhar as principais métricas, identificar gargalos e alocar recursos de forma otimizada. Mas há várias outras vantagens nas quais passei a confiar:
- Visibilidade cristalina: Os painéis centralizam todos os dados do projeto, fornecendo um instantâneo em tempo real do progresso, da alocação de recursos e dos prazos. Para mim, isso significou menos tempo gasto na busca de informações sobre uma tarefa recente que tinha vários responsáveis e exigia atualizações de status de todos
- Decisões informadas em um piscar de olhos: Com todas as principais métricas na ponta dos dedos, você pode tomar decisões orientadas por dados rapidamente. Identifique bloqueios antecipadamente, identifique áreas que precisam de recursos adicionais e mantenha seu projeto no caminho certo
- Eficiência aprimorada: Os painéis automatizamrelatórios de projetos e eliminam a necessidade de coleta manual de dados. Isso libera o tempo da sua equipe para se concentrar no que é mais importante: fazer as coisas!
- Comunicação aprimorada: Os painéis de gerenciamento de projetos tornam-se seu centro de comunicação, mantendo todos informados e alinhados. As partes interessadas podem analisar facilmente o progresso, e os membros da equipe podem resolver problemas enquanto colaboram com o andamento do projeto. Sem um painel, por exemplo, nunca saberíamos que uma de nossas agências parceiras estava atrasando constantemente o envio de conteúdo devido à rotatividade de funcionários
- Maior responsabilidade: Com uma visibilidade clara do desempenho individual e da equipe, os painéis promovem uma cultura de responsabilidade, motivando todos a se manterem em dia com suas tarefas
- Alocação de recursos mais inteligente: Veja onde seus recursos estão sendo usados e identifique possíveis gargalos. Um painel de status do projeto ajuda a otimizar a alocação de recursos e a garantir que todos estejam trabalhando nas tarefas de maior impacto, assim como ajudou minha equipe a integrar uma nova agência parceira para obter conteúdo oportuno
O uso de um painel permite que eu deixe de lado as suposições, aumente a eficiência da minha equipe e garanta que meus projetos atinjam o alvo de forma consistente. E isso é de ouro!
Como criar um painel de gerenciamento de projetos
Crie um excelente painel de gerenciamento de projetos comigo para manter seus projetos no caminho certo e tomar decisões importantes rapidamente.
Aqui está um detalhamento do processo que eu sigo:
1. Definir os indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Uma visão clara do público-alvo do seu painel pode ajudar a descobrir os tipos de métricas a serem monitoradas.
Por exemplo, um painel de controle da equipe do projeto concentra-se nas taxas de conclusão de tarefas, alocação de recursos e prazos futuros; um painel de operações rastreia os processos operacionais e analisa o desempenho das atividades internas da empresa; e um painel de controle executivo concentra-se nos principais marcos do projeto e em como eles se alinham às metas organizacionais gerais.
Depois de conhecer meu público, posso começar a identificar áreas específicas de melhoria em meus projetos. Estou sempre perdendo prazos? Minha equipe está enfrentando dificuldades com restrições de recursos? Os custos do projeto estão excedendo o orçamento?
Depois de encontrar respostas para essas perguntas, posso escolher métricas relevantes para acompanhar o progresso.
2. Escolha as ferramentas
Temos muitas opções em termos de ferramentas de painel. De planilhas simples a gráficos de progresso altamente personalizáveis, há várias opções, dependendo do que você precisa monitorar. Aqui está um detalhamento de algumas opções populares:
- Planilhas: Ferramentas como o Excel ou o Google Sheets podem ser úteis para painéis básicos, mas podem se tornar incômodas para projetos complexos com muitas alterações dinâmicas
- Software de gerenciamento de projetos (PMS): Ferramentas de PMS, como o ClickUp, geralmente têm painéis integrados de alta capacidade quefornecem informações úteis e atualizações em tempo real. Eles geralmente vêm com widgets pré-fabricados eferramentas de relatórios para facilitar a visualização de dados
O ClickUp permite que você crie painéis totalmente personalizáveis para priorizar seu trabalho, melhorar o desempenho do projeto, gerenciar sprints e equipes e muito mais.
- Ferramentas de BI (Business Intelligence): Embora sejam excelentes para análise e personalização de dados complexos, ferramentas como o Tableau e o Microsoft Power BI geralmente têm curvas de aprendizado mais acentuadas e podem exigir especialistas para operá-las
3. Design para maior clareza
Mantenha o painel limpo e organizado. Evito amontoar muitas informações no painel, pois isso sobrecarregará os visualizadores e dificultará a localização das informações necessárias.
- Use rótulos claros e formatação consistente: Certifique-se de que os quadros e gráficos sejam fáceis de entender, mesmo para pessoas que não estejam familiarizadas com o projeto. Use fontes, cores e nomenclatura de forma consistente em todo o painel
- Utilize elementos visuais de forma eficaz: Quadros, gráficos e outros recursos visuais podem ajudar a comunicar informações complexas de forma rápida e fácil. Use uma variedade de elementos visuais para manter o painel envolvente, mas evite usar muitos tipos de gráficos diferentes, pois isso pode ser confuso
- Concentre-se nas métricas mais importantes: Não tente rastrear tudo. Identifique e concentre-se nas métricas que são mais importantes para o sucesso do projeto. Isso ajudará a criar um relatório acionávelpainel de controle de tarefas e fornecerá insights para tomar melhores decisões
4. Montar o painel
Agora que você identificou as principais métricas, escolha uma ferramenta para montar o painel. Aqui estão alguns elementos comuns a serem incorporados:
- Saúde do projeto: Status geral do projeto, porcentagem de conclusão e marcos alcançados
- Gerenciamento de tarefas: Acompanhe as taxas de conclusão de tarefas, as tarefas atrasadas e a distribuição da carga de trabalho entre os membros da equipe
- Gerenciamento de recursos: Monitore a alocação de recursos e identifique possíveis gargalos
- **Acompanhamento do orçamento: visualize os gastos em relação ao orçamento e identifique possíveis excessos de custos
- Comunicação da equipe: Inclua um espaço para anúncios ou atualizações importantes do projeto
5. Manter e atualizar o painel de controle regularmente
O painel deve ser um documento vivo que se adapta às necessidades de mudança dos projetos. Eu atualizo regularmente os dados e as visualizações para garantir que eles representem com precisão o progresso atual do projeto.
A frequência com que atualizo meu painel depende da natureza do projeto e da velocidade com que os dados mudam. No caso de projetos de ritmo acelerado com prazos que mudam constantemente, assim como no caso de novos tipos de projetos que você nunca realizou antes, pode ser necessário fazer atualizações diárias. Atualizações semanais ou quinzenais podem ser suficientes para projetos de ritmo mais lento e previsíveis ou repetitivos.
O segredo é estabelecer um cronograma de atualização regular e cumpri-lo. Isso garante que meu painel continue sendo uma fonte confiável de informações para os participantes do projeto.
Exemplos de painéis de projetos para diferentes casos de uso
Você acha que o gerenciamento de projetos muitas vezes se torna mais complexo do que precisa ser? Eu certamente acho. As tarefas e os marcos se espalham pelos departamentos, há uma necessidade constante de monitorar em várias plataformas e fazer malabarismos com várias iniciativas estratégicas tornou-se a norma.
Graças a Deus, existem os painéis de controle! Sim, eles podem ser valiosos para monitorar projetos individuais, mas são absolutamente indispensáveis para gerenciar um portfólio de projetos interconectados.
Para mim, os projetos mais desafiadores são os grandes projetos multifuncionais, como lançamentos de produtos. Há muitas partes móveis e estou feliz por estar usando o ClickUp para lidar com elas.
Aqui estão alguns dos meus exemplos favoritos de Painéis do ClickUp e como minha equipe e eu os utilizamos. Espero que eles lhe dêem algumas idéias úteis para criar o seu próprio.
1. Painel de produtividade pessoal
Veja as tarefas atribuídas a você, as tarefas diárias concluídas, os bate-papos e o status da carga de trabalho em seu ClickUp Personal Productivity Dashboard
Como a maioria dos gerentes de projeto, gosto de começar meu dia verificando o progresso do meu projeto pela manhã! E isso se tornou possível com o Visualização do painel do ClickUp .
Com alguns cliques, eu podia transformar o que já estava trabalhando em tabelas e gráficos claros.
Para fazer isso você mesmo, registre-se no ClickUp ou faça login em sua conta se já a tiver usado. Adicione uma nova "Visualização de painel" e escolha um modelo. A visualização extrai automaticamente dados de tarefas e campos, criando um painel personalizado que visualiza seu trabalho.
Adicionar o Personal Productivity Dashboard como uma visualização me permite avaliar e otimizar minha produtividade. Ele me ajuda a priorizar tarefas, acompanhar o progresso e me concentrar no que realmente importa.
Esse é o meu centro de comando para um fluxo de trabalho eficiente e organizado.
2. Painel de carga de trabalho da equipe
Obtenha uma visão geral das tarefas com vencimento na semana, do status da carga de trabalho e de quem está trabalhando em quê com o ClickUp Team Workload Dashboard
Eu uso o Painel de Carga de Trabalho da Equipe no ClickUp para ver em que minha equipe está trabalhando durante a semana e acompanhar o progresso de cada tarefa atribuída.
Posso definir e monitorar as capacidades de carga de trabalho para cada membro da minha equipe. Isso me ajuda a ver facilmente quem está abaixo ou acima da capacidade. É ótimo para eles também - eles podem usar isso para evitar o excesso de compromissos e o esgotamento. Da mesma forma, se tiverem tempo extra, podem assumir trabalhos adicionais para cumprir os prazos mais rapidamente ou ajudar outro colega de equipe.
Ajuda a aumentar a transparência - posso adicionar estimativas de tempo e prioridades às tarefas da minha equipe para que todos saibam no que trabalhar primeiro. Também o uso para determinar que trabalho pode exigir recursos adicionais da equipe e adicionar facilmente responsáveis.
3. Painéis de controle de tempo
Crie planilhas de horas para cada membro da equipe, veja quanto tempo eles gastaram concluindo tarefas e cobre os freelancers da sua equipe com precisão com as ferramentas de controle de horas do ClickUp
O painel de controle de tempo me ajuda a visualizar e analisar o tempo gasto em cada um dos meus vários projetos - para mim e para minha equipe. Ao observar o tempo total gasto em um projeto, a porcentagem de conclusão e o progresso em direção aos marcos, posso monitorar a saúde geral do projeto em um piscar de olhos.
Esse painel tem outra aplicação útil. Ele me ajuda a monitorar as horas faturáveis de trabalhadores de meio período ou freelancers. Posso fazer isso marcando entradas de tempo específicas como faturáveis e usando os dados consolidados para gerar faturas com precisão no final do mês.
Também uso dados históricos de controle de horas para informar minhas decisões sobre planejamento de projetos futuros, alocação de recursos e orçamento.
4. Painel de sprints de software
Veja a velocidade do sprint, os gráficos de burnup e burndown e o fluxo cumulativo para gerenciar equipes de software com o ClickUp Software Sprints Dashboard
Não é possível gerenciar projetos de desenvolvimento de software sem um Sprint Dashboard abrangente. Confie em mim, eu tentei (e sofri desnecessariamente!)
O ClickUp permite gerenciar a carga de trabalho da sua equipe com um sistema de pontos totalmente personalizável. Acumule pontos de subtarefas, divida-os por responsável e classifique-os facilmente para acompanhar seus sprints em um relance.
Use o Painel de controle ágil no ClickUp para definir datas de sprint, atribuir pontos e marcar prioridades para que todos saibam o que fazer e quando. Automatize a transferência de trabalhos inacabados para o próximo sprint e sincronize o progresso do desenvolvimento da sua equipe com o GitHub, o GitLab ou o Bitbucket.
Esse painel condensa todos os números que importam - velocidade de sprint, burn up, burn down, lead time, tempo de ciclo e outros - em gráficos expressivos para uma melhor tomada de decisões.
Também adorei usar o Sprints do ClickUp para planejar, acompanhar e otimizar nossos sprints para o sucesso, criando uma equipe ágil e orientada para resultados no processo.
5. Painel de campanhas de marketing
Visualize o progresso em direção às metas com transparência para toda a equipe e elimine fluxos de trabalho redundantes com o ClickUp Marketing Campaign Dashboard
Os painéis de campanhas de marketing ajudam a acompanhar o progresso e a conversão das iniciativas de marketing prioritárias em uma única exibição. Eles permitem medir o alcance e o envolvimento do conteúdo que você publica on-line, o número de MQLs (Leads Qualificados de Marketing) que você gera e o nível de conversão desses leads em vendas.
Você pode contextualizar facilmente as tarefas relacionadas ao seu roteiro e aos planos de entrada no mercado.
6. Painel de visão geral de vendas
Personalize as visões gerais de vendas para acompanhar as principais métricas em sua empresa com o ClickUp Sales Overview Dashboard
Se você estiver procurando uma maneira de visualizar as vendas por produto/serviço e categorias de clientes, não posso recomendar nada melhor do que o ClickUp Sales Overview Dashboard.
Mas isso não é tudo o que ele permite que você acompanhe. Divida a receita em valores brutos e líquidos para medir com precisão a lucratividade e calcular sua carga tributária. Monitore a receita por período - mensal, trimestral ou anual - para prever quedas e picos e otimizar o estoque de acordo. Compare as metas com os números reais e elabore estratégias de aprimoramento.
Você também pode usar os dados como base para comemoração, como nós fazemos, e recompensar os representantes de alto desempenho em toda a sua força de vendas.
A melhor parte é que você pode combinar o painel com a capacidade de IA do ClickUp Brain e obter insights para prever tendências e identificar possíveis inibidores logo no início.
7. Painel do portal do cliente
Crie portais de clientes para colaborar em tarefas e entregas com o ClickUp Client Portal Dashboard
Os painéis não apenas nos capacitam; eles também capacitam nossos clientes. Convide qualquer cliente para o seu ClickUp Workspace como convidado e compartilhe o portal do cliente para fornecer atualizações do projeto em tempo real e colaborar com eles em um só lugar. Acompanhe projetos e tarefas, veja as cargas de trabalho das equipes de projeto e converse com eles em tempo real.
Veja como as faturas são acompanhadas ao longo do tempo, quem está fechando negócios e avalie o desempenho geral da sua equipe. Você também pode identificar atrasos com gráficos de fluxo cumulativo, Burnup, Burndown e Velocity.
8. Painel de visualização de CRM
Aumente a retenção de clientes com um ClickUp CRM Dashboard dedicado
Deseja monitorar como você está respondendo aos incidentes e riscos dos clientes? Nós fizemos isso.
Então, usamos o CRM Dashboard no ClickUp, que nos ajudou a revelar nossos segmentos de clientes mais arriscados, resumir os possíveis motivos da rotatividade e prever a receita entre regiões e equipes.
Considere acompanhar religiosamente as métricas que indicam a saúde do cliente e o risco potencial de rotatividade. Alguns exemplos são os índices de satisfação do cliente, os tempos de resolução de tíquetes de suporte e os níveis de envolvimento.
Use essas exemplos de painel do ClickUp para criar um sistema de visualização personalizado para seu fluxo de trabalho. Você também pode se inspirar na equipe do ClickUp e melhorar seu painel existente !
Agora, vamos dar uma olhada em alguns modelos predefinidos para ajudar a configurar seu painel sem precisar começar do zero.
Modelos de painel de gerenciamento de projetos
Os modelos de painel são uma ferramenta valiosa para criar painéis informativos e visualmente atraentes de forma rápida e eficiente. Eles fornecem uma base sólida para a análise de dados, permitindo que você se concentre no conteúdo e extraia insights acionáveis dos dados.
Aqui estão alguns modelos de painel que experimentei e testei para você:
1. Modelo de painel de gerenciamento de projetos ClickUp
Mantenha o controle sobre o desenvolvimento do projeto, o orçamento, a carga de trabalho da equipe e o status com o modelo de painel de gerenciamento de projetos ClickUp
Cansado de fazer malabarismos com os detalhes do projeto? Modelo de painel de gerenciamento de projetos do ClickUp coloca tudo o que você precisa na ponta de seus dedos. Veja tudo, instantaneamente!
Este modelo de painel de projeto pré-criado oferece uma visão clara e rápida de seus projetos, incluindo prazos, tarefas e progresso em tempo real.
Mantenha-se organizado e eficiente. O modelo oferece alguns recursos avançados:
- Acompanhe o progresso das tarefas com status personalizados como "Concluído", "Em andamento" e outros
- Use oito campos personalizados para capturar informações vitais sobre projetos, como orçamento e fase
- Várias visualizações oferecem acesso fácil para alternar rapidamente entre sete configurações diferentes do ClickUp, incluindo um Guia de Introdução e uma visualização de Desempenho da Equipe
- Incremente o gerenciamento de projetos com controle de tempo, tags, avisos de dependência e comunicação por e-mail integrada
Pare de microgerenciar; comece a simplificar. Esse modelo permite que você mantenha seus projetos em dia com uma organização sem esforço e insights claros como cristal.
2. Modelo de painel de negócios do Tableau
via Tabelau Esse modelo de painel de negócios pode rastrear uma ampla gama de métricas, dependendo das metas e dos departamentos específicos de sua empresa.
Rastreie e analise:
- A receita total gerada por um projeto, discriminada por produto, serviço, região, quantidade vendida ou segmento de clientes
- Gastos em relação a alocações orçamentárias, margem bruta, lucro líquido e principais índices de lucratividade
- Fluxo de caixa de entrada e saída para monitorar a saúde financeira e a viabilidade do seu projeto
3. Modelo de painel de gerenciamento de projetos do Tableau
via Tableau Este modelo de painel de gerenciamento de projetos é um local único para o acompanhamento de projetos e a análise geral dos dados de integridade do projeto.
Esse modelo elimina a necessidade de os gerentes de projeto vasculharem pontos de dados dispersos. Ele apresenta informações essenciais do projeto em um formato visualmente atraente, permitindo que os gerentes de projeto e as partes interessadas verifiquem o status do projeto em um piscar de olhos.
Algumas métricas comuns que você pode acompanhar com este modelo:
- Taxa de conclusão de tarefas: Mostra a porcentagem de tarefas concluídas em relação às tarefas restantes
- Cronograma do projeto: Rastreia o progresso em relação aos prazos e destaca possíveis atrasos
- **Alocação de recursos: visualiza como os membros da equipe são atribuídos e identifica possíveis gargalos
- Orçamento vs. Custo Real: Compara os gastos planejados com os custos reais para monitorar a saúde financeira
- Gerenciamento de riscos: Rastreia os riscos identificados e os planos de mitigação
Esse modelo permite monitorar várias métricas importantes, especialmente para empresas de pequeno e médio porte que lidam com vários projetos simultaneamente.
4. Modelo de painel de despesas do Excel
via Microsoft 365 Esse rastreador de despesas gratuito do Excel facilita muito o gerenciamento do seu dinheiro. Chega de procurar recibos ou de se perguntar onde os orçamentos de seus projetos estão sendo gastos. Quando você precisar de uma ferramenta dedicada para gerenciar as despesas pequenas, mas significativas, do escritório, esse é o modelo ideal:
- Controle todos os seus gastos com um design limpo e moderno
- Organize as despesas por categoria, como transporte, serviços públicos, etc.
- Crie o seu próprio modelo! Este modelo é 100% personalizável
- Altere o texto, adicione toques pessoais com imagens ou ajuste as cores para combinar com seu estilo
- Acesse uma vasta biblioteca de fotos, gráficos e fontes para personalizar seu rastreador e adicionar contexto
- Compartilhe seu orçamento com sua equipe, sua liderança ou um consultor financeiro para se manter responsável e garantir transparência nas despesas do escritório
Dica: Os modelos prontos para uso são úteis quando você está expandindo seus negócios e não tem tempo para criar painéis individuais. No entanto, você deve incorporar pontos de dados relevantes para acompanhar o progresso e fazer o melhor uso dos painéis.
Elementos comuns a serem incluídos no painel de seu projeto
Vamos explorar alguns elementos-chave que elevarão seus painéis de simples despejos de dados a poderosos centros de informações:
- Foco em KPIs relevantes: Não se perca em um mar de dados! Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são suas balsas salva-vidas, fornecendo métricas quantificáveis diretamente vinculadas às suas metas. Escolha KPIs que contem uma história clara sobre o desempenho de sua organização
- Exploração interativa com filtros: Capacite os membros da sua equipe a se aprofundarem nos dados. Os filtros interativos permitem que os usuários cortem e analisem os dados com base em critérios específicos. Eles aumentam o envolvimento do usuário e ajudam a descobrir insights ocultos
- Narrativa visual com gráficos: Uma imagem vale mais que mil números! As tabelas e os gráficos são ferramentas poderosas para apresentar dados complexos de forma clara e facilmente digerível. Escolha o tipo certo de gráfico para seus dados para contar uma história visual atraente
- Tendências de tempo com seletores de data: Permita que os usuários explorem as tendências ao longo do tempo. Os selecionadores de data permitem que os usuários selecionem períodos específicos, possibilitando a análise de dados históricos e a comparação com o desempenho atual
- Filtros globais para visualizações amplas: Oferecem perspectivas diferentes. Os filtros globais permitem que os usuários visualizem dados de diferentes categorias ou departamentos
- Gráficos que aumentam a clareza: Os recursos visuais vão além dos gráficos. Use gráficos bem posicionados, como ícones ou ilustrações, para aumentar a clareza e orientar os usuários sobre as informações apresentadas
É isso aí! Você está pronto para criar seu próprio painel com modelos ou em um aplicativo dedicado software de painel .
Configure seu painel flexível com o ClickUp
Para mim, a beleza dos painéis está em sua versatilidade. Desde o acompanhamento do desempenho das vendas e da satisfação do cliente no marketing até o monitoramento dos marcos do projeto e a alocação de recursos no gerenciamento de projetos, é possível adaptar os painéis para atender às necessidades específicas de qualquer equipe.
Como alguém que vive em seus painéis, posso atestar os pontos fortes do ClickUp em fazê-los corretamente com sua extensa biblioteca de painéis pré-criados e personalizáveis. Quer você seja um freelancer gerenciando tarefas pessoais ou um gerente de projeto corporativo supervisionando vários projetos complexos, o ClickUp tem um painel para cada finalidade. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e torne os painéis seus aliados!