Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs

Documentamos tudo aqui na sede da ClickUp. Nosso processo de integração, nosso fluxo de trabalho de revisão de conteúdo e até mesmo o sistema de nomenclatura distintamente estranho que alguém inventou há três anos.

Então, é claro, voltando alguns anos atrás, estávamos perdendo muito tempo com o trabalho de documentação. A formatação demorava uma eternidade, as pessoas salvavam versões diferentes em todos os lugares e os processos se perdiam no momento em que alguém saía da equipe.

Descobrimos a lacuna, mas foi meses depois, quando as coisas começaram a dar errado. Felizmente, nossa tentativa de nos salvar foi bem-sucedida: criamos o ClickUp Docs! 🤩

Então, surgiu o ClickUp Brain, que redigiu todos os nossos procedimentos operacionais padrão (SOPs) com apenas um prompt.

Nesta postagem do blog, vamos revelar como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs, transformando o que costumava ser um processo manual tedioso em algo rápido, inteligente e (ousamos dizer?) até mesmo satisfatório. 📝

O que são AI Docs no ClickUp?

O AI Docs no ClickUp são documentos inteligentes desenvolvidos pelo ClickUp Brain, projetados para ajudar as equipes a criar, gerenciar e colaborar em conteúdos de maneira eficiente.

Eles usam IA para redigir, resumir e organizar informações, facilitando a criação de SOPs, wikis e documentação de projetos diretamente em seu espaço de trabalho.

Como o ClickUp é o primeiro espaço de trabalho de IA convergente do mundo, seus SOPs ficam junto com as tarefas, projetos e fluxos de trabalho que documentam, e não em ferramentas separadas que exigem mudança de contexto.

Isso elimina a dispersão do trabalho, mantendo a documentação conectada ao trabalho real. Assim, quando os processos mudam, seus SOPs podem ser atualizados no contexto, em vez de se tornarem arquivos desatualizados que ninguém se lembra de manter.

🎥 A IA pode facilitar a redação de documentos, desde guias do usuário e SOPs até contratos legais e descrições de produtos. Neste vídeo, mostraremos exatamente como usar a IA para redigir documentação usando exemplos reais e prompts comprovados.

Por que os SOPs são importantes para as equipes?

Consideramos os SOPs como o manual de estratégias da nossa equipe. Eles ajudam a todos nós a mantermos o mesmo entendimento e a realizar o trabalho da maneira correta sempre.

Veja por que vale a pena investir nesse esforço. 👀

✅ Garanta a consistência entre os processos

Quando escrevemos SOPs para nossas principais tarefas, criamos um padrão confiável que mantém nossa qualidade elevada.

Todos os clientes têm a mesma experiência excelente conosco, quer trabalhem com o nosso mais novo membro da equipe ou com alguém que está aqui há anos. Orientações claras reduzem erros, aceleram a integração e significam que ninguém perde tempo perguntando: “Espere, como fazemos isso mesmo?”

🔍 Você sabia? O psicólogo cognitivo George Miller propôs que o ser humano médio pode reter cerca de 7 (mais ou menos 2) “blocos” de informação na memória de curto prazo. No design de SOPs, isso sugere que você não deve sobrecarregar uma única etapa com demasiadas subetapas ou pontos de dados.

✅ Reduza as lacunas de conhecimento

O que acontece quando uma de nossas pessoas-chave sai de férias ou muda para uma nova função? Sem os SOPs, seu conhecimento tácito vai junto com ela.

Os SOPs permitem que os membros mais experientes da nossa equipe documentem atalhos, exceções e erros passados, garantindo que o conhecimento deles beneficie a todos nós.

✅ Melhore a eficiência e a conformidade

Os SOPs nos poupam horas todas as semanas, evitando que tenhamos que reinventar soluções que já descobrimos. Podemos consultar exemplos de SOPs anteriores e concentrar nossa energia em novos desafios, em vez de refazer o básico.

A conformidade também fica mais fácil para nós. Quando chegam as auditorias, podemos apontar procedimentos claros que mostram exatamente como lidamos com dados confidenciais e mantemos a qualidade, reduzindo riscos e nos dando a confiança de que estamos fazendo as coisas da maneira certa.

📮 ClickUp Insight: 44% dos participantes da nossa pesquisa utilizam de 1 a 5 abas ao navegar, mas 8% vivem em um “modo caótico” com mais de 31 abas.

Embora nem sempre seja intencional, isso acontece até com os melhores: um quadro Miro para brainstorming, um Google Doc para SOP, uma guia de gerenciamento de projetos e, então, o ChatGPT para suporte extra. 👀

Mas cada alternância entre aplicativos ou janelas aumenta a sobrecarga mental, também conhecida como um custo mental oculto que diminui sua capacidade mental e deixa você se sentindo disperso.

ClickUp como uma plataforma de IA convergente: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs

Com o ClickUp, você pode centralizar todas as suas ferramentas: quadros brancos, documentos, tarefas, pesquisa na web, modelos de IA como ChatGPT, Gemini e Claude, e muito mais em um único espaço de trabalho de IA convergente. É hora de banir a alternância de contexto e fechar essas abas extras de vez!

Principais recursos do ClickUp AI Docs para SOPs

Estes são os principais recursos de IA que você obtém. 👇

Elaboração de modelos e conteúdo de SOPs com assistência de IA

Costumávamos gastar muito tempo criando SOPs do zero.

O ClickUp Brain mudou isso para nós. Agora, abrimos um Doc, digitamos uma “/” (barra), descrevemos o que precisamos e obtemos um rascunho funcional.

Use o ClickUp Brain para gerar SOPs dentro do ClickUp Docs: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Gere SOPs estruturados usando o ClickUp Brain no Docs*

Veja como isso funciona: precisávamos documentar nosso novo processo de revisão editorial. Solicitamos ao ClickUp Brain que gerasse a estrutura inicial, como seções para requisitos de envio, critérios de revisão, estágios de aprovação e protocolos de feedback.

Nós o personalizamos para o fluxo de trabalho da nossa equipe em cerca de 20 minutos (algo que levaria mais de duas horas 😮‍💨).

📌 Exemplo de prompt: Crie um SOP para nosso processo de revisão editorial, incluindo diretrizes de envio, critérios de revisão, estágios de aprovação e procedimentos de feedback. Formate-o com títulos, etapas numeradas e espaço para capturas de tela.

Colaboração em equipe em tempo real com comentários e edições

Trabalhamos juntos em SOPs em tempo real, o que significa que não há problemas de controle de versão de documentos.

Colaboração com o ClickUp Docs: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Colabore em SOPs com edições simultâneas e threads de comentários no ClickUp Docs*

Nossa equipe de conteúdo, designers e gerentes de projeto editam o mesmo documento simultaneamente com a Detecção de Colaboração do ClickUp. Assim, quando alguém identifica um problema que precisa ser atualizado em nosso processo de transferência de design, ele o resolve enquanto os outros continuam refinando suas seções.

O ClickUp Brain também nos ajuda a entender discussões longas. Quando debatemos melhorias de processos nos comentários, isso geralmente resulta em dezenas de mensagens indo e voltando. A ferramenta de documentação de IA lê toda a conversa e resume as principais decisões e itens de ação.

Deixe comentários atribuídos para seus colegas de equipe no ClickUp Docs. — *Deixe comentários atribuídos no ClickUp Docs para tarefas adicionais*

Além disso, quando alguém sugere “Devemos adicionar um modelo de relatório de bug” em um comentário atribuído no ClickUp, a plataforma automaticamente o converte em uma tarefa com um responsável.

Recentemente, revisamos nosso SOP de integração de clientes com a contribuição de vários membros da equipe. Todos deixaram comentários sugerindo melhorias, e o ClickUp Brain extraiu os pontos de consenso com os quais todos concordamos.

Ele também criou tarefas separadas no ClickUp para itens que precisavam de trabalho adicional, como a criação de modelos de e-mail e a configuração da automação.

💡 Dica profissional: use o ClickUp Chat para discutir rascunhos de SOP diretamente ao lado do documento, sem precisar alternar para e-mail ou Slack. Marque especialistas no assunto para revisar seções específicas, fazer perguntas esclarecedoras sobre as etapas do processo e obter feedback imediato.

ClickUp Chat: centralize a colaboração e a comunicação entre equipes: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Mantenha todo o contexto de trabalho em um só lugar com o ClickUp Chat*

O chat possui conversas encadeadas que permanecem conectadas ao SOP, para que você nunca perca o contexto sobre por que determinados procedimentos foram documentados de uma determinada maneira.

Controle de versão para acompanhar as alterações ao longo do tempo

Nós experimentamos nossos processos e, às vezes, essas experiências não dão certo.

O ClickUp Docs salva automaticamente todas as versões, permitindo que vejamos quem fez alterações, comparemos versões lado a lado e restauremos iterações anteriores quando necessário.

ClickUp Docs: acompanhe o histórico dos documentos e reverta as alterações, se necessário: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Acompanhe as revisões dos SOPs e volte às versões anteriores no ClickUp Docs*

Por exemplo, a equipe de marketing editou seu SOP de publicação de conteúdo para incluir um ponto de verificação adicional. Após algumas semanas, eles perceberam que o cronograma de publicação havia se estendido significativamente. Eles abriram o histórico de versões, compararam o processo atual com o anterior e identificaram onde estava o gargalo.

A partir daí, foi fácil restaurar a versão simplificada que funcionava melhor para o ritmo da nossa equipe.

O histórico de versões também auxilia nos esforços de treinamento.

Os novos membros da equipe analisam a evolução do SOP de início do projeto para entender como o processo foi refinado ao longo do tempo. Eles veem quais etapas foram adicionadas para resolver problemas específicos e quais foram eliminadas por não agregarem valor.

🔍 Você sabia? Nosso cérebro lembra melhor das coisas quando as produzimos ativamente (escrevendo, falando) em vez de apenas ler. Ao redigir ou editar SOPs, pedir à sua equipe para “dizer em voz alta as etapas” ou “explicar o processo” ajuda a fixá-las na memória.

Integração com tarefas, listas de verificação e fluxos de trabalho

Criamos nossos SOPs para impulsionar o trabalho real, não para ficarem guardados em alguma pasta.

Por exemplo, a equipe de sucesso do cliente consulta o SOP de escalonamento do cliente e segue as listas de verificação incorporadas à medida que resolve os problemas. Cada item da lista de verificação pode gerar subtarefas com atribuições e prazos.

ClickUp Docs: vincule tarefas específicas do ClickUp aos seus documentos para garantir o contexto: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Selecione um item de ação em seu SOP e vincule-o a tarefas específicas no ClickUp Docs*

O ClickUp Brain otimiza essa conexão. Quando a equipe redige um SOP detalhado para revisões trimestrais dos negócios, ela destaca seções específicas e solicita que a IA crie tarefas com base nesse conteúdo. O gerente de projetos de IA gera uma lista de tarefas com sugestões de responsáveis com base nos padrões do espaço de trabalho.

Os SOP, listas de verificação e fluxos de trabalho permanecem conectados, de modo que as atualizações em um deles informam as atualizações nos outros.

👀 Você sabia? De acordo com a Forrester Research , em um período de três anos, as organizações que utilizam o ClickUp alcançaram um retorno sobre o investimento (ROI) estimado em 384%. Essas organizações geraram cerca de US$ 3,9 milhões em receita incremental por meio de projetos viabilizados ou aprimorados pelo ClickUp.

Capacidade de gerar SOPs a partir de processos existentes automaticamente

Concluímos centenas de projetos, e muitos de nossos processos eficazes foram desenvolvidos organicamente por meio de comentários e discussões sobre tarefas.

O ClickUp Brain analisa o trabalho existente e cria SOPs com base nos padrões que já seguimos. Podemos solicitá-lo para revisar nossos lançamentos de sites concluídos e gerar um modelo de SOP com base no que sempre traz resultados.

ClickUp Brain: peça à IA para lhe fornecer respostas contextuais a partir do seu espaço de trabalho. — *Gere SOPs a partir de dados históricos de projetos usando o ClickUp Brain*

Usamos o ClickUp Brain para entender nossas diretrizes de marca no ano passado. Nossa equipe de design respondia frequentemente a perguntas recorrentes sobre o uso dos ativos da marca. Orientamos o ClickUp Brain a analisar seis meses de comentários e tarefas relacionados e, em seguida, gerar um SOP. Ele produziu um documento abrangente que refletia nossas práticas reais. Nós o refinamos brevemente e o publicamos para a equipe.

Também usamos a integração de IA para alinhar a documentação do processo com a realidade.

Quando percebemos que nossas práticas de integração de clientes haviam evoluído além do que nosso SOP descrevia, pedimos ao ClickUp Brain para analisar nossos projetos de integração recentes e sugerir atualizações.

A ferramenta de IA identificou três etapas que incorporamos ao nosso fluxo de trabalho e duas etapas que eliminamos, as quais editamos para manter o conhecimento atualizado.

💡 Dica útil: Organize ClickUp SyncUps ao treinar novos membros da equipe em SOPs ou revisar atualizações de processos com sua equipe.

ClickUp SyncUps: faça chamadas rápidas de áudio e vídeo sempre que necessário — *Ligue para seus colegas de equipe a partir do seu espaço de trabalho com o ClickUp SyncUps*

Em seguida, use o ClickUp Brain para transcrever automaticamente a reunião, extrair os principais pontos procedimentais discutidos e converter perguntas ou casos extremos em adições para sua documentação de SOP. Assim, o conhecimento tribal compartilhado verbalmente também é capturado em seus procedimentos oficiais.

Como as equipes usam o AI Docs para criar SOPs?

Nesta seção, revelamos todos os detalhes. É assim que realmente usamos a IA para documentação internamente. 📝

Elaboração rápida de novos SOPs

Salvamos vários modelos de documentos para diferentes tipos de SOPs. Quando precisamos documentar um novo processo, pegamos o modelo certo e pedimos ao ClickUp Brain para personalizá-lo.

ClickUp Docs: gere SOPs em segundos usando estruturas: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Elabore SOPs abrangentes criando modelos personalizados no ClickUp Docs*

Da última vez que lançamos um recurso importante, utilizamos nosso modelo de lançamento de recursos e pedimos à IA para ajustar as seções de acordo com nossas necessidades. Isso manteve nossa estrutura consistente, mas preencheu os detalhes específicos para aquele lançamento em particular.

Incluímos capturas de tela, tabelas, vídeos e quaisquer outros recursos visuais que tornem o processo mais claro.

Nosso SOP de revisão de design tem capturas de tela reais da nossa ferramenta de feedback e uma tabela mostrando quanto tempo cada etapa de revisão deve levar. O ClickUp Brain nos ajuda a descobrir onde esses recursos visuais devem ser colocados para que as pessoas possam realmente acompanhar.

🔍 Você sabia? Na teoria da memória, “interferência” significa que novas memórias podem prejudicar a lembrança das mais antigas (retroativa) ou que informações anteriores podem bloquear novas memórias (proativa). Nos documentos: evite ocultar atualizações ou alterações em textos densos. Torne-as distintas para que não se “misturem” na confusão da memória.

Atualização de SOPs existentes

ClickUp Docs: use o ClickUp Brain para editar seu conteúdo da maneira que desejar. — *Atualize e refine os SOPs com os recursos de IA do ClickUp Brain no Docs*

Os processos mudam e precisamos que nossos SOPs acompanhem essas mudanças. Quando algo precisa ser atualizado, destacamos essa seção e solicitamos ao ClickUp Brain que a reescreva.

Às vezes, percebemos que fomos muito técnicos, então simplificamos a linguagem. Outras vezes, um processo mudou e precisamos reescrever uma seção inteira para corresponder ao que estamos realmente fazendo agora.

📌 Exemplo de prompt: Reescreva esta etapa em linguagem simples e prática que qualquer membro da equipe possa entender.

💡 Dica profissional: Grave ClickUp Clips quando os membros da equipe realizarem procedimentos complexos que são difíceis de descrever apenas por escrito. As gravações de tela com narração mostram exatamente como navegar pelo software, solucionar problemas comuns ou concluir processos com várias etapas.

Em seguida, incorpore esses videoclipes diretamente em seus documentos de SOP para que os procedimentos incluam etapas escritas e demonstrações visuais.

ClickUp Clips: grave SOPs por meio de gravações de tela e compartilhe-as nas tarefas: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Grave clipes do ClickUp para manter as equipes em sintonia*

Receber contribuições de todos que realmente realizam o trabalho torna nossos SOPs muito melhores.

ClickUp Docs: personalize as permissões dos seus documentos para garantir a segurança — *Personalize as permissões para edição e visualização no ClickUp Docs*

O ClickUp Docs nos permite definir permissões detalhadas para quem pode ver, comentar ou editar cada documento ou página. Podemos compartilhar documentos com todo o nosso espaço de trabalho (exceto convidados), incluindo pessoas ou equipes específicas, ou até mesmo convidar usuários externos por e-mail.

Ao mesmo tempo, as permissões no ClickUp seguem uma hierarquia: as permissões no nível do documento substituem as configurações mais amplas do espaço de trabalho, e as permissões específicas de itens (por exemplo, em uma página específica) têm precedência sobre as gerais.

Documentação centralizada

Vivemos no ClickUp Docs Hub porque é onde todos os SOPs, notas de projeto e brainstorms são armazenados. Ele nos oferece um único local para ver tudo o que criamos ou colaboramos, sem precisar vasculhar Spaces ou tarefas.

Podemos filtrar por o que foi compartilhado conosco, o que escrevemos ou até mesmo documentos marcados para um projeto específico.

Acesse todos os seus documentos em um ClickUp Docs Hub centralizado: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Centralize a documentação de procedimentos no ClickUp Docs Hub*

O que mais gostamos é a facilidade de conectar os pontos. As versões preliminares das políticas e procedimentos da empresa se transformam em referências refinadas dentro do Hub, todas marcadas, vinculadas e prontas para uso. Podemos agrupar documentos relacionados, fixar nossos favoritos e pesquisar tudo em segundos.

Isso se tornou nossa memória coletiva, mantendo todo o nosso conhecimento acessível e atualizado, independentemente da rapidez com que as coisas mudam.

Passo a passo: criando um SOP com o ClickUp AI Docs

E agora, é assim que escrevemos procedimentos com o ClickUp Brain no Docs. 🧑‍💻

Passo 1: Abra um novo documento

Navegamos até o Docs Hub ou o Espaço, Pasta ou Lista específicos onde queremos que o SOP fique.

Clicamos no botão + Doc e damos ao nosso SOP um título claro e descritivo. Algo como SOP do processo de integração do cliente ou Fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo funciona bem. Títulos claros significam que as pessoas podem encontrar o que precisam sem precisar adivinhar.

Defina permissões para acessar espaços de trabalho ou pastas específicos: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Crie um novo documento em seu espaço de trabalho do ClickUp e defina permissões de acesso*

Em seguida, definimos as permissões. Escolhemos se o documento deve ser público para que toda a nossa equipe possa vê-lo ou privado enquanto ainda estamos elaborando.

Para processos confidenciais, como procedimentos financeiros ou políticas de RH, mantemos permissões restritas. Podemos sempre ajustá-las posteriormente, à medida que o SOP evolui.

👀 Dica do ClickUp: Costumamos marcar o documento como Wiki quando ele vai servir como fonte de verdade para os processos da nossa equipe. Isso facilita muito a localização e a consulta posterior.

Nosso wiki de estratégia operacional tem todos os SOPs da empresa organizados dessa forma, e os novos membros da equipe nos dizem que isso é uma grande ajuda durante a integração.

Marque o ClickUp Docs como um wiki para melhor acessibilidade: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Marque o ClickUp Docs como um wiki para referência rápida*

Etapa 2: escolha um modelo ou solicite à IA que elabore um SOP

Existem duas opções aqui, e ambas funcionam muito bem, dependendo do que você precisa:

Use um modelo de processo ou SOP do ClickUp para obter um esboço estruturado imediatamente.
Solicite ao ClickUp Brain para criar algo personalizado

Clique no botão Ask AI ou digite /write no Doc e, em seguida, insira uma solicitação como Elaborar um SOP para integração de novos funcionários ou Criar um procedimento para avaliações de desempenho trimestrais.

Solicite ao ClickUp Brain para gerar modelos de SOP: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Gere rascunhos personalizados de SOPs usando prompts e modelos do ClickUp Brain*

O ClickUp Brain gera um rascunho com base no que você solicitar.

Depois de ter o rascunho inicial, revise-o e refine-o. Peça à IA para expandir seções que pareçam superficiais, simplificar linguagem muito complexa ou adicionar marcadores onde as coisas precisam ficar mais claras.

Por exemplo, quando elaboramos nosso SOP de integração de fornecedores, a IA nos deu uma boa estrutura. No entanto, pedimos para expandir a seção de verificação de conformidade e simplificar a linguagem de aprovação do contrato para que nossa equipe de compras pudesse segui-lo.

👀 Dica útil: Nós repetimos até que tudo esteja certo. Nossa equipe tenta seguir as instruções para ajustar o tom, adicionar exemplos específicos ou incluir notas exigidas pelo nosso setor. O ClickUp Brain se adapta com base no que precisamos, então não precisamos aceitar o primeiro rascunho como definitivo.

Etapa 3: personalize o conteúdo com detalhes específicos da equipe

Agora, vamos adaptá-lo às nossas necessidades. Analisamos cada seção e substituímos os espaços reservados pelos nossos procedimentos, ferramentas e contatos reais.

Etapas genéricas se tornam instruções detalhadas que nossa equipe pode seguir sem confusão. Adicionamos capturas de tela que mostram exatamente o que as pessoas devem ver e links para os recursos de que precisarão: guias de estilo, formulários de aprovação e bibliotecas de modelos.

Use recursos avançados de formatação no ClickUp Docs para SOPs. — *Use os recursos avançados de formatação do ClickUp Docs para manter os SOPs envolventes*

Em seguida, acrescentamos:

Formatação de texto rico para tornar o SOP fácil de seguir
Títulos para dividir seções longas
Tabelas para organizar as informações de forma mais clara
Imagens para mostrar o que as pessoas devem ver
Adicione ClickUp Whiteboards para visualizar os fluxos de processos diretamente no SOP.

Por exemplo, nosso SOP de transferência de design inclui capturas de tela de nossa ferramenta de revisão, uma tabela que mostra os prazos de cada etapa de revisão e links para nossas diretrizes de marca.

💡 Dica profissional: você pode usar os quadros brancos do ClickUp para esboçar diagramas de fluxos de trabalho e árvores de decisão antes de escrever sua documentação de SOP. As equipes podem mapear cada etapa de forma colaborativa, identificar pontos de transferência e detectar gargalos ou procedimentos ausentes em um formato visual.

Quadros brancos do ClickUp: planeje seu fluxo de trabalho antes de criar um SOP nele: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Crie esboços preliminares do seu fluxo de trabalho antes de transformá-lo em um SOP estruturado usando os quadros brancos do ClickUp*

Depois que o processo for finalizado no quadro branco, converta-o diretamente em tarefas SOP estruturadas ou vincule-o ao seu ClickUp Doc. Dessa forma, os leitores podem ver tanto o diagrama de fluxo de trabalho de alto nível quanto as instruções detalhadas passo a passo.

Etapa 4: adicione listas de verificação, fluxos de trabalho e links de tarefas para execução

Nosso foco então se volta para tornar o SOP acionável.

Garanta uma execução prática adicionando listas de verificação ao ClickUp Docs. — *Adicione listas de verificação no ClickUp Docs para a execução prática do fluxo de trabalho*

Inserimos listas de verificação que dividem o procedimento em etapas, permitindo que as pessoas marquem à medida que trabalham.

Para etapas importantes, criamos ou vinculamos tarefas diretamente do Doc. Destaque uma etapa, use a opção + Tarefa e conecte-a ao trabalho real no Espaço de Trabalho.

Adicione relações e referências entre tarefas e documentos: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Adicione relações Doc para conectar seu SOP a tarefas acionáveis*

Além disso, usamos Doc Relationships para conectar nosso SOP a tarefas, projetos ou fluxos de trabalho recorrentes relacionados. Por exemplo, o documento de integração do cliente está vinculado ao modelo de tarefa de integração, de modo que, quando alguém inicia um novo relacionamento com o cliente, tem o contexto disponível imediatamente.

👀 Dica do ClickUp: Nossa documentação de escalonamento de clientes inclui um fluxograma que mostra quando escalonar problemas e para quem. Sabemos como pode ser útil verificar rapidamente diagramas de processos ou fluxogramas incorporados para obter orientação visual. As pessoas seguem o caminho visual e consultam as etapas detalhadas conforme necessário.

Clicamos no botão Compartilhar e convidamos as partes interessadas, gerentes ou responsáveis pela conformidade para analisá-lo.

Compartilhe documentos com as partes interessadas para visualização: Como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Compartilhe e exporte SOPs com as partes interessadas no ClickUp Docs*

Para políticas de RH, garantimos revisões jurídicas. E os procedimentos operacionais exigem a contribuição dos líderes de equipe que gerenciam esses processos diariamente.

Isso permite detectar problemas antes que eles se tornem um problema para todos. Além disso, exportamos alguns documentos como arquivos PDF, HTML ou Markdown para compartilhamento offline ou registros de conformidade.

Etapa 6: mantenha o controle de versões e atualize os SOPs regularmente

Nossos SOPs são documentos vivos que crescem junto com os processos.

Mantenha sua documentação atualizada com as tarefas recorrentes do ClickUp. — *Mantenha a documentação atualizada com as tarefas recorrentes do ClickUp*

Configuramos as tarefas recorrentes do ClickUp para revisá-las e atualizá-las em intervalos regulares.

Os procedimentos mais críticos são revisados trimestralmente, enquanto os processos estáveis que não mudam muito passam por uma verificação anual. Isso mantém nossa documentação atualizada sem nos sobrecarregar com trabalhos de manutenção constantes.

Um usuário compartilha no G2:

Adoro poder fazer quase tudo em um só lugar — tarefas, documentos, painéis e até mesmo brainstorming. Isso mantém meu trabalho organizado sem precisar de cinco aplicativos diferentes. As integrações e automações me poupam muito tempo, e a visibilidade entre os projetos é uma grande vantagem. Parece um verdadeiro centro de colaboração e planejamento.

Adoro poder fazer quase tudo em um só lugar — tarefas, documentos, painéis e até mesmo brainstorming. Isso mantém meu trabalho organizado sem precisar de cinco aplicativos diferentes. As integrações e automações me poupam muito tempo, e a visibilidade entre os projetos é uma grande vantagem. Parece um verdadeiro centro de colaboração e planejamento.

🎙️ Estudo de caso do cliente: A G-Loot usa o ClickUp para conectar o trabalho diário com os OKRs em nível da empresa. A plataforma de esportes eletrônicos adotou o ClickUp em todas as equipes para substituir ferramentas dispersas, gerenciar sprints, centralizar documentos e acompanhar o progresso em relação às metas estratégicas em um único lugar.

Com o ClickUp, todas as tarefas agora se alinham a um objetivo, a colaboração é mais rápida entre as equipes de produto, CRM e criativa, e a liderança finalmente tem visibilidade total da execução.

Melhores práticas para usar o AI Docs na criação de SOPs

Quando criamos SOPs na ClickUp, contamos com algumas práticas comprovadas que ajudam nossas equipes a trabalhar mais rápido e manter a documentação precisa e acessível:

Use as ferramentas baseadas em funções do ClickUp Brain para gerar rascunhos de SOPs, listas de verificação e conteúdo formatado em minutos.
Configure o ClickUp Automations para cuidar de tarefas repetitivas, como atribuir tarefas de revisão e acionar ações de acompanhamento, especialmente quando um procedimento crítico está sendo desrespeitado.
Conecte suas integrações do ClickUp para facilitar o compartilhamento de SOPs no Google Drive e em outras ferramentas. Isso mantém as discussões e os arquivos sincronizados sem precisar alternar entre ferramentas.
Colete feedback com o ClickUp Forms e converta automaticamente as respostas em tarefas acionáveis.

🚀 Vantagem do ClickUp: As reuniões são ótimas até você perceber que ninguém sabe o que foi decidido ou quem está fazendo o quê. O ClickUp AI Notetaker grava, transcreve e resume automaticamente as discussões da sua equipe, transformando decisões verbais em notas de reunião estruturadas.

ClickUp AI Notetaker: obtenha transcrições de suas reuniões: como o ClickUp usa o AI Docs para simplificar a criação de SOPs — *Habilite o ClickUp AI Notetaker para garantir que todas as ações discutidas permaneçam rastreáveis* *

As ações a serem realizadas são instantaneamente convertidas em tarefas e vinculadas aos documentos relevantes, para que seus novos procedimentos e atualizações nunca se percam.

Exemplos reais de uso do AI Docs

Veja como diferentes equipes da ClickUp melhoram os processos internos:

Vendas: cria e refina documentos para qualificação de leads, agendamento de demonstrações e transferência de negócios. A IA consulta manuais anteriores para sugerir a estrutura e a redação dos SOPs.
Engenharia: elabora documentos para gerenciamento de lançamentos e resposta a incidentes. O ClickUp Brain analisa retrospectivas de sprints anteriores para propor fluxos de trabalho aprimorados.
Sucesso do cliente: colabora no AI Docs para atualizar os SOPs de integração e os manuais de renovação. Ele extrai o contexto do feedback dos clientes e das métricas de desempenho, facilitando a personalização de modelos para diferentes segmentos de clientes.
Finanças: Padronize processos para aprovação de despesas, processamento de faturas e acompanhamento de orçamentos. Quando um rascunho está pronto, o Automations designa revisores e acompanha as aprovações, mantendo o cronograma em dia.

Trabalhe com os heróis dos SOPs do ClickUp

Aprendemos que, quando a documentação do processo flui, tudo o mais também flui. O ClickUp AI Docs transformou SOPs enfadonhos em guias vivos e dinâmicos que nossas equipes adoram usar.

Agora, criamos novos procedimentos em minutos, ajustamos os antigos sem medo da roleta de versões e vemos o ClickUp Brain preencher as lacunas mais rápido do que conseguimos terminar nosso café.

Cada SOP que criamos se baseia no anterior, mantendo nosso conhecimento atualizado, nossos processos claros e nossas equipes alinhadas.

Então, o que você está esperando? Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo! ✅

Perguntas frequentes (FAQs)

O AI Docs no ClickUp são documentos inteligentes desenvolvidos pelo ClickUp Brain. Usando IA, eles ajudam as equipes a criar, editar e organizar conteúdo mais rapidamente para redigir, resumir e formatar informações diretamente na documentação.

A criação de SOPs com tecnologia de IA pelo ClickUp Brain inclui a elaboração automática de esboços, instruções passo a passo e listas de verificação. As equipes podem usar prompts baseados em funções para garantir que cada SOP siga um formato consistente e inclua todos os detalhes importantes.

Sim. Os SOPs criados no AI Docs podem ser vinculados às tarefas do ClickUp, para que as equipes possam garantir atribuições precisas de tarefas, definir prazos ou acompanhar a conclusão diretamente do documento.

O ClickUp salva automaticamente o histórico de versões de cada documento. As equipes podem acompanhar as edições, visualizar versões anteriores e restaurar rascunhos anteriores, garantindo que todas as atualizações sejam visíveis e devidamente revisadas.

Sim. As equipes podem personalizar o AI Docs com modelos, prompts e formatação específicos para cada departamento. Essa flexibilidade permite que as equipes de marketing, vendas, engenharia e outras criem SOPs que correspondam aos seus fluxos de trabalho exclusivos.