As novas tecnologias trazem mudanças frequentes às agências. As expectativas dos clientes por respostas mais rápidas, suas experiências com novas plataformas e sua busca pelas últimas tendências exercem pressão constante sobre elas.
É exatamente por isso que as equipes das agências devem se familiarizar com a IA e o aprendizado de máquina e explorar o marketing baseado em IA. Com o rápido crescimento dos softwares de marketing com IA e sua penetração em todos os cantos do marketing, é inteligente estar um passo à frente.
Neste artigo, vamos detalhar as diferentes maneiras de automatizar uma agência de marketing digital com IA.
⭐ Modelo em destaque
Esteja você gerenciando grandes campanhas ou projetos menores, o modelo de agência de marketing do ClickUp ajuda você a agir mais rapidamente e entregar resultados consistentes.
É um excelente ponto de partida para agências que desejam se manter organizadas, centralizando projetos de clientes, tarefas de campanha e colaboração em equipe em um único lugar.
Benefícios da automação por IA para agências de marketing
A maioria das agências de marketing gasta boa parte do tempo lidando com tarefas repetitivas e compreendendo o comportamento do cliente antes que uma campanha finalmente seja lançada. A IA muda isso.
Como afirma Christina Inge, autora de Marketing Analytics: A Comprehensive Guide (Análise de marketing: um guia completo) e instrutora do programa de Desenvolvimento Profissional e Executivo da Universidade de Harvard:
“É muito mais fácil esboçar algo com IA, mostrar ao cliente ou chefe e pedir feedback, em vez de criar várias versões do mesmo produto”, disse ela. “É um verdadeiro impulsionador da eficiência.”
“É muito mais fácil esboçar algo com IA, mostrar ao cliente ou chefe e pedir feedback, em vez de criar várias versões do mesmo produto”, disse ela. “É um verdadeiro impulsionador de eficiência.”
Então, o que exatamente a IA traz de novo para as agências? Aqui estão algumas das vantagens reais:
- Automatize processos de marketing relacionados a publicações em mídias sociais, marketing por e-mail e criação de conteúdo para que suas equipes de marketing possam se concentrar na estratégia e no trabalho criativo
- Entregue conteúdo personalizado analisando o comportamento do cliente para aumentar as taxas de engajamento e conversão
- *segmente o público-alvo com mais precisão e possibilite interações em tempo real com os clientes por meio de chatbots com IA e mensagens automatizadas
- Analise os dados dos usuários e obtenha insights acionáveis com análises preditivas, tornando sua estratégia de marketing de IA mais orientada por dados e eficaz
- Otimize campanhas publicitárias e marketing de mídia social em tempo real para reduzir custos de marketing e maximizar o ROI em vários canais de marketing
- Ofereça um melhor atendimento ao cliente com chatbots com tecnologia de IA que gerenciam tarefas repetitivas e auxiliam na gestão da jornada do cliente
📖 Leia também: Guia para usar a automação de fluxos de trabalho com IA para obter produtividade máxima
Principais áreas em que as agências podem usar IA para automação
Vamos ser mais específicos e ver como automatizar uma agência de marketing digital com integração de IA. Vamos percorrer diferentes departamentos, identificando exatamente onde as ferramentas de marketing de IA e a automação de marketing com IA podem assumir o controle.
1. Criação de conteúdo
De publicações em blogs e legendas nas redes sociais a textos de e-mails, a maioria das agências de marketing incorporou a IA de alguma forma ao seu processo de criação de conteúdo. E não são apenas as agências.
Uma pesquisa da Forbes Advisor descobriu que 42% das empresas já usam IA para conteúdos longos, como textos de sites, enquanto 46% dependem dela para publicidade personalizada para suas equipes de vendas.
Mas, com todas essas ferramentas disponíveis, existe um risco real de que as coisas fiquem confusas. As equipes frequentemente alternam entre plataformas, resultando em dados de clientes dispersos e fluxos de trabalho desintegrados. É difícil dimensionar o conteúdo quando suas ferramentas não se comunicam entre si.
É exatamente aí que o ClickUp Brain faz a diferença. Em vez de ter que lidar com vários aplicativos, você tem um assistente de IA integrado diretamente nas suas tarefas.
Se você precisa de um briefing de conteúdo, uma publicação nas redes sociais, uma meta descrição ou um rascunho de e-mail, pode gerá-lo sem sair do ClickUp. O AI Writer fica dentro das tarefas, comentários e documentos, pronto para ajudar sempre que você precisar.
Use os prompts prontos para tudo, desde publicações no LinkedIn até esboços de blogs, ou crie os seus próprios para se adequar ao estilo e fluxo de trabalho da sua agência.
A melhor parte? O ClickUp Brain realmente entende o contexto da sua tarefa. Se sua tarefa for “Campanha de liquidação de verão”, a IA sabe que você deseja conteúdo específico para a campanha e gera ideias, legendas e resumos que se encaixam perfeitamente.
E você nunca fica preso ao primeiro rascunho. Você pode refinar, ajustar, reformular ou expandir o conteúdo gerado pela IA quantas vezes quiser.
💡 Dica profissional: para campanhas em andamento, use o ClickUp Brain MAX para acompanhar automaticamente o progresso, atualizar prazos, atribuir acompanhamentos e notificar sua equipe quando as tarefas avançarem.
As equipes de marketing que utilizam o ClickUp Brain economizaram até 1,1 dia por semana, reduziram o trabalho repetitivo com uma economia de custos de até 86% e concluíram as tarefas até três vezes mais rápido. Ele mantém o fluxo da criação de conteúdo, do gerenciamento de projetos da agência e da colaboração.
📮 ClickUp Insight: Uma pesquisa recente mostra que 24% dos trabalhadores se sentem presos a tarefas repetitivas, enquanto outros 24% acreditam que suas habilidades não estão sendo totalmente utilizadas. Isso implica que quase metade da força de trabalho enfrenta uma barreira para se envolver em um trabalho significativo.
O ClickUp ajuda a redirecionar o foco para projetos de alto impacto com agentes de IA que lidam com tarefas recorrentes automaticamente. Por exemplo, quando uma tarefa é marcada como concluída, o ClickUp pode atribuir a próxima etapa, enviar lembretes ou atualizar o status do projeto, sem a necessidade de acompanhamento manual.
💫 Resultados reais: a STANLEY Security viu isso em ação quando reduziu seu tempo de geração de relatórios em mais de 50% usando os relatórios personalizáveis do ClickUp, dando às suas equipes mais tempo para fazer previsões em vez de formatar.
2. Gerenciamento de campanhas e acompanhamento de tarefas
Quando uma das maiores marcas de consumo do mundo aposta na IA, isso diz muito sobre o impacto que a automação pode ter. Com mais de 400 marcas, incluindo Dove, Ben & Jerry’s e Lipton, a Unilever precisava de uma maneira mais inovadora de realizar campanhas em diferentes mercados e públicos.
Eles criaram o U-Studio, um hub de inteligência de conteúdo alimentado por IA desenvolvido com o IBM Watson para tornar isso possível. Essa plataforma ajudou a Unilever a analisar campanhas anteriores, identificar tendências, ajustar criativos e até mesmo prever o desempenho antes do lançamento.
O retorno foi enorme. Eles reduziram os custos de produção em 30% e, em muitos casos, reduziram pela metade o tempo de planejamento das campanhas.
Atualmente, a maioria das agências não opera em escala global como a Unilever, mas a lição continua válida. Ferramentas baseadas em IA podem simplificar o gerenciamento de campanhas de marketing, independentemente do número de clientes que você gerencia.
Ferramentas de marketing com IA, como o ClickUp, oferecem às agências de marketing uma maneira de trazer esse mesmo nível de eficiência para as operações diárias de marketing.
Com o ClickUp Automations, você pode configurar atribuições de tarefas, lembretes, aprovações e alterações de status que ocorrem automaticamente com base em gatilhos simples.
Por exemplo, você pode atribuir uma tarefa no momento em que ela é criada ou enviar um lembrete quando faltar um dia para o prazo final. Você pode até mesmo mover uma tarefa para a próxima etapa quando todos os itens da lista de verificação estiverem concluídos.
Aqui está um diário visual detalhado de como o ClickUp automatiza seu trabalho diário:
📖 Leia também: Como usar a IA para automação de marketing
3. Geração de leads e divulgação
Pode ser difícil encontrar leads de forma consistente e cultivá-los ao longo do funil sem consumir toda a semana da sua equipe. É exatamente aí que entram as ferramentas de prospecção baseadas em IA.
Plataformas como Instantly.ai, Smartlead e Apollo ajudam as agências a automatizar a pesquisa de clientes potenciais, a descoberta de contatos e a divulgação. Essas ferramentas verificam bancos de dados, enriquecem informações de contato e até mesmo executam sequências automatizadas de e-mails.
No entanto, identificar leads é apenas metade da tarefa. Muitas agências têm dificuldade em gerenciá-los de forma eficaz, especialmente quando as interações e acompanhamentos com os clientes ocorrem em diferentes plataformas. É por isso que usar um sistema centralizado como o ClickUp CRM faz toda a diferença.
Com o ClickUp, você pode acompanhar todas as etapas do seu pipeline usando status, campos e visualizações personalizados, como listas, quadros ou tabelas. Cada lead se torna uma tarefa que passa pelo seu processo de vendas.
Por exemplo, quando um lead passa para “Proposta enviada”, o ClickUp pode atribuí-lo ao seu gerente de vendas e criar uma tarefa de acompanhamento para três dias depois. Ou quando um lead é marcado como “Conquistado”, o ClickUp pode movê-lo para uma lista de clientes e alertar sua equipe de integração instantaneamente.
Além disso, com integrações para e-mail, calendários e outras ferramentas de CRM, o ClickUp mantém seu alcance organizado sem precisar alternar entre plataformas.
É claro que modelos como o Modelo de Agência de Marketing da ClickUp também ajudam as agências a se manterem organizadas e no caminho certo.
Veja como:
- Centralize projetos de clientes, tarefas de campanha e colaboração em equipe para obter melhor visibilidade e controle
- Simplifique fluxos de trabalho complexos e melhore a coordenação entre equipes
- Obtenha resultados consistentes otimizando o planejamento, o acompanhamento e a execução
📖 Leia também: Melhores ferramentas de divulgação por e-mail
4. Relatórios para clientes
O Google lançou ferramentas de medição baseadas em IA para conectar cada dólar investido em publicidade aos resultados comerciais. Suas informações multicanais e a ferramenta Data Manager permitem que os profissionais de marketing acompanhem a jornada dos clientes em todas as plataformas.
Da mesma forma, as ferramentas de relatórios de IA da Meta fornecem insights em tempo real sobre o desempenho dos anúncios e diagnósticos criativos para que os profissionais de marketing possam fazer ajustes em tempo real em suas campanhas.
No entanto, as agências frequentemente enfrentam um desafio nessa área. Com dados provenientes do Google Ads, Meta, ferramentas de otimização de mecanismos de busca e CRMs, a geração de relatórios pode ser dispersa e demorada.
Os painéis do ClickUp ajudam as agências a reunir tudo em uma única visualização centralizada.
O ClickUp permite que você crie painéis personalizáveis que extraem automaticamente dados de seus projetos, tarefas e controle de tempo. Você pode visualizar KPIs usando tabelas, gráficos e widgets, e até mesmo automatizar relatórios com exportações programadas em PDF que vão diretamente para sua equipe ou clientes.
💡 Dica profissional: as agências podem criar painéis ClickUp dedicados para cada cliente. Você pode compartilhar com segurança um painel ao vivo com os clientes para que eles possam acompanhar o progresso, visualizar os resultados e obter atualizações sem esperar pelos relatórios. Isso mantém tudo transparente, cria confiança e reduz o número infinito de e-mails de acompanhamento.
Por exemplo, você pode criar um painel executivo que mostre o desempenho da campanha, o status do projeto do cliente e os principais KPIs, como leads gerados ou eficiência dos gastos com publicidade. Você também pode configurar relatórios recorrentes que são atualizados automaticamente, poupando sua equipe de tarefas manuais de relatórios.
Você pode personalizar relatórios com recursos de detalhamento, filtros e visualizações personalizáveis para mostrar exatamente o que seu cliente precisa.
👀 Curiosidade: O primeiro exemplo conhecido de uma máquina programável é o tear Jacquard, inventado em 1804, que usava cartões perfurados para automatizar padrões têxteis.
5. Documentação interna e SOPs
Todas as agências conhecem o caos que resulta de etapas perdidas ou processos pouco claros. O problema é que a maioria das equipes não tem tempo para escrever SOPs do zero... ou mantê-los atualizados.
É exatamente aí que o ClickUp Docs, combinado com IA, entra em ação. Você pode criar SOPs estruturados dentro do ClickUp, organizá-los por equipes ou fluxos de trabalho e vinculá-los diretamente às tarefas. Dessa forma, todos sabem exatamente o que fazer e como fazer.
O ClickUp Brain torna esse processo ainda mais fácil, utilizando o processamento de linguagem natural. Você pode gerar instruções passo a passo a partir de um simples prompt.
Aqui estão algumas maneiras práticas pelas quais as agências criativas utilizam o ClickUp:
- Crie fluxos de trabalho de publicação de blogs com o ClickUp AI para incluir pesquisa de SEO, criação de briefings, processos de redação e edição, listas de verificação pré-publicação e muito mais
- Crie fluxos de trabalho para configuração de campanhas publicitárias, abrangendo briefings, pesquisa de público, textos publicitários, aprovações e acompanhamento, com SOPs gerados por IA para diferentes plataformas
- Configure fluxos de trabalho de integração de clientes com e-mails de boas-vindas, listas de verificação, tarefas atribuídas e SOPs de integração gerados por IA para uma execução consistente
A melhor parte é como fica fácil escalar. Você pode reutilizar modelos de SOP para novos clientes ou projetos, mantendo a consistência em seus processos sem precisar começar do zero. Além disso, você pode instruir o ClickUp Brain a lembrá-lo sempre que um SOP precisar ser atualizado.
📖 Leia também: Como a equipe de marketing da ClickUp usa o ClickUp
6. Agendamento de mídias sociais
Manter-se atualizado com as publicações nas redes sociais em diferentes plataformas e clientes pode se tornar rapidamente uma tarefa exaustiva. Desde determinar o momento certo para publicar até garantir que todas as legendas estejam de acordo com a voz da marca, é muito trabalho para qualquer equipe lidar diariamente.
É aí que ferramentas de IA para mídias sociais como Buffer, Later e Hootsuite ajudam, usando IA para escolher os melhores horários para postar e até mesmo sugerir legendas com base nas tendências da plataforma. Essas ferramentas simplificam o processo de programação, facilitando a consistência e a eficiência.
Mas, para manter todo o seu pipeline de conteúdo organizado, você ainda precisa de um sistema claro: algo como a Visualização de Calendário do ClickUp.
Com a visualização do calendário do ClickUp, você pode visualizar cada conteúdo por sua data de vencimento. Seja uma postagem no blog, um boletim informativo ou uma atualização nas redes sociais, mapeie-o no calendário e veja exatamente o que está programado, o que está pendente e onde pode haver sobreposições.
Ele permite que você atribua tarefas aos membros da equipe diretamente do calendário e mova facilmente as tarefas para novas datas se os prazos mudarem.
💡 Dica profissional: o ClickUp também permite automatizar fluxos de trabalho de publicação. Por exemplo, você pode definir uma regra que atribua automaticamente uma tarefa ao seu gerente de mídia social quando ela passar para “Pronto para publicar”. Você pode acionar essa automação com base no status da tarefa, tipo de conteúdo ou até mesmo datas específicas.
Como começar a automatizar sua agência com IA (passo a passo)
Se você deseja incorporar a inteligência artificial ao trabalho diário da sua agência, a melhor abordagem é começar aos poucos e evoluir a partir daí. Aqui está uma maneira simples de começar.
Etapa 1: Mapeie seus fluxos de trabalho atuais
Comece visualizando como o trabalho flui pela sua agência, usando os quadros brancos do ClickUp para diagramar a integração de clientes, o planejamento de campanhas ou as aprovações criativas. Esses mapas visuais ajudam a identificar onde ocorrem atrasos, transferências e tarefas repetitivas.
Por exemplo, você pode perceber que sua equipe gasta muito tempo coordenando cronogramas, acompanhando aprovações ou formatando relatórios. Uma vez identificados, esses gargalos se tornam os principais candidatos à automação.
👀 Curiosidade: Isaac Asimov cunhou o termo “Robótica” em um conto de 1941, muito antes de os robôs se tornarem parte da automação industrial.
📖 Leia também: Como executar campanhas de marketing com IA
Etapa 2: Defina suas metas de automação e responsáveis
Antes de começar a usar as ferramentas, tenha clareza sobre o que você deseja melhorar. Pode ser respostas mais rápidas aos clientes, menos prazos perdidos ou simplesmente mais tempo para estratégia. Designe um responsável para configurar e manter esses fluxos de trabalho.
Envolva seu líder de operações, gerentes de clientes ou líderes de projeto para que eles também participem do processo. Mesmo gráficos RACI simples no ClickUp podem ajudar a definir quem define as regras, quem aprova as mudanças e quem monitora o desempenho.
Etapa 3: defina suas métricas de referência e limites
Você precisa de uma referência para medir o impacto da automação. Comece acompanhando quanto tempo as tarefas levam atualmente, quantas solicitações de clientes estão atrasadas ou quanto tempo é gasto com relatórios manuais.
Adicione proteções para garantir que a qualidade não diminua. Por exemplo, se você automatizar publicações nas redes sociais, inclua uma etapa de aprovação manual para campanhas com gastos pagos ou mensagens confidenciais. Uma boa automação deve ser vista como um apoio, não como uma perda de controle.
💡 Dica profissional: use os marcos do ClickUp para marcar os principais pontos de verificação do fluxo de trabalho, para que você possa detectar problemas antecipadamente e medir o progresso real.
Etapa 4: Escolha um conjunto inicial de ferramentas de IA
Não tente automatizar tudo de uma vez. Escolha uma ou duas ferramentas que resolvam os verdadeiros gargalos.
Comece com ferramentas que sua equipe já usa ou que se integram facilmente ao seu espaço de trabalho. Adicionar menos ferramentas com funcionalidades mais amplas funciona melhor do que juntar muitas ferramentas desconectadas.
Por exemplo, o ClickUp Brain MAX é ótimo para gerar resumos de conteúdo, analisar dados para obter insights, redigir atualizações para clientes ou resumir reuniões. Ele dá acesso a todos os principais LLMs, todas as suas ferramentas conectadas e todo o seu espaço de trabalho em uma única tela, para que você não precise lidar com a complicação da proliferação de ferramentas de IA.
Etapa 5: Crie seus fluxos de trabalho piloto
Escolha um fluxo de trabalho para automatizar de ponta a ponta. Por exemplo, configure um sistema em que o feedback do cliente coletado por meio dos formulários do ClickUp acione uma tarefa, a atribua ao editor certo e notifique o responsável pela conta.
Comece com algo repetível, mas de baixo risco, como resumos de reuniões internas ou relatórios pós-campanha. Teste por algumas semanas, colete feedback e faça alterações antes de implementá-lo de forma mais ampla.
👀 Curiosidade: a primeira máquina de venda automática remonta ao antigo Egito e distribuía água benta nos templos quando uma moeda era inserida.
📖 Leia também: Como expandir uma agência de marketing digital
Etapa 6: Documente tudo
Toda automação precisa de documentação. Isso inclui o que a aciona, quem é o responsável, quais ações ela executa e o que fazer quando ela falha.
Pense nisso como o manual de automação da sua agência. Se o seu líder de operações estiver ausente ou um novo membro da equipe entrar, eles devem ser capazes de entender o sistema sem precisar adivinhar.
💡 Dica profissional: use o ClickUp Docs para armazenar tudo isso em um espaço compartilhado. Com controle de versão e links de compartilhamento seguros, seu trabalho estará protegido.
Etapa 7: Treine sua equipe
A eficácia da sua automação depende da capacidade da sua equipe de utilizá-la. Explique a eles como ela funciona, o que automatiza e o que ainda precisa da intervenção humana.
Por exemplo, você pode mostrar a eles como usar o ClickUp Brain para tarefas diárias, como criação de SOPs ou atualizações de tarefas. Torne o treinamento parte do processo de integração, para que todos os novos contratados aprendam a trabalhar com automação desde o primeiro dia.
💡 Dica profissional: Além de criar documentos de treinamento compartilháveis no ClickUp Docs, você também pode gravar tutoriais com o ClickUp Clips. Em seguida, peça ao ClickUp Brain para transcrever os vídeos e traduzir as transcrições para vários idiomas para equipes multilíngues.
Etapa 8: Avalie o impacto e amplie o que funciona
Revisite suas métricas de referência e compare-as com o desempenho atual. Os projetos estão avançando mais rapidamente? Os membros da equipe estão dedicando mais tempo à estratégia? Use os painéis do ClickUp para visualizar melhorias e lacunas.
Insights baseados em dados ajudam você a ajustar suas campanhas com eficiência. O que funciona pode ser implementado em mais equipes ou fluxos de trabalho, e o que não funciona pode ser pausado ou refinado. A automação não é uma tarefa única; é uma estratégia contínua que evolui com sua agência.
Erros a evitar ao automatizar sua agência
Somente quando usada corretamente, a automação pode facilitar a vida. Muitas agências se precipitam, esperando resultados instantâneos, mas acabam enfrentando contratempos. Aqui estão alguns erros comuns que vale a pena evitar:
- Confiar na IA para tudo e esperar que ela substitua a estratégia ou a criatividade. A IA funciona melhor como uma ferramenta de apoio que ainda precisa da contribuição humana para selecionar metas relevantes, orientar campanhas e refinar mensagens
- Entrar na automação sem um plano claro ou metas definidas. Isso geralmente leva a uma pilha confusa de softwares de marketing e fluxos de trabalho desconectados que, na verdade, atrasam sua equipe
- O uso de dados de baixa qualidade para automação leva a resultados pouco confiáveis e insights falhos. Isso é especialmente preocupante quando os dados dos clientes não são limpos, verificados ou mantidos atualizados
- Automatizar demais e remover completamente o toque humano. Isso pode fazer com que suas campanhas pareçam robóticas e correr o risco de afastar seu público (que ainda espera uma conexão pessoal)
O crescimento da sua agência está a apenas um clique de distância
“A tecnologia está sempre evoluindo, e as empresas que não abraçam a mudança ficam para trás
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Gerir uma agência de marketing é exigente. Você gerencia clientes, lança campanhas, lida com conteúdo, supervisiona as finanças e mantém tudo em movimento — muitas vezes ao mesmo tempo.
Ao automatizar, você sente imediatamente o alívio de poder se concentrar no trabalho que realmente faz sua agência crescer.
É por isso que o ClickUp faz a diferença. Ele reúne criação de conteúdo, gerenciamento de tarefas, CRM, relatórios e automação em um único espaço de trabalho. Em vez de alternar entre aplicativos, sua equipe pode gerenciar tudo — desde briefings criativos até atualizações para clientes — dentro do ClickUp.
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