Você passa a maior parte do dia realizando tarefas que parecem urgentes, mas que não levam a nada significativo.
Sua caixa de entrada explode com “perguntas rápidas”. As reuniões se multiplicam como coelhos. 🐇🐇🐇🐇
O trabalho que realmente importa é adiado para amanhã. Mais uma vez.
Isso não é uma falha pessoal, é um problema de conexão.
Os cientistas chamam isso de “Efeito da Mera Urgência”, ou seja, as pessoas se comportam como se a realização de uma tarefa urgente tivesse seu próprio apelo, independentemente de sua consequência objetiva.
Em outras palavras: somos viciados em apagar incêndios em vez de preveni-los.
A Matriz de Eisenhower (também conhecida como matriz urgente-importante) acaba com esse caos mental.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Pense na Matriz de Eisenhower como seu assistente pessoal para a tomada de decisões.
Essa estrutura aparentemente simples de quatro quadrantes (urgente ou não urgente, importante ou não importante) obriga você a distinguir entre o que parece urgente e o que realmente gera resultados.
Mas aqui está o problema: o principal benefício da matriz NÃO É torná-lo mais produtivo.
Ela está ajudando você a assumir o controle da sua vida. 👇🏼
Pesquisas mostram que pessoas que usam estruturas de priorização relatam um controle muito maior sobre seu tempo E níveis mais baixos de estresse, mesmo quando sua produção bruta não aumenta drasticamente (mais sobre isso em breve).
Acontece que o verdadeiro inimigo não é sua lista de tarefas. Seu cérebro não consegue distinguir entre um tigre dente-de-sabre e uma notificação do Slack.
TL;DR: Como funciona a Matriz de Eisenhower
Tudo bem, nossos cérebros têm falhas. Mas é tudo culpa do cérebro? Não exatamente.
A vida moderna é cheia de distrações — desde o seu telefone, laptop de trabalho, Alexa e até mesmo o seu Roomba! (Dá um tempo!).
Se você faz parte de uma equipe que utiliza mais de 15 ferramentas, pesquisas indicam que você tem quatro vezes mais chances de ficar preso na faixa lenta da produtividade. Não é de se admirar que 42% de nossas horas de trabalho sejam consumidas pela confusão da troca de contexto.
Então, o que fazemos? Inventamos nossos próprios truques de gerenciamento de tempo ( 92% de nós, para ser exato ), enquanto cerca de 76% de nós confiamos em nossos sistemas pessoais de priorização.
No entanto, 65% admitem que estão apenas realizando as tarefas fáceis ou urgentes, enquanto as que realmente fazem a diferença ficam paradas.
Conheça a Matriz de Eisenhower: a ferramenta original para “parar de se enganar”
Ela elimina o ruído, forçando você a encarar o que é realmente importante.
A Matriz é sua verificação da realidade, sua bússola de produtividade e sua melhor chance de garantir que seu dia de trabalho realmente faça a diferença.
| Quadrante | Ação | Descrição | Exemplos |
| Quadrante 1: Urgente + Importante | FAÇA | Crises reais que exigem atenção imediata | O servidor está fora do ar e os clientes não conseguem comprar nada |
| Quadrante 2: Importante + Não urgente | DECIDA | Escrever um plano de negócios, aprender novas habilidades e ir à academia | Escrever um plano de negócios, aprender novas habilidades ou ir à academia |
| Quadrante 3: Urgente + Não importante | DELEGUE | As prioridades de outras pessoas que parecem urgentes, mas não são importantes para seus objetivos | A maioria dos e-mails, interrupções aleatórias ou reuniões que poderiam ter sido e-mails |
| Quadrante 4: Não urgente + Não importante | DELETE | Atividades que desperdiçam tempo e não contribuem para seus objetivos | O buraco negro das redes sociais, reorganizar sua mesa pela terceira vez nesta semana |
E, de repente, você saberá exatamente qual deles requer sua atenção!
🛠️ Kit de ferramentas pronto para uso: Modelo da Matriz de Eisenhower do ClickUp, que fornece uma estrutura pré-construída que classifica automaticamente as tarefas em quadrantes e se adapta conforme suas prioridades mudam.
Além disso, você pode converter facilmente os itens da sua matriz em tarefas no ClickUp E aprofundar cada quadrante da sua matriz para obter mais detalhes.
Que problema a Matriz de Eisenhower realmente resolve?
Já mencionamos isso antes: seu cérebro tem um bug.
Quando algo parece urgente, seu sistema de alarme pré-histórico o leva a acreditar que isso também é importante.
Sua ansiedade é antiga!
Pronto, já dissemos!
Seu cérebro está executando um software pré-histórico em um mundo que foi atualizado em uma velocidade vertiginosa.
Durante mais de 95% da história da humanidade, a ansiedade dos nossos antepassados era um sistema de alarme finamente ajustado, preparado para os manter vivos na selva ( Nesse, 2022; Stein & Nesse, 2016 ). Naquela época, um barulho nos arbustos podia significar a presença de um predador, por isso uma onda de ansiedade fazia todo o sentido.
Hoje, nossos ambientes mudaram mais rápido do que nossa biologia consegue acompanhar — a agricultura tem apenas 10.000 anos, a eletricidade tem apenas um século e a sobrecarga digital mal saiu das fraldas.
Nossos cérebros, ainda programados para ameaças de dentes de sabre, agora reagem a e-mails, prazos e notificações de mídias sociais com a mesma urgência primitiva.
A incompatibilidade é real: O que antes nos mantinha seguros agora às vezes nos deixa sobrecarregados por “ameaças” que nossos ancestrais nem imaginavam. Portanto, se sua ansiedade parece fora do lugar, não é uma falha pessoal. É seu cérebro ancestral fazendo o melhor que pode em um mundo totalmente novo.
E isso nos leva à próxima parte.
O efeito da mera urgência: o problema sou eu!
É terça-feira à tarde e sua caixa de entrada está cheia — 47 e-mails discutindo pedidos de almoço. Você responde a todos eles. O projeto que pode definir sua carreira? Ainda intocado. Por quê?
O almoço tem um prazo. O projeto não. Seu cérebro sempre escolhe o almoço.
Porque o efeito da mera urgência entra em ação, o que é particularmente pronunciado para pessoas que se consideram ocupadas.
Seu cérebro não se importa com salário, crescimento ou impacto. Ele vê um prazo e entra em modo cavernícola. E quanto mais ocupado você se sente, pior fica. A sobrecarga alimenta uma má priorização, o que o deixa mais ocupado, o que piora sua capacidade de priorizar. Um ciclo vicioso.
Pesquisadores que revelaram o “Efeito da Mera Urgência” descobriram uma maneira de quebrar o ciclo: tornar os resultados de tarefas importantes mais óbvios. (Por que não pensamos nisso antes!)
Quando as pessoas conseguiam ver claramente o que ganhariam com o trabalho importante, elas estavam mais propensas a ignorar as distrações urgentes.
É exatamente isso que a Matriz de Eisenhower faz: ela interrompe a Armadilha da Urgência e o obriga a se perguntar:
A tarefa que está me incomodando realmente está fazendo diferença? Ou estou apenas buscando a adrenalina de riscar algo da minha lista?
A tarefa que está me incomodando realmente está fazendo diferença? Ou estou apenas buscando a adrenalina de riscar algo da minha lista?
A Matriz de Eisenhower não tem como objetivo torná-lo mais produtivo
O verdadeiro benefício da Matriz de Eisenhower é, na verdade, psicológico.
Porque a matriz aumenta significativamente sua percepção de controle do tempo, o que reduz drasticamente o estresse e evita o esgotamento.
Qualquer produtividade alcançada é apenas um efeito colateral bem-vindo.
Na verdade, há uma série de pesquisas que desmentem o mito de que os modelos mentais de gerenciamento de tempo tornam você mais produtivo. Na realidade, eles fazem algo completamente diferente.
Por que sentir que você está no controle é melhor do que ser produtivo
A pesquisa mais importante sobre gestão do tempo foi realizada por Therese Macan em 1994. Ela queria determinar se a gestão do tempo realmente ajudava as pessoas a se tornarem melhores em seus trabalhos.
Alerta de spoiler: não foi isso que aconteceu.
A Macan testou comportamentos de gerenciamento de tempo com uma grande amostra de funcionários. As pessoas que definiram metas e prioridades sentiram-se muito mais no controle de seu tempo. Elas estavam menos estressadas e mais felizes no trabalho.
Seus chefes não achavam que eles tinham um desempenho melhor.
Talvez o principal benefício da gestão do tempo não esteja em seu efeito sobre o desempenho, mas em seu efeito sobre as atitudes.
Talvez o principal benefício da gestão do tempo não esteja em seu efeito sobre o desempenho, mas em seu efeito sobre as atitudes.
Um estudo de 2010 realizado por Häfner e Stock aprofundou ainda mais essa questão.
Eles ofereceram treinamento em gerenciamento de tempo a alguns funcionários. O grupo treinado sentiu-se mais no controle e menos estressado. Mas, na verdade, eles não melhoraram em seus trabalhos de acordo com qualquer métrica mensurável.
Os resultados do nosso estudo demonstram que o aumento da percepção de controle do tempo leva a uma diminuição do estresse e a um aumento no desempenho autoavaliado
Os resultados do nosso estudo demonstram que o aumento da percepção de controle do tempo leva a uma diminuição do estresse e a um aumento no desempenho autoavaliado
💁♀️ Tradução: As estruturas de gerenciamento de tempo são uma terapia, não impulsionadores de produtividade.
História da Matriz de Eisenhower: veja-a em contexto
Dwight D. Eisenhower não inventou a Matriz de Eisenhower. Ele nem mesmo usava uma grade 2×2.
O que ele fez foi popularizar o princípio fundamental que mais tarde se tornaria a estrutura favorita de todos os gurus da produtividade.
Compreender essa distinção revela por que a matriz funciona e por que às vezes não funciona.
O homem que realmente tinha problemas importantes
Antes de se tornar presidente, Eisenhower foi o Comandante Supremo Aliado durante a Segunda Guerra Mundial.
Ele planejou o Dia D. Ele gerenciou generais que se achavam mais espertos do que ele. Ele lidou com Churchill e Stalin no mesmo dia (caramba).
Quando Eisenhower falou sobre urgente versus importante, ele não estava discursando sobre a caixa de entrada vazia.
Ele estava falando sobre a diferença entre reagir à última ação de Hitler e planejar a invasão que acabaria com a guerra.
Sua capacidade de manter o foco no que era importante enquanto o mundo entrava em colapso fez dele o exemplo perfeito de uma estrutura de priorização.
A citação que todos interpretam errado
A famosa frase sobre problemas urgentes e importantes? Eisenhower a disse, mas estava citando outra pessoa.
Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.
Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.
Ele fez essa afirmação durante um discurso em 1954, atribuindo-a explicitamente a um ex-reitor universitário não identificado. Esse reitor foi posteriormente identificado como o Dr. J. Roscoe Miller, da Northwestern University.
As próprias palavras de Eisenhower em um discurso de 1961 capturam a verdadeira dificuldade:
Quem pode definir com precisão a diferença entre longo e curto prazo? Especialmente quando nossos assuntos parecem estar em crise, somos quase compelidos a dar nossa atenção primeira ao presente urgente, em vez de ao futuro importante
Quem pode definir com precisão a diferença entre longo e curto prazo? Especialmente quando nossos assuntos parecem estar em crise, somos quase compelidos a dar nossa atenção primeira ao presente urgente, em vez de ao futuro importante
O detalhe mais importante? Até mesmo o homem que planejou a libertação da Europa sentiu a atração de tarefas urgentes, mas inúteis.
Matriz de Eisenhower: da filosofia à ferramenta de produtividade
Stephen Covey pegou a ideia de Eisenhower e a transformou na grade de quatro quadrados que conhecemos hoje.
Em seu livro de 1989, Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Covey criou a estrutura visual que tornou o conceito popular.
Eisenhower forneceu a sabedoria. Covey forneceu a planilha.
👉🏽 Quer uma explicação rápida em vídeo? Aqui está!
Analisando a Matriz de Eisenhower
Cada quadrante da Matriz de Eisenhower é basicamente uma zona estratégica com um comando de ação específico e um estado psicológico.
Aqui está uma rápida visão geral de como esses quadrantes afetam seu comportamento:
Matriz de Eisenhower: o panorama emocional de cada quadrante
| Quadrante | Emoção central | Comportamento típico | Objetivo estratégico |
| Q1: Urgente + Importante | Estresse, pressão | Combate a incêndios, reação | Contenha e reduza ao longo do tempo |
| Q2: Não urgente + importante | Clareza, controle | Planejamento, foco profundo | Proteja e expanda |
| Q3: Urgente + Não importante | Culpa, obrigação | Agradar as pessoas, alternar entre tarefas | Delegue ou minimize |
| Q4: Não urgente + Não importante | Entorpecimento, tédio | Evitação, procrastinação | Elimine ou limite |
💡Dica profissional: antes de classificar as tarefas, analise seu estado emocional. Se o seu dia de trabalho parece um jogo de acerte o alvo, você provavelmente está preso no Q1 ou Q3. Sua verdadeira vantagem está no Q2.
Quadrante 1: O quadrante da crise
Este é o lugar para todas as ações urgentes e importantes.
Pense em emergências genuínas, problemas urgentes e projetos que chegaram ao prazo final.
- Exemplos: Emergência de um cliente importante, falha crítica no sistema que bloqueia toda a empresa, apresentação para uma reunião do conselho que começa em uma hora
- Estado psicológico: Estresse, esgotamento, combate constante a incêndios. Gestão reativa, em que você está sempre respondendo a problemas em vez de preveni-los
- Objetivo estratégico: Minimizar. Embora algumas tarefas do Q1 sejam inevitáveis, uma programação dominada por elas indica um planejamento inadequado. A maioria das emergências do Q1 são tarefas do Q2 que foram negligenciadas até se tornarem urgentes
Quadrante 2: O quadrante da qualidade e da estratégia
Bem-vindo ao lar das tarefas não urgentes e importantes. Onde o sucesso a longo prazo é projetado e construído.
- Exemplos: Planejamento estratégico, desenvolvimento de habilidades, manutenção preventiva, construção de relacionamentos importantes, exercícios físicos ou identificação de novas oportunidades
- Estado psicológico: Visão, perspectiva, equilíbrio, controle. Um estado proativo que permite um trabalho cuidadoso e de alta qualidade e leva a uma maior satisfação profissional
- Objetivo estratégico: Viva aqui. As pessoas mais eficazes planejam e reservam tempo para atividades do segundo trimestre. Ao planejar, preparar e prevenir, elas reduzem sistematicamente as emergências do primeiro trimestre
Quadrante 3: Quadrante da Decepção
Aqui encontramos os posers: todas aquelas tarefas urgentes e sem importância. 🌚
Imagine uma zona de produtividade falsa, cheia de tarefas que exigem atenção, mas não contribuem para o avanço de seus objetivos principais.
- Exemplos: Muitos e-mails, algumas reuniões, interrupções frequentes e pequenos problemas de outras pessoas que elas mesmas poderiam resolver. Essas tarefas fazem você se sentir produtivo sem ser produtivo — é aí que reside a armadilha da urgência
- Estado psicológico: Foco de curto prazo, sensação de estar em dívida com as prioridades dos outros, sensação de que seus próprios objetivos estão sempre em segundo plano. Estar ocupado, mas não ser eficaz
- Objetivo estratégico: Proteja-se. Para dominar o terceiro trimestre, é necessário estabelecer limites, dizer “não” educadamente, delegar tarefas de forma eficaz e criar sistemas que minimizem as interrupções
Quadrante 4: Quadrante do desperdício
Olá, lixeira? 🗑️
Talvez isso seja um pouco severo. Mas essas tarefas não oferecem nenhum valor real e prejudicam ativamente uma vida bem vivida.
- Exemplos: Navegar sem pensar nas redes sociais, assistir televisão em excesso, organizar e-mails antigos para evitar começar um projeto importante, etc.
- Estado psicológico: Falta de responsabilidade e propósito. Muitas vezes, um refúgio escapista para aqueles que estão esgotados por passar muito tempo nos trimestres 1 e 3
- Objetivo estratégico: Priorize e elimine impiedosamente. Isso requer autoavaliação honesta e disciplina. Embora o descanso e o lazer sejam importantes (atividades Q2), Q4 representa distrações que precisam ser tratadas
Como usar a Matriz de Eisenhower de maneira eficaz
O método Eisenhower funciona melhor como uma prática diária, não como um exercício pontual.
Passo 1: Esvazie sua mente
Passe 10 minutos anotando todas as tarefas, projetos e obrigações que competem pela sua atenção. Não filtre ainda. Apenas anote tudo.
Etapa 2: Defina o que é “importante” para você
Esta é a etapa mais importante. Anote suas 3 a 5 principais metas para o trimestre atual. Uma tarefa só é “importante” se contribuir diretamente para uma dessas metas. Todo o resto, por definição, não é importante.
Etapa 3: Classifique sem piedade
Analise suas ideias e coloque cada item no quadrante apropriado. Seja honesto. Aquele e-mail “urgente” do seu colega pode, na verdade, ser uma interrupção do terceiro trimestre disfarçada de trabalho.
Etapa 4: Reserve um tempo para o segundo trimestre
As tarefas do segundo trimestre não têm prazos urgentes, por isso são constantemente adiadas. Reserve blocos de tempo específicos para o seu trabalho mais importante do segundo trimestre e trate esses blocos como algo tão sagrado quanto qualquer reunião com um cliente.
💡Dica profissional: usando o ClickUp Tasks, você pode converter itens da matriz em tarefas e até mesmo delegá-las aos membros da sua equipe. Além disso, você sempre pode atribuir estimativas de tempo para manter o controle.
Etapa 5: Construa seus sistemas de defesa
As tarefas do terceiro trimestre são inimigas do progresso do segundo trimestre. Crie sistemas para minimizá-las:
- Defina horários específicos para verificar e-mails em vez de responder instantaneamente
- Use modelos para respostas comuns
- Estabeleça um “horário de atendimento” para perguntas não urgentes
- Aprenda a dizer “Isso pode esperar até amanhã?” com mais frequência
💟 Bônus: com que frequência você deve atualizar sua Matriz de Eisenhower?
As revisões diárias são as mais eficazes. Dedique de 5 a 10 minutos todas as manhãs para classificar novas tarefas e ajustar prioridades com base nas mudanças ocorridas durante a noite. As revisões semanais ajudam você a avaliar se está realmente dedicando tempo ao Q2 ou apenas falando sobre ele.
4 erros comuns ao usar a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower frequentemente falha pelas mesmas razões previsíveis.
(Não se preocupe, cada um deles também tem uma solução!)
1. Você acha que é melhor em estimar o tempo do que realmente é
Todos pensam que seu próximo projeto será diferente.
Desta vez, você terminará mais cedo. Desta vez, não haverá surpresas.
Você está errado. Você já esteve errado antes. Você estará errado novamente.
A falácia do planejamento é real: você subestima o tempo que as tarefas levam, mesmo quando tem dados que comprovam que você sempre subestima o tempo que as tarefas levam.
Por exemplo, digamos que você coloque “Escrever estratégia de marketing” no Q2 e agende para sexta-feira à tarde. A realidade? São necessários dados de três departamentos, duas rodadas de aprovação e revisão jurídica. Duas semanas depois, é uma crise do Q1 porque a reunião do conselho é amanhã.
De repente, você percebe que essa não é uma tarefa para uma tarde de sexta-feira.
🧠 A solução: Divida tarefas grandes em tarefas menores. “Escrever estratégia de marketing” se torna “Obter dados de vendas do Jake”, “Analisar preços da concorrência” e “Esboçar seção de posicionamento”
2. “Importante” é tudo o que seu chefe considera importante
A urgência é objetiva. O prazo final é sexta-feira, ou não é.
A importância é subjetiva. Muitas vezes, ela é sequestrada por quem fala mais alto ou tem o cargo mais alto.
A “pergunta rápida” do seu chefe parece importante porque veio dele. Mas será que ela realmente contribui para o alcance dos seus objetivos? Provavelmente não.
🧠 A solução: Anote suas metas reais para o trimestre. Trate as tarefas que apoiam diretamente essas metas como prioridade máxima. Se surgir outra coisa, pergunte: isso apoia a missão mais ampla da empresa, ajuda um colega de equipe ou evita problemas maiores no futuro? Se não, provavelmente não é importante, por mais urgente que pareça.
3. Você não pode realmente delegar nada
A Matriz de Decisão de Eisenhower diz que as tarefas do Q3 devem ser delegadas.
Legal. Para quem?
Se você é um fundador solo, estudante ou qualquer pessoa sem subordinados diretos, “delegar” é um conselho fantasioso. É como ouvir “basta contratar alguém” quando você está começando do zero.
🧠 A solução: Substitua “delegar” por “minimizar, automatizar ou agrupar”
Esta reunião pode ser substituída por um e-mail? Você pode configurar uma resposta automática? Você pode agrupar todas essas interrupções em uma hora, em vez de deixá-las destruir o seu dia inteiro?
A maioria das tarefas do terceiro trimestre não precisa existir. São apenas hábitos disfarçados de trabalho. Como responder à mesma pergunta pela décima vez! Basta configurar um agente de respostas com inteligência artificial, como este aqui. 👇🏼
4. Você está usando uma ferramenta estática para um trabalho dinâmico
Suas prioridades mudam. Uma tarefa do segundo trimestre hoje pode se tornar uma crise do primeiro trimestre amanhã.
E uma lista de tarefas em papel? Ela fica desatualizada no momento em que você a escreve.
Além disso, como diz este usuário do Reddit:
Tenho tantas tarefas que não sei como colocá-las na Matriz de Eisenhower. Sempre adorei o conceito, mas nunca consegui aplicá-lo
Tenho tantas tarefas que não sei como colocá-las na Matriz de Eisenhower. Sempre adorei o conceito, mas nunca consegui aplicá-lo
🧠 A solução: Use um sistema dinâmico. Por exemplo, com o ClickUp, você pode criar uma matriz de prioridades viva e adaptável:
- Configure campos personalizados para “Urgência” e “Importância”
- Use uma visualização de quadro agrupada por esses campos para criar uma representação visual de quatro colunas
- Quando as prioridades mudarem, atualize o campo personalizado e a tarefa será automaticamente movida para o quadrante correto
Quem deve usar a Matriz de Eisenhower
Todos acham que precisam da Matriz de Eisenhower. Na verdade, nem todos precisam.
Mas se você está afogado em demandas concorrentes e não consegue distinguir entre uma emergência real e o mau planejamento de outra pessoa, continue lendo.
Para CEOs e executivos
Seu maior inimigo não é a concorrência. É a ilusão de que tudo o que passa pela sua mesa é igualmente importante.
Como CEO, você é pago para pensar estrategicamente, não para responder pessoalmente a todos os e-mails de fornecedores ou aprovar todas as publicações nas redes sociais. O método Eisenhower obriga você a proteger seu recurso mais valioso: tempo para a liderança real.
👉🏽 A realidade: se você está gastando mais tempo no Q1 (modo de crise) do que no Q2 (planejamento estratégico), você não está liderando — você é apenas o bombeiro mais bem pago do prédio.
👉🏽 Seu ponto ideal no segundo trimestre: preparação do conselho, estratégia de longo prazo, planejamento de sucessão e o tipo de reflexão profunda que não pode acontecer entre reuniões.
🤔 Quer turbinar seu pensamento estratégico? Kyle Coleman, vice-presidente geral da ClickUp, explica como ele mantém suas prioridades em ordem!
Para empreendedores individuais e freelancers
Você desempenha todas as funções em sua empresa. Atendimento ao cliente, marketing, contabilidade, desenvolvimento de produtos — tudo isso recai sobre sua mesa.
A matriz ajuda você a distinguir entre tarefas que fazem sua empresa crescer (Q2) e tarefas que fazem você se sentir ocupado, mas esgotado (Q3 e Q4).
Por exemplo, responder aos e-mails dos clientes em 30 segundos não o torna mais profissional. Isso faz de você um sistema de resposta a interrupções bem treinado.
👉🏽 Sua estratégia de sobrevivência: agrupe as tarefas do terceiro trimestre em blocos de tempo específicos. Verifique o e-mail duas vezes por dia, não 200 vezes.
Para estudantes
A escola é projetada para fazer com que tudo pareça urgente. Toda tarefa tem um prazo. Toda prova é importante para a sua média. Toda atividade “fica bem nas inscrições para a faculdade”
A Matriz de Decisão de Eisenhower ajuda você a separar o aprendizado real (Q2) do trabalho acadêmico excessivo (Q3).
Por exemplo, passar três horas aperfeiçoando a formatação de um documento em vez de realmente compreender os conceitos. A formatação perfeita é Q3. A compreensão profunda é Q2.
Para gerentes e líderes de equipe
Você está preso no meio. Os executivos jogam objetivos estratégicos em você. Sua equipe encaminha todas as decisões menores para você. Os clientes querem atualizações a cada cinco minutos.
A matriz urgente-importante ajuda você a descobrir o que realmente precisa da sua atenção e o que precisa da sua assinatura.
Por exemplo, seu subordinado direto pode lidar com aquela ligação “urgente” do cliente (Q3). Você não pode delegar as avaliações trimestrais de desempenho que determinam quem será promovido (Q2).
👉🏽 Armadilha do gerente: pensar que você é insubstituível. A maioria das suas tarefas do terceiro trimestre existe porque você não treinou sua equipe para lidar com elas.
Veja o que Gaurav Agarwal, diretor de operações da ClickUp, diz sobre essa armadilha específica!
Recentemente, mudei a forma como preparava o conteúdo da minha revisão trimestral de negócios: Antes: eu passava 20 horas pessoalmente coletando dados, formulando uma história e criando slides. Agora: minha equipe passa 30 horas e eu passo 5. Isso significa um total de 35 horas agora, contra 20 antes.
Parece ineficiente, certo? No entanto, essa abordagem: • Libera 15 horas do meu tempo para trabalhos de maior valor • Produz um resultado final melhor do que eu poderia criar sozinho • Permite que minha equipe desenvolva uma compreensão mais profunda do negócio • Da próxima vez que fizermos isso, 35 horas no total se tornarão 25 horas. Esse é o paradoxo da produtividade da escalabilidade: o que parece ser uma redução da eficiência no nível da unidade, na verdade, gera ganhos exponenciais no nível do sistema
Recentemente, mudei a forma como preparava o conteúdo da minha revisão trimestral de negócios: Antes: eu passava 20 horas pessoalmente coletando dados, formulando uma história e criando slides. Agora: minha equipe passa 30 horas e eu passo 5. Isso significa um total de 35 horas agora, contra 20 antes.
Parece ineficiente, certo? No entanto, essa abordagem: • Libera 15 horas do meu tempo para trabalhos de maior valor • Produz um resultado final melhor do que eu poderia criar sozinho • Permite que minha equipe desenvolva uma compreensão mais profunda do negócio • Da próxima vez que fizermos isso, 35 horas no total se tornarão 25 horas. Esse é o paradoxo da produtividade da escalabilidade: o que parece ser uma redução da eficiência no nível da unidade, na verdade, gera ganhos exponenciais no nível do sistema
Matriz de Eisenhower para equipes x indivíduos
| Critérios | Indivíduos | Equipes |
| Caso de uso | Produtividade pessoal, formação de hábitos | Priorização compartilhada, delegação, planejamento |
| Ferramentas necessárias | Caderno, aplicativo ou modelo ClickUp | ClickUp com campos compartilhados, painéis e automações |
| Benefícios | Menos estresse, mais foco | Responsabilidade clara, redução da microgestão |
💡Dica profissional: use os painéis do ClickUp para monitorar a distribuição dos quadrantes em sua equipe. Se a maior parte da sua equipe estiver no Q1, é hora de reforçar o planejamento do Q2.
Matriz de Eisenhower x outras estruturas de produtividade
A Matriz de Eisenhower não é a única opção disponível.
Embora seja um ponto de partida sólido, algumas situações exigem abordagens diferentes.
Pense nessas alternativas como ferramentas especializadas em seu kit de ferramentas de produtividade — cada uma projetada para resolver problemas específicos que a matriz não consegue resolver.
Matriz de Eisenhower x Princípio de Pareto (Regra 80/20)
O Princípio de Pareto funciona com base em uma ideia simples, mas poderosa: 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Não se trata de classificar tarefas, mas de encontrar o pequeno número de atividades que geram valor desproporcional.
✅ Quando Pareto vence: Você está afogado em trabalho, mas não tem certeza de quais atividades realmente fazem a diferença. A regra 80/20 obriga você a analisar seus resultados e trabalhar de trás para frente. Quais 20% dos seus clientes geram 80% da sua receita? Quais 20% dos seus recursos criam 80% do engajamento do usuário?
Por exemplo, uma gerente de marketing percebe que 80% dos leads qualificados vêm de apenas 2 dos 10 canais de marketing. Em vez de tentar otimizar todos os 10 canais igualmente (pensamento Eisenhower), ela dobra a aposta nos dois que funcionam e elimina o resto (pensamento Pareto).
✅ Quando Eisenhower vence: você sabe o que é importante, mas não consegue parar de se distrair com tarefas urgentes, mas sem sentido. A análise de Pareto não vai ajudá-lo a ignorar aquela notificação do Slack. A matriz vai.
💡Dica profissional: use os dois. A análise de Pareto identifica suas atividades de alto impacto (o que vai para o Q2). A Matriz de Eisenhower protege o tempo para essas atividades, filtrando todo o resto.
Matriz de Eisenhower x Método MoSCoW
Não, não é a cidade. Na verdade, é uma sigla: Must have (deve ter), Should have (deveria ter), Could have (poderia ter), Won't have (não terá).
| O Método MoSCoW (explicado) |
| Requisitos indispensáveisRequisitos não negociáveis que são essenciais para o incremento ou lançamento do projeto atual |
| Deve terRequisitos importantes que não são essenciais para o funcionamento da solução |
| Não terá (desta vez)Os requisitos que a equipe e as partes interessadas concordaram explicitamente não serão entregues no prazo atual |
| Não terá (desta vez)Os requisitos que a equipe e as partes interessadas concordaram explicitamente não serão entregues no prazo atual |
Essa estrutura surgiu no desenvolvimento de software para resolver um problema específico: decidir quais recursos criar quando não é possível criar tudo.
✅ Quando o MoSCoW vence: você está gerenciando um projeto com várias partes interessadas que consideram suas solicitações “urgentes e importantes”. O método Eisenhower não funcionará porque a definição de “importante” varia de pessoa para pessoa.
O MoSCoW força conversas difíceis sobre o que é realmente essencial. Recursos “indispensáveis” não são negociáveis — se não forem incluídos, o projeto fracassa. Recursos “recomendáveis” são importantes, mas não determinantes. Recursos “opcionais” são bônus interessantes. Recursos “descartáveis” estão explicitamente fora do escopo.
Aqui está a genialidade de “Não terei” (essa categoria não existe na Matriz de Eisenhower): é uma maneira formal de dizer “não agora, talvez mais tarde”, o que evita o aumento do escopo e gerencia as expectativas.
✅ Quando Eisenhower vence: Você está trabalhando sozinho ou com uma equipe pequena e alinhada, onde o escopo não é a questão principal. O MoSCoW adiciona complexidade desnecessária à priorização de tarefas simples.
Matriz de Eisenhower x Método ABCDE
O método ABCDE é a Matriz de Eisenhower com esteróides — e os esteróides têm efeitos colaterais.
| Método de gerenciamento de tarefas ABCDE | ||||
| A | B | C | D | E |
| Muito importante | Importante | Agradável de fazer | Delegue | Elimine |
| Tarefas obrigatórias com consequências graves se não forem concluídas | Tarefas que devem ser realizadas, com consequências menores. Benéficas, mas não essenciais | Tarefas sem consequências. Agradáveis, mas sem impacto nas metas | Tarefas que podem ser atribuídas a outras pessoas para liberar tempo para tarefas A | Tarefas desnecessárias que não agregam valor |
| Regra de ouro: Nunca trabalhe em uma tarefa B quando houver uma tarefa A. Nunca trabalhe em uma tarefa C quando houver uma tarefa B. |
Funciona assim: cada tarefa recebe uma letra.
- As tarefas têm consequências graves se não forem concluídas
- As tarefas B têm consequências leves
- As tarefas C não têm consequências
- As tarefas D devem ser delegadas
- As tarefas E devem ser eliminadas
E aqui está a regra principal: Você nunca trabalha em uma tarefa B enquanto existe uma tarefa A. Nunca trabalhe em uma tarefa C enquanto existe uma tarefa B. E assim por diante.
✅ Quando o ABCDE vence: você é um procrastinador crônico que se sente atraído por tarefas fáceis e de baixo valor. A regra rígida de “A primeiro” fornece a disciplina que falta à matriz.
Por exemplo, sua lista inclui “Responder à proposta do cliente” (A), “Atualizar o perfil do LinkedIn” (B) e “Organizar os arquivos do computador” (C).
Com Eisenhower, você pode passar a manhã organizando arquivos porque parece produtivo. Com ABCDE, isso é literalmente contra as regras até que a proposta esteja pronta.
✅ Quando Eisenhower vence: Seu ambiente de trabalho é imprevisível. Emergências reais surgem. As prioridades mudam. A rigidez do método ABCDE se torna um obstáculo quando você precisa de flexibilidade.
O maior desafio do Método ABCDE é que ele pressupõe que você tem alguém a quem delegar tarefas. Se você é um empreendedor individual, freelancer ou funcionário júnior, as tarefas “D” tornam-se tarefas “B” ou “C”, criando potencialmente uma carga de trabalho incontrolável.
Matriz de Eisenhower x Matriz de Prioridade de Ação
A Matriz de Prioridade de Ação é a prima da Matriz de Eisenhower, formada em administração de empresas. Em vez de “urgente” e “importante”, ela usa “esforço” e “impacto”
Os quatro quadrantes:
- Alto impacto, baixo esforço = ganhos rápidos (faça isso primeiro)
- Alto impacto, alto esforço = projetos importantes (planeje cuidadosamente)
- Baixo impacto, baixo esforço = Preenchimentos (faça quando tiver tempo livre)
- Baixo impacto, alto esforço = tarefas ingratas (evite a todo custo)
A principal diferença é que a Matriz de Prioridade de Ação pensa em termos de retorno sobre o investimento; Eisenhower pensa em termos de prazos e metas.
✅ Quando a prioridade de ação vence: você está gerenciando recursos (orçamento, tempo da equipe, horas de desenvolvimento) e precisa justificar as decisões para a liderança. “Isso tem alto impacto e baixo esforço” é mais convincente do que “isso é importante, mas não urgente”
Por exemplo, um gerente de produto que está escolhendo entre recursos pode usar a matriz da seguinte maneira:
- O recurso A levará duas semanas e aumentará a retenção de usuários em 15% (ganho rápido)
- O recurso B levará 6 meses e aumentará a retenção em 20% (projeto importante)
- O recurso C levará 4 semanas e aumentará a retenção em 2% (Tarefa Ingrata)
✅ Quando Eisenhower vence: você está lidando com um trabalho genuinamente urgente, em que os prazos são mais importantes do que os cálculos de ROI. As emergências dos clientes não se importam com sua análise de impacto/esforço.
E quanto à Matriz de Eisenhower versus metodologias ágeis?
A Matriz de Eisenhower e o Agile ajudam você a priorizar o trabalho, mas têm funções diferentes e operam em escalas de tempo diferentes.
| Estrutura | Principal caso de uso | Área de foco | Horizonte temporal |
| Matriz de Eisenhower | Tomada de decisões diárias para indivíduos | Urgência x importância | Imediato a curto prazo |
| Ágil/Scrum | Entrega de projetos em equipe | Planejamento iterativo e gerenciamento de backlog | Baseado em sprints (1–2 semanas) |
Agile é uma metodologia de entrega baseada em equipe para enviar trabalhos em ciclos curtos e estruturados. Estruturas como o Scrum ajudam as equipes a planejar o trabalho (por meio do planejamento de sprints), refletir sobre ele (por meio de retrospectivas) e manter as prioridades flexíveis (por meio de backlogs). O Agile prioriza a colaboração, a velocidade e a iteração.
A Matriz de Eisenhower, por outro lado, é uma ferramenta de priorização pessoal. Ela ajuda os indivíduos a classificar tarefas com base na urgência e importância — especialmente útil quando distrações diárias ameaçam atrapalhar o progresso a longo prazo.
💡Dica profissional: use a Matriz de Eisenhower antes do planejamento do sprint para identificar quais tarefas realmente valem a pena ser realizadas. É uma maneira inteligente de alinhar suas prioridades individuais com o ciclo de entrega ágil da sua equipe.
TL;DR: Comparação entre estruturas
| Estrutura | Matriz de Eisenhower | Método MoSCoW | Princípio de Pareto (80/20) | Método ABCDE | Matriz de Prioridade de Ação |
| Princípio fundamental | Triagem baseada em atributos | Escopo baseado em requisitos | Alavancagem assimétrica | Sequenciamento baseado em consequências | Alocação baseada no ROI |
| Categorias principais | Urgência/Importância | Deve / Deveria / Poderia / Não vai | 80% de resultados / 20% de esforços | A / B / C / D / E Consequências | Impacto/Esforço |
| Caso de uso | Gerenciamento estratégico de tarefas | Entrega ágil de projetos e gerenciamento de escopo | Análise estratégica de atividades | Execução pessoal disciplinada | Planejamento de recursos empresariais/de projetos |
| Foco na decisão | “O que requer minha atenção agora?” | “O que devemos oferecer para uma solução viável?” | “Onde está meu maior ponto de alavancagem?” | “Qual é a próxima coisa que devo fazer?” | “Qual é o uso mais eficiente dos recursos?” |
| Ponto forte principal | Simplicidade e clareza conceitual | Alinhamento das partes interessadas e controle do escopo | Gera insights estratégicos | Impõe disciplina e combate a procrastinação | Concentre-se no retorno sobre o investimento (ROI) |
| Pontos fracos | Simplifica excessivamente o trabalho interdependente | Sem classificação dentro da categoria | Rigidez em um ambiente dinâmico | Rigidez em um ambiente dinâmico | Subjetividade na pontuação do impacto e do esforço |
| Usuário ideal | Qualquer pessoa que se sinta sobrecarregada com suas prioridades | Gerente de produto ágil ou equipe de projeto | Analista estratégico ou líder em busca de foco | Procrastinadores que precisam de mais estrutura | Líder de equipe ou gerente de projetos com recursos limitados |
Qual estrutura você deve realmente usar?
➡️ Comece com Eisenhower se você é novo na priorização ou se sente sobrecarregado. Ela ensina a habilidade fundamental de separar o urgente do importante
➡️ Adicione a análise de Pareto trimestralmente para identificar quais 20% de suas atividades geram 80% dos seus resultados
➡️ Use o MoSCoW para projetos em equipe em que o aumento do escopo é um problema e as partes interessadas precisam estar alinhadas
➡️ Experimente o ABCDE se você for disciplinado o suficiente para seguir regras rígidas e tiver dificuldade em lidar com a procrastinação
➡️ Mude para a Prioridade de Ação quando estiver gerenciando recursos e precisar tomar decisões baseadas no ROI
➡️ Adote o Agile quando estiver trabalhando com uma equipe em entregas que evoluem ao longo do tempo. O Agile ajuda você a priorizar e entregar o trabalho em ciclos curtos e iterativos — ideal para colaboração multifuncional, feedback rápido e adaptação às mudanças
Mas lembre-se de que nenhuma dessas estruturas é uma solução mágica. Elas são ferramentas de tomada de decisão que o forçam a fazer perguntas melhores sobre onde você está perdendo tempo.
A melhor estrutura é aquela que você realmente usará de forma consistente.
Dicas para usar a Matriz de Eisenhower (com o ClickUp)
Você já domina o básico.
Agora vamos falar sobre as estratégias avançadas que separam os amadores da matriz dos verdadeiros mestres da priorização.
Com o ClickUp, você pode transformar essa grade simples 2×2 em um sistema dinâmico que aprende com o seu comportamento e se adapta à sua realidade.
1. Sistema de codificação por cores
Seu cérebro processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido do que texto. Pare de tornar sua Matriz de Eisenhower mais difícil do que precisa ser.
Em vez disso, use as Prioridades de Tarefas do ClickUp para combinar os quadrantes da matriz com dicas visuais.
Configure tarefas urgentes + importantes com bandeiras vermelhas, importantes + não urgentes com amarelas, urgentes + não importantes com azuis e não urgentes + não importantes com cinzas.
✅ Por que isso funciona: você pode examinar sua lista de tarefas em segundos, em vez de ler todas as descrições. As tarefas vermelhas saltam aos olhos imediatamente. As tarefas amarelas lembram você de reservar blocos de tempo. As tarefas azuis gritam “delegue-me”. As tarefas cinzas são candidatas a exclusão.
💡Dica profissional: crie tags personalizadas para atividades recorrentes do segundo trimestre, como “Planejamento estratégico”, “Desenvolvimento da equipe” ou “Melhoria de processos”. Isso facilita identificar padrões no que você está negligenciando.
2. Fluxos de trabalho agênicos e regras de automação
A maior falha da matriz é quando tarefas importantes ficam no Q2 até o prazo final, o que as torna urgentes. O ClickUp Automations pode evitar isso.
Crie regras que movam automaticamente as tarefas do Q2 para o Q1 com base nas datas de vencimento. Por exemplo, “Quando faltar 3 dias para a data de vencimento, altere a prioridade para Urgente e notifique o responsável”
Automação avançada: configure fluxos de trabalho que criam tarefas recorrentes no Q2. Revisões estratégicas mensais, avaliações trimestrais de metas e check-ins semanais da equipe devem aparecer automaticamente no seu Q2 sem que você precise se lembrar de adicioná-los.
🧠 A virada de jogo: use os Agentes no ClickUp para delegar tarefas do terceiro trimestre automaticamente. Defina regras como “Quando uma tarefa for marcada como ‘Administração de rotina’, atribua a [Nome do colega] e notifique via Slack”
3. Priorização inteligente com IA
O ClickUp Brain pode analisar seu histórico de tarefas e identificar padrões que você não percebeu.
Por exemplo, uma das nossas sugestões favoritas de IA para a Matriz de Eisenhower é:
“Analise minhas tarefas concluídas no último mês. Quais 20% das atividades geraram 80% dos meus resultados? Quais tarefas do segundo trimestre eu adiei consistentemente e quais foram as consequências?”
O ClickUp Brain pode identificar:
- Que tipos de tarefas você rotula consistentemente como urgentes quando, na verdade, não são importantes?
- Em que momento do dia você é mais eficaz em diferentes quadrantes de trabalho
- Quais tarefas do terceiro trimestre continuam se repetindo porque você não está resolvendo a causa raiz?
- Quando as tarefas do segundo trimestre se tornam crises do primeiro trimestre devido a uma estimativa de tempo inadequada
E isso, pessoal, é o poder da IA contextual.
🎥 Veja como a IA contextual pode transformar seu trabalho com uma priorização inteligente “real”. 👇🏼
4. “Blocos de interrupção”
O trabalho do segundo trimestre morre por mil pequenos cortes — e-mails, mensagens no Slack, “perguntas rápidas”
A solução não é força de vontade. É arquitetura.
A configuração do ClickUp: Use o Calendário do ClickUp para criar dois tipos de blocos de tempo:
- Blocos protegidos do segundo trimestre: marque-os como “Ocupado” e adicione notas como “Trabalho intenso – Não perturbe”
- Blocos de interrupção: Reserve intervalos de 30 a 60 minutos especificamente para lidar com tarefas do terceiro trimestre — e-mails, perguntas rápidas, solicitações menores
5. teste do “eu futuro”
A maioria das pessoas tem dificuldade em distinguir o que é importante do que é urgente porque pensa em como se sente no momento, e não nas consequências.
Para cada tarefa, pergunte: “Se meu eu futuro pudesse me enviar uma mensagem, ele me agradeceria por realizar essa tarefa ou se arrependeria do tempo que gastei nela?”
No ClickUp, você pode adicionar um campo personalizado chamado “Avaliação do eu futuro” com opções como “Vou me agradecer”, “Não vai importar” ou “Vou me arrepender”
Ou use uma classificação numérica, ou seja, 0 = Isso não saiu como planejado. 🙄
Isso o força a pensar além da pressão imediata.
💡A regra 10-10-10: Como você se sentirá em relação a essa tarefa em 10 minutos, 10 meses e 10 anos? Use as descrições de tarefas do ClickUp para anotar essa análise para casos limítrofes.
6. Auditoria de precisão da matriz
Todas as semanas, compare o tempo gasto em cada quadrante com a sua alocação pretendida. A maioria das pessoas descobre que está a gastar 60% do seu tempo no Q3, enquanto planeia gastar 60% no Q2.
Faça estas perguntas:
- Quais tarefas do segundo trimestre sempre levam mais tempo do que o estimado?
- Quais tarefas do terceiro trimestre estão consumindo mais tempo do que deveriam?
- Que porcentagem das “emergências” do primeiro trimestre poderia ter sido evitada com um melhor planejamento do segundo trimestre?
O acompanhamento do tempo do projeto da ClickUp revela a verdade nua e crua sobre onde seu tempo realmente vai, em comparação com onde você planejava gastá-lo. Use esses dados para melhorar suas estimativas de tempo e identificar quais tarefas do terceiro trimestre precisam de soluções sistemáticas, em vez de atenção constante.
7. Horas de poder do segundo trimestre
Acompanhe quando você é mais eficaz em diferentes tipos de trabalho.
Durante duas semanas, registre seu nível de energia (1-10) a cada hora usando as notas de controle de tempo do ClickUp. Faça uma referência cruzada com a qualidade e a eficiência da conclusão das tarefas.
A maioria das pessoas descobre que tem de 2 a 4 horas de energia máxima para o trabalho estratégico do segundo trimestre. Proteja essas horas com rigor.
Otimização do ClickUp: Programe suas tarefas mais importantes do segundo trimestre durante os horários de pico comprovados. Use o bloqueio de tempo automatizado no Calendário do ClickUp para bloquear automaticamente esses horários com base em seu backlog, prioridades e reuniões.
Correspondência entre energia e tarefa:
- Alta energia: pensamento estratégico do segundo trimestre, resolução de problemas complexos
- Energia média: Tarefas urgentes do primeiro trimestre que exigem foco
- Baixa energia: tarefas rotineiras do terceiro trimestre, processamento de e-mails
8. Responsabilidade da matriz
Matrizes individuais funcionam. Matrizes em equipe com responsabilidade compartilhada funcionam melhor.
Revisões semanais da matriz: Use os cartões ClickUp AI para revisar:
- Quais membros da equipe estão gastando muito tempo no Q1 (modo reativo)?
- Quais metas do segundo trimestre estão sendo constantemente adiadas?
- Quais tarefas do terceiro trimestre continuam sendo repassadas em vez de serem sistematizadas?
Torne os blocos de tempo do segundo trimestre visíveis para sua equipe por meio de calendários compartilhados. Quando todos veem que das 9h às 11h é um período reservado para o segundo trimestre, é menos provável que interrompam.
💡Dica profissional: nas reuniões semanais da equipe, pergunte: “Que tarefas do segundo trimestre protegemos esta semana e que distrações do terceiro trimestre eliminamos?”
Matriz de Eisenhower para diferentes casos de uso
A Matriz de Eisenhower é uma lente de tomada de decisão que se adapta à sua função, objetivos e ambiente de trabalho.
Seja liderando projetos multifuncionais ou lidando com clientes freelancers, veja como aplicá-la em diferentes contextos.
Para gerenciamento de projetos e produtos
Em funções com fluxos de trabalho complexos — marketing, engenharia, design —, o verdadeiro desafio não é a falta de esforço, mas a fadiga de decisão . A matriz externaliza essas decisões para que você possa se concentrar no impacto.
- Quadrante 1: Obstáculos de última hora, problemas de segurança, exercícios de simulação de incêndio do cliente
- Quadrante 2: Documentos de estratégia, planos de testes de usuários, retrospectivas de campanhas
- Quadrante 3: Sincronizações recorrentes, “atualizações rápidas”, relatórios de status das partes interessadas
- Quadrante 4: Formatar planilhas, reorganizar pastas, tarefas rotineiras
Para planejamento diário e produtividade pessoal
Empreendedores individuais, criativos e fundadores muitas vezes confundem impulso com progresso. A Matriz de Eisenhower ajuda você a quebrar o ciclo de reagir a tudo que aparece.
- Comece o seu dia com uma revisão da matriz de 5 a 10 minutos
- Priorize uma tarefa significativa do segundo trimestre — antes de abrir sua caixa de entrada
- Use a correspondência de energia: faça o trabalho do Q2 quando estiver mais alerta e o do Q3 durante os períodos de menor concentração
💡Dica profissional: use as tarefas recorrentes do ClickUp para agendar revisões matinais e auditorias no final do dia. Adicione estimativas de tempo às tarefas do segundo trimestre para manter o foco e o escopo.
Matriz de Eisenhower para equipes remotas e trabalho assíncrono
Quando sua equipe está espalhada por diferentes fusos horários, a priorização em tempo real fica comprometida. A matriz introduz um modelo mental compartilhado, sem a necessidade de verificações constantes.
- Chegue a um acordo sobre uma definição de “importante” para toda a equipe
- Adicione tags de quadrantes como “Estratégico”, “Atendimento ao cliente” ou “Administrativo”
- Crie blocos de interrupção para tarefas do terceiro trimestre (e-mails, pings, preparação de reuniões)
💡Dica profissional: Automatize mudanças de tarefas no ClickUp: “Se a urgência = alta e a data de vencimento < 3 dias → mova para o Q1 e notifique o responsável no Slack. ” As automações do ClickUp ajudam a aplicar isso de forma dinâmica.
Para estilos de trabalho baseados em energia
Alguns trabalhos se encaixam no Q1 (suporte, operações). Outros prosperam no Q2 (estratégia, liderança). Seu quadrante ideal depende da sua função e dos seus ritmos de energia.
| Função | Quadrante Primário | Foco |
| Fundador/Líder de Produto | Q2 | Visão, delegação |
| Gerente de Operações | Q1/Q3 | Gerenciamento de crises, triagem |
| Designer/Profissional de marketing | Q2 | Trabalho profundo, planejamento |
| Agente de suporte | P1 | Resposta em tempo real |
❗️O que isso significa? A Matriz de Eisenhower permite que você planeje seu dia com intencionalidade. O equilíbrio entre os quadrantes deve refletir seus objetivos, não o volume da sua caixa de entrada.
📖 Leia mais: Exemplos da Matriz de Eisenhower
Exemplos da Matriz de Eisenhower na vida real
A teoria é boa. A aplicação é onde a teoria é colocada em prática.
Gerente de marketing em uma empresa de SaaS
Sarah abre seu laptop e encontra 47 e-mails não lidos, três canais do Slack com notificações em vermelho e uma agenda mais cheia do que um vagão do metrô de Tóquio.
Sua análise de Eisenhower:
- P1: O sistema de automação de e-mails travou no fim de semana. Os clientes não conseguem receber e-mails de redefinição de senha. Isso está prejudicando o produto em si
- Q2: Analise os dados do funil de conversão do último trimestre para identificar por que a conversão de avaliação para pagamento caiu 3%. Essa análise informará a estratégia do próximo trimestre
- Q3: Aprovar publicações rotineiras nas redes sociais (delegar ao coordenador de redes sociais). Participar na reunião semanal de “alinhamento de marketing”, onde nada é decidido (enviar um representante ou ignorar)
- Q4: Pesquise táticas de “growth hacking” no Twitter. Reorganize a configuração de gerenciamento de projetos já funcional
Sarah descobre que a maioria de suas “emergências” do Q1 são, na verdade, tarefas do Q3 que outras pessoas classificaram como urgentes. O problema de redefinição de senha é realmente do Q1. A solicitação do CEO para uma análise competitiva “rápida” com prazo “curto” é do Q3 mascarada como Q1.
Designer gráfico freelancer
Jake tem quatro projetos em andamento simultaneamente. Dois clientes acabaram de enviar solicitações de revisão “urgentes”. Um novo cliente em potencial quer um orçamento. Seu site de portfólio precisa ser atualizado.
A realidade da matriz:
- P1: Revisões do logotipo do cliente A para uma campanha que será lançada amanhã (prazo real, consequências reais)
- Q2: Atualizar o portfólio com trabalhos recentes para atrair clientes que pagam mais. Isso nunca parece urgente, mas afeta diretamente o crescimento de sua renda
- Q3: As revisões “urgentes” do cliente B que acabam sendo pequenos ajustes de cor para uma campanha que será lançada no mês que vem. Urgentes para eles, mas não realmente urgentes
- P4: Pesquisar tendências de design no Pinterest em busca de “inspiração” em vez de trabalhar em projetos reais
Jake tem tratado todas as solicitações dos clientes como Q1 porque tem medo de perder negócios. Na realidade, os clientes respeitam os limites. Aqueles que não respeitam não são clientes que valham a pena manter.
Pais que trabalham
Maria precisa equilibrar seu trabalho como diretora de marketing, dois filhos menores de 10 anos e manter alguma aparência de sanidade pessoal.
A matriz da sua família:
- P1: Preparando-se para a apresentação de amanhã na diretoria (momento decisivo para a carreira). Lidando com emergências reais envolvendo crianças
- Q2: Tempo individual com cada filho. Planejar refeições saudáveis para a semana. Exercícios físicos. Noite romântica com o cônjuge. Essas coisas nunca parecem urgentes, mas determinam a felicidade familiar a longo prazo
- Q3: Responder imediatamente a todos os e-mails do comitê escolar. Ser voluntária em todas as vendas de bolos. Isso faz com que ela se sinta uma “boa mãe”, mas consome o tempo que ela poderia passar com seus filhos
- Q4: Ficar navegando nas redes sociais depois que as crianças vão dormir, em vez de dormir ou interagir com o cônjuge
Para Maria, ser uma “boa mãe” não significa dizer sim a todas as atividades escolares. Significa estar presente nos momentos importantes.
A Matriz de Eisenhower é como você pode superar a urgência
A Matriz de Eisenhower oferece algo melhor do que produtividade: perspectiva.
Não se trata de fazer mais. Trata-se de finalmente ver a diferença entre tarefas que exigem seu tempo e tarefas que merecem seu tempo.
Ao revisar sua matriz diariamente, você não está apenas riscando tarefas. Você está fazendo uma escolha: → Menos pânico. Mais intenção → Menos falsos incêndios. Mais progresso estratégico → Menos tempo gasto reagindo. Mais tempo gasto construindo o que importa
E quando você usa um sistema como o ClickUp, sua matriz se torna dinâmica — ela cresce com você, protege seu tempo no segundo trimestre e ajuda você a delegar ou excluir tudo o mais.
Porque as pessoas mais produtivas são simplesmente melhores em dizer: Isso vale a pena. O resto pode esperar.
Experimente. Fuja da armadilha da urgência — para sempre com o ClickUp. Crie uma conta gratuita hoje mesmo!