Philip Dormer Stanhope, um estadista britânico, disse: "Cuide dos minutos e as horas cuidarão de si mesmas."
O controle do tempo é mais do que uma atividade rotineira para os profissionais que trabalham; é fundamental para gerenciar tarefas e melhorar a produtividade, pois informa exatamente onde seu tempo é gasto. Com essas informações, você pode planejar e priorizar melhor suas tarefas e o trabalho da sua equipe.
Sem um controle preciso do tempo, você corre o risco de gerenciar mal as tarefas, ter ineficiências, aumentar o estresse, esgotar-se e atrasar os projetos.
Felizmente, o recurso de controle de tempo do Google Sheets oferece uma solução, seja você um profissional ocupado que lida com vários projetos, um gerente que gerencia uma grande equipe ou alguém que depende diariamente de dados de controle de tempo.
Neste guia, vamos orientá-lo nas etapas para configurar o controle de tempo do Google Sheets, para que você possa ser mais produtivo e se manter organizado.
⏰ Resumo de 60 segundos
O controle do tempo aumenta a produtividade, a responsabilidade e a gestão de custos. O Google Sheets oferece uma planilha básica e personalizável, mas carece de automação e escalabilidade.
📊 Controle de tempo no Google Sheets
- Crie uma planilha semanal com detalhes das tarefas e registros de tempo.
- Use fórmulas para calcular as horas de trabalho.
- Salve como modelo para reutilização.
⚠️ Limitações
- A entrada manual de dados é demorada e propensa a erros.
- Sem automação ou controle em tempo real.
- Não é ideal para equipes grandes.
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Por que você deve controlar o tempo em uma planilha do Google Sheets?
Vamos primeiro responder à pergunta: monitorar o tempo no Google Sheets é necessário e benéfico?
A resposta é um sim inequívoco! Usar uma planilha do Google Sheets para gerenciar e planejar seu tempo é uma maneira conveniente e acessível de gerenciar recursos com eficácia.
Ao manter um registro de como o tempo é gasto, você pode garantir que as tarefas sejam concluídas conforme o planejado. Isso também ajuda a responsabilizar os membros da equipe pelo seu trabalho e a garantir que os prazos sejam cumpridos. Além disso, o controle de tempo do Google Sheets pode ajudar a identificar ineficiências e áreas onde a produtividade pode ser melhorada.
Aqui estão alguns benefícios de usar o controle de tempo do Google Sheets:
Gerenciamento de custos
Para freelancers ou empresas que cobram os clientes com base nas horas trabalhadas, o Google Sheets permite monitorar e categorizar as horas faturáveis e não faturáveis. Essa prática leva a um gerenciamento preciso das faturas e dos custos.
Alocação de recursos
O controle de tempo do Google Sheets ajuda a entender como os recursos são utilizados. Essas informações podem ser usadas para alocar tarefas de maneira eficaz, para que os projetos de alta prioridade recebam a atenção necessária.
Flexibilidade e personalização
O Google Sheets permite personalizar planilhas de horas trabalhadas para atender às suas necessidades específicas. Você pode adicionar, remover ou modificar colunas, fórmulas e formatos para alinhá-los com seus requisitos e preferências de controle.
Facilidade de acesso e compartilhamento
Como o Google Sheets é baseado na nuvem, você pode acessar suas planilhas de horas trabalhadas de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Você também pode compartilhar facilmente a planilha com membros da equipe ou partes interessadas para garantir transparência e colaboração.
Como usar o Google Sheets para controlar o tempo?
O Google Sheets pode ser usado como uma poderosa ferramenta de controle de tempo, se você souber como fazê-lo. Aqui estão as etapas para criar uma planilha simples para controlar o tempo no Google Sheets:
Passo 1: Crie uma estrutura básica para um modelo de planilha semanal
Abra o Google Sheets e crie uma nova planilha. Aqui, você preparará seu modelo básico de planilha de horas. Dê ao documento um título adequado, como "Controle semanal de horas". Em seguida, crie cabeçalhos de coluna para detalhes essenciais que ajudarão você a acompanhar cada tarefa e o tempo gasto nela.
Crie colunas para o seguinte:
- Data para conter a data de cada dia da semana
- Dia para especificar o dia da semana (segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, etc. )
- Tarefa para listar as tarefas realizadas
- Hora de início para registrar a hora de início de cada tarefa
- Hora de término para registrar a hora de término de cada tarefa
- Duração para calcular automaticamente a duração de cada tarefa
Passo 2: Formate a planilha
Veja como formatar cada coluna para garantir que seu rastreador de tempo semanal seja funcional e visualmente atraente:
- Formato da data: Destaque a coluna "Data", vá para o menu Formatar, selecione Número e escolha Data
- Formato de dia e tarefa: Destaque a coluna "Dia", vá para o menu Formatar, selecione Número e escolha Texto simples para inserir manualmente o dia da semana. Agora, faça o mesmo para a coluna "Tarefa" para listar as tarefas manualmente sem problemas de formatação
- Formato de hora: Destaque a coluna "Hora de início", vá para o menu Formato, selecione Número e escolha Hora. Faça o mesmo para a coluna "Hora de término"
- Formato de duração: Destaque a coluna "Duração", vá para o menu Formato, selecione Número e escolha Duração
Passo 3: Insira as atividades diárias
Agora que sua planilha está estruturada e formatada, comece a preencher as colunas:
- Colunas Data e Dia: Comece preenchendo essas colunas para toda a semana para criar um cronograma claro e acompanhar suas tarefas dia a dia
- Coluna de tarefas: Liste as tarefas realizadas todos os dias nesta coluna para revisar e analisar facilmente o uso do seu tempo
- Colunas Hora de início e Hora de término: Registre a hora de início e término de cada tarefa nas respectivas colunas para calcular a duração exata de cada atividade e determinar como seu tempo é gasto
Passo 4: Calcule a duração
Depois de preencher o restante dos detalhes, é hora de calcular a diferença de tempo entre a hora de término e a hora de início de cada atividade que você realizou naquela semana.
Na primeira célula da coluna "Duração", insira a seguinte fórmula, mas com as referências reais das células para "Hora de término" e "Hora de início":
=(Célula de hora de término – Célula de hora de início)
Por exemplo: =E2-D2
Por fim, copie a fórmula na coluna "Duração" para toda a semana.
Passo 5: Salve a planilha do controle de tempo semanal como modelo
Como se trata de uma planilha semanal de controle de tempo, você a utilizará aproximadamente quatro vezes por mês. É melhor salvar essa planilha como modelo para evitar recriar o formato repetidamente.
Veja como salvar como modelo:
- Primeiro, renomeie o título da sua planilha de controle de tempo e adicione a palavra "Modelo" ao final do título. Por exemplo: "Modelo de controle de tempo semanal"
- Em seguida, clique no ícone da pasta, visível ao lado do título (veja a imagem acima para referência)
- Escolha uma pasta existente no seu Google Drive para armazenar seu modelo ou crie uma nova pasta específica para modelos
Lembre-se de que esta planilha de horas simples pode ser modificada para seu uso ou até mesmo para controlar o tempo dos funcionários nas tarefas de trabalho.
Modelos de controle de tempo do Google Sheets
Assim como uma planilha semanal, você pode criar um modelo de planilha do Google Sheets diária, quinzenal ou até mesmo mensal.
Aqui estão alguns modelos de planilhas de horas gratuitos que você pode usar. Use-os como estão ou ajuste-os de acordo com suas necessidades:
1. Modelo de planilha de horas diárias
O modelo é adequado para profissionais que desejam controlar cada hora do dia para uma melhor gestão de tarefas. Isso inclui gerentes de projeto, consultores e freelancers. Também pode ser usado para identificar tarefas nas quais você deve gastar menos ou mais tempo. Com este modelo, você pode obter uma visibilidade clara do tempo e das tarefas e fazer ajustes, se necessário. Isso é especialmente importante se você estiver usando planilhas de horas para cobrar clientes.
Leia também: Controles de projetos: como aplicar controles de projetos (com modelos)
2. Modelo de planilha semanal
Aqui está outro modelo de controle de tempo semanal que é ótimo para profissionais gerenciarem seu tempo com eficácia. Ele permite que você controle as horas gastas em diferentes projetos a cada dia, identifique tarefas demoradas e otimize seu fluxo de trabalho
O modelo pode calcular automaticamente o total de horas trabalhadas e o total de ganhos, simplificando todo o processo de faturamento e garantindo uma remuneração justa.
3. Modelo de planilha de horas mensal
Esta planilha mensal é o seu modelo ideal para controlar as horas de trabalho ao longo do mês. Com ela, você pode registrar facilmente os horários de início e término. Você pode categorizar ainda mais as horas como regulares, horas extras, licença médica, férias, feriados e outros tipos de licença.
Ele não só ajuda a calcular o total de horas trabalhadas em cada categoria, mas também inclui seções para calcular o pagamento com base em diferentes taxas horárias. Essas funcionalidades tornam o modelo incrivelmente útil para estimar o total de horas dos funcionários, para que os empregadores possam gerenciar os custos de mão de obra de forma eficaz.
Bônus: Além desses, há muitos outros modelos fantásticos de controle de tempo que você pode experimentar!
Limitações do controle de tempo do Google Sheets
O Google Sheets (ou mesmo o Google Agenda) pode não ser a solução ideal para todas as necessidades de controle de tempo, especialmente à medida que suas necessidades crescem em escala e complexidade. Embora o Google Sheets seja gratuito e fácil de usar, ele tem certas limitações:
Requer um trabalho manual tedioso
Se você é usuário do Google Sheets, já sabe que ele requer uma quantidade significativa de entradas manuais. É demorado configurar a planilha, inserir dados diariamente e garantir a formatação correta.
Para profissionais que já lidam com uma carga de trabalho pesada, essa tarefa pode se tornar um fardo e desviá-los de responsabilidades críticas. Portanto, considere usar um software dedicado ao controle do tempo.
Propenso a erros
Uma das principais desvantagens de usar o Google Sheets para controlar o tempo é a sua suscetibilidade a erros. A entrada manual de dados pode levar a erros, como uma hora ou data incorreta, o que pode comprometer todo o seu sistema de controle. Mesmo erros ortográficos simples ou erros de fórmula podem resultar em cálculos de tempo imprecisos.
Falta de transparência
Quando várias pessoas precisam acessar e editar a planilha de horas, podem surgir problemas de transparência. As alterações feitas por um usuário podem não ser imediatamente visíveis para os outros (a menos que estejam colaborando em tempo real), levando a mal-entendidos e discrepâncias nos dados.
Além disso, não há como verificar se os dados inseridos estão corretos. Os dias geralmente incluem várias interrupções, como chamadas pessoais e pausas para almoço, dificultando o controle preciso de cada minuto trabalhado.
Inadequado para empresas com muitos funcionários
Embora o Google Sheets possa funcionar bem para indivíduos ou pequenas equipes, ele não é prático para empresas maiores. Quanto mais entradas e fórmulas você insere, mais confusa e complexa a planilha fica. Portanto, o controle do tempo para as tarefas de centenas de funcionários pode ser caótico e limitante com um formato simples de planilha.
Adiciona complexidade devido ao recurso de fórmula
Os usuários precisam ser proficientes na criação e solução de problemas de fórmulas no Google Sheets para garantir cálculos precisos. Para aqueles que não são versados nas funções da planilha, isso pode levar à frustração e erros, além de reduzir a eficiência geral do processo de controle de tempo.
A melhor alternativa ao Google Sheets para controle de tempo
Como discutimos, controlar o tempo no Google Sheets pode ser desvantajoso de várias maneiras. No entanto, essa não é sua única opção. Várias alternativas ao Google Sheets, como o ClickUp, podem automatizar o processo de controle de tempo, tornar-se seu aplicativo de planejamento diário, auxiliar na execução de projetos e oferecer muito mais.
Recursos do ClickUp
O ClickUp é uma solução completa de gerenciamento de projetos que permite que você:
- Organize, priorize e acompanhe tarefas com o ClickUp Tasks para entregar projetos sem atrasos
- Crie e edite conteúdo no ClickUp Docs junto com seus colegas de trabalho
- Permita uma colaboração mais rápida com ferramentas de comunicação como o ClickUp Chat e o ClickUp Comments
- Automatize tarefas repetitivas com o ClickUp Automations
- Colabore e troque ideias em conjunto e crie um plano visual utilizando os quadros brancos do ClickUp
- Crie, gerencie e acompanhe metas com o ClickUp Goals
- Visualize os fluxos de trabalho dos projetos em um único lugar com os painéis do ClickUp
- Gere resumos de projetos e obtenha respostas de suas tarefas e documentos com o ClickUp Brain
Quando se trata de monitorar o tempo, o ClickUp é o seu monitor de tempo ideal, permitindo que você se concentre em suas tarefas e trabalhe mais rápido e sem complicações.
💡 Dica profissional: se você deseja otimizar ainda mais seus processos de trabalho, aqui estão alguns modelos de gerenciamento de projetos ClickUp prontos para você experimentar!
Ferramenta de controle de tempo do ClickUp
A ferramenta ClickUp Time Tracking pode organizar, analisar e otimizar seu fluxo de trabalho com apenas alguns cliques. Em um único painel, ela simplifica a forma como você monitora e gerencia suas horas de trabalho. Ela permite que você acompanhe o tempo das tarefas, defina estimativas para entregas e visualize relatórios abrangentes do tempo gasto.
Aqui estão os principais recursos da ferramenta ClickUp Time Tracking:
- Suporte para vários dispositivos: Controle o tempo a partir do seu celular, computador ou navegador da web com a extensão gratuita do ClickUp para Chrome
- Integrações: Sincronize o tempo monitorado de outros aplicativos populares, como Toggl, Harvest e Everhour, diretamente no ClickUp, mantendo todos os seus dados em um só lugar
- Notas e etiquetas: Adicione notas detalhadas às suas entradas de tempo e categorize-as com etiquetas para uma melhor organização e referência
- Controle de tempo global: Inicie ou interrompa o controle de tempo em qualquer dispositivo e até mesmo alterne entre tarefas com o cronômetro global
- Tempo faturável: marque entradas de tempo específicas como faturáveis para agilizar o faturamento e o controle de despesas
- Classificação e filtragem: Classifique facilmente as tarefas por tempo gasto e filtre as entradas de tempo por data, status, prioridade, tags e muito mais
Imagine que você está gerenciando um projeto com vários membros da equipe e tarefas. Você pode configurar a ferramenta ClickUp Time Tracking para monitorar quanto tempo cada membro da equipe gasta nas tarefas atribuídas usando o cronômetro global em seus dispositivos.
No final da semana, você pode gerar um relatório para ver uma análise detalhada das horas gastas em cada tarefa, identificar quaisquer gargalos e garantir que as horas faturáveis sejam registradas com precisão para o faturamento.
💡Dica profissional: Certifique-se de obter o consentimento prévio de seus funcionários antes de iniciar o controle do tempo. Você pode informá-los que a atividade tem como único objetivo medir o tempo gasto nas tarefas. Isso ajudará a construir confiança entre seus funcionários e evitará que seja percebido como uma prática intrusiva. Transparência e comunicação aberta são os elementos-chave para um controle de tempo eficaz.
Além disso, com a ferramenta ClickUp Time Tracking, você pode visualizar o tempo registrado por dia, semana, mês ou qualquer intervalo personalizado com planilhas detalhadas. Essas planilhas fornecem uma visão granular das tarefas individuais e dos registros de tempo, mostrando os totais de tempo agrupados por datas.
Ele funciona como uma ferramenta de gerenciamento de tempo, pois também permite estimar e planejar seu tempo comparando o tempo registrado com as estimativas. Além disso, você pode ver o tempo restante para a tarefa de cada pessoa, ajudando a determinar se você está dentro do prazo para atingir suas metas.
Modelo de planilha de horas trabalhadas da ClickUp Services
Para melhorar seu controle de tempo, você também pode usar o modelo de planilha de horas do ClickUp Services. Ele oferece suporte a muitas equipes de serviços que controlam suas horas de trabalho semanalmente. O ClickUp é rico em recursos e facilmente adaptável, tornando-o ideal para equipes que precisam monitorar tempo, custos e recursos para cada serviço que prestam
O modelo de planilha de horas do ClickUp Services inclui recursos como:
- Status personalizados para acompanhar o status da planilha de horas com rótulos como Aprovado, Precisa de atenção, Em revisão e A ser revisado
- Visualizações personalizadas para acessar diferentes visualizações, como Guia de Introdução, Descrição Semanal, Descrição Mensal, Resumo do Funcionário e Registro Diário da Folha de Ponto
- Campos personalizados para usar atributos como Remuneração total, Horas de férias pagas, Horas de licença médica pagas, Taxa horária e Assinatura do funcionário
- Funcionalidades de gerenciamento de projetos para melhorar avisos de dependência, acompanhamento de serviços da equipe com tags e notificações por e-mail
Com este modelo de gerenciamento de tempo, você pode controlar as horas de serviço e o tempo faturável em um só lugar, ver como os recursos são usados nos projetos e gerenciar facilmente a alocação de recursos. Ele também apresenta tabelas e gráficos para visualizar seu progresso e se integra a aplicativos como Stripe e PayPal para facilitar o faturamento e o controle de pagamentos.
Bônus: Se você deseja acompanhar todas as atividades dos seus funcionários e gerenciar melhor suas cargas de trabalho, considere experimentar um software de monitoramento de funcionários para otimizar o fluxo de trabalho.
Comece a usar o ClickUp e nunca mais perca o controle do seu tempo!
O ClickUp é perfeito para controlar o tempo em todas as suas necessidades, seja para tarefas pessoais, projetos freelance ou serviços faturáveis por funcionários. Embora o Google Sheets seja gratuito e simples, ele não possui os recursos avançados que o ClickUp oferece.
O ClickUp possui recursos abrangentes de controle de tempo que otimizam seus processos de trabalho, expandem seus negócios e impulsionam o sucesso.
Desde o gerenciamento de tarefas pessoais até o tratamento de trabalhos complexos de freelancers ou funcionários, o ClickUp torna o controle do tempo simples e eficiente.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e automatize o controle do tempo com facilidade!