Já se sentiu afogado em um mar de tarefas e responsabilidades, tentando acompanhar o ritmo do trabalho, da família e de tudo o mais que a vida lhe impõe? Isso acontece com os melhores de nós. Mas há uma saída: o sistema Getting Things Done (GTD). 🛟
O sistema GTD, criado pelo guru da produtividade David Allen, tem como objetivo reduzir o estresse e a incerteza que acompanham a enxurrada interminável de tarefas. Ele oferece uma abordagem estruturada para o gerenciamento de tarefas, capacitando você a melhorar a produtividade e o gerenciamento do tempo, otimizar seus fluxos de trabalho e transformar pensamentos dispersos em planos acionáveis.
Neste guia completo, vamos detalhar os princípios simples, mas poderosos, do GTD para que você possa conquistar sua lista de tarefas e assumir o controle do seu tempo e da sua vida. Também mostraremos como implementar os fundamentos do GTD usando o ClickUp, uma plataforma líder em produtividade e gerenciamento de projetos.
Sistema GTD: as origens
As origens do sistema GTD remontam ao início dos anos 80, quando David Allen, agora um proeminente consultor de produtividade, começou a ensinar organizações e indivíduos como melhorar a eficiência e reduzir o estresse.
Allen descobriu que muitas pessoas não conseguiam lidar com o ambiente de trabalho moderno, marcado por interrupções constantes, cargas de trabalho crescentes e mudanças de prioridades. Ele percebeu que a crescente complexidade e o volume de informações na vida pessoal e profissional das pessoas estavam prejudicando seu bem-estar físico e mental. Os efeitos mais notáveis observados por Allen incluíram:
- Estresse e sobrecarga: as pessoas têm cada vez mais dificuldade em acompanhar tarefas, compromissos e ideias, o que leva a sentimentos de ansiedade e redução da produtividade.
- Problemas com priorização: demandas concorrentes e prioridades em constante mudança tornavam difícil para as pessoas decidirem em que se concentrar a seguir.
- Falta de clareza: as técnicas e ferramentas tradicionais de organização e gerenciamento de tempo, como várias listas de tarefas e notas adesivas, muitas vezes criavam confusão e ineficiência.
Para resolver o desafio de gerenciar uma vida agitada em um mundo cada vez mais complexo, Allen desenvolveu uma abordagem inovadora para o gerenciamento da vida profissional e pessoal: o sistema GTD. Lançado em 2001, esse modelo enfatiza o registro de todas as tarefas e ideias, a organização das tarefas em categorias gerenciáveis, a atualização regular das listas de tarefas e a tomada de medidas com base nas prioridades.
Baseada na autodisciplina, a metodologia GTD permite que você alivie sua carga e evite o arrependimento de não ter concluído suas tarefas, levando a uma maior produtividade e satisfação. Vamos nos aprofundar em seus princípios fundamentais.
Leitura bônus: Está tendo dificuldades com a autodisciplina? Confira alguns exemplos e dicas que podem ajudá-lo a criar hábitos melhores.
O que é o sistema Getting Things Done (GTD)?
O sistema GTD é um método prático para lidar com tarefas e responsabilidades com eficiência e facilidade. É uma abordagem estruturada para o gerenciamento de tarefas que alivia o fardo mental de acompanhar suas listas de afazeres pessoais e profissionais.
Este sistema de produtividade baseia-se no princípio de transferir tarefas da mente para um sistema externo. Isso libera recursos cognitivos, permitindo que você se concentre na tarefa em questão, em vez de se preocupar com o que vem a seguir.
O fluxo de trabalho GTD envolve cinco etapas principais. Aqui está uma breve visão geral de cada uma delas:
- Comece por registar todas as tarefas e ideias que lhe vierem à cabeça. Pode ser qualquer coisa, desde uma reunião de negócios até uma lista de compras. Registá-las externamente, por exemplo, numa ferramenta digital, num software de gestão de tarefas ou num caderno, garante que nada fica por fazer 🗒️.
- Você esclarece as tarefas, dividindo-as em etapas viáveis, quando necessário. Por exemplo, se você é um gerente de projetos, pode decidir o que precisa ser feito para avançar cada entrega.
- Você organiza as tarefas atribuindo rótulos e etiquetas ou categorizando-as em projetos. Isso ajuda você a gerenciar sua carga de trabalho e priorizar tarefas de maneira eficaz.
- Envolva-se com suas tarefas, concentrando-se em uma tarefa de cada vez. Isso não apenas melhora sua produtividade, mas também garante a qualidade do seu trabalho.
- Por fim, refletir envolve revisar regularmente sua lista de tarefas e projetos para garantir que o sistema funcione perfeitamente. Isso permite que você fique em dia com seus compromissos, reavalie suas prioridades e faça os ajustes necessários.
Leitura sugerida: Getting Things Done, de David Allen
Para uma compreensão mais profunda do sistema GTD, o livro seminal de David Allen sobre produtividade, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, é um recurso indispensável. É o guia definitivo sobre o método GTD, repleto de insights e conselhos práticos do próprio criador. Ele foi projetado para ajudá-lo a navegar pelas complexidades da vida profissional moderna, fornecendo estratégias para gerenciar suas tarefas e compromissos com eficiência.
Allen investiga os aspectos psicológicos da produtividade, explicando por que as tradicionais listas de tarefas e técnicas de gerenciamento de tempo muitas vezes falham. Sua abordagem se concentra em liberar sua mente, permitindo que você se mantenha focado na tarefa em questão e seja mais criativo. O estilo de escrita é coloquial e envolvente, tornando conceitos complexos acessíveis.
No entanto, não se deixe intimidar pela complexidade inicial do sistema GTD. O livro divide o processo em partes gerenciáveis, guiando você em cada etapa com conselhos práticos e explicações claras. É um recurso ao qual você pode recorrer repetidamente para descobrir novas ideias que o ajudarão a atingir suas metas de produtividade.
Bônus: Se você tiver curiosidade, pode explorar outros livros sobre foco aqui.
5 etapas do sistema GTD
Em Getting Things Done, David Allen compartilha a sabedoria de Mark Twain: O segredo para progredir é começar. O segredo para começar é dividir suas tarefas complexas e opressivas em tarefas pequenas e gerenciáveis e, então, começar pela primeira.
Essa filosofia sustenta a essência do sistema GTD e seus cinco passos principais. Vamos examinar cada um deles mais de perto.
Passo 1: Capturar
Sempre que algo vier à sua mente — seja uma tarefa de trabalho, um evento, uma ideia ou uma recomendação de livro —, o primeiro passo do sistema GTD é capturar essa informação. Isso significa armazenar a informação imediatamente em um sistema externo, que Allen chama de caixa de entrada. 📥
A caixa de entrada pode ser qualquer repositório físico ou digital de entradas, desde que você não mantenha as informações em sua mente (nas palavras de Allen, sua cabeça é um escritório ruim). Isso garante que tudo seja documentado de forma organizada, nada se perca na confusão e as ideias nunca desapareçam.
Como diz David Allen: Sua mente serve para ter ideias, não para guardá-las. Portanto, anote tudo o que passa pela sua cabeça, desde tarefas até ideias, em um sistema confiável, seja um papel e caneta tradicionais ou um aplicativo GTD digital. E não se preocupe se suas anotações forem desestruturadas e caóticas — você as organizará na próxima etapa.
Allen recomenda começar capturando pensamentos fazendo o que ele chama de limpeza mental de loops abertos. Isso significa procurar ativamente em sua mente ideias que possam exigir ação em algum momento no futuro, mesmo que você não esteja pensando ativamente nelas.
O objetivo de capturar pensamentos? Liberar espaço mental para um trabalho focado, documentando tudo o que chama sua atenção à medida que surge. De acordo com Allen: O grande segredo sobre metas e visões não é o futuro que elas descrevem, mas a mudança no presente que elas geram.
Passo 2: Esclareça
Depois de anotar tudo, o próximo passo do GTD é esclarecer. Isso significa examinar cada item da caixa de entrada que você criou na etapa anterior e dar a ele algum sentido e estrutura.
Mais importante ainda, você precisa decidir se os itens são executáveis.
Se o item for passível de ação, você pode considerá-lo uma tarefa e determinar o próximo passo para avançar — veja como:
- A tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída: Faça-a imediatamente
- A tarefa pode ser delegada: Atribua-a a outra pessoa
- A tarefa precisa ser realizada, mas não imediatamente: Defina uma data de vencimento
- A tarefa envolve mais de uma etapa: Crie um projeto para ela
Por outro lado, se o item não for acionável, você pode optar por descartá-lo, incubá-lo para uma possível ação futura ou arquivá-lo como referência. 🗑️
Esse processo de esclarecimento ajuda você a organizar a bagunça, identificar as tarefas que realmente importam e descartar aquelas que não valem o seu tempo.
Passo 3: Organize-se
A organização é normalmente feita em simultâneo com a clarificação, e tem tudo a ver com preparar o caminho para a execução efetiva das tarefas capturadas e clarificadas nos dois passos anteriores. Quanto melhor organizar as suas tarefas, mais fácil será realizar o passo seguinte (Envolver-se).
Allen aconselha organizar suas tarefas em várias categorias hierárquicas, como áreas de foco, projetos e listas de ações. Você pode classificar suas tarefas de acordo com vários rótulos e tags que você atribui a elas. Você pode agrupar as tarefas com base na data de vencimento, urgência, prioridade ou até mesmo na quantidade de tempo que cada tarefa requer. O importante é criar um sistema que funcione para você.
A consistência é crucial nesta etapa. Siga o método de organização escolhido e você verá que as tarefas parecem mais fáceis de gerenciar. Você começará a ver progressos e sentirá uma sensação de realização.
Lembre-se das palavras de Allen: Você pode fazer qualquer coisa, mas não tudo.
Passo 4: Envolva-se
Envolver-se significa dedicar-se ao trabalho. Você já estabeleceu uma base sólida, então é hora de confiar no sistema e agir. O objetivo das etapas anteriores era fornecer uma resposta consistente à pergunta: O que fazer a seguir?
Considere seu contexto, tempo disponível, nível de energia e a prioridade das tarefas. Não mergulhe apenas na tarefa mais atraente. Seja estratégico, siga seu sistema e deixe-o guiá-lo.
Como disse Allen: Quando medidas adequadas suficientes tiverem sido tomadas, será criada uma situação que corresponderá à sua imagem inicial do resultado de forma tão próxima que você poderá considerá-la concluída.
Etapa 5: Revisão
A fase de revisão do sistema GTD é a sua defesa estratégica contra o caos, garantindo que nada passe despercebido. Esta etapa exige que você revisite regularmente sua lista de tarefas, classificando e reorganizando conforme necessário, para manter seu sistema atualizado. 🌸
É sua chance de garantir que tudo esteja no lugar certo e que você esteja se concentrando nas coisas certas. Você pode descobrir que algumas tarefas não são mais relevantes, enquanto outras se tornaram urgentes de repente. Este também é o momento de reavaliar seus objetivos, alinhando suas tarefas com suas prioridades.
O sistema GTD envolve dois tipos de revisões:
- Revisões diárias: são verificações rápidas feitas todos os dias, no início ou no final. Dê uma olhada em sua agenda e na lista de próximas ações para ver o que precisa ser feito naquele dia.
- Revisões semanais: esta é a espinha dorsal do GTD e é imprescindível. Dedique 1 a 2 horas por fim de semana para clarear sua mente e garantir que você tenha registrado e esclarecido todas as tarefas e ideias que surgiram. Revise seus projetos, planos de projetos ativos, lista de próximas ações, lista de espera e lista de “algum dia/talvez”.
David Allen considera a revisão semanal um “fator crítico de sucesso”, pois reconsiderar regularmente seu sistema garante que você não esteja apenas ocupado, mas focado nas tarefas certas.
Uso popular do sistema GTD
Logo após Allen ter introduzido o sistema GTD em 2001, este tornou-se um dos métodos de produtividade mais populares e comentados, especialmente entre o crescente grupo de profissionais de tecnologia e conhecimento nos EUA.
As ideias de Allen foram apresentadas e discutidas consistentemente nas principais revistas dos anos 2000 e início dos anos 2010. Em um artigo de 2005, a Wired referiu-se ao sistema GTD como o novo culto da era da informação, enquanto a revista Time o chamou em 2007 de livro de autoajuda empresarial definitivo de sua época.
Além disso, o sistema GTD era frequentemente mencionado em blogs populares da internet na época, como o Lifehacker e o agora extinto The Simple Dollar. Ele também foi promovido por personalidades públicas como o apresentador de rádio Howard Stern e o blogueiro e podcaster Merlin Mann. Enquanto isso, várias empresas multinacionais, como a General Mills, e seus CEOs implementaram seus princípios em suas operações.
Embora o sistema GTD não seja tão popular quanto era há duas décadas e tenha até mesmo recebido críticas, sua simplicidade e versatilidade ainda o tornam um método popular de gerenciamento de tempo e tarefas entre profissionais, estudantes e pais que ficam em casa.
Dica bônus: Comece a implementar as etapas do sistema GTD com esses modelos de fluxo de trabalho gratuitos!
Exemplo do sistema Getting Things Done
Imaginemos que você é um gerente de marketing supervisionando uma campanha de marketing ambiciosa. Veja como você poderia aplicar o sistema GTD para melhorar a gestão do tempo e a produtividade, conquistar suas tarefas e concluir o projeto com sucesso:
- Registre tarefas, ideias e responsabilidades relacionadas à campanha. Podem ser ideias interessantes para publicações nas redes sociais, impressões da última reunião com o cliente ou um e-mail importante. Em qualquer caso, transfira esses itens da sua cabeça para uma caixa de entrada externa.
- Esclareça cada item na caixa de entrada, decidindo se ele é acionável ou não. Se sim, determine os próximos passos. Por exemplo, responder a um e-mail geralmente leva menos de dois minutos e deve ser feito imediatamente. Enquanto isso, você pode decidir agendar ou delegar tarefas como “Criar recursos visuais para publicações nas redes sociais”, que são importantes, mas não precisam ser concluídas imediatamente.
- Organize as tarefas em diferentes categorias de contextos. Por exemplo, “Criar recursos visuais para publicações nas redes sociais” poderia ser incluído em “Criação de conteúdo”, enquanto “Coordenar com a equipe de design” seria incluído em “Colaboração em equipe”. Uma categoria especial de tarefas pode ser a chamada tarefa única. Elas levam mais de dois minutos, mas não constituem um projeto completo nem exigem várias etapas, como aprovar um visual para as redes sociais.
- Envolva-se nas tarefas que você esclareceu e organizou, seguindo o plano de produtividade que desenvolveu usando o método GTD.
- Revise periodicamente sua lista de tarefas para ajustar as prioridades e garantir que você esteja indo na direção certa.
Desafios do uso do sistema Getting Things Done
Embora o sistema GTD possa aumentar significativamente a produtividade profissional e pessoal, ele não está isento de desafios que você precisará enfrentar. Alguns dos mais notáveis são:
- Configuração inicial: configurar o sistema GTD requer tempo e esforço, bem como um período de adaptação a novos fluxos de trabalho e hábitos.
- Consistência: aplicar o sistema é um processo contínuo que exige disciplina e dedicação, o que pode não ser possível durante períodos de maior movimento ou emergências.
- Complexidade: você pode se sentir sobrecarregado com o volume de tarefas que precisa registrar, processar e organizar.
- Falta de flexibilidade: o GTD é uma estrutura pré-determinada, por isso pode ser muito limitante e nem sempre se adaptar a mudanças repentinas ou tarefas inesperadas.
- Mudança de contexto: Um sistema GTD exige o agrupamento de tarefas de acordo com o contexto, como localização ou ferramentas necessárias. Portanto, mudar constantemente entre diferentes tipos de tarefas e as ferramentas necessárias para gerenciá-las pode ser uma distração e diminuir a produtividade.
Felizmente, existem outros métodos de produtividade e gerenciamento de tarefas que você pode usar como alternativas ou ferramentas complementares ao sistema GTD. Os mais importantes incluem:
- A Matriz de Eisenhower: Ao contrário do sistema GTD, este método categoriza as tarefas com base na urgência e importância. É uma ferramenta visual que divide as tarefas em quatro quadrantes.
- Técnica Pomodoro: envolve dividir o trabalho em intervalos chamados Pomodoros, que geralmente duram 25 minutos e são separados por pequenos intervalos.
- Kanban: permite visualizar tarefas como cartões em um quadro, onde diferentes colunas representam diferentes estágios da tarefa, como A fazer, Em andamento e Concluído. Basta mover os cartões para diferentes colunas para alterar o status das tarefas.
E se disséssemos que você ainda pode usar o sistema GTD sem se contentar com suas limitações ou recorrer a alternativas? Boas notícias! Não há compromissos com o ClickUp, uma plataforma de produtividade tudo-em-um que permite usar qualquer método que você quiser para gerenciar suas tarefas e seu tempo como um profissional!
Como implementar o sistema GTD com o ClickUp
Com mais de 1.000 modelos prontos, várias ferramentas de colaboração e gerenciamento de tempo e mais de 15 visualizações personalizáveis para manter o controle de suas tarefas e projetos, o ClickUp oferece tudo o que você precisa para alcançar uma produtividade sem precedentes. 💪
Se você é novo no sistema GTD e precisa de um atalho para configurar tudo, vai adorar os modelos GTD do ClickUp. Eles fornecem uma estrutura pré-definida para capturar, processar e concluir suas tarefas. Aqui estão nossas principais opções:
Vamos ver como você pode usar o ClickUp para implementar efetivamente cada uma das cinco etapas do sistema GTD: 👇
Passo 1: Capture tudo
Não se preocupe em organizar ou detalhar tudo; o primeiro passo é tirar seus pensamentos da cabeça e colocá-los em um local centralizado e facilmente acessível.
O ClickUp permite que você capture pensamentos e ideias sem esforço com seu recurso Bloco de notas. É perfeito para anotar lembretes rápidos, notas de reuniões ou qualquer outra coisa que vier à sua mente. Basta clicar no ícone do bloco de notas no canto inferior direito da tela e pronto. Cada nota tem seu próprio título e data, e você pode até expandi-la ou adicionar algo mais tarde.
Se você deseja levar suas anotações para o próximo nível, use o ClickUp Docs. É o editor de texto e sistema de gerenciamento de documentos da plataforma que permite criar, editar e colaborar em documentos em tempo real.
Ao adicionar links, imagens, marcadores e tabelas aos documentos, você pode adicionar mais profundidade e contexto aos seus pensamentos para capturar melhor os loops abertos que mencionamos anteriormente. Você também pode criar subpáginas aninhadas, vincular documentos e criar categorias para facilitar o acesso e a pesquisa.
Passo 2: Esclareça as coisas
Com suas ideias, pensamentos, imagens e links capturados e armazenados de forma organizada no seu Bloco de Notas e Docs, é hora de decidir o que fazer com eles. Se você determinar que um item específico é acionável, crie uma tarefa para ele usando o ClickUp Tasks, o poderoso pacote de gerenciamento de tarefas da plataforma.
Em cada tarefa do ClickUp, você pode descrever o que precisa ser feito, dividir a tarefa em subtarefas menores, atribuir comentários para você mesmo ou para sua equipe para obter informações adicionais ou adicionar lembretes.
O recurso permite esclarecer cada tarefa nos mínimos detalhes, adicionando imagens, links ou documentos inteiros como material de referência. Você também pode anexar listas de verificação e listas de tarefas e definir prazos para tarefas mais complexas que não serão concluídas imediatamente.
O ClickUp também permite que você adicione níveis de prioridade às suas tarefas para determinar rapidamente a ordem de execução, o que é um componente essencial do sistema GTD. Existem quatro níveis: Urgente, Alta, Normal e Baixa, cada um marcado com uma bandeira de prioridade codificada por cores para fácil identificação.
Passo 3: Organize-se
Agora que você adicionou o máximo de detalhes possível às suas tarefas, é hora de organizá-las e agrupá-las com base nos critérios previamente definidos, como complexidade, contexto, nível de esforço, prioridade e muito mais.
Se você precisar de critérios adicionais para filtrar e classificar tarefas, pode rotulá-las com Tags de Tarefa ou criar Campos Personalizados para adicionar um nível extra de organização. Ao criar relações e dependências, você pode alternar rapidamente entre tarefas relacionadas e estabelecer uma ordem clara de execução.
Com o recurso Hierarquia do ClickUp, você pode adotar totalmente o método GTD, organizando suas tarefas para refinamento e ação. Ele permite que você organize tarefas com atributos compartilhados em listas, enquanto várias listas relacionadas podem formar uma pasta. Você pode agrupar várias pastas em um espaço, que é a unidade organizacional mais ampla dentro de um espaço de trabalho do ClickUp.
O ClickUp tem outro recurso exclusivo para agrupar e acompanhar tarefas relacionadas: ClickUp Goals. Use-o para definir metas mensuráveis e com prazo determinado para concluir seus projetos e objetivos de longo prazo e monitore seu progresso com o acompanhamento automático do progresso. Você também pode criar pastas separadas para metas pessoais e de equipe importantes.
Passo 4: Envolva-se e mergulhe na ação
A etapa Engage é onde você arregaça as mangas e enfrenta suas tarefas de frente. Com a mente clara e tudo organizado, tudo o que resta a fazer é, bem, colocar as coisas em prática.
O ClickUp pode ajudá-lo nessa etapa do sistema GTD com seus recursos de colaboração em tempo real e gerenciamento de tempo que otimizam os fluxos de trabalho e aumentam a produtividade. Aqui estão os nossos favoritos:
- Quadros brancos: essas telas infinitas são excelentes para brainstorming colaborativo e geração de ideias. Você pode passar das ideias à ação em segundos, convertendo objetos nos quadros brancos em tarefas.
- Mapas mentais: use-os para estabelecer conexões entre ideias e tarefas, facilitando o planejamento e a execução.
- Acompanhamento do tempo do projeto: registre o tempo que você gasta nas tarefas, defina estimativas de tempo e adicione notas a partir de qualquer dispositivo.
- Visualização de chat: a ferramenta de comunicação nativa do ClickUp permite que você compartilhe atualizações e colabore perfeitamente com sua equipe em tempo real.
Etapa 5: Revise o processo
Verificar o progresso e o status é fundamental para que o sistema GTD funcione. Revisar e atualizar regularmente sua lista de tarefas garante que você esteja indo na direção certa. Isso permite que você responda a mudanças repentinas, identifique áreas que precisam ser melhoradas e reflita sobre o seu trabalho.
As visualizações personalizáveis do ClickUp permitem que você visualize e monitore suas tarefas e projetos de todos os ângulos possíveis, para que você possa acompanhar de perto o seu progresso. Você verá que as seguintes visualizações são fundamentais no contexto do sistema GTD:
- Visualização do quadro: um quadro no estilo Kanban que oferece uma visão geral abrangente de todas as suas tarefas e seus status.
- Visualização da carga de trabalho: ilustra a quantidade de trabalho por membro da equipe durante um período específico.
- Visualização Gantt: visualiza e planeja o progresso do projeto, gerencia recursos e identifica marcos e obstáculos.
- Visualização da linha do tempo: permite agendar e visualizar tarefas em uma visualização linear.
- Visualização do calendário: permite gerenciar cronogramas, agendar tarefas e revisar rapidamente os detalhes do trabalho.
ClickUp: a solução definitiva para dominar o GTD
Embora o método GTD seja excelente para organizar sua mente e estruturar tarefas, ele não adiciona horas ao seu dia como num passe de mágica. Se você está sobrecarregado com tarefas, gerenciar seu tempo de forma eficaz é fundamental.
Como David Allen enfatiza, agora é o momento oportuno para assumir o controle do que podemos, com as pessoas certas e no momento certo.
Com os recursos e modelos versáteis do ClickUp, implementar o sistema GTD se torna mais acessível do que nunca. Inscreva-se hoje gratuitamente para assumir o controle do seu tempo e realizar suas tarefas com facilidade! 👏