Se você é novo em gerenciamento de projetos (e mesmo que não seja), é provável que já tenha acessado a internet e visto as dezenas de ferramentas disponíveis. Mas, com a enorme variedade de softwares gratuitos de gerenciamento de projetos e suas versões premium pagas, descobrir o que é melhor para sua empresa pode ser confuso.
Acrescente a isso os diferentes tipos de ferramentas que se concentram em áreas específicas do gerenciamento de projetos. É o suficiente para deixar qualquer um perdido em uma análise paralisante.
Esse processo de tomada de decisão pode ter levado você até aqui. Por isso, selecionamos 10 opções para você, caso esteja se perguntando qual tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos melhor atende às necessidades específicas da sua organização.
Esteja você procurando um aplicativo básico de gerenciamento de projetos para equipes pequenas ou opções avançadas para projetos maiores e mais complexos, este guia ajudará você a selecionar o software que se alinha aos seus objetivos e aumenta a produtividade de cada membro da equipe.
O que é um software de gerenciamento de projetos?
O software de gerenciamento de projetos é uma solução digital projetada para ajudar as empresas a planejar, organizar e acompanhar seus projetos de forma eficaz. Ele permite que as equipes colaborem, atribuam tarefas, definam prazos e acompanhem o andamento do projeto, tudo em uma plataforma centralizada.
Com um software de gerenciamento de projetos, as empresas podem alterar os dados do projeto, simplificar o fluxo de trabalho, melhorar a comunicação e garantir que os projetos sejam entregues dentro do prazo e do orçamento.
Boas ferramentas de gerenciamento de projetos fornecem aos gerentes de projeto informações valiosas e recursos de relatórios para permitir decisões baseadas em dados e melhorar o desempenho do projeto.
Principais recursos de uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Essas soluções de software geralmente vêm com uma ampla gama de recursos e ferramentas para facilitar as tarefas de gerenciamento de projetos, tais como:
- Gerenciamento de tarefas: Permite que os gerentes de projeto criem, atribuam, priorizem e acompanhem tarefas e subtarefas. Ajuda a garantir que os membros da equipe conheçam bem suas responsabilidades e prazos
- Agendamento: permite que os usuários criem cronogramas de projetos, definam marcos e estabeleçam prazos para as tarefas. Ajuda a gerenciar os cronogramas dos projetos e garante que as tarefas sejam concluídas no prazo
- Alocação de recursos: ajuda a alocar recursos como membros da equipe, equipamentos e materiais para tarefas e projetos. Garante que os recursos sejam utilizados de forma eficaz e otimizada
- Acompanhamento do orçamento: permite aos usuários acompanhar as despesas do projeto, monitorar orçamentos e analisar custos. Ajuda a controlar as despesas do projeto e garantir a responsabilidade financeira
- Relatórios e análises: forneça ferramentas de relatórios e análises para gerar insights sobre o desempenho, o progresso e os resultados do projeto. Isso ajuda a identificar áreas que precisam ser melhoradas e a tomar decisões baseadas em dados
- Ferramentas de colaboração: As ferramentas de colaboração incluem recursos como compartilhamento de arquivos, mensagens em tempo real e espaços de colaboração para facilitar a comunicação e o trabalho em equipe entre os membros da equipe, independentemente de suas localizações
- Integração: Integra-se a outras ferramentas e sistemas de software, como calendários, clientes de e-mail, sistemas de gerenciamento de documentos e aplicativos de terceiros para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade
10 tipos de software de gerenciamento de projetos
As ferramentas de gerenciamento de projetos são de vários tipos, cada uma com finalidades específicas para ajudar as equipes a se manterem organizadas e eficientes. Aqui estão os 10 tipos diferentes de software de gerenciamento de projetos:
1. Software tradicional de gerenciamento de projetos
Os softwares tradicionais de gerenciamento de projetos são conhecidos por sua abordagem estruturada ao gerenciamento de projetos. Normalmente, incluem recursos como:
- Agendamento de tarefas: Crie cronogramas de projetos, defina durações de tarefas, dependências e marcos
- Alocação de recursos: Atribuir recursos (pessoas, equipamentos, materiais) a tarefas e projetos com base na disponibilidade e nas competências
- Acompanhamento do orçamento: Acompanhe as despesas, os orçamentos e os custos do projeto em relação às metas planejadas
- Relatórios de progresso: monitore o progresso do projeto, gere relatórios, identifique gargalos e comunique atualizações de status
Essas ferramentas são ideais para projetos com escopos bem definidos e fluxos de trabalho lineares.
| Exemplos incluem o Microsoft Project para planejamento e programação detalhados de gerenciamento de projetos e o Primavera P6 para necessidades complexas de gerenciamento de projetos. |
2. Software ágil de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento ágil de projetos foi projetado para o desenvolvimento dinâmico e iterativo de projetos.
Ele enfatiza a colaboração e a adaptabilidade com recursos como:
- Mapeamento de histórias de usuários: Crie e priorize histórias de usuários, épicos e recursos com base nas necessidades e exigências dos clientes
- Planejamento de sprint: Planeje e organize o trabalho em iterações com prazo determinado (sprints), definindo metas de sprint e estimando o esforço necessário
- Gerenciamento de backlog: Gerencie backlogs de produtos, priorize itens do backlog e acompanhe as alterações
- Gráficos de burndown: visualize o trabalho concluído em comparação com o trabalho restante em um sprint ou projeto, ajudando as equipes a acompanhar o progresso e identificar tendências
| Ferramentas como o Jira Software e o ClickUp Agile Project Management Software oferecem os recursos acima, tornando-os adequados para metodologias ágeis como Scrum e Kanban. |
3. Ferramentas de colaboração e comunicação
As ferramentas de colaboração e comunicação facilitam a interação perfeita entre os membros da equipe, independentemente de suas localizações.
Essas plataformas geralmente integram recursos como:
- Mensagens instantâneas: Permita a funcionalidade de chat em tempo real para comunicação e colaboração rápidas
- Videoconferência: Permita reuniões virtuais, webinars, compartilhamento de tela e colaboração remota
- Compartilhamento de arquivos: compartilhe documentos, arquivos e mídia entre equipes e projetos
- Discussões sobre projetos: Discuta tópicos relacionados a projetos, compartilhe atualizações e colabore em tarefas
| O Slack é o exemplo perfeito de uma plataforma de colaboração para equipes no escritório e híbridas/remotas, com chat em tempo real, compartilhamento de arquivos, compartilhamento de tela e videochamadas. |
4. Ferramentas de gerenciamento de tarefas
As ferramentas de gerenciamento de tarefas ajudam as equipes a organizar, atribuir e acompanhar tarefas individuais dentro de um projeto. Os principais recursos de gerenciamento de tarefas e projetos incluem:
- Listas de tarefas: crie listas de tarefas, categorize tarefas, defina prazos e atribua responsabilidades
- Definição de prioridades: Defina as prioridades das tarefas, os níveis de urgência e as dependências
- Acompanhamento do progresso: acompanhe a conclusão das tarefas, monitore o status e atualize o progresso das tarefas
- Automação de tarefas: Recursos de automação para tarefas recorrentes, lembretes, notificações e atribuições de tarefas
| Ferramentas como o Todoist são ótimas para gerenciamento de tarefas pessoais, enquanto o pacote Task Management do ClickUp oferece recursos mais robustos para colaboração em equipe e gerenciamento e planejamento avançados de projetos. |
4. Software de gerenciamento de recursos
As ferramentas de gerenciamento de recursos se concentram no gerenciamento de recursos e na otimização da alocação de pessoal, equipamentos e finanças. Elas fornecem visibilidade sobre:
- Programação de recursos : programe recursos, atribua funções, gerencie a disponibilidade e evite overbooking
- Equilíbrio da carga de trabalho: Equilibre as cargas de trabalho, ajustando as atribuições e otimizando a utilização dos recursos
- Planejamento de capacidade: Preveja as necessidades de recursos, planeje projetos futuros e alinhe os recursos às demandas do projeto
- Rastreamento de recursos: Rastreie facilmente os custos, o desempenho, as habilidades e a disponibilidade dos recursos para um gerenciamento de projetos eficaz
| Ferramentas como Kantata, Parallax e ClickUp foram criadas especificamente para gerentes de recursos otimizarem a demanda e o fornecimento de recursos. |
6. Software de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)
O software PPM é essencial para organizações que gerenciam vários projetos simultaneamente. Ele ajuda a priorizar projetos, alocar recursos de forma eficaz, acompanhar o progresso em todos os portfólios e tomar decisões baseadas em dados. Suas principais características incluem:
- Priorização do portfólio: Priorize projetos com base em objetivos estratégicos, benefícios, riscos e restrições de recursos
- Alocação de recursos: aloque recursos (financeiros, humanos, materiais) em vários projetos para maximizar a eficiência e o ROI
- Acompanhamento do progresso: Monitore o progresso do projeto, métricas de desempenho, KPIs e integridade do portfólio
- Planejamento estratégico: desenvolva um plano estratégico para alinhar metas, tomar decisões informadas, gerenciar riscos e otimizar portfólios
Isso pode ser particularmente útil se você estiver procurando um software de gerenciamento de projetos de construção.
| Planview e ActiveCollab são exemplos de ferramentas que simplificam a priorização de projetos, a alocação de recursos e a análise de portfólio, ajudando as organizações a atingir seus objetivos estratégicos. |
7. Software de controle de tempo
As ferramentas de controle de tempo permitem que as equipes monitorem e registrem o tempo gasto em várias tarefas e projetos. Elas ajudam a melhorar a produtividade, estimar os custos do projeto com precisão e analisar a alocação de tempo para um melhor planejamento de recursos. Suas principais características são:
- Entradas de tempo: Registre o tempo gasto em tarefas, projetos e atividades usando cronômetros, entradas manuais ou aplicativos móveis
- Folhas de ponto: Gere folhas de ponto, acompanhando horas faturáveis, horas não faturáveis e horas extras
- Custos do projeto: Estime os custos do projeto, orce o tempo, analise a produtividade e melhore a gestão do tempo
- Relatórios: Gere relatórios de controle de tempo, insights de produtividade e análises de desempenho para um melhor planejamento de recursos
| Você pode escolher ferramentas fáceis de usar, como o Toggl Track, para um controle simples do tempo, ou optar por um controle detalhado com relatórios e recursos de faturamento para orçamento de projetos e cobrança de clientes com ferramentas como o Harvest. |
8. Ferramentas Kanban
As ferramentas Kanban são baseadas no método Kanban, que visualiza itens de trabalho como cartões em um quadro Kanban que passam por etapas, limitando o trabalho em andamento para uma entrega eficiente. Elas promovem a transparência e simplificam o gerenciamento do fluxo de trabalho. Os recursos incluem:
- Quadros Kanban: representam visualmente as etapas do trabalho, cartões de tarefas, raias e colunas de fluxo de trabalho
- Cartões de tarefas: Crie, organize, priorize e atualize cartões de tarefas com detalhes, status e atribuições
- Automação do fluxo de trabalho: Automatize tarefas repetitivas, fluxos de trabalho, notificações e transições de tarefas
- Análise: Acompanhe métricas de fluxo de trabalho, tempos de ciclo, prazos de entrega, gargalos e melhorias nos processos
| Asana e Trello são ferramentas Kanban populares que oferecem visualizações e recursos flexíveis para gerenciamento de fluxo de trabalho e priorização de tarefas. |
9. Suítes de gerenciamento de projetos
Os pacotes de gerenciamento de projetos integram várias ferramentas e funcionalidades de gerenciamento de projetos em uma plataforma unificada, atendendo a diversas necessidades de gerenciamento de projetos, desde a proposta até a conclusão.
Os pacotes de gerenciamento de projetos geralmente incluem recursos como:
- Gerenciamento de tarefas: crie, atribua, priorize e acompanhe tarefas em projetos e equipes
- Colaboração: Permita comunicação em tempo real, compartilhamento de documentos, discussões sobre projetos e colaboração em equipe
- Alocação de recursos: Gerencie recursos, cronogramas, cargas de trabalho e planejamento de capacidade
- Relatórios: Gere relatórios de projetos, painéis, análises e insights de desempenho
- Modelos: uma rica coleção de modelos de gerenciamento de projetos ajuda você a começar rapidamente com várias tarefas do projeto
| Um exemplo perfeito é a plataforma de gerenciamento de projetos, produtividade e colaboração altamente personalizável ClickUp. |
10. Software de gerenciamento de riscos
As ferramentas de gerenciamento de riscos ajudam a identificar, avaliar e mitigar os riscos do projeto.
Eles permitem o planejamento proativo de riscos, monitoramento e estratégias de resposta para minimizar interrupções no projeto e garantir resultados bem-sucedidos. Para facilitar isso, eles geralmente possuem recursos como:
- Identificação de riscos: Identifique riscos potenciais, ameaças, vulnerabilidades e oportunidades que podem afetar o sucesso do projeto
- Avaliação de riscos: Analise os riscos com base na probabilidade, impacto, gravidade, possibilidade e estratégias de mitigação
- Mitigação de riscos: Desenvolva planos, controles, ações e medidas de contingência para reduzir a exposição a riscos
- Monitoramento de riscos: monitore indicadores de risco, gatilhos, tendências e mudanças nos níveis de risco ao longo do tempo
| Ferramentas como Resolver e OneTrust ajudam a mitigar riscos em todos os aspectos de conformidade, operacionais e estratégicos da sua organização. |
Como escolher o melhor tipo de software de gerenciamento de projetos para sua equipe?
Escolher o melhor tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos para sua equipe envolve considerar vários fatores para garantir que ela esteja alinhada com as necessidades do projeto, a estrutura da equipe, o estilo de trabalho e o orçamento.
Aqui estão as etapas para ajudá-lo a tomar uma decisão informada:
Passo 1: Avalie os requisitos do seu projeto
- Determine o tamanho, o escopo, a complexidade e o cronograma dos seus projetos
- Identifique os principais recursos e funcionalidades necessários para gerenciar tarefas, recursos, comunicação e colaboração de maneira eficaz
Passo 2: Entenda o fluxo de trabalho da sua equipe
- Analise como sua equipe gerencia projetos e tarefas atualmente
- Identifique pontos fracos, gargalos e áreas que precisam ser melhoradas no seu fluxo de trabalho atual
- Considere as preferências e os estilos de trabalho da equipe (por exemplo, Agile, Waterfall, Kanban) para escolher um tipo de software que complemente essas abordagens
Etapa 3: Avalie as necessidades de colaboração e comunicação da equipe
- Avalie como sua equipe criativa se comunica e colabora em projetos
- Determine o nível de comunicação em tempo real, compartilhamento de arquivos e troca de feedback necessário
- Considere ferramentas que facilitam a colaboração e a integração com plataformas de comunicação
Etapa 4: analise os requisitos de alocação e gerenciamento de recursos
- Avalie as necessidades de alocação e gerenciamento de recursos da sua equipe, incluindo pessoal, equipamentos e orçamento
- Determine se você precisa de ferramentas para programação de recursos, equilíbrio da carga de trabalho e acompanhamento do orçamento
Etapa 5: Considere a complexidade e as metodologias do projeto
- Determine se seus projetos seguem uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos ou metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban
- Escolha um tipo de software que suporte sua metodologia de gerenciamento de projetos preferida e recursos que atendam a ela, como planejamento de sprints e gerenciamento de backlog
Etapa 6: Avalie a escalabilidade e a integração
- Considere a escalabilidade do software para acomodar o crescimento futuro e projetos adicionais
- Avalie os recursos de integração com outras ferramentas e softwares que sua equipe usa (por exemplo, software de contabilidade, sistemas de CRM, ferramentas de desenvolvimento)
Etapa 7: analise o orçamento e as considerações de custo
- Determine seu orçamento para ferramentas de gerenciamento de projetos, incluindo custos iniciais de configuração, taxas de assinatura e suporte contínuo
- Compare planos de preços, recursos oferecidos e custo-benefício entre diferentes tipos de software
Passo 8: Busque feedback e avaliações dos usuários
- Reúna feedback dos membros da equipe que usarão o software
- Leia avaliações e depoimentos de outros usuários e organizações para entender os prós e contras de cada tipo de software
Passo 9: Inscreva-se para um teste e uma demonstração
- Aproveite as versões de avaliação gratuita ou demo oferecidas pelos fornecedores de software de gerenciamento de projetos
- Teste o software com projetos ou tarefas de amostra para avaliar sua usabilidade, funcionalidade e compatibilidade com as necessidades da sua equipe
Passo 10: Selecione com base na adequação e flexibilidade
- Escolha um tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos que melhor atenda às necessidades da sua equipe, ofereça flexibilidade para personalização e suporte ao crescimento e às mudanças ao longo do tempo
Qual é o melhor software de gerenciamento de projetos em 2024?
Conhecido por seus recursos úteis e design fácil de usar, o ClickUp é realmente uma das ferramentas mais completas para gerenciar projetos. A plataforma ClickUp ajuda a organizar o trabalho, personaliza visualizações de projetos, automatiza tarefas repetitivas, incentiva o trabalho em equipe com recursos de colaboração integrados, conecta-se perfeitamente a outras ferramentas e gera relatórios úteis.
Tudo isso torna essa ferramenta uma ótima opção para equipes e empresas. Portanto, se você deseja uma ferramenta completa para sua empresa, a plataforma de gerenciamento de projetos da ClickUp pode ajudar sua equipe a trabalhar melhor em conjunto, realizar mais tarefas e ter sucesso em seus projetos.
Melhores recursos do ClickUp
Gerenciamento de tarefas: Com o ClickUp Tasks, você pode organizar tarefas com base em projetos, prazos, prioridades e responsáveis. Isso garante que todos — o gerente de projetos e a equipe do projeto — estejam alinhados quanto ao andamento das tarefas e às responsabilidades.
Gerenciamento de documentos: você pode criar, armazenar e acessar documentos, arquivos e recursos relacionados aos seus projetos diretamente usando o ClickUp Docs. Isso elimina a necessidade de alternar entre várias ferramentas ou plataformas para gerenciamento de documentos e soluções de gerenciamento de projetos. Com a edição colaborativa em tempo real, você e seus colegas estarão literalmente na mesma página.
Colaboração em equipe: O ClickUp também facilita a colaboração perfeita entre os membros da equipe. Com a colaboração instantânea e ao vivo do ClickUp, você pode compartilhar informações, discutir tarefas, atribuir itens de ação e acompanhar threads de comunicação dentro da plataforma.
Compartilhamento de conhecimento: Um dos principais recursos do ClickUp é sua capacidade de servir como uma base de conhecimento para sua equipe de projeto. Você também pode usar o modelo de proposta de projeto do programa de compartilhamento de conhecimento do ClickUp para armazenar informações importantes, práticas recomendadas, diretrizes e perguntas frequentes para criar um processo de compartilhamento de conhecimento que garanta que as informações sejam facilmente acessíveis a todos que precisam delas.
Personalização: Seja você uma startup, uma grande empresa ou uma organização sem fins lucrativos, o ClickUp Teams oferece soluções personalizadas — espaços de trabalho, recursos, modelos e muito mais — para atender a todos os departamentos em diversos casos de uso.
Gráficos de Gantt: você pode visualizar cronogramas, dependências e marcos do projeto usando os gráficos interativos de Gantt do ClickUp. Isso ajuda a planejar e programar tarefas com eficácia, identificar caminhos críticos e gerenciar melhor os cronogramas do projeto.
Painéis: crie painéis personalizáveis para acompanhar o andamento do projeto, o desempenho da equipe e as principais métricas. Os painéis do ClickUp apresentam widgets como listas de tarefas, gráficos e calendários — você pode até criar painéis e relatórios personalizados para sua conveniência.
Controle de tempo nativo: controle o tempo gasto em tarefas diretamente usando o recurso ClickUp Time Tracking. Monitore a produtividade individual e da equipe, analise a alocação de tempo e melhore suas estratégias de controle e gerenciamento de tempo; não são necessários aplicativos de terceiros.
Mapas mentais: Use os mapas mentais do ClickUp para debater ideias, organizar pensamentos e criar representações visuais das estruturas dos projetos. Esse recurso promove a criatividade, a colaboração, o gerenciamento do orçamento e o planejamento estratégico em todos os seus projetos.
Automações: Automatize tarefas e fluxos de trabalho repetitivos usando as automações do ClickUp. Configure regras e gatilhos para atribuir tarefas automaticamente, enviar notificações, atualizar status e muito mais. Você também pode escolher entre mais de 100 automações pré-criadas.
Integração de e-mail: Conecte suas contas de e-mail ao ClickUp para uma comunicação eficaz e gerenciamento de tarefas. Converta e-mails em tarefas, sincronize conversas e acompanhe atividades relacionadas a e-mails dentro da plataforma usando o modelo de automação de e-mail do ClickUp.
Lista de tarefas: Crie e gerencie listas de tarefas pessoais ou listas de verificação em equipe com a Lista de tarefas do ClickUp. Organize tarefas, defina prioridades e acompanhe o progresso para manter o foco e a produtividade.
Quadro Kanban: Visualize fluxos de trabalho e gerencie tarefas usando o Quadro Kanban do ClickUp. Arraste e solte tarefas entre colunas (por exemplo, A fazer, Em andamento, Concluído) para acompanhar o progresso e priorizar o trabalho de forma eficaz.
ClickUp Brain: O ClickUp Brain integra recursos de IA para capacitar equipes com automação inteligente e insights baseados em dados.
Seus recursos baseados em IA incluem atribuição inteligente de tarefas, programação preditiva, lembretes automatizados, análises avançadas, criação de conteúdo e muito mais.
Ao aproveitar a IA, o ClickUp ajuda as equipes a otimizar seus processos, tomar decisões baseadas em dados e melhorar a produtividade e a eficiência geral.
Limitações do ClickUp
- O ClickUp oferece uma ampla gama de recursos que exigem tempo para serem aprendidos
- O plano gratuito tem restrições de armazenamento, integrações e tamanho da equipe. Pode ser necessário fazer um upgrade para equipes maiores ou projetos complexos
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 10/mês por usuário
- Negócios: US$ 19/mês por usuário
- Empresa: Entre em contato para obter preços
- ClickUp AI: Adicione a qualquer plano pago por US$ 5 por membro por espaço de trabalho por mês
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9420 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.000 avaliações)
Aprimore suas capacidades de gerenciamento de projetos
Os softwares de gerenciamento de projetos vêm em várias formas para atender a diferentes necessidades. Se você está lidando com grandes projetos, trabalhando com equipes pequenas ou precisa de ferramentas especializadas para setores específicos, há uma solução para você.
Ao explorar as opções e avaliar seus recursos, você pode escolher o software de colaboração para gerenciamento de projetos certo para aumentar a produtividade da sua equipe e atingir os objetivos do projeto com eficácia.
Com o ClickUp, você pode se organizar, colaborar de forma eficaz, aumentar a produtividade e melhorar o gerenciamento de projetos para transformar a forma como sua equipe trabalha.
Sua flexibilidade diferencia o ClickUp, permitindo que os usuários adaptem a plataforma aos seus fluxos de trabalho exclusivos. Com visualizações personalizáveis, recursos de automação e integrações com ferramentas populares como Google Workspace e Slack, a ferramenta simplifica os processos e aprimora a colaboração. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp.