Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos por e-mail?
O gerenciamento de projetos por e-mail ajuda os gerentes de projeto e as equipes a trabalharem com mais eficiência, permitindo que eles se comuniquem e trabalhem dentro de suas caixas de entrada de e-mail.
No entanto, classificar toneladas de e-mails para o gerenciamento de projetos parece algo que daria vontade de arrancar os cabelos. 🤯
Se ao menos existisse uma ferramenta que pudesse livrá-lo desse sofrimento...
É um pássaro? É um avião? Não, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail!
As ferramentas de gerenciamento de projetos por e-mail transformam as caixas de entrada em espaços de trabalho colaborativos, economizando tempo valioso e aumentando a eficiência da equipe.
Mas qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail para você?
Não se preocupe, estamos aqui para ajudar. 🦸
Neste artigo, abordaremos o que é gerenciamento de projetos por e-mail, a melhor ferramenta para gerenciamento de projetos no Gmail e no Outlook, bem como os benefícios do gerenciamento de projetos por e-mail.
Vamos lá.
O que é gerenciamento de projetos por e-mail?
O gerenciamento de projetos por e-mail envolve o uso da sua caixa de entrada de e-mail para gerenciar projetos. Isso inclui usá-la para criar e atribuir tarefas, gerenciar prazos e comunicar-se especificamente sobre as tarefas.
Mas clientes de e-mail como Gmail e Outlook não foram projetados para gerenciamento de projetos, certo?
Não, não são. É por isso que você tem ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail!
Com um software de gerenciamento de projetos baseado em e-mail, você pode acompanhar tarefas, comunicar-se com membros da equipe e partes interessadas externas e até mesmo adicionar listas de tarefas, tudo através do seu e-mail.
Afinal, até onde o correio tradicional pode levá-lo?
E embora nossos bons amigos Gmail e Outlook não tenham sido realmente criados para gerenciamento de projetos, o software de gerenciamento de projetos por e-mail ajuda a preencher essa lacuna.
Vamos descobrir como...
A. Gerenciamento de projetos no Gmail
O Gmail permite transformar e-mails em tarefas, mas somente com a ajuda de uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos que se integra ao Google Apps.
Veja o que mais você pode fazer com o gerenciamento de projetos do Gmail:
- Adicione membros da equipe a uma lista de e-mails do Groups para que todos recebam atualizações por meio de um único endereço de e-mail.
- Use calendários compartilhados para atualizações de projetos e agendas de reuniões
- Armazene seus documentos em uma unidade compartilhada segura
- Categorize automaticamente e-mails importantes usando a caixa de entrada prioritária do Google.
- Use o recurso integrado de compartilhamento de tela do Google Meet
- Use o Google Docs e o Google Sheets para colaborar em tempo real e conversar dentro dos arquivos.
- Use o Google Forms para criar e compartilhar pesquisas e formulários online.
- Use o controle de versão para reverter para versões anteriores do Doc sem perder informações.
- Acompanhe e colabore em tarefas usando um gráfico de Gantt no Google Sheets.
- Você pode até conectar o Alexa e o Google Assistente e falar sua lista de tarefas!
B. Gerenciamento de projetos no Outlook
Com as ferramentas de gerenciamento de projetos integradas ao Outlook, sua equipe terá uma melhor visão de suas responsabilidades. O Microsoft Outlook permite criar tarefas com lembretes, prazos e listas de afazeres sem a necessidade de software adicional.
No entanto, com uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos do Outlook, você também pode:
- Adicione tarefas do projeto a um calendário compartilhado para acompanhar o andamento das tarefas.
- Use o recurso de consolidação para reunir e-mails, informações de contato e compromissos.
- Agrupe automaticamente os e-mails de acordo com o projeto ao qual pertencem.
- Use o diário para planejar projetos
- Atribua tarefas aos membros da equipe do projeto
- Acompanhe o tempo faturável e o tempo total gasto em um projeto
- Exporte dados para diferentes formatos de arquivo
- Realize reuniões de projeto com o Microsoft Teams
Resumindo, como ferramenta autônoma de gerenciamento de projetos, o Outlook mal consegue se destacar.
É como tentar fazer um bolo com uma torradeira. Você pode tentar, mas não é a melhor maneira, certo?
É melhor optar por uma ferramenta de gerenciamento de projetos compatível com o Outlook, que pode oferecer muito mais funcionalidades.
Bônus: alternativas ao e-mail!
O que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail?
Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos por e-mail à sua escolha, mas para encontrar a melhor para sua equipe, considere quais recursos você precisa e os KPIs de marketing por e-mail que deseja acompanhar.
Algumas funcionalidades essenciais de um aplicativo de gerenciamento de projetos por e-mail incluem:
Vamos conferir rapidamente esses recursos:
1. Integração de e-mail
Não é possível ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail sem uma integração de e-mail, certo?
A ferramenta que você escolher deve ser compatível com plataformas populares, como Gmail ou Outlook.
A integração bidirecional também garante que as atualizações na sua ferramenta de gerenciamento de projetos apareçam na sua conta de e-mail pessoal.
Isso ajudará sua equipe a ficar em sincronia (em sincronia, entendeu?).
2. Planejamento e programação
O gerenciamento de projetos por e-mail tem a ver principalmente com o planejamento do projeto. Portanto, nem é preciso dizer que a ferramenta que você escolher deve ter recursos de planejamento e programação.
Ele deve permitir que você atribua tarefas aos membros da equipe, defina prazos e organize as tarefas do projeto por e-mail.
Confira estas ferramentas de produtividade para e-mails!
3. Colaboração em equipe
O software ideal de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você adicione comentários por e-mail a uma tarefa. Tudo o que você digitar ou anexar no e-mail será automaticamente adicionado como um comentário para essa tarefa específica.
Além disso, as salas de bate-papo integradas oferecem à sua equipe um espaço personalizado para discussões específicas sobre tarefas. As menções também são um recurso indispensável em qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail, pois ajudam a notificar rapidamente membros específicos da equipe para que tomem medidas.
Não se preocupe, você receberá alertas por e-mail para todas essas atualizações e muito mais!
Para algumas dicas úteis sobre colaboração em equipe, confira esta publicação !
4. Criação de tarefas
O aplicativo de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você crie tarefas através do seu e-mail. Você deve poder adicionar anexos, prazos e descrições de tarefas de uma só vez.
Sim, é isso mesmo, diga adeus às respostas “Não recebi seu e-mail” e “Esqueci do seu e-mail”!
A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail: ClickUp
A maioria das equipes começa e termina seus dias com e-mails, então não é surpresa que os gerentes de projetos precisem de uma excelente solução de gerenciamento de projetos baseada em e-mail.
E é por isso que você deve usar o ClickUp, o software de gerenciamento de projetos por e-mail perfeito para qualquer equipe.
O ClickUp é a ferramenta de gerenciamento de projetos líder mundial.
Desde a criação de projetos ilimitados até o acompanhamento da produtividade da equipe interna ou remota, o ClickUp oferece às equipes tudo o que elas precisam para gerenciar até mesmo os projetos mais complexos.
Veja por que o ClickUp é o melhor software de gerenciamento de projetos por e-mail.
Imagine o ClickUp como o Robin e seus e-mails como o Batman.
O Robin, também conhecido como ClickUp, evita que seus e-mails caiam no lado negro:
(imagine a voz do Batman)
“o lado dos e-mails perdidos e da confusão da equipe.”
E é assim que isso acontece:
1. Envie e receba e-mails diretamente das tarefas
Quanto tempo você economizaria se pudesse enviar ou responder e-mails instantaneamente ao lado do trabalho relevante, sem precisar mudar de aba?
Com o Email no ClickUp, você pode fazer exatamente isso!
- Envie e receba mensagens de e-mail diretamente das tarefas do ClickUp.
- Adicione anexos, formulários, respostas padronizadas e muito mais.
- Organize suas conversas por e-mail como comentários ou comentários encadeados.
- Configure automações de e-mail para campanhas de gotejamento e boletins informativos com base em eventos no ClickUp.
Por exemplo, você pode atribuir e-mails a membros da equipe, colaborar no envio e nas respostas e acionar automações com base em campos personalizados, eventos do cliente e até mesmo rastreamento de bugs. As possibilidades são quase ilimitadas!
Integrar seus e-mails com o ClickUp ajuda você a:
- Economize tempo (sem precisar alternar entre abas)
- Mantenha as comunicações organizadas
- Mantenha a visibilidade em todas as conversas por e-mail
Atualmente, o ClickUp é compatível com Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Todos os e-mails enviados pelo ClickUp parecerão ter sido enviados diretamente do seu e-mail — sem endereços de encaminhamento estranhos!
2. Crie tarefas a partir de e-mails
Os recursos de gerenciamento de projetos por e-mail do ClickUp permitem que você crie tarefas enviando ou encaminhando e-mails para listas no ClickUp.
A tarefa será criada com detalhes como:
- O nome da tarefa será adicionado como assunto do seu e-mail.
- O corpo do e-mail será adicionado como a descrição da tarefa.
- Atribua tarefas usando tags como
, na linha de assunto. Adicione quantos responsáveis ou tags desejar!, - Os anexos do e-mail (incluindo imagens) serão automaticamente incluídos como anexos da tarefa.
- Use a tag
na linha de assunto para adicionar tarefa prazo
3. Comente e anexe arquivos
Deseja adicionar informações extras ou um anexo a uma tarefa existente?
Envie ou encaminhe um e-mail para essa tarefa e o comentário aparecerá dentro da tarefa junto com o anexo.
Se você está se perguntando sobre imagens e designs, o ClickUp captura o e-mail HTML na íntegra, para que seu conteúdo fique com a mesma aparência original.
Não se preocupe, designers gráficos, nós estamos aqui para ajudá-los!
4. Responder a notificações
O software de gerenciamento de projetos por e-mail da ClickUp permite que você responda a notificações sobre tarefas da ClickUp.
Basta responder ao e-mail de notificação com o ID de e-mail associado à sua conta ClickUp e a resposta será adicionada como um comentário, juntamente com quaisquer anexos.
Que tal essa conveniência? 😉
5. Automatização do encaminhamento de e-mails
Se você é muito popular e recebe muitos e-mails, pode gerenciar vários projetos criando uma regra de automação de encaminhamento de e-mails.
O recurso cria tarefas automaticamente para você quando um novo e-mail chega à sua caixa de entrada.
Afinal, o Batman tem coisas melhores para fazer do que lidar com inúmeros e-mails, certo?
6. Integrações com o Gmail e o Outlook
Lembre-se: sem integrações com o Gmail e o Outlook, um aplicativo de gerenciamento de projetos por e-mail é simplesmente inútil.
É como se Batman e Robin não pudessem lutar contra os vilões sem seus dispositivos (e trajes icônicos, é claro).
É por isso que o ClickUp oferece integrações poderosas com o Gmail e o Outlook, tornando o gerenciamento de projetos por e-mail uma tarefa muito fácil.
Você pode:
- Crie tarefas no conforto da sua conta do Gmail ou Outlook.
- Transforme e-mails em tarefas instantaneamente
- Anexe e-mails às tarefas
- Carregue anexos de e-mail para a tarefa automaticamente
7. Adicione tarefas em qualquer lugar
O ClickUp permite que você salve tarefas e endereços de e-mail em sua agenda de contatos com facilidade. Dessa forma, você pode adicionar tarefas e comentários de e-mails à sua lista de tarefas com um único clique durante seu intervalo para o café. 🍵
8. Uma poderosa extensão do Chrome
Quer assumir o controle da sua caixa de entrada?
Use a poderosa extensão do ClickUp para o Chrome!
A extensão permite criar tarefas a partir de e-mails e até mesmo anexar e-mails inteiros às tarefas.
Visualize, volte ou baixe seus e-mails com facilidade!
Para gerenciar projetos e tarefas com eficiência, a extensão ClickUp para Chrome também permite que você:
- Acompanhe quanto tempo as tarefas levam
- Capture, edite e anexe capturas de tela
- Recorte sites e adicione-os às tarefas ou documentos do ClickUp.
Mas isso não é tudo que o ClickUp tem a oferecer!
Além de um plano gratuito incrível, este software de gerenciamento de projetos por e-mail também oferece vários outros recursos, como:
- Mais de 50 automações de tarefas: automatize tarefas recorrentes e otimize seu fluxo de trabalho.
- Painel: crie seu próprio painel de projetos com personalizações como gráficos de velocidade, burnup, burndown e fluxo cumulativo e compartilhe-o com toda a sua equipe.
- Mapas mentais: visualize tarefas e planeje projetos e ideias com facilidade
- Campos personalizados: crie um campo personalizado para criação de conteúdo, recrutamento, vendas e muito mais.
- Modelos: use um modelo pronto para avançar em qualquer projeto específico.
- Várias visualizações: escolha como deseja visualizar os projetos usando visualizações como Linha do tempo, Carga de trabalho, Quadro Kanban e muito mais.
- Status de tarefas personalizados: crie um status de projeto de acordo com suas necessidades.
- Prioridades das tarefas: crie prioridades para as tarefas com base na urgência
- Dependências de tarefas: ajude sua equipe a concluir as tarefas na ordem certa
- Direitos de acesso personalizados: compartilhe seu espaço de trabalho ClickUp com uma parte interessada sem comprometer a privacidade.
É como ser uma criança em uma loja de doces: há tantos recursos interessantes para experimentar!
Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos por e-mail?
Além de ajudar as equipes a se comunicarem e trabalharem em um espaço centralizado, outros benefícios do software de gerenciamento de projetos por e-mail são:
1. Centro de informações centralizado
As ferramentas de gerenciamento de projetos por e-mail oferecem às equipes um espaço onde elas podem acessar e armazenar facilmente as informações do projeto. Membros da equipe, tarefas do projeto e progresso... tudo armazenado em uma área centralizada.
Sabe o que isso significa?
Você não precisa mais alternar entre um milhão de abas só para encontrar o que precisa! 😍
2. Curva de aprendizado mínima
As ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail são fáceis de navegar porque basicamente adicionam uma camada extra à sua caixa de entrada original.
Os membros da equipe podem se adaptar rapidamente e não demorará muito para integrar a ferramenta ao seu fluxo de trabalho regular.
Quer aprender a gerenciar melhor os fluxos de trabalho? Leia nosso guia detalhado aqui .
3. Simplifica a comunicação
Com o software de gerenciamento de projetos por e-mail, todos os membros da equipe e gerentes de projeto terão uma maneira simplificada de se comunicar entre si.
Além disso, a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos possui salas de bate-papo que oferecem às equipes um espaço mais personalizado para uma comunicação eficaz.
Os membros da equipe tendem a se envolver e responder mais nesse ambiente, e quem não gosta de usar bons e velhos emoticons para ajudar a transmitir suas ideias? 😁
4. Delegação eficaz de tarefas
Você recebe uma tarefa, você recebe uma tarefa, todos recebem uma tarefa!
Com a criação e atribuição de tarefas por e-mail, haverá menos confusão na equipe, pois as tarefas de todos estarão perfeitamente definidas para eles.
Não é necessário enviar um e-mail a um membro da equipe e colocar metade da empresa em cópia para obter atualizações sobre uma tarefa.
Basta abrir seu aplicativo de gerenciamento de projetos para ver o andamento do projeto!
5. Economiza tempo
Com o software de gerenciamento de projetos por e-mail, você não precisa mais canalizar seu Dr. Evil interior, tentando descobrir maneiras de destruir aquela longa cadeia de e-mails!
Como?
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam você a economizar tempo, eliminando longas cadeias de e-mails, registros em papel e classificação de documentos.
Como todos os documentos relacionados à empresa e ao projeto são armazenados em um único lugar, sua equipe de projeto não precisará mais passar horas realizando tarefas administrativas; viva! 🥳
Conclusão
Embora você possa continuar usando sua caixa de entrada tradicional, ela não oferece um hub de dados centralizado nem a capacidade de acompanhar tarefas, progresso e prazos.
No entanto, com a ferramenta certa de gerenciamento de projetos por e-mail, você poderá fazer isso e muito mais.
Se você está procurando a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail para levar seu gerenciamento de tarefas para o próximo nível, não procure mais: o ClickUp é a solução.
Com recursos que vão desde integração de e-mail até criação automatizada de tarefas, o ClickUp ajuda as equipes a gerenciar com facilidade até mesmo os projetos mais difíceis.
Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e aproveite o poder do gerenciamento de projetos por e-mail!
