O guia definitivo para o gerenciamento de projetos de e-mail
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O guia definitivo para o gerenciamento de projetos de e-mail

Quer saber mais sobre gerenciamento de projetos de e-mail ?

O gerenciamento de projetos por e-mail ajuda os gerentes de projeto e as equipes a trabalharem com mais eficiência, permitindo que se comuniquem e trabalhem em suas caixas de entrada de e-mail.

No entanto, classificar toneladas de e-mails para o gerenciamento de projetos parece algo que lhe daria vontade de arrancar os cabelos. 🤯

Se ao menos houvesse uma ferramenta que pudesse tirá-lo da miséria..

É um pássaro ? É um avião? Não, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail _ Ferramentas de gerenciamento de projetos de e-mail transformam as caixas de entrada em espaços de trabalho colaborativos, economizando tempo valioso e aumentando a eficiência da equipe.

Mas qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail para você?

Não se preocupe, estamos entrando em cena para ajudar. 🦸

Neste artigo, abordaremos o que é gerenciamento de projetos de e-mail o melhor ferramenta para gerenciamento de projetos do Gmail e do Outlook bem como os benefícios do gerenciamento de projetos de e-mail.

Vamos lá.

O que é gerenciamento de projetos de e-mail?

**O gerenciamento de projetos por e-mail envolve o uso de sua caixa de entrada de e-mail para gerenciar projetos. Isso inclui usá-la para criar e atribuir tarefas, gerenciar prazos e comunicações específicas de tarefas.

mas clientes de e-mail _como o Gmail e o Outlook, não foram projetados para o gerenciamento de projetos, certo?

Não, não foram. É por isso que você tem ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail!

Com ferramentas baseadas em e-mail software de gerenciamento de projetos você pode acompanhar as tarefas, comunicar-se com os membros da equipe e partes interessadas externas e até mesmo adicionar listas de tarefas por meio de seu e-mail.

Afinal, até onde o correio tradicional pode levá-lo?

homem dizendo "bem, não muito longe" gif

E, embora nossos bons amigos Gmail e Outlook não tenham sido criados para o gerenciamento de projetos, o software de gerenciamento de projetos de e-mail ajuda a preencher essa lacuna.

Vamos descobrir como..

A. Gerenciamento de projetos do Gmail

O Gmail pode permitir que você transforme e-mails em tarefas, mas somente com a ajuda de uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos ferramenta de gerenciamento de projetos que se integra com o Google Apps.

Veja o que mais você pode fazer com **Gerenciamento de projetos do Gmail :

  • Adicione membros da equipe a uma lista de e-mails do Groups, para que todos na equipe recebam atualizações por meio de um único endereço de e-mail
  • Usarcalendários compartilhados paraatualizações de projetos e programações de reuniões* Armazene seus documentos em uma unidade compartilhada segura
  • Categorize automaticamente e-mails importantes usando a caixa de entrada prioritária do Google
  • Use o compartilhamento de tela integrado do Google Meet
  • UseGoogle Docs &Planilhas do Google para colaborar em tempo real e bater papo nos arquivos
  • Use oFormulários do Google para criar e compartilhar pesquisas e formulários on-line
  • Use o controle de versão para reverter para versões anteriores do documento sem perder informações
  • Acompanhe e colabore em tarefas usando umGráfico de Gantt no Planilhas Google
  • Você pode até mesmo conectar o Alexa &Google Assistente e falar sua lista de tarefas!

B. Gerenciamento de projetos do Outlook

Com as ferramentas integradas de gerenciamento de projetos do Outlook, sua equipe terá uma visão melhor de suas responsabilidades. O Microsoft Outlook permite que você crie tarefas com lembretes, datas de vencimento e listas de tarefas sem software adicional.

No entanto, com uma ferramenta dedicada de gerenciamento de projetos do Outlook, você também pode:

  • Adicionar tarefas de projeto a um calendário compartilhado para rastreamento de tarefas
  • Usar o recurso de consolidação para agrupar e-mails, informações de contato e compromissos
  • Agrupar automaticamente os e-mails de acordo com o projeto ao qual pertencem
  • Usar o diário para o planejamento do projeto
  • Atribua tarefas aos membros da equipe do projeto
  • Acompanhe o tempo faturável e total gasto em um projeto
  • Exportar dados para diferentes formatos de arquivo
  • Realizar reuniões de projeto comMicrosoft Teams Resumindo, como uma ferramenta autônoma de gerenciamento de projetos, o Outlook mal consegue se destacar.

_Será como assar um bolo com uma torradeira. Você pode tentar, mas essa não é a melhor maneira, certo?

É melhor optar por uma Ferramenta de gerenciamento de projetos com suporte do Outlook que pode lhe oferecer muito mais funcionalidades.

Bônus:_ Alternativas de e-mail !

O que procurar em uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail?

Há muitas ferramentas de gerenciamento de projetos de e-mail para escolher, mas para encontrar a melhor para a sua equipe, considere quais recursos você precisa e os kPIs de marketing por e-mail que você deseja monitorar.

Alguns recursos essenciais de um aplicativo de gerenciamento de projetos de e-mail incluem:

  1. Integração de e-mail2. Planejamento e programação3. Colaboração da equipe4. Criação de tarefas Vamos dar uma olhada rápida nesses recursos:

1. Integração de e-mail

Você não pode ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail sem uma integração de e-mail, certo?

A ferramenta que você escolher deve se integrar a plataformas populares, como Gmail ou Outlook.

A integração bidirecional também garante que as atualizações em sua ferramenta de gerenciamento de projetos apareçam em sua conta de e-mail pessoal.

Isso ajudará sua equipe a ser NSYNC (em sincronia, entendeu?)

gif de dança do nsync

2. Planejamento e programação

O gerenciamento de projetos de e-mail tem a ver principalmente com o planejamento do projeto. Portanto, nem é preciso dizer que a ferramenta que você escolher deve ter recursos de planejamento e programação.

Ela deve permitir que você atribua tarefas aos membros da equipe, defina prazos e organize as tarefas do projeto por e-mail.

Confira estes_ **Ferramentas de produtividade de e-mail !

3. Colaboração da equipe

O software ideal de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você adicione comentários por e-mail a uma tarefa. Tudo o que você digitar ou anexar no e-mail será automaticamente adicionado como um comentário para essa tarefa específica.

Além disso, as salas de chat incorporadas oferecem à sua equipe um espaço personalizado para discussões específicas sobre a tarefa. as @menções também são um recurso indispensável em qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos por e-mail, pois ajudam a notificar rapidamente membros específicos da equipe para que tomem providências.

Não se preocupe, você receberá alertas por e-mail sobre todas essas atualizações e muito mais!

**Para obter algumas dicas úteis de colaboração em equipe dê uma olhada nesta postagem!

4. Criação de tarefa

O aplicativo de gerenciamento de projetos por e-mail deve permitir que você crie tarefas por meio do seu e-mail. Você deve ser capaz de adicionar anexos, datas de vencimento e descrições de tarefas de uma só vez.

Sim, é isso mesmo, diga adeus às respostas "Não recebi seu e-mail" e "Esqueci seu e-mail"!

A melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail: ClickUp

A maioria das equipes começa e termina seus dias com e-mails, portanto, não é surpresa que os gerentes de projeto precisem de uma excelente solução de gerenciamento de projetos baseada em e-mail.

E é por isso que você deve usar o ClickUp o ClickUp é o software de gerenciamento de projetos de e-mail perfeito para qualquer equipe.

dispositivos clickup

ClickUp é o ferramenta de gerenciamento de projetos líder mundial. Desde a criação de projetos ilimitados para acompanhamento interno ou equipe remota produtividade, o ClickUp fornece às equipes tudo de que elas precisam para gerenciar até mesmo o projeto mais complexo.

Veja por que o ClickUp é o melhor software de gerenciamento de projetos de e-mail

Imagine o ClickUp como Robin e seus e-mails como Batman.

O Robin, também conhecido como ClickUp, evita que seus e-mails se aventurem no lado negro:

(voz do Batman)

_"o lado dos e-mails perdidos e da confusão da equipe"

gif de corrida do batman e do robin

E é assim que isso acontece:

1. Enviar e receber e-mails diretamente das tarefas

Quanto tempo você economizaria se pudesse enviar ou responder instantaneamente a e-mails diretamente do trabalho relevante, sem precisar mudar de aba?

Com o E-mail no ClickUp você pode fazer exatamente isso!

e-mail no clickup

Por exemplo, você pode atribuir e-mails a membros da equipe, colaborar em envios e respostas e acionar automações com base em campos personalizados, eventos de clientes e até mesmo rastreamento de bugs. As possibilidades são quase ilimitadas!

A integração de seus e-mails com o ClickUp ajuda você a:

  • Economizar tempo (não precisa mais ficar alternando entre guias)
  • Manter as comunicações organizadas
  • Manter a visibilidade das conversas por e-mail

Atualmente, o ClickUp é compatível com Outlook, IMAP, Office 365 e Gmail. Todos os e-mails que você enviar do ClickUp parecerão como se tivessem sido enviados diretamente de seu e-mail - sem endereços de encaminhamento estranhos!

2. Criar tarefas a partir de e-mail

A ferramenta recursos de gerenciamento de projetos de e-mail permitem que você criar tarefas enviando ou encaminhando e-mails para Listas em ClickUp.

A tarefa será criada com detalhes como:

  • O nome da tarefa será adicionado como a linha de assunto de seu e-mail
  • O corpo do e-mail será adicionado como a descrição da tarefa
  • Atribua tarefas usando tags como , , na linha de assunto. Adicione quantos responsáveis ou tags você quiser!
  • Os anexos do e-mail (incluindo imagens) serão automaticamente incluídos como anexos da tarefa
  • Use a tag na linha de assunto para adicionar tarefa prazo

criação de tarefas a partir de e-mail no clickup

3. Comentar e anexar arquivos

deseja adicionar informações extras ou um anexo a uma _tarefa existente ?

Envie ou encaminhe um e-mail para essa tarefa e o comentário aparecerá na tarefa junto com o comentário anexo .

Se você estiver se perguntando sobre imagens e designs, o ClickUp captura o e-mail em HTML na íntegra, para que seu conteúdo tenha uma aparência nova.

_Não se preocupem, designers gráficos, nós os protegemos!

4. Responder às notificações

O software de gerenciamento de projetos de e-mail do ClickUp permite que você responda notificações sobre as tarefas do ClickUp.

Basta responder ao e-mail de notificação com o ID de e-mail associado à sua conta do ClickUp e a resposta será adicionada como um comentário, juntamente com quaisquer anexos.

Que tal essa conveniência? 😉

como responder a notificações no clickup

5. Automação de encaminhamento de e-mail

Se você é o Sr. Popular e recebe toneladas de e-mails, pode gerenciar vários projetos criando um encaminhamento de e-mail automação regra.

O recurso cria automaticamente tarefas para você quando um novo e-mail aparece na sua caixa de entrada.

afinal de contas, o Batman tem coisas melhores para fazer do que lidar com inúmeros e-mails, certo?

automação de e-mail no clickup

6. Integrações com Gmail e Outlook

Lembre-se, sem as integrações com o Gmail e o Outlook, um aplicativo de gerenciamento de projetos de e-mail é simplesmente inútil.

_Assim como Batman e Robin não podem lutar contra vilões sem seus dispositivos (e trajes icônicos, é claro)

É por isso que o ClickUp oferece poderosas Gmail e Perspectivas integrações, tornando o gerenciamento de projetos de e-mail muito fácil.

Você pode:

  • Criar tarefas no conforto de sua conta do Gmail ou do Outlook
  • Transformar instantaneamente e-mails em tarefas
  • Anexar e-mails a tarefas
  • Fazer upload de anexos de e-mail para a tarefa automaticamente

integração com o Gmail

7. Adicione tarefas em qualquer lugar

O ClickUp permite salvar tarefas e endereços de listas no seu catálogo de contatos com facilidade. Dessa forma, você pode adicionar tarefas e comentários de e-mails à sua lista de tarefas com um único clique durante o intervalo para o café. 🍵

8. Uma poderosa extensão do Chrome

_Quer assumir o controle de sua caixa de entrada?

Use a poderosa extensão do ClickUp Extensão do Chrome !

A extensão extensão permite que você crie tarefas a partir de e-mails e até mesmo anexe e-mails inteiros a tarefas.

Visualize, volte ou baixe seus e-mails com facilidade!

clickup para chrome

Para gerenciar projetos e tarefas de forma eficiente, a extensão ClickUp para Chrome também permite que você:

  • Acompanhar o tempo de execução das tarefas
  • Capturar, editar e anexar capturas de tela
  • Recortar sites e adicioná-los às tarefas do ClickUp oudocs Mas isso não é tudo o que o ClickUp tem reservado para você!

Além de um plano gratuito incrível esse software de gerenciamento de projetos de e-mail também oferece vários outros recursos, como:

É como ser uma criança em uma loja de doces; há tantos doces recursos para experimentar!

Quais são os benefícios do gerenciamento de projetos de e-mail?

Além de ajudar as equipes a se comunicarem e trabalharem em um espaço centralizado, outros benefícios do software de gerenciamento de projetos por e-mail são

1. Hub de informações centralizado

As ferramentas de gerenciamento de projetos por e-mail fornecem às equipes um espaço onde elas podem acessar e armazenar facilmente as informações do projeto. Membros da equipe, tarefas do projeto e progresso... tudo armazenado em uma área centralizada.

_Sabe o que isso significa?

Você não precisa mais alternar entre um milhão de guias só para encontrar o que precisa! 😍

2. Curva de aprendizado mínima

As ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas em e-mail são fáceis de navegar porque basicamente adicionam uma camada extra à sua caixa de entrada original.

Os membros da equipe podem se adaptar rapidamente e não levará muito tempo para integrar a ferramenta ao seu fluxo de trabalho regular.

Quer saber como gerenciar melhor os fluxos de trabalho? Leia nosso guia detalhado aqui .

3. Agiliza a comunicação

Com o software de gerenciamento de projetos por e-mail, todos os membros da equipe e os gerentes de projeto terão uma maneira simplificada de se comunicar uns com os outros.

Além disso, a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos tem salas de bate-papo que oferecem às equipes um espaço mais personalizado para uma comunicação eficaz.

É mais provável que os membros da equipe se envolvam e respondam nesse ambiente, e quem não gosta dos bons e velhos emoticons para ajudar a transmitir seus pontos de vista? 😁

4. Delegação eficaz de tarefas

Você recebe uma tarefa, você recebe uma tarefa, todos recebem uma tarefa!

oprah pointing gif

Com a criação e atribuição de tarefas por e-mail, haverá menos confusão na equipe, pois as tarefas de todos estão perfeitamente definidas para eles.

Não há necessidade de enviar um e-mail para um membro da equipe e copiar metade da empresa para obter atualizações sobre uma tarefa.

Basta abrir seu aplicativo de gerenciamento de projetos para ver o andamento do projeto!

5. Economiza tempo

Com o software de gerenciamento de projetos de e-mail, você não precisa mais canalizar seu Dr. Evil interior, tentando descobrir maneiras de destruir aquela longa cadeia de e-mails!

_Como?

As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam você a economizar tempo livrando-se de longas cadeias de e-mail, rastros de papel e classificação de documentos.

Como todos os documentos relacionados à empresa e ao projeto são armazenados em um único local, sua equipe de projeto não precisará mais passar horas realizando tarefas administrativas 🥳

Conclusão

Embora você sempre possa usar a caixa de entrada da velha escola, ela não oferece um hub de dados centralizado nem a capacidade de monitorar tarefas, progresso e prazos.

Entretanto, com a ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail direita, você poderá fazer isso e muito mais.

Se você está procurando a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos de e-mail para levar sua empresa a um novo patamar gerenciamento de tarefas para o próximo nível, então não procure mais do que o ClickUp.

Com recursos que vão desde a integração de e-mail até a criação automatizada de tarefas, o ClickUp ajuda as equipes a gerenciar com facilidade até mesmo os projetos mais difíceis. Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e aproveite o poder do gerenciamento de projetos de e-mail!

homem dizendo que pode sentir o poder gif