Como usar o Notion para gerenciamento de projetos (banco de dados, gráfico de Gantt, linha do tempo, CRM)

Curioso sobre o gerenciamento de projetos do Notion?

Faz apenas quatro anos que o Notion chegou ao mercado, e o software já causou impacto no setor.

Mas o que é o Notion?

O Notion é um aplicativo poderoso para anotações ( semelhante ao Evernote ) e uma ferramenta colaborativa que ajuda equipes a organizar seu trabalho e documentos.

Embora o espaço de trabalho do Notion seja definitivamente mais adequado para anotações, ele possui alguns recursos voltados para o gerenciamento de tarefas de projetos.

No entanto, quão úteis são essas funcionalidades é outra história.

Felizmente, essa história começa aqui mesmo!

Neste artigo, vamos dar uma olhada em como o Notion ajuda você com o gerenciamento de projetos, suas vantagens, suas limitações e como contornar seus problemas com uma alternativa mais fácil!

Vamos começar.

O que é o Notion?

O Notion é um espaço de trabalho digital que permite organizar todo o trabalho e as tarefas da sua empresa.

Essa ferramenta de produtividade permite que você crie documentos e colabore com sua equipe.

Mas isso não é tudo. O Notion também pode desempenhar um papel importante na gestão de projetos.

Ah, e se você gostava de brincar com legos quando era criança, talvez ache isso interessante...

O Notion oferece diferentes blocos que podem ser usados para criar seus próprios layouts e modelos exclusivos para o seu projeto. Dessa forma, você combina vários blocos de informações para criar um espaço de projeto coeso.

Para que serve o Notion?

A maioria das empresas usa o Notion principalmente como um aplicativo para anotações e uma base de conhecimento interna.

Ele é amplamente utilizado para:

No entanto, o espaço de trabalho do Notion não é apenas para equipes; ele pode ser usado por qualquer pessoa que queira organizar sua vida.

Você pode fazer todo tipo de coisa interessante, como armazenar suas receitas favoritas, metas pessoais e muito mais.

Quais são os principais recursos do gerenciamento de projetos do Notion?

O aplicativo Notion pode parecer um software compacto de gerenciamento de projetos, mas tem alguns recursos interessantes na manga.

Vamos dar uma olhada no que ele tem de melhor a oferecer:

Veja como eles funcionam:

1. Wikis

Esse é o forte do Notion.

Esse recurso permite que você crie “Wikis”, ou diretórios de documentos que contêm tudo o que os membros da sua equipe precisam saber sobre sua empresa ou projeto.

Assim como o Google Doc, cada documento suporta formatação de rich text, trechos de código e muito mais. Você também pode agrupar todas as suas políticas, metas profissionais e planos para facilitar o gerenciamento do conhecimento.

2. Quadro Kanban

Ao gerenciar projetos, você precisa saber em que sua equipe está trabalhando o tempo todo.

Infelizmente, não existe uma bola de cristal para ajudá-lo. (Desculpem, médiuns.)

No entanto, o Notion tem a segunda melhor opção: um quadro Kanban.

Um quadro Kanban revela o status de todas as tarefas do seu projeto (“A fazer”, “Em andamento”, “Concluído”) e quem está designado para a tarefa. Quando os usuários do Notion concluem uma tarefa, eles podem arrastar e soltar o cartão na coluna de status relevante.

3. Visualizações do banco de dados do Notion

Além dos quadros Kanban, o banco de dados do Notion oferece várias visualizações das tarefas do seu projeto. Você pode visualizá-las como uma lista de tarefas, em uma visualização de calendário, através de uma visualização de galeria ou por meio de uma tabela.

Como um tipo mais avançado de página, o banco de dados do Notion pode ser imaginado como uma planilha distinta. Ao preencher campos em um banco de dados do Notion, cada item pode ter sua própria página do Notion.

4. Páginas do projeto

Como mencionado acima, cada item em seu banco de dados vinculado ao Notion tem uma página dedicada no Notion. A página do Notion pode estar repleta de informações importantes e listas de verificação relacionadas à tarefa. Dessa forma, você obtém uma análise detalhada de cada item.

5. Cronogramas

Se você precisa ter uma visão completa de suas tarefas e projetos, o recurso de banco de dados com visualização em linha do tempo pode ajudá-lo a conseguir isso.

O Timeline é um novo tipo de banco de dados do Notion que oferece a você e sua equipe flexibilidade para ajustar cronogramas, personalizar seu fluxo de trabalho e filtrar quais propriedades são exibidas ou ocultadas no cronograma.

Com essa visualização, você verá seus projetos e prazos em uma visualização fácil de ler em unidades de tempo. Cada projeto é apresentado como um cartão. Basta clicar no cartão para acessar a página do projeto.

6. Modelos

O Notion oferece uma galeria de modelos que apresenta páginas reais do Notion criadas pela equipe e pela comunidade.

Escolha modelos para marketing, design, planejamento, sprints ágeis e muito mais. E se você estiver se sentindo espontâneo, pode experimentar os modelos de destaque em Notion Picks ou o modelo do mês. Lembre-se: alguns modelos são gratuitos para experimentar e outros são opções pagas.

7. Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são ótimos para visualizar seus projetos em uma linha do tempo e, no Notion, você pode criar sua própria visualização de tempo no estilo Gantt para ajudá-lo a planejar seu trabalho e acompanhar os prazos.

Isso oferece a você e à sua equipe uma representação visual dos projetos e eventos ao longo do tempo, permite que você veja rapidamente quaisquer possíveis problemas de capacidade e ajuste facilmente as datas de início e vencimento com o recurso de arrastar e soltar.

Quais são as vantagens de escolher o Notion para gerenciamento de projetos?

Claro, o Notion tem alguns recursos de gerenciamento de projetos, mas sua prioridade é a criação de notas.

Se você tem uma equipe pequena, o Notion pode ajudá-lo com processos básicos de gerenciamento de projetos, como atribuir tarefas, armazenar documentos do projeto e trabalhar com seus colegas. Mas é só isso.

Bônus: Notion vs Roam

Vamos dar uma olhada nos benefícios que você pode obter:

1. Colaboração em tempo real

O Notion permite adicionar comentários em qualquer lugar do banco de dados ou da página de um projeto. O Notion também envia uma notificação aos membros da equipe sempre que você os mencionar em um comentário.

Para ser sincero, eles perderam a oportunidade de chamá-las de Notification.

Além disso, você pode trabalhar em uma página específica do Notion ao mesmo tempo que sua equipe remota, tornando-o o substituto perfeito para os aficionados pelo Google Docs.

2. Um modelo para tudo

Como mencionado anteriormente, a interface do usuário do Notion é como um conjunto de legos.

Por isso, você pode criar sua página de projeto personalizada para atender às necessidades do seu projeto.

No entanto, você não precisa fazer todo o trabalho sozinho.

Inúmeros usuários do Notion já criaram todos os modelos de projeto imagináveis, incluindo:

(Não estamos brincando)

3. Aplicativos poderosos

Você pode acessar todos os recursos do Notion em praticamente qualquer plataforma.

Existe um aplicativo para Android, um aplicativo para iOS, um aplicativo para desktop (Mac e Windows) e também uma extensão para o Chrome.

E isso não é tudo.

Assim como o Evernote Web Clipper, a extensão do navegador Notion permite que você armazene recortes de páginas da web, artigos, links ou imagens em seu espaço de trabalho do Notion.

Bônus: Coda x Notion

4. Gerenciando um CRM do Notion

A visualização do banco de dados do Notion o torna uma boa ferramenta para gerenciar contatos de CRM. O aplicativo oferece um modelo de CRM que você pode duplicar com uma linha de base de campos de categoria.

Recentemente, o Notion adicionou uma integração com o Zapier para que você possa preencher leads recebidos no seu CRM do Notion.

No seu CRM do Notion, importe arquivos CSV, adicione tags de contato, preencha endereços de e-mail e altere as etapas do pipeline.

Bônus: compare o Notion com o OneNote!

O Notion é bom para gerenciamento de projetos?

Embora o Notion tenha alguns recursos úteis para gerenciamento de projetos, ele não possui muitas funções essenciais que você encontra em softwares gratuitos dedicados ao gerenciamento de projetos.

Veja bem, o Notion é um ótimo aplicativo para anotações, mas não é suficiente se você estiver procurando uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos. Talvez você precise procurar alternativas ao Notion.

Aqui estão algumas desvantagens de escolher o Notion para gerenciamento de projetos:

(clique nos links para acessar uma desvantagem específica)

Observação: Esta análise do gerenciamento de projetos do Notion também mostra como um software de gerenciamento de projetos dedicado, como o ClickUp, pode resolver todos os problemas que você pode enfrentar com o Notion.

O que é o ClickUp?

O ClickUp é a ferramenta líder mundial em gerenciamento remoto de projetos.

Com uma série de recursos, ele tem tudo o que uma equipe interna ou remota precisa para executar projetos de sucesso.

Agora, vamos abordar algumas das principais limitações do Notion e como o ClickUp as resolve:

1. Interface de usuário complexa

O Notion é como um canhão feito de vidro.

Ele pode ser poderoso, mas seu maior ponto forte também é sua maior fraqueza.

Veja o que queremos dizer:

Ele exige que os usuários utilizem seus blocos para aproveitar ao máximo seus recursos. No entanto, descobrir como usar todos esses blocos e modelos pode ser complicado para a maioria dos usuários do Notion.

É como abrir um conjunto de 10.000 peças de Lego de uma só vez.

Você tem todas as peças necessárias.

Solução nº 1: fácil integração

Você não precisa resolver quebra-cabeças para usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp.

O ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de tarefas ridiculamente simples, que não requer nenhum esforço de aprendizagem.

Você não precisa passar dias ensinando suas equipes de projeto a usar o ClickUp.

Tudo o que você precisa é do nosso guia de início rápido .

Ele tem tudo o que sua equipe precisa saber antes de criar sua primeira tarefa no ClickUp.

Observação: se você estiver migrando de outro aplicativo de produtividade , como Basecamp, Wrike ou Jira, poderá importar todos os dados do seu projeto em algumas etapas simples. Clique aqui para saber como.

Solução nº 2: Comandos Slash

Psst. Quer saber alguns atalhos para ajudá-lo a facilitar o gerenciamento de tarefas?

O ClickUp possui um comando de barra ou atalho de teclado integrado para quase tudo.

Aqui estão apenas alguns dos nossos mais de 50 atalhos:

Solução nº 3: Espaço de trabalho estruturado

Como o espaço de trabalho do Notion não possui uma estrutura definida, você pode ficar preso por horas no labirinto de páginas, bancos de dados e tarefas.

O que o deixaria com esta sensação:

Se você deseja facilitar o gerenciamento de tarefas, terá que criar um banco de dados Notion vinculado que contenha todas as suas tarefas e vários projetos.

Mas isso é muito trabalho, na nossa opinião.

Existe uma maneira mais fácil.

O ClickUp possui uma estrutura hierárquica simples que funciona como um mapa enquanto você navega pelo seu espaço de trabalho unificado.

Área de trabalho > Espaço > Pastas > Listas > Tarefas > Subtarefas > Listas de verificação

Veja como eles funcionam:

Espaço de trabalho: o nível mais alto em que você pode dividir sua empresa em equipes

Espaços: são os principais departamentos, como “marketing” ou “RH”.

Pastas: usadas para armazenar listas/grupos de projetos

Listas: é aqui que os projetos individuais são listados.

Tarefas: cada página de tarefa tem suas próprias subtarefas, descrição, comentários e muito mais.

Subtarefas: tarefas grandes são divididas em subtarefas gerenciáveis

Listas de verificação: elas existem dentro de tarefas ou subtarefas

2. Recursos limitados de acompanhamento de metas

Você pode criar uma bela página no Notion para planejar suas metas de negócios... mas há apenas um problema.

Não há como acompanhar seu progresso em direção à meta.

Sim, você pode criar uma lista de verificação de objetivos.

Mas você também não consegue ver o quanto está perto de atingir esses objetivos.

Isso pode ser bastante desmotivador.

Solução: ClickUp Objetivos

Ao contrário do Notion, as metas do ClickUp não são apenas palavras escritas em uma página.

Metas são recipientes de alto nível que são divididos em pequenos objetivos conhecidos como Alvos.

Você pode medir metas com uma variedade de unidades, como números, moedas, verdadeiro/falso e listas de tarefas.

E assim que você atingir uma meta, o ClickUp atualiza automaticamente a porcentagem de progresso e mostra o quanto você está perto do objetivo.

3. Sem visualização de dependências

Uma das partes essenciais do gerenciamento de projetos é acompanhar o progresso do seu projeto para determinar se você conseguirá cumprir os prazos.

Como fazer isso?

Você precisará de um cronograma do projeto ou de um gráfico de Gantt que liste a sequência de tarefas que precisam ser realizadas para concluir o projeto.

E embora o Notion tenha quase atendido a essa necessidade no final de 2020 com sua visualização Timeline, falta um componente importante para gerenciar projetos maiores e mais complexos: o gerenciamento de dependências.

Isso significa que, embora você possa ver quando as tarefas começam e devem terminar, priorizar tarefas visualizando relações e dependências é impossível... o que pode causar confusão para todas as partes envolvidas.

Solução nº 1: Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt do ClickUp exibem de forma organizada todas as tarefas do projeto em uma linha do tempo com datas.

Dessa forma, você saberá quais tarefas devem ser concluídas e em que prazo.

Ele também mostra como as tarefas estão vinculadas entre si com as Dependências de Tarefas.

Basta desenhar uma linha entre duas tarefas, como mostrado abaixo, e pronto: você criou tarefas dependentes.

E isso não é tudo; esses gráficos de Gantt também indicam seu caminho crítico.

PS: É a lista de tarefas cruciais que precisam ser concluídas para cumprir seu prazo a tempo.

Bônus: modelos de caminho crítico

Solução nº 2: Visualização da linha do tempo

Se você está planejando criar um roteiro de produto: escolha a Visualização da Linha do Tempo do ClickUp.

Ele permite visualizar as tarefas, os responsáveis e os prazos do seu projeto para que você possa acompanhar o processo de desenvolvimento.

Você também pode usá-lo para agrupar tarefas por membros da equipe, para garantir que ninguém fique sobrecarregado com uma lista de tarefas interminável.

4. Sem relatórios integrados

Quase todas as novas ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você acompanhe o desempenho da sua equipe por meio de relatórios.

O Notion tem relatórios?

Este espaço de trabalho unificado não possui um recurso de relatórios integrado. No entanto, existe um aplicativo de relatórios de terceiros para o Notion.

Embora tenha alguns gráficos interessantes, ele tem um preço bastante alto.

Na verdade, o plano “Pessoal” desse aplicativo de relatórios (US$ 19/mês) é quase cinco vezes mais caro que o plano Pro do Notion!

Solução: Painéis

Os poderosos painéis integrados do ClickUp ajudam você a visualizar os dados do seu projeto sem a ajuda de outro aplicativo.

Aqui estão algumas métricas de projetos ágeis que você pode acompanhar com os painéis:

5. Dificuldade em automatizar o trabalho

Embora o Notion não tenha um recurso de automação, você pode, tecnicamente, usar códigos e fórmulas para ajudá-lo.

No entanto, se você deseja automatizar seu fluxo de trabalho, terá que descobrir a fórmula correta por meio de tentativa e erro.

É como brincar com produtos químicos em um laboratório.

Você não sabe o que vai acontecer, mas os resultados podem ser desastrosos, na maioria das vezes.

Solução: Automação de tarefas

Felizmente, você não precisa experimentar o ClickUp.

Você tem acesso a mais de 50 automações pré-configuradas que ajudam a gerenciar processos repetitivos de gerenciamento de tarefas.

Com ele, você pode automaticamente:

E se você não encontrar uma automação específica, pode criar a sua própria!

(sem explosões, é claro)

Mas espere.

E quanto às coisas que o Notion faz bem, como tomar notas?

O ClickUp consegue fazer tudo o que o Notion faz?

Pode apostar!

O recurso Notepad do ClickUp permite que você anote rapidamente todas as suas ideias (especialmente aquelas que surgem às 3 da manhã) para que você possa convertê-las em tarefas práticas mais tarde.

Você também pode:

Mas e quanto aos Wikis?

Nós também temos!

O ClickUp permite que você crie bancos de dados Wiki dinâmicos com o ClickUp Docs .

E como cada documento é armazenado junto com seus espaços de projeto, você pode acessá-los facilmente sempre que quiser.

Com o Docs, você também pode:

Poderoso aplicativo móvel de gerenciamento de projetos: gerencie sua equipe de qualquer lugar, até mesmo do seu sofá.

Conclusão

Então, você deve escolher o Notion para gerenciamento de projetos?

Não há como negar que o Notion é um ótimo aplicativo de gerenciamento de conhecimento e anotações.

Mas quando se trata de gerenciar projetos, ele é bastante limitado.

Ele carece de muitos recursos essenciais que já estão presentes em softwares dedicados ao gerenciamento de projetos, como o ClickUp.

Uma ferramenta como o ClickUp não só permite que você crie bancos de dados detalhados como o Notion, mas também oferece todos os recursos essenciais de que você precisa para gerenciar sua equipe e seus projetos com eficiência.

Então, baixe o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e deixe a produtividade da sua equipe disparar!