Como usar o Notion para gerenciamento de projetos (banco de dados, gráfico de Gantt, linha do tempo, CRM)

*Curioso sobre o gerenciamento de projetos do Notion?

Faz apenas quatro anos que o Notion entrou em cena, e o software já causou impacto no setor.

Mas o que é o Notion??

O Notion é um poderoso aplicativo de anotações ( semelhante ao Evernote ) e uma ferramenta colaborativa que ajuda as equipes a organizar seu trabalho e seus documentos.

Embora o espaço de trabalho do Notion seja definitivamente mais adequado para fazer anotações, ele tem alguns recursos voltados para o gerenciamento de tarefas de projeto.

No entanto, até que ponto esses recursos são úteis é outra* história.

Felizmente, essa história começa bem aqui!

Neste artigo, daremos uma olhada em como o Notion ajuda no gerenciamento de projetos, suas vantagens, suas limitações e como contornar seus problemas com uma alternativa mais fácil!

Vamos começar.

O que é o Notion?

O Notion é um espaço de trabalho digital que permite que você organize todo o trabalho e as tarefas da sua empresa.

Essa ferramenta de produtividade permite essencialmente criar documentos e colaborar com a sua equipe.

Mas isso não é tudo. O Notion também pode desempenhar um papel no gerenciamento de projetos.

Ah, e se você gostava de brincar com legos quando era criança, talvez ache isso interessante...

O Notion oferece diferentes blocos que podem ser usados para criar seus próprios layouts e modelos exclusivos para seu projeto. Dessa forma, você combina vários blocos de informações para criar um espaço de projeto coeso.

Para que o Notion é usado?

A maioria das empresas usa o Notion principalmente como um aplicativo de anotações e uma base de conhecimento interna.

Ele é amplamente utilizado para:

No entanto, o espaço de trabalho do Notion não é apenas para equipes; ele pode ser usado por qualquer pessoa que queira organizar sua vida.

Você pode fazer todo tipo de coisa interessante, como armazenar suas receitas favoritas, metas pessoais e muito mais.

Quais são os principais recursos do Notion Project Management?

O aplicativo Notion pode parecer um software compacto de gerenciamento de projetos, mas ele tem alguns recursos interessantes na manga.

Vamos ver o que ele tem de melhor a oferecer:

Veja como eles funcionam:

1. Wikis

Esta é a geleia do Notion.

Esse recurso permite criar "Wikis", ou diretórios de documentos que contêm tudo o que os membros da sua equipe precisam saber sobre a sua empresa ou projeto.

Assim como um Google Doc, cada documento suporta formatação de texto rico, trechos de código e muito mais. Você também pode agrupar todas as suas políticas, metas profissionais e planos para facilitar o gerenciamento do conhecimento.

2. Quadro Kanban

Ao gerenciar projetos, você precisa saber no que a sua equipe está trabalhando o tempo todo.

Infelizmente, não há bola de cristal para ajudá-lo. (Desculpe-me, médiuns. )

No entanto, o Notion tem a segunda melhor opção: um quadro Kanban.

Um quadro Kanban revela o status de todas as tarefas de seu projeto ("To Do", "Doing", "Done") e quem está atribuído à tarefa. Quando os usuários do Notion terminam uma tarefa, eles podem arrastar e soltar o cartão na coluna de status relevante.

3. Visualizações do banco de dados do Notion

Além dos quadros Kanban, o banco de dados do Notion oferece várias visualizações das tarefas do seu projeto. Você pode visualizá-las como uma lista de tarefas, em uma visualização de calendário, em uma visualização de galeria ou em uma tabela.

Como um tipo mais avançado de página, o banco de dados do Notion pode ser imaginado como uma planilha eletrônica distinta. Ao preencher campos em um banco de dados do Notion, cada item pode ter sua própria página do Notion.

4. Páginas do projeto

Como mencionado acima, cada item em seu banco de dados vinculado ao Notion tem uma página dedicada ao Notion. A página do Notion pode estar repleta de informações importantes e listas de verificação relacionadas à tarefa. Dessa forma, você obtém uma análise detalhada de cada item.

5. Cronogramas

Se você precisa ter uma visão completa de suas tarefas e projetos, o recurso de banco de dados de visualização de linha do tempo pode ajudá-lo a conseguir isso.

A linha do tempo é um novo tipo de banco de dados do Notion que permite a você e à sua equipe a flexibilidade de ajustar linhas do tempo, personalizar o fluxo de trabalho e filtrar quais propriedades são mostradas ou ocultas na linha do tempo.

Com essa visualização, você verá seus projetos e prazos em uma única visualização fácil de ler em todas as unidades de tempo. Cada projeto é apresentado como um cartão. Basta clicar no cartão para acessar a página do projeto.

6. Modelos

O Notion oferece uma galeria de modelos que apresenta páginas reais do Notion criadas por sua equipe e comunidade.

Escolha modelos para marketing, design, planejamento, sprints ágeis e muito mais. E, se você estiver se sentindo espontâneo, pode experimentar os modelos de destaque no Notion Picks ou o modelo do mês. Lembre-se: alguns modelos são gratuitos para experimentar e outros são opções pagas.

7. Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são ótimos para visualizar seus projetos em uma linha do tempo e, no Notion, você pode criar sua própria visualização de tempo no estilo Gantt para ajudá-lo a planejar seu trabalho e acompanhar os prazos.

Isso proporciona a você e à sua equipe uma representação visual de projetos e eventos ao longo do tempo, permite ver rapidamente quaisquer problemas de capacidade em potencial e ajustar facilmente as datas de início e de vencimento com o recurso de arrastar e soltar.

Quais são as vantagens de escolher o Notion para o gerenciamento de projetos?

É claro que o Notion tem alguns recursos de gerenciamento de projetos, mas o que ele prioriza é a criação de notas.

Se você tem uma equipe pequena, o Notion pode ajudá-lo com os processos básicos de gerenciamento de projetos, como atribuir tarefas, armazenar documentos do projeto e trabalhar com seus colegas. Mas é só isso.

Bônus: Notion vs Roam

Vamos dar uma olhada no que pode lhe trazer benefícios:

1. Colaboração em tempo real

O Notion permite que você adicione comentários em qualquer lugar do banco de dados ou de uma página de projeto. O Notion também envia uma notificação aos membros da equipe sempre que você os menciona em um comentário.

Eles perderam a oportunidade de chamá-los de Notionifications, na verdade.

Além disso, você pode trabalhar em uma página específica do Notion ao mesmo tempo com sua equipe remota, o que o torna o substituto perfeito para os aficionados pelo Google Docs.

2. Um modelo para tudo

Conforme mencionado anteriormente, a interface de usuário do Notion é como um conjunto de legos.

Por isso, você pode criar sua página de projeto personalizada para atender às necessidades do seu projeto.

No entanto, você não precisa fazer o trabalho árduo por si mesmo.

Toneladas de usuários do Notion já criaram todos os modelos de projeto imagináveis, incluindo:

(Não estamos brincando)

3. Aplicativos poderosos

Você pode acessar todos os recursos do Notion em praticamente qualquer plataforma.

Há um aplicativo para Android, um aplicativo para iOS, um aplicativo para desktop (Mac e Windows) e também uma extensão para o Chrome.

E isso não é tudo.

Como o clipper da Web do Evernote, a extensão do navegador Notion permite armazenar recortes de páginas da Web, artigos, links ou imagens em seu espaço de trabalho do Notion.

Bônus: Coda Vs. Notion

4. Gerenciamento de um CRM do Notion

A visualização de banco de dados do Notion o torna uma boa ferramenta para gerenciar contatos de CRM. O aplicativo oferece um modelo de CRM que você pode duplicar com uma linha de base de campos de categoria.

Recentemente, o Notion adicionou uma integração com o Zapier para que você possa preencher leads de entrada em seu CRM Notion.

Em seu Notion CRM, importe arquivos CSV, adicione tags de contato, preencha endereços de e-mail e altere os estágios do pipeline.

Bônus: Compare o Notion com o OneNote!

O Notion é bom para o gerenciamento de projetos?

Embora o Notion tenha alguns recursos úteis para o gerenciamento de projetos, ele carece de muitas funções essenciais que você encontra em softwares dedicados e gratuitos de gerenciamento de projetos.

Veja bem, o Notion é um ótimo aplicativo de anotações, mas não é suficiente se você estiver procurando uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos. Talvez você precise procurar alternativas ao Notion.

Aqui estão algumas desvantagens de escolher o Notion para o gerenciamento de projetos:

(clique nos links para ir para uma desvantagem específica)

Nota: Essa análise do gerenciamento de projetos do Notion também mostra como um software de gerenciamento de projetos dedicado como o ClickUp pode resolver todos os problemas que você pode ter com o Notion.

O que é o ClickUp?

O ClickUp é a principal ferramenta de gerenciamento de projetos remotos do mundo .

Com uma série de recursos, ele tem tudo o que uma equipe interna ou remota precisa para executar projetos bem-sucedidos.

Agora, vamos falar sobre algumas das principais limitações do Notion e como o ClickUp as resolve:

1. Interface de usuário complexa

O Notion é como um canhão feito de vidro.

Ele pode ser poderoso, mas sua maior força é também sua maior fraqueza.

Veja a seguir o que queremos dizer:

Ele exige que os usuários usem seus blocos para aproveitar ao máximo seus recursos. No entanto, descobrir como usar todos esses blocos e modelos pode ser uma tarefa árdua para a maioria dos usuários do Notion.

É como abrir um conjunto de 10.000 peças de lego de uma só vez.

Você tem todas as peças de que precisa.

Solução nº 1: Integração fácil

Você não precisa resolver quebra-cabeças para usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp.

O ClickUp é uma plataforma de gerenciamento de tarefas ridiculamente simples que não tem curva de aprendizado.

Você não precisa passar dias ensinando suas equipes de projeto a usar o ClickUp.

Tudo o que você precisa é do nosso guia de início rápido .

Ele contém tudo o que sua equipe precisa saber antes de criar a primeira tarefa no ClickUp.

Nota: Se estiver migrando de outro aplicativo de produtividade, como Basecamp, Wrike ou Jira, poderá importar todos os dados do seu projeto em algumas etapas simples. Clique aqui para saber como.

Solução nº 2: Comandos de barra*

*Psst. Quer conhecer alguns atalhos que o ajudarão a se sair bem no gerenciamento de tarefas?

O ClickUp tem um comando de barra ou atalho de teclado incorporado para quase tudo.

Aqui estão apenas alguns dos nossos mais de 50 atalhos:

Solução nº 3: Espaço de trabalho estruturado

Como o espaço de trabalho do Notion não tem uma estrutura, você pode ficar preso por horas no labirinto de páginas, bancos de dados e tarefas.

O que faria com que você se sentisse assim:

Se quiser facilitar o gerenciamento de tarefas, você terá de criar um banco de dados vinculado do Notion que contenha todas as suas tarefas e vários projetos.

Mas isso é muito trabalho se você nos perguntar.

Existe uma maneira mais fácil.

O ClickUp tem uma estrutura hierárquica simples que funciona como um mapa enquanto você navega pelo seu espaço de trabalho unificado.

Espaço de trabalho > Espaço > Pastas > Listas > Tarefas > Subtarefas > Listas de verificação

Veja como eles funcionam:

Workspace: o nível mais alto em que você pode dividir sua empresa em equipes

Espaços: são os principais departamentos, como "marketing" ou "RH"

Pastas: usadas para armazenar listas/grupos de projetos

Listas: é aqui que os projetos individuais são listados

Tarefas: cada página de tarefa tem suas próprias subtarefas, descrição, comentários e muito mais

Subtarefas: tarefas grandes são divididas em subtarefas gerenciáveis

Listas de verificação: elas existem dentro das tarefas ou subtarefas

2. Recursos limitados de controle de metas

Você pode criar uma bela página do Notion para planejar suas metas de negócios... mas há apenas um problema.

Não há como acompanhar seu progresso em direção à meta.

Sim, você pode criar uma lista de verificação de objetivos.

Mas você também não consegue ver o quão perto está de atingir esses objetivos.

Isso pode ser bastante desmotivador.

Solução: ClickUp Goals

Ao contrário do Notion, as metas do ClickUp não são apenas palavras escritas em uma página.

Metas são contêineres de alto nível que são divididos em pequenos objetivos conhecidos como Metas.

Você pode medir as metas com uma variedade de unidades , como números, moeda, verdadeiro/falso e listas de tarefas.

E quando você atinge uma meta, o ClickUp atualiza automaticamente a porcentagem de progresso e mostra o quanto você está próximo da meta.

3. Sem visualização de dependências

Uma das partes principais do gerenciamento de projetos é acompanhar o progresso do projeto para determinar se você conseguirá cumprir os prazos.

*Como você faz isso?

Você precisará de uma linha do tempo do projeto ou de um gráfico de Gantt que liste a sequência de tarefas que precisam ser realizadas para concluir o projeto.

E, embora o Notion tenha atendido a essa necessidade no final de 2020 com sua visão de linha do tempo, está faltando um componente importante do gerenciamento de projetos maiores e mais complexos: o gerenciamento de dependências.

Isso significa que, embora você possa ver quando as tarefas começam e devem terminar, a priorização de tarefas por meio da visualização de relacionamentos e dependências é impossível...o que pode gerar confusão entre todas as partes envolvidas.

Solução nº 1: Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt do ClickUp exibem ordenadamente todas as tarefas do projeto em uma linha do tempo datada.

Dessa forma, você saberá quais tarefas devem ser concluídas e até quando.

Ele também mostra como as tarefas estão vinculadas umas às outras com as Dependências de Tarefas.

Basta traçar uma linha entre duas tarefas como esta, e boom, você criou tarefas dependentes.

E isso não é tudo; esses gráficos de Gantt também indicam seu caminho crítico.

PS: É a lista de tarefas cruciais que precisam ser concluídas para que seu prazo seja cumprido a tempo.

Bônus: modelos de caminho crítico

Solução #2: Visualização da linha do tempo

Se estiver planejando criar um roteiro de produto: escolha a visualização de linha do tempo do ClickUp.

Ele permite visualizar as tarefas, os responsáveis e os prazos do projeto para que você possa acompanhar o processo de desenvolvimento.

Você também pode usá-lo para agrupar tarefas por membros da equipe, para garantir que ninguém fique sobrecarregado com uma lista de tarefas interminável.

4. Não há relatórios incorporados

Quase todas as novas ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você acompanhe o desempenho da sua equipe por meio de relatórios.

*O Notion tem relatórios?

Esse espaço de trabalho unificado não tem um recurso de relatório incorporado. No entanto, há um aplicativo de relatórios de terceiros para o Notion.

Embora tenha alguns gráficos interessantes, ele tem um preço elevado.

De fato, o plano "Pessoal" desse aplicativo de relatórios (US$ 19/mês) é quase cinco vezes mais caro que o plano Pro do Notion!

Solução: Dashboards

Os poderosos painéis integrados do ClickUp ajudam a visualizar os dados do projeto sem a ajuda de outro aplicativo.

Aqui estão algumas métricas de projetos Agile que você pode acompanhar com os painéis:

5. Dificuldade de automatizar o trabalho

Embora o Notion não tenha um recurso de automação, você pode tecnicamente usar códigos e fórmulas para ajudá-lo.

No entanto, se quiser automatizar seu fluxo de trabalho, você terá de descobrir a fórmula correta por meio de tentativa e erro.

É como brincar com produtos químicos em um laboratório.

Você não sabe o que vai acontecer, mas os resultados podem ser desastrosos, na maioria das vezes.

Solução: Automação de tarefas

Felizmente, você não precisa fazer experiências com o ClickUp.

Você tem acesso a cerca de 50+ automações pré-fabricadas que o ajudam a gerenciar processos repetitivos de gerenciamento de tarefas.

Com ele, você pode automaticamente:

E se não conseguir encontrar uma automação específica, você pode criar a sua própria!

(sem explosões, é claro)

Mas espere.

E quanto às coisas que o Notion faz bem, como tomar notas?

O ClickUp pode lidar com tudo o que o Notion faz?

Pode apostar!

O recurso Bloco de Notas do ClickUp permite que você anote rapidamente todas as suas ideias (especialmente aquelas que você tem às 3h da manhã), para que possa convertê-las em tarefas acionáveis mais tarde.

Você também pode:

*Mas e quanto aos Wikis?

Nós também as temos!

O ClickUp permite que você crie bancos de dados Wiki dinâmicos com o ClickUp Docs .

E como cada documento é armazenado junto com os espaços do projeto, você pode acessá-los facilmente sempre que quiser.

Com o Docs, você também pode:

Poderoso aplicativo móvel de gerenciamento de projetos: gerencie sua equipe de qualquer lugar, até mesmo do sofá

Conclusão

*Então, você deve escolher o Notion para gerenciamento de projetos?

Não há como negar que o Notion é um ótimo aplicativo de gerenciamento de conhecimento e de anotações.

Mas quando se trata de gerenciar projetos, ele é bastante limitado.

Ele carece de muitos recursos importantes que já estão presentes em softwares dedicados de gerenciamento de projetos, como o ClickUp.

Uma ferramenta como o ClickUp não só permite criar bancos de dados detalhados como o Notion, mas também oferece todos os recursos essenciais de que você precisa para gerenciar sua equipe e seus projetos com eficiência.

*Então, adquira o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e deixe a produtividade da sua equipe disparar!