Według naszej ankiety dotyczącej efektywności spotkań 12% respondentów uważa, że spotkania są przepełnione, 17% twierdzi, że trwają zbyt długo, a 10% uważa, że są w większości niepotrzebne.
Czy można ich winić, skoro prawie 50% spotkań trwa godzinę lub dłużej?
Ale czy muszą one trwać tak długo? Czy nie możemy zastąpić tych długich i często nieproduktywnych spotkań szybkimi, skoncentrowanymi „spotkaniami” SyncUp?
Krótka odpowiedź: Tak, możemy.
Długa odpowiedź lub instrukcja? O tym właśnie jest ten wpis na blogu!
Poniżej pokazujemy, jak zastąpić spotkania wszystkich pracowników w Zoom aplikacją ClickUp SyncUp.
Problem z tradycyjnymi spotkaniami wszystkich pracowników
Zanim porozmawiamy o zastąpieniu spotkań wszystkich pracowników, spróbujmy zrozumieć, dlaczego spotkania na Zoomie nie zapewniają już spójnej koordynacji działań zespołu.
Kłopoty z planowaniem i konflikty stref czasowych
Według badania Microsoft Work Trend liczba spotkań zaplanowanych po godz. 20:00 wzrosła o 16% w ciągu roku wśród pracowników pracujących w różnych strefach czasowych na całym świecie.
Chociaż współpraca w miejscu pracy stała się łatwiejsza niż kiedykolwiek, zarządzanie spotkaniami Zoom w różnych strefach czasowych stało się znacznie trudniejsze. Ktoś z Twojego zespołu zawsze poświęca swój czas pracy, aby uczestniczyć w spotkaniach wszystkich pracowników.
Pasywne uczestnictwo
Prawie 67% pracowników jest rozpraszanych podczas wirtualnych spotkań. Sprawdzają e-maile na telefonie, piszą teksty, marzą, surfują po Internecie lub wykonują prace domowe.
Większość spotkań wszystkich pracowników nie jest interaktywna, a dominują na nich osoby, które mówią najgłośniej. Mała grupa zabiera głos, kilka osób reaguje, a reszta milczy.
Ograniczona widoczność po spotkaniu
Jakie są podobieństwa między najmniej wydajnymi spotkaniami?
- Nie ma potrzeby udostępniania notatek, podsumowań ani listy elementów do wykonania po spotkaniu.
- Na spotkaniu brakuje kluczowych uczestników, co ma wynik w opóźnieniach w podejmowaniu decyzji.
- Nie ma wcześniejszego programu ani materiałów do przeczytania, które można byłoby dostarczyć wcześniej.
Zgodnie z Calendly, są one spójne zarówno w przypadku spotkań wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Innymi słowy, po spotkaniu na Zoomie ktoś musi ręcznie wprowadzić zadania do wykonania, przydzielić obowiązki, ustalić terminy i dodać kontekst do narzędzia do zarządzania projektami.
Kopiowanie i wklejanie oraz przełączanie się między kontekstami ma za rezultat coś, co nazywamy „rozproszeniem pracy”, gdzie pomysły, zadania do wykonania i działania następcze są rozrzucone po wielu różnych narzędziach, co ostatecznie kosztuje zespoły ponad cztery godziny na pracownika tygodniowo!
📮 ClickUp Insight: Wyniki naszej ankiety dotyczącej efektywności spotkań wskazują, że 42% zespołów korzysta z nagranych klipów (21%) lub narzędzi do zarządzania projektami (21%) do pracy asynchronicznej.
Jednak narzędzia te często wymagają dodatkowych narzędzi, oddzielnych subskrypcji, logowania i nauki obsługi.
Jako kompleksowa aplikacja do pracy, ClickUp ułatwia komunikację asynchroniczną. Uzyskaj dostęp do klipów wideo, wiadomości głosowych, cykli pracy nad projektami, dokumentów do wspólnej edycji i wbudowanego notatnika AI — wszystko w jednym obszarze roboczym.
Po co zarządzać wieloma subskrypcjami i rozproszonymi informacjami, skoro jedno rozwiązanie może usprawnić cały cykl pracy?
💫 Rzeczywiste wyniki: Zespoły korzystające z funkcji zarządzania spotkaniami ClickUp zgłaszają aż 50% redukcję niepotrzebnych rozmów i spotkań!
Straconych okazji do uzgodnienia działań
Nie każdy może uczestniczyć w spotkaniu na żywo. A nawet jeśli to robią, nie każdy czuje się komfortowo, zabierając głos.
Najważniejsze aktualizacje są udostępniane jednorazowo, w określonym czasie. Każdy, kto opuści spotkanie, musi polegać na podsumowaniach z drugiej ręki lub niekompletnych nagraniach. Pytania pojawiają się później w prywatnych czatach, dodatkowych wątkach lub podczas rozmów telefonicznych.
Aktualizacje jednokierunkowe
Większość zdalnych spotkań wszystkich pracowników funkcjonuje jako transmisje. Kierownictwo udostępnia wyniki kwartalne, ogłoszenia dotyczące produktów lub zmiany w polityce, a wszyscy inni słuchają.
Ten format zmusza ludzi do przerwania intensywnej pracy, aby zapoznać się z informacjami, które mogłyby zostać przejrzane asynchronicznie. Prezentacja slajdów, nagrana aktualizacja lub krótki pisemny briefing przekazałyby tę samą wiadomość — bez przerywania dnia pracy.
Ten stracony czas nie obejmuje kosztu zmiany kontekstu. Badania pokazują, że powrót do skupienia się na zadaniu po wyrwaniu z głębokiej pracy może zająć nawet 23 minuty.
👀 Czy wiesz, że... Pozornie nieszkodliwe spotkania na Zoomie powodują pięć różnych rodzajów zmęczenia spotkaniami: ogólne, wizualne, społeczne, motywacyjne i emocjonalne. Skala zmęczenia i wyczerpania Zoomem (skala ZEF), opracowana przez naukowców ze Stanford, pozwala naukowo zmierzyć to zjawisko.
Jakie jest więc rozwiązanie problemu zmęczenia Zoomem?
Poniżej pokazujemy, jak zorganizować asynchroniczne spotkanie wszystkich pracowników.
Czym jest ClickUp SyncUp i dlaczego sprawdza się w przypadku wszystkich pracowników
ClickUp SyncUp to oparte na sztucznej inteligencji narzędzie do spotkań i współpracy, które pozwala na natychmiastowe nawiązywanie połączeń audio i wideo z zespołem w obszarze roboczym ClickUp.
Rozpocznij rozmowy indywidualne i grupowe ze swoim zespołem, aby szybko rozwiązywać zapytania i usuwać przeszkody.
SyncUps są częścią ClickUp Chat i są dostępne we wszystkich planach, w tym w Free Plan. Możesz rozpocząć SyncUp z dowolnego ClickUp Chat DM lub kanału. Możesz również nagrywać dyskusję i transkrybować ją za pomocą ClickUp AI Notetaker.
Każde nagranie pozostaje powiązane z odpowiednim czatem, zadaniem ClickUp lub projektem. Zamień dyskusje w możliwe do śledzenia wyniki, aby nie zostały one utracone lub zapomniane.
Oto, w jaki sposób pomaga to w jaśniejszej komunikacji podczas spotkań wszystkich pracowników:
Zintegrowany kontekst
Największą zaletą SyncUp jest integracja z rzeczywistą pracą. Możesz zainicjować SyncUp w określonym kanale czatu lub bezpośredniej wiadomości i utrzymać rozmowy w jednym miejscu.
Możesz również udostępniać pliki i dokumenty referencyjne podczas rozmowy SyncUp oraz dołączać konkretne zadania związane z dyskusją jako załączniki.
📌 Przykład: Zespół IT wdraża nowe wymagania dotyczące uwierzytelniania dwuskładnikowego. Podczas rozmowy SyncUp z udziałem wszystkich pracowników demonstrują proces ustawień, udostępniając swój ekran i omawiając typowe problemy, z którymi mogą spotkać się pracownicy.
Po zakończeniu rozmowy link do nagrania SyncUp jest dodawany do zadania dotyczącego bezpieczeństwa IT i osadzany bezpośrednio w dokumencie ClickUp Doc, który służy jako oficjalny przewodnik wdrożeniowy. Dokument zawiera instrukcje krok po kroku, zrzuty ekranu i często zadawane pytania, a wszystko to w jednym miejscu.
W miarę napływania aktualizacji dokument jest aktualizowany, zamiast rozpoczynać nowe rozmowy. Pracownicy dokładnie wiedzą, gdzie mogą znaleźć najnowsze wytyczne. Zespół IT unika powtarzających się pytań lub spotkań uzupełniających. Wynikiem jest jedno, samoobsługowe źródło informacji, które pozostaje w połączeniu z pracą związaną z wdrożeniem.
Nawet członkowie zespołu, którzy nie brali udziału w rozmowie, mogą obejrzeć nagranie i wyświetlić dokładnie ten dokument, do którego odnosiło się kierownictwo.
📮 ClickUp Insight: Pracownicy umysłowi wysyłają średnio 25 wiadomości dziennie, szukając informacji i kontekstu. Oznacza to, że spędzają sporo czasu na przewijaniu, wyszukiwaniu i rozszyfrowywaniu fragmentarycznych rozmów w e-mailach i czatach. 😱
Gdyby tylko istniała inteligentna platforma, która łączy zarządzanie zadaniami, projekty, czat i e-maile (plus AI!) w jednym miejscu. Ale taka platforma istnieje: wypróbuj ClickUp!
Podsumowania i transkrypcje oparte na AI
Największą zaletą SyncUps jest to, że wszyscy mogą zobaczyć ten sam SyncUp bez konieczności jednoczesnego przebywania online.
Uczestnicy mogą zapoznać się z nagraniem, transkrypcją lub podsumowaniem, aby poznać kontekst.
Wszystko, w tym aktualizacje, postępy i przeszkody, jest dostępne w zadaniach ClickUp, dokumentach i czacie.
⭐ Dodatkowa zaleta: Dzięki funkcji ClickUp Enterprise AI Search możesz w ciągu kilku sekund wyszukiwać informacje z notatek w obszarze roboczym ClickUp, używając podpowiedzi w języku naturalnym.
Na przykład, jeśli byłeś nieobecny przez tydzień, możesz po prostu poprosić asystenta AI o przekazanie Ci szczegółów spotkania i elementów działań z zeszłotygodniowego SyncUp.
Natywne elementy połączone z zadaniami
Odpowiedzialność znika wraz z zakończeniem rozmowy w aplikacji Zoom. Jednak dzięki ClickUp SyncUps dyskusje można szybko połączyć z zadaniami, które można śledzić, ponieważ wszystko znajduje się w tej samej przestrzeni roboczej.
Na przykład, jeśli podsumowanie spotkania zawiera element dotyczący działania, możesz poprosić ClickUp Brain, natywnego asystenta AI ClickUp, o utworzenie odpowiedniego zadania przy użyciu kontekstu obszaru roboczego ClickUp.
👀 Czy wiesz, że...? Kolejne spotkania wideo mogą powodować narastanie stresu w mózgu. Według laboratorium neurologicznego firmy Microsoft, wykorzystującego technologię EEG, zaledwie 10-minutowe przerwy między spotkaniami przywracają poziom stresu do normy. Tradycyjne spotkania wszystkich pracowników pozbawiają Twój zespół tych kluczowych okresów regeneracji umysłowej.
Tworzenie asynchronicznych aktualizacji wideo za pomocą ClickUp SyncUps
Nie każda aktualizacja wymaga udziału wszystkich pracowników firmy w spotkaniu.
📌 Przykład: Zamiast planować cykliczne spotkania dotyczące przeglądu projektów, kierownik ds. projektowania nagrywa krótkie wideo SyncUp bezpośrednio w kanale czatu zespołu projektowego.
Co się dzieje:
- Projektant nagrywa 4-minutowy filmik SyncUp, w którym pokazuje zaktualizowane ekrany Figma.
- Wyjaśniają co się zmieniło, dlaczego się zmieniło i gdzie potrzebna jest informacja zwrotna.
- SyncUp jest publikowany na kanale czatu dla wszystkich pracowników połączonym z odpowiednim zadaniem projektowym.
Jak reaguje zespół:
- PM i inżynierowie oglądają wideo asynchronicznie.
- Opinie są przekazywane w formie wątków powiązanych z wideo.
- Konkretne opinie są przekształcane w zadania do wykonania, takie jak „Zaktualizuj pusty stan” lub „Sprawdź alternatywny kolor $$$cta”.
- Nie tracisz żadnego kontekstu, ponieważ wideo, komentarze i zadania są dostępne w jednym miejscu.
Dlaczego to działa w przypadku zespołów projektowych:
- Projektanci nie muszą wielokrotnie powtarzać tych samych instrukcji.
- Strefy czasowe nie będą już blokować współpracy.
- Decyzje i uzasadnienia projektowe są dokumentowane automatycznie.
Każdy w organizacji może otworzyć nagranie, aby wyświetlić transkrypcję lub wygenerować podsumowanie. Można nawet zadawać pytania bezpośrednio w wątku czatu.
Stałe zaangażowanie
Co robią pracownicy, gdy mają wątpliwości podczas oglądania nagranych SyncUpów?
Użytkownicy mogą dodawać komentarze z datą i godziną do wideo i przypisywać je osobom, które mogą konkretnie rozwiązać dane zapytanie. Komentarze te pozostają widoczne w sekcji „Clips Activity” (Aktywność klipów), gdzie każdy może się z nimi zapoznać.
Wszystkie nagrane SyncUps pozostają w Clips Hub jako ClickUp Clips.
Oto, w jaki sposób Clips pomaga usprawnić komunikację asynchroniczną:
👀 Czy wiesz, że... 66% spotkań staje się nieproduktywnych w momencie, gdy pracownicy przestają udostępniać pomysły. Nie trzeba wiele — wystarczy raz odrzucić czyjąś sugestię podczas spotkania wszystkich pracowników, a osoba ta będzie milczeć przez następne pięć spotkań. Ta jedna zniechęcająca sytuacja wywołuje efekt domina, sprawiając, że wszystkie spotkania stają się nieproduktywne.
Jak organizować asynchroniczne spotkania wszystkich pracowników za pomocą ClickUp SyncUp
Oto jak możesz używać ClickUp SyncUp do udostępniania aktualizacji dla całej firmy bez konieczności wymagania obecności wszystkich na spotkaniu dla wszystkich pracowników.
Krok 1: Ustal jasne wytyczne dotyczące komunikacji wszystkich pracowników
Aby komunikacja asynchroniczna była sukcesem, ustal jasne wytyczne dotyczące komunikacji.
Stwórz uporządkowany dokument ClickUp Doc, określając jasne wytyczne dotyczące komunikacji. Wyjaśnij:
- Które rodzaje spotkań są obowiązkowe i wymagają obecności na żywo, a które są opcjonalne (nagranie można obejrzeć później)?
- Z jakim wyprzedzeniem należy planować spotkania SyncUp dla wszystkich pracowników w Teams globalnych?
- Czy pracownicy powinni dołączać do rozmów na żywo poza godzinami pracy, czy też oglądanie nagrania jest dopuszczalne?
- W jaki sposób członkowie zespołu powinni potwierdzić, że widzieli wiadomość lub aktualizację
- Jak szybko należy reagować na komentarze dotyczące nagrań SyncUp dla wszystkich pracowników?
- Gdzie znajduje się wszystkie zarchiwizowana zawartość dla wszystkich pracowników i jak wyszukiwać poprzednie aktualizacje
- Czas odpowiedzi na wiadomości (wysoki priorytet w ciągu 4 godzin, standardowe aktualizacje w ciągu 24 godzin)
Po udokumentowaniu tego, zaplanuj, które strategie komunikacyjne (Clip, SyncUp, wiadomości czatu) pasują do różnych scenariuszy. Oto mapa:
| Typ aktualizacji | Format | Jak to działa? |
| Wyniki kwartalne, zmiany strategiczne | Klipy i dokumenty | Daj ludziom czas na analizę danych i przemyślenie konsekwencji przed zadaniem pytań. |
| Prezentacje produktów, omówienia funkcji | Klipy z udostępnianiem ekranu | Zespoły mogą wstrzymywać, powtarzać złożone kroki i odwoływać się do dokładnego cyklu pracy podczas wdrażania. |
| Restrukturyzacja organizacyjna, zmiany w kierownictwie | Live SyncUp (krótki) + kontynuacja Clip | Pytania i odpowiedzi w czasie rzeczywistym pozwalają natychmiast reagować na wątpliwości, a Clip zapewnia stały dostęp do informacji dla tych, którzy je przegapili. |
| Cotygodniowe sukcesy i kamienie milowe | Wiadomości na czacie lub SyncUp na żywo | W zależności od struktury zespołu i jego preferencji — szybkie asynchroniczne aktualizacje sprawdzają się w przypadku zespołów rozproszonych, a uroczystości na żywo są odpowiednie dla zgranych grup. |
| Pilne zmiany zasad | Opcjonalna synchronizacja wszystkich pracowników z nagraniami | Decyzje wymagające szybkiej reakcji wymagają natychmiastowego wyjaśnienia i uzgodnienia w całej organizacji. |
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony planów komunikacji projektowej: Excel, Word i ClickUp
Krok 2: Udostępnij agendę przed spotkaniem
Udostępnij członkom zespołu jasny plan spotkania co najmniej 48–72 godziny przed jego rozpoczęciem za pośrednictwem e-maila i kanałów czatu.
Twój plan powinien obejmować:
- Co będzie omawiane podczas spotkania wszystkich pracowników i dlaczego odbywa się ono właśnie teraz?
- Załącz dokumenty ClickUp lub raporty, które członkowie zespołu powinni przejrzeć przed spotkaniem.
- Podział czasu dla każdego segmentu, aby ludzie wiedzieli, kiedy potrzebny jest ich wkład.
- Wcześniej przesłane pytania, na które pracownicy chcą uzyskać odpowiedzi — szczególnie pomocne dla osób, które nie mogą uczestniczyć w spotkaniu w czasie rzeczywistym, ale chcą, aby ich wątpliwości zostały poruszone w nagraniu.
- Kluczowe decyzje, które należy podjąć, oraz osoby odpowiedzialne za ich podjęcie
- Oczekiwane wyniki spotkania
⭐ Bonus: Nie trać swoich genialnych pomysłów zapisanych na karteczkach samoprzylepnych i nagraniach głosowych. Dyktuj agendę spotkania za pomocą ClickUp Talk to Text, a zostanie ona natychmiast przepisana i sformatowana w ClickUp dokumencie.
Krok 3: Uruchom i nagraj swoje SyncUp
Uruchom SyncUp bezpośrednio z:
- Kanał
- DM
- Widoki w lokalizacji, z którą powiązany jest kanał czatu
Aby zarejestrować sesję, naciśnij ikonę nagrywania.
Możesz dodawać uczestników, poprzez udostępnianie linku SyncUp lub zapraszając ich.
✏️ Notatka: Jeśli organizujesz spotkanie wszystkich pracowników z udziałem ponad 200 osób, możesz skorzystać z integracji ClickUp Zoom, aby zaplanować spotkanie w Zoom.
Wystarczy wpisać /Zoom w kanale czatu ClickUp, a zostanie wygenerowany link do spotkania, który zintegruje się z Twoim obszarem roboczym.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do zarządzania projektami dla wszystkich rodzajów projektów
Krok 4: Podsumuj wyniki za pomocą ClickUp Brain
Po nagraniu SyncUp otwórz go w Clips Hub i kliknij Summarize , aby ClickUp Brain lub BrainGPT wygenerowały zwięzłe podsumowanie dyskusji.
Użyj ClickUp Brain, aby:
- Podsumuj kluczowe ogłoszenia, decyzje i aktualizacje z SyncUp.
- Wyodrębnij elementy do wykonania i przekształć je w zadania z właścicielami i terminami realizacji.
- Podkreślaj ryzyka, zależności lub działania następcze wymienione podczas rozmowy.
- Stwórz krótkie podsumowanie „co musisz wiedzieć” dla osób, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu.
💡 Porada dla profesjonalistów: Skorzystaj z Super Agents, zespołów współpracowników ClickUp opartych na AI, aby zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność i dostosować się do swojego obszaru roboczego dzięki inteligencji i interakcjom przypominającym ludzkie.
Super agenci doskonale radzą sobie z takimi cyklami pracy dotyczącymi spotkań:
- Briefy kreatywne: Tworzenie briefów kreatywnych w oparciu o kontekst zadania lub czatu, w tym praktyczne ulepszenia mające na celu standaryzację przyjmowania zleceń i przyspieszenie procesu zatwierdzania.
- Opis funkcji: Przekształcanie wniosków dotyczących funkcji w uporządkowane briefy, umożliwiające zespołom Agile dostosowanie zakresu, efektywne oszacowanie czasu i ograniczenie konieczności ponownej pracy.
- E-maile z podsumowaniem: przekształcanie notatek ze spotkań AI Notetaker w zwięzłe, gotowe do wysłania do klienta e-maile z podsumowaniem, zawierające decyzje, właścicieli i terminy wykonania, aby jasno określić kolejne kroki.
Sprawdź więcej takich narzędzi do obsługi spotkań dla swojego zespołu:
Korzyści z przeniesienia wszystkich pracowników do ClickUp SyncUp
Oto dlaczego ClickUp SyncUps jest najlepszą alternatywą dla Zoom:
- Zero przełączania aplikacji: zintegruj pracę i komunikację w jednym narzędziu, umożliwiając uruchamianie spotkań w pełnym kontekście bez przełączania aplikacji. W czasach, gdy zespoły toną w natłoku sztucznej inteligencji, jest to ogromna oszczędność czasu.
- Wbudowana odpowiedzialność: poproś Brain o utworzenie i przypisanie zadań na podstawie dyskusji w SyncUp, aby każda rozmowa przyniosła konkretne rezultaty. Zamień spotkania wszystkich pracowników w wydajne i niepowtarzalne dyskusje.
- Zintegrowany obszar roboczy oparty na sztucznej inteligencji: Połącz narzędzia, pliki i cykle pracy w ujednoliconej platformie dzięki ClickUp. Cała wiedza Twojej firmy znajduje się w jednym miejscu, jest indeksowana i łatwa do wyszukiwania.
- Oszczędność kosztów: SyncUp jest dostępny na urządzeniach mobilnych i nawet w ramach Free Planów, co pozwala nawet najmniejszym zespołom organizować wirtualne spotkania bez dodatkowych kosztów.
- Automatyzacja cyklu pracy: oszczędź sobie ręcznego przepisywania i kończ z niespójnymi notatkami ze spotkań.
- Podejście asynchroniczne: przyspiesz komunikację asynchroniczną dzięki Clipom audio/wideo, automatycznym transkrypcjom, podsumowaniom generowanym przez AI oraz komentarzom z datą i godziną dla pytań lub opinii.
⚡ Archiwum szablonów: szablony schematów organizacyjnych w formatach PPT, Word i ClickUp
👀 Czy wiesz, że... Kiwanie głową przed kamerą nie oznacza zgody — często jest to po prostu dostosowanie się do opinii większości. Badania pokazują, że podczas profesjonalnych spotkań online osoby mają włączone kamery dostosowują się do opinii większości. Najwyraźniej zmęczenie Zoomem znacznie się nasila, gdy pracownicy są zmuszeni do pozostawienia włączonych kamer.
Praktyczne przykłady zastosowania asynchronicznych spotkań wszystkich pracowników
Komunikacja asynchroniczna jest praktyczna, a wiodące firmy na całym świecie wdrożyły asynchroniczne podejście do przekazywania aktualizacji w całej firmie:
GitLab
GitLab znany jest z modelu komunikacji opartego na podręczniku i domyślnej asynchroniczności, zawierającego jasne wytyczne dotyczące sposobu udostępniania i wykorzystywania informacji w całej firmie. Najważniejsze zasady to:
- Dokumentacja przed dyskusjąAktualizacje, decyzje i procesy firmy są zapisywane w podręczniku GitLab, dzięki czemu wszyscy mają dostęp do tego samego źródła informacji w sposób asynchroniczny.
- Komunikacja asynchroniczna podczas spotkań na żywoAktualizacje są zaprojektowane tak, aby można je było wykorzystywać w różnych strefach czasowych, co w miarę możliwości zmniejsza zależność od spotkań w czasie rzeczywistym.
- Nagrane i zapisane aktualizacje dla szerokiej widocznościWażne spotkania lub ogłoszenia są często nagrywane i/lub podsumowywane na piśmie, aby członkowie zespołu mogli nadrobić zaległości zgodnie z własnym harmonogramem.
- Jasne oczekiwania dotyczące spotkań Każde spotkanie wymaga wcześniejszego udostępnienia agendy („bez agendy nie ma uczestników”), często przy użyciu dokumentu na żywo, aby ludzie mogli wnosić swój wkład asynchronicznie lub całkowicie pominąć spotkanie, jeśli nie jest ono potrzebne.
- Narzędzia zapewniają wsparcie dla przejrzystości, a nie izolacjiAktualizacje dotyczące pracy, planowanie i dyskusje na temat obciążenia są zazwyczaj śledzone w udokumentowanych sprawach, na stronach lub w projektach, a nie w prywatnych rozmowach lub nieudokumentowanych arkuszach kalkulacyjnych.
Zapier
Zapier to firma działająca całkowicie zdalnie, o długoletniej kulturze komunikacji asynchronicznej, zaprojektowanej w celu wspierania zespołów w różnych strefach czasowych. Ich praktyki komunikacyjne obejmują:
- Kładziemy nacisk na asynchroniczną współpracę przed zaplanowaniem spotkań na żywo, dzięki czemu dyskusje i prace przygotowawcze są zakończone przed czasem.
- Korzystaj z narzędzi takich jak Async (wewnętrzna platforma w stylu bloga) i Slack, aby udostępniać aktualizacje, kontekst i informacje o firmie, które zespoły mogą czytać i na które mogą odpowiadać w dogodnym dla siebie czasie.
- Zachęcaj do asynchronicznych przygotowań (w tym nagrań ekranu lub nagranych instrukcji), aby ograniczyć niepotrzebne spotkania na żywo; sesje na żywo są wykorzystywane, gdy interakcja w czasie rzeczywistym zapewnia wartość dodaną wykraczającą poza to, co oferuje tryb asynchroniczny.
- Działając jako w 100% rozproszona, zdalna siła robocza, która z natury kształtuje sposób komunikacji i przekazywania aktualizacji w całej firmie.
📚 Więcej informacji: Najlepsze oprogramowanie OKR dla Teams
Najlepsze praktyki dotyczące asynchronicznych spotkań firmowych
Komunikacja asynchroniczna uwalnia Twój zespół od konieczności ciągłego pozostawania online.
W związku z tym przekształciliśmy najlepsze praktyki w listę kontrolną — skorzystaj z niej, gdy udostępniasz aktualności w całej firmie w sposób asynchroniczny:
🤝 Określ jasne oczekiwania
- Określ, które spotkania wymagają obecności na żywo, a które można obejrzeć później.
- Ustaw ramy czasowe odpowiedzi (np. pilne aktualizacje w ciągu 4 godzin, standardowe aktualizacje w ciągu 24 godzin).
- Wyjaśnij, w jaki sposób pracownicy powinni potwierdzać aktualizacje (komentarz, reakcja, zakończone zadanie).
🧠 Scentralizuj aktualizacje dotyczące całej firmy
- Skorzystaj z dedykowanego kanału czatu ClickUp dla całej firmy.
- Przechowuj agendy, nagrania, Clips, podsumowania i działania następcze w jednym miejscu.
- Unikaj rozpraszania aktualizacji między e-mailami, Slackiem i wiadomościami prywatnymi.
📆 Standaryzacja powtarzających się aktualizacji
- Twórz szablony ClickUp dokumentów dla kwartalnych i miesięcznych spotkań wszystkich pracowników.
- Używaj stałych sekcji dla wskaźników, priorytetów, ryzyka i pytań i odpowiedzi.
- Skróć czas przygotowań i pomóż pracownikom wiedzieć, czego mogą się spodziewać za każdym razem.
💬 Dopasuj format do wiadomości
- Klipy z prezentacjami produktów i instrukcjami obsługi
- Wątki czatu dla szybkich sukcesów i ogłoszeń
- SyncUps do strategicznych aktualizacji lub wrażliwych dyskusji
✅ Zautomatyzuj działania następcze
- Twórz przypomnienia o obejrzeniu nagrań lub udzieleniu odpowiedzi w wątkach.
- Automatycznie archiwizuj rozwiązane zadania.
Spraw, aby spotkania wszystkich pracowników były naprawdę integracyjne dzięki ClickUp SyncUps.
Tradycyjne spotkania wszystkich pracowników z założenia wykluczają niektórych. Kto nie może się dopasować czasowo, ten traci.
W przypadku pracy zdalnej i zespołów rozproszonych geograficznie komunikacja asynchroniczna stała się równie ważna.
Firmy prosperują, gdy równoważą synchroniczne rozmowy z asynchronicznymi cyklami pracy, dostosowanymi do każdej sytuacji.
ClickUp SyncUps pozwala uzyskać to, co najlepsze z obu rozwiązań. Gotowy, aby zastąpić spotkania wszystkich pracowników w Zoomie rozwiązaniem SyncUps? Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp, aby rozpocząć.