Czy przestarzałe systemy operacyjne i nieobsługiwane formaty plików przeszkadzają w pracy z dokumentami online?
Oprogramowanie do udostępniania plików ułatwia pracownikom hybrydowym współpracować z Teams , interesariuszami i klientami. Od małych firm po globalne korporacje, każdy korzysta z centralnej lokalizacji dostępu do ważnych dokumentów roboczych.
Dzięki bezpiecznemu rozwiązanie do współpracy teams może odzyskać wiele godzin z czasochłonnej wymiany e-maili i przesyłania plików. Sposób, w jaki tworzymy, przechowujemy i udostępniamy dokumenty online ma ogromny wpływ na nasz codzienny cykl pracy.
W tym przewodniku rozpakujemy najlepsze oprogramowanie do udostępniania dokumentów i zagłębimy się w jego kluczowe funkcje, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojego zespołu!
Czym jest oprogramowanie do udostępniania plików?
Oprogramowanie do udostępniania plików to program komputerowy lub aplikacja, która ułatwia wymianę i udostępnianie plików między wieloma użytkownikami lub urządzeniami połączonymi przez sieć. Umożliwia użytkownikom przesyłanie, pobieranie i przesyłanie różnych typów plików, takich jak dokumenty, obrazy, wideo i inne.
Czego należy szukać w oprogramowaniu do udostępniania plików dokumentów?
Osoby zarządzające projektami powinny zwrócić uwagę na kontrolę wersji, synchronizację plików i współpraca w czasie rzeczywistym funkcje w ich oprogramowaniu do udostępniania plików
Czy mój zespół pracuje z zawartością multimedialną, taką jak obrazy, prezentacje, znaczniki, lub bazy danych ? Te specjalne typy plików wymagają pewnych narzędzi do edycji bezpośrednio w oprogramowaniu . Od edycji tekstu po prototypowanie i wszystko pomiędzy, Twój zespół skorzysta na posiadając narzędzia zwiększające wydajność do edycji i zarządzania swoimi plikami.
Oto inne funkcje, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do udostępniania plików:
- Bezpieczeństwo: Uprawnienia, uwierzytelnianie użytkowników i kompleksowe szyfrowanie w celu ochrony poufnych dokumentów
- Obciążenie pamięci: Wszystkie pliki mieszczą się i są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu, bez względu na rozmiar lub objętość, aby uniknąć opóźnień w projekcie
- Intuicyjny interfejs: Łatwe dostosowanie do obecnych systemów i cyklów pracy bez zakłóceń
- Backup i odzyskiwanie: Automatyczne tworzenie kopii zapasowych w regularnych odstępach czasu i funkcje odzyskiwania danych w celu odwrócenia przypadkowego usunięcia lub uszkodzenia
- Integracje: Oprogramowanie do zarządzania projektami lub rozwiązania do przechowywania danych w chmurze mogą bezpiecznie uzyskiwać dostęp do plików w celu usprawnienia współpracy i cyklu pracy
Konwertuj teksty na zadania, które można śledzić w ClickUp Docs, aby być na bieżąco z pomysłami
Udostępnianie plików jest nieocenionym atutem dla nowoczesnych Teams, umożliwiającym dostęp do najbardziej aktualnych wersji materiałów i pracy bez względu na to, gdzie się znajdują i z jakiego urządzenia korzystają.
Zapewnia również zespołom spokój ducha podczas wysyłania poufnych plików lub edytowania ważnego dokumentu z wieloma osobami w tym samym czasie!
10 najlepszych programów do udostępniania plików w 2024 roku
1. ClickUp 
Udostępnianie plików w ClickUp Docs, widoku czatu, widoku listy i nie tylko
ClickUp to platforma wydajności zaprojektowana dla Teams każdej wielkości, aby lepiej współpracować i zarządzać pracą w jednym miejscu. Natywna funkcja Docs ułatwia formatowanie, aktualizowanie i udostępnianie wewnętrznych i zewnętrznych dokumentów każdemu. Użyj zagnieżdżonych podstron w jednym dokumencie, aby uporządkować powiązane dokumenty i ustawić poziomy ochrony, aby zapobiec niepożądanym zmianom. ClickUp Docs są idealne do pracy zdalnej w czasie rzeczywistym i asynchronicznej. Dzięki dostępowi do odpowiedniej dokumentacji w kontekście zadań i projektów, nie ma potrzeby przełączania się między różnymi aplikacjami!
Ponadto, ClickUp integruje się z ponad 1000 narzędzi pracy, dzięki czemu Teams mogą połączyć swoje najczęściej używane aplikacje i usprawnić cykl pracy!
ClickUp najlepsze funkcje
- Szczegółowy interfejs onlineCentrum pomocy,webinariaoraz wsparcie pomagające w pełnym wykorzystaniu platformy
- Połączenie dwukierunkowe w dokumentach, aby połączyć jeden dokument z drugim
- Szablony projektów aby przyspieszyć proces pisania i zachować spójność dokumentów zespołu
- Przypisywanie i wątkowanie komentarzy w dowolnym dokumencie, zadaniu ClickUp lubTablica* Przeciągnij i upuść strony, aby szybko zmienić ich kolejność i zagnieździć je wewnątrz innych stron
- Over15 konfigurowalnych widoków do zarządzania zadaniami pod każdym kątem
- Mnóstwo funkcji współpracy wizualnej dostępnych na stroniekażdy plan cenowy* Bogaty format tekstu, osadzanie i załączniki w Dokumentach
- Łatwy w użyciu interfejs użytkownika z trybem online i offline
- Obrazy okładek dokumentów i ikony stron dodające wizualne wskazówki
Praktyczne wiadomości zklipy wideo w ClickUp
Limity ClickUp
- Tak wiele potężnych narzędzi do współpracy może stanowić krzywą uczenia się dla niektórych użytkowników
- Nie wszystkie widoki są jeszcze dostępne w aplikacji mobilnej
Cennik ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: $7/miesiąc za użytkownika
- Business: $12/miesiąc na użytkownika
Enterprise: Kontakt w sprawie cen
ClickUp oceny i recenzje
- G2: 4.7/5 (6,500+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (3,500+ recenzji)
2. Dokumenty Google/Obszar roboczy
przez Dokumenty GoogleDokumenty Google to internetowy edytor dokumentów w ramach obszaru roboczego Google. Oferuje funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wielu użytkowników może edytować dokument w tym samym czasie, co ułatwia wspólną pracę nad projektami lub przekazywanie opinii. Współpraca jest również bardziej wydajna i skuteczna dzięki funkcji czatu w dokumencie oraz możliwości komentowania i sugerowania. Wszystkie zmiany są automatycznie zapisywane, więc nigdy nie musisz się martwić o utratę postępu!
Integracja z innymi aplikacjami Narzędzia Google dla obszarów roboczych jest wygodne. Szybko importuj dane z Arkuszy lub Slajdów i odwrotnie. Dostępne są również różne opcje formatu, takie jak zmiana czcionek, dodawanie obrazów, tworzenie wypunktowanych i numerowanych list i wiele innych. Współpraca jest również bardziej wydajna i efektywna dzięki funkcji czatu w dokumencie oraz możliwości komentowania i sugerowania.
Najlepsze funkcje Dokumentów Google
- Style tekstu, takie jak tytuły, nagłówki i tabela zawartości
- Poprawki są automatycznie zapisywane i można je przywrócić
- Komentarze, elementy akcji i reakcje emoji
- Łatwe udostępnianie plików z kontrolą dostępu
- Dostęp offline do wszystkich lub określonych plików
Ograniczenia Dokumentów Google
- Niedokładny format podczas importowania z Worda i innych typów plików
- Duże pliki sprawiają, że Dokumenty Google działają wolno
Ceny Dokumentów Google
- Podstawowa wersja Dokumentów Google jest darmowa na zawsze. W przypadku firm, dodatkowe funkcje można zakupić w ramach produktu Google Obszar roboczy
Obszary robocze Google - oceny i recenzje
- G2: 4.6/5 (ponad 40 000 recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (27,000+ recenzji)
3. Notion
przez NotionNotion to cyfrowy obszar roboczy dla zespołów do przechowywania, organizowania i udostępniania dokumentów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i zestawowi narzędzi, Notion dostarcza zespołom wydajną i bezpieczną platformę do współpracy. Funkcje udostępniania plików w Notion ułatwiają dostęp do plików z dowolnego urządzenia, dzięki czemu członkowie zespołu pozostają w synchronizacji i współpracują nad zadaniami. Wbudowane funkcje udostępniania pomagają zespołom zaoszczędzić czas przyznając uprawnienia określonym osobom lub grupom, które potrzebują dostępu.
Dzięki możliwości śledzenia zmian, dostarczania komentarzy i przydzielania zadań, Notion wyświetla najnowszą wersję pliku, ułatwiając współpracę bez obawy o błędną komunikację lub utratę danych.
Notion najlepsze funkcje
- Szczegółowe uprawnienia na poziomie pliku lub strony do kontroli dostępu
- Wspólna edycja z wieloma użytkownikami w tym samym dokumencie
- Integracja z usługami przechowywania w chmurze w celu przenoszenia danych
- Historia wersji umożliwiająca w razie potrzeby powrót do wcześniejszej wersji
- Mobilny dostęp do otwierania i wysyłania plików w podróży
Notion limity
- Wysoki stopień elastyczności może być również wyzwaniem, aby wiedzieć, od czego zacząć lub jak skutecznie organizować informacje (sprawdźAlternatywy dla pojęć)
- Ograniczony dostęp do zaawansowanych funkcji udostępniania plików, chyba że korzystasz z planu Enterprise
Notion ceny
- Wersja Free
- Standard: $8 za użytkownika miesięcznie
- Premium: $15 za użytkownika miesięcznie
- Enterprise: Skontaktuj się z Notion, aby uzyskać szczegółowe informacje
Notion oceny i recenzje
- G2: 4.7/5 (1,700+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (1,400+ reviews)
4. Quip
przez Quip Quip to narzędzie przeznaczone dla klientów Salesforce do standaryzacji dokumentów i procesów udostępniania plików. Dokumenty Quip ułatwiają zespołom udostępnianie informacji, przekazywanie informacji zwrotnych i współpracę w celu osiągnięcia celów sprzedażowych.
Platforma dostarcza również potężne funkcje automatyzacji dla teamów, aby usprawnić ich cykl pracy, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić ogólną wydajność. A dzięki wbudowanym arkuszom kalkulacyjnym możliwe jest manipulowanie danymi i oszczędzanie czasu podczas porównywania wielu arkuszy lub tworzenia wykresów do prezentacji.
Najlepsze funkcje Quip
- Czat i wiadomości do komunikacji z członkami zespołu w aplikacji
- Szczegółowe uprawnienia do ustawienia praw użytkownika na poziomie pliku lub folderu
- Aplikacje na Androida i iOS umożliwiające dostęp do plików przechowywanych w podróży
- Listy zadań i narzędzia do zarządzania projektami
- Integracja z Salesforce do przechowywania plików
Ograniczenia Quip
- Stroma krzywa uczenia się dla klientów spoza Salesforce jako samodzielna platforma udostępniania plików
- Ograniczone możliwości niestandardowe i personalizacja
Ceny Quip
- Starter: $10/miesiąc za użytkownika
- Plus: $25/miesiąc na użytkownika
- Zaawansowany: $100/miesiąc na użytkownika
Quip oceny i recenzje
- G2: 4.2/5 (1,000+ recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (190+ recenzji)
Aby dowiedzieć się więcej sprawdź te aplikacje sprzedażowe !
5. nTask
przez nTask nTask to narzędzie do zarządzania projektami pomaga zespołom efektywnie współpracować, utrzymując odpowiedzialność i przejrzystość w ich projektach. Dzięki nTask, Teams mogą poprawić komunikację, widoczność i współpracę, umożliwiając im powodzenie w realizacji zadań. Platforma oferuje szereg funkcji, w tym zarządzanie projektami, śledzenie czasu, współpracę w zespole i raportowanie, ułatwiając zespołom zarządzanie projektami od początku do końca.
Narzędzie zapewnia scentralizowaną lokalizację dla wszystkich informacji związanych z projektem, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie i mają dostęp do najnowszych aktualizacji. Ułatwia to członkom zespołu współpracę, przekazywanie informacji zwrotnych i zapewnienie, że zadania zostaną zakończone na czas.
nTask najlepsze funkcje
- Wiele integracji z oprogramowaniem do udostępniania plików, w tym Google Drive i Dropbox, w celu rozszerzenia funkcji platformy
- Wiele widoków zadań do organizowania pracy na różne sposoby
- Narzędzia czatu do połączenia z członkami Teams
- Raportowanie czasu pracy i śledzenie czasu
- Zarządzanie plikami i dokumentami
nTask limitations
- Brak natywnych integracji w porównaniu z innymi rozwiązaniami do udostępniania plików na tej liście
- Ograniczone opcje niestandardowe i formatowania dla udostępniania plików w ramach Enterprise
Ceny nTask
- Premium: 3 USD/miesiąc za użytkownika
- Business: $8/miesiąc za użytkownika
- Enterprise: Skontaktuj się z nTask, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje nTask
- G2: 4.4/5 (10+ recenzji)
- Capterra: 4.2/5 (100+ recenzji)
6. Zoho Docs
przez Dokumenty Zoho Zoho Docs to oprogramowanie do zarządzania plikami online, zapewniające bezpieczny, współdzielony obszar roboczy dla Teams do zarządzania i udostępniania plików. Platforma zapewnia kompleksowy zestaw funkcji, w tym zarządzanie projektami, współpracę zespołową, śledzenie zadań i raportowanie, ułatwiając zespołom zarządzanie dokumentacją projektu od początku do końca.
Istnieje wiele sposobów wyszukiwania plików, w tym według nazwy pliku, słów kluczowych, lokalizacji lub typu pliku. Teams mogą szybko znaleźć potrzebny plik bez konieczności przeszukiwania zagraconego systemu. Dzięki tej funkcji zarządzanie plikami jest mniej pracochłonne, co ułatwia śledzenie ważnych dokumentów i efektywną współpracę.
Najlepsze funkcje Zoho Docs
- Zintegrowany pakiet biurowy z edytorem tekstu, edytorem arkuszy kalkulacyjnych i narzędziem do tworzenia prezentacji
- Zaawansowana funkcja wyszukiwania ułatwiająca znajdowanie plików na koncie Zoho Docs
- Aplikacje na Androida i iOS ułatwiają pracę z dowolnego miejsca
- Szczegółowe uprawnienia do kontrolowania dostępu użytkowników do zawartości
- Uwierzytelnianie dwuskładnikowe i szyfrowanie danych
Limity Zoho Docs
- Limit funkcji mobilnych w porównaniu do wersji webowej
- Praca z plikami z Microsoft Word stanowi wyzwanie
Cennik Zoho Docs
- Wersja Free
- Standard: $4/miesiąc na użytkownika
- Premium: 6,40 USD/miesiąc na użytkownika
Oceny i recenzje Zoho Docs
- G2: 4.4/5 (200+ recenzji)
- Capterra: 4.5/5 (170+ recenzji)
7. Dropbox
przez Dropbox Paper Dropbox Paper to oprogramowanie do udostępniania plików zaprojektowane, aby pomóc zespołom uprościć proces tworzenia, organizowania i współpracy nad dokumentami na wielu urządzeniach. Dzięki Dropbox Paper użytkownicy mogą szybko współpracować nad zadaniami, udostępniając i edytując dokumenty członkom zespołu w czasie rzeczywistym.
Platforma umożliwia również użytkownikom dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia, w tym urządzeń mobilnych. Ponadto Dropbox Paper ułatwia bezpieczne przechowywanie dokumentów w chmurze i dostęp do nich z dowolnego miejsca. A dzięki Adnotacjom Dropbox użytkownicy mogą wyróżniać określone obszary obrazu i dodawać komentarze, co ułatwia przekazywanie opinii i udostępnianie pomysłów.
Najlepsze funkcje Dropbox
- aplikacje na iOS i Androida do udostępniania plików i przekazywania opinii w podróży
- Inteligentne szablony do różnych zastosowań w projektach
- Konwerter dokumentów do szybkiego tworzenia prezentacji
- Osadzanie plików InVision, Sketch lub Dropbox
- Narzędzia do zarządzania zadaniami w ramach dokumentu
Limity Dropbox
- Drogie plany w porównaniu do innych najlepszych programów do udostępniania plików
- Solidne ustawienie funkcji może być trudne w nawigacji
Cennik Dropbox
- Plus: 9,99 USD/miesiąc dla 1 użytkownika
- Family: 16,99 USD/rodzina miesięcznie dla maksymalnie 6 użytkowników
- Professional: 16,58 USD/miesiąc dla 1 użytkownika
- Standard: $15/użytkownika miesięcznie dla 3+ użytkowników
- Zaawansowany: $24/użytkownika miesięcznie dla 3+ użytkowników
- Enterprise: Skontaktuj się z Dropbox, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje Dropbox
- G2: 4.1/5 (ponad 4 400 recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (100+ recenzji)
Sprawdź te_ **Alternatywy dla Dropbox !
8. PandaDoc
przez PandaDoc PandaDoc to potężne narzędzie do zarządzania dokumentami, zapewniające zespołom dostęp w czasie rzeczywistym do zatwierdzeń, komentarzy i śledzenia wersji. Dzięki PandaDoc użytkownicy mogą tworzyć, edytować i współpracować nad dokumentami, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie i mają dostęp do najnowszych aktualizacji. Platforma zawiera również szereg inteligentnych funkcji, takich jak zmienne i logika warunkowa, które pomagają użytkownikom wyeliminować błędy i usprawnić cykl pracy z dokumentami.
Narzędzie ułatwia Teams tworzenie dokładnych, wolnych od błędów dokumentów i powodzenie w ich tworzeniu. Wykorzystując PandaDoc, Teams mogą usprawnić swój cykl pracy, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić ogólną wydajność.
Najlepsze funkcje PandaDoc
- Niestandardowy branding umożliwiający personalizację dokumentów za pomocą brandingu, w tym logo i schematów kolorów
- Analityka umożliwiająca szczegółowe spojrzenie na interakcję odbiorców z dokumentami
- Szablony do tworzenia i zapisywania dokumentów w różnych formatach i stylach
- Współpraca w czasie rzeczywistym do pracy nad dużymi plikami z innymi członkami zespołu
- Podpisy elektroniczne do podpisywania i wysyłania plików
Limity PandaDoc
- Mniej integracji i droższe ceny niż w przypadku innych programów do udostępniania plików
- Limit funkcji aplikacji mobilnej w porównaniu do wersji webowej
Ceny PandaDoc
- Wersja Free
- Essentials: 19 USD/miesiąc za użytkownika
- Business: $49/miesiąc na użytkownika
- Enterprise: Skontaktuj się z PandaDoc, aby uzyskać szczegółowe informacje
Oceny i recenzje PandaDoc
- G2: 4.7/5 (2,000+ recenzji)
- Capterra: 4.5/5 (900+ recenzji)
9. Box
przez Box Chmura treści Box to potężne narzędzie, które zapewnia dostawcom bezpieczną platformę do współpracy nad ważną zawartością. Przy tak wielu osobach zaangażowanych w typowy biznes, od teamów i niestandardowych klientów po partnerów i sprzedawców, posiadanie scentralizowanej lokalizacji do współpracy jest kluczowe.
Jedną z kluczowych zalet chmury zawartości w Box są jej funkcje bezpieczeństwa. Platforma została zaprojektowana tak, aby cała zawartość była bezpieczna, zapewniając ochronę poufnych informacji przez cały czas. Daje to firmom pewność, że ich zawartość jest bezpieczna i pozwala im skupić się na osiąganiu celów.
Najlepsze funkcje usługi Box
- Zaawansowane narzędzia uczenia maszynowego do natywnej ochrony przed wyciekiem danych i wykrywania cyberzagrożeń
- Integracja z innymi aplikacjami do pracy, takimi jak ClickUp, Microsoft Teams i Oracle NetSuite
- Notatki Box do tworzenia planów i harmonogramów projektów
- Box Sign dla nieograniczonej liczby podpisów elektronicznych
- Funkcja wysyłania dużych plików jednym kliknięciem
Limity Box
- Próba otwarcia wielu plików PDF z interfejsu wyszukiwania Box Drive może spowodować błąd
- Szyfrowanie kluczem prywatnym jest funkcją płatną
Cennik usługi Box
- Skontaktuj się z Box, aby uzyskać szczegółowe informacje
Box oceny i recenzje
- G2: 4.2/5 (4,800+ recenzji)
- Capterra: 4.4/5 (5,000+ recenzji)
10. OneDrive
przez Microsoft OneDrive Microsoft OneDrive to potężne narzędzie do współpracy zespołowej i udostępniania plików. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i funkcjom umożliwia zespołom łatwe przechowywanie i udostępnianie plików z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym.
Platforma oferuje również bezpieczne udostępnianie plików i ustawienia zabezpieczeń klasy Enterprise, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Oprogramowanie do udostępniania plików jest niezbędne do współpracy między zespołami, dlatego OneDrive ułatwia ustawienie uprawnień użytkowników na różnych poziomach i zapewnia szyfrowanie dla spokoju ducha.
Najlepsze funkcje OneDrive
- Zaawansowane zabezpieczenia, w tym szyfrowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe i termin ważności udostępnianych połączeń
- Bezproblemowa integracja z innymiMicrosoft Office aplikacje
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów i numer historii wersji plików cyfrowych
- Blokowanie pobierania udostępnianych plików praca oprogramowania do udostępniania plików
- Kontrola udostępniania w celu autoryzowania określonych autorów
Limity OneDrive
- Potencjalnie ograniczona wartość, jeśli Teams nie korzystają z innych produktów Microsoft Office
- Brak czatu na żywo lub linii wsparcia 24/7
Cennik usługi OneDrive
- OneDrive for Business (Plan 1): 5 USD/miesiąc za użytkownika
- OneDrive for Business (Plan 2): 10 USD/miesiąc na użytkownika
- Microsoft 365 Business Basic: $6/miesiąc na użytkownika
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/miesiąc na użytkownika
OneDrive oceny i recenzje
- G2: 4.3/5 (9 098 recenzji)
- Capterra: 4.5/5 (10 526 recenzji)
Znajdź najlepsze oprogramowanie do udostępniania plików dla swojego Teams
Gotowy, aby przenieść współpracę swojego Teams na wyższy poziom? ClickUp to idealne rozwiązanie z intuicyjnym interfejsem i rozbudowanymi funkcjami. Organizuj wszystkie rodzaje zawartości, przydzielaj zadania i terminy, przechowuj dokumenty, planuj harmonogramy projektów i śledź postępy - wszystko w jednym miejscu.
Jeśli jesteś częścią małego zespołu lub dużego Enterprise, ClickUp jest tutaj, aby uprościć nawet najtrudniejsze elementy efektywnego udostępniania plików. Utwórz darmowe konto już dziś !