Rozrost AI w miejscu pracy: jak odzyskać kontrolę i poprawić wydajność

Witamy w erze rozprzestrzeniania się /AI/.

W wyścigu o utrzymanie przewagi organizacje otworzyły się na wszystkie dostępne narzędzia AI. Wynik? Przeciążenie AI.

Według Wharton School wydatki na AI wzrosły o 130% w ciągu zaledwie ostatniego roku, a 72% firm planuje zainwestować jeszcze więcej w 2025 roku.

Jednak najważniejsze jest to, że 80% organizacji nie dokonuje raportowania żadnych wymiernych korzyści dla Enterprise wynikających z inwestycji w generatywną AI.

oto rozrost AI w praktyce: *rosnący, kosztowny problem, który po cichu pochłania czas, budżet i zdrowie psychiczne Twojego zespołu.

Przyjrzyjmy się bliżej, czym naprawdę jest rozprzestrzenianie się /AI/, dlaczego ma miejsce i — co najważniejsze — jak można odzyskać nad nim kontrolę.

Czym jest rozprzestrzenianie się /AI?

Oto jak to wygląda w praktyce: dział marketingu używa jednego narzędzia AI do generowania tekstów kampanii, dział sprzedaży ma inne narzędzie do oceny potencjalnych klientów, dział HR eksperymentuje z chatbotem do wdrażania nowych pracowników, a dział IT po cichu korzysta z kilkunastu różnych narzędzi monitorujących opartych na sztucznej inteligencji.

❌ Żaden z tych systemów nie komunikuje się ze sobą

❌ Dane utknęły w silosach

❌ Kontekst zostaje utracony

pracownicy nadal spędzają więcej czasu na przełączaniu się między aplikacjami niż na faktycznie zrobionych zadaniach

Nie jest to tylko problem teoretyczny. W ostatnim badaniu ClickUp dotyczącym rozprzestrzeniania się sztucznej inteligencji prawie połowa wszystkich pracowników stwierdziła, że musi przełączać się między dwoma lub więcej narzędziami AI, aby zakończyć jedno zadanie

Nie należy jednak mylić rozprzestrzeniania się AI z „nadmiarem AI”!

Kluczowym słowem jest tutaj niezintegrowane cykle pracy. Ostatecznie posiadanie zbyt wielu niezintegrowanych, nakładających się na siebie i niewykorzystanych narzędzi AI powoduje więcej chaosu niż jasności.

Co powoduje rozprzestrzenianie się /AI?

Rozrost /AI nie jest przypadkowy.

To naturalny skutek pracy w miejscu, gdzie zderzają się szybkość, autonomia i odrobina paniki.

W końcu bariery wejścia są śmiesznie niskie, a chęć „wypróbowania nowego narzędzia” jest trudna do powstrzymania. Oto, co napędza ten chaos:

👉🏽 Wdrożenie typu „przesuń i gotowe”: Każdy może zarejestrować się w narzędziu AI za pomocą karty kredytowej — bez konieczności uzyskania zgody działu IT. Nowe aplikacje pojawiają się w Twoim stosie szybciej, niż zdążysz powiedzieć „Free wersja próbna”

👉🏽 Rozproszone rozwiązywanie problemów: Każdy zespół szuka własnego rozwiązania AI, rzadko sprawdzając, czy inny dział nie rozwiązał już tego samego problemu. Wynik? Mozaika narzędzi, z których żadne nie współpracuje ze sobą

👉🏽 Brak zarządzania: Bez jasnych zasad i standardów nie ma planu działania określającego, jakich narzędzi używać, jak udostępniać dane ani kto jest odpowiedzialny za usuwanie usterek

👉🏽 AI FOMO: Strach przed pozostawaniem w tyle jest realny. Każdy nagłówek informujący o kolejnym przełomie w dziedzinie AI wywiera presję na liderów, aby wdrażali najnowsze trendy — nawet jeśli nie są one odpowiednie dla ich działalności

Kiedy te siły łączą się, powstaje krajobraz technologiczny przypominający potwora Frankensteina.

Rozrost AI a rozrost pracy: jak te zjawiska na siebie oddziałują

Rozrost pracy i rozrost /AI są jak cyfrowe kuzyni – powiązane, ale każdy z nich ma swoje dziwactwa.

Oba mogą po cichu sabotować wydajność, ale robią to na różne sposoby. Zrozumienie, w jaki sposób się one nakładają (i wzajemnie wzmacniają), jest kluczem do odzyskania kontroli.

Rozrost pracy

To klasyczny przykład spadku wydajności. Dzieje się tak, gdy komunikacja i cykl pracy w zespole są rozproszone między kilkunastoma aplikacjami — oprogramowaniem do zarządzania projektami, komunikatorami, dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i innymi.

Każde narzędzie obiecuje rozwiązać problem, ale razem tworzą labirynt loginów, powiadomień i utraconego kontekstu.

Co oznacza w liczbach? Według raportu ClickUp „State of Productivity Report” Teams korzystające z ponad 15 narzędzi są czterokrotnie bardziej narażone na osiągnięcie niskiej wydajności.

Rozrost /AI

Teraz dodaj do tego warstwę sztucznej inteligencji.

Zamiast jednego „inteligentnego” asystenta masz całą gamę narzędzi: chatboty do obsługi klienta, AI do tworzenia zawartości, boty analityczne do raportowania oraz wyspecjalizowanych agentów do wszystkiego, od planowania po analizę nastrojów.

Każde narzędzie jest potężne samo w sobie, ale żadne z nich nie udostępnia kontekstu ani danych. Wynik? Więcej silosów, więcej zamieszania i rosnące poczucie, że AI to po prostu kolejna rzecz, którą trzeba zarządzać.

Rozrost AI a rozrost pracy: jak się wzajemnie napędzają

Rozrost pracy lub rozrost SaaS z kolei ustawia scenę dla rozrostu AI.

Kiedy Twoje cyfrowe środowisko pracy jest już rozdrobnione, Teams łatwo dodają nowe narzędzia AI, aby rozwiązać konkretne problemy, nie biorąc pod uwagę integracji lub nakładania się funkcji.

Zanim się zorientujesz, nie tylko zarządzasz pracą na różnych platformach, ale także żonglujesz wieloma narzędziami AI, z których każde wymaga osobnego wdrożenia.

Zamiast uprościć pracę, otrzymujesz więcej zakładek, więcej haseł i więcej czasu spędzonego na ponownym wyjaśnianiu kontekstu maszynom, które nie pamiętają, co działo się pięć minut temu.

🚨 Rozrost pracy a rozrost AI: krótki przegląd

To samo, co dotknęło SaaS, zaczyna dotykać AI. 😬

Rozrost aplikacji przeistacza się w rozrost AI. Powstaje mnóstwo punktowych rozwiązań, które albo rozwiązują niewielkie, odizolowane problemy, albo nie rozwiązują żadnych rzeczywistych problemów Business. To koszmar dla pracowników. Trudno jest zrozumieć, którego narzędzia AI użyć i jak najlepiej je wykorzystać.

W ten sposób transformacyjna moc AI nigdy nie zostaje w pełni wykorzystana. Jest to jedna z głównych rzeczy, z którymi walczymy w ClickUp. Jedna aplikacja zawierająca cały kontekst Twojej pracy – projekty, czat, dokumenty, procesy, wiedza, dane. Pozwala to tworzyć niestandardowe automatyzacje AI, cykle pracy i agentów. Standaryzacja sposobu wykorzystania AI. I zapewnienie, że faktycznie działa.

Konsekwencje i ukryte koszty rozprzestrzeniania się /AI

Rozrost AI może szybko przerodzić się w prawdziwy ból głowy dla organizacji.

To, co zaczyna się od kilku „pomocnych” narzędzi, szybko przeradza się w labirynt aplikacji, z których każda wymaga uwagi, budżetu i zasobów intelektualnych.

Skutki tego zjawiska są większe, niż zdaje sobie sprawę większość liderów.

Śmierć przez tysiąc Toggl

Za każdym razem, gdy pracownik przechodzi z jednego narzędzia AI do drugiego, traci się nieco koncentracji.

W rzeczywistości 88% osób twierdzi, że korzysta z AI codziennie, a 55% używa jej kilka razy dziennie.

Każde przejście na nowe narzędzia AI oznacza ponowne wyjaśnianie kontekstu, zmianę formatu danych i uzgadnianie wyników — trudno to nazwać płynną automatyzacją, którą nam obiecano. Zamiast przyspieszać pracę, rozprzestrzenianie się AI spowalnia ją do minimum.

Zmarnowane inwestycje i masowe porzucanie /AI

Oto surowa rzeczywistość: większość tych nowych, błyskotliwych subskrypcji AI pokrywa się cyfrowym kurzem.

Pomimo inwestycji firm w dziesiątki narzędzi, 91% pracowników korzysta tylko z 1–4 narzędzi tygodniowo.

Co więcej, 44,8% Teams zrezygnowało już z narzędzi AI, które wdrożyło w ciągu ostatniego roku.

To strata czasu na wdrażanie, zmarnowane zasoby szkoleniowe i rosnący sceptycyzm wobec przyszłych inicjatyw związanych z AI.

Czarne dziury kontekstowe

/AI jest tak inteligentna, jak kontekst, który rozumie.

Jednak ponad jedna trzecia pracowników (34,4%) korzysta z narzędzi AI, które nie są zintegrowane z ich podstawowymi zadaniami — nie mają dostępu do projektów, dokumentów ani rozmów.

Jak wygląda ten podział? Okazało się, że 62% osób woli korzystać z konwersacyjnej AI, takiej jak ChatGPT lub Claude, aby pomóc im w wykonywaniu zadań.

Oznacza to, że każda podpowiedź zaczyna się od początku, zmuszając użytkowników do ręcznego dostarczania informacji i wyjaśniania terminologii, która już istnieje gdzie indziej.

👉🏽 Ten użytkownik Reddita doskonale uchwycił frustrację związaną z AI i brakiem kontekstu, co spotkało się z szerokim oddźwiękiem wśród innych użytkowników!

Powielanie wysiłków i niespójne wyniki

Kiedy każdy dział wybiera własną wersję /AI, Teams rozwiązują te same problemy na różne sposoby.

Chatbot działu marketingu nie wie, czym zajmuje się osoba odpowiedzialna za ocenę potencjalnych klientów w dziale sprzedaży, a asystent ds. wdrażania nowych pracowników w dziale kadr nie może pobrać danych z narzędzia analitycznego działu IT.

Takie fragmentaryczne podejście prowadzi do powielania pracy, sprzecznych wyników i braku spójności organizacyjnej.

Koszmarne problemy związane z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami

Im więcej narzędzi jest w użyciu, tym trudniej jest zapewnić bezpieczeństwo danych.

Prawie 60% pracowników przyznaje, że używa nieautoryzowanych publicznych narzędzi AI do zadań służbowych, często wprowadzając poufne dane firmy na platformy, które są słabo nadzorowane.

Odpowiedzialność staje się czarną dziurą — 44% organizacji twierdzi, że nikt nie ponosi formalnej odpowiedzialności za konsekwencje złych wyników /AI.

Ukryty koszt przeciążenia poznawczego

Nie zapominajmy też o kosztach ludzkich.

Zarządzanie wieloma projektami w różnych interfejsach, hasłami i cyklami pracy powoduje obciążenie umysłowe, które wyczerpuje energię i morale.

Prawie 80% pracowników twierdzi, że wysiłek wymagany do podpowiedzi i zarządzania AI jest nieproporcjonalny do wartości, jaką otrzymują w zamian.

Zamiast wzmacniać Teams, rozprzestrzenianie się /AI powoduje przeciążenie pracowników, ich wyczerpanie, a nawet brak zaangażowania.

podsumowanie*: Rozprzestrzenianie się AI oznacza utratę wydajności, zwiększone ryzyko i pracowników, którzy po cichu tracą wiarę w obietnice AI. Im dłużej pozostaje to bez kontroli, tym bardziej osłabia to Twoją zdolność do innowacji, konkurowania i rozwoju.

Wczesne ostrzeżenia o rozprzestrzenianiu się AI

Rozrost AI rzadko pojawia się z neonowym napisem.

Często pojawia się po cichu — jedno narzędzie tu, kolejna subskrypcja tam — aż nagle Twój zespół zostaje zasypany stosem botów i pulpitów projektowych.

Oto, na co warto zwrócić uwagę:

🧨 Wiele narzędzi AI do tego samego zadania: Jeśli natrafisz na trzy różne chatboty odpowiadające na pytania klientów — lub, co gorsza, udzielające trzech różnych odpowiedzi — oznacza to, że znalazłeś się w samym środku ekspansji

🧨 Pracownicy nie pamiętają, które narzędzie AI do czego służy: Kiedy członkowie zespołu zaczynają tworzyć ściągawki, aby śledzić, które narzędzie generuje raporty, podsumowuje spotkania lub tworzy szkice wiadomości e-mail, nadszedł czas, aby zatrzymać się na chwilę

🧨 Częste ponowne wprowadzanie kontekstu: Jeśli Twoi pracownicy nieustannie wyjaśniają te same szczegóły projektu różnym narzędziom AI, kosztuje to Twój zespół czas i cierpliwość

🧨 Cicha sztuczna inteligencja zyskuje na popularności: Pracownicy po cichu rejestrują się w publicznych narzędziach AI bez zgody działu IT, często w celu wypełnienia luk pozostawionych przez oficjalne rozwiązania. Powoduje to nie tylko fragmentację stosu, ale także otwiera drzwi do zagrożeń bezpieczeństwa

🧨 Niespójne wyniki i zamieszanie: Kiedy różne systemy AI generują sprzeczne rekomendacje lub dane, proces podejmowania decyzji ulega spowolnieniu, a zaufanie do AI jeszcze bardziej maleje

🧨 Rosnące koszty subskrypcji: Jeśli Twój zespół finansowy jest zaskoczony liczbą faktur związanych z AI, które otrzymujesz każdego miesiąca, prawdopodobnie płacisz za więcej narzędzi, niż potrzebujesz

Skąd wiadomo , że korzystasz z zbyt wielu aplikacji AI? Ten użytkownik Reddita zadaje słuszne pytanie.

Jak zarządzać rozprzestrzenianiem się /AI i jak mu zapobiegać

Rozrost AI nie ustąpi sam z siebie. Nie „ustabilizuje się” po pewnym czasie.

Jeśli chcesz odzyskać kontrolę i faktycznie zobaczyć zwrot z inwestycji w AI, potrzebujesz proaktywnego, ustrukturyzowanego podejścia. Oto, jak czołowe organizacje radzą sobie z tym wyzwaniem:

1. Audyt: sporządź mapę swojego terenu AI

Zacznij od pełnej inwentaryzacji.

Zrób listę wszystkich używanych narzędzi AI, niezależnie od tego, czy są oficjalnie zatwierdzone, czy po cichu przyjęte przez jeden Team.

Nie pytaj jednak tylko działu IT — przeprowadź ankietę wśród kierowników działów, przejrzyj raporty wydatków i sprawdź, czy nie ma ukrytych subskrypcji AI. Możesz użyć prostego arkusza kalkulacyjnego lub dedykowanej platformy do zarządzania pracą, aby prowadzić śledzenie:

Dlaczego to ma znaczenie: Nie można naprawić tego, czego nie widać. Jak już widzieliśmy, 44,8% Teams zrezygnowało z narzędzi AI w ciągu ostatniego roku — często dlatego, że nikt nie zdawał sobie sprawy, ile ich używało i jak niewielką wartość dostarczały.

2. Konsolidacja: uporządkuj bałagan, popraw kontekst

Kiedy już wiesz, co jest dostępne, czas na usprawnienia.

Celem nie jest tylko zmniejszenie liczby narzędzi, ale stworzenie narzędzi inteligentniejszych i lepiej połączonych. Oto jak to zrobić:

3. Zarządzaj: Stwórz bariery ochronne dla zrównoważonej AI

AI bez zasad to przepis na chaos i ryzyko. Ustal jasne zasady zarządzania, aby Twoja strategia AI przynosiła wartość, a nie ból głowy:

4. Uczyń kontekstową AI swoją podstawą

Najskuteczniejszy sposób na wyeliminowanie rozrostu narzędzi AI?

Zainwestuj w platformę, która wprowadza AI do przepływu pracy — gdzie może ona generować, organizować i automatyzować bez zmuszania użytkowników do przełączania się między aplikacjami.

Zobacz kontekstową AI w akcji. 👇🏼

Zarządzanie rozprzestrzenianiem się /AI to coś więcej niż tylko rezygnacja z subskrypcji. Wymaga stworzenia połączonego, zarządzanego i bogatego w kontekst ekosystemu, w którym /AI faktycznie pracuje dla Ciebie, a nie na odwrót.

Rola kontekstowej AI w rozwiązywaniu problemu rozprzestrzeniania się AI

Większość narzędzi AI jest jak utalentowani freelancerzy — robią jedną rzecz dobrze. Nie znają jednak Twojego Business, projektów ani pracowników.

Kontekstowa AI jest inna.

To wewnętrzny ekspert, który rozumie język, historię i cele Twojej organizacji. Zamiast przetwarzać każde polecenie osobno, łączy wszystkie elementy na każdym poziomie cyklu pracy.

Oto, co ustawia kontekstową /AI:

1. Jedna platforma, nieskończona inteligencja

Kontekstowa AI to warstwa inteligencji obejmująca całe obszar roboczy.

Zamiast przełączać się między różnymi botami i asystentami, Twój zespół zyskuje jednolite środowisko, w którym AI generuje, organizuje i automatyzuje pracę w kontekście.

Zarządzanie projektami oparte na AI ClickUp pozwala przełączyć pracę na autopilota, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie skupić się na ważniejszych zadaniach.

*w ClickUp naszą misją zawsze było oszczędzanie czasu użytkowników. Narzędzia AI są wszędzie, ale żadne z nich nie oszczędza czasu na każdym kroku dnia pracy. ClickUp Brain jest głęboko zintegrowany z miejscem, w którym pracujesz; wypełnia luki i łączy wszystkie elementy Twojej pracy, komunikacji i wiedzy. ClickUp Brain oszczędza czas i eliminuje pracę związaną z pracą

2. Kompleksowe zarządzanie pracą oparte na AI

Kontekstowa AI jest wbudowana w każdą funkcję — zadania, dokumenty, czat, pulpity nawigacyjne i raportowanie. ClickUp Brain jest tego doskonałym przykładem.

Oznacza to:

3. Konsolidacja bez kompromisów

ClickUp Brain to antidotum na rozrost narzędzi AI. Zamiast płacić za kilkanaście niepowiązanych ze sobą subskrypcji AI, otrzymujesz:

4. Kontekst napędza wdrażanie — i wyniki

Gdy Twoja wiedza, projekty i narzędzia do współpracy są płynnie połączone, Teams mogą wreszcie doświadczyć prawdziwego potencjału AI w pracy: realizacji zadań na dużą skalę. Liczby mówią same za siebie:

Perspektywy Outlook na przyszłość: czy rozprzestrzenianie się /AI pogłębi się, czy też ustąpi?

Rozprzestrzenianie się /AI przyspiesza, czy nam się to podoba, czy nie.

Oto, co przyniesie przyszłość, w podziale na kluczowe czynniki napędzające ten problem:

Koniec z rozprzestrzenianiem się /AI: skoncentruj się na skoncentrowanym wysiłku!

Rozrost /AI nie jest już tylko hipotezą — to rzeczywistość współczesnych Teams.

Jednak przyszłość nie należy do organizacji posiadających najwięcej narzędzi AI — należy do tych, które dysponują najinteligentniejszą i najlepiej połączoną sztuczną inteligencją. I tu właśnie pojawia się ClickUp.

ClickUp Brain oferuje głęboko zintegrowaną, kontekstową warstwę inteligencji, która wspiera każdy aspekt Twojej pracy — dokumenty, zadania ClickUp, czat, wyszukiwanie i automatyzację — wszystko w jednym miejscu.

Zamiast żonglować mozaiką botów i asystentów, Twój zespół otrzymuje jedną, ujednoliconą platformę, która rozumie Twoje Business, dostosowuje się do Twoich potrzeb i staje się coraz inteligentniejsza wraz z każdą interakcją.

Konsolidując swoje narzędzia AI za pomocą ClickUp, eliminujesz Toggl, zmniejszasz koszty i wreszcie odkrywasz prawdziwy potencjał sztucznej inteligencji: szybsze wykonywanie zadań, mądrzejsze decyzje i zespół, który jest Free, aby skupić się na tym, co najważniejsze!

✅ Zarejestruj się w ClickUp już dziś i skorzystaj z najlepszych możliwości AI.

Często zadawane pytania

*czym rozprzestrzenianie się AI różni się od rozprzestrzeniania się SaaS?

Rozrost AI to niekontrolowane rozprzestrzenianie się narzędzi AI, modeli i rozwiązań AI w organizacji, często bez scentralizowanego nadzoru. Rozprzestrzenianie się oprogramowania SaaS to natomiast niekontrolowany wzrost liczby aplikacji typu „oprogramowanie jako usługa”. Chociaż oba zjawiska wiążą się z decentralizacją wdrażania i zarządzania, rozprzestrzenianie się sztucznej inteligencji dotyczy konkretnie technologii AI, które mogą wiązać się z wyjątkowymi zagrożeniami, takimi jak prywatność danych, stronniczość modeli i zgodność z przepisami, a także typowymi wyzwaniami związanymi z rozprzestrzenianiem się oprogramowania SaaS, takimi jak koszty, bezpieczeństwo i problemy z integracją.

2. Jakie są przykłady rozprzestrzeniania się /AI w Business?

3. Dlaczego rozprzestrzenianie się /AI jest ryzykowne dla Enterprise?

Rozrost AI może prowadzić do:

4. Czym jest ukryta AI, i jaki ma związek z rozprzestrzenianiem się AI?

Cień AI odnosi się do wykorzystania lub rozwoju narzędzi AI i modeli AI przez pracowników lub działy bez wiedzy lub zgody Teams IT lub zarządzających. Jest to główny czynnik powodujący rozprzestrzenianie się AI, ponieważ te nieautoryzowane rozwiązania przyczyniają się do niekontrolowanego rozprzestrzeniania się technologii AI, zwiększając ryzyko związane z bezpieczeństwem, zgodnością i alokacją zasobów.

5. Jak mierzyć koszty rozprzestrzeniania się /AI?

Koszt rozprzestrzeniania się AI można zmierzyć za pomocą:

6. Jaką rolę odgrywa zarządzanie w zapobieganiu rozprzestrzenianiu się /AI?

Zarządzanie ustanawia zasady, standardy i nadzór nad wdrażaniem i wykorzystaniem AI. Skuteczne zarządzanie: