Załóżmy, że pracujesz nad wprowadzeniem produktu na rynek i zebrałeś informacje o klientach, szczegóły zamówień, dane kontaktowe dostawców, osoby odpowiedzialne za zadania i osie czasu w różnych zakładkach i arkuszach kalkulacyjnych.
Formuły VLOOKUP pobierają dane klientów z jednego arkusza, dopasowują je do zamówień produktów w innym arkuszu i obliczają przewidywane terminy dostaw. Ale jest pewien haczyk: teraz musisz dodać dodatkową kolumnę i obawiasz się, że zebrane dane ulegną rozpadowi.
Aby tego uniknąć, możesz albo skorzystać z bardziej elastycznych alternatyw dla funkcji VLOOKUP, albo zrezygnować z tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych i używać ClickUp, kompleksowego oprogramowania do zarządzania cyklem pracy.
Sprawdźmy to razem.
Czym jest funkcja VLOOKUP i dlaczego warto szukać alternatyw?
VLOOKUP, skrót od „Vertical Lookup” (wyszukiwanie pionowe), to funkcja programu Excel służąca do wyszukiwania określonej wartości w pierwszej kolumnie tabeli i zwracania odpowiadającej jej wartości z innej kolumny w tym samym wierszu.
Funkcja ta jest powszechnie używana do zadań takich jak dopasowywanie identyfikatorów produktów do cen lub wyszukiwanie kodów pracowników na podstawie ich nazwisk.
⭐️ Funkcjonalny szablon
Szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp oferuje elastyczny sposób organizowania, filtrowania i analizowania danych, co czyni go potężną alternatywą dla tradycyjnych funkcji VLOOKUP. Dzięki wbudowanym funkcjom współpracy i automatyzacji usprawnia złożone zarządzanie danymi bez konieczności stosowania zaawansowanych formuł.
Typowe zastosowania funkcji VLOOKUP
Zastanawiasz się, kiedy należy używać funkcji VLOOKUP? Oto najczęstsze przypadki użycia, w których można szybko połączyć informacje z różnych szablonów tabel:
- Pobierz powiązane dane z tabeli wyszukiwania. W instancji możesz wyszukać ID pracownika, aby znaleźć jego imię i nazwisko lub dział
- Porównaj dwie kolumny, aby zidentyfikować wspólne wpisy lub różnice, np. określić, którzy klienci z jednej listy pojawiają się również w drugiej
- Przenieś dane z jednego arkusza do drugiego, konsolidując informacje rozrzucone po wielu arkuszach
- Porównaj wpisy z listą główną za pomocą funkcji VLOOKUP, aby zweryfikować dane i zapewnić spójność oraz dokładność zestawów danych
Limity funkcji VLOOKUP
Chociaż formuła VLOOKUP działa jako narzędzie o jednej funkcji do podstawowych wyszukiwań opartych na tabelach, jej prostota ma kilka istotnych wad. Oto kilka z nich:
- sztywna struktura kolumn:* funkcja VLOOKUP wymaga, aby kolumna wyszukiwania znajdowała się najbardziej po lewej stronie szyku tabeli, ponieważ nie może ona wyszukiwać po lewej stronie, co ogranicza elastyczność organizacji danych
- Wrażliwość na zmiany strukturalne: Wstawianie lub usuwanie kolumn w tabeli może spowodować nieprawidłowe działanie funkcji, ponieważ opiera się ona na stałych kolumnach
- Problemy z wydajnością: Może spowolnić działanie w przypadku dużych zbiorów danych, zwłaszcza gdy jest używane intensywnie w wielu wierszach
- Limity do pojedynczych dopasowań: funkcja VLOOKUP zwraca tylko pierwsze znalezione dopasowanie, co może stanowić problem, jeśli wiele wpisów udostępnia tę samą wartość wyszukiwania
- Podatność na błędy: Jeśli wartość wyszukiwania nie zostanie znaleziona, funkcja VLOOKUP zwraca błąd #N/A, który może zakłócić analizę danych, jeśli nie zostanie odpowiednio obsłużony
🧠 Ciekawostka: 1 na 10 osób uważa się za początkujących użytkowników programu Excel.
📖 Przeczytaj również: Jak skonsolidować dane z wielu arkuszy w programie Excel
Najlepsze alternatywy dla funkcji VLOOKUP w programach Excel i Arkusze Google
Program Excel oferuje wiele zamienników funkcji VLOOKUP dla wszystkich, którzy chcą uprościć proces zarządzania danymi. Oto kilka z nich!
1. Funkcje indeksu i MATCH
Funkcja INDEX MATCH jest solidnym zamiennikiem funkcji VLOOKUP ze względu na swoją elastyczność i precyzję. W przeciwieństwie do funkcji VLOOKUP, która może wyszukiwać tylko od lewej kolumny do prawej, funkcja INDEX MATCH pozwala na wyszukiwanie w dowolnym kierunku — w lewo, w prawo, w górę lub w dół.
Funkcja MATCH lokalizuje pozycję wartości wyszukiwania lub numer wiersza w zakresie, natomiast funkcja INDEX zwraca wartość znajdującą się w tej pozycji w oddzielnym zakresie.
To oddzielenie kolumn wyszukiwania i zwracania sprawia, że formuła jest mniej sztywna; można wstawiać lub usuwać kolumny bez naruszania ich działania.
Znajdźmy ID „Kathleen Hanner” za pomocą kolumny „pełne imię i nazwisko” (kolumna I).
Wzmiankowana formuła to: =INDEX(zakres_zwrotu, MATCH(wartość_wyszukiwania, zakres_wyszukiwania, 0))
Oto znaczenie funkcji Index Match w tym przypadku:
- zakres_zwrotny: Zakres zawierający wartości, które chcesz zwrócić (np. H2:H10)
- lookup_value: Wartość, której szukasz (np. „Kathleen Hanner”)
- zakres_wyszukiwania: Zakres, w którym chcesz wyszukać wartość_wyszukiwania (np. I2:I10)
- 0: Określa dokładne dopasowanie w funkcji MATCH
Ostateczna formuła dla kombinacji INDEX MATCH: =INDEX(H2:H10, MATCH(„Kathleen Hanner”, I2:I10, 0))
✅ Ostateczny wynik: 3549
2. XLOOKUP (tylko Excel)
Podczas gdy formuła INDEX MATCH dzieli zadanie na dwie funkcje, funkcja Excel XLOOKUP łączy logikę wyszukiwania i zwracania wyników w bardziej intuicyjną formułę. Jest to nowoczesna odpowiedź programu Excel na ograniczenia funkcji VLOOKUP i działa płynnie w przypadku dobrze zorganizowanych danych źródłowych.
Wymaga trzech głównych danych wejściowych: wartości wyszukiwania, szyku wyszukiwania (miejsca wyszukiwania) oraz szyku zwracanych wartości (wartości zwracanych po znalezieniu), aby wyszukiwać w każdym kierunku.
Funkcja XLOOKUP domyślnie obsługuje również dokładne dopasowania, wspiera tryby wyszukiwania (np. wyszukiwanie odwrotne) i zwraca wartości niestandardowe, gdy nie znaleziono dopasowania, eliminując potrzebę stosowania funkcji IFERROR.
Skupmy się na ID „Earlean Melgar” w kolumnie I:
Wzmiankowana formuła to: =XLOOKUP(wartość_wyszukiwania, zakres_wyszukiwania, zakres_zwrotu)
Zapoznaj się z opisem funkcji XLOOKUP programu Excel:
- lookup_value: wartość, której szukasz (np. „Earlean Melgar”)
- zakres_wyszukiwania: Kolumna lub wiersz, w którym ma być przeprowadzone wyszukiwanie (np. I2:I10)
- zakres_zwrotny: zakres, z którego ma zostać zwrócona wartość (np. H2:H10)
Stąd formuła: =XLOOKUP(„Earlean Melgar”, I2:I10, H2:H10)
✅ Wynik końcowy: 2456
📌W przeciwieństwie do funkcji MATCH, funkcja XLOOKUP domyślnie wyszukuje dokładne dopasowanie, więc nie trzeba określać wartości 0.
🧠 Przyjazne przypomnienie: XLOOKUP szybko pobiera pasujące dane z innej tabeli za pomocą prostej formuły. Naciśnij F4, aby zablokować zakresy, a następnie kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania, aby zastosować go w kolumnie.
📮 ClickUp Insight: 92% pracowników stosuje niespójne metody śledzenia elementów, co ma wynikiem pominięcie decyzji i opóźnienia w realizacji zadań. Niezależnie od tego, czy wysyłasz notatki z dalszymi działaniami, czy korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, proces ten jest często chaotyczny i nieefektywny.
Rozwiązanie ClickUp do zarządzania zadaniami zapewnia płynne przekształcanie rozmów w zadania, dzięki czemu Twój zespół może działać szybko i pozostawać w zgodzie.
3. Funkcja FILTER (Arkusze Google)
Funkcja FILTER jest alternatywą dostępną wyłącznie w Arkusze Google, która zwraca wszystkie pasujące wartości, a nie tylko pierwszą. Automatycznie pobiera wiersze lub kolumny na podstawie zdefiniowanych warunków, dzięki czemu idealnie nadaje się do wyodrębniania całych zestawów danych spełniających określone kryteria, czego nie można zrobić za pomocą funkcji VLOOKUP bez formuły szykowej lub kolumny pomocniczej.
Funkcja FILTER jest również natywna dla szyku, co oznacza, że automatycznie wyświetla wyniki bez konieczności używania kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter. Nadaje się do pulpitu nawigacyjnego, raportów lub elastycznych wyszukiwań w wielu wierszach.
Pozwól Arkuszom Google przeskanować kolumnę H, aby znaleźć nazwisko pracownika o ID 2587!
Wzmiankowana formuła to: =FILTER(zakres_zwrotu, zakres_warunku = wartość_wyszukiwania)
Oto zestawienie:
- zakres zwracania: Wartości, które chcesz wyodrębnić (np. I2:I10)
- zakres_warunku: Zakres, do którego stosowany jest warunek (np. H2:H10)
- Wartość_wyszukiwania: wartość, którą sprawdzasz (np. 2587)
Stąd formuła w Arkusze Google: =FILTER(I2:I10, H2:H10 = 2587)
✅ Wynik końcowy: Philip Gent
4. Funkcja QUERY (Arkusze Google)
Funkcja zapytanie zamienia arkusz kalkulacyjny w bazę danych, umożliwiając stosowanie komend podobnych do SQL (np. SELECT, WHERE, ORDER BY) bezpośrednio na danych. Jest to bardziej czytelne w przypadku złożonych wyszukiwań i operacji na danych, takich jak zwracanie wielu wierszy spotykających szereg warunków.
W przeciwieństwie do funkcji VLOOKUP, funkcja zapytanie nie wymaga, aby kolumna wyszukiwania znajdowała się na pierwszej pozycji. Odwołuje się do kolumn według etykiety lub pozycji w dowolnej kolejności. Jest to szczególnie przydatne do raportowania, filtrowania, grupowania lub podsumowywania danych bez konieczności pisania wielu zagnieżdżonych formuł.
W tym przypadku Arkusze Google odczytują formuła jako „Z zakresu A1 do I10 zwróć wartość w kolumnie I, gdzie kolumna B ma wartość „Earlean””.
Wzmiankowana formuła to: =zapytanie(zakres_danych, „SELECT kolumna_zwrotna WHERE kolumna_warunkowa = ‚wartość_wyszukiwania’”, nagłówki)
Oto zestawienie:
- zakres_danych: Pełna tabela lub zbiór danych do zapytania (np. A1:I10)
- return_column: Kolumna, z której chcesz zwrócić dane (np. kolumna I)
- condition_column: kolumna, do której ma zostać zastosowany warunek (np. kolumna B)
- lookup_value: Liczba wierszy nagłówkowych w danych (np. 1)
Stąd formuła: =ZAPYTANIE(A1:I10, „SELECT I WHERE B = ‘Earlean'”, 1)
✅ Wynik końcowy: Earlean Melgar
📌 Ta formuła zapytanie jest w stylu SQL i zwraca wartości z kolumny I, gdzie kolumna B równa się „Earlean”.
👀 Szybka sztuczka: Chcesz skopiować wartość lub rozszerzyć sekwencję liczb? Oto szybka sztuczka w programie Excel: użyj uchwytu wypełniania, małego kwadratu w rogu zaznaczonej komórki, aby kliknąć i przeciągnąć w poprzek wierszy lub kolumn. Możesz również dwukrotnie kliknąć uchwyt wypełniania, a program Excel automatycznie wypełni kolumnę w dół, dopasowując ją do długości sąsiednich danych.
5. Formuły LOOKUP
Funkcja LOOKUP wyszukuje dane w pionie i poziomie, ale tylko wtedy, gdy zakres wyszukiwania jest posortowany w porządku rosnącym. Podczas pracy z różnymi formatami danych jest ona bardziej elastyczna niż funkcja VLOOKUP, ponieważ nie ogranicza wyszukiwania do kierunku od lewej do prawej.
Jednak zależność od posortowanych danych i brak obsługi błędów sprawiają, że jest ona mniej praktyczna w nowoczesnych cyklach pracy. Mimo to może być przydatna do szybkiego wyszukiwania przybliżonych dopasowań lub podczas pracy z starszymi wersjami plików, w których inne funkcje nie są dostępne.
Program Excel przeszukuje kolumnę H, znajduje najbliższe dopasowanie ≤ 2587 i zwraca odpowiednią nazwę z kolumny I.
Wzmiankowana formuła to: =LOOKUP(wartość_wyszukiwania, zakres_wyszukiwania, zakres_zwrotu)
Oto zestawienie:
- lookup_value: Wartość, której szukasz (np. 2587)
- zakres_wyszukiwania: Zakres, w którym wyszukiwana jest wartość (np. H2:H10)
- zakres_zwrotny: Zakres, z którego ma zostać zwrócona odpowiednia wartość (np. I2:I10)
Stąd formuła: =LOOKUP(2587, H2:H10, I2:I10)
✅ Wynik końcowy: Gaston Brumm
📖 Przeczytaj również: Jak korzystać z programu Excel do zarządzania projektami
6. Funkcja OFFSET + MATCH
Kombinacja funkcji OFFSET + MATCH umożliwia wyszukiwanie poprzez zwracanie odwołania do komórki na podstawie punktu początkowego, przesunięcia wiersza/kolumny i warunku dopasowania. Jest to przydatne, gdy wartości wyszukiwania nie mieszczą się w stałej strukturze lub zakres danych zmienia się w czasie.
MATCH lokalizuje względną pozycję, a OFFSET wykorzystuje ją do znalezienia komórki zwrotnej. Ta formuła jest bardzo elastyczna w przypadku zakresów dynamicznych, przesuwania tabeli danych lub wyodrębniania wartości na podstawie zmiennych pozycji.
Sprawdźmy wiek Philipa Genta na podstawie poniższych danych!
Wzmiankowana formuła to: =OFFSET(komórka_odniesienia, MATCH(wartość_wyszukiwania, zakres_wyszukiwania, 0), przesunięcie_kolumny)
Oto jak wyglądałby podział:
- komórka_odniesienia: Komórka początkowa dla funkcji OFFSET (np. G1)
- lookup_value: Wartość, którą próbujesz dopasować (np. „Philip Gent”)
- zakres_wyszukiwania: *Zakres, w którym wykonywane jest wyszukiwanie (np. I2:I10)
- column_offset: Liczba kolumn, które mają być przesunięte od komórki początkowej (np. 0 oznacza pozostanie w tej samej kolumnie)
Stąd formuła: =OFFSET(G1, MATCH(“Philip Gent”, I2:I10, 0), 0)
✅ Wynik końcowy: 36
📖 Przeczytaj również: Jak utworzyć raport w programie Excel (z krokami i szablonami)
7. Indirect-Address-Match
To trio wykorzystuje funkcje INDIRECT i ADDRESS do tworzenia odwołań do komórek, a funkcja MATCH wyszukuje cel wiersza lub kolumny. Jest to szczególnie przydatne, gdy arkusz roboczy lub odwołanie do komórki musi ulec zmianie w oparciu o wprowadzone wartości, czego funkcja VLOOKUP nie jest w stanie obsłużyć.
Możesz na przykład tworzyć formuły, które wyszukują dane w wielu arkuszach lub zmieniają struktury tabel. Jednak funkcja INDIRECT jest niestabilna, co oznacza, że często dokonuje ponownych obliczeń i może spowalniać działanie dużych plików.
Obliczmy wiek Vincenzy Weiland!
Wzmiankowana formuła to: =INDIRECT(ADDRESS(MATCH(lookup_value, lookup_range, 0) + row_offset, column_number))
- lookup_value: wartość, którą próbujesz znaleźć (np. „Vincenza Weiland”)
- zakres_wyszukiwania: Zakres, w którym wykonywane jest wyszukiwanie (np. I2:I10)
- row_offset: liczba dodawana do wyniku funkcji MATCH w celu dostosowania ostatniego wiersza (np. + 1)
- numer_kolumny: Numeryczny indeks kolumny, z którego ma zostać zwrócona wartość (np. 7 = kolumna G)
- ADDRESS: Tworzy odwołanie do komórki na podstawie numerów wierszy i kolumn
- INDIRECT: Konwertuje to odwołanie na wartość, wskazując rzeczywistą komórkę
Stąd formuła: =INDIRECT(ADDRESS(MATCH(„Vincenza Weiland”, I2:I10, 0) + 1, 7))
✅ Wynik końcowy: 40
👀 Czy wiesz, że... Aż 61% czasu pracowników poświęcane jest na aktualizowanie, wyszukiwanie i zarządzanie informacjami w rozproszonych systemach.
Która alternatywa dla funkcji VLOOKUP jest odpowiednia dla Ciebie?
Nie wszystkie funkcje wyszukiwania są takie same.
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz wyodrębnić wiele wartości, przeprowadzić wyszukiwanie w odwrotnej kolejności, czy zarządzać dużymi zbiorami danych w wielu kolumnach, to porównanie pomoże Ci wybrać najlepszą alternatywę dla funkcji VLOOKUP dla Twojego przepływu pracy.
| Alternatywa dla funkcji VLOOKUP | Najlepsze dla | Dlaczego jest lepsza od funkcji VLOOKUP | Limity |
| indeks + MATCH | Użytkownicy, którzy chcą elastycznego wyszukiwania w wielu kolumnach | Zapewnia wsparcie dla wyszukiwania w dowolnym kierunku, działa z niesortowanymi danymi i jest kompatybilny wstecznie ze starszymi wersjami programu Excel | Wymaga zagnieżdżenia dwóch funkcji; nie jest idealnym rozwiązaniem dla początkujących |
| XLOOKUP(tylko Excel) | Użytkownicy programu Excel 365, którzy potrzebują wszechstronnej funkcji zgodnej wstecznie | Domyślnie obsługuje dokładne dopasowania, działa w lewo/prawo, oferuje wsparcie dla porządku malejącego | Dostępne tylko w nowszych wersjach programu Excel |
| FILTER(Arkusze Google) | Użytkownicy, którzy muszą wyodrębnić wiele wartości spełniających określony warunek | Zwraca wiele wierszy, działa dynamicznie z natywną logiką szykową, nie wymaga kolumn pomocniczych | Nie zapewnia wsparcia dla przybliżonego dopasowania |
| *zapytanie (Arkusze Google) | Zaawansowani użytkownicy, którzy czują się swobodnie z filtrowaniem w stylu SQL w wielu kolumnach | Nadaje się do raportowania, grupowania i filtrowania; czytelny i elastyczny | Wymaga znajomości składni SQL |
| LOOKUP | Szybkie, proste wyszukiwanie przybliżonych dopasowań w posortowanych danych | Działa zarówno w pionie, jak i w poziomie przy minimalnej składni | Wymaga sortowania rosnącego, brak obsługi błędu |
| OFFSET + MATCH | Scenariusze z ruchomymi zakresami lub dynamicznymi wierszami/kolumnami | Doskonałe do odwoływania się do wartości numerycznej względem punktu początkowego | Skomplikowane w tworzeniu i kontroli, zwłaszcza dla nowych użytkowników |
| INDIRECT + ADDRESS + MATCH | Zaawansowani użytkownicy pracujący z wieloma arkuszami o zmiennej strukturze | Dynamicznie tworzy odniesienia między nazwami arkuszy lub pozycjami kolumn | Niestabilne, powolne w przypadku dużych plików, podatne na uszkodzenia w przypadku zmiany nazw arkuszy |
| ClickUp | Osoby prywatne, zespoły lub profesjonaliści zarządzający danymi relacyjnymi na żywo w wielu kolumnach i przypadkach użycia | Nie są potrzebne żadne formuły, wspiera wiele wartości, pola numeryczne, filtry, przybliżone dopasowania i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym | Wymaga to niewielkiej nauki, ale można ją łatwo opanować dzięki regularnemu korzystaniu z modułów ClickUp University |
Gdy funkcje arkusza kalkulacyjnego nie wystarczają: spotkanie ClickUp
ClickUp, aplikacja do pracy, tworzy zautomatyzowany cykl pracy dla Twoich danych i firmy. Możesz kompilować informacje, wdrażać automatyzacje w celu aktualizacji danych w czasie rzeczywistym oraz generować wizualne raporty.
Przyjrzyjmy się bliżej tej doskonałej alternatywie dla programu Excel!
Jeśli zarządzasz wprowadzeniem produktu na rynek w wielu regionach, prawdopodobnie masz w programie Excel jedną zakładkę dla zadań, drugą dla terminów i trzecią dla obowiązków zespołu. Wszystko to można obsłużyć za pomocą funkcji VLOOKUP.
Jednak jedno nieprawidłowe odniesienie spowoduje, że błędy #N/A zalewają wszystko.
Widok tabeli ClickUp
Jednak w widoku tabeli ClickUp każdy wiersz tabeli stanowi zadanie lub rekord, a informacje można sortować, grupować i filtrować tak samo jak w programie Excel, ale w lepszy sposób.
A co najlepsze? Wszystko pozostaje połączone. Możesz powiązać wiersz klienta z powiązaną fakturą, harmonogramem dostawy i zgłoszeniem do wsparcia technicznego bez konieczności stosowania skomplikowanych formuł.
Oto dlaczego widok tabeli ClickUp jest 10 razy lepszy niż oprogramowanie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych:
- Organizuj dane wizualnie, przeciągając i upuszczając kolumny, aby dopasować je do swojego procesu pracy
- Edytuj zbiorczo wiele wpisów bez kopiowania formuły lub przeciągania komórek
- Przypnij ważne kolumny i ukryj te nieistotne, aby uniknąć przytłoczenia
- Udostępniaj widoki zespołom wewnętrznym lub partnerom zewnętrznym dzięki tabelom, które można eksportować i udostępniać
- Filtruj tabelę za pomocą list rozwijanych, tagów lub pól niestandardowych, aby w ciągu kilku sekund wyróżnić to, co najważniejsze
A ponieważ widok tabeli działa synchronicznie z innymi widokami, nie jesteś ograniczony do jednego sposobu pracy.
Widok listy ClickUp
Widok listy pozwala w ciągu kilku sekund przełączyć się z siatki na listę kontrolną. Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem, czy śledzisz badania, zapewnia on przejrzysty układ pionowy, w którym każde zadanie działa jak karta, wraz z osobami przypisanymi, terminami, zależnościami, komentarzami i załącznikami.
W zależności od tego, na czym się skupiasz, możesz przełączać się między widokiem tabeli a widokiem listy: dane uporządkowane lub elementy do wykonania.
Ale poczekaj, bo teraz ClickUp staje się jeszcze bardziej odświeżający!
Relacje ClickUp
Zamiast tworzyć wiele skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych w celu śledzenia relacji między osobami, projektami lub zasobami, możesz po prostu połączyć je za pomocą funk cji ClickUp relacje.
Dzięki nim możesz:
- Połącz jedno zadanie z innym lub pola niestandardowe, aby symulować dane relacyjne
- Stwórz połączenie użytkowników z opiniami, błędy z funkcjami, a wyniki pracy z klientami za pomocą jednego kliknięcia
- Użyj pól zbiorczych, aby pobrać dane podsumowujące z połączonych zadań, takie jak całkowity czas poświęcony lub aktualizacje statusu
- Podgląd połączonych rekordów bez opuszczania ekranu zadania
- Unikaj uszkodzonych linków lub niedopasowanych odwołań, które zazwyczaj są zmorą funkcji VLOOKUP
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Wykorzystaj automatyzacje ClickUp do obsługi rutynowych czynności i ograniczenia pracy ręcznej. Możesz na przykład skonfigurować automatyzację, która przypisuje zadania członkom zespołu na podstawie ich role lub przenosi zadania do różnych statusów po spełnieniu określonych warunków.
Pola niestandardowe ClickUp
Jeśli potrzebujesz większych zbiorów danych lub filtrowania danych, możesz również wypróbować pola niestandardowe ClickUp.
Możesz utworzyć dowolną liczbę pól niestandardowych (nowych kolumn) — listy rozwijane, daty, pola wyboru, oceny, waluty, a nawet formuły. Wystarczy utworzyć nowe pole. Po utworzeniu pól możesz filtrować, grupować lub sortować dane, aby uzyskać pożądany wynik.
Oto dlaczego pola niestandardowe są tak pomocne:
- Dodaj nieograniczoną liczbę pól niestandardowych do zadań, aby przechwycić wszystkie potrzebne dane
- Filtruj listy i tabele przy użyciu wartości pól niestandardowych (podobnie jak w przypadku przestawiania arkusza kalkulacyjnego)
- Grupuj zadania według wartości pól, aby uzyskać przejrzystą segmentację (np. grupuj potencjalnych klientów według przedstawicieli handlowych lub regionów)
- Zautomatyzuj obliczenia między polami niestandardowymi zawierającymi wartości liczbowe za pomocą pól formuł
- Zastosuj te same pola we wszystkich widokach ClickUp, aby zapewnić spójność, uporządkowanie i skalowalność danych
Pulpit ClickUp
Po przetworzeniu danych ClickUp połączy je również za pomocą wizualnych pulpitów ClickUp.
Innymi słowy, zamiast eksportować wiersze danych z funkcji VLOOKUP w celu tworzenia wykresów w innym miejscu, możesz tutaj tworzyć pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym z ponad 50 widżetami.
Dzięki pulpitom ClickUp możesz:
- Wizualizuj dane z wielu projektów lub działów w jednym miejscu
- Twórz wykresy, wykresy słupkowe, tabele i widżety kołowe, aby przedstawić postęp zadań, szacowany czas lub przychody
- Użyj filtrów pulpitu nawigacyjnego, aby przejść do konkretnych pól niestandardowych lub statusów
- Monitoruj obciążenie pracą i wydajność każdego pracownika za pomocą widoku obciążenia pracą, aby zrównoważyć zasoby swojego zespołu
- Udostępniaj klientom lub interesariuszom pulpity nawigacyjne jako aktualne podsumowania stanu projektu
🎥 Obejrzyj: Oto krótki przewodnik po najlepszych praktykach korzystania z pulpitów ClickUp:
ClickUp dokumente
Aby wyjaśnić ten postęp klientowi lub interesariuszowi, użyj ClickUp Dokument.
Każdy dokument może zawierać bezpośrednie połączone linki do odpowiednich zadań, osób lub zasobów. Ty i Twój zespół możecie również współpracować nad tymi dokumentami w czasie rzeczywistym, aby poprawiać błędy, przekazywać informacje i ulepszać kontekst.
ClickUp Dokumenty umożliwia:
- Twórz dokumentację, standardowe procedury operacyjne i raportowanie bezpośrednio w swoim obszarze roboczym
- Osadzaj listy zadań i tabele na żywo w Dokumentach, aby współpracować w czasie rzeczywistym
- Połącz dokumenty z dowolnym zadaniem ClickUp, aby kontekst był zawsze dostępny za jednym kliknięciem
- Wykorzystaj dokumenty jako hub wiedzy, portale dla klientów lub agendy spotkań z automatycznym łączeniem
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Praca w ekosystemie ClickUp umożliwia Twojemu zespołowi dostęp do angażujących przewodników i opanowanie niezbędnych narzędzi. Skorzystaj z ClickUp University, aby zaoszczędzić czas i przeszkolić swoich pracowników.
Szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp
Jeśli jednak potrzebujesz szybszego rozwiązania i czegoś lepszego niż funkcja VLOOKUP, wypróbuj szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp.
Jest to idealne rozwiązanie dla użytkowników, którzy chcą organizować dane, uzyskiwać do nich dostęp i łączyć je bez użycia formuł. Zamiast polegać na statycznych wierszach i kolumnach, ten szablon wykorzystuje pola niestandardowe, połączone zadania i widok tabeli, aby replikować i przewyższać tradycyjne wyszukiwania w arkuszach kalkulacyjnych.
Możesz tworzyć bazy danych klientów, wewnętrzne systemy śledzenia lub dowolne cykle pracy, które wymagają elastycznego, filtrowalnego dostępu do danych bez konieczności utrzymywania formuły.
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Przechwytuj ważne dane klientów, korzystając z wstępnie sformatowanych kolumn i pól niestandardowych
- Widok informacji w wielu formatach (tabela, tablica, kalendarz itp.), aby zmniejszyć złożoność arkusza kalkulacyjnego
- Zastąp funkcję VLOOKUP połączonymi zadaniami i polami niestandardowymi, aby tworzyć związki między wpisami bez konieczności pisania kodu
- Śledź status klienta lub etap zaangażowania, korzystając z wbudowanych statusów i filtrów
- Współpracuj między zespołami, przypisując właścicieli, ustawiając terminy i udostępnianie widoków danych na żywo w czasie rzeczywistym
📣 Głos klienta: Dayana Mileva, dyrektor ds. klientów w Pontica Solutions, oceniła ClickUp:
Innowacyjne umysły w naszej organizacji zawsze dążą do doskonalenia i nieustannie poszukują sposobów, dzięki którym możemy zaoszczędzić kolejną minutę, godzinę, a czasem nawet cały dzień. ClickUp rozwiązał dla nas wiele problemów, które, patrząc wstecz, próbowaliśmy rozwiązać za pomocą narzędzi o ograniczonej skalowalności, takich jak tabele Excel i dokumenty Word.
Innowacyjne umysły w naszej organizacji zawsze dążą do doskonalenia i nieustannie poszukują sposobów, dzięki którym możemy zaoszczędzić kolejną minutę, godzinę, a czasem nawet cały dzień. ClickUp rozwiązał dla nas wiele problemów, które, patrząc wstecz, próbowaliśmy rozwiązać za pomocą nieskalowalnych narzędzi, takich jak tabele Excel i dokumenty Word.
Porzuć formuły programu Excel i skorzystaj z ClickUp
Funkcja VLOOKUP jest bardzo przydatna, ale jej kierunkowość, elastyczność i ograniczenia w zakresie obsługi błędów sprawiają, że nie nadaje się ona do nowoczesnych cykli pracy danych.
Inteligentniejsze alternatywy, takie jak INDEX MATCH, XLOOKUP, FILTER i zapytanie, zapewniają większą moc, dokładność i kontrolę nad danymi.
Jeśli jednak poświęcasz zbyt dużo czasu na naprawianie uszkodzonych formuł lub zarządzanie złożonymi arkuszami kalkulacyjnymi w wielu zespołach, być może nadszedł czas, aby rozważyć bardziej skalowalne rozwiązanie.
Dzięki ClickUp możesz organizować dane i podejmować działania bez konieczności korzystania z formuł. Od pól niestandardowych, przez widoki tabeli, po pulpity — ClickUp zamienia Twoje obszerne arkusze kalkulacyjne w połączoną, wizualną i sprzyjającą współpracy przestrzeń roboczą.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo i przekonaj się, jak bardzo można ułatwić zarządzanie danymi!