Na początku tej dekady Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy stwierdziło że skumulowana strata w produkcji w amerykańskim sektorze pozarolniczym spowodowana spowolnieniem wydajności pracy wyniosła aż 10,9 miliona dolarów. McKinsey nazwał ten wzrost wydajności "w najlepszym razie anemicznym"
Wiele lat później scenariusz uległ zmianie. Po raz pierwszy od dziesięcioleci, obserwujemy wzrost wydajności w miarę jak organizacje zastanawiają się, jak wykorzystać nowoczesne narzędzia do pracy zdalnej, współpracy, sztucznej inteligencji i zarządzania projektami, aby zaspokoić swoje potrzeby.
Utrzymanie i rozwijanie tego niedawnego zjawiska wymaga strategicznego podejścia do zarządzania pracą. W tym wpisie na blogu pokażemy, jak wykorzystać sprawdzone strategie zarządzania projektami i najnowocześniejsze narzędzia cyfrowe, aby poprawić wyniki biznesowe.
Czym są strategie zarządzania projektami?
Strategie zarządzania projektami to zbiór celów, podejść, procesów, najlepszych praktyk i narzędzi wykorzystywanych do realizacji projektów biznesowych. Dobra strategia zarządzania projektami charakteryzuje się:
- Myślenie całościowe: Nakreśla szerszy obraz, cele i wizję
- Długoterminowy widok: Obejmuje widok projektów w perspektywie 3-5 lat
- Zastosowanie w całej organizacji: Zazwyczaj strategie zarządzania projektami są ustawione na poziomie organizacji lub działu dla lepszej wydajności
- Dostosowanie: Jest dostosowana do celów i procesów organizacji
- Spójność: Jako fundament, strategie te raczej nie ulegną zmianie w krótkim okresie czasu
Strategia projektu a strategia zarządzania projektami
Dla jasności, strategia projektu opisuje sposób, w jaki zespół projektowy wykonuje swoją pracę. Jest ona ograniczona do poziomu projektu i określa co, dlaczego i jak powinno zostać zrobione. Kierownik/lider projektu decyduje o niej i finalizuje ją, korzystając z informacji zwrotnych od sponsorów.
Na przykład, strategia projektu może obejmować, ile czasu buforowego należy dodać do każdej fazy projektu lub jak reagować na rozszerzanie zakresu w trakcie trwania projektu.
Strategia zarządzania projektami to sposób, w jaki cała organizacja zarządza swoimi projektami. Jest to często stosowane na poziomie organizacyjnym, zaprojektowane przez kierownictwo wyższego szczebla, ze znacznymi inwestycjami w procesy i narzędzia zarządzania projektami.
W przypadku strategii zarządzania projektami, decyzje dotyczą tego, czy wybrać free oprogramowanie do zarządzania projektami , jak ustanowić systemy monitorowania, ustawić praktyki przeglądu itp.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz małym, czy ogromnym projektem, skuteczne strategie zarządzania projektami mogą wiele zmienić. Zobaczmy, jak to zrobić.
Znaczenie skutecznego zarządzania projektami
Zwinne tworzenie oprogramowania podkreśla potrzebę "samozarządzających się teamów"
Można zapytać: "Skoro zatrudniłem wykwalifikowanych członków zespołu i upoważniłem ich do podjęcia decyzji, po co mi zarządzanie projektami?"
Oto, w jaki sposób skuteczne zarządzanie projektami stanowi wsparcie dla fundamentów każdego biznesu.
Zarządzanie zmianą
Business potrzebuje zmian. Rynki ewoluują. Niestandardowi klienci wymagają nowych produktów i usług. Metodologia zarządzania projektami, którą wybrałeś na początku swojego biznesu, może już nie być odpowiednia. Może nawet hamować rozwój firmy.
Skuteczne narzędzia do zarządzania projektami pomagają śledzić przeszłość i prognozować przyszłość.
Zarządzanie zadaniami
Projekt może obejmować od kilkudziesięciu do wielu tysięcy zadań, które muszą zostać zakończone. Co ważniejsze, zadania te są ze sobą wzajemnie powiązane, a zakończenie jednego z nich wpływa na następne i potęguje kolejne.
Właściwa strategia zarządzania projektami zapobiega pomijaniu drobnych szczegółów.
Zarządzanie ludźmi
Pracownicy, kontrahenci, udostępnianie zasobów, kierownicy wyższego i średniego szczebla, konsultanci, sponsorzy, audytorzy, niestandardowi klienci - w każdy projekt zaangażowanych jest wiele różnych osób.
Efektywne zarządzanie projektami zapewnia, że każdy wnosi wkład w swoją rolę bez konfliktów między sobą.
Jeśli nadal nie jesteś przekonany, oto codzienne korzyści płynące ze strategicznego zarządzania projektami.
Kluczowe korzyści strategicznego zarządzania projektami
Kierunek: Dobre zarządzanie projektami nadaje kierunek wszystkim członkom zespołu. Kieruje każdego członka zespołu w stronę wspólnych celów na właściwej ścieżce.
Kontrola: Projekt, który jest efektywnie zarządzany ma większe szanse na realizację na czas i w ramach budżetu. Zarządzanie projektami eliminuje marnotrawstwo i usprawnia wykorzystanie zasobów .
Zręczność: Gdy kierownik projektu ma widoczność na każdy aspekt projektu, może przewidzieć ryzyko i lepiej na nie zareagować. Umożliwia to zespołowi dostosowanie się do zmieniających się sytuacji.
Zadowolenie pracowników: Skuteczne zarządzanie projektami daje Teams jasność. Wiedzą oni, na czym polega ich praca i w jaki sposób przyczynia się ona do rozwoju organizacji. Pozwala to uniknąć nieporozumień i zwiększa zadowolenie pracowników.
Zadowolenie interesariuszy: Gdy projekt jest dobrze zarządzany, jest przewidywalny. Kierownicy projektów mogą bez obaw komunikować się z interesariuszami.
Aby osiągnąć to wszystko i jeszcze więcej, potrzebne są solidne strategie zarządzania projektami. Oto one.
Podstawowe strategie zarządzania projektami
Każda organizacja jest wyjątkowa. Potraktuj poniższą strategię jako ogólne wytyczne i niestandardowo dostosuj ją do swoich potrzeb. Dla większego powodzenia i lepszych wyników, użyj ClickUp dla teamów zarządzających projektami wdrożyć te strategie. W tej sekcji pokażemy, jak to zrobić.
1. Definiowanie wyczyszczonych celów i zakresu projektu
"Czy mógłbyś mi powiedzieć, proszę, w którą stronę powinnam pójść?" Alicja zapytała Kota z Cheshire. "To w dużej mierze zależy od tego, dokąd chcesz dotrzeć" - odpowiedział Kot.
Lewis Caroll, Alicja w Krainie Czarów
Najbardziej podstawową, ale krytyczną strategią zarządzania projektami jest zdefiniowanie celów projektu. Skup się na tym, co oznacza dla Ciebie powodzenie projektu i zdefiniuj to jako wynik.
Twoimi celami mogą być: "opracowanie aplikacji mobilnej do rezerwacji spotkań" lub "zaprojektowanie kampanii marketingowej na Święto Dziękczynienia"
Aby unikaj wyzwań związanych z zarządzaniem projektami później określ swoje cele:
- Zrównoważone: Nie bądź zbyt ogólnikowy, jak "uczyń życie prostszym", co może spowodować paraliż analityczny. Albo zbyt szczegółowe, by zespół projektowy nie miał miejsca na kreatywność
- Limit: Nakreślzakres prac potrzebnych do osiągnięcia tych celów. Narysuj wyraźne granice wokół włączeń i wykluczeń
- SMART: Ustaw konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART) cele.
Zarządzanie celami projektu za pomocą ClickUp
Po ustawieniu celów i zdefiniowaniu zakresu projektu spraw, by były one widoczne dla każdego interesariusza. Cele ClickUp to prosty i wizualny sposób do zrobienia tego. Twórz duże cele, ustawiaj cele, organizuj je w folderach, przypisuj je do osób, śledź postępy w czasie rzeczywistym i dostosowuj projekty w trakcie ich realizacji, a wszystko to w jednym miejscu!
Jeśli nie masz pewności co do ustawionych celów, zapoznaj się z kilkoma przykłady zarządzania projektami . Zobacz, jak organizacje odnoszące powodzenie ustawiają cele i czerp z nich inspirację.
2. Opracowanie kompleksowego planu projektu
Teraz, gdy już wiesz, dokąd się udać, nadszedł czas na opracowanie planów podróży ✈️. Dla każdego kierownika projektu jest to jedna z najbardziej czasochłonnych części pracy. Obejmuje żonglowanie wieloma aspektami projektu i łączenie ich w celu spójnej realizacji.
Nie martw się jeszcze. Mamy pomoc.
Zacznij od zrzutu mózgu
Zanim faktycznie usiądziesz do planowania, zbierz wszystkie aspekty projektu w jednym miejscu. Zanotuj cele, wymagania, zasoby, budżety, kryteria powodzenia i wszystko inne, co uznasz za istotne w jednej, centralnej lokalizacji. Dobry analiza interesariuszy jest również pomocna w tym przypadku.
Nie próbuj jeszcze nadawać temu sensu. Na razie po prostu zbierz wszystko razem. Jeśli lubisz format konspektu z listą, Dokumenty ClickUp to świetny sposób na udokumentowanie tego. Jeśli jesteś osobą wizualną, Mapy myśli ClickUp ma świetne płótno, na które można rzucać różne rzeczy.
Wspólna burza mózgów i przejrzysta dokumentacja dzięki ClickUp Docs
Zorganizuj swoje pomysły
Ćwiczenie burzy mózgów musi dać ci jaśniejszy obraz wszystkiego, czego potrzebujesz, aby zaplanować swój projekt. Teraz należy przystąpić do jego ustawienia. Organizacja projektu pomaga w podejmowaniu decyzji o tym, kto będzie pracował nad czym, jak długo coś zajmie itp.
Ustaw pracę na swoim oprogramowanie do zarządzania zadaniami . W ClickUp możesz bezpośrednio tworzyć zadania z dokumentów i map myśli, dzięki czemu przejście od pomysłu do działania jest płynniejsze. Jeśli wolisz mieć czyste konto, nie ma problemu. Twórz projekty i dodawaj zadania w miarę ich pojawiania się.
od pomysłu do działania z ClickUp Mind Maps_
Wprowadź szczegóły
Dla każdego zadania uwzględnij wszystkie niezbędne informacje, takie jak:
- Wszelkie podzadania, które muszą zostać zakończone w trakcie realizacji tego zadania
- Termin, w którym zadanie musi zostać zakończone
- Zależności, zarówno wcześniejsze, jak i późniejsze
- Użytkownicy odpowiedzialni za zadanie
- Listy kontrolne kryteriów akceptacji
Automatyzacja na poziomie przestrzeni za pomocą ClickUp
Użyj dowolnego z dziesiątek Automatyzacja ClickUp aby ułatwić to zadanie. Można na przykład ustawić osoby przypisane do wszystkich nowych zadań w lokalizacji, takiej jak folder lub obszar roboczy.
Krystalizacja planu projektu
Po wprowadzeniu szczegółów, nadszedł czas, aby sprawdzić, czy plan jest naprawdę praktyczny. Kierownicy projektów korzystający z ClickUp wolą to zrobić za pomocą widoku kalendarza.
wizualne zarządzanie harmonogramem z ClickUp_
The Widok kalendarza ClickUp dostarcza przejrzysty i wizualny przegląd tego, co dzieje się kiedy. W przypadku nakładania się, zależności, świąt itp. można je wszystkie zobaczyć tutaj. Co więcej? Możesz po prostu przeciągać i upuszczać Zadania lub rozszerzać je, aby dostosować terminy z tego miejsca.
Przy okazji usprawnij alokację zasobów. Użyj Widoki obciążenia pracą ClickUp aby upewnić się, że zespół tworzony na potrzeby tego projektu jest dostępny.
Jeśli wydaje ci się, że musisz trzymać koty na uwięzi, rozumiemy to. Oto kilka najskuteczniejszych strategii połączonych w jedną kompleksową całość Szablon do zarządzania projektami ClickUp .
Ten zaawansowany szablon umożliwia kierownikom projektów efektywne planowanie złożonych projektów z udziałem zespołów o różnych funkcjach. Dzięki kilku widokom, niestandardowym statusom i niestandardowym polom, szablon ten stanowi podstawę potężnego systemu zarządzania projektami.
Jeśli jest to dla ciebie zbyt skomplikowane, wypróbuj jeden z poniższych szablonów szablony do zarządzania projektami lub szablony planów projektów .
3. Umożliwienie skutecznej komunikacji i współpracy
Każdy projekt to zbiór ruchomych części. Aby działać jak dobrze naoliwiona maszyna, jedyną rzeczą, której należy bezwzględnie unikać, jest luki komunikacyjne w miejscu pracy . Budując strategię zarządzania projektami, zainwestuj we wspieranie pozytywnej komunikacji i współpracy.
Procesy: Ustanowienie wyczyszczonych protokołów komunikacji i ustawienie odpowiednich narzędzia do współpracy przy zarządzaniu projektami .
Na przykład, jeśli twoje Teams muszą omówić rzeczy związane z konkretnym zadaniem, zachęć ich do korzystania z sekcji komentarzy w ClickUp Tasks. Tworzy to kontekst i pomaga w transferze wiedzy.
Aby uniknąć kłopotów z przechodzeniem do każdego zadania w celu sprawdzenia, czy jest komentarz, użyj opcji ClickUp Chat . Wszystkie wiadomości w jednym miejscu, gotowe do podjęcia działań przez Teams.
Całkowicie nowy ClickUp Chat
Zasoby: Udostępniaj wszystkie zasoby projektu całemu Teamsowi. Niezależnie od tego, czy jest to dokument z wymaganiami, plan, harmonogram, czy wiedza z poprzednich projektów. Skonsoliduj wszystkie zasoby w ClickUp Docs dla łatwego dostępu.
Nie oznacza to, że musisz przenosić wszystkie swoje dane do ClickUp. Wręcz przeciwnie, możesz po prostu zintegrować swoje istniejące narzędzia i umożliwić ClickUp Connected Search !
połączone wyszukiwanie w dziesiątkach aplikacji w ClickUp_
Mindset: Jest to kluczowy aspekt w zachęcaniu do efektywnej współpracy. Introwertyczni lub nieśmiali członkowie zespołu mogą nie prosić aktywnie o pomoc. Mogą nawet nie mówić, dopóki się do nich nie odezwiesz. Upewnij się, że się z nimi kontaktujesz. Zaproś ich do podzielenia się swoją opinią w formacie, z którym czują się komfortowo i pokaż im, że ma to dla Ciebie wartość.
4. Praktykowanie zarządzania ryzykiem i jego ograniczania
W dzisiejszych czasach każdy projekt wiąże się z ryzykiem przekroczenia budżetu, opóźnień, zakłóceń technologicznych, niedostępności siły roboczej, niepewności rynkowej itp. Wyprzedź je, podejmując kroki łagodzące lub przygotowując swoje reakcje.
Oceń
Przeprowadź dokładną ocenę ryzyka. Uwzględnij finansowe, operacyjne, organizacyjne, regulacyjne i zewnętrzne czynniki ryzyka. Identyfikując ryzyko, należy również określić jego potencjalny wpływ.
Mitigate
Ustawienie systemów w celu uniknięcia ryzyka. Uwzględnij zgodność z przepisami jako część projektu. Jeśli spodziewasz się, że zabraknie Ci środków w połowie projektu, postaraj się o zaliczkę, pożyczkę lub dodatkową inwestycję.
Stwórz lista kontrolna zarządzania projektami aby konsekwentnie identyfikować i ograniczać ryzyko.
Plan
Niektóre ryzyka są trudne do zminimalizowania, nawet jeśli wiesz, że mogą wystąpić. Przykładowo, krytyczny członek zespołu staje się niedostępny z powodów zdrowotnych/osobistych. Zatrudnienie zasobów zapasowych może jednak okazać się zbyt kosztowne.
Na takie sytuacje warto mieć plan. Być może będziesz chciał stworzyć listę wykonawców do wykorzystania lub rozdzielić pracę między istniejących członków zespołu. Zastanów się, co zrobisz.
5. Monitorowanie i kontrolowanie postępów w trakcie realizacji projektu
Dobra strategia zarządzania projektami obejmuje cały cykl życia projektu - plan, wykonanie i ocenę. W ramach strategii należy ustawić środki monitorowania i kontrolowania postępów.
Ustaw KPI: W ramach celów projektu, ustaw kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla każdej osoby.
Monitoruj wyniki: Użyj systemu raportowania, np Pulpity ClickUp do monitorowania wydajności projektów w czasie rzeczywistym.
monitorowanie zarządzania projektami za pomocą ClickUp Dashboards_
Przeprowadzaj przeglądy: Przeprowadzaj okresowe rozmowy z zespołem na temat postępów w projekcie. Mogą to być retrospektywy, przeglądy sprintów lub spotkania 1 na 1. Użyj tego, aby zidentyfikować problemy i wprowadzić poprawki.
6. Ocena i nauka po zakończeniu projektu
Projekt nie kończy się w momencie dostarczenia. Pomyślne zakończenie projektu ma miejsce wtedy, gdy nauczysz się czegoś znaczącego, co możesz wykorzystać w przyszłości. Uczyń proces oceny i uczenia się - czyli ciągłego doskonalenia - częścią strategii zarządzania projektami.
Zobacz liczby: Po zakończeniu projektu przeprowadź ocenę ilościową. Zadaj następujące pytania i zanotuj liczby.
- Czy udało się osiągnąć cele?
- Czy projekt został zrealizowany na czas?
- Czy zmieściłeś się w budżecie?
- Czy straciłeś jakąkolwiek część budżetu do zrobienia?
Znajdź znaczenie: Dodatkowo, poszukaj również jakościowego wkładu. Skorzystaj z poniższych pytań, aby poprowadzić tę rozmowę.
- Czy sponsorzy projektu są zadowoleni z jego realizacji?
- Czy członkowie Teams są wypaleni?
- Gdyby mieli szansę, co chcieliby zrobić inaczej?
- Czego nauczyli się z tego projektu, co mogą wykorzystać w przyszłości?
Starannie udokumentuj te informacje do późniejszego wykorzystania. Spróbuj ClickUp Brain aby połączyć moce zarządzanie projektami i AI . Wykorzystaj ją do dostarczania informacji, automatyzacji wypełniania danych, pomocy w pisaniu, sprawdzania pisowni, transkrypcji i nie tylko.
Przeczytaj również: Pomysłowy hacki do zarządzania projektami
Oszczędzaj czas i zwiększ wydajność dzięki ClickUp
Wydajność w pracy opartej na wiedzy to dziwna bestia. Success Managerowie projektów zdają sobie sprawę, że spotkania są integralną częścią pracy z wiedzą, ponieważ pomagają tworzyć pomysły, a następnie udoskonalać je pod kątem praktycznych zastosowań.
Fact Check: Od czasu pandemii spotkania, e-maile i dodatkowe działania związane z pracą zdalną spowodowały, że teams pracują dodatkowe 48 minut dziennie . Jednak większość ludzi postrzega spotkania jako czynnik obniżający wydajność.
W Badanie HBR 71% respondentów stwierdziło, że spotkania są dla nich "nieproduktywne i nieefektywne" 64% stwierdziło, że kosztuje ich to czas, który lepiej poświęcić na głębokie przemyślenia.
Jednym z kluczowych powodów takiego stanu rzeczy jest brak prostego sposobu na wykorzystanie kontekstu. Problem potęguje się, gdy zarządzanie wieloma projektami .
Dla przykładu, przekazanie projektu staje się nieskończenie bardziej czasochłonne w zdalnych miejscach pracy, jeśli dokumentacja jest niejasna. Analitycy jakości mogą później mieć trudności, jeśli nie mają dostępu do całego kontekstu projektu.
ClickUp właśnie to umożliwia. Jako wirtualny obszar roboczy i kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, ClickUp konsoliduje całą wiedzę organizacyjną w jednym miejscu, do którego każdy członek zespołu ma dostęp za jednym kliknięciem. Oferuje pojedyncze narzędzie do zarządzania projektami, zarządzania ludźmi, zarządzania wiedzą i nie tylko.
Wprowadź strategie zarządzania projektami w życie na dużą skalę. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś.