Gdy warunki płatności nie są powiązane z rzeczywistym postępem, osie czasu mogą się zacierać, a faktury mogą się opóźniać. Rozliczenie według kamieni milowych zmienia tę sytuację.
Zamiast fakturować na koniec projektu lub według stałego harmonogramu miesięcznego, fakturowanie według kamieni milowych pozwala wysyłać faktury powiązane z konkretnymi wynikami lub scenami. Niezależnie od tego, czy chodzi o ukończenie makiety projektu, zakończenie sprintu, czy osiągnięcie kamienia milowego projektu, takiego jak „zakończenie fundamentów”, otrzymujesz zapłatę za zakończony kamień milowy.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak działa rozliczanie według kamieni milowych, kiedy należy je stosować i jak zarządzać nim za pomocą odpowiednich narzędzi i szablonów — a także podamy przykłady z różnych branż.
🔎 Czy wiesz, że... Termin „kamień milowy” pochodzi od dosłownych kamiennych znaków używanych w starożytnym Rzymie do wskazywania odległości, jaką pokonali podróżni. Dzisiaj pomagają zespołom śledzić postępy w projekcie i określić, kiedy należy zapłacić.
Jak działa rozliczanie według kamieni milowych
Rozliczenie według kamieni milowych polega na powiązaniu płatności z konkretnymi wynikami lub punktami kontrolnymi w ramach projektu. Zamiast rozliczać się godzinowo lub pobierać jedną kwotę ryczałtową na koniec, klient płaci w ratach, z których każda jest wyzwalana przez zakończony kamień milowy.
Kamienie milowe są definiowane na początku projektu i uwzględniane w harmonogramie rozliczeń lub umowie.
🔁 Proces rozliczeń według kamieni milowych zazwyczaj wygląda następująco:
1. Określ zakres projektu i kluczowe kamienie milowe: Zacznij od nakreślenia pełnego zakresu pracy i podzielenia go na jasne, oparte na wynikach punkty kontrolne. Powinny one odzwierciedlać główne wyniki lub zatwierdzenia, które oznaczają namacalny postęp w projekcie.
2. Utwórz harmonogram płatności powiązany z każdym kamieniem milowym: każdy kamień milowy może mieć stałą kwotę lub procent całkowitego kosztu projektu
3. Śledź postępy w realizacji kamieni milowych: użyj narzędzia do zarządzania projektami, aby monitorować zadania i wyniki związane z każdym kamieniem milowym
4. Wystaw fakturę klientowi po zakończeniu kamienia milowego: Po osiągnięciu kamienia milowego wysyłana jest faktura na podstawie wcześniej uzgodnionych warunków płatności
5. Powtarzaj do zakończenia projektu: proces trwa do momentu zebrania wszystkich płatności za kamienie milowe i dostarczenia całego projektu
⭐ Polecany szablon
Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy prowadzisz małą firmę, szablon faktury ClickUp pomoże Ci zapewnić prawidłowe i szybkie rozliczenia, płatności i księgowość!
Przykłady rozliczeń według kamieni milowych
Rozliczanie według kamieni milowych jest stosowane w różnych branżach — każda z nich ma swój własny rytm, wyniki i oczekiwania. Oto kilka przykładów z życia wziętych, które pokazują, jak firmy dostosowują kamienie milowe płatności do etapów projektu:
🧑💻 Projekt oprogramowania
Zespoły agile często dzielą pracę na sprinty. Rozliczenie według kamieni milowych pozwala im uzyskać zapłatę po dostarczeniu i zatwierdzeniu każdego sprintu.
📌 Przykład: Dostawca SaaS wystawia fakturę na 25% po sprincie 1 (dostarczenie MVP), 25% po sprincie 2 (podstawowe funkcje) i 50% po sprincie 3 (kontrola jakości + wdrożenie)
⭐ Bonus: Zapoznaj się z przykładami kamieni milowych, które możesz zastosować w projektach związanych z oprogramowaniem.
📈 Agencja marketingowa
Kampanie często przebiegają w trzech fazach: strategia, realizacja i raportowanie. Rozliczenia według kamieni milowych ułatwiają strukturyzowanie płatności zgodnie z tym przepływem.
📌 Przykład: Agencja marketingu cyfrowego wystawia faktury po dostarczeniu strategii kampanii, ponownie po jej uruchomieniu i wdrożeniu, a następnie po przedstawieniu wyników.
🎨 Niezależny projektant
Projektanci pracują na scenach — początkowe koncepcje, opinie klientów i ostateczne pliki. Rozliczenia według kamieni milowych pozwalają utrzymać zarówno przepływ kreatywności, jak i płatności na właściwym torze.
📌 Przykład: Niezależny projektant marki wystawia fakturę na 30% wartości po wykonaniu wstępnych makiet, 30% po wprowadzeniu poprawek i uwzględnieniu uwag, a 40% po dostarczeniu ostatecznego logo i materiałów.
⭐ Bonus: Stwórz swój cykl pracy dzięki tym szablonom dla freelancerów.
🏗️ Budownictwo
Jedną z branż, w których fakturowanie według kamieni milowych jest najczęściej stosowane, jest budownictwo, gdzie projekty naturalnie przechodzą przez określone punkty kontrolne.
📌 Przykład: Generalny wykonawca wystawia fakturę w wysokości 20% po uzyskaniu pozwoleń, 30% po wylaniu fundamentów, 30% po postawieniu szkieletu i 20% po ostatecznym odbiorze i podpisaniu protokołu.
📚 Przeczytaj również: Zacznij od tego opisu sposobów rozliczania klientów, aby rozważyć dostępne opcje i zrozumieć złożoność procesu rozliczania klientów.
Jak efektywnie zarządzać rozliczeniami według kamieni milowych
Rozliczanie według kamieni milowych nadaje strukturę procesowi rozliczeniowemu, ale działa dobrze tylko wtedy, gdy jest obsługiwane przez system zarządzania projektami. Od zdefiniowania rezultatów po wystawienie faktury klientowi — każdy krok musi być udokumentowany, możliwy do śledzenia i łatwy do zrozumienia zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta.
W tym miejscu pojawia się ClickUp , aplikacja do pracy, która ma wszystko. Jest to kompleksowa platforma, która pomaga planować projekty, wizualizować kamienie milowe, śledzić postępy zadań i automatyzować działania następcze — a wszystko to przy zachowaniu przejrzystego i uporządkowanego cyklu rozliczeniowego.
ClickUp dla zespołów finansowych ułatwia cały proces. Możesz:
- Skonfiguruj pola niestandardowe ClickUp dla etapów rozliczeń i warunków płatności
- Korzystaj z pulpitów ClickUp, aby monitorować postępy i przychody według kamieni milowych
- Śledź status płatności klienta za pomocą statusów zadań lub podzadań
- Zautomatyzuj przypomnienia o fakturach i wewnętrzne przekazywanie zadań
- Przechowuj umowy, zakresy prac i faktury w bezpieczny sposób w dokumentach ClickUp
Określ jasne, mierzalne kamienie milowe wraz z terminami
Zanim będziesz mógł wystawić fakturę za kamienie milowe, musisz je ustawić. Każdy kamień milowy powinien reprezentować znaczącą część pracy — coś namacalnego, co klient może sprawdzić i zatwierdzić. Powinny one również mieć określone terminy, aby oczekiwania były ustalone z wyprzedzeniem.
ClickUp ułatwia to dzięki wizualnym narzędziom do planowania, takim jak widok Gantta ClickUp i widok osi czasu. Widoki te pozwalają na sporządzenie mapy całego projektu, przypisanie terminów i połączenie kamieni milowych z powiązanymi zadaniami lub rezultatami.
Uwzględnij kamienie milowe w zakresie prac lub umowie z klientem
Po zdefiniowaniu kamieni milowych należy je jasno udokumentować w oświadczeniu o zakresie prac (SOW) lub umowie. Należy określić, co zostanie dostarczone, kiedy ma to nastąpić i jaka będzie kwota do zapłaty.
Korzystaj z ClickUp Docs, aby tworzyć i wspólnie opracowywać dokumentację dla klientów. Możesz połączyć kamienie milowe z zadaniami bezpośrednio z dokumentu, dzięki czemu Twój zespół może odwoływać się do nich i podejmować działania bez konieczności przełączania się między narzędziami.
Korzystaj z narzędzi do śledzenia postępów w realizacji kamieni milowych
Określenie kamieni milowych nie wystarczy — musisz dokładnie wiedzieć, na jakim etapie znajduje się projekt. Taka widoczność pozwala na pewne wystawianie faktur po zakończeniu kamienia milowego.
W ClickUp możesz śledzić status zadań, czas poświęcony na ich realizację oraz ogólny postęp projektu w czasie rzeczywistym. Przypisuj zadania członkom zespołu, dodawaj zależności i przeglądaj stan kamieni milowych za pomocą pulpitów ClickUp.
Automatyzacja fakturowania po zakończeniu kamienia milowego
Po dostarczeniu i zatwierdzeniu kamienia milowego kluczowa jest szybkość. Automatyzacja przepływu rozliczeń zmniejsza opóźnienia i zapewnia płynną obsługę klienta.
Dzięki automatyzacji ClickUp możesz tworzyć wyzwalacze, takie jak:
- „Gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, przypisz fakturę do monitorowania”
- „Gdy status kamienia milowego ulegnie zmianie, powiadom dział finansowy lub klienta”
- „Automatyczne przenoszenie zakończonych kamieni milowych do etapu rozliczenia”
Połącz to z szablonem śledzenia faktur ClickUp, aby organizować faktury oczekujące, wysłane i opłacone bez konieczności korzystania z arkuszy kalkulacyjnych.
Utrzymuj komunikację między klientem a zespołem
Rozliczenia według kamieni milowych opierają się na przejrzystości — synchronizacja działań zespołu i klienta minimalizuje opóźnienia w zatwierdzaniu i zapewnia wysoki poziom zaufania. Dzięki ClickUp komunikacja nie odbywa się w wielu oddzielnych narzędziach — ma miejsce dokładnie tam, gdzie wykonywana jest praca i rozliczane są płatności.
- Czat ClickUp i bezpośrednie wiadomości zapewniają współpracę w czasie rzeczywistym w obszarze roboczym
- Używaj @wzmianek na czacie, w komentarzach lub dokumentach, aby powiadomić klientów lub wewnętrznych interesariuszy dokładnie wtedy, gdy kamień milowy projektu jest gotowy do przeglądu
Kiedy nadejdzie czas wystawienia faktury, wyślij dopracowane dokumenty z logo firmy, korzystając z szablonu faktury ClickUp, dzięki czemu komunikacja z klientem i rozliczenia będą przebiegać sprawnie.
📚 Przeczytaj również: Skorzystaj z tych szablonów osi czasu projektu, aby wizualnie zaplanować fakturowanie kamieni milowych w swoich projektach i ułatwić śledzenie.
Wskazówki dotyczące ustawiania skutecznych kamieni milowych
Kamienie milowe działają tylko wtedy, gdy są dobrze zaplanowane. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci zapewnić, że proces rozliczania kamieni milowych wspiera Twój projekt, a nie go spowalnia.
1. Podziel kamienie milowe na konkretne zadania
Unikaj niejasnych celów, takich jak „Zakończenie fazy 1 projektu”. Zamiast tego określ konkretne, mierzalne wyniki, takie jak „Przedłożenie pierwszego projektu strategii marki” lub „Dostarczenie funkcjonalnego modułu logowania”
2. Upewnij się, że każdy kamień milowy zwiększa wartość biznesową
Kamień milowy powinien odzwierciedlać rzeczywisty wynik, który posuwa projekt do przodu, a nie tylko wewnętrzne zadanie. Na przykład „Prototyp zatwierdzony przez klienta” jest silniejszym kamieniem milowym niż „Zakończone szkice”
3. Powiąż kamienie milowe z harmonogramem płatności
Zsynchronizuj oś czasu rozliczeń z realizacją projektu. Dzięki temu nie będziesz wykonywać dużych ilości nieopłaconych zadań, a klienci otrzymają przewidywalny plan płatności. Skorzystaj z szablonu śledzenia faktur ClickUp, aby przyporządkować płatności do poszczególnych scen projektu i uniknąć nieporozumień dotyczących zaległych faktur.
4. Korzystaj z szablonów, aby zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów
Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, agencją, czy zespołem finansowym, ustawienie szablonów kamieni milowych pomaga zachować spójność między projektami.
⭐ Bonus: Zapoznaj się z szablonem faktury dla freelancerów ClickUp, aby szybko rozpocząć pracę dzięki sprawdzonej strukturze.
5. Regularna komunikacja na temat statusu kamieni milowych
Nie pozwól, aby kamienie milowe zaskoczyły klientów. Korzystaj z komentarzy, czatu i pulpitów ClickUp, aby udostępniać aktualizacje postępów i potwierdzać zatwierdzenia przed przejściem do kolejnego etapu.
📮ClickUp Insight: Nasze badanie wykazało, że pracownicy wiedzy utrzymują średnio 6 połączeń dziennie w swoim miejscu pracy. Prawdopodobnie wiąże się to z wielokrotnym wysyłaniem wiadomości e-mail, czatowaniem i korzystaniem z narzędzi do zarządzania projektami. A co, gdybyś mógł zebrać wszystkie te rozmowy w jednym miejscu? Dzięki ClickUp to możliwe! To aplikacja do pracy, która łączy projekty, wiedzę i czat w jednym miejscu — wszystko to dzięki sztucznej inteligencji, która pomaga Tobie i Twojemu zespołowi pracować szybciej i mądrzej.
📚 Przeczytaj również: Zapoznaj się z przykładami kamieni milowych w rzeczywistych projektach, aby lepiej zrozumieć, jak rozliczanie według kamieni milowych działa w różnych branżach.
Rozliczanie według kamieni milowych a rozliczanie według postępów
Chociaż rozliczanie kamieni milowych i rozliczanie postępów wspierają płatności etapowe w trakcie trwania projektu, to jednak kierują się one różną logiką, jeśli chodzi o moment i sposób wyzwalania płatności.
Rozliczanie według kamieni milowych
W rozliczeniach według kamieni milowych płatności są połączone z zdefiniowanymi kamieniami milowymi — konkretnymi rezultatami lub wynikami uzgodnionymi na początku projektu. Każda faktura jest powiązana z ważnym punktem kontrolnym, takim jak „Zakończenie fazy 1 rozwoju” lub „Dostarczenie ostatecznego makietu”
- Na podstawie: Zakończenie określonych zadań
- Idealne dla: projektów z jasnymi scenami i namacalnymi wynikami
- Struktura płatności: stałe kwoty lub procenty powiązane z każdym kamieniem milowym
- Korzyści: Uproszczenie rozliczeń poprzez dostosowanie ich do konkretnych punktów postępu
Rozliczanie postępów
Rozliczenie postępu prac polega natomiast na wystawianiu klientom faktur na podstawie procentu zakończonych prac w danym okresie. Model ten jest często stosowany w branżach takich jak budownictwo, gdzie trudniej jest zdefiniować konkretne wyniki, ale łatwiej śledzić ogólny postęp prac.
- Na podstawie: Procent zakończonej pracy
- Idealne rozwiązanie dla: długoterminowych lub otwartych projektów o płynnych rezultatach
- Struktura płatności: zmienna, powiązana z czasem lub włożonym wysiłkiem
- Korzyści: Zapewnia większą elastyczność rozliczeń, ale może być trudniejsze do śledzenia bez jasnej dokumentacji
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Nie wiesz, który model rozliczeń pasuje do Twojego stylu pracy? Jeśli Twój projekt jest podzielony na konkretne zadania i terminy, rozliczenia według kamieni milowych zapewnią lepszą widoczność i pomogą utrzymać stały przepływ gotówki.
Korzyści z rozliczania według kamieni milowych
Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, agencją, czy zespołem finansowym zarządzającym projektami o wysokiej wartości, rozliczanie według kamieni milowych oferuje wyraźne korzyści zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Zostało stworzone, aby wspierać przejrzystość, przepływ gotówki i silniejsze powiązania z klientami.
💸 Popraw przepływ gotówki Zamiast czekać na zakończenie projektu, otrzymujesz płatności w miarę postępu prac. Dzięki temu Twoja firma zachowuje stabilność finansową i nie musisz wykonywać całej pracy bez terminowego wynagrodzenia.
🤝 Buduje zaufanie klientów Dzięki połączeniu płatności z widocznymi postępami klienci wiedzą, za co płacą i kiedy. Ta przejrzystość pomaga ustalić jasne oczekiwania i uniknąć niespodzianek związanych z rozliczeniami.
📊 Zachęca do odpowiedzialności i terminowości Dzięki powiązaniu płatności z konkretnymi wynikami zespoły są bardziej skłonne do realizacji zadań zgodnie z harmonogramem. Kamienie milowe w naturalny sposób tworzą terminy, dzięki czemu projekty są realizowane zgodnie z planem.
🗂️ Wsparcie śledzenia i planowania projektów Rozliczenia według kamieni milowych są ściśle powiązane z osiami czasu projektów i pomagają kierownikom projektów podzielić duże projekty na mniejsze części, ułatwiając przydzielanie zadań, szacowanie kosztów projektu i monitorowanie postępów.
🧾 Mniej sporów dotyczących rozliczeń Określony harmonogram płatności oparty na jasnych kamieniach milowych pozwala uniknąć nieporozumień. Każda faktura jest powiązana z już wykonaną pracą.
📚 Przeczytaj również: Zapoznaj się z gotowymi szablonami kamieni milowych, które pomogą Ci jasno zaplanować sceny projektu.
Kiedy należy stosować rozliczenia według kamieni milowych?
rozliczenie według kamieni milowych to mądry wybór, gdy projekt ma jasno określone sceny, mierzalne wyniki i zdefiniowaną oś czasu. Pomaga zespołom i klientom zachować spójność, zapewniając jednocześnie bardziej przewidywalny przepływ środków pieniężnych* w całym cyklu życia projektu.
Oto kilka idealnych scenariuszy, w których rozliczenia według kamieni milowych sprawdzają się najlepiej:
1. W przypadku długoterminowych lub złożonych projektów
Jeśli projekt trwa kilka tygodni lub miesięcy i składa się z wielu etapów, rozliczanie według kamieni milowych gwarantuje, że płatności będą realizowane na bieżąco, bez konieczności oczekiwania na zakończenie całego projektu
📌 Przykład: Sześciomiesięczny projekt przebudowy strony internetowej rozliczany jest po każdej fazie — tworzeniu makiet, rozwoju, testowaniu i uruchomieniu
2. Gdy istnieją konkretne wyniki
Każdy kamień milowy powinien reprezentować znaczący postęp, taki jak dostarczony makietę, zatwierdzoną strategię lub zakończoną funkcję. Im jaśniejszy wynik, tym łatwiej powiązać go z fakturą
📌 Przykład: Agencja wideo wystawia faktury po zatwierdzeniu scenariusza, wstępnego montażu i ostatecznej wersji wideo
3. Gdy chcesz zbudować zaufanie klienta
Klienci czują się pewniej, płacąc na podstawie widocznych wyników. Rozliczenia według kamieni milowych zapewniają im przejrzystość tego, za co płacą na każdym etapie procesu rozliczeniowego
📌 Przykład: Firma konsultingowa wystawia faktury po zakończeniu etapu rozpoznania, opracowania strategii i dostarczenia raportu końcowego
4. Podczas pracy nad umową o stałej cenie
Jeśli nie rozliczasz się według stawki godzinowej ani nie korzystasz z rozliczeń czasowych, rozliczenia według kamieni milowych dzielą opłatę ryczałtową na łatwe do zarządzania części, dostosowane do harmonogramu projektu
📌 Przykład: Niezależny projektant UX, który pobiera opłatę w wysokości 5000 USD, wystawia fakturę z góry na 40%, po testach użytkowników na 30%, a po przekazaniu projektu na 30%
5. W branżach, w których jest to standardem
Projekty budowlane, doradztwo, wdrażanie oprogramowania SaaS, prace projektowe i kreatywne kampanie marketingowe często przebiegają według ustalonego harmonogramu, dlatego płatności za kamienie milowe są normą
📌 Przykład: Projekt budowlany rozliczany jest po uzyskaniu pozwoleń, wykonaniu fundamentów, stawieniu szkieletu i ostatecznym odbiorze
📊 Badania pokazują: Strukturalne modele rozliczeń prowadzą do bardziej niezawodnego przepływu środków pieniężnych i mniejszej liczby sporów. Oto lista przydatnych programów do śledzenia kamieni milowych, które pozwalają efektywnie monitorować każdy etap.
📊 Badania pokazują: Strukturalne modele rozliczeń prowadzą do bardziej niezawodnego przepływu środków pieniężnych i mniejszej liczby sporów. Oto lista pomocnych programów do śledzenia kamieni milowych, które pozwalają efektywnie monitorować każdy etap.
Czy rozliczanie według kamieni milowych jest odpowiednie dla Ciebie?
Jeśli Twoje projekty obejmują dobrze zdefiniowane wyniki, dłuższe osie czasu lub wiele scen zatwierdzania przez klienta, rozliczenie według kamieni milowych jest inteligentnym podejściem do strukturyzacji płatności. Poprawia przepływ gotówki, buduje zaufanie klienta i wiąże płatności bezpośrednio z postępem — kluczowe składniki powodzenia projektu.
Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem dostarczającym zasoby kreatywne, zespołem SaaS tworzącym nowe funkcje, czy agencją marketingową zarządzającą wdrożeniem, rozliczenia według kamieni milowych zapewniają uczciwą i terminową płatność.
Dzięki ClickUp możesz zarządzać rozliczeniami projektów i postępami zadań w jednym miejscu. Jako wiodące oprogramowanie do zarządzania projektami, ClickUp pomaga śledzić wyniki, ustalać jasne kamienie milowe, automatyzować działania następcze i organizować cykl pracy.
Nie tylko osiągasz kamienie milowe — otrzymujesz za nie wynagrodzenie. Wypróbuj ClickUp za darmo już teraz!