Zarządzanie plikami może być przytłaczające, a nieuporządkowane struktury folderów nie pomagają. Na szczęście istnieje lepszy sposób.
Wypróbuj organizatora plików opartego na AI — cyfrowego asystenta, który pomoże Ci uporządkować życie.
Narzędzia te mogą analizować, sortować i kategoryzować pliki na podstawie zawartości lub typu, pomagając Ci zlokalizować to, czego potrzebujesz w ciągu kilku sekund.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Oto nasz wybór najlepszych organizerów plików opartych na AI:
- ClickUp (najlepszy do tworzenia i organizowania dokumentów oraz współpracy)
- Google Drive (najlepszy do płynnego zarządzania plikami w chmurze)
- Microsoft OneDrive (najlepszy do przechowywania danych w chmurze z wbudowaną funkcją współpracy)
- Dropbox (najlepszy do prostego udostępniania plików i tworzenia kopii zapasowych)
- Trello z Butler AI (najlepsze rozwiązanie do współpracy zespołowej z automatyzacją cyklu pracy)
- Evernote (najlepszy do robienia notatek z zaawansowaną organizacją)
- M-Files (najlepszy do organizacji plików opartej na metadanych)
- Zoho WorkDrive (najlepszy do współpracy zespołowej i elastycznego udostępniania plików)
Czego należy szukać w organizerze plików opartym na AI?
Wybór odpowiedniego organizera plików AI ma decydujące znaczenie dla Twojego doświadczenia. Musi być wydajny, inteligentny i, co najważniejsze, ułatwiać Ci życie, a nie je komplikować.
Jakie funkcje należy traktować priorytetowo? Oto lista kontrolna:
- Zaawansowana analiza zawartości: analizuje tekst, metadane i obrazy, aby inteligentnie kategoryzować pliki według słów kluczowych, tematów lub nazw projektów.
- Dynamiczne data powstania folderów: automatycznie generuje foldery na podstawie zawartości przychodzących plików, eliminując konieczność ręcznego wykonywania tego wysiłku.
- Konfigurowalne tagowanie: umożliwia użytkownikom dodawanie spersonalizowanych tagów w celu lepszego wyszukiwania i dostosowanego do potrzeb porządkowania.
- Intuicyjny interfejs użytkownika: oferuje przyjazny dla użytkownika projekt z funkcją „przeciągnij i upuść”, która pozwala bezstresowo organizować pliki.
- Zdolność uczenia się: dostosowuje się do nawyków użytkownika, z czasem udoskonalając kategoryzację plików w celu uzyskania bardziej inteligentnej organizacji.
- Opcje przeglądu i dostosowania: umożliwia użytkownikom przeglądanie i modyfikowanie sugestii /AI w celu zapewnienia dokładnego rozmieszczenia plików.
- Integracja z istniejącymi systemami: płynnie łączy się z platformami chmurowymi, takimi jak Google Drive i OneDrive, zapewniając wsparcie dla istniejącego cyklu pracy.
Przeczytaj również: Sposoby organizowania plików i folderów na komputerze Mac
Jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp
Nasz zespół redakcyjny stosuje przejrzysty, poparty badaniami i niezależny od dostawców proces, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nasze rekomendacje opierają się na rzeczywistej wartości produktów.
Oto szczegółowy opis tego , jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp.
8 najlepszych narzędzi do organizowania plików opartych na AI
Z pewnością słyszałeś o minimalizmie – sztuce życia z mniejszą ilością rzeczy i czerpania z tego radości.
A co z „minimalizmem cyfrowym”? Jest on równie ważny, gdy ponad 80% osób raportuje stres i niepokój połączone z bałaganem.
Cyfrowy minimalizm tworzy przestrzeń dla tego, co naprawdę ma dla Ciebie znaczenie — wydajnych cykli pracy, lepszej koncentracji i znaczącego zaangażowania cyfrowego. Jeśli więc jesteś gotowy, aby pozbyć się bałaganu, oto sprawdzona lista 8 najlepszych organizerów plików AI:
ClickUp (najlepszy do tworzenia i organizowania plików projektowych oraz wyszukiwania informacji w aplikacjach z połączeniem)
ClickUp to wszystko w jednym aplikacja do pracy, która łączy zarządzanie projektami, zarządzanie wiedzą i czat — wszystko to oparte na AI, która pomaga pracować szybciej i mądrzej.
Organizer plików oparty na sztucznej inteligencji i oprogramowanie do współpracy nad dokumentami ClickUp pozwalają tworzyć, organizować i udostępniać dokumenty — wszystko na jednej platformie. To nie tylko oszczędność czasu — to wzrost wydajności. .zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę, że 60% naszego czasu każdego dnia marnujemy na wyszukiwanie informacji.
ClickUp Dokumenti: Łatwa współpraca
Dzięki ClickUp Dokument możesz:
- Współpracuj w czasie rzeczywistym z członkami zespołu, korzystając z komentarzy wbudowanych.
- Śledź zmiany i w razie potrzeby przywracaj poprzednie wersje.
- Połącz połączone dokumenty, aby zapewnić płynną nawigację w dokumentacji projektu.
Hierarchia, która ma sens
Przeczytaj również: Najlepsze praktyki dotyczące ustawienia hierarchii w ClickUp
Hierarchia projektów ClickUp pomaga zachować porządek bez utraty widoku całości.
Hierarchia jest podstawową strukturą organizacyjną w ClickUp i można ją dostosować do własnego przepływu pracy. Większości zespołów zalecamy, aby każdy zespół lub dział miał własną przestrzeń. W ramach przestrzeni zespołu wszystkie projekty powinny znajdować się w folderze, a każdy projekt powinien być przedstawiony jako lista. Wszystkie zadania niezbędne do zakończenia każdego projektu znajdują się na odpowiedniej liście projektów.
Podczas gdy ta podstawowa organizacja wizualnie rozróżnia projekty i zapewnia kierownikom projektów widoczność we wszystkie projekty, hierarchia Twojego zespołu może wyglądać inaczej w zależności od jego wielkości.
Inteligentniejsze zarządzanie plikami dzięki ClickUp AI
ClickUp Brain, najbardziej zakończona i kontekstowa sztuczna inteligencja do pracy na świecie, całkowicie zmienia sposób, w jaki pracujesz:
- Wyszukiwanie AI dla przedsiębiorstw : ta funkcja pomaga błyskawicznie odnaleźć dokumenty, nawet z platform zintegrowanych, takich jak Google Drive czy Dropbox. Szukasz prezentacji z zeszłego tygodnia? To proste.
- Kategoryzacja oparta na AI: pliki są automatycznie sortowane według typu, zawartości lub słów kluczowych, co pozwala zaoszczędzić wiele godzin ręcznego wysiłku.
- Ulepszona weryfikacja dokumentów: generowane przez /AI podsumowania podkreślają kluczowe wnioski, pomagając Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na praktycznych spostrzeżeniach.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Chcesz mieć dostęp do potężnej funkcji wyszukiwania uniwersalnego bezpośrednio na swoim pulpicie? Nie szukaj dalej – ClickUp Brain MAX jest właśnie dla Ciebie!
Jego warstwa AI łączy wszystkie elementy Twojej cyfrowej przestrzeni roboczej. Został zaprojektowany, aby wyeliminować rozproszenie AI i zwiększyć Twoją wydajność czterokrotnie poprzez ujednolicenie cyklu pracy. Umożliwia wyszukiwanie w ClickUp, pamięciach w chmurze (Google Drive, OneDrive, Dropbox), GitHub, SharePoint, Internecie i nie tylko — z jednego, zawsze dostępnego interfejsu AI na komputerze stacjonarnym.
Wystarczy wpisać (lub wypowiedzieć) zapytanie w Brain MAX za pomocą funkcji Talk to Text. Użyj filtrów lub kwalifikatorów słów kluczowych w swoim zapytaniu, np. „Znajdź najnowszy arkusz kalkulacyjny budżetu w Google Drive z zeszłego tygodnia” lub „Wyszukaj w moich dokumentach ClickUp aktualizacje statusu projektu Alpha” — a Brain MAX zajmie się resztą.
Automatyzacja na ratunek
Dzięki ponad 100 automatyzacjom ClickUp platforma eliminuje zbędną pracę:
- Zadania są przypisywane automatycznie po przesłaniu plików.
- Aktualizacje statusu następują automatycznie w miarę postępu zadań.
- Przypomnienia gwarantują, że żadne terminy nie zostaną przekroczone.
Łatwość integracji
A co najlepsze? Nadal możesz nawiązać połączenie ClickUp z Google Drive, Dropbox i OneDrive, zapewniając płynną organizację między platformami.
🎖️ Droga do powodzenia
Dzięki wdrożeniu ClickUp Automations firma LuLu Press zaoszczędziła średnio 1 godzinę dziennie na każdego pracownika i odnotowała 12-procentowy wzrost wydajności pracy.
Najlepsze funkcje ClickUp
- ClickUp Docs do współpracy: twórz, udostępniaj i łącz dokumenty z komentarzami wbudowanymi i śledzeniem wersji.
- Uporządkowana hierarchia: korzystaj z obszarów roboczych, folderów i list, aby utrzymać porządek w plikach.
- Zaawansowane wyszukiwanie: natychmiastowe wyszukiwanie plików, nawet w Google Drive i Dropbox.
- Zarządzanie plikami oparte na AI: automatyczne sortowanie plików i generowanie podsumowań przez AI.
- Automatyzacja: Uprość cykl pracy dzięki ponad 100 gotowym opcjom automatyzacji.
- Płynna integracja: bez problemu połącz Google Drive, Dropbox i OneDrive.
Limitacje ClickUp
- Krzywa uczenia się: nowi użytkownicy mogą potrzebować czasu, aby zapoznać się z jego funkcjami.
- Ograniczenia aplikacji mobilnej: nie jest tak płynna i bogata w funkcje jak wersja na komputery stacjonarne.
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4,7/5,0 (ponad 9000 recenzji)
- Capterra: 4,7/5,0 (ponad 4000 recenzji)
✨ Idealne dla: zespołów potrzebujących usprawnionych cykli pracy i zorganizowanej współpracy.
💡 Porada dla profesjonalistów: Potrzebujesz zwiększyć swoją wydajność? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem po cyfrowym porządkowaniu, aby uzyskać wskazówki dotyczące tworzenia bardziej zorganizowanego i wydajnego obszaru roboczego!
📮 ClickUp Insight: Praca nie powinna być zgadywanką, ale zbyt często tak właśnie jest. Nasze badanie dotyczące zarządzania wiedzą wykazało, że pracownicy często tracą czas na przeszukiwanie dokumentów wewnętrznych (31%), baz wiedzy firmy (26%), a nawet osobistych notatek i zrzutów ekranu (17%), aby znaleźć to, czego potrzebują.
Dzięki funkcji Enterprise AI Search w ClickUp wszystkie pliki, dokumenty i rozmowy są natychmiast dostępne na stronie głównej, dzięki czemu odpowiedzi można znaleźć w ciągu kilku sekund, a nie minut.
💫 Rzeczywiste wyniki: Dzięki ClickUp zespoły mogą zaoszczędzić ponad 5 godzin tygodniowo, co daje ponad 250 godzin rocznie na osobę, eliminując przestarzałe procesy zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co Twój zespół mógłby osiągnąć, mając dodatkowy tydzień wydajności w każdym kwartale!
2. Google Drive (najlepszy do płynnego zarządzania plikami w chmurze)
Google Drive to znana marka w dziedzinie przechowywania danych w chmurze, oferująca połączenie prostoty i wydajności, dzięki czemu stała się platformą wybieraną przez ponad miliard użytkowników na całym świecie.
Google Drive wykorzystuje AI do usprawnienia organizacji plików dzięki funkcjom takim jak Smart Search, która wykorzystuje uczenie maszynowe do identyfikacji i wyszukiwania dokumentów na podstawie zapytań użytkowników. Integracja z Dokumenty Google i Arkusze Google umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym i automatyczną kategoryzację plików.
Sugestie oparte na AI pomagają usprawnić udostępnianie i organizację plików, ułatwiając użytkownikom efektywne zarządzanie cyfrową przestrzenią roboczą.
☕ Opinia użytkowników: Użytkownicy uwielbiają funkcje współpracy Google Drive „ ”, które umożliwiają łatwe udostępnianie plików każdemu, kto ma konto Gmail.
Najlepsze funkcje Google Drive
- Organizacja folderów i podfolderów: Stwórz prostą strukturę z folderami i podfolderami, takimi jak foldery dokumentów i foldery pobranych plików, aby ułatwić nawigację i zapewnić szybki dostęp do plików.
- Płynna współpraca: pracuj w czasie rzeczywistym z plikami i folderami podlegającymi udostępnianiu, umożliwiając wielu użytkownikom jednoczesną edycję i komentowanie.
- Zaawansowane wyszukiwanie: znajdź pliki według nazwy, typu, a nawet zawartości, korzystając z zaawansowanych funkcji wyszukiwania Google.
- Foldery uporządkowane według kolorów: stwórz niestandardowy system folderów, dostosowując kolory, aby wizualnie rozróżniać projekty i typy plików.
- Integracja z Google Workspace: łatwa synchronizacja z Dokumentami Google, Arkuszy Google, Prezentacjami i innymi usługami Google.
Limity Google Drive
- Zależność od Internetu: Edycja offline jest możliwa, ale synchronizacja aktualizacji wymaga połączenia z Internetem.
- Limity pamięci: darmowe konta mają limit 15 GB, a dzienny limit przesyłania danych wynoszący 750 GB może być ograniczający w przypadku większych projektów.
- Kwestie dotyczące prywatności danych: Polityka Google dopuszcza pewien poziom skanowania danych, co może nie odpowiadać użytkownikom zajmującym się poufnymi informacjami.
Ceny Google Drive
- Free: 15 GB przestrzeni dyskowej
- Podstawowy: 1,99 USD/miesiąc za 100 GB
- Standard: 12 USD/miesiąc za użytkownika za 2 TB
- Business Plus: 18 USD/miesiąc za użytkownika za 5 TB
Oceny i recenzje Google Drive
- Capterra: 4,8/5 (ponad 27 000 recenzji)
- G2: 4,6/5 (42 500+) (dla Google obszar roboczy, który obejmuje Google Drive)
✨ Idealny dla: osób i zespołów, dla których priorytetem jest prosta pamięć w chmurze.
Przeczytaj również: Jak uporządkować Google Drive
3. Microsoft OneDrive (najlepszy do przechowywania danych w chmurze z wbudowaną funkcją współpracy)
Microsoft OneDrive jest głównym elementem ekosystemu Microsoft, oferującym łatwą integrację z pakietem Office.
Microsoft OneDrive wykorzystuje algorytmy AI do automatycznego tagowania i kategoryzowania plików na podstawie zawartości, umożliwiając użytkownikom szybkie wyszukiwanie dokumentów dzięki inteligentnym funkcjom wyszukiwania.
Funkcje zdjęć i dokumentów wykorzystują AI do automatycznego sortowania, a integracja z Microsoft 365 zwiększa wydajność, zapewniając inteligentne sugestie dotyczące współpracy i organizacji.
☕ Opinia użytkowników: Użytkownicy uwielbiają Microsoft OneDrive, ponieważ płynnie integruje się on z Microsoft 365, zapewnia bezpieczeństwo plików oraz ułatwia współpracę i zwiększa wydajność zespołów.
Najlepsze funkcje Microsoft OneDrive
- Zintegrowane zarządzanie plikami: bezproblemowa synchronizacja plików między urządzeniami i dostęp do nich za pośrednictwem pakietu Office, co usprawnia współpracę.
- Historia wersji: przywróć poprzednie wersje plików, aby odzyskać zmiany lub naprawić błędy bez większego wysiłku.
- Kosz na usunięte pliki: odzyskuj przypadkowo usunięte pliki w ciągu 93 dni (lub dłużej, w zależności od ustawień administratora).
- Widok Discover: łatwo znajduj pliki na podstawie ostatnich działań lub udostępnianej zawartości niestandardowych dostosowanych do Twoich uprawnień dostępu.
- Bezpieczne udostępnianie plików: udostępniaj pliki z określonymi uprawnieniami i terminem ważności, aby zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo.
Limity usługi Microsoft OneDrive
- Kwestie prywatności: mimo szyfrowania, Microsoft zachowuje klucze deszyfrujące, co budzi wątpliwości dotyczące całkowitej prywatności.
- Ograniczenia synchronizacji: długość ścieżki pliku i ograniczenia dotyczące liczby znaków mogą stanowić wyzwanie dla użytkowników o złożonej strukturze folderów.
- Błędnie traktowany jako kopia zapasowa: OneDrive synchronizuje pliki, ale nie jest prawdziwym rozwiązaniem do tworzenia kopii zapasowych, co może stanowić zagrożenie dla danych krytycznych.
Ceny služby Microsoft OneDrive
- Microsoft 365 Family: 9,99 USD/miesiąc lub 99,99 USD/rok dla maksymalnie 6 użytkowników, z 1 TB przestrzeni dyskowej na użytkownika
- Microsoft 365 Personal: 6,99 USD/miesiąc lub 69,99 USD/rok za 1 TB przestrzeni dyskowej
- Microsoft 365 Basic: 1,99 USD/miesiąc lub 19,99 USD/rok za 100 GB przestrzeni dyskowej
- OneDrive dla Firm (Plan 1): 5 USD/użytkownik/miesiąc za 1 TB na użytkownika
Oceny i recenzje Microsoft OneDrive
- G2: 4,5/5 (ponad 9600 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 12 000 recenzji)
✨ Idealne dla: profesjonalistów głęboko zintegrowanych z ekosystemem Microsoft.
Przeczytaj również: Jak organizować instrukcje obsługi i gwarancje
4. Dropbox (najlepszy do prostego udostępniania plików i tworzenia kopii zapasowych)
Dropbox jest od 2007 roku podstawowym narzędziem w świecie przechowywania danych w chmurze, oferującym prosty i skuteczny sposób udostępniania i zarządzania nowymi plikami lub ich usuwania.
Dropbox wykorzystuje AI do usprawnienia organizacji plików dzięki funkcjom takim jak Smart Sync, która inteligentnie zarządza lokalną pamięcią masową i plikami w chmurze, ułatwiając dostęp do zawartości bez zaśmiecania urządzeń.
Jego potężna funkcja wyszukiwania wykorzystuje uczenie maszynowe do rozpoznawania i sugerowania odpowiednich plików, a narzędzie Dropbox Paper integruje AI, aby pomóc użytkownikom w skutecznej współpracy i organizacji projektów, ułatwiając płynny cykl pracy.
☕ Opinia użytkowników: Użytkownicy doceniają Dropbox za jego długoletnią niezawodność, płynne udostępnianie plików i dostępność na różnych platformach, co sprawia, że jest to łatwe w użyciu narzędzie do zarządzania i przywracania plików.
Najlepsze funkcje Dropbox
- Dostępność na wielu platformach: korzystaj z Dropbox na Windows, Mac, iOS, Android, a nawet Linux bez żadnych ograniczeń.
- Automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików: Ciesz się płynnym, ciągłym tworzeniem kopii zapasowych plików w chmurze, aby zabezpieczyć swoje dane.
- Dostęp offline: płatni użytkownicy mogą uzyskać dostęp do swoich plików w trybie offline, co sprawia, że jest to idealne rozwiązanie w obszarach o słabym połączeniu.
- Wsparcie podpisów cyfrowych: podpisuj dokumenty elektronicznie bezpośrednio w Dropbox (dostępne za dodatkową opłatą)
- Współpraca z Dropbox Paper: pracuj nad dokumentami w czasie rzeczywistym, korzystając z funkcji kontroli wersji i edycji.
Ograniczenia Dropbox
- Ograniczona bezpłatna przestrzeń dyskowa: oferuje tylko 2 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej, co jest wynikiem znacznie gorszym od konkurencji.
- Kwestie bezpieczeństwa: Brak szyfrowania typu zero-knowledge, co budzi niepokój niektórych użytkowników w kwestii prywatności.
- Rozczarowujące możliwości wyszukiwania: brak wyszukiwania opartego na metadanych, co utrudnia lokalizację plików w dużych repozytoriach.
- Kosztowne dla zespołów: ceny mogą szybko wzrosnąć, zwłaszcza w przypadku firm z wieloma użytkownikami.
Ceny Dropbox
- Plus: 9,99 USD/miesiąc za 2 TB (1 użytkownik)
- Essentials: 16,58 USD/miesiąc za 3 TB (1 użytkownik)
- Biznes: 15 USD/użytkownik/miesiąc, od 9 TB (minimum 3 użytkowników)
- Business Plus: 24 USD/użytkownik/miesiąc, od 15 TB (minimum 3 użytkowników)
Oceny i recenzje Dropbox
- G2: 4,4/5 (ponad 28 000 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 21 000 recenzji)
✨ Idealne dla: użytkowników poszukujących prostego sposobu udostępniania plików i bezpiecznego tworzenia kopii zapasowych.
Przeczytaj również: Jak być bardziej zorganizowanym w pracy? Praktyczne porady i wskazówki
5. Trello z Butler AI (najlepsze rozwiązanie do współpracy zespołowej z automatycznymi cyklami pracy)
Trello to wizualne narzędzie do zarządzania zadaniami, które wyrobiło sobie niszę w organizacji projektów.
Dodaj Butler AI, a otrzymasz zautomatyzowane narzędzie, które eliminuje powtarzalne zadania, pozwalając Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze — rzeczywistej pracy.
☕ Opinia użytkowników: Ludzie doceniają Trello, ponieważ jest proste w użyciu, pozwala tworzyć niestandardowe przepływy pracy i sprawia, że zarządzanie zadaniami oraz współpraca zespołowa są łatw ne, a wszystko to wspierane przez pomocną obsługę klienta.
Najlepsze funkcje Trello
- Wizualna organizacja zadań: zarządzaj zadaniami za pomocą tablic, list i kart, które można łatwo przeciągać i upuszczać.
- Automatyzacja AI Butler : Automatyzuj czynności takie jak przenoszenie kart, przypisywanie zadań i ustalanie terminów wykonania bez konieczności kodowania.
- Widoki niestandardowe: przełączaj się między kalendarzem, osią czasu, pulpitem nawigacyjnym i innymi widokami, aby wizualizować swoje projekty na wiele sposobów.
- Integracje Power-Up: połącz się z narzędziami takimi jak Slack, Google Drive i Jira, aby scentralizować cykl pracy.
- Współpraca stała się prosta: przydzielaj zadania, udostępniaj tablice i komunikuj się płynnie — wszystko w czasie rzeczywistym.
Limit Trello
- Podstawowe analizy: funkcje raportowania mają limit w porównaniu z innymi narzędziami do zarządzania projektami.
- Zagracone tablice dla dużych projektów: Wraz ze wzrostem liczby zadań zarządzanie tablicami może stać się trudne.
- Zaawansowane funkcje wymagają aktualizacji: wiele funkcji premium, takich jak wykresy Gantt, wymaga ulepszeń lub planów wyższego poziomu.
Ceny Trello
- Free: 0 USD/miesiąc
- Standard: 5 USD/użytkownik/miesiąc
- Premium: 10 USD/użytkownik/miesiąc
- Enterprise: 17,50 USD/użytkownik/miesiąc
Oceny i recenzje Trello
- G2: 4,4/5 (ponad 13 600 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 23 000 recenzji)
✨ Idealne dla: zespołów realizujących automatyzację cyklu pracy w zarządzaniu projektami.
Przeczytaj również: 10 najlepszych alternatyw dla Box do zarządzania zawartością w Enterprise
6. Evernote (najlepszy do robienia notatek z zaawansowaną organizacją)
Evernote wyróżnia się jako zaawansowana aplikacja do tworzenia notatek dla użytkowników, którzy cenią sobie uporządkowane, szczegółowe i łatwo dostępne informacje.
Jego potężne funkcje i intuicyjna konstrukcja sprawiają, że idealnie nadaje się do użytku osobistego i zawodowego. Użytkownicy mogą korzystać z jego natywnych funkcji AI do pisania, edytowania i udostępniania swoich notatek.
☕ Opinia użytkowników: Użytkownicy doceniają możliwość wydajnego konsolidowania i organizowania notatek w Evernote, co ułatwia śledzenie wydarzeń, zarządzanie projektami i utrzymywanie spójności zespołów dzięki dobrze zorganizowanym notatnikom i tagom.
Najlepsze funkcje Evernote
- Zaawansowane funkcje wyszukiwania: wykorzystaj optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) do wyszukiwania tekstu w obrazach, plikach PDF i zeskanowanych dokumentach.
- Stosy notatników i tagi: organizuj notatki za pomocą elastycznego systemu notatników, stosów i tagów dostosowanych do Twojego cyklu pracy.
- Konfigurowalny pulpit nawigacyjny: płatne plany umożliwiają dostosowanie widżetów, zapewniając spersonalizowane wrażenia na ekranie głównym.
- Synchronizacja między platformami: uzyskaj dostęp do notatek na wielu urządzeniach, od komputerów stacjonarnych po aplikacje mobilne, dzięki czemu zawsze będziesz mieć aktualne informacje.
- Skanowanie i digitalizacja dokumentów: przekształcaj fizyczne dokumenty w przeszukiwalne, zdigitalizowane pliki bezpośrednio w aplikacji.
Ograniczenia Evernote
- Wysokie ceny za funkcje premium: zaawansowane funkcje są dostępne tylko w płatnych planach, które są droższe niż u konkurencji.
- Ograniczenia synchronizacji urządzeń w planach Free Plan: Użytkownicy Free Plan mogą synchronizować tylko dwa urządzenia.
- Aktualizacje interfejsu budzą kontrowersje: ostatnie zmiany w wyglądzie spowodowały niezadowolenie wśród długoletnich użytkowników.
Ceny Evernote
- Free: 0 USD/miesiąc – synchronizacja dwóch urządzeń, 60 MB przesyłanych danych, ograniczone funkcje z limitem
- Osobisty: 10,83 USD/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Profesjonalny: 14,17 USD/miesiąc (rozliczane rocznie)
- Teams: 20,83 USD/miesiąc (rozliczane rocznie)
Oceny i recenzje Evernote
- G2: 4,4/5 (ponad 2000 recenzji)
- Capterra: 4,4/5 (ponad 8200 recenzji)
✨ Idealny dla: użytkowników zwracających uwagę na szczegóły, potrzebujących zaawansowanych funkcji do robienia notatek.
Dowiedz się więcej o organizowaniu: Organizowanie plików i folderów: strategie usprawniające cykl pracy
7. M-Files (najlepszy do organizacji plików opartej na metadanych)
M-Files to przykład tego, co można uzyskać, łącząc system zarządzania dokumentami z możliwościami AI. Przejmuje on nieuporządkowane pliki cyfrowe, przyczepia im etykiety metadanych i organizuje w przystępny, przejrzysty sposób.
Niezależnie od tego, czy toniesz w folderach, czy wciąż poszukujesz „najnowszej wersji” dokumentu, M-Files jest po Twojej stronie.
☕ Opinia użytkowników: M-Files przekonuje użytkowników, upraszczając cykl pracy, usprawniając współpracę zespołów nad zadaniami i zapewniając bezpieczeństwo dokumentów dzięki konfigurowalnym funkcjom uprawnień.
Najlepsze funkcje M-Files
- Organizacja plików oparta na metadanych: zapomnij o folderach — M-Files etykietuje dokumenty metadanymi, takimi jak nazwy klientów, daty i statusy, dzięki czemu możesz szybko znaleźć wszystko za pomocą szybkiego wyszukiwania.
- Automatyzacja cyklu pracy: zautomatyzuj cykl życia dokumentów za pomocą narzędzi, które przypisują zadania, powiadamiają interesariuszy i zapewniają, że nic nie utknie w martwym punkcie.
- Kontrola wersji: zachowaj jedną ostateczną wersję każdego dokumentu, eliminując duplikaty i zapobiegając pomyleniu wersji.
- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR): wyszukuj określone fragmenty tekstu nawet w zeskanowanych dokumentach, dzięki czemu Twoje archiwa będą tak samo łatwe do przeszukiwania jak Google.
- Proste integracje: płynna synchronizacja z narzędziami takimi jak Microsoft Teams, Salesforce i DocuSign zapewnia usprawniony cykl pracy.
Ograniczenia M-Files
- Krzywa uczenia się w zakresie tagowania metadanych: tradycjonaliści mogą mieć trudności z dostosowaniem się do systemu opartego na metadanych.
- Problemy z prędkością: większe pliki lub większe obciążenie mogą czasami spowalniać działanie platformy.
- Niestandardowe ceny: Ceny nie są przejrzyste, co może stanowić utrudnienie podczas planowania budżetu.
Ceny M-Files
- Niestandardowe ceny
Oceny i recenzje M-Files
- G2: 4,3/5 (ponad 140 recenzji)
- Capterra: 4,3/5 (ponad 190 recenzji)
✨ Idealny dla: firm zarządzających cyklami pracy opartymi na metadanych i wymagających obsługi dużej ilości dokumentów.
Przeczytaj również: Optymalizacja cyklu pracy związanego z zarządzaniem dokumentami: najlepsze praktyki zwiększające organizację
8. Zoho WorkDrive (najlepszy do współpracy zespołowej i elastycznego udostępniania plików)
Niezależnie od tego, czy prowadzisz start-up zatrudniający trzech pracowników, czy zarządzasz wielką korporacją zatrudniającą tysiące osób, Zoho WorkDrive jest rozwiązaniem stworzonym z myślą o nowoczesnym miejscu pracy.
Dzięki funkcjom zorientowanym na pracę zespołową, takim jak foldery udostępniane, konfigurowalne kontrole dostępu i wbudowany pakiet biurowy, zapewnia on Twojemu zespołowi wszystko, czego potrzebuje, aby projekty przebiegały płynnie.
Ponadto synchronizuje się bez wysiłku między urządzeniami, umożliwiając pracę w dowolnym miejscu — tak, nawet w ulubionej kawiarni.
☕ Opinia użytkowników: Zoho WorkDrive jest lubiany przez użytkowników za przyjazny dla użytkownika interfejs, silną ochronę danych i potężne narzędzia do współpracy.
Najlepsze funkcje Zoho WorkDrive
- Foldery zespołowe: udostępnianie plików bez wysiłku między zespołami dzięki uprawnieniom opartym na roli, aktualizacjom w czasie rzeczywistym i sekcji „nieprzeczytane”, która pozwala nadrobić zaległości w nowych działaniach.
- Wbudowany pakiet biurowy i aplikacje: Twórz dopracowane prezentacje, arkusze kalkulacyjne lub umowy za pomocą Writer, Sheet i Show — bezpośrednio z obszaru roboczego WorkDrive.
- Bezpieczne udostępnianie zewnętrzne: zabezpiecz udostępnione linki hasłami, terminem ważności i limitami pobierania. Dodatkowo śledź widoki i pobrania, aby uzyskać dodatkową kontrolę.
- Oddelegowane uprawnienia administracyjne: administratorzy zespołów mogą udostępniać obciążenie pracą, przypisując role administracyjne, zapewniając płynne działanie bez nadmiernego obciążania jednej osoby.
- Aplikacja komputerowa TrueSync: synchronizuj pliki na wielu urządzeniach, pracuj w trybie offline i wykonuj selektywną synchronizację, aby uzyskać maksymalną elastyczność.
Limit Zoho WorkDrive
- Brak szyfrowania typu zero-knowledge: Twoje dane nie są w pełni szyfrowane, chociaż nadchodząca funkcja BYOK obiecuje lepsze bezpieczeństwo.
- Przytłaczający interfejs: bogaty w funkcje interfejs użytkownika może wydawać się labiryntem dla początkujących timerów.
- Limit zaawansowana synchronizacja: nie ma jeszcze opcji synchronizacji na poziomie bloków ani synchronizacji selektywnej, ale aktualizacje są w trakcie opracowywania.
- Ukryte funkcje: kluczowe narzędzia, takie jak „Kosz” i „Elementy udostępnione”, nie są łatwo dostępne na pulpicie nawigacyjnym.
- Limity przesyłania plików: Plany ograniczają przesyłanie plików, maksymalnie do 250 GB na plik w planie Business.
Ceny Zoho WorkDrive
- Pakiet startowy: 2,50 USD/użytkownik/miesiąc
- Zespół: 4,50 USD/użytkownik/miesiąc
- Biznes: 9 USD/użytkownik/miesiąc
Oceny i recenzje Zoho WorkDrive
- G2: 4,3/5 (232 recenzje)
- Capterra: 4,7/5 (59 recenzji)
✨ Idealne dla: zespołów współpracujących, które potrzebują elastycznych narzędzi do udostępniania plików.
Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do udostępniania plików online
Nie musisz już szukać — Twoje pliki znalazły swoją stronę główną w ClickUp.
„Organizacja nie polega na dążeniu do perfekcji. Chodzi o wydajność. Zmniejszenie stresu i bałaganu, oszczędność czasu i pieniędzy oraz poprawa ogólnej jakości życia” – mówi autor Christina Scalise.
Dzięki funkcjom takim jak zarządzanie plikami oparte na AI i intuicyjna hierarchia projektów, ClickUp zapewnia porządek i dostępność plików, dzięki czemu spędzasz mniej czasu na wyszukiwaniu, a więcej na pracy.
Gotowy, aby pożegnać się z cyfrowym gromadzeniem danych? Zarejestruj się w ClickUp już teraz i zabezpiecz swoje pliki.