Niezależnie od charakteru prowadzonej działalności, zarządzanie dostawcami wymaga poruszania się w złożonych relacjach, umowach i wymogach zgodności.
A co najgorsze? Proces zakupu może być skomplikowany bez odpowiednich narzędzi, co prowadzi do wzrostu kosztów i niewykorzystanych możliwości.
W tym miejscu korzystanie z szablonów list dostawców w Excelu robi znaczącą różnicę. Szablony te zapewniają uporządkowany sposób organizowania, monitorowania i analizowania informacji o dostawcach, pomagając w podejmowaniu świadomych decyzji i usprawniając procesy zakupowe.
Na tym blogu omówimy kluczowe elementy dobrego szablonu listy dostawców i najlepsze darmowe szablony, które pomagają zoptymalizować zarządzanie dostawcami.
**Co składa się na dobry szablon listy dostawców w Excelu?
Szablon listy preferowanych dostawców, gdy obejmuje wszystkie podstawy, może zoptymalizować procesy zakupowe i poprawić zdolność do zarządzania powiązaniami z dostawcami.
Skuteczny szablon listy dostawców (oparty na Excelu lub Arkuszach Google) jest uporządkowany, konfigurowalny i łatwy w użyciu:
- Układ strukturalny: Wybierz plik szablon listy dostawców z jasno określonymi wierszami i kolumnami, aby ułatwić nawigację i wprowadzanie danych
- Niezbędne pola: Wybierz szablon, który pełni funkcję niezbędnych pól, takich jak nazwa dostawcy, dane kontaktowe, warunki płatności, oceny wydajności i inne ważne informacje, umożliwiając zarządzanie kluczowymi informacjami i przechowywanie ich w jednym miejscu
- Opcje dostosowywania: Priorytetem jest szablon listy dostawców, który umożliwia dostosowanie sekcji szablonu do konkretnych potrzeb biznesowych
- Funkcje analizy danych: Preferowany szablon powinien mieć narzędzia do sortowania i analizowania danych dostawców zgodnie z wymaganiami, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji dotyczących odnawiania umów
- Możliwość integracji: Wybierając darmowy szablon listy dostawców, możesz bezproblemowo zintegrować go z obecnym systemem obiegu dokumentów, oszczędzając cenny czas i wysiłek
Najlepsze 7 szablonów list dostawców
Oto kilka z najlepszych darmowych szablonów list dostawców, które usprawnią i poprawią twoją pracę
wydajność:
1. Szablon listy sprzedawców by Vencru
via
Vendor List Template by Vencru oferuje nieskomplikowane, konfigurowalne i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie do zarządzania dostawcami. Utwórz kompleksowy przegląd głównej listy dostawców za pomocą tego szablonu listy dostawców, aby skuteczniej zarządzać śledzeniem dostawców i ich powiązaniami.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Wszystkie informacje o dostawcach skonsolidowane w jednym miejscu
- Dziewięć konfigurowalnych pól dostosowanych do konkretnych potrzeb Twojego Businessu
- Możliwość współdzielenia z zespołem w celu zapewnienia płynnej komunikacji i współpracy w zakresie zadań związanych z dostawcami i datami umów
Idealny przypadek użycia ☑️ Szablon ten jest idealny dla zespołów zaopatrzeniowych i menedżerów biznesowych, którzy chcą zoptymalizować śledzenie dostawców i skonsolidować informacje o dostawcach w celu efektywnego zarządzania.
2. Szablon listy dostawców firmy HubSpot
via
Szablon Vendor List by HubSpot jest przydatnym narzędziem do organizowania informacji i śledzenia dostawców, od których regularnie kupujesz produkty lub usługi.
Jako szablon listy kontaktowej dostawców, zapewnia jasny i zwięzły format śledzenia szczegółów dostawcy i wszystkich dostępnych informacji kontaktowych.
Co ci się w nim spodoba ✨
- Unikalne ID dla wszystkich dostawców na zatwierdzonej liście dostawców
- Umożliwia dodanie nazwy i szczegółów POC dostawcy wraz z nazwą dostawcy
- Upraszcza komunikację i pomaga składać powtarzające się lub nowe zamówienia z łatwością
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest świetny dla menedżerów dostawców i organizacji, które chcą zorganizować i utrzymać kompleksową listę zatwierdzonych dostawców, aby uprościć procesy zakupowe.
3. Prosty szablon Excela do porównywania cen
via
Podjęcie decyzji, który sprzedawca najlepiej pasuje do Twojego budżetu, jest czasochłonnym procesem. Jednak Simple Price Comparison Sales Chart Excel Template by WPS sprawia, że proces ten staje się dziecinnie prosty.
Ten szablon cennika dostawców zawiera indywidualne kolumny cen i ilości dla każdego dostawcy z zatwierdzonej listy. Użyj ich, aby zrozumieć koszty związane z każdym z obecnych dostawców.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Oblicza łączny koszt wszystkich elementów od dostawcy, wraz z podatkiem i opłatami za wysyłkę
- Porównanie dostawców pod względem cen i ilości świadczonych usług
- Pomaga zidentyfikować i sporządzić krótką listę dostawców, z którymi organizacja powinna prowadzić interesy
Idealny przypadek użycia ☑️ Szablon listy dostawców jest idealny dla zespołów ds. zaopatrzenia, finansów i właścicieli małych firm. Pomaga im porównać ceny i ilości dostawców oraz zidentyfikować najlepsze opcje dla ich budżetu.
4. Tabela porównawcza dostawców według WPS
via
Jak sama nazwa wskazuje, Tabela Porównawcza Dostawców firmy WPS oferuje skuteczny i zorganizowany sposób oceny dostawców obok siebie.
Ten konfigurowalny szablon umożliwia ocenę dostawców na podstawie kluczowych kryteriów, w tym opisu produktu/usługi, rynku konsumenckiego, liczby biur i instytucji produkcyjnych oraz rodzaju własności!
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Umożliwia podejmowanie świadomych decyzji dotyczących wyboru dostawców iprocesów zaopatrzenia* Możliwość dostosowania szczegółów, takich jak ceny, jakość produktów/usług itp.
- Działa dobrze na różnych urządzeniach, w tym Windows, MAC i Android
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest przydatny dla menedżerów dostawców, kierowników działów HR i firm, które chcą oceniać i porównywać dostawców w oparciu o kluczowe kryteria w celu podejmowania decyzji o wyborze dostawcy.
5. Szablon bazy danych dostawców od Weproc
via
Zarządzaj swoimi dostawcami z łatwością dzięki szablonowi Supplier Database firmy Weproc. W pełni konfigurowalny i przyjazny dla użytkownika szablon pozwala na prowadzenie scentralizowanego rejestru wszystkich kluczowych informacji o dostawcach.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Wskaźniki statystyczne do monitorowania wydajności dostawców i limitowania ryzyka związanego z łańcuchem dostaw
- Dedykowana kolumna opinii do oceny każdego dostawcy
- Niestandardowe pola ułatwiające przegląd zarządzania umowami z dostawcami
Idealny przypadek użycia ☑️ Szablon ten jest doskonałym rozwiązaniem dla menedżerów ds. zakupów i menedżerów ds. biznesu, którzy chcą prowadzić scentralizowany rejestr informacji o dostawcach i ocen wydajności.
6. Szablon inwentaryzacji magazynu firmy Microsoft
via
Szablon Warehouse Inventory firmy Microsoft jest przydatnym narzędziem dla firm wymagających zarządzania zapasami i dostawcami.
Identyfikuj i lokalizuj zapasy w kilka sekund dzięki takim polom jak jednostka magazynowa (SKU), numer pojemnika, lokalizacja i wartość zapasów.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Pobieranie danych z poszczególnych pojemników magazynowych w dogodnym momencie
- Przypomnienia o ponownych zamówieniach
- Możliwość dostosowania za pomocą zdjęć, czcionek, animacji, wideo i innych elementów graficznych
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest idealny dla kierowników ds. zapasów i zaopatrzenia, którzy chcą zarządzać zapasami wraz z powiązaniami z dostawcami oraz zoptymalizować śledzenie zapasów i procesy zmiany zamówień.
7. Szablon do zarządzania dostawcami hurtowymi od BlueCart
via
BlueCart
Szablon Wholesale Vendor Management by BlueCart oferuje zakończone rozwiązanie dla hurtowników, którzy chcą poprawić efektywność zarządzania dostawcami.
Aby bezproblemowo zarządzać dostawcami, skorzystaj z dowolnego z czterech arkuszy dołączonych do tego szablonu opartego na Arkuszach Google - formularza rejestracji dostawcy, szablonu umowy z dostawcą, zapytania ofertowego dostawcy lub formularza zlecenia zmiany dostawcy.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Unikalny formularz zamówienia zmiany dostawcy do zmiany ilości zamówienia
- Zintegrowany formularz do rejestracji nowych dostawców
- Dołączony szablon do tworzenia umów z dostawcami
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest idealny dla hurtowników, którzy chcą zoptymalizować procesy zarządzania dostawcami, od ich rejestracji po zarządzanie umowami.
Limitations of Using Microsoft Excel/Arkusze Google for Vendor Management (Limity korzystania z Arkuszy Google Microsoft Excel do zarządzania dostawcami)
Podczas gdy szablony arkuszy kalkulacyjnych Free często okazują się przydatne do zarządzania różnymi aspektami informacji o dostawcach, mają one pewne limity. Oto niektóre z nich:
- Problemy z wydajnością w przypadku dużych zbiorów danych: Wraz ze wzrostem listy dostawców, zarządzanie danymi w Excelu staje się uciążliwe. Duże arkusze kalkulacyjne w Excelu lub Sheets spowalniają czas ładowania, utrudniając szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Oprócz opóźnień w wydajności, duże arkusze kalkulacyjne zwiększają ryzyko uszkodzenia danych
- Brak funkcji sprawdzania błędów: W przeciwieństwie do premiumoprogramowanie do zarządzania dostawcamiwiększość szablonów arkuszy kalkulacyjnych ma ograniczone możliwości wykrywania błędów. Jeśli członek zespołu popełni prosty błąd w formule lub omyłkowo doda nieprawidłową wartość całkowitego kosztu produktów lub usług, błędy te nie zostaną oznaczone. Takie niedopatrzenia prowadzą do poważnych konsekwencji finansowych i błędnych decyzji
- Brak funkcji automatyzacji: Kolejną istotną wadą szablonów dostawców w Excelu / arkuszach jest ich niezdolność do automatyzacji prostych zadań. Oznacza to, że będziesz musiał ręcznie aktualizować status zamówienia, daty umów i inne krytyczne dane, co jest żmudne i czasochłonne, pozostawiając niewiele czasu na inne ważne zadania
- Nieodpowiednie środki bezpieczeństwa: Szablon listy dostawców oparty na Excelu zapewnia podstawowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie plików i ochrona hasłem. Brak zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa sprawia, że baza danych dostawców jest podatna na naruszenia, próby włamań i inne cyberzagrożenia, narażając poufność wrażliwych danych
- Brak zaawansowanych funkcji: Excel i Sheets nie posiadają zaawansowanych funkcji niezbędnych do skutecznego zarządzania dostawcami. W przeciwieństwie do dedykowanego oprogramowania, Excel nie ma wsparcia dla automatyzacji alertów dlaumowa zakupu odnowień, pulpitów śledzenia wydajności lub dogłębnej analizy danych, co wpływa na zdolność do obsługi procesów i podejmowania rozsądnych decyzji
Alternatywne szablony Excel listy dostawców
Jeśli chcesz zarządzać dostawcami bez limitów typowych arkuszy kalkulacyjnych, dostępnych jest kilka lepszych alternatyw. Jednym z takich przykładów są szablony dostarczane przez platformę do zarządzania projektami
ClickUp
.
Szeroki zakres wysoce konfigurowalnych szablonów ClickUp, od rejestracji sprzedawców i
do listy dostawców i
zwiększają wydajność operacyjną. Ponadto ClickUp oferuje skalowalne narzędzia, od ClickUp Docs po ClickUp Brain i automatyzacje, które pomagają zoptymalizować zarządzanie dostawcami.
Przyjrzyjmy się niektórym z najlepszych szablonów dostawców oferowanych przez ClickUp, do których można uzyskać dostęp za darmo:
1. Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
The
Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
pomaga ocenić wielu dostawców i wykorzystać kluczowe wskaźniki wydajności, aby zidentyfikować tych, z którymi powinieneś współpracować.
Ten przyjazny dla użytkownika i konfigurowalny szablon listy kontrolnej w formie arkusza kalkulacyjnego umożliwia porównywanie dostawców na unikalnych polach, takich jak rentowność firmy, dział logistyki, zarządzanie terminami dostaw i terminowość, reakcja na usługi i spełnianie wymagań.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Zapewnienie zgodności dostawców z obowiązującymi przepisami
- Gromadzenie informacji zwrotnych w celu identyfikacji obszarów wymagających poprawy
- Uproszczone wdrażanie dostawców
- Funkcje takie jak śledzenie czasu, etykiety, ostrzeżenia o zależnościach i wiadomości e-mail w celu oceny ryzyka
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest idealny dla menedżerów dostawców, menedżerów HR i firm, które chcą ocenić i porównać wielu dostawców, aby zidentyfikować najlepsze partnerstwa i przyspieszyć proces wdrażania.
Pobierz szablon
2. Szablon umowy z dostawcą ClickUp
ClickUp-Vendor-Agreement – Pobierz szablon
Zdefiniuj warunki umowy między Twoją firmą a dostawcami bez wysiłku dzięki szablonowi
Szablon umowy z dostawcą ClickUp
. Szablon ten, którego funkcja jest dość oczywista z nazwy, zapewnia, że sprzedawca i organizacja są na tej samej stronie i zapobiega nieporozumieniom.
Dzięki temu szablonowi można określić prawa, obowiązki i zobowiązania każdej ze stron oraz nakreślić warunki dotyczące cen, dostaw i innych podstawowych oczekiwań.
💡 Pro Tip: Wykorzystaj narzędzia oparte na AI, takie jak
ClickUp Brain
aby uprościć proces tworzenia umów. W oparciu o podpowiedzi, ClickUp Brain generuje szczegółową, dostosowaną zawartość umów z dostawcami w tonie i języku odpowiednim do wymagań biznesowych.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Pomaga stworzyć prawnie wiążącą umowę z dostawcą, która chroni obie strony
- Zmniejsza ryzyko nieporozumień i sporów prawnych
- Utrzymuje przejrzystość między obiema stronami
- Zapewnia zgodność z odpowiednimi przepisami
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest doskonałym rozwiązaniem dla organizacyjnych teamów prawnych i właścicieli małych firm w celu ustanowienia jasnych, niezawodnych umów, które opisują prawa, obowiązki i warunki między nimi a dostawcami.
Pobierz szablon
3. Szablon głównej listy dostawców ClickUp
Szablon głównej listy dostawców – Pobierz szablon
Monitorowanie kluczowych informacji o każdym dostawcy łatwo staje się przytłaczające, dlatego doskonałym pomysłem jest skorzystanie z narzędzi takich jak
Szablon głównej listy dostawców ClickUp
. Szablon ten umożliwia rejestrowanie, organizowanie i przechowywanie ważnych informacji w scentralizowanym miejscu bez marnowania czasu na przeglądanie różnych starych arkuszy kalkulacyjnych.
Możesz wyszukać konkretnego dostawcę według nazwy, danych kontaktowych, branży itp. Ponadto masz również możliwość współpracy z członkami zespołu w zakresie działań związanych z zarządzaniem dostawcami.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Pomaga zbudować scentralizowaną bazę danych do zarządzania dostawcami
- Optymalizuje proces zarządzania dostawcami
- Ułatwia inteligentne podejmowanie decyzji dotyczących wyboru potencjalnych dostawców
- Zapewnia widoczność wydatków dostawców
Idealny przypadek użycia ☑️ Szablon ten jest doskonałym rozwiązaniem dla menedżerów ds. dostawców, małych i jednoosobowych firm oraz większych przedsiębiorstw, które chcą stworzyć uporządkowaną i scentralizowaną bazę danych dostawców, która zwiększa widoczność i pomaga w strategicznym wyborze dostawców.
Pobierz szablon
4. Szablon retro dla sprzedawcy ClickUp
Szablon retrospektywny sprzedawcy ClickUp – Pobierz szablon
The
Szablon retro sprzedawcy ClickUp
umożliwia tworzenie retrospektyw lub studiów przypadku dla każdego dostawcy i określanie, które umowy należy odnowić, a które rozwiązać.
Szablon ten pomaga ocenić dostawców pod kątem kosztów, jakości, obsługi klienta itp. Ponadto umożliwia identyfikację i śledzenie trendów w zakresie kluczowych wskaźników, takich jak czas dostawy, uzyskanie wglądu w wydajność dostawcy, wskazanie obszarów wymagających poprawy i przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych dostawcom.
Pro Tip:
Pulpity ClickUp
zapewnia wgląd w wydajność dostawcy i trendy na pierwszy rzut oka. Narzędzie to prezentuje dane na różnych atrakcyjnych wizualnie wykresach i grafach, pozwalając użytkownikom na uchwycenie kluczowych informacji i wzorców w ciągu kilku sekund.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Połączenie SOW i wyników dostawców, dzięki czemu można zobaczyć, które relacje z dostawcami są korzystne dla firmy
- Pomaga zaprojektować skuteczne ramy dla rozwiązywania problemów i ustawienia oczekiwań
- Konsoliduje informacje na temat takich czynników, jak koszty, jakość, obsługa klienta i inne
- Ułatwia podejmowanie świadomych decyzji dotyczących odnawiania umów
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest idealny dla firm, które korzystają z usług wielu dostawców i muszą zoptymalizować swoje działania. Pomaga kompleksowo ocenić wydajność każdego dostawcy i promuje świadome odnawianie umów.
Pobierz szablon
5. Szablon zadania audytu dostawcy ClickUp
Pulpit zadań audytu dostawcy ClickUp – Pobierz szablon
The
Szablon zadania audytu dostawcy ClickUp
to przyjazne dla użytkownika narzędzie usprawniające procesy audytu dostawców. Zapewnia zgodność z odpowiednimi standardami i przepisami branżowymi oraz zmniejsza możliwość wystąpienia kosztownych błędów i problemów.
Skorzystaj z tego szablonu, aby uporządkować informacje o audytach dostawców, szybko tworzyć i przydzielać zadania audytowe odpowiednim osobom oraz śledzić ich postępy.
💡 Pro Tip: Uprość proces zarządzania zadaniami audytowymi jeszcze bardziej dzięki
Zadania ClickUp
. To narzędzie pomaga tworzyć zadania, które można śledzić, grupować je według etykiet i statusów, ustawiać terminy i priorytety oraz kończyć wszystkie prace na czas.
Co ci się w nim spodoba ✨
- Umożliwia tworzenie kryteriów audytu dostawców
- Pomaga upewnić się, że zadania audytowe są wykonywane prawidłowo
- Pozwala ocenić, czy dostawcy spełniają Twoje oczekiwania
- Zapewnia jasną i przejrzystą ścieżkę audytu do wykorzystania w przyszłości
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest przydatny dla zespołów ds. zaopatrzenia i zarządzania jakością, ponieważ pomaga im usprawnić audyty i inspekcje dostawców oraz zapewnić zgodność ze standardami i przepisami branżowymi.
Pobierz szablon
6. Szablon zamówień ClickUp
Szablon zamówień ClickUp – Pobierz szablon
Procesy zakupowe wymagają starannego planu i obejmują kilka scen, począwszy od pozyskiwania materiałów, a skończywszy na
notatka o otrzymanych towarach
scena. Etap
Szablon zamówień ClickUp
ułatwia wygodne zarządzanie każdą sceną.
Szablon ten umożliwia stworzenie ustandaryzowanego, uczciwego i przejrzystego procesu zamówień. Pomaga monitorować i śledzić wszystkie działania związane z zakupami, usprawnia komunikację z dostawcami i zmniejsza ryzyko błędów.
Co Ci się w nim spodoba ✨
- Dostarcza niestandardowe opcje, aby spełnić unikalne wymagania Twojego Businessu
- Zapewnia płynne działanie całego procesu zarządzania łańcuchem dostaw
- Ułatwia współpracę z członkami zespołu i dostawcami w celu optymalizacji dostaw
- Organizuje wszystko w niekodowanej bazie danych z wizualizacjami
Idealny przypadek użycia ☑️ Ten szablon jest idealny dla Teams zaopatrzenia, menedżerów zakupów i organizacji, które chcą zarządzać całym cyklem zaopatrzenia, od pozyskiwania do dostawy, aby zabezpieczyć odpowiednie towary w odpowiednich cenach.
Zarządzaj procesami dostawców i zamówień skutecznie dzięki ClickUp
Skuteczne zarządzanie dostawcami ma kluczowe znaczenie dla utrzymania dobrych relacji z dostawcami i zapewnienia odpowiednich produktów w ramach przydzielonego budżetu.
Podczas gdy narzędzia takie jak szablony list dostawców w Arkuszach i Excelu ułatwiają zarządzanie dostawcami, mają one pewne limity. Dlatego też należy zbadać alternatywne opcje, takie jak narzędzia dostarczone przez ClickUp, które skutecznie rozwiązują te limity i optymalizują procesy zakupowe .
Dedykowane, przyjazne dla użytkownika i konfigurowalne szablony ClickUp do zarządzania dostawcami sprawiają, że obsługa spraw od list dostawców po formularze zamówień jest bezproblemowa. Zachęcają one do łatwego zarządzania i śledzenia wielu dostawców, umów i zamówień.
Zarejestruj się w ClickUp
i zwiększ swoją ogólną wydajność zarządzania dostawcami już dziś!