Każda organizacja współpracuje z wieloma dostawcami w szerokim zakresie. Może to być zakup laptopów/innej elektroniki, zarządzanie listą płac, prowadzenie szkoleń/warsztatów, ochrona biura, audyty jakości, lub outsourcing zarządzania projektami . Badania pokazują, że liczba dostawców zewnętrznych wykorzystywanych przez organizację wzrosła w ciągu ostatnich dwóch lat. Tendencja ta będzie się utrzymywać.
Aby skutecznie i bezpiecznie zarządzać rosnącą siecią dostawców, potrzebny jest solidny system zarządzania dostawcami. Zobaczmy, jak zbudować skuteczny system zarządzania dostawcami.
Czym jest zarządzanie dostawcami?
Zarządzanie dostawcami to proces utrzymywania zdrowych relacji z dostawcami i usługodawcami organizacji. Obejmuje on kilka działań, takich jak:
- Wybór dostawcy
- Negocjowanie umów
- Wdrażanie dostawców i umożliwianie im dostępu
- Otrzymywanie faktur i dokonywanie płatności
- Ocena wydajności
- W razie potrzeby oddelegowanie dostawcy
Skuteczny proces zarządzania dostawcami ma fundamentalne znaczenie do zrobienia czegoś dobrze. Umożliwia organizacjom budowanie strategicznych relacji z dostawcami, zapewniając jakość, niezawodność i opłacalność ich produktów i usług. Ma również kluczowe znaczenie dla płynnego działania, ograniczania ryzyka i zarządzania łańcuchem dostaw.
Oto kilka szczegółowych korzyści.
Korzyści z zarządzania dostawcami
Powodzenie w zarządzaniu dostawcami jest tak samo istotne jak zarządzanie siłą roboczą lub doświadczeniem pracowników. Pomaga organizacji wykorzystać sieć dostawców/usługodawców w celu zmaksymalizowania wzajemnych korzyści. Oto jak to zrobić.
Szczegółowa widoczność
Pierwszą i najważniejszą korzyścią z dobrego zarządzania relacjami z dostawcami jest widoczność. Pomaga to organizacjom zrozumieć:
- Kto jest dostawcą jakiego produktu/usługi
- Jaka jest cena każdego produktu/usługi
- Czy wszystkie umowy dotyczące poziomu usług (SLA) są dotrzymywane?
- Czy są jakieś faktury oczekujące na zapłatę?
Śledzenie w czasie rzeczywistym wszystkich działań związanych z dostawcami pozwala wyeliminować marnotrawstwo, zwiększyć bezpieczeństwo i zoptymalizować wydajność.
Szablon ClickUp
do śledzenia wskaźników KPI zarządzania dostawcami
Zwiększona wydajność
System zarządzania dostawcami ustawia dostawcę na powodzenie. Określa zakres prac do zrobienia, kryteria akceptacji i terminy.
Dla dostawcy taka przejrzystość ułatwia proces dostarczania produktu/usługi. Dla zespołów zakupowych organizacji usprawnia to relacje. Dzięki dobremu zarządzaniu dostawcami można:
- Automatyzację powtarzalnych procesów
- Usprawnić cykl pracy dla lepszej spójności
- Skupić się na strategicznych inicjatywach zamiast na zwykłych administratorach
Ograniczanie ryzyka
Zarządzanie dostawcami pomaga w ustawieniu strategicznego podejścia do identyfikacji i ograniczania ryzyka, zarówno niezgodności z przepisami, jak i niewykonania zadań. Solidny system zarządzania dostawcami będzie posiadał procesy, automatyzację i listy kontrolne dla:
- Oceny możliwości dostawcy
- Zarządzanie zgodnością z przepisami
- Zgodność ze standardami i politykami firmy
- Niezawodność i historia usług
Praktyki zarządzania dostawcami można wykorzystać do zrobienia sprawdzeń przeszłości, zażądania ujawnienia informacji finansowych i przejrzenia referencji, aby upewnić się, że dostawca nie stanowi ryzyka prawnego lub operacyjnego. Identyfikując i ograniczając te zagrożenia z wyprzedzeniem, można uniknąć kosztownych zakłóceń, kar prawnych i uszczerbku na reputacji.
Wyniki ESG
Cele środowiskowe, społeczne i związane z zarządzaniem (ESG) stają się niezwykle ważne dla organizacji na całym świecie. Dobry system zarządzania dostawcami pomaga dostosować wybór dostawców do strategii ESG, w tym praktyk pracowniczych, różnorodności i zaangażowania społeczności.
Zarządzanie strategiczne
Solidne narzędzie do zarządzania dostawcami zapewnia cenny wgląd w schematy wydatków, wyniki dostawców i trendy rynkowe, wspierając podejmowanie strategicznych decyzji.
Na przykład, jeśli dane pokazują, że wydajesz więcej na konsultantów technicznych, możesz rozważyć zatrudnienie własnego zespołu jako alternatywy.
Wdrażając system zapewniający korzyści w zakresie zarządzania dostawcami, prawdopodobnie napotkasz kilka wyzwań.
Wyzwania związane z zarządzaniem dostawcami i rozwiązaniami
Wyzwania związane z systemami zarządzania dostawcami można zrozumieć w zarządzaniu umowami i ograniczaniu ryzyka.
Zarządzanie umowami
Kontrakt to kompleksowe ustawienie warunków, które definiują powiązania między dostawcą a firmą. Stwarza to różne wyzwania, takie jak:
Skala: Jeśli musisz przeprowadzić sześć kontroli dla jednego dostawcy, to w przypadku sieci składającej się z dziesięciu dostawców będziesz musiał wykonać 60 zadań. Ręczne do zrobienia dla każdego nowego dostawcy lub renegocjacji umowy może być żmudne.
Złożoność: Umowy mogą zawierać wiele powiązanych ze sobą klauzul dotyczących śledzenia zobowiązań, kamieni milowych, rezultatów, płatności, rozstrzygania sporów itp. Co ważniejsze, nie można użyć tej samej umowy dla dostawcy usług programistycznych i dostawcy kawy: im więcej dostawców, tym bardziej złożone warunki.
Elastyczność: Umowy muszą być sztywne, aby można je było wyegzekwować. Business musi jednak uczynić je na tyle elastycznymi, aby można je było dostosować do zmieniających się potrzeb biznesowych, aktualizacji przepisów lub problemów z wydajnością.
Zgodność: W umowie obie strony zgadzają się na określone warunki. Zapewnienie, że warunki te są spełnione przez cały okres obowiązywania umowy może być sporym wyzwaniem.
Zarządzanie cyklem życia umowy: Zarządzanie całym cyklem życia umowy, w tym odnowieniami, renegocjacjami i rozwiązaniami, może być skomplikowane, zwłaszcza jeśli umowy są długoterminowe.
Widoczność i integracja: Utrzymanie scentralizowanej bazy danych dokumentacji, która jest dostępna dla wszystkich w razie potrzeby. Rozproszone systemy mogą utrudniać przepływ informacji, prowadząc do nieefektywności i błędów.
Ocena ryzyka
Wszystkie powyższe problemy związane z zarządzaniem umowami są potęgowane przez ryzyko, jakie otwierają przed organizacjami. Niektóre z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem ryzykiem to:
Standaryzacja: Nie można przeprowadzić takiej samej oceny ryzyka dla każdego dostawcy. Jednak tworzenie unikalnej listy kontrolnej dla każdego dostawcy może być żmudne.
Spójność: Zapewnienie spójności w ocenie, punktacji i priorytetyzacji ryzyka w różnych działach lub jednostkach biznesowych może skomplikować proces zarządzania dostawcami.
Ograniczenia zasobów: Przeprowadzenie dokładnej oceny wymaga znacznych zasobów czasowych, specjalistycznej wiedzy i technologii.
Cyberbezpieczeństwo i prywatność danych: Szybka cyfryzacja sprawia, że zarządzanie cyberbezpieczeństwem i prywatnością danych związanych z dostawcami jest skomplikowane.
Aby sprostać tym wyzwaniom i wzmocnić praktykę zarządzania dostawcami, potrzebne są odpowiednie narzędzia i procesy.
Jak zbudować system zarządzania dostawcami?
Zbudowanie wydajnego systemu zarządzania dostawcami nie musi wiązać się z tworzeniem nowego oprogramowania. Możesz wybrać oprogramowanie stworzone w tym celu lub dostosować solidne narzędzie do zarządzania projektami do zarządzania relacjami z dostawcami.
Wiele organizacji korzysta z ClickUp do zarządzania relacjami z dostawcami, ustawiając procesy, zadania, listy kontrolne i przypomnienia. Jeśli chcesz zbudować system zarządzania dostawcami dla swojej organizacji, oto jak możesz to zrobić.
1. Zdefiniuj wymagania
Zacznij od jasnego zdefiniowania celów i wymagań systemu zarządzania dostawcami. Ustawienie jasnych celów ukierunkuje rozwój i wdrożenie systemu.
Niektóre z typowych celów biznesowych, które organizacje chcą osiągnąć dzięki strategii zarządzania dostawcami, to
- Oszczędność kosztów
- Zarządzanie ryzykiem
- Śledzenie umów SLA
- Przeglądy wydajności
- Zarządzanie finansami
2. Ustawienie oprogramowania do zarządzania dostawcami
W oparciu o potrzeby i wymagania, które zidentyfikowałeś wcześniej, ustaw następujące funkcje, aby stworzyć solidne podstawy.
Zapytania ofertowe
Każde powiązanie z dostawcą zaczyna się od zapytania ofertowego (RFP). Ustawienie oprogramowanie do zarządzania zakupami do zbierania informacji za pomocą jednego standardowego formularza. Umożliwienie przeglądania danych dostawców w formie listy / sortowania według określonych etykiet, co ułatwia tworzenie krótkich list i porównywanie podmiotów. Formularze ClickUp to świetne miejsce na ustawienie tego w ramach praktyki zarządzania dostawcami. Użyj Zapytanie ofertowe (RFP) ClickUp szablon umożliwiający natychmiastowe rozpoczęcie pracy.
uzyskaj wszystkie szczegóły od dostawców za pomocą szablonu RFP ClickUp_
Oceń ryzyko dostawcy
Ustawienie standardowych audytów ryzyka, które oceniają dostawców w wielu wymiarach, takich jak kondycja finansowa, stabilność operacyjna, zgodność z przepisami i praktyki w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Dane te można gromadzić za pomocą formularzy ClickUp. Możesz również ustawić zadania za pomocą list kontrolnych wielokrotnego użytku, aby pomóc zespołom zakupowym przyspieszyć proces.
listy kontrolne w zadaniach ClickUp w celu zapewnienia zgodności dostawcy_
Integracja
Połączenie z dostawcą/ oprogramowanie do zarządzania kontrahentami do różnych narzędzi Enterprise, takich jak ERP, fakturowanie, zarządzanie płatnościami itp. Zapewnia to płynny przepływ danych i procesów między systemami, zwiększając wydajność operacyjną i minimalizując błędy.
ClickUp integruje się z ponad 1000 narzędzi, w tym Zendesk, Dropbox, Google Suite itp.
Dostosuj
Dostosuj oprogramowanie do zarządzania dostawcami do swoich unikalnych potrzeb. ClickUp posiada ponad 15 potężnych widoków, ponad 35 ClickApps , liczne szablony i integracje umożliwiają tworzenie oprogramowania dokładnie tak, jak chcesz.
widok kalendarza ClickUp do śledzenia zadań w czasie_
Wdrażanie zasad
Udokumentuj zasady i procedury, których muszą przestrzegać dostawcy i udostępnij je każdemu, kto ich potrzebuje. Na przykład, jeśli wymagasz od swoich dostawców przesyłania faktur w formacie PDF do systemu ERP, napisz standardową procedurę operacyjną (SOP) ze wsparciem w rozwiązywaniu problemów. Dokumenty ClickUp oferuje nowoczesny, dynamiczny i łatwy w użyciu interfejs do zapisywania SOP. Dzięki ClickUp Brain możesz również pytać i otrzymywać odpowiedzi, zamiast tracić czas na szukanie.
Upewnij się, że zasady te są zgodne z Twoimi celami organizacyjnymi i standardami regulacyjnymi. Skorzystaj z szablony umów .
Automatyzacja
Wykorzystaj system zarządzania dostawcami do centralizacji i automatyzacji procesów. Zamiast otrzymywać oferty przez e-mail i konsolidować je ręcznie, ustaw Szablony zapytań ofertowych (RFQ) które ułatwiają gromadzenie danych.
ClickUp Automatyzacja pozwala również na wykonywanie rutynowych czynności na autopilocie. Niektóre z najbardziej wartościowych automatyzacji w zarządzaniu dostawcami to:
- Przypisywanie zgodności z przepisami/biurem prawnym do zadania po otrzymaniu wszystkich dokumentów od dostawcy
- Przypomnienie użytkownikom o zaległych zadaniach
- Przeniesienie na osobną listę "dostawców z krótkiej listy", gdy zmieni się ich status
- Zastosowanie szablonu listy kontrolnej, gdy status zmieni się na "ocena dostawcy
Z oprogramowanie do zarządzania dostawcami po ustawieniu nadszedł czas na zarządzanie relacjami.
3. Zarządzanie relacjami z dostawcami
Onboard
Stwórz ustrukturyzowany proces wdrażania dostawców, aby upewnić się, że wszyscy nowi dostawcy spełniają standardy i wymagania organizacyjne.
- Skorzystaj z listy kontrolnej, aby upewnić się, że zebrałeś wszystkie niezbędne informacje
- Stwórz użytkowników dostawców w ClickUp jako gości lub pełnoprawnych użytkowników, aby mieli dostęp do wszystkich potrzebnych informacji
- Przydzielaj zadania i bez wysiłku przechodź do zarządzania projektami. Możesz korzystać z ClickUp jakooprogramowanie do zarządzania zamówieniami również dla sprzedawców
- Ustaw cele na ClickUp Goals i daj swoim sprzedawcom możliwość śledzenia ich postępów
Komunikacja
Organizuj regularne spotkania i przeglądy z dostawcami. Zaproś ich do komentowania zadań i podzadań, aby mogli wyjaśnić wszystko w kontekście i w czasie rzeczywistym.
Korzystaj z Widok czatu ClickUp aby skonsolidować rozmowy z dostawcami i sprawnie odpowiadać.
widok czatu ClickUp ułatwiający współpracę z dostawcą_
Evaluate
Zdefiniowanie jasnych wskaźników wydajności i ustanowienie regularnych procesów monitorowania i oceny.
- Użycieszablony list dostawców aby śledzić wszystkich dostawców w jednym miejscu
- Skorzystaj z pulpitu ClickUp, aby omówić wskaźniki, takie jak czas dostawy, standardy jakości, opłacalność i przestrzeganie umów SLA
- Wykorzystaj te wskaźniki do oceny wydajności dostawców i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy
- Ustawienie przypomnień o odnowieniu umowy, audytach zgodności, renegocjacjach itp.
Jeśli dopiero zaczynasz budować systemy zarządzania dostawcami, nie martw się. The Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp jest idealnym punktem wyjścia. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dostawcami, od wstępnych kontroli po ocenę wydajności.
Zarządzaj swoimi dostawcami za pomocą szablonu listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
4. Optymalizuj na bieżąco
Z biegiem czasu dowiesz się więcej o swoich procesach zarządzania dostawcami, na podstawie których możesz również zoptymalizować swoje narzędzia. Na przykład, jeśli fakturowanie jest podatne na błędy, możesz użyć ClickUp Clips do samouczka procesu zrzutu ekranu.
Jeśli masz dostawców z wielu regionów geograficznych, możesz ustawić niestandardowe pole dla waluty. Możesz ustawić ostrzeżenia o zależnościach, jeśli masz dwóch dostawców pracujących nad tym samym procesem.
Wyciągaj wnioski z powiązań z dostawcami i inwestuj w ciągłe doskonalenie.
Wzmocnij swój proces zarządzania dostawcami dzięki ClickUp
Głównym celem korzystania z usług dostawców jest zmniejszenie obciążenia pracą zespołów wewnętrznych. Całe ćwiczenie jest daremne, jeśli zarządzanie projektami dostawców powoduje dodatkowe obciążenie pracą dla zespołów zajmujących się projektami/zakupami.
Dlatego też dobrze zorganizowany system zarządzania dostawcami ma kluczowe znaczenie. ClickUp's free oprogramowanie do zarządzania projektami jest elastyczne i elastyczne, dzięki czemu doskonale nadaje się również do zarządzania dostawcami.
Pomaga zarządzać całym cyklem życia, od wdrożenia dostawcy po jego wycofanie. Jest elastyczny, konfigurowalny i zaprojektowany specjalnie dla Twoich potrzeb. Usprawnia proces i automatyzuje cykle pracy.
Przynosi korzyści zarówno Tobie, jak i dostawcy. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo !
Najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu zarządzania dostawcami
1. Co należy rozumieć przez zarządzanie dostawcami?
Zarządzanie dostawcami odnosi się do sposobu, w jaki organizacje zarządzają swoimi relacjami z dostawcami i usługodawcami. Obejmuje ono wybór dostawców, negocjowanie umów, kontrolę kosztów, zarządzanie dostawami i ocenę wydajności.
2. Jakie są cztery sceny zarządzania dostawcami?
Cztery sceny zarządzania dostawcami są następujące.
- Wybór dostawcy: Identyfikacja potencjalnych dostawców, ocena możliwości i wybór jednego z nich na podstawie jakości, kosztów, niezawodności i usług
- Negocjacje umowy: Określenie warunków, cen zgodnie z modelem biznesowym dostawcy, harmonogramów dostaw, standardów jakości i umów dotyczących poziomu usług
- Monitorowanie wydajności: Śledzenie wydajności dostawcy w odniesieniu do uzgodnionych wskaźników i umów SLA
- Zarządzanie relacjami: Regularna komunikacja, rozwiązywanie problemów lub wątpliwości oraz współpraca w celu poprawy procesów i wyników
3. Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie dostawcami?
Odpowiedzialność za zarządzanie projektami dostawców jest zazwyczaj udostępniana między działami zaopatrzenia, teamami projektowymi i finansami.
- Zaopatrzenie jest odpowiedzialne za przeglądanie ofert, negocjowanie umów, wdrażanie dostawców itp.
- Interesariusze projektu będą mieli ogromny wpływ na wybór dostawcy. Będą również współpracować z dostawcą, oceniać wydajność, przekazywać informacje zwrotne, decydować o odnowieniach itp.
- Teams finansowy zajmuje się fakturami, płatnościami, ewentualnymi karami.
Dobre zarządzanie relacjami z dostawcami wymaga współpracy wszystkich tych trzech stron.