Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się rozpocząć projekt, który następnie znacznie zboczył z kursu? Winą za to może być rozszerzanie zakresu projektu, które jest częstą pułapką w większości projektów — od tworzenia oprogramowania i marketingu po budownictwo, maszyny ciężkie, a nawet inicjatywy sektora publicznego.
Ale jest na to rozwiązanie. Dobrze opracowany plan zarządzania zakresem pozwala utrzymać projekt na właściwym torze i zaoszczędzić pieniądze.
Ta przydatna lista kontrolna przedstawia kroki niezbędne do stworzenia idealnego opisu zakresu projektu dla każdej branży.
Zrozumienie opisu zakresu projektu
Opis zakresu projektu to formalny dokument, który określa granice projektu oraz definiuje, co jest, a co nie jest w nim uwzględnione. Gwarantuje on, że zespół projektowy rozumie cele, wyniki oraz ograniczenia projektu.
Opis zakresu projektu zazwyczaj zawiera cztery kluczowe elementy:
- Cele projektu: Konkretne cele i wyniki, które projekt ma osiągnąć
- Wyniki: „Namacalne” rezultaty, które zostaną osiągnięte
- Elementy wchodzące w skład zakresu (oraz wyłączone): Konkretne zadania, działania lub elementy projektu, które są (lub nie są) uwzględnione w projekcie
- Ograniczenia: Ograniczenia lub restrykcje, które mogą mieć wpływ na projekt
Stworzenie dobrze zdefiniowanego opisu zakresu projektu może pomóc w zapobieganiu rozszerzaniu zakresu i utrzymaniu projektu na właściwym torze. Opis zakresu projektu służy następującym celom:
- Ogranicza ryzyko: Dzięki jasnemu określeniu granic projektu pomaga ograniczyć ryzyko związane z rozszerzaniem zakresu, przekroczeniem kosztów i opóźnieniami w harmonogramie
- Zwiększa wydajność: Ponieważ już na samym początku wiesz, co jest kluczowe, możesz lepiej alokować zasoby i zarządzać budżetem
- Zapewnia zadowolenie interesariuszy: Ponieważ wszyscy z góry zgadzają się co do rezultatów projektu, można zminimalizować konflikty i rozszerzanie zakresu w dalszej części projektu
- Służy jako punkt odniesienia: Gdy pojawiają się niepewności lub zmieniają się członkowie zespołu, opis zakresu projektu może stanowić wiarygodne źródło informacji.
Krótko mówiąc, opis zakresu projektu zapewnia jasność, kierunek i kontrolę, co prowadzi do terminowego i zgodnego z budżetem zakończenia projektu.
Jak napisać opis zakresu projektu (z przykładami)
Skoro już wiemy, czym jest opis zakresu projektu i dlaczego jest on potrzebny, przejdźmy do tego, jak go stworzyć, aby zapewnić bardziej precyzyjny kierunek projektu i lepszą koordynację działań zespołu. Przyjrzymy się również, w jaki sposób narzędzia do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, mogą zapewnić wsparcie dla tego procesu, pomagając zespołom w organizowaniu zadań, śledzeniu postępów i wydajnej współpracy.
Oto krótkie podsumowanie kluczowych kroków:
Krótka lista kontrolna dotycząca tworzenia opisu zakresu projektu
- Określ cel projektu
- Opracuj plan zasobów
- Przygotuj listę wyników, które mają zostać dostarczone
- Określ ograniczenia projektu
- Sporządź projekt opisu zakresu projektu
- Wprowadź proces kontroli zmian
Przyjrzyjmy się temu teraz szczegółowo.
1. Określ „co” i „dlaczego”
Zrozumienie celu projektu ma fundamentalne znaczenie dla stworzenia jasnego i przekonującego opisu zakresu (oraz powodzenia projektu). Wymaga to określenia celów projektu, potrzeb biznesowych i oczekiwanych rezultatów.
Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać na tym etapie:
- Jakie problemy rozwiązuje ten projekt?
- Jakie są pożądane wyniki lub korzyści?
- W jaki sposób ten projekt wpisuje się w ogólne cele organizacji?
Krok jest Twoją gwiazdą polarną, kierującą Twoimi wyborami i decyzjami podczas kształtowania planu projektu. Na tym etapie zaangażuj cały zespół projektowy (lub przynajmniej kluczowych interesariuszy projektu). Różni członkowie zespołu nie tylko wniosą do dyskusji zróżnicowane perspektywy, ale także, gdy zaangażujesz kogoś na wczesnym etapie, poczuje się on bardziej zaangażowany w wynik projektu.
Skorzystaj z narzędzia do wirtualnej tablicy, aby dyskusja była bardziej interaktywna (szczególnie jeśli jesteś zespołem pracującym zdalnie lub w modelu hybrydowym). Na przykład szablon tablicy zakresu projektu ClickUp może pomóc w przeprowadzeniu burzy mózgów jako zespół i stworzeniu wstępnego szkicu zakresu projektu.
Szablon ten jest narzędziem wizualnym i sprzyjającym współpracy, zaprojektowanym w celu organizacji i zarządzania wszystkimi aspektami zakresu projektu. Zapewnia on scentralizowaną przestrzeń do śledzenia działań projektowych, zasobów, wyników i osi czasu, gwarantując, że nic nie zostanie pominięte. Zawiera on oddzielne pola dla każdego z kroków planu zakresu projektu:
- Informacje: Zbierz wszystkie istotne dane i fakty, które będą miały wpływ na kształt projektu. Dzięki temu wszyscy, w tym kierownik projektu, będą mieli dostęp do tych samych podstawowych informacji.
- Uzasadnienie: Wyjaśnij powody każdej decyzji podjętej w trakcie realizacji projektu. Pomaga to zharmonizować działania członków zespołu z celem i kierunkiem projektu
- Zakres: Zdefiniuj zakres projektu — co obejmuje, a czego nie obejmuje. Zapewnia to jasność co do granic i zapobiega nieporozumieniom
- Cele: Określ pożądane wyniki i cele projektu. Pomaga to kierować postępami projektu i mierzyć jego powodzenie.
- Wyniki: Określ konkretne produkty lub wyniki, które zostaną osiągnięte w ramach projektu. Służą one jako punkty odniesienia do śledzenia postępów i zakończenia projektu
- Wyłączenia: Określ, co nie wchodzi w zakres projektu, aby uniknąć rozszerzania zakresu. Ta sekcja określa oczekiwania dotyczące tego, co nie zostanie uwzględnione ani zrealizowane
- Założenia: Zidentyfikuj podstawowe założenia i potencjalne uprzedzenia mające wpływ na projekt. Uświadomienie sobie tych kwestii pomaga przewidzieć ryzyko i planować działania awaryjne.
Stanowi to solidną podstawę dla dalszego procesu planowania projektu, zapewniając większą przejrzystość podczas alokacji zasobów lub opracowywania planu projektu.
📌Przykład:
Załóżmy, że jesteś firmą budowlaną, która musi wyremontować budynek biurowy. Oto jakie byłyby Twoje „powody” (cele):
Popraw efektywność energetyczną, funkcjonalność i estetykę budynku, aby sprostać zmieniającym się potrzebom najemców i obniżyć koszty eksploatacji.
2. Przygotuj plan zasobów
Po zdefiniowaniu celów projektu nadszedł czas na ocenę zasobów potrzebnych do ich osiągnięcia. Wymagania projektowe mogą obejmować określenie niezbędnych osób, sprzętu, materiałów i budżetu.
W procesie tworzenia tego planu należy zaangażować kluczowych interesariuszy, aby zapewnić, że głos każdego zostanie wysłuchany, zwłaszcza w przypadku pracy z zespołami wielofunkcyjnymi. Kolejną najlepszą praktyką jest planowanie na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Może to być coś tak prostego, jak uwzględnienie urlopu pracownika w okresie trwania projektu, lub coś poważniejszego, jak opóźnienia w uzyskaniu zgody organów rządowych lub w logistyce dostaw materiałów.
Ponadto, planując koszty i zasoby projektu z wyprzedzeniem, lepiej zrozumiesz jego wymagania, co pomoże Ci utrzymać się w ramach budżetu.
📌Przykład:
W przypadku przykładu renowacji budynku biurowego pod kątem efektywności energetycznej plan alokacji zasobów powinien obejmować następujące elementy:
- Zasoby ludzkie: Architekci, hydraulicy, elektrycy, pracownicy budowlani, kierownicy budowy i inni
- Sprzęt i materiały: sprzęt budowlany, materiały budowlane, materiały elektryczne itp.
- Budżet: Koszty budowy, honoraria architektów i inżynierów, koszty materiałów, koszty robocizny oraz fundusz awaryjny
- Oś czasu: kluczowe kamienie milowe, plany zmian i inne
3. Sporządź listę rezultatów
Są to konkretne wyniki, które zostaną przekazane sponsorom projektu i klientom na końcu projektu. Stanowią one również punkt odniesienia do oceny powodzenia projektu i sprawdzenia, czy wszystko przebiega zgodnie z planem. Dwie ważne rzeczy, o których należy pamiętać podczas ustalania rezultatów projektu, to:
- Upewnienie się, że wyniki są realistyczne i możliwe do osiągnięcia w ramach ograniczeń projektu
- Powiązanie każdego rezultatu z konkretnym terminem lub ramami czasowymi — kamienie milowe projektu, które można wykorzystać do śledzenia, czy projekt zostanie zrealizowany na czas
Zdefiniuj konkretne zadania uwzględnione (wchodzące w zakres) i wykluczone (niewchodzące w zakres) z projektu na tym etapie.
📌Przykład:
Oto kilka elementów, które powinny znaleźć się w energooszczędnym, odnowionym budynku biurowym:
- Uzyskanie pozwoleń: Uzyskanie niezbędnych pozwoleń i zgód od lokalnych władz (jeden miesiąc)
- Poprawa efektywności energetycznej: Oświetlenie, zrównoważone budownictwo, panele słoneczne itp. (trzy miesiące)
- Odnowione wnętrza: nowoczesny wystrój, zmodernizowane pomieszczenia i zmiany w układzie (dwa miesiące)
- Certyfikat ukończenia: Uzyskanie certyfikatu ukończenia od inspektora budowlanego (jeden tydzień)
Prace wykraczające poza zakres projektu mogą obejmować wyposażenie przestrzeni biurowej, zagospodarowanie terenu i tym podobne — choć są one związane z renowacją biura, nie stanowią części Twojego projektu.
Chociaż jest to lista podstawowa, sugerujemy, aby Twoja lista kontrolna do zarządzania projektami była bardziej szczegółowa. Możesz skorzystać z narzędzia takiego jak ClickUp Checklists, aby tworzyć listy hierarchiczne — dzięki czemu żadna kwestia nie zostanie pominięta, a żadne zadanie nie umknie Twojej uwadze.
Największą zaletą list kontrolnych zadań jest to, że są czymś więcej niż zwykłą listą. Możesz:
- Przypisz konkretny element z listy do konkretnej osoby
- Użyj komentarzy, aby dodać więcej informacji na temat danego elementu
- Zagnieżdżaj elementy listy, aby ułatwić kategoryzację
Co najważniejsze, listy kontrolne można zapisać jako szablony, aby wykorzystać je ponownie w przyszłych projektach.
💡 Porada eksperta: Po co ograniczać się tylko do list kontrolnych dotyczących wyników? Możesz również stworzyć szablon listy kontrolnej, który Twój zespół będzie mógł powielać i wykorzystywać przy każdym opisie zakresu projektu — usprawniając i standaryzując proces oraz strukturę określania zakresu projektu.
4. Określ ograniczenia projektu
Wiesz, jakie są Twoje wyniki końcowe. Czas dowiedzieć się, co uniemożliwia Ci ich osiągnięcie. Może to być ograniczenie czasowe (presja, by zakończyć projekt w ograniczonym czasie bez wpływu na jakość pracy), ograniczenie budżetowe (zapewnienie klientowi tego, czego potrzebuje, ale w ramach przydzielonego budżetu), a nawet ograniczenie zasobów (znalezienie odpowiedniego zespołu do zadania).
Wykrywając te problemy na wczesnym etapie projektu, możesz opracować strategie mające na celu złagodzenie ich wpływu w trakcie cyklu życia projektu i zapewnienie jego powodzenia.
📌Przykład:
Rozpoczynając projekt renowacji biura, możesz napotkać pewne ograniczenia.
- Konieczność zakończenia remontu poza godzinami pracy, aby zminimalizować utrudnienia dla najemców
- Ograniczona dostępność wykwalifikowanych pracowników budowlanych w okolicy
- Opór najemców wobec tymczasowej relokacji podczas remontu
- Zgodność z normami i przepisami dotyczącymi budownictwa ekologicznego
5. Przygotuj projekt opisu zakresu projektu
Teraz, gdy ustaliłeś już cele projektu, zasoby i potencjalne wyzwania, nadszedł czas, aby skonsolidować swoje ustalenia w formalnym opisie zakresu projektu. Dokument ten posłuży jako mapa drogowa dla Twojego projektu, określająca jego parametry — wyniki, osie czasu i inne elementy.
Dokument określający zakres projektu będzie zawierał oddzielne sekcje dotyczące celów, rezultatów (wraz z osiami czasu), wyłączeń, założeń oraz ograniczeń. Oto kilka wskazówek dotyczących sporządzania opisu zakresu projektu:
- Używaj jasnego i zwięzłego języka, aby uniknąć niejasności
- Należy jasno zdefiniować wszelkie terminy techniczne lub skróty, które mogą być nieznane interesariuszom
- Podziel zakres na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania elementy
Na koniec udostępnij projekt opisu zakresu odpowiednim interesariuszom i poproś ich o opinię.
Oto, co klient powiedział o tym, jak ClickUp usprawnia planowanie projektów:
ClickUp można dostosować do niemal każdej potrzeby związanej z zarządzaniem projektami . Jest na tyle zaawansowany technicznie, że pozwala obsługiwać duże, wieloletnie projekty międzydziałowe, a jednocześnie można go dostosować tak, by działał jako prosta lista kontrolna na co dzień.
ClickUp można dostosować do niemal każdej potrzeby związanej z zarządzaniem projektami . Jest na tyle zaawansowany technicznie, że pozwala obsługiwać duże, wieloletnie projekty międzydziałowe, a jednocześnie można go dostosować tak, by działał jako prosta lista kontrolna na co dzień.
Jeśli po raz pierwszy tworzysz opis zakresu projektu lub chcesz go ulepszyć, pomocny może okazać się szablon planu zarządzania zakresem projektu ClickUp.
Ten szablon zakresu projektu zapewnia ustrukturyzowane podejście do tworzenia i zarządzania opisem zakresu projektu i zawiera sekcje dotyczące:
- Cele projektu: Zdefiniuj cele projektu, aby wszyscy skupili się na pożądanych wynikach
- Opis problemu: Określ główny problem, który projekt ma rozwiązać, aby uzasadnić jego konieczność
- Zadania objęte zakresem/poza zakresem: Wyjaśnij, które zadania są uwzględnione, a które wykluczone, aby zapobiec rozszerzaniu zakresu
- Wyniki: Przygotuj listę konkretnych wyników oczekiwanych na każdym etapie projektu
- Zatwierdzenie: Ustal kryteria uzyskania zgody interesariuszy w celu zapewnienia formalnej walidacji
Ten szablon zakresu projektu porządkuje wszystkie informacje związane z zakresem w jednym miejscu, pomagając menedżerom efektywnie zarządzać zmianami oraz zapewniając, że projekty są realizowane zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu.
Ponadto funkcje współpracy ClickUp — komentarze, etykiety i edycja w czasie rzeczywistym — ułatwiają zespołowi wspólną pracę nad dokumentem.
📌Przykład:
Oto jak mogłaby wyglądać ostateczna specyfikacja zakresu projektu:Tytuł projektu: Projekt modernizacji budynku biurowego
Cele projektu:
- Poprawa efektywności energetycznej budynku
- Zwiększ funkcjonalność budynku, aby sprostać potrzebom współczesnych najemców
Wyniki:
- Odnowione przestrzenie biurowe z nowoczesnymi wykończeniami i układem wnętrz
- Ulepszone, energooszczędne oświetlenie
- Ulepszony system bezpieczeństwa
- Zmodernizowane pomieszczenia ogólnodostępne (np. hol, toalety)
Zakres projektu obejmuje:
- Naprawy konstrukcyjne
- Modernizacje pod kątem zrównoważonego rozwoju
- Projektowanie wnętrz i wykończenia
Wyłączenia z zakresu:
- Zakup mebli i wyposażenia
- Działania marketingowe i związane z wynajmem
Założenia:
- Niezbędne pozwolenia i zgody zostaną uzyskane niezwłocznie
- Integralność konstrukcyjna budynku jest nienaruszona
- Dostępne są odpowiednie środki finansowe na zakończenie projektu
Ograniczenia:
- Krótki termin realizacji wynoszący sześć miesięcy
- Brak wykwalifikowanej siły roboczej
Kryteria akceptacji:
- Budynek przeszedł kontrolę i spełnia normy efektywności energetycznej
- Projekt został zakończony w ramach określonego budżetu i osi czasu
📌Oto kolejny przykład organizacji wydarzenia: coroczna konferencja.
Tytuł projektu: Coroczna konferencja branżowa
Cele projektu:
- Zorganizuj wydarzenie promujące markę i misję firmy
- Stwórz uczestnikom okazję do nawiązania połączeń i networkingu
Wyniki:
- Miejsce konferencji
- Program konferencji
- Skład prelegentów
- System rejestracji i sprzedaży biletów
- Zarządzanie wydarzeniami na miejscu
- Raport z oceny po konferencji
Zakres projektu obejmuje:
- Wybór i rezerwacja miejsca
- Rekrutacja i zarządzanie prelegentami
- Pozyskiwanie sponsorów i zarządzanie nimi
- Planowanie i koordynacja wydarzeń
- Logistyka na miejscu (np. rejestracja, wyżywienie, sprzęt audiowizualny)
Wyłączenia z zakresu:
- Bieżące działania marketingowe i promocyjne po konferencji
- Wydarzenia networkingowe po konferencji
- Publikacja materiałów konferencyjnych
Założenia:
- Dostępne są odpowiednie środki finansowe na pokrycie wszystkich kosztów
- Zostaną uzyskane niezbędne pozwolenia i zgody
- Do obsługi konferencji zostanie zapewniona odpowiednia liczba pracowników
Ograniczenia:
- Ograniczony limit budżetowy
- Krótki termin
- Dostępność obiektu
Kryteria akceptacji:
- Pozytywne opinie uczestników na temat konferencji
- Wydarzenie zostało zakończone w ramach określonego budżetu i oś czasu
Zobacz też: 15 darmowych szablonów do zarządzania projektami
6. Wprowadź proces kontroli zmian
Na koniec należy stworzyć ramy do przeglądu, zatwierdzania lub odrzucania proponowanych zmian — tak, aby były one zgodne z celami projektu i nie naruszały jego zakresu, harmonogramu ani budżetu.
Można to osiągnąć poprzez stworzenie systemu kontroli zmian. Oto jak to działa:
- Najpierw należy powołać komisję (najlepiej trzyosobową), która będzie rozpatrywać wszystkie wnioski o zmiany
- Następnie ustal proces, dzięki któremu inni członkowie zespołu będą mogli wnioskować o zmianę zakresu projektu
- Na koniec sprawdź, czy proponowana zmiana mieści się w obecnym zakresie projektu
Wykorzystaj formularz — taki jak ClickUp Forms — aby zautomatyzować ten proces. Członkowie zespołu mogą zaproponować zmianę i ją uzasadnić. Komisja może następnie ją przeanalizować i udostępnić swoją decyzję wraz z uzasadnieniem, usprawniając cały proces.
Wdrażając proces kontroli zmian, możesz skutecznie zarządzać zmianami w projekcie, zminimalizować ryzyko i uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Utrzymaj projekt na właściwym torze dzięki opisowi zakresu (i ClickUp)
Określenie zakresu prac to pierwszy krok do przygotowania projektu pod kątem powodzenia i terminowej realizacji. Dzięki temu opis zakresu staje się najlepszym przyjacielem kierowników projektów — zapewnia im jasny plan działania, który wskazuje, co należy zrobić, jakich zagrożeń należy unikać i w jaki sposób.
Jednocześnie zakres projektu jest zapisany w dokumencie, podczas gdy rzeczywisty projekt jest śledzony w narzędziu do zarządzania projektami. Aby uzyskać bardziej płynny (i holistyczny) cykl pracy, warto rozważyć użycie kompleksowego rozwiązania, takiego jak ClickUp.
Dzięki ClickUp możesz sporządzić opis zakresu projektu, przekształcić wyniki w konkretne zadania, a nawet prowadzić śledzenie czasu. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wszystkim — od opisów zakresu projektu po zadania i działania mające na celu ograniczanie ryzyka.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo i przekonaj się, jak ułatwia to zarządzanie zakresem projektu i jego realizację.