Jak opanować zarządzanie cyklem sprintów w zwinnych teamach?

Cykle sprintów mogą albo pchnąć twój zespół do przodu, albo sprawić, że utkniesz w ciągłej grze w nadrabianie zaległości.

Różnica polega na tym, jak dobrze nimi zarządzasz. Jako kierownik projektu lub praktyk Agile musisz zrobić coś więcej niż tylko dotrzymać terminów. Z każdym sprintem musisz zbliżać się do osiągnięcia długoterminowych celów, jednocześnie reagując na zmiany.

Nie jest to jednak łatwe zadanie.

Jeśli nie uda ci się odpowiednio zarządzać cyklem sprintów, twój zespół może zmagać się z niejasnymi priorytetami. W najgorszych przypadkach może to prowadzić do problemów takich jak opóźnienia w realizacji projektów, wzrost kosztów, spadek morale zespołu i utrata zaufania interesariuszy.

Aby tego uniknąć, należy zoptymalizować zarządzanie cyklem sprintów. Dzięki opanowaniu tej umiejętności, można promować współpracę między wielofunkcyjnymi teamami, zachować większą wydajność podczas sprintów i osiągać znaczący, przyrostowy postęp.

Czym są cykle sprintów w zarządzaniu projektami?

Cykl sprintu to określony okres czasu, w którym zespół zakończy określone zadanie i przygotuje je do przeglądu. Trwający zazwyczaj od jednego do czterech tygodni, cykl sprintu jest podstawowym elementem Ramy zarządzania projektami Scrum -jedna z najczęściej używanych metodologii Agile.

Na początku każdego sprintu, zespół ds Zespół Scrum wybiera ustawienie historyjek użytkownika z rejestru zadań sprintu. Reprezentują one małe, łatwe w zarządzaniu fragmenty pracy, które przyczyniają się do realizacji całego projektu.

Celem cyklu sprintu jest dostarczenie potencjalnie możliwego do wysłania przyrostu produktu do końca cyklu.

Terminy Agile Scrum, które warto znać

Zanim przejdziemy do procesu zarządzania cyklem sprintu, szybko omówmy kilka kluczowych pojęć:

1. Agile: Zwinne zarządzanie projektami to iteracyjne podejście do zarządzania projektami i tworzenia oprogramowania. Metodologia ta jest elastyczna, oparta na współpracy i niestandardowa. Pozwala Teams szybko reagować na zmiany wymagań lub warunków rynkowych poprzez dostarczanie pracy w małych, zarządzalnych przyrostach.

Agile zapewnia ciągłe doskonalenie dzięki regularnym informacjom zwrotnym.

2. Scrum: Popularny framework w ramach Agile, Scrum organizuje pracę w iteracje o stałej długości zwane sprintami. Ramy Scrum opierają się na trzech fundamentalnych zasadach, znanych również jako filary Scrum - przejrzystości, inspekcji i adaptacji.

Przejrzystość zapewnia, że każdy zaangażowany w projekt może wyraźnie zobaczyć pracę i postęp.

Inspekcja polega na regularnym sprawdzaniu pracy w celu znalezienia jakichkolwiek problemów.

Adaptacja pozwala Teamsom na wprowadzanie zmian w oparciu o to, co odkryją podczas inspekcji. Zasady te pomagają zespołom skutecznie zarządzać złożonymi projektami i dostarczać wartość przyrostowo.

3. Historia użytkownika: Historia użytkownika to prosty, nieformalny opis funkcji oprogramowania z perspektywy użytkownika końcowego. Ma ona format "Jako [typ użytkownika], chcę [funkcja], aby [korzyść]."

Na przykład, historia użytkownika dla aplikacji do planowania podróży może wyglądać następująco: "Jako osoba często podróżująca, chcę zapisać moje ulubione miejsca docelowe w aplikacji, aby mieć do nich szybki dostęp podczas planowania podróży"

Taka struktura pomaga zespołom programistów ustalać priorytety funkcji w oparciu o potrzeby i oczekiwania użytkowników.

Przeczytaj również: Czym jest Agile Scrum? Ze sprawdzonymi technikami Agile Scrum

Znaczenie cykli sprintów w zwinnym tworzeniu oprogramowania

Cykle sprintów mają kluczowe znaczenie dla Agile, ponieważ dzielą proces tworzenia oprogramowania na łatwe do zarządzania fragmenty, pozwalając zespołom na:

• Szybką iterację: Teams mogą dostosowywać się i obracać w oparciu o informacje zwrotne, warunki rynkowe lub zmieniające się priorytety po każdym sprincie
• Utrzymanie koncentracji: Sprinty pozwalają zespołom skupić się na konkretnych, krótkoterminowych celach, minimalizując rozpraszanie uwagi i rozszerzanie zakresu prac
• Szybsze dostarczanie wartości: Pod koniec każdego sprintu, Teams dostarczają działający przyrost produktu, zapewniając widoczność i użyteczność postępów
• Zachęcanie do ciągłego doskonalenia: Z każdą retrospektywą sprintu, Teams analizują swoje procesy i identyfikują sposoby na poprawę w następnym cyklu

Anatomia cykli sprintów

Cykl sprintu przebiega zgodnie z wcześniej zdefiniowanym procesem, aby pomóc zespołowi przejść od planu do dostawy. Są to sceny cyklu sprintu:

1. Planowanie sprintu Planowanie sprintu to punkt początkowy każdego cyklu sprintu, w którym zespół decyduje jakie prace zostaną zrobione w nadchodzącym sprincie.

Kluczowe działania podczas spotkania dotyczącego planowania sprintu obejmują:

• Właściciel produktu przedstawia historyjki użytkownika o najwyższym priorytecie z listybacklog sprintu* Członkowie teamu omawiają te historie, aby wyjaśnić wymagania, ustawić priorytety i uzgodnić cel sprintu
• Następnie zespół programistów szacuje wysiłek wymagany do ukończenia każdej historii i zobowiązuje się do pracy, która może zostać realistycznie zakończona w ramach czasowych sprintu

Przeczytaj również: 10 szablonów Agile Sprint Planning w ClickUp i Excelu

2. Codzienny stand-up (Daily Scrum)

Codzienny stand-up to szybkie, 15-minutowe spotkanie mające na celu utrzymanie zespołu w zgodzie i świadomości wzajemnych postępów.

Podczas tego kroku członkowie Teams odpowiadają na trzy kluczowe pytania:

• Nad czym pracowałem wczoraj?
• Nad czym będę pracować dzisiaj?
• Czy są jakieś blokery uniemożliwiające mi postęp?

Krok ten poprawia komunikację w zespole i pomaga zidentyfikować i rozwiązać wszelkie problemy, które mogą mieć wpływ na postęp. Jeśli pojawią się jakieś przeszkody, Scrum Master wkracza do akcji, aby pomóc.

Przeczytaj również: Jak prowadzić zwinne spotkania dla kierowników projektów

3. Przegląd sprintu

Pod koniec cyklu sprintu zespół przeprowadza spotkanie podsumowujące sprint, aby zaprezentować zakończone prace właścicielowi produktu i interesariuszom.

Kluczowe działania podczas tej sceny obejmują:

• Zespół deweloperski demonstruje działający przyrost produktu, prezentując funkcje, które zostały zakończone
• Interesariusze i właściciel produktu przekazują informacje zwrotne na temat produktu i omawiają jego przyszłe perspektywy
• Teams włącza zweryfikowany (i potencjalnie możliwy do wysłania) przyrost produktu wraz z informacją zwrotną do przyszłych cykli sprintu

4. Retrospektywa sprintu

Retrospektywa jest okazją dla zespołu do zastanowienia się nad sprintem i zidentyfikowania obszarów do poprawy

Kluczowe działania obejmują:

• Scrum master ułatwia spotkanie i zachęca do szczerej informacji zwrotnej
• Teams omawia, co poszło dobrze, a co nie i identyfikuje konkretne elementy do poprawy w przyszłych cyklach sprintu

Przeczytaj również: 10 przykładów Retrospektywy Sprintu dla Agile Teams

Czas trwania cyklu sprintu

Sprint trwa od jednego do czterech tygodni, zależnie od złożoności projektu i preferencji zespołu Scrum.

Dwutygodniowe sprinty są najlepszym rozwiązaniem, ponieważ oferują wystarczająco dużo czasu na zakończenie priorytetowych zadań, a jednocześnie pozwalają na regularne przekazywanie informacji zwrotnych i wprowadzanie zmian.

Szybka wskazówka: Jeśli zespół Scrumowy często ma trudności z dostarczeniem zrobionego przyrostu do końca sprintu, może to oznaczać, że sprint jest przeładowany zadaniami. Aby temu zaradzić, zmniejsz obciążenie pracą na sprint lub czas trwania sprintu, aby utrzymać koncentrację zespołu.

Przeczytaj również: Mastering the Art of Scrum: A Comprehensive Guide to Launching a Scrum Workflow (Wszechstronny przewodnik po uruchamianiu cyklu pracy Scrum)

Jak skuteczniej zarządzać cyklami sprintów: Najlepsze praktyki i strategie

Aby każdy sprint miał znaczenie, potrzebny jest system usprawniający cykle sprintów.

Od zarządzania datami sprintów, ustalania priorytetów zadań i przypisywania ich członkom zespołu, po wprowadzanie bieżących zmian w oparciu o informacje zwrotne, istnieje wiele ruchomych elementów, z którymi trzeba sobie poradzić.

Może to być przytłaczające, ale dobrą wiadomością jest to, że dzięki narzędziu do zarządzania sprintami, takiemu jak ClickUp Sprints u boku, sprawy mogą potoczyć się gładko.

Poznajmy niektóre z najlepszych praktyk w zakresie usuwania zmarszczek w cyklach sprintów i dowiedzmy się, w jaki sposób ClickUp może Cię w tym wesprzeć.

1. Dostosowanie celów sprintu do celów klienta

Pierwszym krokiem w każdym sprincie jest upewnienie się, że cele są krystalicznie czyste i zgodne z oczekiwaniami klienta / interesariusza. Cele ClickUp upraszcza proces ustawiania celów. Narzędzie pozwala definiować mierzalne cele i śledzić ich postępy w czasie rzeczywistym.

Duże cele można podzielić na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu cele i połączyć je bezpośrednio z zadaniami.

Na przykład, powiedzmy, że celem sprintu jest zwiększenie zaangażowania użytkowników o 20% dla aplikacji zakupowej do końca sprintu. Można to podzielić na mniejsze cele, takie jak:

• Tworzenie szkieletów dla przeprojektowanego ekranu głównego
• Opracowanie i przetestowanie funkcji "zapisz na później"
• Optymalizacja czasów ładowania

Możesz przekształcić te cele w możliwe do śledzenia zadania w ClickUp i utrzymać koncentrację swojego zespołu.

W ten sposób każde zakończone zadanie jest bezpośrednio powiązane z czymś, co stanowi wartość dodaną dla interesariuszy. Ponieważ postęp w realizacji celów jest widoczny przez cały sprint, wszyscy pozostają na tej samej stronie.

Uprość sposób ustawiania i śledzenia celów sprintu za pomocą ClickUp Goals

2. Planuj i zarządzaj zadaniami za pomocą narzędzia do współpracy

Teraz, gdy cele i zadania są ustawione, potrzebujesz solidnego planu współpracy z zespołem i osiągnięcia tych celów.

Żonglowanie wieloma zadaniami podczas cykli sprintów i koordynacja z wielofunkcyjnym zespołem Agile może być wyzwaniem. Jednak dzięki narzędziu do zarządzania zadaniami, takiemu jak ClickUp, możesz z łatwością zarządzać złożonymi cyklami pracy.

Oto jak to zrobić:

• Podziel moją pracę na możliwe do wykonania elementy za pomocąZadania ClickUp* Twórz podzadania, przypisuj je do członków zespołu i ustawiaj terminy ich wykonania
• Organizuj zadania w listy lub tablice, które pasują do Twojego cyklu pracy

Oprócz zarządzania pracą, narzędzia do współpracy ClickUp ułatwiają komunikację. Zobaczmy jak to zrobić:

• Komentarze i wzmianki: W ramach każdego zadania możeszzostawiać komentarze, oznaczać członków zespołu, ustawiać zależności i łączyć połączone zadania. Możesz uzyskać szybkie wyjaśnienia dotyczące zapytań związanych z zadaniami bez zapychania skrzynki odbiorczej

Usprawnij komunikację asynchroniczną za pomocą komentarzy do zadań w ClickUp

• Czat: Potrzebujesz burzy mózgów w czasie rzeczywistym? UżyjClickUp Chat aby utrzymać przepływ rozmów, jednocześnie utrzymując wszystkich w pętli

Połącz się ze zdalnymi członkami zespołu w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Chat

• Clips: W przypadku bardziej złożonych aktualizacji użyjClickUp Clips do przechwytywania nagrań ekranu, rejestrowania pomysłów i udostępniania audiowizualnych wyjaśnień bez konieczności skakania na spotkania

Udostępnianie pomysłów i wyjaśnianie wątpliwości za pomocą ClickUp Clips

Narzędzia te pomagają ograniczyć liczbę e-maili wysyłanych w obie strony i przechowywać wszystkie dyskusje dotyczące projektów w jednym miejscu. W wyniku tego oszczędzasz czas i unikasz nieporozumień.

3. Zaangażuj cały Teams, aby zwiększyć przejrzystość

Aby utrzymać wydajny cykl sprintu, należy przełamać silosy i zaangażować wszystkich członków zespołu w sprinty.

Dzięki tej praktyce możesz:

• Wprowadzić różnorodne perspektywy międzyfunkcyjnych członków zespołu
• przyspieszyć podejmowanie decyzji poprzez ograniczenie komunikacji "tam i z powrotem
• Zachować przejrzystość procesów, bieżących zmian i postępów sprintu

Dzięki ClickUp Narzędzie do zwinnego zarządzania projektami , możesz zaoferować swojemu zespołowi widoczność projektów i sprintów w całym potoku.

Dzięki zautomatyzowanym pulpitom, ty (i twój zespół Agile) będziecie na bieżąco z wglądem w czasie rzeczywistym w postępy zespołu, zmiany zakresu i wskaźniki zakończonych zadań Zwinne planowanie obciążenia i szybszą lokalizację ewentualnych blokad.

W ClickUp Dashboards możesz dodać Karty pulpitu Sprint do tworzenia niestandardowych wykresów i umożliwienia Teams wizualizacji sprintów w sposób, w jaki chcą.

Oto kilka wykresów, które pomogą Ci efektywniej zarządzać sprintami:

• Burndown chart: Śledzenie postępu sprintu w stosunku do projektowanych wyników
• Wykres spalania: Zobacz zakres pozostałej pracy i zakończone zadania
• Skumulowany wykres przepływu: Monitorowanie postępu sprintu według statusu zadań, oznaczanie zadań kolorami w celu identyfikacji pracy w toku i podkreślanie wąskich gardeł
• Wykres prędkości: Przewidywanie wskaźnika ukończenia zadań z tygodnia na tydzień i widok wydajności w odstępach miesięcznych

Śledzenie postępu projektu poprzez porównanie zakończonych prac z całkowitym zakresem dzięki karcie Burnup w ClickUp Dashboards - pomóż zespołom ocenić ich tempo i skuteczniej prognozować ukończenie projektu

Gdy wszyscy są świadomi statusu sprintu i swoich indywidualnych obowiązków, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktów. Członkowie Teams pozostają zmotywowani, ponieważ widzą, jak ich praca wpływa na realizację projektu.

4. Wdrażanie ciągłych informacji zwrotnych i usprawnień

Żaden sprint nie jest idealny, ale to właśnie tutaj pojawia się ciągłe doskonalenie. Regularne pętle informacji zwrotnych, takie jak spotkania dotyczące przeglądu sprintu i retrospektywy, pomagają zespołowi zidentyfikować, co działa, a co należy zmienić

Możesz użyć Dokumenty ClickUp , wirtualny dokument oparty na współpracy, służący do zapisywania sugestii interesariuszy, wyciągniętych wniosków i przyszłych planów dotyczących opracowanego produktu.

Współpracuj ze swoim zespołem Agile w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Docs, notuj informacje zwrotne na temat sprintów i planuj, jak ulepszyć swoje procesy Notatnik ClickUp to kolejne przydatne narzędzie do tworzenia list kontrolnych dla ważnych punktów informacji zwrotnej, które chcesz zastosować w trwającym sprincie lub w przyszłych projektach. Notatki lub listy kontrolne można również przekształcić w zadania ClickUp.

Utwórz listę kontrolną ważnych elementów działania za pomocą Notatnika ClickUp

Dzięki takiemu podejściu, Twój Teams będzie działał zgodnie z zasadą Agile polegającą na dokonywaniu stopniowych postępów w czasie, a każdy nowy sprint będzie przebiegał sprawniej niż poprzedni.

5. Bądź przygotowany na nieoczekiwane zadania i wyzwania

Jest niemal gwarantowane, że podczas sprintu pojawi się coś nieoczekiwanego. Nie pozwól jednak, by te niespodzianki Cię zniechęciły - bądź elastyczny i radź sobie z nimi jak profesjonalista.

Oto kilka strategii, które pomogą ci poradzić sobie z niespodziewanymi wyzwaniami:

• Przyjmij growth mindset i traktuj wyzwania jako okazje do ulepszeń
• Skorzystaj z macierzy priorytetów, aby ocenić pilność i ważność nieoczekiwanego zadania oraz to, czy jest ono zgodne z celami sprintu
• Utrzymuj otwarte linie komunikacji z interesariuszami na temat zmian w priorytetach/ośiach czasu z powodu nieoczekiwanych zadań
• Dodawanie czasu buforowego do każdego sprintu, aby nie być zbytnio rozciągniętym pod względem osi czasu Priorytety zadań ClickUp ułatwiają zarządzanie tymi wyzwaniami. Możesz oznaczać zadania jako pilne, o wysokim, normalnym lub niskim priorytecie (i zmieniać je w razie potrzeby), dostosowywać terminy wykonania i pomagać zespołowi w uzyskaniu jasności co do tego, co i kiedy należy zrobić.

Uporządkuj swoje zaległości według priorytetów za pomocą Priorytetów Zadań w ClickUp

6. Optymalizacja cykli sprintów dzięki automatyzacji i szablonom

Ustawienie zadań, przypisanie ich do członków zespołu, zmiana statusów zadań - jest sporo powtarzalnej pracy, która zajmuje twój harmonogram podczas cyklu sprintu. Jeśli chcesz wyeliminować pracę manualną, automatyzacja jest świetnym rozwiązaniem.

Instancja, Automatyzacja sprintu ClickUp'a pozwala przyspieszyć procesy i uruchamiać powtarzające się zadania na autopilocie. Możesz zautomatyzować następujące zadania:

• Oznaczyć sprint jako zrobiony po jego zakończeniu
• Utworzyć jeden lub więcej nowych sprintów, gdy trwający sprint zostanie zrobiony
• Przenosić niedokończone zadania ze zrobionego sprintu do następnego sprintu
• Archiwizować stare sprinty (liczba sprintów do zarchiwizowania jest konfigurowalna)

Zaoszczędź czas na zadaniach administratora dzięki automatyzacji sprintów ClickUp i zwiększ wydajność swoich sprintów

Wykonaj poniższe kroki, aby włączyć automatyzację sprintów w obszarze roboczym ClickUp:

• Kliknij wielokropek (...) obok Folderu sprintu
• Wybierz Ustawienia folderu, a następnie Ustawienia folderu sprintu
• Jeśli używasz sprintów z niestandardowym czasem trwania, kliknij zakładkę Automatyzacja
• Toggl przełączniki, aby włączyć automatyzację sprintu
• Kliknij przycisk Gotowe

Pro Tip: Jeśli nie chcesz zaczynać zarządzania sprintami od zera, wypróbuj gotowe szablony sprintów:

Szablon planowania sprintu w Scrumie firmy ClickUp Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z planowaniem sprintów lub szukasz bezproblemowego sposobu na zarządzanie sprintami, szablon planowania sprintów w Scrumie od ClickUp jest świetnym punktem wyjścia.

Pobierz szablon

Przyspiesz swoje sprinty, od planu do realizacji, dzięki szablonowi planowania Scrum ClickUp

Wykorzystaj ten konfigurowalny framework do planowania, wykonywania i śledzenia sprintów z poziomu ujednoliconej platformy. Niestandardowe statusy, takie jak Backlog, Zrobione, W trakcie i Do zrobienia, pomagają monitorować każdy krok sprintu, podczas gdy niestandardowe pola, takie jak Story Points, Development Status, Sprint Goal, Category i Epic, zapewniają wgląd w ważne informacje dotyczące poszczególnych zadań.

Wbudowane widoki pozwalają na lepszą wizualizację sprintów:

Szablon ułatwia członkom zespołu orientację w przebiegu sprintu, komunikację i współpracę między sobą oraz zapewnia płynny przebieg procesów.

Pozwala również na udokumentowanie całego cyklu sprintu, co można wykorzystać jako punkty odniesienia dla przyszłych sprintów.

Szablon burzy mózgów retrospektywy sprintu ClickUp Będące kluczową sceną w cyklu sprintu, spotkanie retrospektywne oferuje możliwość wyciągnięcia wniosków z bieżącego sprintu. Refleksja ta pomaga osiągnąć stopniowy postęp w trakcie przyszłych sprintów - powtórzyć to, co zadziałało dobrze i poprawić to, co się nie udało.

Jednak w przypadku zaangażowania wielu członków zespołu i interesariuszy, zebranie wkładu wszystkich osób w jednym dokumencie może być trudne. Właśnie w takich sytuacjach przydatny okazuje się szablon retrospektywnej burzy mózgów ClickUp.

Pobierz szablon

Zaproś członków zespołu Scrum i interesariuszy do zapisania swoich wniosków z bieżącego cyklu sprintu za pomocą szablonu Retrospektywy Sprintu ClickUp

Ten gotowy do użycia framework pomoże Ci

• Zainicjować otwarty dialog wśród członków Teams
• Uchwycić pomysły wszystkich osób i uporządkować je w scentralizowanym dokumencie
• Analizować zebrane informacje w celu odblokowania wzorców i podstawowych problemów

Szablon pozwala podzielić sesję burzy mózgów na cztery kolumny: Co poszło dobrze, Co mogłoby być lepsze, Elementy działań i Cele retrospektywne.

Po zakończeniu retro uzyskasz wgląd w to, jak możesz zwiększyć wydajność nadchodzących sprintów i opracować plan działania w tym zakresie.

Oto kilka innych szablonów sprintów, które mogą okazać się pomocne:

• 10 szablonów Free Sprint Retrospective w ClickUp, Excel i Word
• Szablon Backlogu Sprintu w ClickUp
• Szablon spotkania Scrum by ClickUp
• Szablon do planowania sprintów Agile od ClickUp

Role członków zespołu w cyklu sprintu

W cyklu sprintu każdy członek wielofunkcyjnego zespołu odgrywa unikalną rolę w prowadzeniu projektu do przodu. Oto podział ról i ich obowiązków:

Kontroluj swoje sprinty dzięki ClickUp

Skuteczne zarządzanie cyklem sprintów zwiększa wydajność, poprawia wyniki projektów, wspiera współpracę oraz promuje rozwój i naukę.

Sprinty mogą być krótkotrwałe, ale są obciążone procesami, zadaniami i zmieniającymi się wymaganiami. Jednak bez względu na to, jak trudne jest zarządzanie sprintami, nie można pozwolić sobie na awarię lub niepowodzenie, ponieważ jest to kosztowna sprawa.

Zamiast polegać na wielu narzędziach, które tylko zaśmiecają przepływ pracy, użyj narzędzia do zarządzania projektami Agile, takiego jak ClickUp, aby usprawnić cały cykl sprintu. Możesz nakreślić cele sprintu, powiązać je z zadaniami, przypisać zadania, wprowadzić zmiany w przepływie pracy, monitorować postępy i uzyskać wgląd w poprzednie sprinty - wszystko w ramach jednej platformy. Rozpocznij pracę z ClickUp i sprawnie zarządzaj każdym sprintem.