Kiedy zarządzasz wieloma projektami lub pracujesz nad złożonymi zadaniami, musisz mieć wszystkie ręce na pokładzie. Ułatwia to pracę, prowadzi do lepszych wyników i pomaga dotrzymać harmonogramu realizacji zadań.
Ale aby tak się stało, najpierw musisz sprawić, by członkowie zespołu byli na tej samej stronie i upewnić się, że wszyscy zawsze mają dostęp do najnowszych informacji. Pomaga to zespołowi współpracować w celu znalezienia innowacyjnych rozwiązań, udostępniania pomysłów i wnoszenia wielu perspektyw.
Zdarzają się instancje, w których zamiast polegać na niekończących się e-mailach CC i forwardach, chcesz po prostu podzielić się szybką notatką z członkiem zespołu: krótką aktualizacją, szybkim przypomnieniem lub prostą notatką wyjaśniającą. Jest to znacznie łatwiejsze i szybsze.
W tym artykule podzielimy się kilkoma wskazówkami i sztuczkami dotyczącymi udostępniania notatek i współpracy jak profesjonalista.
Najczęstsze scenariusze udostępniania notatek
Członkowie Teams cały czas udostępniają notatki i wiadomości. Omawiają to, na co zwrócono uwagę podczas spotkania, udostępniają przemyślenia, nadają kontekst określonym zadaniom, omawiają aktualizacje lub po prostu przekazują informacje zwrotne.
Oto niektóre z najczęstszych scenariuszy udostępniania notatek.
- Po spotkaniach zespołu: Stwórz szybkie podsumowanie protokołu ze spotkania, aby omówić kluczowe punkty, które zostały omówione i pracować nad konkretnymi elementami działań
- Współpraca nad projektami: Przekazuj informacje zwrotne na temat zadań, rozwijaj pomysły i wymyślaj kreatywne rozwiązania
- Spotkania z klientem: Potwierdzanie wspólnie omówionych punktów, rejestrowanie wymagań klienta, dodawanie kontekstu i podkreślanie krytycznych zadań
- Tworzenie zawartości: Notowanie i dzielenie się pomysłami, koordynowanie zadań, lista wyników badań i wytycznych, aby zapewnić członkom zespołu wystarczającą ilość podstawowych informacji
- Zespoły międzyfunkcyjne: Wyjaśniaj złożone tematy, wymieniaj się pomysłami z różnych funkcji i dokumentuj zadania, terminy i osoby przypisane w udostępnianym folderze
- Obsługa klienta: Dokumentowanie interakcji z klientem w ramach konkretnego zgłoszenia, wewnętrzna koordynacja w celu znalezienia najlepszego sposobu rozwiązania reklamacji i przekazywanie informacji między agentami pracującymi nad zapytaniem klienta
Czytaj więcej: 5 strategii, dzięki którym robienie notatek będzie lepsze i bardziej efektywne
Metody udostępniania notatek
Jeśli na myśl o udostępnianiu notatek wyobrażasz sobie gorączkowe zapisywanie pomysłów i myśli, sugerujemy skorzystanie z bardziej skutecznej metody strategii robienia notatek . Nieczytelne notatki i listy są zmorą skutecznej komunikacji i mogą prowadzić do wielu nieporozumień.
Użyj funkcji map myśli ClickUp, aby wzbogacić swoje notatki
Oto kilka skutecznych metod, których możesz użyć do tworzenia wyczyszczonych i zwięzłych notatek.
- Metoda konspektu: Pomysły są reprezentowane przy użyciu hierarchicznej struktury. Główne idee znajdują się na samym szczycie struktury. Podtematy i wsparcie dla nich rozgałęziają się od głównej idei. Cała reprezentacja przypomina drzewo i jego gałęzie i jest najlepszym sposobem na zaprezentowanie przepływu informacji podczas wyjaśniania koncepcji
- Metoda mapy myśli: wizualna metoda sporządzania notatek, w której główny temat jest umieszczony w środku, a wiele promieniujących linii reprezentuje połączone pomysły. Metodametoda tworzenia notatek za pomocą mapy myśli jest świetna do zrozumienia, jak różne koncepcje są ze sobą powiązane
- Metoda wykresów: Poszczególne notatki są organizowane w tabele. Jest to idealne rozwiązanie, gdy chcesz porównać jedno ustawienie informacji z innym. Tabele mogą mieć kilka wierszy i kolumn, aby pomóc ci zorganizować wiele pomysłów i wzorców punktowych
- Metoda Cornella: Również wykorzystuje tabelę do organizowania pomysłów, ale w nieco inny sposób. Istnieją trzy kolumny w tabeliMetoda notatki Cornella. Lewa kolumna przedstawia pomysły, środkowa kolumna zawiera wskazówki do zapamiętania pomysłów, a prawa kolumna zawiera szybkie podsumowanie wniosków związanych z pomysłem
Oto szybki przykład zastosowania metody Cornella do notowania notatki ze spotkania .
| Notatki | Wskazówki | Podsumowanie |
|---|---|---|
| Zwiększenie świadomości markiGenerowanie nowych leadów za pośrednictwem kanałów mediów społecznościowych Cele kampanii | Zwiększenie świadomości marki o 15% i poprawa generowania leadów z kanałów mediów społecznościowych o 20% | |
| Kluczowe przesłania | Podkreśl unikalne zalety produktu i zachęć użytkowników do wypróbowania go | Kanały mediów społecznościowych: kanały społecznościowe: kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe, kanały społecznościowe |
| Kanały mediów społecznościowych: Instagram i YouTubeMiesięczne biuletynyArtykuły, białe księgi, ebooki | Kanały promocji | Wykorzystaj istniejące kanały mediów społecznościowych i użyj e-mail marketingu i danych powstania, aby zwiększyć zasięg klientów |
| Media społecznościowe: $10,000Email: $5,000Tworzenie treści: $15,000 | Alokacja budżetu | Całkowity budżet w wysokości $30,000 zostanie rozdzielony na wiele inicjatyw w zależności od kanału |
💡 Pro Tip: Jeśli przygotowujesz się do spotkania, użyj metody sporządzania notatek do zapisywania kluczowych punktów, którymi należy się zająć. Ułatwi to bardziej znaczące i wydajne dyskusje między Tobą a Twoim zespołem
Aplikacje do udostępniania notatek
Czy wiesz, że możesz łatwo udostępniać notatki za pomocą narzędzi i platform, których używasz na co dzień do zrobienia pracy? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak aplikacje takie jak Dokumenty Google, Dropbox, a nawet iPhone mogą być używane do udostępniania notatek.
- Dokumenty Google: Po prostu otwórz nowy Dokument Google i zacznij dodawać notatki za pomocą dowolnej ze wzmiankowanych metod. Sformatuj dokument tak, jak chcesz, dodaj wzmianki @, aby oznaczyć inne osoby i użyj komentarzy, aby zostawić opinię. Po zrobieniu tego, udostępnij notatkę członkom swojego zespołu. Użyj przycisku udostępniania, aby zarządzać dostępem do edycji, aby tylko ograniczona liczba członków zespołu mogła modyfikować dokument. Śledź poprzednie wersje dokumentu, edycje i inne działania w folderze, wyświetlając historię wersji
- Microsoft OneNote: Pobierz aplikację Notes i utwórz nowy NoteBook. Użyj "sekcji", aby podzielić notatnik i sformatować notatki. Szkicuj swoje pomysły dla wizualnej przejrzystości i współpracuj w aplikacji. Dzięki funkcji transkrypcji głosowej możesz przechwytywać notatki bez użycia rąk. Możesz również skonfigurować ustawienia udostępniania, aby zaprosić innych do współpracy lub dotknąć "usuń", aby ograniczyć dostęp do edycji
- Google Keep: Rób notatki i twórz listy za pomocą aplikacji Google do robienia notatek. Pobierz ją na swój telefon, tablet lub pulpit, organizuj swoje pomysły i ustaw przypomnienia o ważnych zadaniach. Dodawaj ważne notatki bezpośrednio do Dokumentów Google, aby były widoczne dla każdego, kto ma dostęp do dokumentu. Alternatywnie, możesz użyć innychaplikacje do robienia notatek dla bardziej zaawansowanego zestawu funkcji
- iPhone: Szybkie zapisywanie myśli jest wygodne z Notatkami na iPhonie. Wybierz folder Notatki w iCloud, aby otworzyć nową notatkę. Porządkuj swoje pomysły w notatce iCloud, korzystając z tabel i list kontrolnych do tworzenia ważnych list rzeczy do zrobienia. Możesz nawet przesyłać obrazy, szkice lub zeskanowane dokumenty, aby dodać więcej kontekstu. Przechowuj notatki w folderze iCloud
- Dropbox Paper: Aplikacja do robienia notatek Dropbox jest przeznaczona dla Teams i umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. W udostępnianej notatce można dodawać osoby przypisane do elementów działania wraz z terminami. Umożliwia również osadzanie wideo, obrazów i plików w dokumencie w celach referencyjnych
Porada profesjonalisty: Przezwycięż przeładowanie informacjami, organizując istotne szczegóły za pomocą różnych metod sporządzania notatek _. Jest to przydatne do uchwycenia ważnych pojęć, dzięki czemu nigdy nie przegapisz istoty tego, co zostało omówione
Jak udostępniać notatki za pomocą ClickUp
Metody, które omówiliśmy powyżej, świetnie nadają się do udostępniania notatek. Pokażemy ci jednak, jak możesz zrobić to jeszcze lepiej dzięki odsetkowym funkcjom tworzenia notatek i współpracy w ClickUp.
1. Błyskawiczne porządkowanie informacji
Użyj Dokumenty ClickUp do tworzenia notatek o pięknej strukturze i bogatych funkcjach edycji. Wybieraj spośród gotowych opcji formatu, aby dodawać sekcje, punktory i akapity w celu łatwego porządkowania informacji. Możesz także zaprosić członków Teams do współpracy nad pomysłami w czasie rzeczywistym. Wszelkie zmiany na udostępnianej liście notatek zostaną natychmiast odzwierciedlone w dokumencie, dzięki czemu tylko najnowsze informacje będą dostępne dla zaproszonych członków zespołu.
Uzyskaj szybki widok wszystkich połączonych podstron i powiązań w ClickUp Docs, aby zachować porządek i utrzymać połączenie w pracy
Twórz foldery z wieloma dokumentami dla różnych tematów i przechowuj je w folderze Docs Hub, aby członkowie Twojego zespołu mieli do nich dostęp.
💡 Porada dla profesjonalistów: _Jeśli żonglujesz wieloma zadaniami i elementami do działania, wybierz aplikację do zrobienia listy rzeczy do zrobienia _z konfigurowalnymi kategoriami i przypomnieniami, które pomogą Ci pozostać na szczycie wszystkiego, co musisz zrobić
2. Łatwe robienie notatek
Uchwyć wszystkie swoje pomysły w mgnieniu oka dzięki Notatnik ClickUp . Dzięki bogatym opcjom edycji możesz formatować notatki, logicznie je organizować i przekształcać swoje wpisy w zadania, które można śledzić. Przypisuj je do nowych współpracowników wraz z terminami ich wykonania, aby wszyscy byli zgodni.
Funkcja Notatnika w ClickUp jest prosta i intuicyjna, umożliwiając robienie szczegółowych notatek lub tworzenie list kontrolnych
Dodawaj zadania do list kontrolnych za pomocą funkcji przeciągnij i upuść ClickUp, aby każde zadanie przebiegało sprawnie. Notuj pomysły nawet w podróży, korzystając z rozszerzenia ClickUp dla Chrome lub aplikacji mobilnej.
Porada profesjonalisty: Leverage szablony do robienia notatek dzięki temu nie musisz wymyślać formatu do robienia notatek na każdą okazję - spotkania, wykłady czy codzienne obowiązki. Wystarczy wybrać uniwersalny szablon i dostosować go do swoich potrzeb, aby szybko i łatwo sporządzać notatki
3. Wizualna współpraca nad pomysłami
Omawiaj pomysły i wyjaśniaj koncepcje wizualnie za pomocą Tablice ClickUp .
Burza mózgów, strategie lub mapa cyklu pracy z wizualnie współpracującymi tablicami ClickUp
Możesz przeprowadzać burze mózgów, tworzyć strategie i mapować koncepcje na cyfrowej kanwie, nawet jeśli Twój zespół pracuje globalnie.
Twórz pomysły, połącz je ze sobą, dodaj link i używaj notatki samoprzylepne online aby dodać kontekst do każdego pomysłu. Możesz dodawać zadania bezpośrednio na Tablicy i przypisywać je członkom zespołu, co oznacza, że przejście od pomysłu do realizacji nigdy nie było łatwiejsze.
💡Pro Tip: Zamiast tworzyć nową tablicę do przedstawiania pomysłów za każdym razem, użyj szablony tablic aby rozpocząć sesje burzy mózgów. Wybierz szablon, wpisz ważne informacje i gotowe_.
4. Wykorzystaj AI do zrobienia ciężkiej roboty
Borykasz się z blokiem twórczym? Masz trudności z wymyślaniem nowych pomysłów? ClickUp Brain pomaga generować wysokiej jakości pomysły w kilka sekund. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić podpowiedź, a ClickUp Brain zaoferuje odpowiednie sugestie na dowolny temat.
Błyskawicznie podsumowuj notatki ze spotkań dzięki ClickUp Brain
ClickUp Brain może nawet przeanalizować nagranie spotkania (lub jego udokumentowany protokół), aby generować skuteczne notatki ze spotkania. Oszczędza to kłopotów związanych z ręcznym tworzeniem notatek ze spotkania i pomaga usprawnić proces dokumentowania krytycznych informacji i wymagań. Za pomocą kilku kliknięć można tworzyć tabele i transkrypcje, udostępniać notatki, tworzyć szybkie odpowiedzi na rozmowy, a także tworzyć raporty o statusie i agendy spotkań.
Czytaj więcej: 10 najlepszych narzędzi AI do robienia notatek w 2024 roku
5. Standaryzacja notatek dla każdej sytuacji
ClickUp oferuje ogromną bibliotekę szablonów internetowych dla każdego przypadku użycia.
Jeśli szukasz czegoś, co ułatwi Ci proces tworzenia notatek, mamy to!
Oto pięć szablonów, które można wykorzystać w różnych scenariuszach tworzenia notatek.
1. Szablon notatek z zajęć ClickUp
Szablon notatek z zajęć
Uczniowie mogą korzystać z szablonu Szablon notatek z zajęć ClickUp aby zorganizować swoją pracę w szkole, zadania domowe i pomocne połączone w jednym miejscu. Szablon zawiera sekcje ułatwiające tworzenie uporządkowanego repozytorium notatek z zajęć i można go zastosować do dowolnego przedmiotu. Wybierz sekcję, którą chcesz wyświetlić, wybierając tytuł notatki z gotowej tabeli zawartości.
2. Szablon codziennych notatek ClickUp
Szablon codziennych notatek ClickUp
Zapisz swoje myśli na liście, wprowadź pomysły w życie i zarządzaj ważnymi informacjami za pomocą szablonu Szablon codziennych notatek ClickUp . Jest to idealne miejsce do zapisywania myśli i przemyśleń oraz szybkiego notowania elementów działań. Niestandardowe widoki i pola ułatwiają porządkowanie informacji i szybki widok ważnych zadań.
3. Szablon notatek dla trenerów ClickUp
Szablon notatek dla trenerów ClickUp
Przechwytuj i dokumentuj ważne punkty z sesji szkoleniowych za pomocą szablonu Szablon notatek dla trenerów ClickUp . Jest to świetne narzędzie dla zapracowanych trenerów do planowania sesji, dokumentowania informacji i śledzenia opinii uczestników. Można go udostępniać innym trenerom, aby wszystkie sesje przebiegały zgodnie ze standardowym procesem.
4. Szablon w stylu notatki ze spotkania ClickUp
Szablon stylu notatki ze spotkania ClickUp
Masz dość tworzenia niekończących się notatek na każde spotkanie? Użyj szablonu Szablon w stylu notatek ze spotkań ClickUp ułatwia sporządzanie notatek ze spotkań. Konfigurowalny format pozwala szybko notować kluczowe momenty spotkania. Uporządkuj punkty akcji, decyzje i dane w odpowiednich sekcjach i użyj filtra wyszukiwania, aby przejść do określonych elementów.
5. Szablon notatki do projektu ClickUp
Szablon notatki projektowej ClickUp
Użyj szablonu Szablon notatki projektu ClickUp do dokumentowania wszystkiego na temat projektów. Wykorzystaj spójny format do rejestrowania szczegółów projektu, wyświetlania aktualizacji, śledzenia postępów i udostępniania informacji. Kategoryzuj informacje w logiczny sposób, aby wszyscy otrzymywali najnowsze aktualizacje projektu po otwarciu notatki.
Maksymalizacja wydajności Teams: Moc skutecznego udostępniania notatek i współpracy
Skuteczne sporządzanie i udostępnianie notatek to klucz do przekazywania właściwych informacji członkom zespołu, zwłaszcza podczas współpracy nad projektem. Zapobiega to nieporozumieniom, dodaje kontekst do zadań i znacznie ułatwia złożoną pracę.
Notatki są łatwym sposobem komunikacji i mogą pomóc zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o drobne, ale ważne szczegóły, takie jak harmonogramy spotkań, inne wiadomości, terminy zadań i przypomnienia o projektach.
Dodanie odpowiednich narzędzi do tworzenia notatek do cyklu pracy może uprościć współpracę w zespole. Funkcje takie jak kontrola dostępu, wspólna edycja, przydzielanie zadań i zarządzanie dokumentami mogą pomóc zespołom w lepszej koordynacji i szybszym osiąganiu celów.
Jeśli zastanawiasz się nad aplikacjami do tworzenia notatek dostępnymi na rynku, rozważ skorzystanie z wszechstronnej aplikacji do notatek i platformy wydajności ClickUp. Jej rozbudowane funkcje, w tym interaktywne tablice i bogate notatniki, oferują wszystko, czego potrzebujesz do udostępniania notatek i łatwej współpracy. Zarejestruj się za Free już dziś i odkryj, jak ClickUp może usprawnić notatki.