71% pracowników zgłosiło, że odczuwa stres w pracy, według American Psychological Association's Work and Wellbeing Survey . To nie tylko wypalenie psychiczne - 44% pracowników raportowało uczucie fizycznego wyczerpania.
W odpowiedzi firmy zaczęły wprowadzać korzyści dla pracowników takich jak nielimitowany urlop i czterodniowe tygodnie pracy, aby zachęcić ich do zrobienia sobie przerwy.
A jednak przeciętny Amerykanin (z Unlimited PTO) bierze tylko 10 dni wolnego rocznie.
Firmy mogą mówić: "Dalej, zrób sobie przerwę!" Jednak realia operacyjne często utrudniają pracownikom odłączenie się i pełne naładowanie akumulatorów. Przytłaczające obciążenie pracą, stygmatyzacja związana z wnioskowaniem o wolne i inne czynniki sprawiają, że pracownicy unikają tego czasu.
Rozwiązanie: ustandaryzowany proces wnioskowania o czas wolny - z szablonami wniosków o czas wolny - który zmniejsza emocjonalne obciążenie związane z wnioskowaniem i zatwierdzaniem czasu wolnego i zapewnia, że wszyscy pracownicy są traktowani sprawiedliwie przy wnioskowaniu o czas wolny
W tym artykule omówiono ten temat i udostępniono 10 darmowych szablonów, które pomogą stworzyć płynny i bezstresowy proces udzielania czasu wolnego dla wszystkich zaangażowanych stron.
Czym są szablony wniosków o czas wolny?
**Szablon wniosku o czas wolny to ustandaryzowany dokument, którego pracownicy używają do formalnego wnioskowania o czas wolny od pracy. Dzięki szablonom wniosków o czas wolny firmy mogą przyspieszyć proces zatwierdzania, zmniejszyć liczbę błędów i, co najważniejsze, zapewnić zgodność z polityką urlopową.
Szablon wniosku o czas wolny składa się zazwyczaj z następujących trzech sekcji:
- Dane pracownika: Podstawowe informacje o pracowniku, takie jak imię i nazwisko, numer ID, dział i tytuł stanowiska
- Szczegóły wniosku: Data rozpoczęcia i zakończenia, rodzaj urlopu (wypoczynkowy, chorobowy, osobisty itp.) oraz krótki powód nieobecności
- Sekcja zatwierdzenia: Ten obszar jest zarezerwowany dla podpisów i dat w celu udokumentowania procesu zatwierdzania i zawiera podpis pracownika, zatwierdzenie przełożonego, a czasem potwierdzenie HR
Ponadto, chociaż podstawowa struktura formularzy wniosków o czas wolny pozostaje spójna, mogą występować różnice w zależności od wielkości firmy, branży i konkretnych zasad dotyczących urlopów. Na przykład, niektóre firmy mogą poprosić cię o preferowaną metodę kontaktu z tobą podczas urlopu lub wzmiankę o tym, kto będzie bezpośrednio odpowiedzialny za twoje projekty, gdy będziesz niedostępny.
Co składa się na dobry szablon wniosku o urlop?
Odpowiedni szablon wniosku o urlop jest ważny dla sprawnego i wydajnego procesu HR. Powinien on upraszczać, a nie zwiększać obciążenie pracą.
Oto kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze szablonu:
- Ścieżka audytu: Szablon powinien zawierać funkcje śledzenia statusu wniosków, w tym daty przesłane, poziomy zatwierdzenia i historie wersji - szczególnie ważne, jeśli uważasz przejrzystość za podstawową wartość firmy
- Zawiera wszystkie informacje: Musi obejmować wszystkie ważne szczegóły wymagane zarówno dla pracownika, jak i osoby zatwierdzającej, aby zminimalizować komunikację zwrotną
- Możliwość dostosowania: Oprócz podstawowych informacji, dobry szablon powinien być dostosowany do różnych rodzajów urlopów
- Skalowalny: Powinieneś być w stanie korzystać z tego samego szablonu (być może z niewielkimi modyfikacjami) przez co najmniej kilka lat lub w przypadku wzrostu zatrudnienia w firmie
- Możliwości integracji: Poszukaj szablonu, który integruje się z twoim oprogramowaniem kadrowo-płacowym, abyś mógł śledzić urlopy pracowników
Opcjonalnie, szukaj szablonów, które mogą być oznaczone logo Twojej firmy i są przyjazne dla urządzeń mobilnych : Dodaje to profesjonalnego wyglądu i zapewnia łatwy dostęp dla pracowników w podróży.
10 szablonów wniosków o wolne ## Free Time Off Request Templates
Wybraliśmy dla ciebie 10 darmowych szablonów formularzy wniosków o czas wolny, abyś mógł uprościć swoje operacje HR i zacząć działać:
1. Szablon wniosku o czas wolny ClickUp
Scentralizuj wszystkie wnioski o czas wolny i popraw widoczność zespołu dzięki szablonowi ClickUp Time Off Request Template
Szablon Szablon wniosku o czas wolny ClickUp został zaprojektowany w celu uproszczenia całego procesu zarządzania urlopami, od wniosków pracowników po zatwierdzenia przez menedżerów . Pomaga śledzić czas pracowników i wiedzieć, kto i kiedy jest poza biurem, dzięki czemu można odpowiednio zaplanować obciążenie pracą podczas ich nieobecności.
Zbudowany ponad Projekty ClickUp (pakiet do zarządzania zadaniami ClickUp), szablon umożliwia pracownikom łatwe składanie wniosków o urlop, widok statusu wniosku, a nawet otrzymywanie powiadomień, gdy wniosek zostanie zatwierdzony lub odrzucony.
Poproś pracowników o składanie wniosków za pośrednictwem formularza wniosku o wolne w ClickUp
Najlepszą rzeczą w tym szablonie jest to, że zawiera on formularz wniosku o urlop z niestandardowymi polami na rodzaj urlopu, liczbę godzin/dni, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz powód formalnego wniosku. Posiada również oddzielne sekcje, w których wnioskujący i przełożony mogą dodać swoje podpisy elektroniczne.
Po przesłaniu formularza przez pracownika, można użyć Automatyzacja ClickUp **Menedżerowie mogą również korzystać z widoków Tablica i Lista, aby zobaczyć, kto jest na urlopie i filtrować wnioski na podstawie ich statusu - nowe, zatwierdzone lub odrzucone.
Dzięki wyznaczonym polom na wszystko, szablon ten automatyzuje cały proces wnioskowania o czas wolny - i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie. Ponadto obiektywny charakter formularza daje pracownikom swobodę wnioskowania o czas wolny bez poczucia ograniczeń lub mikrozarządzania.
Czytaj także:_ Dzień z życia menedżera ds. zasobów ludzkich: Rola, obowiązki i wyzwania
2. Szablon kalendarza WOM ClickUp
Uzyskaj wgląd w to, kto jest w pracy, a kto poza nią dzięki szablonowi ClickUp PTO Calendar Template
Może istnieć wiele wymyślnych aplikacji i trackerów, ale nic nie przebije firmowego kalendarza, jeśli chodzi o organizację czasu. Niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie zadań, spotkań czy WOM pracowników, kalendarz zapewnia przejrzysty przegląd wizualny, z którym żaden inny system nie może się równać.
Jeśli uwielbiasz prostotę i wizualną przejrzystość kalendarza, to Szablon kalendarza PTO ClickUp jest dla Ciebie. Tworzy on udostępniany widok kalendarza z czasami wolnymi wszystkich pracowników, dzięki czemu każdy wie, czy ktoś jest w pracy, czy nie.
**Kalendarz nie tylko pokazuje, kto jest poza biurem, ale także śledzi, ile dni każdy pracownik wziął wolne. Jest to szczególnie przydatne do zachęcania członków zespołu do korzystania z urlopu.
Oto jak to działa:
- Najpierw utwórz dokument w kataloguClickUp Docs i określ, ile czasu wolnego przysługuje pracownikom i jak jest on obsługiwany
- Zbuduj formularz wniosku o WOM za pomocą ClickUp Forms
- UżyjWidok kalendarza ClickUp aby wizualizować płatny czas wolny pracowników
- Połączenie ClickUp z oprogramowaniem HR w celu śledzenia i aktualizowania liczby urlopów pracowników
Wreszcie, możesz upublicznić kalendarz, aby promować widoczność i przejrzystość wśród wszystkich pracowników.
Czytaj także:_ Elastyczność w miejscu pracy: Rozwijaj swój zespół zdalnie!
3. Szablon formularza zamówienia ClickUp
Wdrażaj nowych członków zespołu do systemu zwolnień czasowych za pomocą szablonu formularza ClickUp
To nie jest bezpośredni szablon wniosku o zwolnienie z pracy, ale raczej podstawa sprawnego procesu zwolnienia z pracy Szablon formularza wniosku o zwolnienie ClickUp upraszcza proces wdrażania poprzez zbieranie wszystkich niezbędnych informacji od nowych pracowników jednocześnie
Za każdym razem, gdy dołącza nowy członek zespołu, pracownik (lub jego kierownik zespołu) i jego zespół mogą łatwo poprosić zespół People Ops o ustawienie ich profilu pracownika i udzielenie im dostępu do formularza WOM i kalendarza.
Formularz zawiera kilka podstawowych pól, ale możesz dodać dodatkowe pola na szczegóły zmiany, informacje o lokalizacji lub inne istotne dane. Na przykład, jeśli masz różne zasady dotyczące urlopów dla różnych regionów i różnych typów urlopów, takich jak urlop i dni chorobowe, możesz określić, które zasady mają zastosowanie do nowego pracownika.
W ten sposób zademonstrujesz swoje zaangażowanie w dobre samopoczucie pracowników i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Również czytaj: 10 najlepszych programów do szkolenia pracowników online
4. Szablon wniosków o pracę w zespole ClickUp
Ujednolicenie procesu składania wniosków (od czasu wolnego po dostęp do oprogramowania) dzięki szablonowi ClickUp Team Requests Template
Żonglowanie wieloma formularzami dla różnych wniosków może szybko stać się chaotyczne, zwłaszcza jeśli jesteś startupem lub SMB (Small and Midsize Business) i masz zbyt wiele na głowie. W takich przypadkach pomocny może być jeden formularz dla wszystkich wniosków pracowników.
The Szablon żądań zespołu ClickUp Jest to ogólny formularz, który pracownicy przesyłają, aby poprosić o cokolwiek - od sprzętu i dostępu do narzędzi po czas wolny . Ułatwia to również pracę menedżerom, ponieważ nie muszą oni sprawdzać wielu formularzy, aby sprawdzić, czy pojawiło się nowe żądanie.
Wszystko, co musisz zrobić, to dodać nową kategorię dla "czasu wolnego" w formularzu, wraz z niestandardowymi polami na szczegóły urlopu i gotowe. Ponieważ ClickUp Forms zawiera pola warunkowe, możesz wyświetlać pracownikom tylko odpowiednie pola dla każdego typu wniosku.
Podczas gdy widok tablicy pozwala liderom zespołów kategoryzować wnioski, możesz ustawić wnioski o czas wolny jako priorytet za pomocą ClickUp Automatyzacja, aby zająć się nimi tak szybko, jak to możliwe.
Pomaga to stworzyć jeden, wydajny system dla wszystkich wniosków wewnętrznych.
5. Szablon harmonogramu zespołu ClickUp
Usprawnij zarządzanie obciążeniem pracą pracowników przebywających na urlopie dzięki szablonowi harmonogramu zespołu ClickUp.
Zarządzanie obciążeniem pracą podczas nieobecności pracowników ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że wszystkie procesy biznesowe w organizacji przebiegają bez zakłóceń. Pomaga menedżerom w redystrybucji zadań, aby zapewnić, że projekty pozostaną na właściwym torze, nawet gdy członkowie zespołu są nieobecni poza biurem . W ten sposób pracownicy mogą cieszyć się czasem wolnym bez stresu związanego z piętrzącą się pracą - jest to jeden z głównych powodów, dla których większość pracowników wzbrania się przed wnioskowaniem o czas wolny.
The Szablon harmonogramu zespołu ClickUp to prosty szablon zadań, który kierownicy zespołów i menedżerowie mogą powielać i wykorzystywać za każdym razem, gdy zatwierdzają żądany czas wolny. Lista kontrolna zawiera cztery elementy listy kontrolnej:
- Przejrzyj oś czasu i terminy zadań w harmonogramie pracownika
- Sprawdzenie, kto jeszcze jest częścią projektu (lub może się włączyć)
- Sprawdzenie bieżącego i przyszłego harmonogramu
- Potwierdzenie, czy pracownik może podjąć się któregoś z zadań o wysokim priorytecie
Zapewniając ustrukturyzowane podejście do redystrybucji zadań, system ten zapewnia ciągłość projektu, zapobiega powstawaniu wąskich gardeł, a co najważniejsze - zmniejsza stres pracowników przebywających na urlopie i ich współpracowników
Czytaj także:_ 10 najlepszych programów do śledzenia czasu wolnego do zarządzania wnioskami o urlop
6. Szablon harmonogramu zmian ClickUp
Uwzględnij braki kadrowe w czasie wolnym od pracy dzięki szablonowi harmonogramu zmian ClickUp
Jeśli zarządzanie obciążeniem pracą dla pracowników pracujących od 9 do 17 jest skomplikowane, to w przypadku firm z wieloma zmianami jest to podwójnie trudne. **Dobrze zorganizowany harmonogram zmian, który daje jasny przegląd dostępności zespołu, może pomóc w zapewnieniu skutecznego planowania i zatwierdzania urlopów
Harmonogram Szablon harmonogramu zmian ClickUp upraszcza go w znacznym stopniu
Szablon pomaga podzielić role na zmiany, przypisać je do odpowiedzialnej osoby i śledzić nieobecności . Umożliwia to:
- Sprawdzenie, kto i kiedy pracuje
- Łatwe śledzenie, kto jest nieobecny i dlaczego
- Dostosowanie zmian w oparciu o dostępność Teams
- Przewidywanie potrzeb kadrowych i potencjalnych niedoborów
Dzięki centralizacji informacji o zmianach, szablon strategicznie poprawia komunikację i współpracę między członkami Teams.
Czy uważasz, że proces ten mógłby być lepszy? Cele ClickUp może pomóc ci ocenić, jak dobrze przebiegają twoje zmiany i dostrzec obszary wymagające poprawy. Można ustawić kamienie milowe i cele, aby zmierzyć wydajność procesów i znaleźć obszary wymagające poprawy. Na przykład, możesz użyć celów Prawda/Fałsz w ClickUp, aby sprawdzić, czy codziennie spełniasz wymagania dotyczące personelu.
Zasadniczo nie tylko zarządzasz harmonogramami zmian, ale także optymalizujesz je pod kątem maksymalnej wydajności.
7. Szablon kalendarza harmonogramu zespołu ClickUp
Zapewnij swojemu zespołowi widoczność zadań (i czasu wolnego) dzięki szablonowi kalendarza ClickUp Team Schedule
Szablon Szablon kalendarza harmonogramu zespołu ClickUp pomaga ułatwić proces przekazania obowiązków przez pracownika, który bierze wolne, zapewniając udostępnianie istotnych zadań i informacji przed jego nieobecnością. Minimalizuje to opóźnienia w projektach, pozwala na płynne przejście i umożliwia pracownikom pełne odłączenie się podczas ich wolnego czasu
Szablon zawiera cztery widoki:
- Aktywności projektu: Widok "listy", w którym można uzyskać przegląd wszystkich zadań przypisanych do zespołu, a także tworzyć nowe zadania i zarządzać nimi
- Tygodniowy harmonogram: Tablica w stylu Kanban, która wizualnie organizuje zadania w oparciu o ich terminy wykonania
- Obciążenie pracą: Ten widok zapewnia jasny obraz obciążenia pracą poszczególnych osób i zespołu, pomagając zrównoważyć zadania i zapobiegać przeciążeniom. Najlepsze jest to, że można zmodyfikować czas trwania widoku do jednego miesiąca, dwóch tygodni lub jednego tygodnia i proaktywnie planować czas wolny pracowników
- Harmonogram zespołu: Jest to widok zespołu w formie kalendarza, który wyświetla czas trwania zadań i ich nakładanie się, umożliwiając efektywne zarządzanie czasem i alokację zasobów
Pomaga to członkom zespołu koordynować ich wysiłki, niezależnie od tego, czy przejmują dodatkowe obowiązki podczas nieobecności kolegi, czy też identyfikują potencjalne zależności. Jednocześnie menedżerowie mogą efektywnie rozdzielać pracę bez przeciążania kogokolwiek.
8. Szablon harmonogramu godzinowego ClickUp
Precyzyjne wynagradzanie pracowników godzinowych dzięki szablonowi harmonogramu godzinowego ClickUp
Śledzenie czasu wolnego dla pracowników godzinowych może być chaotyczne, jeśli nie masz dokładnego systemu. W przeciwieństwie do pracowników pobierających pensję ze stałym wynagrodzeniem, pracownicy godzinowi są wynagradzani na podstawie faktycznie przepracowanych godzin. Oznacza to, że musisz śledzić nie tylko "dni wolne", ale także "godziny wolne"
The Szablon harmonogramu godzinowego ClickUp szablon harmonogramu godzinowego ClickUp zapewnia ramy do zarządzania pracownikami godzinowymi przy użyciu kombinacji widoków kalendarza i narzędzi do śledzenia czasu pracy. Pomaga to śledzić rzeczywisty czas pracy i zapewnia dokładną dokumentację płacową.
Szablon posiada widok kalendarza tygodniowego, w którym można planować harmonogram pracownika w celu efektywnego zarządzania czasem.
Za każdym razem, gdy pracownik chce wziąć godzinę (lub dzień) wolnego, można zablokować ten konkretny blok czasu jako "Poza biurem" i dołączyć notatkę wyjaśniającą, dlaczego wzięli wolne. Super wygodne, prawda?
Czytaj także:_ 15 technik zarządzania czasem zwiększających wydajność zespołu
9. Szablon HR do ewidencji czasu pracy by Szablon.net
przez Szablon.net Jeśli jesteś małym Businessem lub wolisz proste podejście do śledzenia wniosków o urlop, to Szablon HR do ewidencji czasu pracy od Template.net **Wystarczy powielić go dla każdego pracownika i aktualizować za każdym razem, gdy ktoś bierze wolne. To prosty sposób na śledzenie dni urlopu i innych nieobecności.
Szablon zawiera istotne szczegóły, takie jak informacje o pracowniku, dodatek PTO, rodzaje urlopów, pozostałe saldo i historię wykorzystanych dni wolnych. Dodanie zasad do każdego rekordu pracownika może być pomocne, jeśli masz różne zasady i kategorie urlopów - dla pełnoetatowców, niepełnoetatowców itp.
W ten sposób nie tylko centralizujesz rekordy urlopowe pracowników, ale także zapewniasz zgodność z polityką urlopową firmy.
Czytaj także:_ Jak uniknąć mikrozarządzania w miejscu pracy
10. Formularz wniosku o czas wolny dla pracownika przez szablon.net
przez Szablon.net Ostatnim szablonem na naszej liście jest kolejny prosty szablon. The Formularz wniosku o czas wolny dla pracownika startupu od szablon.net **Jest to prosty formularz, który pracownicy mogą udostępniać swoim przełożonym, prosząc o czas wolny
Składa się on z czterech sekcji: dane pracownika, szczegóły dotyczące czasu wolnego, zatwierdzenie przez kierownika (i komentarze) oraz zatwierdzenie przez dział kadr. Można również załączyć pliki, jeśli polityka firmy wymaga zaświadczenia lekarskiego podczas korzystania ze zwolnienia lekarskiego.
Szablon ten jest szczególnie odpowiedni dla małych firm i startupów, w których preferowany jest prosty system zarządzania urlopami.
Zarządzaj czasem wolnym pracowników za pomocą ClickUp
Dobrze zorganizowany system zarządzania czasem wolnym nie tylko pomaga śledzić nieobecności i zarządzać obciążeniem pracą, ale także zapewnia zgodność z lokalnymi przepisami prawa pracy. ClickUp może w tym pomóc.
Pakiet narzędzi do zarządzania czasem pracy - szablony wniosków o wolne, harmonogramy zespołów, śledzenie czasu i funkcje zarządzania obciążeniem pracą - może pomóc uprościć proces, zmniejszyć liczbę kontaktów zwrotnych i stworzyć kulturę priorytetowo traktującą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Ponadto, ClickUp integruje się z ponad 1000 aplikacji i platform (w tym z większością oprogramowania do zarządzania kadrami i płacami), dzięki czemu możesz automatycznie śledzić urlopy i zapewnić dokładne płatności.
Dlaczego więc nie spróbować? Zarejestruj się w ClickUp za darmo i ustandaryzuj swój proces wnioskowania o wolne (i zatwierdzania).