Jak wykorzystać AI w e-mailach (nie brzmiąc przy tym jak bot)

„Wygląda dobrze! Wystarczy kilka drobnych zmian przed piątkiem” – to właśnie taki e-mail otrzymujesz, gdy liczyłeś na szybkie zatwierdzenie.

Teraz musisz porównać nowe zgłoszenia z ustaleniami z zeszłego tygodnia, ustalić, do którego terminu się odnoszą, i ocenić, co Twój zespół jest w stanie realistycznie zrealizować. Nadal nie napisałeś odpowiedzi.

To wszystko się sumuje. Pracownicy biorący udział w eksperymencie terenowym Microsoft Research przed rozpoczęciem badania spędzali średnio 11,7 godziny tygodniowo na pisaniu e-maili. Naukowcy oszacowali, że osoby, które korzystały z Copilota przez ponad połowę tygodni objętych badaniem, spędzały na pisaniu e-maili o 3,6 godziny mniej tygodniowo.

To znaczna oszczędność czasu poświęcanego na zarządzanie Skrzynką odbiorczą.

Wykorzystanie AI do pisania własnych e-maili wymaga jednak podjęcia kilku decyzji. Być może potrzebujesz pomocy w nadrobieniu zaległości w długim wątku z klientem, przygotowaniu rutynowej odpowiedzi lub zidentyfikowaniu wniosków, które Twój zespół musi zrealizować. Każde zadanie wymaga innego kontekstu i innych weryfikacji. Podsumowanie musi uwzględniać najnowszy termin, a odpowiedź powinna odzwierciedlać to, co faktycznie możesz obiecać.

W tym przewodniku omówiono, jak korzystać ze sztucznej inteligencji przy tworzeniu wiadomości e-mail w Gmailu, Outlooku, asystentach czatu oraz ClickUp, wraz z praktycznymi podpowiedziami i przykładami. Dowiesz się, jak wybierać zadania do delegowania, jak dostarczyć sztucznej inteligencji wystarczający kontekst do stworzenia przydatnego szkicu oraz jak przekształcić prośby zawarte w wiadomościach e-mail w zadania, które Twój zespół może śledzić.

Na czym polega wykorzystanie AI w e-mailach?

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w e-mailach oznacza powierzenie modelowi AI konkretnych zadań w całym cyklu życia wiadomości. Sztuczna inteligencja działa bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, tak jak Gemini w Gmailu czy Copilot w Outlooku. Może też działać w połączonym narzędziu, takim jak ChatGPT, Claude czy ClickUp Brain². Różni się to od sztucznej inteligencji wykorzystywanej w marketingu e-mailowym, która personalizuje kampanie wysyłane do tysięcy subskrybentów. Niniejszy przewodnik dotyczy indywidualnych i zespołowych wiadomości e-mail, które wypełniają dzień pracy.

Pięć zadań stanowi większość pracy:

Zacznij od powtarzającego się zadania w ramach swojej dotychczasowej rutyny zarządzania wiadomościami e-mail, na przykład podsumowania wątku korespondencyjnego z klientem przed cotygodniowym spotkaniem. Zanim zaczniesz polegać na wynikach, porównaj je z oryginalnymi wiadomościami.

Jakie zadania związane z e-mailami warto powierzyć AI?

Podsumowania, sugestie dotyczące priorytetów i rutynowe szkice stanowią przydatne punkty wyjścia, ponieważ można je porównać z oryginalnymi wiadomościami. W przypadku wrażliwych wiadomości e-mail, takich jak opinie lub przeprosiny, warto rozważyć samodzielne napisanie pierwszego szkicu, a następnie poproszenie AI o jego sprawdzenie.

Badania pomagają wyjaśnić tę różnicę, choć nie przedstawiają rankingu poszczególnych zadań.

W eksperymencie terenowym firmy Microsoft, o którym mowa we wstępie, wzięło udział 7 137 pracowników z 66 firm. Naukowcy oszacowali, że osoby, którym przyznano dostęp do Copilota, spędzały o 1,3 godziny mniej tygodniowo na pracy z e-mailami. Wyższa wartość podana we wstępie dotyczy regularnych użytkowników. Wyniki te potwierdzają potencjał AI w zakresie ogólnego zmniejszenia nakładu pracy związanego z e-mailami, a nie dowodzą, że tworzenie streszczeń pozwala zaoszczędzić więcej czasu niż pisanie wiadomości od podstaw.

W badaniu przeprowadzonym wśród 1100 profesjonalistów uczestnicy oceniali wiadomości z gratulacjami, o których powiedziano im, że zostały napisane przy różnym stopniu wsparcia ze strony AI.

Obserwujemy rozbieżność między postrzeganiem jakości wiadomości a postrzeganiem nadawcy. Pomimo pozytywnego wrażenia profesjonalizmu w przypadku pisania wspomaganego przez AI, menedżerowie korzystający z AI do rutynowych zadań komunikacyjnych narażają swoją wiarygodność na ryzyko, gdy korzystają z pomocy AI na średnim lub wysokim poziomie.

Gdy przełożony korzystał z niewielkiej pomocy AI, 83% odbiorców postrzegało go jako osobę szczerą. W przypadku intensywnego wsparcia ze strony AI odsetek ten spadł do 40–52%. Wyniki te sugerują, że w kontekście osobistej oceny to, ile wysiłku odbiorcy przypisują nadawcy włożonemu w wiadomość, może wpływać na to, jak ją odbierają.

Jednak w przypadku zadań takich jak potwierdzenie terminu odbiorca potrzebuje przede wszystkim dokładnych informacji, więc możesz skorzystać z AI do stworzenia pierwszego szkicu, a przed wysłaniem sprawdzić fakty. W przypadku pochwał, informacji zwrotnych czy przeprosin dobór słów pokazuje również, jak wiele uwagi poświęciłeś danej osobie i sytuacji.

Profesor Ethan Mollick z Wharton poruszył podobną kwestię dotyczącą tego, które zadania związane z pisaniem warto delegować, w wywiadzie dla programu „On Point” stacji WBUR:

Można na przykład wykorzystać AI do pisania ocen wyników pracy. To pierwsza rzecz, jaką wszyscy robią z wykorzystaniem AI. Ale jaka jest wartość oceny wyników, jeśli nie jest ona sporządzana przez człowieka? Prawda? My też się nad tym zastanawiamy: czy ludzie powinni poświęcać na to czas? Czy ważne jest, żebym napisał list polecający własnoręcznie? A może to tylko formalność, którą muszę komuś przekazać? Myślę więc, że wyzwaniem, które pomaga wyjaśnić rolę AI, jest pytanie: czy konieczny jest udział człowieka?

Zezwolił również na korzystanie z generowanych przez AI szkiców w sytuacjach, gdy ktoś już przemyślał dany problem i potrzebuje pomocy w jego wyrażeniu. Decyzję tę można podejmować indywidualnie dla każdego e-maila.

Traktuj tę tabelę jako praktyczny punkt wyjścia, a nie jako ranking oszczędności czasu:

Dla agencji i zespołów obsługujących klientów ta ostatnia kontrola ma znaczenie zawsze, gdy wiadomość e-mail wiąże się z dodatkową pracą. Przed przypisaniem zlecenia sprawdź, czy mieści się ono w uzgodnionym zakresie i czy zespół zaakceptował termin realizacji.

Które narzędzie do tworzenia e-maili oparte na AI najlepiej pasuje do Twoich ustawień?

Istnieją trzy ogólne podejścia, które możesz połączyć z narzędziami do zwiększania wydajności pracy z e-mailami, z których już korzystasz.

Wbudowana AI w skrzynce odbiorczej: Gemini w Gmailu i Copilot w Outlooku

Wbudowana AI to prosty punkt wyjścia, ponieważ znajduje się tam, gdzie trafiają Twoje wiadomości. W Gmailu panel „Ask Gemini” może podsumować wątek i odpowiedzieć na prośby takie jak „Utwórz dla mnie listę elementów do wykonania na podstawie tego e-maila”.

Pomóż mi stworzyć szkic nowej wiadomości na podstawie podpowiedzi lub dopracować istniejący tekst. W programie Outlook funkcja „Podsumowanie przez Copilot” podsumowuje rozmowy e-mailowe. Podsumowania te mogą zawierać ponumerowane odniesienia, które przenoszą Cię do źródłowej wiadomości e-mail, ułatwiając sprawdzenie szczegółów w oryginale.

Trudności pojawiają się w zakresie wymagań dotyczących kont i aplikacji. Dostęp do Copilota zależy od posiadanej subskrypcji, wersji programu Outlook oraz ustawień. Uprawnieni użytkownicy mogą również korzystać z Copilota przy użyciu połączonych kont innych dostawców, w tym Gmaila, Yahoo i iCloud. Funkcja udostępniania kont firmy Microsoft nie jest dostępna w klasycznej wersji programu Outlook dla systemu Windows.

Funkcja „Draft with Copilot” w nowej wersji programu Outlook oraz w Outlooku w przeglądarce wymaga wiadomości w formacie HTML, a nie zwykłego tekstu. Instrukcje Microsoftu dotyczące urządzeń mobilnych określają również, że wiadomość musi zawierać co najmniej 100 znaków, aby funkcja „Coaching by Copilot” mogła udzielić informacji zwrotnej na temat Twojego szkicu. Jeśli chodzi o Google, dostępność Gemini różni się w zależności od funkcji, planu, regionu i języka; nie ogranicza się ona wyłącznie do języka angielskiego.

Outlook posiada również funkcję „Priorytetyzacja”, która przypisuje poziomy priorytetu do przychodzących wiadomości. Możesz podać jej instrukcje dotyczące tego, co jest ważne, na przykład wiadomości od przełożonego lub skargi klientów. Funkcja ta dotyczy wiadomości e-mail otrzymanych po jej włączeniu, a nie sortuje retrospektywnie istniejącą skrzynkę odbiorczą. Aby bliżej zapoznać się z narzędziami Google, zapoznaj się z tym przewodnikiem dotyczącym korzystania z Gemini w Gmailu.

Samodzielne asystenty czatowe: ChatGPT, Claude i aplikacja Gemini

Asystenci czatowi dają Ci swobodę pracy nad wiadomościami e-mail, które wymagają kilku poprawek. Możesz porównywać wersje, dostosowywać poziom stanowczości oraz wyjaśniać, dlaczego dane sformułowanie nie brzmi tak, jakbyś to Ty je napisał.

W tym przypadku sprawdza się wskazówka Mollicka dotycząca tworzenia pierwszego szkicu: przygotowanie własnego tekstu daje asystentowi przykład Twojego stylu. Następnie możesz poprosić go o zachowanie tego sformułowania, jednocześnie poprawiając przejrzystość lub skracając wiadomość.

Kluczowe znaczenie ma sposób dostarczania kontekstu. Bez połączenia z usługą będziesz musiał wkleić lub przesłać odpowiednie materiały. Obsługiwane połączenia mogą ograniczyć ten wysiłek. Na przykład aplikacja ChatGPT dla Outlooka może wyszukiwać i pobierać wiadomości z autoryzowanej skrzynki e-mailowej, z zastrzeżeniem uprawnień do konta i ustawień obszaru roboczego. Szerokie wyszukiwanie może nadal pomijać istotne wiadomości, dlatego w razie potrzeby określ nadawcę, temat lub zakres dat.

Pojawia się również kwestia przetwarzania danych. Wklejenie warunków umowy klienta na konto osobiste może naruszać politykę Twojej firmy dotyczącą AI. Korzystaj z zatwierdzonego konta i upewnij się, jakie informacje możesz udostępniać. Nasz przewodnik po pisaniu e-maili z wykorzystaniem ChatGPT zawiera podpowiedzi dotyczące tego podejścia.

W przypadku trudnego e-maila podaj wątek korespondencji, opisz oczekiwany rezultat i poproś o trzy wersje o różnym stopniu stanowczości. Następnie poproś asystenta o wskazanie sformułowań, które odbiorca mógłby uznać za niejasne lub konfrontacyjne. Potraktuj tę informację zwrotną jako możliwe interpretacje, a nie jako przewidywanie tego, jak dana osoba zareaguje.

AI do zarządzania pracą, która zapewnia połączenie między wiadomościami e-mail a zadaniami

Trzecie podejście traktuje wiadomość e-mail jako jeden z elementów pracy. Gdy dostępne są odpowiednie źródła, AI może wykorzystać zadanie, termin lub decyzję zapisaną w dokumencie Doc wraz z wiadomością e-mail. Dzięki temu może przygotować odpowiedź uwzględniającą kontekst projektu i pomóc przekształcić prośbę w element podlegający śledzeniu.

Właśnie tu z pomocą przychodzi Brain². Może on korzystać z zadań, dokumentów, czatu oraz aplikacji wspieranych w połączeniu, do których masz uprawnienia dostępu. Możesz poprosić go o porównanie zapytania klienta z briefem projektowym, przygotowanie odpowiedzi oraz utworzenie zadań po potwierdzeniu zakresu, właścicieli i terminów. Omówimy ustawienia i ograniczenia w sekcji poświęconej ClickUp poniżej.

Jak korzystać ze sztucznej inteligencji w e-mailach – krok po kroku

Skorzystaj z tych siedmiu kroków, korzystając z dostępnych narzędzi. Funkcje i dostępne działania zależą od Twojego konta, połączeń i uprawnień.

Krok 1: Zacznij od czytania, a nie od pisania

Wykorzystaj AI do podsumowania długich wątków przed sporządzeniem odpowiedzi. Poproś o informacje niezbędne do podjęcia dalszych działań, takie jak decyzje, terminy i nierozstrzygnięte kwestie.

W Gmailu otwórz wątek i poproś Gemini o jego podsumowanie. W Outlooku wybierz opcję „Podsumowanie przez Copilot” u góry wątku. W ChatGPT lub Claude podaj wątek lub skorzystaj z obsługiwanej integracji z pocztą e-mail. Wypróbuj następującą podpowiedź:

Podsumuj ten wątek w trzech punktach. Następnie wymień wszystkie decyzje, wszystkie terminy oraz wszystkie zadania przypisane mi z imienia i nazwiska. Odróżnij proponowane zmiany od potwierdzonych ustaleń.

Zanim podejmiesz działania na podstawie podsumowania, otwórz oryginalną wiadomość, aby sprawdzić wszelkie liczby, daty lub zobowiązania. Tam, gdzie to możliwe, cytaty w podsumowaniu programu Outlook przenoszą Cię z powrotem do odpowiedniej wiadomości e-mail.

Krok 2: Pozwól AI dokonać wstępnej selekcji, a następnie sam podejmij ostateczną decyzję

Poproś AI, aby pogrupowała dostępne wiadomości w kategorie: „do załatwienia dzisiaj”, „do załatwienia w tym tygodniu” oraz „do przeczytania później”. Najpierw przejrzyj wiadomości o priorytecie, a następnie przejrzyj grupy o niższym priorytecie w poszukiwaniu przeoczonych próśb.

Włącz funkcję „Priorytetyzacja” w Outlooku lub poproś Gemini o zidentyfikowanie wiadomości e-mail wymagających odpowiedzi. Funkcja „Priorytetyzacja” w Outlooku ocenia nowe wiadomości po jej włączeniu; nie sortuje ona istniejących zaległości.

W asystencie czatu podaj odpowiednie wiadomości lub pobierz je za pośrednictwem obsługiwanego połączenia, a następnie poproś o uszeregowanie ich zgodnie z Twoimi priorytetami na ten tydzień. Tematy wiadomości i nadawcy mogą pomóc w wstępnym przeglądzie, ale mogą pomijać rzeczywistą treść prośby. Połącz swoją podpowiedź z prostym zestawem reguł służących do ustalania priorytetów wiadomości e-mail w pracy.

Krótki e-mail od ważnego klienta może zasługiwać na uwagę, nawet jeśli nie zawiera sformułowań wskazujących na pilność. Sprawdzaj te wiadomości samodzielnie i traktuj sugestie AI jako punkt wyjścia, a nie jako kompletny wykaz Twoich obowiązków.

Krok 3: Przed poproszeniem o szkic przedstaw AI kontekst

Podpowiedź typu „Napisz e-mail z przypomnieniem do Dany” nie dostarcza asystentowi ważnych informacji na temat Twojego powiązania z adresatką, historii kontaktów oraz odpowiedniego tonu wypowiedzi. Podaj mu pięć warstw kontekstu:

Przed: „Napisz e-mail z prośbą o przesunięcie tego terminu”.

Po: „Jestem starszym projektantem, który co tydzień współpracuje z Priyą i stara się mówić wprost. Priya jest menedżerką produktu, która znajduje się pod presją działu sprzedaży. Podczas poniedziałkowej rozmowy telefonicznej przesunęła termin prezentacji makiet z 14. na 9. Chcę, żeby zgodziła się na 12., a dwa ekrany miały zostać udostępnione 9. jako zapowiedź. Zazwyczaj piszę do niej krótkimi, przyjaznymi zdaniami, bez korporacyjnego języka.”

Przykładowa odpowiedź:

Cześć Priya, czy możemy uzgodnić, że 12. dostarczę pełny zestaw makiet do premiery? 9. mogę udostępnić dwa zrzuty ekranu jako podgląd. Daj mi znać, czy to pasuje zespołowi sprzedaży.

Sprawdź, czy w szkicu data 12. jest przedstawiona jako propozycja, a nie uzgodniony termin. Przed wysłaniem upewnij się, że możesz dostarczyć dwa zrzuty ekranu, i sprawdź, czy z treści wątku jasno wynika, o który miesiąc chodzi.

Więcej podpowiedzi znajdziesz w tej kolekcji podpowiedzi ChatGPT do pisania.

Krok 4: Edytuj szkic, aż będzie brzmiał tak, jakbyś to Ty go napisał

Przeczytaj na głos swoją wersję roboczą i usuń wszystko, czego nie powiedziałbyś tej osobie podczas bezpośredniej rozmowy. Usuń standardowe zwroty grzecznościowe, które nic nie wnoszą. Zastąp nawarstwione przymiotniki jednym konkretnym faktem. Podziękowanie na zakończenie niech nie przekracza jednej linijki.

W programie Outlook skorzystaj z funkcji „Coaching by Copilot”, aby sprawdzić swój własny szkic, o ile funkcja ta jest dostępna. Zgodnie z wytycznymi Microsoftu dotyczącymi urządzeń mobilnych, aby uzyskać informacje zwrotne w ramach funkcji „Coaching”, tekst musi zawierać co najmniej 100 znaków. W Gmailu skorzystaj z opcji udoskonalania tekstu w funkcji „Pomóż mi napisać” zamiast generować wiadomość od podstaw. W przypadku e-maili dotyczących powiązań z klientami napisz najpierw własny szkic, a następnie poproś AI o sprawdzenie tonu i przejrzystości tekstu.

Możesz również dostarczyć kilka zatwierdzonych przykładów swoich tekstów i poprosić asystenta o zidentyfikowanie wzorców dotyczących długości zdań, stopnia formalności i doboru słownictwa. Wykorzystaj te spostrzeżenia jako wskazówki do wprowadzania poprawek bez konieczności udostępniania poufnej korespondencji.

Zasady zawarte w naszym przewodniku po etykiecie e-mailowej stanowią przydatny filtr końcowy. Gdy odpowiedź okaże się skuteczna, zapisz ją w szablonach wiadomości e-mail w Gmailu lub Outlooku. Wykorzystaj ten tekst jako punkt wyjścia do kolejnego szkicu.

Krok 5: Przekaż AI zadania związane z ręcznym wysyłaniem wiadomości uzupełniających i podsumowań

Poproś AI o zidentyfikowanie wątków, w których czekasz na odpowiedź dłużej niż trzy dni, a następnie przygotuj krótką wiadomość z przypomnieniem dla każdego z nich. Możesz również poprosić o podsumowanie na koniec dnia zawierające wiadomości, w których zostałeś umieszczony w kopii, z podziałem na aktualizacje informacyjne i prośby wymagające Twojej uwagi.

W asystencie czatu podaj wątki wraz z ich znacznikami czasu lub skorzystaj z obsługiwanej integracji z połączeniem e-mail. Spróbuj:

Które z tych wątków oczekują na odpowiedź drugiej osoby i jak długo? Skorzystaj z najnowszej wiadomości w każdym wątku. Przygotuj dwuzdaniową wiadomość z przypomnieniem dla każdego nieodpowiedzianego zapytania, ale niczego nie wysyłaj.

Przed skorzystaniem z sugestii asystenta upewnij się, że zapoznał się on z najnowszymi odpowiedziami. Nasze przykłady e-maili z przypomnieniami pokazują, jak zachować uprzejmy ton. Przed wysłaniem zatwierdź listę odbiorców, termin oraz tekst wiadomości.

Krok 6: Zamień każdą wiadomość e-mail z prośbą w zadanie podlegające śledzeniu

E-mail od klienta z prośbą o „jeszcze jedną rundę poprawek do piątku” oznacza pracę, którą Twój zespół może być zmuszony zaplanować. Jeśli prośba ta pozostanie w Skrzynce odbiorczej, plan projektu może nigdy jej nie uwzględnić.

Poproś AI o wyodrębnienie z wątku wiadomości prośby wraz z wyraźnie wskazanymi właścicielami i terminami realizacji. Niech AI oznaczy brakujące szczegóły jako „nieokreślone” oraz odróżni proponowane zadania od uzgodnionych zobowiązań.

Przejrzyj listę przed utworzeniem zadań. Sprawdź, czy każde zgłoszenie mieści się w zakresie zadań, kto się nim zajmie i czy termin jest realistyczny. Następnie utwórz zatwierdzone zadania w narzędziu do zarządzania pracą swojego zespołu – ręcznie lub poprzez obsługiwane połączenie. Dołącz link lub odniesienie do oryginalnego e-maila, aby zespół mógł sprawdzić kontekst.

Jeśli Twój zespół korzysta z zarządzania projektami za pomocą e-maila, dzięki temu każde zaakceptowane zgłoszenie zyskuje właściciela oraz miejsce, w którym można śledzić postępy wykraczające poza samą odpowiedź.

Krok 7: Ustal wytyczne, zanim AI zacznie przeglądać Twoją Skrzynkę odbiorczą

W Skrzynce odbiorczej znajdują się wiadomości zawierające zawartość pochodzącą spoza Twojej organizacji. Traktuj instrukcje zawarte w tych wiadomościach jako niewiarygodne, zwłaszcza gdy zawierają prośbę skierowaną do asystenta o udostępnienie informacji lub podjęcie działania niezwiązanego z tematem.

Korzystaj z narzędzi AI i kont zatwierdzonych przez firmę oraz sprawdź uprawnienia przed połączeniem skrzynki pocztowej. Nie przechowuj poufnych danych klientów w narzędziach AI, których firma nie zatwierdziła do przetwarzania takich informacji.

Przed podjęciem decyzji porównaj streszczenia z oryginalną wiadomością e-mail. Wymagaj zatwierdzenia przez człowieka przed wysłaniem zobowiązań wobec klienta lub udostępnianiem plików oraz uzgodnij, kiedy należy ujawnić, że korzystasz z pomocy AI.

Jak wygląda cykl pracy nad wiadomościami e-mail wspomagany przez AI?

Cykl pracy wspomagany przez AI może przekształcić wątek korespondencji w podsumowanie, sprawdzoną odpowiedź oraz przydzielone zadanie. Trzy poniższe scenariusze są przykładowymi kompilacjami, a nie studiami przypadków klientów. Każdy z nich przedstawia inną kombinację pomocy AI i decyzji podejmowanych przez człowieka.

Menedżer ds. klientów w agencji zajmujący się wątkiem dotyczącym zmiany zakresu projektu

Klient wysyła wątek składający się z 14 wiadomości, w których mieszają się uwagi, nowe zlecenie oraz zmiana terminu. Menedżer ds. obsługi klienta prosi AI o podsumowanie wątku i sporządzenie listy wszystkich zleceń (krok 1). AI identyfikuje trzy zlecenia, a menedżer porównuje je z podpisaną umową, zaznaczając dwa z nich jako wykraczające poza zakres umowy.

Kierownik decyduje, co zespół może zrealizować, ustala proponowaną opłatę za dodatkową pracę i przekazuje te szczegóły AI za pomocą pięcioczęściowej podpowiedzi kontekstowej (krok 3). AI przygotowuje odpowiedź potwierdzającą uwzględnioną zmianę oraz proponującą opłatę i zmieniony termin realizacji dla pozostałych dwóch zadań.

Kierownik przegląda odpowiedź, przeredagowuje akapit dotyczący cen i wysyła ją. Wprowadzona zmiana staje się przypisanym zadaniem. Dodatkowe prośby pozostają w toku, dopóki klient nie zatwierdzi zakresu, opłaty i terminu (krok 6).

Kierownik ds. marketingu starający się o zatwierdzenie kampanii

Wprowadzenie produktu na rynek wymaga zatwierdzenia przez kierowników działów prawnych, produktowych i regionalnych – wszystko za pośrednictwem e-maila. Kierownik działu marketingu prosi AI o podsumowanie wątków zatwierdzających w postaci codziennej listy pokazującej, kto wyraził zgodę, kto poprosił o zmiany, a kto nie odpowiedział (Krok 2).

/AI przygotowuje dwuwierszową wiadomość z przypomnieniem dla interesariuszy, którzy nie odpowiedzieli w uzgodnionym terminie (krok 5). Osoba prowadząca projekt sprawdza, czy nie ma nowych odpowiedzi, zanim wyśle przypomnienia. Pod koniec dnia prosi o zestawienie otrzymanych zatwierdzeń i decyzji, które wciąż pozostają do podjęcia.

AI pomaga przygotowywać rutynowe aktualizacje, podczas gdy osoba odpowiedzialna za projekt zajmuje się bezpośrednio nierozwiązanymi zastrzeżeniami interesariuszy. Zespoły mogą również korzystać z reguł automatyzacji w Gmailu, aby przyczepiać etykiety do wiadomości zatwierdzających, dzięki czemu łatwiej je znaleźć.

Założyciel odpowiadający na zgłoszenie klienta

Wieloletni klient wysyła e-maila w sprawie błędu w rozliczeniu i grozi rezygnacją z usługi. Założycielka udostępnia sztucznej inteligencji odpowiednią korespondencję i prosi o podsumowanie historii obsługi klienta oraz spornych opłat (krok 1). Następnie porównuje to podsumowanie z dokumentacją rozliczeniową, zanim podejmie decyzję, jaką ofertę przedstawić.

Założycielka sama pisze przeprosiny, a następnie prosi AI o sprawdzenie tonu i jasności tekstu bez zmiany proponowanego rozwiązania (krok 4).

Przekazuje sprawę korekty rozliczenia do działu finansowego, ustalając potwierdzony termin, i dołącza wiadomość e-mail od klienta do zadania (krok 6). Gdy dział finansowy zweryfikuje korektę, kontaktuje się ponownie z klientem.

Jakie są najczęstsze błędy związane z wykorzystaniem AI w wiadomościach e-mail?

Odpowiedź wygenerowana przez AI może brzmieć dobrze, a mimo to pomijać zmieniony termin, sugerować zgodę lub zawierać informacje, które nie powinieneś udostępniać. Przed zaufaniem wynikowi sprawdź, czy nie popełniłeś tych pięciu błędów.

Powierzenie AI pisania e-maili dotyczących relacji od początku do końca

Jak to wygląda: W notatce gratulacyjnej chwali się czyjeś „wyjątkowe osiągnięcia”, nie wymieniając konkretnych działań.

Rozwiązanie: Samodzielnie sformułuj konkretne podziękowania, opinię lub przeprosiny. Poproś AI o poprawienie jasności tekstu bez dodawania pochwał, emocji ani obietnic, których nie wyraziłeś.

Podpowiedź: Wystarczy jedno zdanie

Jak to wygląda: Wpis „Skontaktuj się z klientem” generuje ogólne przypomnienie, które nie uwzględnia rozszerzenia uzgodnionego wczoraj.

Rozwiązanie: Uwzględnij najnowszą umowę, oczekiwany rezultat oraz swój zwyczajowy ton wypowiedzi. Poproś asystenta, aby zaznaczał brakujące informacje, zamiast samemu je uzupełniać.

Zaufaj streszczeniu bez otwierania wątku

Jak to wygląda: Potwierdzasz termin dostawy na podstawie podsumowania, nie zauważając późniejszej odpowiedzi, w której zaproponowano jego zmianę.

Rozwiązanie: Otwórz oryginalną wiadomość dotyczącą każdej daty, ceny lub zobowiązania. Sprawdź, czy podane szczegóły są aktualne i zostały uzgodnione, a nie tylko wspomniane.

Pozostawianie zgłoszeń w Skrzynce odbiorczej

Jak to wygląda: Potwierdzasz zgłoszenie klienta, ale nigdy go nie przydzielasz. Klient oczekuje postępów, podczas gdy lista zadań zespołu pozostaje niezmieniona.

Rozwiązanie: Rejestruj przyjęte zadania, podając właściciela, termin realizacji oraz odniesienie do wiadomości e-mail. Oddzielnie przechowuj prośby oczekujące na zatwierdzenie. Stosuj zasady „inbox zero”, aby usuwać przetworzone wiadomości dopiero po zarejestrowaniu zadania.

Wklejanie poufnych danych na osobiste konta AI

Jak to wygląda: Ktoś kopiuje umowę z klientem na osobiste konto chatbota, nie sprawdzając, czy pozwala na to polityka firmy.

Rozwiązanie: Korzystaj z zatwierdzonego narzędzia i konta. Udostępniaj wyłącznie informacje niezbędne do wykonania zadania i zapoznaj się z zasadami organizacji dotyczącymi przetwarzania danych przed przesłaniem umów, danych klientów lub innych materiałów poufnych.

Jak przekształcić prośby zawarte w wiadomościach e-mail w zadania w ClickUp?

ClickUp tworzy połączenie między rozmowami e-mailowymi a zadaniami, które z nich wynikają. Dla agencji i zespołów obsługi klienta oznacza to możliwość przechowywania w jednym miejscu zgłoszenia klienta, uzgodnionej odpowiedzi oraz przydzielonego zadania.

Skupiaj się na zadaniu podczas rozmów e-mailowych

Po włączeniu funkcji poczty e-mail w ClickUp dla odpowiedniej przestrzeni i połączeniu konta e-mail możesz wysyłać i odbierać wiadomości e-mail bezpośrednio z poziomu zadania. Odpowiedzi pojawiają się w kanale aktywności zadania jako komentarze lub odpowiedzi w wątku, dzięki czemu Twój zespół może śledzić rozmowę równolegle z realizacją zadania.

Możesz na przykład wysłać projekt do akceptacji z zadania „weryfikacja” i dołączyć odpowiedź klienta do tego zadania. Należy pamiętać o jednym ograniczeniu: jeśli odbiorca zmieni temat e-maila, jego odpowiedź nie pojawi się w ClickUp.

Przekształcaj przychodzące prośby w zadania, przekazując je dalej

Otwórz menu listy i wybierz opcję Wyślij e-mail do listy, aby skopiować swój unikalny adres. Wyślij lub prześlij dalej wiadomość e-mail na ten adres, aby utworzyć zadanie. Temat wiadomości stanie się nazwą zadania, a treść – jego opisem.

W temacie wiadomości możesz umieścić etykiety zadania i terminu, np. oraz . Przed wysłaniem sprawdź, czy adres e-mail odpowiada docelowemu użytkownikowi ClickUp oraz czy termin został uzgodniony. Jest to data powstania zadania na podstawie e-maila, niezależna od interpretacji prośby przez AI.

Wykorzystaj Brain² do tworzenia szkiców z uwzględnieniem kontekstu projektu

Brain² może pracować z zadaniami, dokumentami, czatem oraz danymi z aplikacji połączonych w ramach wsparcia, do których masz uprawnienia dostępu. Przekaż mu prośbę klienta i wskaż odpowiedni brief lub umowę, a następnie poproś o porównanie tych dwóch dokumentów:

Porównaj tę prośbę klienta z połączonym briefem projektowym. Przygotuj listę tego, co jest już uwzględnione, co może stanowić dodatkową pracę oraz wszystkiego, czego nie jesteś w stanie określić. Podaj istotne szczegóły. Przygotuj szkic odpowiedzi do mojej weryfikacji, nie zgadzając się na nowe opłaty ani terminy.

Przed podjęciem decyzji o ofercie porównaj te dane z umową. Po uzgodnieniu zakresu poproś Brain² o utworzenie zadań lub podzadań z potwierdzonymi właścicielami i terminami. Niech pozostawi niepotwierdzone szczegóły jako nieustalone.

Możesz również przełączać się między obsługiwanymi modelami AI dostępnymi w Twoim obszarze roboczym, zachowując jednocześnie historię rozmów i kontekst obszaru roboczego. W przypadku powtarzalnych zadań związanych z e-mailami Super Agent może postępować zgodnie ze skonfigurowanymi instrukcjami oraz korzystać z narzędzi i wiedzy, które mu przekażesz. Określ, które zgłoszenia powinien oznaczyć do weryfikacji, a które pozostawić do decyzji człowieka. Te praktyki dotyczące podpowiedzi dla agentów AI mogą pomóc Ci w zdefiniowaniu tych instrukcji.

Wybierz połączenie odpowiednie do zadania

Funkcja poczty e-mail w ClickUp, przekazywanie wiadomości e-mail do zadań oraz narzędzia powiązanych aplikacji Brain² służą różnym celom. Połączenie konta e-mail nie powoduje automatycznego przekształcania każdej przychodzącej wiadomości w przydzielone zadanie.

Użytkownicy programu Outlook mogą również korzystać z dodatku ClickUp, aby tworzyć zadania na podstawie wybranych wiadomości e-mail lub dołączać załączniki do istniejących zadań. Dodatek nie jest dostępny na urządzeniach mobilnych i nie oferuje wsparcia dla wspólnych skrzynek odbiorczych. Sprawdź wymagania dotyczące konkretnej integracji, z której zamierzasz korzystać.

Aby uzyskać wizualną wskazówkę, zacznij od szablonu tablicy Kanban „E-mail”. Dodaj zaakceptowane zgłoszenia jako zadania, przypisz właścicieli i terminy, a następnie przenoś je między statusami odpowiadającymi Twojemu procesowi. Połączenie konta e-mailowego to osobny krok ustawień; nadal musisz zdefiniować, w jaki sposób zgłoszenia trafiają na tablicę.

Spraw, by e-mail zachęcał do podjęcia działania

Następnym razem, gdy klient poprosi o „kilka drobnych zmian”, powinieneś być w stanie zrozumieć, co te zmiany oznaczają dla projektu, bez konieczności odtwarzania treści umowy na podstawie rozproszonych odpowiedzi. To przydatny wskaźnik skuteczności Twoich ustawień AI: czy zmniejsza ona nakład pracy potrzebny do podjęcia jasnej decyzji.

W przypadku prywatnej skrzynki odbiorczej tworzenie szkiców i podsumowań może zaspokoić większość potrzeb. W przypadku zespołu realizującego zadania dla klientów rozmowa musi również utrzymywać połączenie z briefem, terminem realizacji oraz osobami odpowiedzialnymi. W przeciwnym razie nawet dobrze napisana odpowiedź sprawi, że ktoś będzie musiał później koordynować pracę.

ClickUp łączy kontekst projektu z zarządzaniem zadaniami, a Brain² pomaga Ci efektywnie pracować z dostępnymi informacjami. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo i wypróbuj go na jednym aktywnym projekcie dla klienta. Oceń wynik na podstawie tego, czy Twój zespół jest w stanie znaleźć najnowszą umowę i podjąć odpowiednie działania bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące wykorzystania AI w wiadomościach e-mail

Która AI najlepiej nadaje się do pisania e-maili?

Wybierz narzędzie w zależności od tego, gdzie pracujesz i w jakim kontekście potrzebujesz asystenta. Gemini w Gmailu i Copilot w Outlooku oferują pomoc w tworzeniu szkiców bezpośrednio w kliencie e-maila. ChatGPT i Claude pozwalają porównywać wersje i dopracowywać sformułowania poprzez rozmowę. ClickUp Brain² może pomóc, gdy Twoja odpowiedź wymaga dostępu do kontekstu projektu z zadań, dokumentów i dyskusji zespołowych. Przed wyborem sprawdź, czy masz uprawnienia do konta, połączenia i uprawnienia.

Jak rozpoznać, czy e-mail został napisany przez AI?

Ogólne pozdrowienia, niejasne pochwały i powtarzające się sformułowania mogą sprawiać, że e-mail wydaje się bezosobowy, ale nie wskazują one, że został napisany przez AI. W omówionym powyżej badaniu przeprowadzonym przez UF i USC uczestnicy zostali poinformowani, w jakim stopniu wykorzystano pomoc AI; nie był to test ich umiejętności wykrywania tekstów napisanych przez AI. Przeglądając własny szkic, skup się na dokładnych szczegółach, jasnym celu oraz sformułowaniach dostosowanych do powiązań z odbiorcą.

Czy ChatGPT może uporządkować moje e-maile?

ChatGPT może pomóc w podsumowywaniu wiadomości, identyfikowaniu nieodpowiedzianych próśb oraz sugerowaniu priorytetów na podstawie e-maili dostarczonych przez użytkownika lub pobranych za pośrednictwem obsługiwanego połączenia. Aplikacja ChatGPT dla Outlooka umożliwia przeszukiwanie podłączonej skrzynki pocztowej, natomiast dostępne działania organizacyjne zależą od uprawnień i ustawień obszaru roboczego. Określ skrzynkę pocztową, zakres dat i zadanie, a następnie sprawdź wyniki przed zatwierdzeniem zmian.

Czy AI może tworzyć codzienne podsumowania wiadomości e-mail?

Tak. AI może podsumować wybrane wiadomości e-mail w codziennym podsumowaniu zawierającym najważniejsze aktualizacje, prośby, terminy i wiadomości wymagające odpowiedzi. Określ, które skrzynki odbiorcze lub nadawców uwzględnić, okres czasowy oraz preferowany format. Poproś o linki do oryginalnych wiadomości, aby móc sprawdzić szczegóły. Automatyczne codzienne dostarczanie wymaga wsparcia dla harmonogramu lub cyklu pracy agenta z dostępem do odpowiednich wiadomości e-mail. Sprawdź ustawienia i przetestuj kilka podsumowań pod kątem pominiętych wiadomości, zanim zaczniesz na nich polegać.

Jak poprawić styl i gramatykę wiadomości e-mail za pomocą AI?

Napisz wstępną wersję, a następnie powiedz AI, do kogo wysyłasz e-mail, co chcesz osiągnąć i w jaki sposób zazwyczaj zwracasz się do tej osoby. Spróbuj: „Popraw gramatykę i spraw, by tekst był bardziej przejrzysty i serdeczny. Zachowaj sens i sformułowania tam, gdzie to możliwe. Nie dodawaj faktów, obietnic ani przeprosin”. Przed wysłaniem sprawdź wprowadzone zmiany, zwłaszcza sformułowania, które mogą sprawić, że prośba zabrzmi jak żądanie, a proponowany termin jak uzgodniony. W przypadku wrażliwych wiadomości e-mail poproś o sugestie zmian wraz z wyjaśnieniami, abyś mógł zdecydować, co zachować.