Jak ustalać priorytety e-maili w pracy, aby uzyskać maksymalną wydajność

W 1971 roku programista komputerowy, Raymond Tomlinson, przeszedł do historii, wysyłając sobie pierwszego e-maila - przełomową wiadomość o treści "QWERTYUIOP". "Ekscytujące, prawda?

Dziś e-maile nie są już nowością. Zamiast tego stały się jednym z największych zabójców wydajności.

Mimo to e-maile pozostają podstawą komunikacji korporacyjnej. Jest to tak ważne, że zapisy e-maili są dopuszczalne w sądzie - mówimy tu o wysokiej stawce!

Dlatego nadawanie priorytetów wiadomościom e-mail oznacza zwiększenie ich wydajności, zmniejszenie stresu i usprawnienie komunikacji e-mail.

Dzięki odpowiednim strategiom priorytetyzacji e-maili, możesz zmienić swoją skrzynkę odbiorczą z miejsca spadku wydajności w potężne narzędzie organizacyjne. Przeanalizujmy to krok po kroku.

Dlaczego priorytetyzacja e-maili ma znaczenie

Każdy Business udostępnia ten sam ostateczny cel: zwiększenie przychodów i zwiększenie sprzedaży. Aby to zrobić, komunikacja - zwłaszcza za pośrednictwem poczty e-mail - musi być skuteczna.

Według badań, czekanie dłużej niż pięć minut na odpowiedź na lead może 10-krotnie obniżyć wskaźnik powodzenia kwalifikacji. Wydłużenie tego czasu do pięciu do dziesięciu minut oznacza spadek o 400%. Tak, każda minuta ma znaczenie.

Oto dlaczego musimy priorytetyzować wiadomości e-mail. Odpowiednio zrobione zarządzanie e-mailami to kopalnia złota dla efektywnej komunikacji.

Przejdźmy teraz od klientów do pracowników. Prawie 70% pracowników twierdzi, że preferuje e-mail do komunikacji w miejscu pracy. To spora część Twojego zespołu, która polega na e-mailu, aby być na bieżąco.

Tak więc, nie, nie da się uniknąć skrzynki odbiorczej. Zamiast tego, mądrzejszym posunięciem jest podwojenie priorytetyzacji e-maili.

Dzięki narzędziom AI oferującym teraz wszystko, od automatycznego sortowania po tworzenie odpowiedzi, zarządzanie przychodzącymi wiadomościami jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Ale wciąż jest więcej do rozpakowania. Zróbmy to, przechodząc krok po kroku przez przewodnik dotyczący priorytetyzacji e-maili.

Przewodnik krok po kroku po priorytetyzacji e-maili w pracy

Pierwsza zasada priorytetyzacji e-maili: Nie wszystkie e-maile są sobie równe.

Przypisując poziomy priorytetów do przychodzących wiadomości, możesz skupić się na tym, co ważne i uniknąć zasypywania górami e-maili o niskim priorytecie.

Oto jak poradzić sobie ze skrzynką odbiorczą jak profesjonalista:

Krok 1 - Kategoryzowanie e-maili

codziennie wysyłanych jest 160 miliardów wiadomości-śmieci, co stanowi 46% wszystkich e-maili. Z pewnością nie chciałbyś, aby krytyczne wiadomości od szefa znajdowały się obok spamowego wpisu na blogu o "cudownych" inwestycjach, prawda?

Dlatego właśnie zaczynamy od kategoryzowania e-maili w oparciu o ich znaczenie w priorytetyzacji e-maili.

Zacznij od przypisania priorytetów za pomocą etykiet, etykiet lub flag klienta poczty e-mail.

Aby uporządkować wiadomości e-mail w Gmailu, użyj gwiazdek do oznaczania ważnych wiadomości. Wystarczy kliknąć gwiazdkę obok wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej, a następnie wybrać opcję "Oznaczone gwiazdką" z menu po lewej stronie, aby wyświetlić wszystkie wiadomości.

Jeśli korzystasz z Outlooka, możesz oznaczać wiadomości e-mail do sprawdzenia. Kliknij ikonę flagi obok wiadomości i możesz nawet ustawić termin, aby przypomnieć sobie o podjęciu działań.

Filtry i etykiety to jedne z najprostszych sposobów na stworzenie skrzynki odbiorczej wolnej od bałaganu. Narzędzia te automatycznie sortują i kategoryzują przychodzące e-maile i pilne wiadomości w oparciu o kryteria takie jak nadawca, temat lub słowa kluczowe.

Przykładowo, e-maile od nadawców VIP lub krytyczne projekty mogą być wysyłane bezpośrednio do priorytetowej skrzynki odbiorczej, podczas gdy e-maile promocyjne mogą po cichu zostać przeniesione do osobnego folderu.

Oto krótkie podsumowanie tego, jak tworzyć filtry w Gmailu:

Krok 2 - Korzystanie z narzędzi i funkcji

Nawet po uporządkowaniu skrzynki odbiorczej, łatwo o chaos. Właśnie dlatego narzędzia do zarządzania pocztą e-mail są niezbędne.

Weźmy na przykład ClickUp. To narzędzie do zarządzania projektami umożliwia automatyzację zadań e-mail dzięki funkcji Automatyzacji. Możesz ustawić ją tak, aby wysyłała wiadomości e-mail lub przypisywała zadania, gdy zmienią się statusy - na przykład powiadomić lidera zespołu e-mailem, gdy zadanie zostanie oznaczone jako "Zakończone". "

Masz wiele kont e-mail? Narzędzia takie jak Shift umożliwiają widok profesjonalnych i osobistych e-maili z jednego wygodnego pulpitu. Shift pomaga zarządzać konwersacjami na różnych kontach bez konieczności przeskakiwania między aplikacjami.

Mówiąc o doskonałej funkcji wyszukiwania, omówmy Connected Search w ClickUp. To potężne narzędzie oparte na AI skanuje e-maile, dokumenty i konwersacje przy użyciu słowa kluczowego lub opisu projektu. To jak posiadanie wyszukiwarki dedykowanej Twojej skrzynce odbiorczej i plikom.

Wypróbuj Unroll.me, aby masowo zrezygnować z subskrypcji newsletterów, których już nie czytasz. Niezależnie od tego, czy wyczyścisz konto do czysta, czy zrezygnujesz z subskrypcji selektywnie, jest to prosty sposób na ograniczenie nieistotnych e-maili i odzyskanie porządku w skrzynce odbiorczej.

Istnieje wiele innych narzędzi i funkcji do priorytetyzacji e-maili. Zaleca się jednak trzymanie się jednego, ponieważ oznacza to mniej zarządzania i większą wydajność.

Aby pomóc Ci wskazać to jedno narzędzie, które odpowiada Twoim potrzebom, spróbuj poszukać takiego, które oferuje następujące funkcje:

Krok 3 - Ustawienie codziennych priorytetów

Celem jest spędzanie mniejszej ilości czasu w skrzynce odbiorczej, a nie większej. Ustawienie codziennych priorytetów dla skrzynki odbiorczej może zaoszczędzić czas, zmniejszyć stres i pomóc skupić się na ważnych zadaniach. Oto jak zorganizować zarządzanie pocztą e-mail:

Zaawansowane wskazówki dotyczące zarządzania wiadomościami e-mail

Przy setkach e-maili napływających każdego dnia, nie ma możliwości, abyś nadążył z ich obsługą bez pomocy.

Rozwiązanie? Przestań unikać technologii i zacznij z niej korzystać, aby zarządzać ponad 100 nieprzeczytanymi e-mailami w skrzynce odbiorczej tygodniowo.

Wykorzystanie AI i narzędzi zwiększających wydajność

Większość e-maili sprowadza się do zadań - udostępniania aktualizacji, zarządzania projektami lub dotrzymywania terminów. Dlatego najbardziej sensowne jest połączenie e-maili i zarządzania cyklem pracy pod jednym dachem, zamiast przeskakiwania między zadaniami.

ClickUp to idealne rozwiązanie do integracji zarządzania pocztą e-mail z priorytetyzacją zadań.

ClickUp płynnie integruje się z Gmailem i Outlookiem, oferując następujące korzyści:

Ale to nie wszystko. ClickUp wykorzystuje funkcje takie jak ClickUp Assign Comments i ClickUp Mentions, aby jeszcze bardziej uporządkować e-maile.

Weźmy na przykład historię Oscara.

Żadnych dodatkowych zakładek, żadnych pominiętych szczegółów, a klient otrzymuje aktualizację na czas - jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki.

Z ClickUp Brain będzie jeszcze lepiej. Ten oparty na AI asystent przenosi zarządzanie e-mailami na wyższy poziom, przygotowując je za Ciebie w kilka sekund.

Jak to działa: Wystarczy, że dostawca poda kluczowe punkty, a ClickUp Brain przygotuje profesjonalny, perfekcyjny w tonie e-mail, który będzie zgodny z Twoimi intencjami i odbiorcami.

Twórz e-maile razem z ClickuUp Brain!

Jeśli chcesz przekształcić długie e-maile w możliwe do wykonania kroki, ClickUp Brain może podsumować zawartość i wygenerować zadania.

Najlepsze praktyki w zakresie komunikacji

Chociaż masz do dyspozycji wszystkie narzędzia, aby usprawnić komunikację e-mail, oto kilka strategii zarządzania pocztą elektroniczną, aby zachować profesjonalizm i współpracę:

1. Ustal wyczyszczone wytyczne dotyczące komunikacji

Zdefiniuj, które kanały są najlepsze dla określonych typów komunikacji.

Na przykład, e-mail do formalnych aktualizacji, komunikatory do szybkich pytań i zaplanowane spotkania do szczegółowych dyskusji. Zmniejszy to zamieszanie i usprawni interakcje.

2. Prowadzenie spotkań typu stand-up

Stand-upy to krótkie codzienne spotkania (zwykle odbywające się na stojąco!), podczas których wszyscy udostępniają aktualne informacje na temat zadań, planów i przeszkód. Ta inspirowana zwinnością metoda pozwala szybko zjednoczyć międzyfunkcyjne Teams.

3. Szanuj różne potrzeby komunikacyjne

Nie wszyscy dobrze czują się na czatach grupowych lub rozmowach przez Zoom. Niektórzy wolą pisemne aktualizacje lub prywatne spotkania.

Korzystaj z narzędzi takich jak ClickUp Chat, aby ułatwić i rozszerzyć udostępnianie pomysłów. Pamiętaj również, aby regularnie kontaktować się z cichszymi członkami zespołu, aby upewnić się, że czują się wysłuchani.

4. Nadaj priorytet aktywnemu słuchaniu

Dobra komunikacja wymaga zarówno słuchania, jak i mówienia.

Podczas spotkań zachęcaj uczestników do skupienia się na tym, co mówią inni, zamiast na planowaniu kolejnej odpowiedzi. Pomocne mogą być również ustrukturyzowane dyskusje z pytaniami uzupełniającymi.

5. Korzystaj z ujednoliconej platformy współpracy

Korzystanie przez wszystkich z tego samego narzędzia pozwala uniknąć "zbyt wielu platform".

Dzięki ClickUp zespoły mogą scentralizować harmonogramy projektów, notatki i zadania, zapewniając płynną komunikację poprzez połączenie różnych funkcji zespołu.

Co najlepsze? Możesz skorzystać z integracji ClickUp z wiodącymi platformami poczty e-mail, takimi jak Gmail i Outlook, aby przechwytywać wiadomości e-mail przychodzące do Twojej skrzynki odbiorczej i bezpośrednio przypisywać zadania członkom Twojego zespołu.

6. Zapewnij widoczność kluczowych zadań do wykonania

Upewnij się, że wszyscy wiedzą, które zadania są terminowe, kto jest za nie odpowiedzialny i jaki jest termin ich wykonania. Udostępniane kalendarze, listy zadań lub tablice projektów mogą sprawić, że te szczegóły będą dostępne i przejrzyste dla wszystkich członków zespołu.

7. Rób notatki i podejmuj działania następcze

Podczas spotkań wyznacz osobę, która będzie notować kluczowe punkty i elementy działań. Dystrybucja tych notatek odbywa się podpowiedź szybko, a następnie upewnij się, że zadania i pomysły nie zostały pominięte.

Typowe błędy, których należy unikać

Efektywne zarządzanie e-mailami to nie lada wyczyn, ale nawet strategie oparte na najlepszych intencjach mogą pójść na marne z powodu kilku typowych błędów. Oto pięć błędów, których należy unikać podczas zarządzania skrzynką odbiorczą:

1. Pozwalanie, aby skrzynka odbiorcza stała się wysypiskiem śmieci

Jeśli zbyt długo ignorujesz bałagan, Twoja skrzynka odbiorcza stanie się cyfrową czarną dziurą. Brak regularnego usuwania lub archiwizowania nieistotnych e-maili może pogrzebać ważne wiadomości.

Traktuj swoją skrzynkę odbiorczą jak biurko - utrzymuj ją w czystości i porządku, aby uniknąć utraty ważnych e-maili.

2. Obsesyjne sprawdzanie e-maili

Ciągłe odświeżanie skrzynki odbiorczej zakłóca przepływ pracy i zmniejsza wydajność. Ponowne sku pienie się po przerwie zajmuje średnio około 23 minut. Zamiast tego zaplanuj ustawienie godzin sprawdzania skrzynki odbiorczej i trzymaj się ich. Twoja koncentracja będzie Ci wdzięczna.

3. Nadawanie priorytetów nieistotnym wiadomościom

Łatwo jest dać się zepchnąć na boczny tor, odpowiadając na e-maile o niskim priorytecie, podczas gdy te krytyczne pozostają bez odpowiedzi. Unikaj tego, ustanawiając jasne ramy priorytetyzacji, takie jak sortowanie e-maili według pilności, ważności nadawcy lub terminów.

4. Zapominanie o rezygnacji z subskrypcji

Wciąż otrzymujesz e-maile z webinaru, w którym uczestniczyłeś dwa lata temu? Czas zrezygnować z subskrypcji.

Zaniedbywanie filtrowania nieistotnych newsletterów i list mailingowych zapycha skrzynkę odbiorczą i marnuje czas. Jeśli ręczne wykonywanie tej czynności wydaje ci się uciążliwe, możesz skorzystać z pomocy narzędzi AI, które zrobią to za ciebie w kilka minut.

5. Ignorowanie przypomnień i flag

Niekorzystanie z funkcji takich jak przypomnienia czy flagi jest jak pozostawianie samoprzylepnych notatek w szufladzie zamiast umieszczania ich na biurku.

Dzięki tym narzędziom nie przegapisz żadnych działań następczych ani terminów - używaj ich do śledzenia najważniejszych zadań.

Droga skrzynko odbiorcza, czas na aktualizację z ClickUp

ClickUp zmniejszył potrzebę komunikacji e-mail i usprawnił współpracę naszego zespołu ds. tworzenia zawartości. Możemy przejść od pomysłu/burzy mózgów do pierwszego szkicu nawet 2-3 razy szybciej.

W różnych branżach integracja ClickUp z pocztą e-mail pomaga Teams zaoszczędzić setki godzin, które w przeciwnym razie byłyby tracone na niekończące się wątki e-mail i mylące rozmowy.

Dzięki funkcjom takim jak przekształcanie wiadomości e-mail w zadania, które można wykonać, płynna synchronizacja z Gmailem i Outlookiem, a nawet wykorzystanie AI do tworzenia i podsumowywania wiadomości e-mail, ClickUp przekształca skrzynkę odbiorczą w potęgę wydajności.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz zadaniami, oddelegowujesz działania następcze, czy utrzymujesz porządek w skrzynce odbiorczej, ClickUp Cię wspiera.

Gotowy, aby porzucić chaos e-mailowy na dobre? Zarejestruj się w ClickUp już teraz!