W 1971 roku programista komputerowy Raymond Tomlinson przeszedł do historii, wysyłając sobie pierwszego e-maila - przełomową wiadomość, która brzmiała mniej więcej tak: "QWERTYUIOP" Ekscytujące, prawda?
Przenieśmy się w czasie do dnia dzisiejszego, a e-maile nie są już nowością. Zamiast tego stały się jednym z największych zabójców wydajności.
przeciętna osoba otrzymuje 120 e-maili dziennie. Według Adobe, profesjonaliści spędzają 120 godzin dziennie na pracy ponad pięć godzin dziennie czytając i odpowiadając na e-maile - prawie połowę swojego dnia pracy! Nic dziwnego, że odręczne listy są rzadkim luksusem.
Mimo to, e-maile pozostają podstawą komunikacji korporacyjnej. Jest to tak ważne, że zapisy e-maili są dopuszczalne w sądzie - mówiąc o wysokiej stawce!
Właśnie dlatego priorytetowe traktowanie e-maili oznacza zwiększenie ich wydajności wydajność e-maili , zmniejszając stres i poprawiając komunikację e-mail.
Dzięki odpowiednim strategiom priorytetyzacji e-maili, możesz zmienić swoją skrzynkę odbiorczą z drenażu wydajności w potężne narzędzie organizacyjne. Przeanalizujmy to krok po kroku.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Zachowaj porządek i kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą dzięki tym inteligentnym strategiom zarządzania wiadomościami e-mail:
- Kategoryzuj e-maile: Używaj etykiet, flag lub etykiet, aby sortować e-maile według priorytetu
- Ustaw konkretne godziny wysyłania e-maili: Unikaj ciągłego sprawdzania skrzynki odbiorczej i zaplanuj dedykowane przedziały czasowe na zarządzanie wiadomościami e-mail
- Korzystaj z narzędzi e-mail: UżywajClickUp do przekształcania e-maili w zadania, automatyzacji działań następczych i synchronizacji z Gmailem lub Outlookiem
- Unsubscribe and declutter: Wyeliminuj niepotrzebne newslettery i archiwizuj nieaktualne e-maile
- Zamień e-maile w działania: Podsumowuj e-maile i twórz zadania, które można wykonać, korzystając z narzędzi takich jak ClickUp Brain
Dlaczego priorytetyzacja e-maili ma znaczenie
Każdy Business udostępnia ten sam ostateczny cel: zwiększenie przychodów i zwiększenie sprzedaży. Komunikacja - zwłaszcza za pośrednictwem e-maili - musi być do tego zrobienia.
Według badań, czekanie dłużej niż pięć minut na odpowiedź na lead może 10-krotnie obniżyć wskaźnik powodzenia kwalifikacji. Wydłużenie czasu odpowiedzi do pięciu do dziesięciu minut może spowodować, że wskaźnik sukcesu kwalifikacji spadnie 10-krotnie 400% spadek . Tak, każda minuta ma znaczenie.
Dlatego właśnie musimy nadawać priorytet e-mailom. Zarządzanie e-mailami, zrobione jak należy, to kopalnia złota dla efektywnej komunikacji.
via Pinterest Przejdźmy teraz od klientów do pracowników. Prawie 70% pracowników twierdzi, że preferuje e-mail do komunikacji w miejscu pracy. To spora część Twojego zespołu, która polega na e-mailu, aby być na bieżąco i w zgodzie ze sobą.
Tak więc, nie, nie można unikać skrzynki odbiorczej. Zamiast tego mądrzejszym posunięciem jest podwojenie priorytetów e-mail.
Dzięki narzędziom AI oferującym obecnie wszystko, od automatycznego sortowania po tworzenie odpowiedzi, zarządzanie przychodzącymi wiadomościami jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Ale jest jeszcze więcej do rozpakowania. Zróbmy to, przechodząc krok po kroku przez przewodnik dotyczący priorytetyzacji e-maili.
Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami (Free & Paid)
Przewodnik krok po kroku po priorytetyzacji e-maili w mojej pracy
Pierwsza zasada priorytetyzacji e-maili: Nie wszystkie e-maile są sobie równe.
Przypisując priorytety przychodzącym wiadomościom, możesz skupić się na tym, co ważne i uniknąć zasypania górami e-maili o niskim priorytecie.
Oto jak poradzić sobie ze skrzynką odbiorczą jak profesjonalista:
Krok 1 - Kategoryzacja e-maili 160 miliardów wiadomości-śmieci jest wysyłanych dziennie, co stanowi 46% wszystkich e-maili. Z pewnością nie chciałbyś, aby krytyczne wiadomości od twojego szefa znajdowały się obok spamowego wpisu na blogu o "cudownych" inwestycjach, prawda?
Dlatego właśnie zaczynamy od kategoryzacji e-maili w oparciu o ich znaczenie w priorytetyzacji e-maili.
Zacznij od przypisania poziomów priorytetów za pomocą etykiet, etykiet lub flag klienta e-mail.
Do organizowanie e-maili w Gmailu używaj gwiazdek do oznaczania ważnych wiadomości. Wystarczy kliknąć gwiazdkę obok e-maila w skrzynce odbiorczej, a aby wyświetlić je wszystkie, wybierz "Oznaczone gwiazdką" z menu po lewej stronie.
oznaczanie ważnych e-maili gwiazdkami w celu ich późniejszej łatwej lokalizacji w sekcji "Oznaczone gwiazdką"
Jeśli korzystasz z Outlooka, możesz oflagować wiadomości e-mail, by podjąć dalsze działania. Kliknij ikonę flagi obok wiadomości i możesz nawet ustawić termin, aby przypomnieć sobie o podjęciu działań.
Pro Tip: Etykietuj e-maile, które wymagają natychmiastowej uwagi za pomocą "Wysokiego priorytetu", "Pilne" lub "Wymagane działanie" To jak nadanie skrzynce odbiorczej systemu sygnalizacji świetlnej - czerwony oznacza zatrzymanie wszystkiego i odpowiedź.
Filtry i etykiety to jedne z najprostszych sposobów na stworzenie skrzynki odbiorczej wolnej od bałaganu. Narzędzia te automatycznie sortują i kategoryzują przychodzące e-maile i pilne wiadomości w oparciu o kryteria, takie jak nadawca, temat lub słowa kluczowe.
Przykładowo, e-maile od nadawców VIP lub krytyczne projekty mogą być wysyłane bezpośrednio do priorytetowej skrzynki odbiorczej, podczas gdy e-maile promocyjne mogą po cichu trafiać do osobnego folderu.
Wybierz nadawcę i słowo kluczowe, aby kategoryzować e-maile i filtrować je
Oto krótkie podsumowanie tego, jak tworzyć filtry w Gmailu:
- Otwórz skrzynkę odbiorczą i kliknij ikonę Pokaż opcje wyszukiwania na pasku wyszukiwania
- Wprowadź kryteria (np. nadawcę, temat) i przetestuj, klikając Search
- Na dole kliknij Utwórz filtr
- Wybierz akcję (np. kategoryzuj, usuń, etykieta)
- Kliknij ponownie przycisk Utwórz filtr
Przeczytaj również: 8 najlepszych alternatyw e-mail dla komunikacji Business
Krok 2 - Korzystanie z narzędzi i funkcji
Nawet po wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej, łatwo jest przywrócić w niej chaos. Właśnie dlatego narzędzia do zarządzania pocztą e-mail są niezbędne.
Weź ClickUp na przykład. To narzędzie do zarządzania projektami umożliwia automatyzację zadań e-mail dzięki funkcji Automations. Można ją ustawić tak, aby wysyłała e-maile lub przypisywała zadania, gdy zmienią się statusy - na przykład powiadamiała lidera zespołu e-mailem, gdy zadanie zostanie oznaczone jako "Zakończone"
Masz wiele kont e-mail? Narzędzia takie jak Zmiana umożliwia widok profesjonalnych i osobistych e-maili z jednego wygodnego pulpitu. Shift pomaga zarządzać konwersacjami na różnych kontach bez konieczności przeskakiwania między aplikacjami.
Mówiąc o doskonałej funkcji wyszukiwania, omówmy Połączone wyszukiwanie ClickUp . To potężne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji skanuje e-maile, dokumenty i rozmowy przy użyciu słowa kluczowego lub opisu projektu. To jak posiadanie wyszukiwarki dedykowanej Twojej skrzynce odbiorczej i plikom.
Aby pozbyć się bałaganu, wypróbuj Unroll.me do masowej rezygnacji z subskrypcji newsletterów, których już nie czytasz. Niezależnie od tego, czy wyczyścisz konto do czysta, czy zrezygnujesz z subskrypcji selektywnie, jest to prosty sposób na ograniczenie nieistotnych e-maili i odzyskanie porządku w skrzynce odbiorczej.
Istnieje wiele innych narzędzi i funkcji do priorytetyzacji e-maili. Zaleca się jednak trzymanie się jednego, ponieważ oznacza to mniej zarządzania i większą wydajność.
Aby pomóc ci wskazać to jedno narzędzie, które odpowiada twoim potrzebom, spróbuj poszukać takiego, które oferuje następujące funkcje:
- Automatyzacja e-maili: Automatyzacja działań, takich jak sortowanie, etykiety i wysyłanie powiadomień w celu usprawnienia cyklu pracy
- Ujednolicony obszar roboczy: Zarządzanie zadaniami i e-mailami na jednej platformie, aby uniknąć przełączania się między narzędziami
- Zaawansowana funkcja wyszukiwania: Natychmiastowa lokalizacja e-maili, dokumentów lub konwersacji za pomocą wyszukiwania opartego na AI
- Konfigurowalne szablony: Tworzenie i ponowne wykorzystywanie szablonów e-mail w celu zapewnienia spójnej i wydajnej komunikacji
- Możliwości integracji: Synchronizacja z kalendarzami, CRM i aplikacjami zwiększającymi wydajność w celu połączenia środowiska cyfrowego
Przeczytaj również: Jak wdrożyć skuteczne cykle pracy automatyzacji e-maili?
Krok 3 - Ustawienie codziennych priorytetów
Celem jest spędzanie mniejszej ilości czasu w skrzynce odbiorczej, a nie większej. Ustawienie codziennych priorytetów dla skrzynki odbiorczej może zaoszczędzić czas, zmniejszyć stres i pomóc skupić się na ważnych zadaniach. Oto jak zorganizować zarządzanie e-mailami:
- Podejście "Do zrobienia teraz ": Jeśli e-mail zajmuje mniej niż 2 minuty, odpowiadaj natychmiast; zapobiega to powstawaniu zaległości
- Oddelegowane zadania: Jeśli e-mail wymaga wkładu członka zespołu, prześlij go dalej z jasnymi instrukcjami. Oddelegowane zadania zapewnią, że właściwi ludzie podejmą działania bez twojego mikrozarządzania
- Przekaż na później: Masz e-maile, które nie są pilne, ale wymagają uwagi? Ustaw przypomnienia lub odłóż je na później w określonym czasie. Narzędzia takie jak priorytetowa skrzynka odbiorcza lub oprogramowanie do zarządzania e-mailami mogą pomóc w ich efektywnej organizacji
- Usuń niepotrzebne e-maile: Pożegnaj się z nieaktualnymi lub nieistotnymi e-mailami. Wyczyszczona skrzynka odbiorcza zwiększa koncentrację i sprawia, że ważne wiadomości wyróżniają się na tle innych
Usuwanie e-maili ze spamu, które pochłaniają pamięć i nie są istotne
Przeczytaj również: Czym jest zarządzanie zadaniami e-mail i jak je wdrożyć?
Zaawansowane wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail
Przy setkach e-maili napływających każdego dnia, nie ma możliwości, aby nadążyć z ich obsługą bez pomocy.
Rozwiązanie? Przestań unikać technologii i zacznij ją wykorzystywać do zarządzania ponad 100 nieprzeczytanymi e-mailami w skrzynce odbiorczej tygodniowo.
Wykorzystanie AI i narzędzi zwiększających wydajność
Większość e-maili sprowadza się do zadań - udostępniania aktualizacji, zarządzania projektami lub dotrzymywania terminów. Dlatego najbardziej sensowne jest połączenie e-maili i zarządzania cyklem pracy pod jednym dachem, zamiast przeskakiwania między zadaniami.
ClickUp to idealne rozwiązanie do integracji zarządzania pocztą e-mail z priorytetyzacją zadań.
połącz ClickUp z istniejącymi platformami, aby odpowiadać bezpośrednio z jednej platformy_
ClickUp płynnie integruje się z Gmailem i Outlookiem, oferując następujące korzyści:
- Przekształcanie e-maili w zadania, które można wykonać bezpośrednio z Gmaila
- Aktualizowanie statusów i priorytetów zadań bez opuszczania skrzynki odbiorczej
- Udostępnianie zawartości e-maili jako komentarzy do zadań dla lepszej współpracy
- Planowanie i oddelegowane zadania na podstawie interakcji z wiadomościami e-mail
- Synchronizuj e-maile z Outlooka z zadaniami ClickUp, aby usprawnić ich śledzenie
- Ustawienie przypomnień w Outlooku dla zadań ClickUp
- Automatyzacja tworzenia zadań na podstawie wiadomości e-mail w celu usprawnienia cyklu pracy
Ale to nie wszystko. ClickUp wykorzystuje funkcje takie jak ClickUp Assign Comments i ClickUp wzmianki, aby jeszcze bardziej uporządkować e-maile.
Weźmy na przykład historię Oscara.
Przykład: Oscar, kierownik projektu, otrzymuje e-mail od klienta z prośbą o aktualizację jego strony internetowej. Zamiast kopiować szczegóły do osobnego narzędzia, Oscar korzysta z ClickUp, aby załączyć e-mail bezpośrednio do zadania związanego z projektem redesignu. Szybko dodaje komentarz z etykietą zespołu projektowego z konkretnymi instrukcjami, przypisuje działania następcze do Sary (głównego projektanta) i ustawia termin - wszystko z poziomu ClickUp.
Żadnych dodatkowych zakładek, żadnych pominiętych szczegółów, a klient otrzymuje aktualizację na czas - jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki.
Komunikuj się bez pomijania rytmu, korzystając z funkcji szybkiej komunikacji ClickUp
Będzie lepiej tylko z ClickUp Brain . Ten oparty na AI asystent przenosi zarządzanie e-mailami na wyższy poziom, przygotowując je za Ciebie w kilka sekund.
Jak to działa: Wystarczy, że dostawca przedstawi kluczowe kwestie, a ClickUp Brain przygotuje profesjonalny, perfekcyjny w tonie e-mail, który będzie zgodny z Twoimi intencjami i odbiorcami.
Użyj ClickUp Brain, aby dopracować zawartość e-maila
Jeśli chcesz przekształcić długie e-maile w możliwe do wykonania kroki, ClickUp Brain może podsumować zawartość i wygenerować zadania.
Przeczytaj również: Jak używać AI w e-mailach (przypadki użycia i narzędzia)
Najlepsze praktyki w zakresie komunikacji
Chociaż masz do dyspozycji wszystkie narzędzia do komunikacji e-mail, oto kilka z nich strategii zarządzania wiadomościami e-mail aby zachować profesjonalizm i współpracę:
1. Ustanowienie wyczyszczonych wytycznych dotyczących komunikacji
Określ, które kanały są najlepsze dla określonych rodzajów komunikacji.
Na przykład e-mail do formalnych aktualizacji, komunikatory internetowe do szybkich pytań i zaplanowane spotkania do szczegółowych dyskusji. Zmniejszy to zamieszanie i usprawni interakcje.
2. Prowadzenie spotkań typu stand-up
Stand-upy to krótkie codzienne spotkania (zwykle odbywające się na stojąco!), podczas których wszyscy udostępniają aktualne informacje o zadaniach, planach i przeszkodach. Ta inspirowana zwinnością metoda szybko dostosowuje międzyfunkcyjne Teams.
Pro Tip: Używaj Szablon codziennego spotkania Standup w ClickUp do prowadzenia notatek, śledzenia postępów i radzenia sobie z wyzwaniami bez nadmiernego planowania.
3. Szanuj różnorodne potrzeby komunikacyjne
Nie wszyscy dobrze czują się na czatach grupowych lub rozmowach przez Zoom. Niektórzy wolą pisemne aktualizacje lub prywatne spotkania.
Korzystaj z narzędzi takich jak ClickUp Chat, aby ułatwić i rozszerzyć udostępnianie pomysłów. Pamiętaj również, aby regularnie kontaktować się z cichszymi członkami zespołu, aby upewnić się, że czują się wysłuchani.
rozmawiaj w czasie rzeczywistym ze swoim zespołem i udostępniaj aktualizacje za pomocą ClickUp Chat
4. Nadaj priorytet aktywnemu słuchaniu
Dobra komunikacja obejmuje zarówno słuchanie, jak i mówienie.
Podczas spotkań zachęcaj uczestników do skupienia się na tym, co mówią inni, zamiast na planowaniu kolejnej odpowiedzi. Pomocne mogą być również ustrukturyzowane dyskusje z pytaniami uzupełniającymi.
Przeczytaj również: Skrzynka odbiorcza Zero 101: Inteligentne zarządzanie e-mailami
5. Korzystanie z ujednoliconej platformy współpracy
Posiadanie wszystkich na tym samym narzędziu pozwala uniknąć zamieszania związanego ze "zbyt wieloma platformami".
Dzięki ClickUp zespoły mogą scentralizować harmonogramy projektów, notatki i zadania, dzięki czemu komunikacja jest płynna, łącząc różne funkcje zespołu.
A co najlepsze? Możesz skorzystać z integracji ClickUp z wiodącymi platformami e-mail, takimi jak Gmail i Outlook, aby przechwytywać wiadomości e-mail przychodzące do Twojej skrzynki odbiorczej i bezpośrednio przypisywać zadania członkom zespołu.
Przeczytaj również: Jak tworzyć reguły Gmaila
6. Zapewnienie widoczności kluczowych produktów
Upewnij się, że wszyscy wiedzą, które zadania są należne, kto jest za nie odpowiedzialny i jaki jest termin ich wykonania. Udostępniane kalendarze, listy zadań lub tablice projektów mogą sprawić, że szczegóły te będą dostępne i przejrzyste dla wszystkich członków zespołu.
Przeczytaj również: Odzyskaj swoje godziny: Najlepsze narzędzia do zarządzania skrzynką odbiorczą dla maksymalnej wydajności
7. Rób notatki i podejmuj dalsze działania
Podczas spotkań wyznacz osobę, która będzie notować kluczowe punkty i elementy działań. Dystrybucja tych notatek odbywa się podpowiedź i monitorowanie, aby upewnić się, że zadania i pomysły nie zostały pominięte.
Najczęstsze błędy, których należy unikać
Skuteczne zarządzanie e-mailami to nie lada wyczyn, ale nawet strategie oparte na najlepszych intencjach mogą pójść na marne z powodu kilku typowych błędów. Oto pięć błędów, których należy unikać podczas zarządzania skrzynką odbiorczą:
1. Pozwalanie, by skrzynka odbiorcza stała się wysypiskiem śmieci
Jeśli zbyt długo ignorujesz bałagan, twoja skrzynka odbiorcza stanie się cyfrową czarną dziurą. Brak regularnego usuwania lub archiwizowania nieistotnych e-maili może pogrzebać ważne wiadomości.
Traktuj swoją skrzynkę odbiorczą jak biurko - utrzymuj ją w czystości i porządku, aby uniknąć utraty ważnych e-maili.
2. Obsesyjne sprawdzanie e-maili
Ciągłe odświeżanie skrzynki odbiorczej zakłóca cykl pracy i obniża wydajność. Średnio zajmuje to ok 23 minuty na ponowne skupienie się po przerwie. Zamiast tego zaplanuj czas na sprawdzenie skrzynki odbiorczej i trzymaj się go. Twoje skupienie będzie Ci wdzięczne.
3. Nadawanie priorytetu nieistotnym wiadomościom
Łatwo jest dać się zepchnąć na boczny tor, odpowiadając na e-maile o niskim priorytecie, jednocześnie pozwalając, by te krytyczne pozostały bez odpowiedzi. Unikaj tego, ustanawiając jasne ramy priorytetyzacji, takie jak sortowanie e-maili według pilności, ważności nadawcy lub terminów.
4. Zapominanie o rezygnacji z subskrypcji
Wciąż otrzymujesz e-maile z webinaru, w którym uczestniczyłeś dwa lata temu? Czas zrezygnować z subskrypcji.
Zaniedbanie filtrowania nieistotnych newsletterów i list mailingowych zapycha skrzynkę odbiorczą i marnuje czas. Jeśli ręczne robienie tego wydaje ci się uciążliwe, możesz skorzystać z pomocy narzędzi AI, które zrobią to za ciebie w kilka minut.
5. Ignorowanie przypomnień i flag
Niekorzystanie z funkcji takich jak przypomnienia czy flagi jest jak pozostawianie samoprzylepnych notatek w szufladzie zamiast umieszczania ich na biurku.
Narzędzia te zapewniają, że nie przegapisz działań następczych lub terminów - używaj ich do śledzenia najważniejszych zadań.
Droga Skrzynko odbiorcza, czas na aktualizację z ClickUp
ClickUp zmniejszył potrzebę komunikacji e-mail i usprawnił współpracę naszego zespołu ds. tworzenia zawartości. Możemy przejść od pomysłu/burzy mózgów do pierwszego szkicu nawet 2-3 razy szybciej.
Sid Babla, koordynator programu Wellbeing w Dartmouth College
W różnych branżach integracja ClickUp z pocztą e-mail pomaga Teams zaoszczędzić setki godzin, które w przeciwnym razie byłyby tracone na niekończące się wątki e-mail i mylące rozmowy.
Dzięki funkcjom takim jak przekształcanie e-maili w zadania odbiorcze, płynna synchronizacja z Gmailem i Outlookiem, a nawet wykorzystanie AI do tworzenia i podsumowywania wiadomości e-mail, ClickUp przekształca skrzynkę odbiorczą w potęgę wydajności.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz zadaniami, oddelegowujesz działania następcze, czy też dbasz o porządek w skrzynce odbiorczej, ClickUp cię wspiera.
Gotowy do porzucenia chaosu e-mailowego na dobre? Zarejestruj się na ClickUp teraz!