Wyobraź sobie swoją codzienną rutynę w pracy. Jaka jest pierwsza rzecz, do zrobienia na początku dnia pracy? Najprawdopodobniej dzień zaczyna się od sprawdzenia e-maili. W rzeczywistości może to być powtarzająca się funkcja, biorąc pod uwagę, że profesjonaliści sprawdzają swoje e-maile ok 15 razy dziennie !
Twoje powiadomienia e-mail się rozjeżdżają, a w skrzynce odbiorczej masz tyle maili, że nie wiesz od czego zacząć? Jesteś we właściwym miejscu, jeśli chodzi o wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail.
Sytuacja może być tak zła, że możesz nawet cierpieć na lęk przed e-mailem (nie, nie wymyśliliśmy tego!). Jest to uzasadniony warunek charakteryzujący się uczuciem przytłaczającego strachu i niepokoju, który wpływa na wydajność i pozostawia wgniecenie w zdrowiu psychicznym.
Na szczęście mamy 10 najlepszych strategii zarządzania e-mailami, które zapobiegną wpadnięciu w taki stan.
Co powoduje bałagan w skrzynce odbiorczej e-mail?
Problem jest bardzo oczywisty - twoja skrzynka odbiorcza jest przepełniona e-mailami. Zanim zasugerujemy rozwiązanie, musimy przyjrzeć się podstawowemu problemowi. Poniżej przedstawiamy kilka powodów, które mogą powodować bałagan w skrzynce odbiorczej:
- Wysoka ilość e-maili: W 2022 roku ok 333 miliardy e-maili były wysyłane lub odbierane każdego dnia. Do 2026 roku liczba ta wzrośnie do 392,5 miliarda! Statystyki te podkreślają samą ilość wysyłanych i otrzymywanych codziennie e-maili, która tylko rośnie i z pewnością szybko zajmie przestrzeń w skrzynce odbiorczej każdego użytkownika
- Prokrastynacja: Przeciętnie, skrzynka odbiorcza jest cmentarzyskiem 200 e-maili-z 121 nowych e-maili dodawanych codziennie. Jednak tylko ułamek z nich otrzymuje odpowiedź, wyzwalając efekt kumulacji. Wynikający z tego stos e-maili jest wystarczający, aby spowodować paraliż decyzyjny, natychmiast prowadzący do zwlekania. Dodatkowo, znalezienie właściwego języka i tonu podczas redagowania pisemnych komunikatów jest kolejną przeszkodą na drodze do sprawnego przechodzenia przez e-maile
- Brak organizacji: Ręczna organizacja e-maili pochłania do 14 minut dziennie średnio. Choć może nie wydawać się to dużo, brak tego czasu jeszcze bardziej pogłębia bałagan w skrzynce odbiorczej. Zbiorcze grupowanie e-maili utrudnia ustalanie priorytetów i odpowiadanie na krytyczne wiadomości. Jednocześnie trzeba znać lokalizację e-maili, które należy przejrzeć później, a które nie wymagają żadnych działań
- Subskrypcje newsletterów: Powodzenie strategii e-mail marketingu pozwoli przekształcić czytelników w subskrybentów. Nadchodzi jednak czas, kiedy te e-maile tracą swoją wartość. Lub, nawet jeśli zawierają coś interesującego, zostaną zakopane w bałaganie i staną się częścią ruin i gruzu w skrzynce odbiorczej. W związku z tym, brak rezygnacji z subskrypcji takich newsletterów utrudni zarządzanie skrzynką odbiorczą
- Zarządzanie zadaniami poprzez e-maile: Wielu z nas jest winnych używania naszych skrzynek odbiorczych jako menedżerów zadań. Te nieprzeczytane należą do listy rzeczy do zrobienia, podczas gdy te przeczytane to te, z którymi się uporałeś. Taki system zarządzanie zadaniami e-mail może służyć swojemu celowi tymczasowo i na krótką metę. Jednak kontynuowanie go szybko doprowadzi do przytłaczającej liczby nieprzeczytanych wiadomości zalegających w skrzynce odbiorczej, w zależności od długości lub złożoności powiązanych zadań
10 strategii zarządzania pocztą e-mail w celu uporządkowania skrzynki odbiorczej
Obsługa e-maili stanie się łatwiejsza dzięki odpowiednim narzędzia zwiększające wydajność poczty e-mail i uzupełniające strategie zarządzania pocztą e-mail. Oto 10 sposobów na ich najlepsze wykorzystanie:
1. Korzystaj z narzędzia do zarządzania pocztą e-mail
Zarządzaj swoimi e-mailami i pracuj w jednym miejscu - wysyłaj i odbieraj e-maile w dowolnym miejscu w ClickUp, twórz zadania z e-maili, ustaw automatyzacje, załączaj e-maile do dowolnego zadania i nie tylko
Skrzynka odbiorcza pełna odpadów 27 minut dziennie, a nawet to jest ambitnym szacunkiem. Musisz ręcznie przejrzeć e-maile (lub przynajmniej ich tematy), zdecydować, czy są przydatne, i uporządkować je według priorytetu, nadawcy itp.
Będziesz musiał być super skoncentrowany (i nadludzki) do zrobienia tego wszystkiego w ciągu wspomnianych 27 minut!
Z drugiej strony, skuteczne oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail rozwiązania takie jak to oferowane przez ClickUp, do zrobienia tego wszystkiego za Ciebie. Narzędzia do zarządzania pocztą elektroniczną rewolucjonizują organizację skrzynki odbiorczej. Używaj ich do sortowania e-maili według priorytetów, odkładania powiadomień na później i inteligentnego kategoryzowania e-maili, aby fachowo zarządzać strumieniem przychodzących wiadomości.
Ponadto, korzystając z ClickUp do zarządzania pocztą e-mail, nie musisz przełączać się na nieznany interfejs. Otrzymujesz taką samą łatwość i wygodę, jak w przypadku standardowego układu oferowanego przez uznanych dostawców usług e-mail.
Wykorzystaj więc automatyzację poczty e-mail, aby skupić się na rzeczach, które naprawdę zasługują na twoją uwagę.
2. Ustal rutynę wysyłania e-maili
Przeciętnie ludzie sprawdzają swoje e-maile co 37 minut lub 15 razy dziennie . Do zrobienia tego przerywa wydajność i marnuje około dodatkowych 21 minut dziennie niż w przypadku godzinnego sprawdzania poczty e-mail.
Nawet cogodzinne sprawdzanie maili obniża nieco wydajność, ponieważ zajmujesz się zadaniem A, jednocześnie martwiąc się o zadanie B, które właśnie otrzymałeś! Eksperci zalecają sprawdzanie e-maili najwyżej trzy razy dziennie.
Po pierwsze, przygotuj swój harmonogram, gdy zaczynasz dzień rano. Po drugie, po południu, po przerwie na lunch, zająć się wszelkimi pilnymi sprawami i podjąć dalsze działania. Wreszcie, przed końcem dnia pracy - odpowiadasz na wiadomości z całego dnia i tworzysz plan na następny dzień.
Przestrzeganie takiej rutyny eliminuje rozproszenie uwagi, utrzymuje wydajność i zapewnia spokój ducha.
3. Organizuj za pomocą etykiet, folderów i kategorii
Większość dostawców usług e-mail oferuje standardowe zakładki, które pomagają użytkownikom organizować skrzynki odbiorcze. Na przykład, typowe wiadomości e-mail trafiają domyślnie do zakładki podstawowej lub głównej skrzynki odbiorczej, podczas gdy wiadomości marketingowe trafiają do zakładki promocji, a zakładka społecznościowa zawiera powiadomienia z mediów społecznościowych w Gmailu. Reszta trafia do folderu spamu.
Dodatkowo użytkownicy otrzymują narzędzia organizacyjne takich jak etykiety, foldery i kategorie, aby jeszcze bardziej ją usprawnić. Kieruj się podejściem opartym na funkcji lub roli podczas tworzenia folderów, aby sortować wiadomości e-mail i łatwo się po nich poruszać. Załóżmy na przykład, że jesteś kierownikiem projektu budującym stronę internetową.
Dla skrzynki odbiorczej dla zarządzanie projektami e-mail -utwórz oddzielne foldery przeznaczone dla programistów, teamów projektowych, testów i wdrożeń oraz klientów. Następnie, zależnie od priorytet projektu i scena rozwoju, sprawdź odpowiedni folder, który ma znaczenie w pierwszej kolejności.
4. Kategoryzowanie e-maili przy użyciu filtrów opartych na regułach
Skoro już jesteśmy przy organizacji i kategoryzacji e-maili, omówmy filtry oparte na regułach.
Filtry oparte na regułach to szybki sposób na automatyzację e-maili w celu sortowania wiadomości. Oceniają one przychodzące wiadomości e-mail na podstawie predefiniowanych kryteriów, takich jak adres e-mail nadawcy, temat wiadomości i określone słowa kluczowe.
Następnie, w oparciu o te warunki, wyzwalają automatyczne działania, takie jak stosowanie etykiet, przenoszenie do folderów, podświetlanie tekstu, a nawet usuwanie e-maili.
Przykładem może być ustawienie filtra opartego na regułach dla krytycznych nazwisk klientów. E-maile związane z tym tematem, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, będą skutecznie etykietowane i przenoszone do wyznaczonego folderu w celu łatwego dostępu.
Z drugiej strony, możesz wyrzucić e-maile dotyczące promocji do innego folderu, używając innego filtra opartego na regułach. W ten sposób zmniejszysz wizualny bałagan w głównej skrzynce odbiorczej, jednocześnie zyskując pełną widoczność ważnych e-maili.
Ponadto, ponieważ profesjonaliści tracą około 11 minut dziennie na ręczne sortowanie e-maili, zaoszczędzisz również czas i wysiłek.
5. Odważ się usunąć (i zrezygnować z subskrypcji)
Usuwanie niepotrzebnych wiadomości e-mail to proaktywna strategia zarządzania skrzynką odbiorczą, która pozwala na jej uporządkowanie i usprawnienie.
Usuwanie wszystkich niechcianych, nieistotnych i przestarzałych wiadomości nie tylko zapobiega gromadzeniu, ale jest również bardzo oczyszczające. Daje kontrolę nad napływem e-maili i pomaga czuć się mniej przytłoczonym.
Przejrzystość wizualna oszczędza również obciążenie poznawcze i frustrację związaną z przeszukiwaniem nieistotnych e-maili oraz umożliwia wyszukiwanie wiadomości.
Ta sama filozofia dotyczy rezygnacji z subskrypcji newsletterów i kampanii e-mail marketingowych. Skorzystaj z linku rezygnacji z subskrypcji, jeśli promocyjny e-mail lub biuletyn pozostaje nieprzeczytany w Twojej skrzynce odbiorczej przez ponad dwa tygodnie.
Nie wiesz, czy dany e-mail zasługuje na zachowanie, czy na usunięcie? Postępuj zgodnie z modelem OHIO (Only Hande It Once), aby podjąć decyzję. Ten jednorazowy test papierka lakmusowego opiera się na pierwszym wrażeniu, aby intuicyjnie decydować, czy dany e-mail oferuje jakąkolwiek wartość. W ten sposób oszczędzamy sobie męki ciągłego zastanawiania się, czy dany e-mail jest "tego wart"
Ponadto e-mail może znajdować się w koszu przez 30 dni jako siatka bezpieczeństwa. W razie potrzeby można ją odzyskać - a jeśli zostanie automatycznie usunięta, to i tak nigdy nie była potrzebna! Możesz także użyć folderu archiwum, aby odłożyć wszystkie e-maile, które już przeczytałeś.
6. Wysyłaj niewiele, odbieraj niewiele
W miarę jak e-maile stają się coraz bardziej wszechobecne, znacznie łatwiej jest za ich pośrednictwem prowadzić korespondencję. Jeśli jednak masz skłonność do wysyłania zbyt wielu e-maili, zwłaszcza w drobnych sprawach, przygotuj się na takie samo traktowanie. E-mail powoduje również powstawanie długich, zawiłych wątków wymiany pisemnej, które łatwo wymykają się spod kontroli.
I odwrotnie, zmniejszenie ilości wychodzących e-maili minimalizuje strumień przychodzących odpowiedzi i odpowiedzi. W ten sposób wyświadczysz przysługę swojej skrzynce odbiorczej i przyczynisz się do bardziej skoncentrowanego, zorganizowanego cyfrowego obszaru roboczego, który opiera się na dostarczaniu wartości od samego początku.
Przejście na alternatywy e-mail takie jak komunikatory internetowe, narzędzia do zarządzania projektami, a nawet rozmowy telefoniczne będą traktować priorytetowo zwięzłą i wyczyszczoną komunikację. Nie będziesz już zmuszony do przygotowywania długich e-maili z pozdrowieniami i dyskursami i przejdziesz od razu do sedna aktualizacji i dyskusji.
Dzięki takiej pozytywnej, celowej i znaczącej kulturze komunikacji zaoszczędzisz czas i wysiłek oraz zrobisz więcej w krótszym czasie.
7. Ustawienie gotowych odpowiedzi
opcje szablonu wiadomości e-mail w ClickUp_
Czy często piszesz i wysyłasz te same (lub podobne) wiadomości e-mail? Jeśli tak, to nadszedł czas, aby zamiast tego przejść na szablony e-maili i odpowiedzi w puszkach.
Nie musisz być mistrzem słowa, aby przygotować gotowe odpowiedzi na typowe wiadomości i zapytania. W końcu nie musisz pisać e-maili od zera! Wystarczy wybrać szablon narzędzie do pisania e-maili i podaj mu odpowiednie podpowiedzi, a w ciągu kilku sekund otrzymasz kilka opcji gotowych odpowiedzi!
Użyj ClickUp AI, aby pisać szybciej i dopracowywać swoje teksty, odpowiedzi na e-maile i nie tylko
Oprócz tego, że zadanie to jest łatwiejsze i mniej czasochłonne, narzędzia te zapewniają spójność marki i redukcję błędów przy jednoczesnym utrzymaniu wysokiego wskaźnika odpowiedzi.
Narzędzia takie jak ClickUp AI zapewnia niemal nieskończoną skalowalność dla firm, ponieważ można inteligentnie generować spersonalizowane odpowiedzi na duże ilości podobnych wiadomości i zapytań.
ClickUp AI oferuje elastyczność w tworzeniu e-maili dla konkretnych przypadków użycia i aplikacji, content marketingu, planowania wydarzeń, pisania ankiet i nie tylko. Użyj go, aby uczynić e-maile bardziej przejrzystymi, zwięzłymi i dobrze sformatowanymi.
8. Przestrzegaj zasady dwóch minut
Strategie zarządzania e-mailami i efektywne zarządzanie czasem idą w parze. Zilustrowaliśmy już, jak słabe zarządzanie skrzynką odbiorczą drenuje czas i zasoby. I odwrotnie, posiadanie bardzo małej ilości czasu utrudnia efektywną obsługę e-maili.
Zasada dwóch minut doskonale równoważy czas i organizację, aby złagodzić prokrastynację. Zgodnie z tą zasadą, jeśli potrzebujesz mniej niż dwie minuty na zakończenie zadania, odpowiedz natychmiast, zamiast odkładać je na później.
W przypadku zarządzania wiadomościami e-mail, zasada dwóch minut pomaga utrzymać uporządkowaną i wolną od bałaganu skrzynkę odbiorczą przy jednoczesnym zachowaniu responsywności.
Użyj zasady dwóch minut, aby odpowiedzieć, oddelegować, usunąć lub podjąć działania w związku z e-mailem. Powiedzmy, że jeśli e-mail wymaga szybkiego potwierdzenia lub krótkiej odpowiedzi lub jest związany z prostym zadaniem, które można natychmiast zakończyć, to natychmiastowe zajęcie się nim zapobiegnie zaległościom.
Do zrobienia - notatka: zasada dwóch minut to tylko przykład hack na wydajność który musi być stosowany rozsądnie w zależności od przypadku. Niektóre e-maile można oceniać tylko według tych samych parametrów, ponieważ niektóre mogą wymagać bardziej zniuansowanego podejścia.
Tak więc, użyj szybkiej poprawki dla mniejszych e-maili, jednocześnie kategoryzując i planując działania dla tych bardziej złożonych.
9. Współpraca z udostępnianymi skrzynkami odbiorczymi
Skrzynki odbiorcze udostępniane to narzędzia do zarządzania skrzynką odbiorczą do centralizacji e-maili i powiązanych z nimi danych. Jest to repozytorium wszystkich przychodzących i wychodzących e-maili, które łączy wiele skrzynek odbiorczych dla zespołów i działów do współpracy.
Taka ujednolicona platforma z odpowiednią kontrolą dostępu usprawnia udostępnianie danych i wiedzy bez konieczności wymiany e-maili.
Jeśli kiedykolwiek byłeś CCed w łańcuchach e-maili, aby być na bieżąco, zrozumiesz irytację ciągłych (czasem niechcianych) powiadomień!
Skrzynki odbiorcze są dobrodziejstwem dla działań związanych z obsługą klienta, takich jak marketing, sprzedaż i wsparcie, ponieważ menedżerowie mogą szybko i skutecznie przypisywać e-maile do członków zespołu.
Zapewnia to, że wszystko działa płynnie, a firma może odpowiadać na zapytania z maksymalną wiedzą i minimalnym czasem.
Platformy takie jak ClickUp umożliwiają współdzielenie skrzynek odbiorczych dzięki narzędziom takim jak Dokumenty ClickUp . Jest to wspólny obszar roboczy, w którym członkowie zespołu tworzą, udostępniają i współpracują nad bogatymi dokumentami, wiki i bazami wiedzy.
Ponadto można je połączyć z cyklami pracy w celu automatyzacji, edytować dokumenty w czasie rzeczywistym, zostawiać komentarze, przydzielać zadania i robić znacznie więcej niż tylko redagowanie e-maili!
10. Zintegruj wszystko
Integracja i konsolidacja systemów to ostatnia z naszych strategii zarządzania e-mailami. Pomagają one ustawić równe pole gry poprzez łatanie całego stosu technologicznego firmy.
Łączenie różnych systemów i platform ułatwia przepływ danych i informacji, jednocześnie cementując wszelkie luki, eliminując wąskie gardła i zapewniając jednolite środowisko cyfrowe. Zapobiega to również tworzeniu się silosów danych i ma komplementarny wpływ na różne działania biznesowe.
Wysyłanie i odbieranie e-maili w ClickUp w celu usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną
Na przykład integracja e-maila z kalendarzem i aplikacjami do wideokonferencji pozwala na ustawienie alertów dla zaproszenia na spotkania i natychmiast do nich dołączyć.
Podobnie, integracja e-maili z platformami zarządzania relacjami z klientami (CRM) zapewnia dostęp do odpowiednich informacji o klientach w celu zapewnienia personalizacji bez konieczności przełączania platform.
Na szczęście, Integracje ClickUp obejmuje ponad 1000 narzędzi do natywnego działania z różnymi platformami CRM, opcjami przechowywania danych w chmurze, aplikacjami kalendarza, narzędziami zapewniającymi wydajność i nie tylko.
Krótko mówiąc, integracja skrzynki odbiorczej Gmaila i Outlooka z ClickUp to naprawdę idealne połączenie.
Pozwól swojej skrzynce odbiorczej odetchnąć dzięki skutecznym strategiom zarządzania pocztą e-mail
To już koniec naszych 10 najlepszych strategii zarządzania pocztą e-mail.
Chociaż powyższe wskazówki mogą pomóc - opanowanie sztuki skutecznego zarządzania e-mailami nie jest umiejętnością statyczną.
Wiąże się to z transformacyjnym podejściem, w którym musisz stale wprowadzać innowacje i ulepszać, aby uzyskać lepszą kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą.
Co więcej, zamiast skupiać się na okiełznaniu skrzynki odbiorczej, należy dążyć do opracowania systemu komunikacji, w którym priorytetem jest wydajność, organizacja i płynna wymiana. Takie ramy sprawią, że e-maile (lub jakakolwiek inna forma komunikacji) staną się katalizatorem i czynnikiem umożliwiającym wydajność i sensowną pracę.