Ciekawi zarządzanie zadaniami emailowymi _?
Wyobraź to sobie:
Szukasz starego e-maila, który Twój kolega wysłał Ci kilka miesięcy temu. mija 10 minut, potem 20, potem 30...
Teraz wydaje się to wiecznością, więc odpływasz w niekończący się ocean zagubionych e-maili .
Ostatnim razem, gdy sprawdzaliśmy, nie jest to sposób na do zrobienia gotowych zadań !
Ale nie martw się, znaleźliśmy rozwiązanie tego dylematu.
W tym artykule przyjrzymy się, czym jest zarządzanie zadaniami e-mail, jego kluczowym funkcjom, korzyściom i najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami z poziomu skrzynki odbiorczej.
gotowy, by uciec od niekończących się łańcuchów e-maili?
Świetnie, zaczynajmy!
Czym jest zarządzanie zadaniami e-mail?
E-mail zarządzanie zadaniami polega na używaniu skrzynki odbiorczej do sortowania, organizowania i tworzenia zadań. Obejmuje to przypisywanie zadań do osób, ustawienie terminów i zarządzanie projektami za pośrednictwem poczty e-mail.
Ale oczywiście e-maile są systematycznie organizowane według nadawcy, tematu i daty, a nie według zadania, priorytetu i terminu. E-maile są również wypełnione rozmowami, które nie są istotne dla oddelegowanych zadań.
po co więc w ogóle z nich korzystać?
Nie zrozum nas źle, e-mail nie umarł, zwłaszcza, że pełnoetatowi pracownicy spędzają do 2.5 godzin pracy nad e-mailami z całego dnia.
nagle te stracone 30 minut nie wydaje się takie złe, co? 😉
Istnieje jednak sposób, aby e-maile stały się skutecznymi narzędziami do zarządzania zadaniami ; wszystko, czego potrzebujesz, to e-mail oprogramowanie do zarządzania projektami .
Za pomocą narzędzia do zarządzania projektami e-mail można planować i planować wiele projektów, przydzielać zadania i śledzić postępy. Kliknij tutaj aby uzyskać więcej wskazówek na temat planowania zadań!
Funkcje, które powinno posiadać narzędzie do zarządzania zadaniami e-mail
Wiemy, że chcesz, aby Twój zespół był silniejszy niż Titanic, aby nie rozpadł się w ten sposób:
Aby ci pomóc, oto lista podstawowych funkcji, które powinno posiadać narzędzie do zarządzania zadaniami e-mail:
1. Integracja z pocztą e-mail
Integracja z pocztą e-mail to funkcja obowiązkowa, zwłaszcza że nie można mieć narzędzia do zarządzania zadaniami e-mail bez e-maili.
Dzięki integracji poczty e-mail Twój zespół może zarządzać dokumentami w skrzynce odbiorczej i poza nią. Mogą również przechowywać i udostępniać wiadomości e-mail oraz tworzyć zadania z automatycznymi powiadomieniami.
Koniec z bieganiem tam i z powrotem między aplikacjami:
2. Dane powstania i oddelegowane zadania
Tworzenie zadań to kluczowa funkcja, która umożliwia planowanie i wysyłanie zadań do zespołu projektowego za pomocą poczty e-mail. Zadania są wysyłane z terminem wykonania, opisem zadania i załącznikami.
Efektywne oddelegowanie zadań pomoże ci również z planowanie obciążenia . W ten sposób można w pełni wykorzystać to, co jest dostępne.
W końcu wszyscy wiemy, że Jack i Rose nie wykorzystali tych pływających drzwi do maksymalnego obciążenia! 🙄
3. Planowanie zadań
Wysyłanie zadań to jedno, a zarządzanie zespołem to zupełnie inna sprawa.
Twoje narzędzie do zarządzania projektami powinno mieć funkcje zarządzania zespołem, które zapewniają, że każdy członek zespołu ma codzienne zadania.
Jeśli zadanie jest opóźnione, menedżer zadań powinien mieć możliwość automatycznej zmiany harmonogramu zależnych zadań. Ponadto, narzędzie powinno mieć wbudowany kalendarz, szacowany czas i narzędzia do śledzenia czasu realizacji zadań.
4. Wzmianki o zadaniach
Użyj wszechmocnego symbolu @, aby wzmiankować użytkownika, zespół, zadanie lub dokument, aby oznaczyć członków w obszarze roboczym. Wzmianki o zadaniach są zawsze widoczne i wysyłane również pocztą e-mail.
Oznacza to, że członkowie Teams nigdy nie przegapią zadania, ale przegapią wymówkę "Nie widziałem zadania _"!
5. Usprawniona komunikacja
Wybrany menedżer zadań powinien mieć centralną platformę komunikacyjną, na której członkowie zespołu mogą się komunikować.
W ten sposób Teams może nadal korzystać ze wszystkich zalet e-maili, ale nie musi już polegać na (powolnej) komunikacji.
Powiązane:_
Najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami e-mail: ClickUp
E-mail zajmuje 23% przeciętnego dnia pracy pracownika a pracownicy sprawdzają swoje e-maile średnio 36 razy dziennie. To znaczy, wszyscy tam byliśmy... odświeżając nasze e-maile... 36 razy.⌚
Nic więc dziwnego, że kierownicy projektów szukają narzędzi do zarządzania projektami, aby zwiększyć wydajność w pracy. Nie jest również zaskoczeniem, że przestrzeganie zasad e-mail marketingu i cold e-mail najlepsze praktyki prowadzą do rzeczywistych wyników.
Na szczęście właśnie po to powstał ClickUp.
**Co to jest ClickUp?
ClickUp
to
wiodącym na świecie narzędziem do zarządzania projektami.
Od pomocy w zarządzaniu zespołem zdalnym po poprawę współpracy w zespole, ClickUp dostarcza zespołom wszystko, czego potrzebują do wydajnej pracy.
Skoro już o tym mowa, oto artykuł na temat kilku wskazówek zachować wydajność w pracy! Teraz, wracając do zarządzania zadaniami e-mail...
Oto jak ClickUp może pomóc w zarządzaniu zadaniami e-mail:
System zarządzania zadaniami ClickUp zachęca Teams do bardziej holistycznego podejścia do swoich zadań, dzięki czemu mogą je odpowiednio planować.
Nie chcielibyśmy sytuacji podobnej do Titanica, gdzie nie zaplanowano wystarczającej liczby łodzi ratunkowych!
zdezorientowany?
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób ClickUp może zagwarantować płynne żeglowanie dla Twojego zespołu:
1. Wysyłanie i odbieranie e-maili bezpośrednio z zadań
Ile czasu zaoszczędziłbyś, gdybyś mógł natychmiast wysyłać lub odpowiadać na e-maile bezpośrednio z odpowiednich zadań - bez konieczności zmiany zakładek?
Dzięki E-mail w ClickUp możesz zrobić dokładnie to!
- Wysyłaj i odbieraj wiadomości e-mail bezpośrednio z zadań ClickUp
- Dodawanie załączników, Formularze , szablony odpowiedzi i nie tylko
- Organizuj swoje konwersacje e-mail jako Komentarze lub Komentarze w wątkach
- Ustawienie automatyzacji e-maili na podstawie wydarzeń w ClickUp
Możesz na przykład przypisywać e-maile do członków zespołu, współpracować nad wysyłkami i odpowiedziami, a także wyzwalać automatyzacje na podstawie pól niestandardowych, wydarzeń klientów, a nawet śledzenia błędów. Możliwości są niemal nieograniczone!
Integracja e-maili z ClickUp pomaga:
- Oszczędzać czas (koniec z zakładkami tam i z powrotem)
- Uporządkować komunikację
- Zachować widoczność konwersacji e-mailowych
W ramach tej funkcji ClickUp wspiera obecnie Outlook, IMAP, Office 365 i Gmail. Wszystkie wiadomości e-mail wysyłane z ClickUp będą wyglądać tak, jakby zostały wysłane bezpośrednio z Twojego e-maila - bez dziwnych adresów przekierowania!
2. Tworzenie zadań przez e-mail
Narzędzie do zarządzania zadaniami ClickUp poprzez e-mail posiada funkcję
Przypisz zadanie
funkcja pozwalająca na tworzyć zadania wysyłając lub przekazując e-maile do ClickUp.
Oto, jakie szczegóły zadania można dołączyć:
- Nazwa zadania: tematem wiadomości e-mail będzie nazwa zadania
- Opis zadania: treść e-maila zawiera opis zadaniaPrzypisywanie zadań:
7. Integracja z Gmail i Microsoft Outlook
ClickUp umożliwia połączenie
Gmail
i
Outlook
z zadaniami ClickUp. W ten sposób każde zadanie dodane w ClickUp zostanie zsynchronizowane z zadaniami w Gmailu lub Outlooku.
chcesz zaoszczędzić trochę czasu?
Przekształć ważne e-maile w skrzynce odbiorczej Gmaila w zadania ClickUp, dodając do nich gwiazdki. ⭐
Możesz również zsynchronizować swoje zadania ClickUp z
Kalendarz Google
.
Teraz, jeśli zaktualizujesz zadanie w ClickUp, zobaczysz zmianę w aplikacji Google.
mówiąc o wygodzie!
Ale to nie wszystko, co ClickUp ma dla Ciebie w zanadrzu! 🎁
To niesamowite oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje również inne funkcje, takie jak:
- ponad 50 automatyzacji zadań : automatyzacja powtarzających się zadań i usprawnienie cyklu pracy
- Konfigurowalne widoki : Wybierz sposób, w jaki chcesz zobaczyć projekt, korzystając z widoków takich jak Wykres Gantta , Obciążenie pracą , Tablica Kanban i wiele więcej
- Statusy zadań: dodaj aktualizacje do statusu projektu
- Listy kontrolne zadań: używaj prostych listy do zrobienia aby zobaczyć swoje codzienne osiągnięcia
- Zależności od zadań: pomóż swojemu zespołowi zakończyć zadania we właściwej kolejności
- Priorytety zadań: użyj flag, aby wskazać, które zadania muszą być zrobione w trybie pilnym
- Integracje innych firm: ClickUp integruje się z Evernote , Time Doctor i nie tylko
- Zwinne pulpity: używać Widżety sprintu w Pulpity aby uzyskać ogólny widok każdego projektu Agile
- Skróty klawiszowe i skróty klawiaturowe : użyj skrótów klawiaturowych, aby poprawić i usprawnić swoje doświadczenie
Dlaczego potrzebujesz narzędzi do zarządzania zadaniami e-mail
Narzędzia do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail pomagają kierownikom projektów i teamom zwiększyć ich wydajność poczty e-mail w pracy.
Dzięki aplikacji do zarządzania zadaniami, Twój zespół może osiągnąć
skrzynka odbiorcza zero
z łatwością i mieć więcej czasu na skupienie się na poszczególnych zadaniach.
Oto jak oprogramowanie do zrobienia zadania to robi:
1. Zamienia e-maile w zadania do wykonania
Korzystając z narzędzia, które integruje się z klientem poczty e-mail, możesz zamienić swoją skrzynkę odbiorczą w gigantyczny notatnik
listę do zrobienia
.
Zapomnij więc o pobieraniu osobnego pliku aplikacja do robienia notatek lub aplikacja do zrobienia! Dzięki zarządzaniu zadaniami przez e-mail możesz tworzyć zadania i dodawać ich szczegóły bezpośrednio ze swojego e-maila.
Pożegnaj się z duplikowaniem zadań i przełączaniem się między aplikacjami i stronami!
2. Aby wysyłać mniej e-maili i oszczędzać czas
Dzięki menedżerowi zadań, członkowie twojego zespołu, dokumenty związane z projektem i rozmowy są przechowywane w jednym centralnym miejscu.
Oznacza to, że nie musisz już wysyłać e-maila z pytaniem do członka zespołu tylko po to, aby otrzymać tajemniczą odpowiedź, która wymaga wysłania kolejnego e-maila.
Utrzymuj to wystarczająco długo i nagle..
Jednak gdy używasz aplikacji do zadań, twoje e-maile zawierają wszystkie szczegóły dotyczące zadania wraz z terminem. A jeśli ktoś ma pytanie, może po prostu wysłać wiadomość w sekcji wbudowanym czacie. Voilà!
Odpowiedzi w ciągu kilku sekund.
3. Zwiększa wydajność zespołu
Narzędzia do zarządzania projektami za pośrednictwem poczty e-mail zapewniają zespołom projektowym szczegółowe opisy zadań, dzięki czemu zespoły nie będą zdezorientowane co do swoich obowiązków. Ponadto, można po prostu udostępniać zadanie członkowi zespołu poprzez
wzmianki
im.
Aplikacje do zarządzania projektami pomagają również zespołom współpracować. Dzięki funkcjom śledzenia zadań i komunikatorom internetowym, zespoły i kierownicy projektów mają lepszy widok na postępy wszystkich osób w projekcie.
4. Centralizuje cykl pracy
co jest gorszego niż zarządzanie wieloma zadaniami jednocześnie?
Zarządzanie wieloma zadaniami na wielu platformach!
Chociaż wszyscy lubimy myśleć o sobie jako o świetnych wielozadaniowcach, prawda jest taka, że znacznie lepiej nadajemy się do pracy na scentralizowanych, ujednoliconych platformach.
Pozwala to zachować porządek, organizację i pomaga zorientować się w sytuacji za pomocą jednego spojrzenia.
I właśnie w tym pomoże platforma do zarządzania zadaniami e-mail. Ponieważ możesz obsługiwać przydział obciążeń pracą, komunikację w zespole i planowanie zadań z poziomu tego samego interfejsu, nie będziesz przeskakiwać z platformy na platformę, próbując nadać temu sens!
Wnioski
Zarządzanie zadaniami za pośrednictwem poczty e-mail pozwala zespołom wykorzystywać skrzynkę odbiorczą jako główną platformę do zarządzania projektami. Chociaż można pozostać przy zwykłej skrzynce odbiorczej, nie zapewnia ona obszaru roboczego, który ma możliwości współpracy, wbudowane czaty i automatyzację zadań.
ClickUp oferuje Teams szeroką gamę skutecznych funkcji zarządzania zadaniami i obiegu e-maili, aby pomóc im osiągnąć maksymalną wydajność.
Dzięki funkcjom z zakresu od planowania zadań po e-mail
oddelegowane zadania
clickUp ma wszystko, czego potrzebujesz, aby zarządzać zadaniami ze skrzynki odbiorczej e-mail.
Pobierz ClickUp już dziś
i obserwuj, jak Twoja skrzynka odbiorcza zmienia się w wydajne narzędzie do zarządzania zadaniami, ponieważ pamiętaj, że życie jest zbyt krótkie, aby marnować je na niekończące się, irytujące łańcuchy e-maili.
Wystarczy zapytać Jacka:
