Wysyłasz fakturę. Cisza.
Zaplanowano spotkanie. Ktoś zapomina.
Podążasz za terminem. Brak odpowiedzi.
Frustrujące, prawda? Nie chodzi o to, że ludziom nie zależy - po prostu żonglują niezliczonymi priorytetami. Właśnie dlatego potrzebujesz e-maila z przypomnieniem!
Dobrze napisany e-mail z przypomnieniem może zmienić ciszę radiową w potwierdzoną płatność, zaplanowaną rozmowę telefoniczną lub zakończone zadanie.
A co najlepsze? Nie musisz ich pisać od zera. Ten wpis na blogu zawiera 12 przykładów e-maili z przypomnieniami, które można łatwo edytować i niestandardowo dostosować do użytku profesjonalnego.
Przedstawimy ci również narzędzie, które tworzy e-maile z przypomnieniami i automatyzuje je dla ciebie. Zaczynajmy!
Dlaczego przypomnienia e-mail są ważne?
Dobrze napisany e-mail z przypomnieniem przypomina pracownikom o oczekujących zadaniach, nadchodzących wydarzeniach i kluczowych terminach, pomagając w jak największym stopniu zapobiegać chaosowi i zakłóceniom operacyjnym.
Oto dlaczego przypomnienia e-mail są niezbędne:
- Utrzymuje porządek w harmonogramach: Spotkania, wydarzenia i osie czasu projektów pozostają uporządkowane, gdy ludzie otrzymują przypomnienia z wyprzedzeniem
- Zwiększa konwersje: Odpowiednio dobrane przypomnienie sprawia, że potencjalne transakcje nie pozostają bez odpowiedzi
- Zmniejsza liczbę odwołań w ostatniej chwili: Wysyłane na czas e-maile z przypomnieniami pomagają ludziom pamiętać o spotkaniach i dają im szansę na zmianę terminu z wyprzedzeniem, jeśli to konieczne, zmniejszając liczbę nieobecności
- Zapobiega zakłóceniom operacyjnym: Wewnętrzne zadania, takie jak przesłane karty czasu pracy, zatwierdzenia i raporty, mogą pozostać na właściwym torze dzięki podpowiedziom w e-mailach z przypomnieniami
Do zrobienia? 80% sprzedaży wymaga co najmniej pięciu prób po pierwszym kontakcie przed dokonaniem sprzedaży.
Czytaj więcej: Jak używać AI do pisania e-maili (z podpowiedziami)
Jak napisać e-mail z przypomnieniem?
W pisaniu e-maili z przypomnieniami nie chodzi tylko o to, by się do nich odezwać - chodzi o to, by odpowiednio dobrać czas, ton i strukturę, aby nie można było ich zignorować.
1. Zacznij od trafnego tematu wiadomości
Pomiń puch - temat wiadomości powinien być jasny i bezpośredni, aby cel e-maila był natychmiast widoczny.
Temat wiadomości powinien być krótki (od sześciu do ośmiu słów) i zawierać czasownik oznaczający działanie (na przykład: wymagane działanie, przypomnienie lub kontynuacja), aby podpowiedź była natychmiastowa.
Dobry temat e-maila z przypomnieniem: Przypomnienie: Płatność należna za fakturę #[numer]
Zły temat e-maila z przypomnieniem: Przypomnienie o fakturze
2. Spersonalizuj powitanie
Nie ma znaczenia, czy jest to twój pierwszy czy setny e-mail z przypomnieniem do tego samego klienta - zawsze zaczynaj od spersonalizowanego powitania. To robi różnicę!
Zwracanie się do odbiorcy po imieniu sprawia, że e-mail jest angażujący i bardziej istotny. W rzeczywistości tworzy to bardziej profesjonalny i troskliwy ton, zwiększając szanse na odpowiedź.
Dobre powitanie: Hej/Hi [Imię]
Złe powitanie: Drogi niestandardowy kliencie
3. Tworzenie treści e-maila
Przejdź od razu do rzeczy po powitaniu.
Pierwszy wiersz powinien zawierać wystarczający kontekst, aby czytelnik nie musiał przekopywać się przez poprzednie e-maile. W trzech krótkich akapitach (maksymalnie dwie linijki każdy) jasno określ cel, kluczowe szczegóły i kolejne kroki.
dobry przykład: Just a quick reminder that we have a Zoom meeting scheduled on 27 Jan, Friday, at 3:00 EST Just a quick reminder that we have a Zoom meeting scheduled on 27 Jan, Friday, at 3:00 EST Just a quick reminder that we have a Zoom meeting scheduled on 27 Jan, Friday, at 3:00 EST *Just a quick reminder that we have a Zoom meeting scheduled on 27 Jan, Friday, at 3:00 EST
zły przykład: Mam nadzieję do zrobienia. Tylko krótkie przypomnienie o spotkaniu dotyczącym zawartości, o którym wspomniałem w zeszłym tygodniu. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz zmian
4. Dodaj wyraźne wezwanie do działania (CTA)
Jeśli wezwanie do działania (CTA) nie znajduje się w pierwszych trzech akapitach, nadszedł czas, aby je dodać.
Jeśli potrzebujesz odpowiedzi, poproś o nią. Prześlij bezpośredni link do portalu płatności, narzędzia do przesyłania dokumentów lub narzędzia do planowania, jeśli wymagane jest działanie.
dobry przykład: Kliknij tutaj, aby przełożyć spotkanie: [link do kalendarza]
zły przykład: Zapoznaj się, gdy będziesz miał okazję
5. Zakończ uprzejmymi uwagami końcowymi
Zakończ uprzejmą, profesjonalną notatką, która zachęca do odpowiedzi - ale pomiń niepotrzebne przeprosiny. Pozostań pewny siebie i wyczyszczony.
dobry przykład: Daj mi znać, jeśli potrzebujesz pomocy
zły przykład: Czekam na odpowiedź
Oto klucz do tworzenia doskonałych e-maili z przypomnieniami.
Pro Tip: Nie spędzaj godzin na tworzeniu idealnych e-maili z przypomnieniami. Dzięki ClickUp Brain wystarczy wprowadzić podpowiedź, a system natychmiast wygeneruje dobrze skonstruowany, wyczyszczony i ukierunkowany na działanie e-mail, który spełni wszystkie Twoje wymagania.
📮ClickUp Insight: 83% pracowników wiedzy polega głównie na e-mailu i czacie do komunikacji w zespole.
Jednak prawie 60% ich dnia pracy jest tracone na przełączanie się między tymi narzędziami i wyszukiwanie informacji. Dzięki aplikacji do wszystkiego w pracy, takiej jak ClickUp, zarządzanie projektami, wiadomości, e-maile i czaty zbiegają się w jednym miejscu! Czas się scentralizować i nabrać energii!
12 przykładów e-maili z przypomnieniami w różnych sytuacjach
Różne sytuacje wymagają różnych rodzajów przypomnień. Sprawdź te 12 skutecznych szablonów e-maili z przypomnieniami, gotowych do edycji, niestandardowych i dostosowanych do twoich unikalnych potrzeb!
1. Przyjazny e-mail z przypomnieniem o zbliżającym się spotkaniu
Masz duże spotkanie z klientem w przyszłym tygodniu? A może comiesięczne spotkanie międzydziałowe z 50 uczestnikami? E-mail z przypomnieniem, wysłany z dużym wyprzedzeniem, da każdemu wystarczająco dużo czasu na zarządzanie swoim harmonogramem i podpowiedź, jak się stawić.
Oto szablon delikatnego przypomnienia, którego możesz użyć:
Temat: Miesięczne podsumowanie zespołu ds. zawartości: Piątek 15:00 Cześć [Imię],
Przypominamy, że nasze comiesięczne spotkanie dotyczące zawartości jest zaplanowane na [Data] o [Czas] ([Strefa czasowa]). Będziemy omawiać [Najważniejsze punkty agendy], więc prosimy o wcześniejsze zapoznanie się z odpowiednimi materiałami.
Aby pozostać zorganizowanym, pamiętaj, aby zaznaczyć swój slot w Kalendarzu Google, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Daj mi znać, jeśli potrzebujesz czegoś do przygotowania się do spotkania. Nie mogę się doczekać!
Z wyrazami szacunku,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Rozważ przypomnienie o spotkaniu z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem, aby dać uczestnikom czas na przygotowanie się.
2. Uprzejmy e-mail z przypomnieniem o zbliżającym się terminie płatności faktury
Nawet firmy, które płacą regularnie, mogą przeoczyć fakturę w przepełnionej skrzynce odbiorczej i codziennych zadaniach. Szybkie, uprzejme ponaglenie natychmiast zwróci ich uwagę na fakturę i zachęci do terminowej płatności.
Oto szablon e-maila z przypomnieniem o płatności:
Temat: Przypomnienie o płatności za #NumerFaktury
Cześć [Imię klienta],
Ten e-mail jest krótkim przypomnieniem, że płatność za fakturę #[Numer faktury] na kwotę [Kwota] jest wymagalna w dniu [Termin płatności]. Faktura znajduje się w załączniku.
Jeśli płatność została już przetworzona, zignoruj tę wiadomość. W przeciwnym razie możesz zakończyć płatność, korzystając z jednej z dostępnych opcji: [Link do płatności], przelewu bankowego lub dowolnej preferowanej metody.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się ze mną.
Z wyrazami szacunku,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Wyślij pierwsze przypomnienie o płatności na trzy do pięciu dni przed terminem, aby dać klientom wystarczająco dużo czasu na przetworzenie płatności
3. E-mail z przypomnieniem o zaległej płatności
Pomimo wielokrotnych przypomnień, czasami faktury nadal pozostają niezapłacone - nawet w przypadku najlepszych klientów. Na tej scenie e-mail z przypomnieniem musi być stanowczy, ale profesjonalny. Podkreśl konieczność podpowiedzi i zwróć uwagę na możliwe konsekwencje prawne, jeśli płatność nie zostanie uregulowana.
Oto ostatni e-mail z przypomnieniem, który możesz wysłać:
Temat: Pilne: Zaległa faktura #[Numer faktury] - Wymagane natychmiastowe działanie
Cześć [Imię],
To jest ostatnie przypomnienie dotyczące faktury #[Numer faktury] na [Kwota], która była wymagalna w [Termin płatności]. Pomimo wcześniejszych przypomnień, nie otrzymaliśmy jeszcze płatności.
Zgodnie z naszą umową, jeśli faktura jest przeterminowana o tydzień, mogą zostać podjęte kroki prawne.
Aby uniknąć opłat za zwłokę lub dalszych działań, prosimy o uregulowanie zaległej kwoty do [Data] przy użyciu jednej z dostępnych opcji płatności: [Połączony link do płatności]| Szczegóły przelewu bankowego | Inne akceptowane metody
Jeśli płatność została już przetworzona, zignoruj tę wiadomość. Skontaktuj się ze mną, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub zapytania w tej sprawie.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Wysyłaj przypomnienia o zaległych płatnościach między 9 a 11 rano, kiedy odbiorcy częściej sprawdzają swoje e-maile. Unikaj wysyłania takich e-maili w weekendy, ponieważ twoja wiadomość może zostać zakopana w ich skrzynce odbiorczej.
4. Szablony e-maili z przypomnieniem o wydarzeniu w ostatniej chwili
Organizujesz konferencję lub targi? Przypomnienie w ostatniej chwili pomoże uczestnikom zaplanować dzień, dotrzeć na czas i przygotować się do kluczowych sesji i możliwości nawiązywania kontaktów.
Oto szablon e-maila z przypomnieniem o nadchodzącym wydarzeniu:
Temat: Ostateczne przypomnienie: [Coroczna konferencja SEO rozpoczyna się dzisiaj]
Cześć [Imię],
Cieszymy się, że możemy powitać Cię na [nazwa wydarzenia] dzisiaj o [czas] ([strefa czasowa])!
Wydarzenie rozpoczyna się o [Godzina rozpoczęcia], a my załączyliśmy Skład wydarzenia, abyś nie przegapił swojej ulubionej sesji.
Aby ułatwić dotarcie na miejsce, dostępny jest [Link do zameldowania], a na mapie [Link] można znaleźć wskazówki dojazdu. Jeśli jedziesz samochodem, tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące parkingu [Link].
Do zobaczenia na miejscu. Skontaktuj się ze mną pod adresem [dane kontaktowe], jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności z dotarciem tutaj.
Z wyrazami szacunku,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Ułatw zadanie swoim uczestnikom, dodając link do szybkiej odprawy, mapę obiektu lub szczegóły dotyczące parkingu, aby pomóc im dotrzeć na miejsce bez żadnych kłopotów.
5. Przypomnienie o zbliżającym się spotkaniu/wydarzeniu
Rezerwacja spotkania to jedno, ale upewnienie się, że klient się pojawi, to drugie. Przypomnienie o spotkaniu (lub kilku poprzedzających je) pomaga w planowaniu, pozwala uniknąć odwoływania spotkań w ostatniej chwili i daje czas na zmianę terminu w razie potrzeby.
Oto szybki e-mail z przypomnieniem, którego możesz użyć, gdy tylko klient potwierdzi spotkanie:
Temat: Potwierdzone: Twoje spotkanie w dniu [Data i godzina]
Cześć [Imię],
Przypominamy, że [Nazwa usługi/spotkania] zostało potwierdzone na [Data] o [Czas] ([Strefa czasowa]).
Lokalizacja: [Adres/Zoom Link]⏳ Czas trwania: [Długość spotkania]
Jeśli musisz zmienić harmonogram, możesz to zrobić 24 godziny wcześniej, korzystając z tego połączonego linku: [Link do zmiany terminu w Kalendarzu Google]. Czekamy na nasze spotkanie!
Z wyrazami szacunku,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Link do zmiany harmonogramu ułatwia klientom dostosowanie terminów spotkań zamiast pomijania ich bez uprzedzenia. Skorzystaj z kalendarza ClickUp A I, aby ustawić spotkania tak, aby ich nie przegapić, a Ty nie tracisz cennego czasu.
Czytaj więcej: Jak napisać e-mail potwierdzający: Rodzaje i przykłady
6. E-mail z przypomnieniem po niestawieniu się na spotkanie
Nieobecności są dość powszechne w przypadku firm usługowych. Uprzejme przypomnienie o wizycie podtrzymuje rozmowę i pozwala klientowi na ponowne umówienie się na spotkanie. Służy również jako uprzejme przypomnienie, że klient musi honorować zarezerwowane spotkania.
Oto uprzejmy e-mail z przypomnieniem, którego możesz użyć w przypadku niestawienia się po raz pierwszy.
Temat: Ominęło Cię spotkanie? Przełóżmy spotkanie
Hej [imię]
Zauważyłem, że nie mogłeś dołączyć do naszego [nazwa spotkania] dzisiaj. Rozumiem, że różne rzeczy mogą się wydarzyć, więc z przyjemnością znajdę inny termin, który będzie dla Ciebie odpowiedni. Możesz zmienić termin tutaj: [link do zmiany terminu].
W ramach uprzejmości, tym razem zrezygnowałem z opłaty za niestawienie się. Jednak zgodnie z naszą polityką, przyszłe nieodebrane spotkania mogą podlegać opłacie. Daj mi znać, jak chcesz postąpić.
Z wyrazami szacunku,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Rozważ wdrożenie automatycznych przypomnień na dzień i godzinę przed spotkaniem, aby zmniejszyć liczbę nieobecności w swoim biznesie.
7. E-mail z przypomnieniem o propozycji współpracy
Wysłałeś ofertę, ale nie otrzymałeś odpowiedzi? Łatwo jest założyć, że klient nie jest zainteresowany, ale może być inaczej. Szybki e-mail przypominający przypomni o ofercie i zwróci na nią uwagę bez bycia natrętnym.
Oto szablon e-maila z przypomnieniem, którego możesz użyć:
Temat: Kontynuacja: Propozycja dla [Nazwa projektu/usługi]
Cześć [Imię],
Chciałem tylko sprawdzić, czy miałeś okazję zapoznać się z propozycją, którą wysłałem [Data] dotyczącą [Nazwa projektu/usługi].
Jeśli nadal się zastanawiasz, z przyjemnością porozmawiam z Tobą przez telefon, aby omówić wszelkie zmiany, które będą dla Ciebie lepsze. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz więcej szczegółów, napisz tutaj lub skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie.
Czekamy na Twoje przemyślenia.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Częste wysyłanie przypomnień może wydawać się nachalne. Rozmieść swoje działania następcze w strategicznej przestrzeni - wyślij pierwszą wiadomość 3-5 dni po złożeniu propozycji, a następnie kontynuuj tydzień później, jeśli nie ma odpowiedzi. Zachowaj uprzejmość i profesjonalizm.
8. E-mail z przypomnieniem o odnowieniu subskrypcji
Przypomnienie o odnowieniu subskrypcji powiadamia niestandardowych klientów, że ich dostęp wkrótce się kończy i daje im łatwy sposób na odnowienie. Takie e-maile są zwykle pomocne dla firm SaaS sprzedających swoje usługi w ramach miesięcznych i rocznych subskrypcji.
Oto szybki e-mail z przypomnieniem, którego możesz użyć:
Temat: Odnów teraz: subskrypcja [nazwa firmy] kończy się za [XX] dni
Cześć [Imię],
Przypominamy, że Twoja subskrypcja w [Plan] [Nazwa firmy] jest ustawiona na [Termin ważności]. Aby uniknąć przerw w świadczeniu usług, możesz odnowić subskrypcję już teraz, klikając tutaj [link do odnowienia].
Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami. Z niecierpliwością czekamy na nasze wyjątkowe usługi.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Zaoferuj limitowany rabat lub ekskluzywną ofertę odnowienia, aby zwiększyć liczbę odnowień i zatrzymać więcej niestandardowych klientów.
Czytaj więcej: Najlepsze szablony kampanii Drip dla skutecznego e-mail marketingu
9. E-mail przypominający o wypełnieniu ankiety klienta
Opinie klientów są cenne, ale uzyskanie odpowiedzi nie zawsze jest łatwe. Wiadomość z przypomnieniem działa jak uprzejma kontynuacja, delikatnie zachęcając klientów do dzielenia się swoimi przemyśleniami bez poczucia presji.
Temat: Będziemy wdzięczni za Twoją opinię - zajmie nam to tylko minutę
Cześć [Imię],
Mamy nadzieję, że podoba Ci się nasz [nazwa produktu]. Będziemy bardzo wdzięczni za podzielenie się z nami swoimi przemyśleniami i doświadczeniami. Twoja opinia pomoże nam ulepszyć i kontynuować dostarczanie produktów, które kochasz.
Weź udział w szybkiej ankiecie tutaj: [Survey Link]
Obiecujemy, że zajmie to tylko minutę.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Zbuduj ankietę reagującą na urządzenia mobilne i zachowaj ją krótką i prostą, aby zwiększyć liczbę odpowiedzi. Niewielki rabat lub zachęta zachęci więcej niestandardowych klientów do wzięcia udziału w badaniu.
10. E-mail z przypomnieniem o niedotrzymanym terminie
Zarządzanie dużym zespołem może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o śledzenie terminów. Opóźnienia mogą wynikać z różnych przyczyn, ale wyczyszczone, stanowcze przypomnienie może ponownie skupić uwagę i zapewnić, że zadanie jest traktowane priorytetowo.
Oto próbka e-maila z przypomnieniem, którego możesz użyć w takich sytuacjach:
Temat: Potrzebne działania: Niedotrzymany termin wykonania [zadania/projektu]
Cześć [Imię],
Przypominam o terminie wykonania [nazwa zadania/projektu], który upłynął [data]. Rozumiemy, że może istnieć ważny powód opóźnienia, ale potrzebujemy aktualizacji statusu.
Ten projekt ma kluczowe znaczenie, a dotrzymanie harmonogramu jest niezbędne, aby wszystko przebiegało sprawnie. Jeśli to możliwe, chcielibyśmy zakończyć go do [Nowy termin], aby uniknąć dalszych komplikacji.
Daj nam znać, jeśli napotkasz jakieś przeszkody lub potrzebujesz wsparcia, aby posunąć sprawy do przodu. Czekamy na aktualizację.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Prosta wskazówka: Kiedy kontaktujesz się w sprawie niedotrzymanego terminu, podaj realistyczny nowy termin, zamiast pozostawiać go otwartym. Pomaga to zapobiec dalszym opóźnieniom i ułatwia odbiorcy ustalenie priorytetów zadania.
Czytaj więcej: E-mail kontra czat w mojej pracy: Co jest najlepsze dla twojego teamu?
11. Przypomnienie e-mailem o przesłaniu oczekujących dokumentów
Niezależnie od tego, czy chodzi o zgodność z przepisami, onboarding czy przetwarzanie wniosku, brakujące dokumenty mogą spowolnić pracę. Wyczyszczone, uprzejme przypomnienie może sprawić, że odbiorca potraktuje twoją prośbę priorytetowo i szybko podejmie działania.
Oto idealny e-mail z delikatnym przypomnieniem, który można wysłać w takich sytuacjach:
Temat: Wymagane działanie: Oczekujące przesłanie dokumentu dla [Cel]
Cześć [Imię],
Przypominamy, że wciąż czekamy na [Nazwa dokumentu] od Ciebie. Termin przesłania dokumentu to [Termin płatności] i potrzebujemy go do przetworzenia naszych dokumentów kontraktowych.
Prosimy o zignorowanie tego e-maila, jeśli dokumenty zostały już wysłane. Jeśli jednak nie przesłałeś jeszcze dokumentów, prześlij je za pomocą tego linku tutaj: [Upload Link].
Zapraszam do kontaktu, jeśli masz jakieś zapytania lub problemy, w których mogę pomóc.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
💡 Pro Tip: Ustawienie automatyzacji e-maili, aby śledzić działania, jeśli dokumenty nie zostaną odebrane w ciągu najbliższych 24 godzin.
12. E-mail z przypomnieniem o szybkiej akcji
Gdy projekt utknął w martwym punkcie, ponieważ czekasz na wkład członka zespołu, uprzejme, ale stanowcze przypomnienie pomoże utrzymać sprawy w ruchu.
Oto jak to zrobić:
Temat: Czekamy na Twój argument w sprawie [nazwa projektu]
Cześć [Imię],
Krótkie przypomnienie - wciąż czekam na twój wkład w [konkretne zadanie] w [nazwa projektu]. Twoja wiedza jest niezbędna, aby wszystko szło zgodnie z planem.
Daj mi znać, jeśli potrzebujesz wsparcia lub jeśli są jakieś wyzwania powodujące opóźnienia. Jeśli to możliwe, byłoby wspaniale otrzymać aktualizację do [Nowy termin], abyśmy mogli iść naprzód.
Czekamy na Twoje przemyślenia.
Pozdrawiam,[Twoje imię i nazwisko][Twoja pozycja][Nazwa firmy]
Pro Tip: Zachowaj uprzejmy i doceniający ton - delikatne przypomnienie pokazuje szacunek dla ich czasu i sprawia, że są bardziej skłonni do pozytywnej odpowiedzi.
Pomimo tych próbek, pisanie e-maili z przypomnieniami nie jest najbardziej ekscytującym zadaniem. Zwłaszcza, gdy trzeba wysyłać ich setki każdego dnia.
Automatyzacja e-maili za pomocą narzędzi zwiększających wydajność poczty elektronicznej to jedyny sposób na zaoszczędzenie czasu przy jednoczesnym zachowaniu uprzejmego i profesjonalnego tonu.
Jak ClickUp może usprawnić wysyłanie e-maili z przypomnieniami
Twoja skrzynka odbiorcza nie jest listą rzeczy do zrobienia, ale z pewnością sprawia takie wrażenie. Kolejny e-mail jest wciąż w wersji roboczej, zbliża się deadline klienta, a zaległa faktura powoduje opóźnienia. Utrzymanie tego wszystkiego jest po prostu nierealne.
Potrzebujesz narzędzia, które zautomatyzuje i zorganizuje twój cykl pracy z e-mailami. Oto ClickUp, aplikacja wszystko do pracy, która oferuje ustrukturyzowany system przekształcania rozproszonych e-maili w zadania, które można śledzić, eliminując chaos związany z ręcznymi działaniami następczymi i niedotrzymanymi terminami. Dzięki ClickUp możesz przekształcić swoją listę do zrobienia w listę "ta-da"! Zobaczmy jak to zrobić.
Narzędzie do zarządzania projektami ClickUp Email
Sercem tej platformy jest narzędzie do zarządzania projektami ClickUp Email. Zamiast traktować e-maile jako oddzielne od cyklu pracy, integruje je bezpośrednio z zadaniami i projektami.
Niezależnie od tego, czy chodzi o dalsze działania klienta, aktualizacje projektu czy prośby o zatwierdzenie, wszystko pozostaje połączone w jednym miejscu, bez przeciążania skrzynki odbiorczej.
Teraz zintegruj swoje e-maile z ClickUp i wykonaj poniższe kroki, aby zautomatyzować cykl pracy z e-mailami:
Zbuduj repozytorium e-maili z przypomnieniami za pomocą ClickUp Brain
Pisanie e-maili z przypomnieniami od zera za każdym razem jest żmudne i nieefektywne. ClickUp Brain eliminuje zgadywanie z danych powstania e-maili, natychmiast generując profesjonalne wiadomości dla każdej sytuacji.
Oto jak to działa:
natychmiastowe generowanie e-maili: W sekcji Komentarz dowolnego zadania, wystarczy wpisać polecenie / "Napisz e-mail ", aby otworzyć Brain. Możesz utworzyć nowy e-mail lub odpowiedzieć na istniejący - bez opuszczania cyklu pracy
Zapisuj i ponownie wykorzystuj szablony wiadomości e-mail: Przechowuj często używane wiadomości e-mail w ClickUp Docs, aby stworzyć uporządkowane repozytorium szablonów przypomnień e-mail
Szablon e-maila przypominającego ClickUp
Co więcej, oszczędzaj czas, korzystając z szablonu ClickUp Follow Up Email z ponad 10 typowymi przykładami działającymi w różnych branżach.
W skrócie,
- Scentralizuj wszystkie szablony e-maili przypominających: Zachowaj ustrukturyzowane odpowiedzi dla różnych scenariuszy - przypomnienia o płatnościach, spotkaniach lub kontaktach z klientami
- Łatwe śledzenie działań następczych: Wiedz dokładnie, kiedy i z kim nawiązać kontakt, unikając straconych okazji
- Ustaw przypomnienia o terminowych odpowiedziach: Nigdy nie trać śledzenia oczekujących odpowiedzi lub zaległych wiadomości
- Utwórz projekt dla każdego celu e-maila przypominającego: Ustrukturyzuj i zorganizuj zadania follow-up w oparciu o różne potrzeby biznesowe
Zamiast wielokrotnie przepisywać te same e-maile, po prostu pobierz odpowiedni szablon e-maila, dostosuj szczegóły i wyślij go.
Ustawienie i niestandardowe automatyzacje usprawniające cykl pracy z e-mailami
Automatyzacja ClickUp pozwala na ustawienie niestandardowych pól, wyzwalaczy i akcji, dzięki czemu nie musisz ręcznie śledzić i wysyłać wiadomości follow-up. Bez względu na to, co masz na głowie, automatyzacja sprawi, że Twoje e-maile będą wysyłane na czas bez wysiłku.
Oto jak ustawić automatyzację e-maili:
- Przejdź do wybranej lokalizacji: Przejdź do przestrzeni, folderu lub listy, w której chcesz zastosować automatyzację
- Dostęp do 'Automatyzacji': W prawym górnym rogu kliknij "Menedżer automatyzacji"
- Przejrzyj 'Automatyzacje e-maili': Kliknij "Przeglądaj" u góry, a następnie wybierz "E-mail" z lewego paska bocznego
- Wybierz lub stwórz automatyzację: Wybierz istniejącą wcześniej automatyzację e-maili lub stwórz niestandardową, ustawiając wyzwalacze i akcje
- Skonfiguruj szczegóły e-maila: Wybierz konto e-mail, z którego chcesz wysłać wiadomość oraz niestandardowy temat i treść. Możesz wstawić dynamiczne pola, takie jak nazwa zadania, termin lub osoby przypisane, aby spersonalizować każdy e-mail
- Zapisz i aktywuj: Po skonfigurowaniu, zapisz automatyzację. Będzie ona teraz uruchamiana automatycznie na podstawie zdefiniowanych wyzwalaczy
Szablon automatyzacji e-maili ClickUp
Szablon ClickUp Email Automation sprawia, że automatyzacja jest jeszcze łatwiejsza, ponieważ można ją łatwo zintegrować z obszarem roboczym ClickUp. Szablon ten zawiera wbudowane wyzwalacze, akcje i listy kontrolne, które umożliwiają płynne wysyłanie kolejnych wiadomości i przypomnień.
Oto jak to pomaga:
- Twórz zadania dla zautomatyzowanych e-maili: Organizuj i zarządzaj e-mailami z przypomnieniami, przekształcając je w zadania ClickUp, które można wykorzystać do działania
- Ustawienie reguł dla wyzwalaczy e-mail: Zdefiniuj, kiedy mają być wysyłane wiadomości e-mail na podstawie statusu zadania, terminów lub niestandardowych warunków
- Współpracuj nad zawartością e-maili: Współpracuj ze swoim zespołem, aby przygotować, dopracować i spersonalizować automatyczne e-maile przed ich wysłaniem
- Monitorowanie i śledzenie wyników: Bądź na bieżąco z wysłanymi e-mailami, działaniami następczymi i odpowiedziami, aby upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie
Czytaj więcej: Jak tworzyć szablony e-maili w Outlooku
Śledzenie i optymalizacja skuteczności e-maili
Po automatyzacji cykli pracy z e-mailami, śledź ich wydajność, aby upewnić się, że przynoszą wyniki. Użyj pulpitów ClickUp do monitorowania działań następczych, analizowania zaangażowania i udoskonalania reguł automatyzacji. Jeśli liczba odpowiedzi jest niska, rozważ dostosowanie czasu, tematu lub zawartości e-maila, aby uzyskać lepszy efekt.
Najlepsze praktyki dotyczące e-maili z przypomnieniami
Zanim zakończymy ten blog, oto kilka najlepszych praktyk, które zapewnią, że przypomnienia e-mail zwiększą maksymalne zaangażowanie:
- Personalizacja za pomocą AI: Wyjdź poza personalizację imienia odbiorcy. Wykorzystaj AI do pisania przypomnień e-mailowych na podstawie wcześniejszych zachowań, preferencji i historii zaangażowania ✅
- Unikaj wyzwalaczy spamu: Słowa takie jak "pilne", "oferta limitowana" i nadmierne znaki, takie jak !, $$a lub emoji, mogą oznaczać Twoją wiadomość jako spam ✅
- Używaj wątków e-mail, aby zachować kontekst: Zamiast wysyłać nowy e-mail za każdym razem, odpowiadaj w tym samym wątku, aby zachować widoczność wcześniejszych interakcji ✅
- Uczyń swój e-mail łatwym do przejrzenia: Podziel e-mail na wypunktowane akapity i użyj pogrubionego tekstu tam, gdzie to konieczne
- Właściwy czas: Wysyłaj przypomnienia w optymalnym czasie, np. 24 godziny przed wydarzeniem lub kilka dni przed upływem terminu ✅
Automatyzacja e-maili z przypomnieniami dla firm dzięki ClickUp
Odpowiedni e-mail z przypomnieniem skłania odbiorcę do działania.
I choć wysyłanie przypomnień może wydawać się kolejnym niekończącym się obowiązkiem, nie musi tak być.
ClickUp pozwala zautomatyzować cały proces - zintegrować e-mail, ustawić wyzwalacze dla różnych scenariuszy i pozwolić AI tworzyć jasne i profesjonalne przypomnienia w kilka sekund.
Nigdy więcej ręcznych działań następczych. Koniec z utraconymi szansami. Tylko bezwysiłkowa automatyzacja, która utrzymuje wszystko na właściwym torze.