Wraz z globalnym rozwojem dostępu do Internetu, od 2017 r. codzienne korzystanie z poczty e-mail stale rośnie. Szacuje się, że w 2022 roku 333 miliardy e-maili były wysyłane i odbierane codziennie na całym świecie. Oczekuje się, że liczba ta wzrośnie do 392,5 miliarda e-maili dziennie do 2026 roku.
Te rosnące liczby prowadzą do pytania. Jak przyciągnąć uwagę w morzu podobnie brzmiących e-maili? Odpowiedź: Lepiej personalizować.
Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić. Przy napiętych terminach do zrobienia i setkach innych rzeczy do zrobienia w typowym tygodniu pracy, trudno jest poświęcić czas na tworzenie spersonalizowanych e-maili dla każdego kontaktu.
Co jednak, gdybyś mógł ponownie wykorzystać wstępnie napisaną zawartość i poświęcić więcej czasu na opracowanie wiadomości i strategiczną komunikację?
Ogranicz powtarzające się wiadomości e-mail i aktualizacje, korzystając z szablonów e-mail w Outlooku. Pomagają one skupić się na istotnych szczegółach bez konieczności ręcznego wysiłku. Wynikiem jest profesjonalny, dobrze skonstruowany e-mail za każdym razem, gdy naciśniesz przycisk Wyślij.
Dzisiaj omówimy, jak tworzyć szablony e-mail w Outlooku, jakie są tego limity i jakie są najlepsze rozwiązania alternatywę dla tego narzędzia Microsoftu .
**Co to jest szablon e-maila?
Szablon wiadomości e-mail to wstępnie napisana i sformatowana wiadomość e-mail, która służy jako wzorzec do efektywnego tworzenia podobnych e-maili. Jest jak szablon wielokrotnego użytku do komunikacji, oszczędzając czas i wysiłek, zapewniając jednocześnie spójny branding i przekaz.
Typowy szablon e-maila zawiera powitanie, wprowadzenie, główną wiadomość, zakończenie i symbole zastępcze dla zmiennych informacji, takich jak nazwy, firmy lub daty.
Oto kilka elementów szablonu wiadomości e-mail w programie Outlook:
- Format: Wstępnie zdefiniowane style dla czcionek, kolorów, układu i elementów brandingowych
- Symbole zastępcze: Znaczniki takie jak Name lub Company, które są zastępowane konkretnymi informacjami dla każdego odbiorcy
- Tematyczna zawartość: Czasami szablony zawierają tekst odpowiedni do tematu, np. e-mail z podziękowaniem.
Ważność szablonów e-mail
Chcesz zminimalizować liczbę literówek i niespójności formatu? Szablony e-mail pomagają w tym. Nie musisz zajmować się powtarzającymi się zadaniami, takimi jak wpisywanie tych samych szczegółów lub formatowanie e-maila za każdym razem od nowa. Microsoft Outlook będąc częścią pakietu Microsoft, automatycznie integruje się z Wordem, Excelem i innymi narzędziami. Jest to przydatne, gdy przepływ pracy obejmuje przesyłanie danych lub utrzymywanie spójnego formatu w dokumentach i e-mailach. Mniej czasu poświęcanego na tworzenie powtarzających się e-maili przekłada się na większą koncentrację na zadaniach o wysokim priorytecie, przyczyniając się do Skrzynka odbiorcza Zero cele.
Wstępnie napisana zawartość i format oszczędzają kłopotów z zaczynaniem od zera za każdym razem.
A jeśli korzystasz głównie z Outlooka do osobistej poczty e-mail, jego wbudowana funkcja szablonów jest Free z kontem Microsoft.
Jak tworzyć szablony e-mail w Outlooku
Pomoc dotycząca szablonów wiadomości e-mail zwiększ wydajność poczty e-mail . Microsoft Outlook umożliwia tworzenie i zapisywanie szablonów za pomocą przeglądarki internetowej lub aplikacji komputerowej/mobilnej.
Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku, aby dowiedzieć się, jak tworzyć szablony e-mail w programie Outlook:
**Część 1: Tworzenie szablonów wiadomości e-mail w Outlooku
Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć szablon wiadomości e-mail w Outlook.com w wersji internetowej:
Krok 1: Zaloguj się na swoje konto pocztowe w Outlooku
Wejdź na stronę https://outlook.live.com/ i zaloguj się na swoje konto. Kliknij na Nowa poczta w lewym górnym rogu.
Tworzenie nowej wiadomości e-mail w programie Outlook
Krok 2: Tworzenie nowego szablonu
Kliknij menu Więcej opcji (trzy kropki) w prawym górnym rogu, a następnie przewiń w dół i wybierz Moje szablony.
Outlook web oferuje ograniczone opcje projektowania e-maili, w tym rozmiar czcionki, styl, kolor, podstawowy format, wyrównanie tekstu, wstępnie zaprojektowane tła, obrazy i logo.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, włącz Moje szablony i kliknij +Szablon.
Podczas gdy webowa wersja Outlooka oferuje funkcje podobne do wersji aplikacji komputerowej w zakresie tworzenia e-maili, jej opcje projektowania są bardziej ograniczone. Oto przegląd możliwości do zrobienia:
- Opcje formatu: Niestandardowy wygląd e-maili w aplikacji internetowej Outlook:
- Zmiana rozmiaru, stylu i koloru czcionki tekstu
- Stosowanie podstawowych formatów, takich jak pogrubienie, kursywa, podkreślenie, wypunktowanie i numerowanie
- Stosowanie różnych wyrównań tekstu
- Szata graficzna i motywy: Stosuj wstępnie zaprojektowane tła i schematy kolorów do swoich e-maili
- Obrazy i logo: Osadzanie obrazów i logo w e-mailach, ale opcje edycji i formatu są ograniczone w porównaniu do aplikacji komputerowej
Aby uzyskać dostęp lub utworzyć folder szablonów, kliknij "+ Szablon"
Krok 3: Zarejestruj szablon
Zobaczysz okno komunikatu z nowym polem podpowiedzi do wpisania tytułu szablonu i jego typu. Nazwij nowe okno dialogowe szablonu i wpisz swoją wiadomość.
Po zakończeniu ustawienia szablonu kliknij przycisk Zapisz.
Uwaga: Ta metoda działa tylko w aplikacji internetowej, a nie w aplikacji mobilnej lub komputerowej.
Część 2: Tworzenie szablonów e-mail w aplikacji Outlook
Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć szablon wiadomości e-mail w aplikacji:
Krok 1: Otwórz Outlook
Przejdź do menu Home i wybierz New Email.
Pasek narzędzi szybkiego dostępu dla użytkowników programu Outlook
Krok 2: Tworzenie i formatowanie
Zaprojektuj swój e-mail zgodnie z oczekiwaniami. Outlook nie oferuje dedykowanych narzędzi do projektowania, takich jak narzędzia typu "przeciągnij i upuść" w platformach do e-mail marketingu.
Nadal jednak można znaleźć kilka opcji niestandardowego wyglądu wiadomości e-mail:
- Wbudowane szablony: Outlook pełni funkcję niewielkiej kolekcji wstępnie zaprojektowanych szablonów z podstawowym formatem i motywami, ale może brakować im różnorodności i niestandardowych opcji
- Szablony i motywy: Zastosuj wstępnie zaprojektowane tła i schematy kolorów, aby stworzyć spójny wizualnie wygląd wszystkich e-maili. Może to pomóc w utrzymaniu podstawowej tożsamości marki
- Opcje formatu: Użyj funkcji formatu w treści e-maila, aby niestandardowo dostosować czcionki, rozmiary czcionek i kolory tekstu. Zastosuj podstawowe style formatu, takie jak pogrubienie, kursywa, podkreślenie i wypunktowanie lub numeracja, aby podkreślić i uporządkować tekst
- Obrazy i logo: Osadzaj obrazy i logo w swoich e-mailach, aby zwiększyć atrakcyjność wizualną i rozpoznawalność marki. Upewnij się, że obrazy są zoptymalizowane pod kątem widoku e-mail i mają odpowiedni tekst alternatywny dla ułatwienia dostępu
- Edycja HTML: Dla zaawansowanych użytkowników Outlook oferuje ograniczone możliwości bezpośredniej edycji HTML w źródle wiadomości e-mail. Wymaga to jednak wiedzy technicznej i nie jest zalecane dla początkujących ze względu na potencjalne problemy z formatem
Krok 3: Zapisz jako szablon
Przejdź do File > Save As i wybierz Outlook Template jako typ pliku.
Zapisywanie szablonu programu Outlook
Krok 4: Nadanie nazwy
Wprowadź czytelną nazwę szablonu w polu File Name.
Krok 5: Kliknij Zapisz
Kliknij przycisk Zapisz i szablon jest gotowy!
Czytaj więcej: Szablony newsletterów
Wady i limity tworzenia szablonów e-mail w Outlook
Teraz już wiesz, jak tworzyć szablony e-mail w Outlooku. Czy jednak na pewno nie ma lepszego sposobu do zrobienia?
Podczas gdy szablony Outlook oferują podstawowe opcje niestandardowe, takie jak dodawanie symboli zastępczych, zmiana czcionek i włączanie logo, narzędzie to nie posiada zaawansowanych funkcji. Oto zestawienie jego limitów:
1. Limit funkcji
Szablony Outlook wspierają przede wszystkim podstawowe formaty tekstu, takie jak czcionki i style. Zaawansowane funkcje, takie jak formatowanie warunkowe, tabele lub obiekty osadzone, są ograniczone.
Można dołączać symbole zastępcze dla informacji statycznych, ale tworzenie zawartości dynamicznej na podstawie danych odbiorcy lub źródeł zewnętrznych nie jest możliwe w szablonach natywnych.
Wbudowane szablony Outlooka oferują niestandardowe i ograniczone opcje formatu. Szablony są przechowywane lokalnie, co utrudnia ich udostępnianie i aktualizowanie między zespołami. Za każdym razem trzeba ręcznie wstawiać zmienne, co zwiększa ryzyko błędów i nieefektywność.
Ponadto, choć Outlook wspiera łączenie danych z list kontaktów za pomocą Mail Merge, jest to osobny proces i brakuje mu elastyczności dedykowanych platform e-mail marketingowych.
2. Wyzwania związane z personalizacją
Szablony Outlooka szybko prowadzą do ogólnych i bezosobowych wiadomości. Potencjalnie wpływa to na zaangażowanie i postrzeganie przez odbiorców. Jednak ręczne dodawanie spersonalizowanych elementów zajmuje dużo czasu, szczególnie w przypadku dużej ilości e-maili.
Chociaż można dodawać spersonalizowane pozdrowienia lub informacje, złożona personalizacja oparta na zachowaniu lub preferencjach odbiorcy stanowi wyzwanie.
3. Skalowalność i zarządzanie
W miarę tworzenia kolejnych szablonów w Outlooku, zarządzanie nimi i aktualizowanie ich może stać się kłopotliwe podczas skalowania, prowadząc do problemów z kontrolą wersji i nieaktualnych informacji.
Udostępnianie szablonów w systemach plików między zespołami lub działami również staje się trudne bez integracji określonych narzędzi lub procesów.
Ostatecznie będziesz potrzebować obejść lub zewnętrznych rozwiązań podczas integracji szablonów użytkowników w plikach z cyklami pracy e-mail lub narzędziami do pisania .
4. Bezpieczeństwo i zgodność
Trudno jest śledzić zmiany i w razie potrzeby przywrócić poprzednie wersje. Szablony zapisane lokalnie są podatne na ataki złośliwego oprogramowania, a udostępnianie szablonów jest ryzykowne ze względu na brak szczegółowej kontroli dostępu.
Wysyłanie e-maili z szablonu nie gwarantuje, że informacje nadawcy są poprawne lub spójne, potencjalnie wpływając na dostarczalność i zgodność. Ponadto szablony mogą nie być dostosowane do konkretnych wymogów zgodności, w tym opcji rezygnacji z subskrypcji lub zastrzeżeń prawnych w każdym e-mailu.
Co więcej, wrażliwe informacje zawarte w szablonach wymagają starannej obsługi i środków bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku udostępniania ich między zespołami.
5. Zaawansowane funkcje i integracje
Śledzenie wydajności różnych szablon newslettera wariacje lub mierzenie skuteczności nowych kampanii za pomocą testów A/B i szczegółowej analityki nie są wspierane przez natywne szablony w Outlooku.
Nie można również zintegrować ich z platformami do automatyzacji marketingu w celu uzyskania zaawansowanych funkcji, takich jak lead nurturing. Generowanie raportów lub wyciąganie wniosków na temat wydajności e-maili na podstawie szablonów wymaga dodatkowych narzędzi lub wysiłku ręcznego
6. Problemy z formatem i renderowaniem
Różni klienci poczty e-mail wyświetlają szablony w różny sposób, ale chcesz uniknąć nieprofesjonalnego wyglądu, jeśli zamierzasz zaimplementować funkcje CSS. Złożone formatowanie CSS może nie renderować się poprawnie lub w ogóle. Obrazy tła lub osadzone logo w interfejsie również mogą być wyświetlane niespójnie.
ClickUp: Lepsza alternatywa dla szablonów e-mail w Outlooku
Szablony e-mail w Outlooku oferują podstawowe rozwiązanie usprawniające komunikację, ale mają ograniczenia w zakresie personalizacji, skalowalności i zaawansowanych funkcji. Platforma do zarządzania projektami e-mail firmy ClickUp rozwiązuje wszystkie te i wiele innych problemów. Oto jak:
Wykorzystaj ClickUp Brain do pisania briefów, wysyłania propozycji, przygotowywania e-maili i pitchy oraz wielu innych rzeczy dla swoich teamów marketingowych
Personalizacja i współpraca
Wykorzystaj ClickUp Brain AI Writer for Work do automatycznego generowania szablonów i konspektów e-maili, pisania e-maili w Twoim stylu, podsumowywania długiej zawartości, sugerowania tematów i nie tylko, oszczędzając czas i wysiłek związany z tworzeniem angażujących e-maili.
Możesz również użyć gotowe szablony od ClickUp dla różnych potrzeb e-mail marketingu.
/$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Email-Advertisement-Template.png Szablon reklamy e-mail ClickUp oferuje konkretne wskazówki dotyczące opanowania reklamy e-mail https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6122444 Pobierz szablon /%cta/ ClickUp stworzył szablon reklamy e-mail aby pomóc Ci w przeprowadzeniu burzy mózgów, stworzeniu przekonującej reklamy e-mail i osiągnięciu wysokiego współczynnika klikalności. Skorzystaj z tego wstępnie sformatowanego szablonu Docs, aby tworzyć i śledzić swoje promocyjne wiadomości e-mail.
Twórz i planuj powodzenia kampanii e-mailowych z szablonem kampanii e-mailowych ClickUp
Jeśli pracujesz z klientem nad generowaniem leadów, poprawą ekspozycji marki lub zwiększeniem zaangażowania, wypróbuj Szablon kampanii e-mail ClickUp .
Pomoże Ci on planować, realizować, optymalizować i monitorować kampanie e-mail w uporządkowany sposób. Nie tylko wszystkie e-maile będą wyglądać profesjonalnie i zgodnie z marką, ale także zaoszczędzisz czas i wysiłek.
Szablon e-mail marketingu ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci zachować porządek w zarządzaniu kampaniami e-mail.
Potrzebujesz wysłać spersonalizowane e-maile do dużej bazy? Użyj Szablon e-mail marketingu ClickUp e z niestandardowymi polami opartymi na danych projektu, które są automatycznie personalizowane dla każdego odbiorcy. Pomaga tworzyć cykle pracy e-mail dla ogłoszenia biznesowe i innych ważnych celów e-mail.
Bezproblemowa integracja e-mail
Zamień swoje e-maile w szczegółowe zadania bezpośrednio ze Skrzynki odbiorczej ClickUp. Kopiuj-wklej nie jest wymagane
Twórz, wysyłaj i odpowiadaj na e-maile bezpośrednio ze swojej Zadania ClickUp i utrzymywać całą komunikację scentralizowaną i zorganizowaną.
Przechwytuj kluczowe szczegóły z e-maili i przekształcaj je w zadania, przydzielaj obowiązki i ustawiaj terminy - wszystko z poziomu e-maila - bez przełączania się między różnymi narzędziami.
Szybko zamieniaj e-maile z Outlooka w zadania na platformie #1 w ocenie wydajności.
Dyskutuj i współpracuj nad zadaniami bezpośrednio w wątku e-mail, eliminując potrzebę oddzielnych kanałów komunikacji. Bądź na bieżąco dzięki natychmiastowym powiadomieniom o aktualizacjach zadań, odpowiedziach i wzmiankach.
The Integracja ClickUp z Outlookiem umożliwia również płynne dołączanie załączników e-mail podczas tworzenia zadań, aby zapewnić, że wszystkie istotne informacje pozostaną w projekcie ClickUp.
Zaawansowane funkcje i inteligencja
- Inteligentna automatyzacja: Użyj ClickUp do automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie kolejnych e-maili lubprzydzielanie zadań e-mail za pomocą AI *Szczegółowe raportowanie i analityka: Uzyskaj cenny wgląd dzięki szczegółowym raportowaniom zSzablon raportowania e-mail marketingu. Uzyskaj dostęp do analiz współczynników otwarć, kliknięć i nie tylko
Szablon raportu e-mail marketingu ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci śledzić i analizować skuteczność Twoich kampanii e-mail.
Oprócz uproszczenia danych powstania e-maili i zarządzania kampaniami, ClickUp może pomóc w utrzymaniu porządku w pracy.
Wizualizuj swój przepływ pracy w e-mail marketingu za pomocą tablic Kanban, list i map myśli, aby uzyskać prosty przegląd projektu. Śledź zakończone zadania, terminy i zależności w swoim zespole, aby mieć pewność, że projekt pozostanie na właściwym torze. Przypisuj zadania, ustawiaj komentarze i współpracuj z zespołem w czasie rzeczywistym, wspierając przejrzystość i odpowiedzialność.
powiązane:*_ Jak wdrożyć przepływy pracy automatyzacji e-maili*
Spersonalizuj komunikację i oszczędzaj zasoby z ClickUp
Szablony Microsoft Outlook pomagają stworzyć bardziej spójny wygląd e-maili. Mają one jednak swoje wady i limity. Jeśli chcesz zbudować profesjonalny i skalowalny system e-mail marketingu, polecamy ClickUp. Posiada on setki szablonów i jest bardziej niezawodny zarządzanie skrzynką odbiorczą funkcje usprawniające komunikację z klientem.
ClickUp to kompleksowe narzędzie do bezstresowego zarządzania kampaniami marketingowymi; umożliwia planowanie, śledzenie, zarządzanie i monitorowanie pracy bez zakłóceń.
Zaoszczędź czas i wysiłek, usprawnij współpracę w zespole i usprawnij procesy e-mail marketingu - a wszystko to w ramach przyjaznej dla użytkownika platformy. ClickUp pomaga przejąć kontrolę, pracować wydajnie i odnieść marketingowe powodzenie. Rozpocznij pracę z ClickUp free.
Najczęściej zadawane pytania
1. Do zrobienia szybkiego e-maila częściowego w Outlooku?
Przygotuj tekst, którego chcesz często używać, w tym pozdrowienia, wprowadzenie, tekst główny i zamknięcie. Sformatuj go zgodnie z potrzebami. Następnie wybierz zawartość, przejdź do zakładki Inser_t i kliknij _Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Nadaj mu czytelną nazwę i kliknij OK.
Gdy będziesz potrzebować tej zawartości, po prostu przejdź do Galerii szybkich części (zakładka Wstaw > Szybkie części) i wstaw zapisany fragment jednym kliknięciem. To takie proste! Pamiętaj, że możesz tworzyć wiele Quick Parts dla różnych typów e-maili, oszczędzając czas i zapewniając spójny przekaz.
**2. Do zrobienia szybkiego kroku do zapisania szablonu e-maila?
Przygotuj wiadomość wielokrotnego użytku z symbolami zastępczymi dla zmiennych informacji, takich jak Name lub Company. Formatuj i niestandardowo dostosowuj według potrzeb. Kliknij Home, a następnie Create New w galerii Quick Steps. Wybierz Nowa wiadomość i spersonalizuj szczegóły. Wklej zawartość szablonu do okna nowej wiadomości lub pola treści i skonfiguruj dodatkowe ustawienia, takie jak odbiorca lub temat. Kliknij Finish, aby zapisać swój szybki krok.
Wybierz odpowiedni Szybki krok z galerii, aby wysłać e-mail. Szablon otworzy się wstępnie wypełniony, gotowy do spersonalizowania za pomocą określonych szczegółów przed wysłaniem.
3. Do zrobienia szablonu szybkiego kroku w Outlooku?
Przygotuj zawartość e-maila wielokrotnego użytku z elementami zastępczymi, takimi jak Name do personalizacji. Sformatuj ją i niestandardowo dostosuj. Wybierz zawartość, przejdź do zakładki Insert i kliknij Quick Parts - Save Selection to Quick Part Gallery. Nadaj mu czytelną nazwę i kliknij OK.
W zakładce Home kliknij Twórz nowy w zakładce plików pod Quick Steps, kliknij Otwórz galerię i wybierz Nowa wiadomość. Dostosuj szczegóły i wklej zapisaną zawartość szablonu w polu body.
Kliknij Finish, aby zapisać Quick Step. Teraz, gdy tylko będziesz potrzebować tego e-maila, po prostu wybierz Szybki krok z galerii, spersonalizuj go i wyślij!