Narzędzia AI, takie jak ChatGPT, zmieniają te długie szkice e-maili i maratony tworzenia zawartości w szybkie sprinty.
I to nie tylko dla show-marketerów używających AI dla e-maili personalizacji raportowały, że 41% wzrost przychodów . Od ograniczania literówek i tworzenia idealnych tematów po tworzenie e-maili, które brzmią jak ludzkie, ChatGPT jest tutaj, aby zaoszczędzić czas.
Niezależnie od tego, czy jesteś twórcą zawartości, autorem, czy przedsiębiorcą zajmującym się aplikacjami internetowymi, opanowanie ChatGPT oznacza pokonanie chaosu w skrzynce odbiorczej.
Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, jak napisać elegancki e-mail biznesowy - bez poświęcania swojego zdrowia psychicznego!
Jako bonus, wypróbuj najlepszą alternatywę ChatGPT dla swojego cyklu pracy, ClickUp Brain .
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Oto jak możesz wykorzystać ChatGPT do pisania e-maili:
- Zoptymalizuj swój e-mail pod kątem zaangażowania, koncentrując się na personalizacji, celu odbiorców i rezonującej zawartości 📩
- Używaj ChatGPT do szybkich szkiców, ale rozważ jego limity dla unikalnych potrzeb biznesowych
- Zapewnij kontekst (ton, strukturę, szczegóły), aby uzyskać najlepszą wersję roboczą
- Ponownie wygeneruj lub edytuj wersje robocze, aby uzyskać przejrzystość i personalizację
- Podwójne sprawdzenie dokładności i zgodności z głosem
- Przełącz naClickUp. Zacznij korzystać z AI dla e-maili z ClickUp Brain i usprawnij robienie notatek, analizę danych, redagowanie e-maili i komunikację
- Zarządzaj wszystkimi e-mailami i pracuj z jednego miejsca, dziękiZarządzanie projektami ClickUp Email
Jak używać ChatGPT do pisania e-maili
Jeśli nadasz ChatGPT wystarczający kontekst, może on przygotować zawartość, która będzie doskonałym punktem wyjścia dla twoich e-maili. Wystarczy udostępnianie jasnych instrukcji i voila - ty też możesz używać AI do pisania e-maili dopasowując się do Twojego tonu i wiadomości, jednocześnie oszczędzając Twój cenny czas.
Gotowy? Oto jak skutecznie wykorzystać ChatGPT do pisania e-maili:
Krok 1: Ustawienie kontekstu i celu
Zanim jeszcze zaczniesz rozumieć tajniki ChatGPT, jasno określ, czego ma dotyczyć Twój e-mail.
W końcu, jak napisał kiedyś Szekspir, "Zwięzłość jest dowcipem duszy." Tak więc, ustal co chcesz osiągnąć w mailu bez zbytniego owijania w bawełnę.
Im lepiej poinstruujesz ChatGPT, tym lepiej zrozumie on Twój ton, cel i strukturę e-maila. Możesz wysłać przypomnienie, odpowiedzieć na zapytanie lub wykonać zadanie, ale ustawienie kontekstu jest kluczowe
Załóżmy, że prosisz o aktualizację od współpracownika lub klienta. Twoim celem jest prawdopodobnie pobudzenie do działania lub zebranie większej ilości szczegółów. Jeśli planujesz spotkanie, będziesz chciał, aby e-mail był uprzejmy i wyczyszczony, ułatwiając odbiorcy podjęcie kolejnego kroku.
W tym przypadku ChatGPT rozumie, że celem jest poproszenie o opinię na temat aktualizacji, więc dostosowuje e-mail, aby skupić się na zapytaniu o aktualny status i co będzie dalej. Zapewnia to, że wiadomość jest wyczyszczona, uprzejma i zwięzła, co ułatwia odbiorcy udzielenie odpowiedzi z potrzebnymi informacjami.
Ciekawostka: ChatGPT osiągnął milion użytkowników w ciągu zaledwie pięciu dni od uruchomienia w 2022 roku.
Krok 2: Otwórz konto w ChatGPT
Aby rozpocząć korzystanie z ChatGPT, udaj się na stronę chat.openai.com i utworzyć konto. Możesz zarejestrować się za pomocą adresu e-mail lub przez Google. Po zweryfikowaniu konta (otrzymasz sześciocyfrowy kod na swój telefon) wszystko będzie ustawione!
przez ChatGPT Będziesz miał dostęp do darmowej wersji GPT-3.5, lub jeśli szukasz bardziej zaawansowanego doświadczenia, możesz uaktualnić do GPT-4 dla $20/miesiąc .
GPT-4 oferuje szybsze odpowiedzi i zaawansowane funkcje, takie jak przeglądanie i interpretacja kodu, co czyni go solidnym wyborem dla osób zajmujących się e-mailami, którym zależy na czasie lub szukających dodatkowego zwiększenia wydajności.
Jeśli pracujesz nad e-mailami, którym zależy na czasie i chcesz szybszych, bardziej spersonalizowanych odpowiedzi, GPT-4 może być wart inwestycji.
👀 Do zrobienia? Tylko połowa Amerykanów jest w pewnym stopniu zaznajomiona z ChatGPT, a dwie trzecie z nich posiada wykształcenie podyplomowe. Co ciekawe, 54% respondentów zgłosiło, że "w ogóle nic nie słyszało" o ChatGPT.
Krok 3: Dostarczenie ChatGPT niestandardowych instrukcji
Wszyscy zarejestrowani? Nadszedł czas na ustawienie ChatGPT do zrobienia Twojej oferty. Ale zanim zaczniesz generować odpowiedzi i e-maile, musisz dostarczyć mu kilka podstawowych informacji. Określ, w jaki sposób chcesz, aby narzędzie generowało odpowiedzi.
Aby naprawdę uczynić ChatGPT swoim asystentem, wykonaj następujące kroki: Kliknij na swoją nazwę wyświetlaną lub obraz, aby otworzyć rozwijaną listę. Następnie kliknij na Niestandardowy ChatGPT.
Zostaniesz poproszony o odpowiedź na dwa kluczowe pytania, aby dostosować odpowiedzi AI:
- **Co chciałbyś, aby ChatGPT wiedział o tobie, aby zapewnić lepsze odpowiedzi?
Możesz udostępniać szczegóły dotyczące swojej pracy, stylu komunikacji e-mail, tonu i innych istotnych preferencji. Może to obejmować twój zawód, czy wolisz formalny czy swobodny ton i ile szczegółów chciałbyś zawrzeć w swoich e-mailach.
- **Jak chciałbyś, aby ChatGPT odpowiedział?
Tutaj możesz określić ton i strukturę e-maili, które będą generowane przez ChatGPT. Określ, czy wolisz zwięzłe czy szczegółowe formaty, wybierz poziom formalności (przyjazny, formalny lub gdzieś pomiędzy) i zdecyduj, czy chcesz, aby AI wyrażała opinie, czy zachowywała neutralne stanowisko.
Alternatywnie, możesz wysłać swoje wprowadzenie i instrukcje za pośrednictwem czatu, aby pomóc ChatGPT lepiej cię zrozumieć.
To jest przykład wprowadzenia, które możesz dostarczyć:
🧠Fun Fact: Około 25% amerykańskich firm zaoszczędziło między $50,000 a $70,000 przy użyciu ChatGPT.
Krok 4: Podpowiedź ChatGPT do napisania e-maila
Po udostępnianiu swoich danych, preferencji i pożądanego tonu, możesz podpowiedzieć ChatGPT, aby utworzył e-mail, którego potrzebujesz. Jeśli pierwsza wersja robocza nie jest odpowiednia, poproś o ponowne utworzenie odpowiedzi.
na przykład, jeśli piszesz e-mail z rezygnacją, ChatGPT może pomóc Ci stworzyć wiadomość, która zachowuje właściwą równowagę - niezależnie od tego, czy odchodzisz z powodu nowych możliwości, czy z powodu niezadowolenia. Celem jest odejście na dobrych warunkach i zapewnienie profesjonalnego rozstania bez palenia mostów.
Oto przykład tego, co może wygenerować ChatGPT:
innym scenariuszem może być odrzucenie projektu.
Przemyślana odpowiedź jest kluczem, jeśli jesteś zawalony robotą i nie możesz wziąć na siebie nowej odpowiedzialności. Chociaż wyrażenie frustracji może być kuszące, ważne jest, aby zachować spokój, rozwagę i profesjonalizm. ChatGPT może pomóc ci stworzyć dyplomatyczną wiadomość, która zakomunikuje twoje limity, nie brzmiąc lekceważąco.
Oto przykład uprzejmego i profesjonalnego sposobu na odrzucenie nowego projektu:
Krok 5: Przejrzyj i edytuj e-mail
Po wygenerowaniu e-maila przez ChatGPT, przejrzyj go dokładnie. Możesz dostosować ton, dodać brakujące szczegóły lub zmienić strukturę, aby bardziej odpowiadała Twoim intencjom Sprawdź, czy musisz poprawić błędy gramatyczne lub ortograficzne w swoim e-mailu.
Przed wysłaniem, sprawdź swoją odpowiedź pod kątem jasności i zgodności z zasadami firmy. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie profesjonalna i zgodna z oczekiwaniami, co pomoże Ci uniknąć pomyłek.
Chociaż ChatGPT ma duże możliwości, generowana zawartość może nie zawsze być idealna. **Personalizacja ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pełnej zgodności z Twoim głosem i konkretnym kontekstem wiadomości
**ChatGPT może czasami doświadczać "halucynacji", w których generuje informacje, które brzmią wiarygodnie, ale są całkowicie sfabrykowane. Może to obejmować zmyślone fakty, nieistniejące badania lub niedokładne szczegóły. Chociaż modele AI są szkolone w celu oferowania pomocnych i dokładnych odpowiedzi, nie mogą zweryfikować prawdziwości swoich informacji w czasie rzeczywistym.
Dlatego tak ważne jest, aby dwukrotnie sprawdzić krytyczne fakty podczas korzystania z AI do badań lub podejmowania decyzji!
W przypadku konkretnych potrzeb, upewnij się, że:
- Upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje zostały uwzględnione
- Upewnić się, że ton jest zgodny z Twoim stylem
- Podwójne sprawdzenie dat, nazwisk lub ważnych szczegółów pod kątem dokładności
Odrobina dodatkowej uwagi może wiele zdziałać!
Krok 6: Wyślij e-mail
Po przejrzeniu i edycji e-maila, nadszedł czas, aby nacisnąć "wyślij"
Zanim to zrobisz, poświęć chwilę na dwukrotne sprawdzenie, czy wszystko wygląda dobrze w polu tworzenia. Upewnij się, że e-mail jest zgodny z Twoimi strategie zarządzania wiadomościami e-mail i jest profesjonalna, wyczyszczona i zwięzła.
Załóżmy, że wysyłasz e-maile na istotne tematy, takie jak te, które omówiliśmy. Uzyskanie właściwego tonu jest jeszcze ważniejsze. Wysyłaj je, gdy masz pewność, że wiadomość jest dopracowana i zgodna z Twoimi celami!
Nie stresuj się zbytnio reakcją - zaufaj, że AI pomogła ci stworzyć przemyślaną, dobrze przygotowaną odpowiedź.
💡 Pro tip: Etykieta e-mail ma kluczowy wpływ na to, jak wiadomość zostanie odebrana i jak na nią zareagujesz. Od korekty pod kątem jasności po ustawienie tonu pełnego szacunku, te drobne poprawki mogą mieć duży wpływ na profesjonalizm i skuteczność e-maili.
Limity korzystania z ChatGPT do pisania e-maili
Korzystanie z AI do pisania e-maili może być wygodne, ale wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Oto kilka, o których należy pamiętać:
- Limit zrozumienia kontekstu: AI może mieć trudności z uchwyceniem szczegółów wiadomości lub potrzeb odbiorców. Może to prowadzić do generycznych lub źle dopasowanych zawartości (halucynacje), zwłaszcza w złożonych lub wrażliwych sytuacjach ❌
- Trudności z personalizacją: Podczas gdy ChatGPT może wygenerować podstawowy komunikat, może mu brakować osobistego charakteru, który rezonuje z odbiorcami. Powiedzmy, wzarządzanie kampaniami e-mailnarzędzie może przeoczyć ważne spersonalizowane szczegóły, takie jak imiona lub preferencje, wpływając na skuteczność wiadomości ❌
- Problemy z dokładnością: AI nie zawsze dostarcza dokładnych informacji pomimo swojej ogromnej bazy wiedzy. Będziesz musiał dwukrotnie sprawdzić istotne szczegóły, takie jak daty, nazwiska lub liczby, zwłaszcza gdy odwołujesz się dokPI marketingu e-mailowego ❌
- Niespójna liczba słów: Jeśli określisz limit słów w podpowiedzi, ChatGPT może czasami go przestrzegać. Często jest nieprzewidywalny i może nie spełnić twojego żądania. Jak w poniższym przykładzie, ChatGPT odpowiada 39 słowami, a nie 42. ❌
- Nadużywanie ogólnych zwrotów: ChatGPT często opiera się na nadużywanych zwrotach i kliszach, szczególnie w profesjonalnych e-mailach. Chociaż mogą one brzmieć bezpiecznie, mogą wydawać się nieszczere lub powtarzalne, przez co wiadomość będzie mniej angażująca ❌
- Złożone instrukcje składające się z wielu kroków: ChatGPT może nie radzić sobie zbyt dobrze z wieloetapowymi instrukcjami. Na przykład e-mail łączący przypomnienia, zatwierdzenia i działania następcze w jednej wersji roboczej może być chaotyczny lub niejasny ❌
Przeczytaj również: Najlepsze narzędzia e-mail (recenzje i ceny)
Korzystanie z ClickUp Brain do pisania i zarządzania e-mailami
Wyobraź sobie, że masz asystenta AI, który może tworzyć angażujące teksty e-maili, generować atrakcyjne tematy, personalizować wiadomości dla każdego odbiorcy i automatyzować kolejne e-maile.
Cóż, jest tutaj, na ClickUp -aplikacja do wszystkiego w pracy. ClickUp Brain jest zaawansowaną siecią neuronową AI zintegrowaną z Platforma zarządzania projektami e-mail ClickUp . Pomaga tworzyć teksty marketingowe, odpowiadać na e-maile i efektywnie zarządzać zadaniami - wszystko w jednym miejscu!
ClickUp Brain
Twórz szybkie i trafne odpowiedzi na wiadomości e-mail za pomocą ClickUp Brain
W przeciwieństwie do ChatGPT, który czasami generuje niedokładne lub nieaktualne informacje, ClickUp Brain integruje się bezpośrednio z bazą wiedzy Twojego zespołu i bieżącymi zadaniami projektu
Zapewnia to zawsze dostęp do najbardziej aktualnych i istotnych szczegółów, zmniejszając ryzyko błędów gramatycznych i sprawiając, że odpowiedzi na wiadomości e-mail są bardziej dokładne i wiarygodne.
Z ClickUp AI Writer for Work, otrzymujesz:
- Asystenta do pisania, który zaspokoi wszystkie potrzeby związane z copywritingiem
- Szybkie, zautomatyzowane odpowiedzi na zadania, komentarze i e-maile
- Automatyczny transkrybent mowy na tekst do robienia notatek i aktualizacji bez użycia rąk
- Możliwość transkrypcji spotkań i nagrań ekranu, odpowiadając na wszelkie dalsze pytania bezpośrednio z ekranuClickUp Clip
- Łatwe do zbudowania szablony dla wszystkich Twoich potrzeb - od kampanii e-mail, reklam,kampanie driplub rekrutacji
Oto jak to zrobić za pomocą ClickUp:
Twórz szybkie odpowiedzi na wątki e-mail lub projektuj pełne kampanie e-mail szybciej dzięki ClickUp Brain
Aby przygotować nowy e-mail za pomocą ClickUp Brain, wystarczy zlokalizować otwarte zadanie i przejść do sekcji komentarzy.
Następnie kliknij ikonę e-mail i wpisz polecenie / napisz e-mail, a następnie naciśnij klawisz Return lub Enter. Następnie pojawi się okno dialogowe ClickUp Brain, pozwalające na wprowadzenie zwięzłego punktu podsumowującego cel e-maila.
Oto jak by to wyglądało:
Szybkie pisanie e-maili bez błędów dzięki ClickUp Brain
ClickUp Brain przeanalizuje dane wejściowe i wygeneruje wersję roboczą e-maila na podstawie Twojego opisu.
Wygenerowaną wersję roboczą można niestandardowo dostosować do własnego stylu lub tonu. Platforma oferuje również dodatkowe opcje zapewniające elastyczność: możesz skopiować wygenerowany tekst e-maila bezpośrednio do schowka.
Jeśli wersja robocza nie do końca spełnia oczekiwania, kliknij "Spróbuj ponownie", aby ClickUp Brain wygenerował inną wersję w oparciu o te same kluczowe punkty. Dzięki temu za każdym razem otrzymasz idealnego e-maila przy minimalnym wysiłku!
E-maile nie istnieją, ClickUp istnieje! ClickUp umożliwił nam zmniejszenie liczby e-maili, które wysyłamy i otrzymujemy jako zespół, co jest przełomem. Oznacza to również, że wątki e-mail nie są tracone, ludzie nie porzucili komunikacji itp., ponieważ wszystkie informacje znajdują się w ClickUp._
Recenzja Marketing Managera
ClickUp dla Teamów Marketingowych
Połącz dokumenty z cyklami pracy, aby zwiększyć wydajność za pomocą ClickUp Docs
Najlepszą częścią ClickUp jest to, że pozwala on korzystać z narzędzi AI do pisania atrakcyjnych tekstów, jednocześnie przechowując wszystkie dokumenty w jednej centralnej lokalizacji.
Z ClickUp dla marketingu możesz szybko tworzyć, organizować i przechowywać szablony e-maili bezpośrednio w aplikacji Dokumenty ClickUp . Zamiast przełączać się między różnymi platformami, wszystko czego potrzebujesz jest w jednym miejscu
Dokumenty ClickUp
ClickUp Docs integruje się również z cyklami pracy, więc każde zadanie utworzone z wygenerowanego e-maila pozostaje połączone z większą całością.
Użyj ClickUp, aby współpracować ze swoim zespołem i utrzymać pracę na tej samej stronie - dosłownie!
W przypadku współpracy zespołowej możesz przypisać określone sekcje dokumentów do członków zespołu. Ułatwia to udostępnianie i współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy dopracowujesz skrypty e-mail, czy zarządzanie kampanią marketingową teams może jednocześnie współtworzyć, komentować i aktualizować dokument.
Szablony ClickUp
Oprócz bycia potężnym Narzędzie do pisania AI clickUp dostarcza wiele konfigurowalnych szablonów zaprojektowanych w celu usprawnienia cyklu pracy związanego z zarządzaniem wiadomościami e-mail. ChatGPT nie ma tego, ponieważ nie ma takich integracji do zarządzania całym cyklem pracy marketingowej.
Szablon marketingu e-mail ClickUp
Na przykład Szablon do e-mail marketingu ClickUp pozwala zachować porządek i wydajność podczas planowania kampanii, pisania tematu, planowania wiadomości i śledzenia kluczowych wskaźników powodzenia.
Szablon do e-mail marketingu ClickUp
Możesz również automatyzować wysyłanie e-maili na podstawie zachowań użytkowników, zapewniając, że określone działania wyzwalają wiadomości. Ułatwia to wysyłanie celowych e-maili do właściwych klientów we właściwym czasie.
ClickUp Brain służy nie tylko do pisania e-maili - pomaga organizować, personalizować i współpracować z zespołem. Radzi sobie ze zwykłymi limitami narzędzi AI, dzięki czemu pisanie e-maili i marketing są bardziej skuteczne i łatwe.
Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami (Free & Paid)
Zoptymalizuj swój e-mail dla lepszego zaangażowania dzięki ClickUp Brain
Optymalizacja e-maila pod kątem zaangażowania to coś więcej niż napisanie idealnej wiadomości - chodzi o personalizację, celowanie we właściwych odbiorców i upewnienie się, że zawartość trafia do czytelnika.
Chociaż ChatGPT może pomóc, nie zawsze może zaspokoić unikalne potrzeby twojego biznesu. Jeśli pisanie e-maili lub zaczynanie od zera wydaje ci się uciążliwe, ClickUp cię w tym wesprze.
Dzięki ClickUp Brain możesz sporządzać notatki, analizować dane i szybciej przygotowywać projekty e-maili, oszczędzając czas. Wystarczy włączyć ClickApp Email w obszarze roboczym, aby odblokować wszystkie funkcje poczty e-mail. Pożegnaj się z blokiem pisarskim i powtarzającymi się zadaniami, zachowując autentyczność i personalizację e-maili.
ClickUp nie kończy się na e-mailach - zarządzaj zadaniami, współpracuj i śledź czas, aby zwiększyć wydajność zespołu. Gotowy do podniesienia poziomu komunikacji e-mail? Załóż darmowe konto ClickUp już dziś !