Narzędzia AI, takie jak ChatGPT, zmieniają te długie szkice e-maili i maratony tworzenia zawartości w szybkie sprinty.
I to nie tylko na pokaz - marketerzy używający AI do personalizacji e-maili odnotowali 41% wzrost przychodów. Od ograniczania literówek i tworzenia idealnego tematu po tworzenie e-maili, które brzmią jak ludzkie, ChatGPT jest tutaj, aby zaoszczędzić czas.
Niezależnie od tego, czy jesteś twórcą zawartości, autorem, czy przedsiębiorcą zajmującym się aplikacjami internetowymi, opanowanie ChatGPT oznacza pokonanie chaosu w skrzynce odbiorczej.
Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, jak napisać elegancki e-mail biznesowy - bez poświęcania swojego zdrowia psychicznego!
Jako bonus, wypróbuj najlepszą alternatywę ChatGPT dla Twojego cyklu pracy, ClickUp Brain.
60-sekundowe podsumowanie
Oto jak używać ChatGPT do pisania e-maili:
- Zoptymalizuj swój e-mail pod kątem zaangażowania, koncentrując się na personalizacji, celu odbiorców i rezonującej zawartości 📩
- Używaj ChatGPT do szybkich szkiców, ale rozważ jego limity dla unikalnych potrzeb biznesowych
- Zapewnienie kontekstu (ton, struktura, szczegóły) Aby uzyskać najlepszy projekt
- Ponowne generowanie lub edytowanie wersji roboczych w celu zwiększenia przejrzystości i personalizacji
- Podwójne sprawdzenie dokładności i zgodności z głosem
- Przełącz się na ClickUp . Zacznij używać AI do e-maili z ClickUp Brain i usprawnij notatki, analizę danych, redagowanie e-maili i komunikację
- Zarządzaj wszystkimi e-mailami i pracuj z jednego miejsca dzięki ClickUp Email Project Management
Jak używać ChatGPT do pisania e-maili
Jeśli dasz ChatGPT wystarczająco dużo kontekstu, może on przygotować zawartość, która będzie idealnym punktem wyjścia dla twoich e-maili. Wystarczy udostępnianie jasnych instrukcji i voilà - ty też możesz używać AI do pisania e-maili dopasowanych do twojego tonu i przekazu, oszczędzając przy tym cenny czas.
Gotowy? Oto jak skutecznie wykorzystać ChatGPT do pisania e-maili:
Krok 1: Ustawienie kontekstu i celu
Zanim jeszcze zaczniesz rozumieć tajniki ChatGPT, upewnij się, czego ma dotyczyć Twój e-mail.
w końcu, jak napisał kiedyś Szekspir, * "Zwięzłość jest dowcipem duszy. "Zwięzłość jest dowcipem dla duszy " Więc zastanów się, co chcesz osiągnąć w mailu, nie owijając zbytnio w bawełnę.
Im lepiej poinstruujesz ChatGPT, tym lepiej zrozumie on Twój ton, cel i strukturę e-maila. Możesz wysłać przypomnienie, odpowiedzieć na zapytanie lub wykonać zadanie, ale ustawienie kontekstu jest kluczowe.
Załóżmy, że prosisz współpracownika lub klienta o aktualizację. Twoim celem jest prawdopodobnie wywołanie działania lub zebranie większej ilości szczegółów. Jeśli planujesz spotkanie, e-mail powinien być uprzejmy i wyczyszczony, co ułatwi odbiorcy podjęcie kolejnego kroku.
W tym przypadku ChatGPT rozumie, że celem jest poproszenie o opinię na temat aktualizacji, więc dostosowuje e-mail, aby skupić się na zapytaniu o aktualny status i co będzie dalej. Zapewnia to, że wiadomość jest wyczyszczona, uprzejma i zwięzła, co ułatwia odbiorcy udzielenie odpowiedzi z potrzebnymi informacjami.
🧠Fun Fact: ChatGPT osiągnął milion użytkowników w ciągu zaledwie pięciu dni od uruchomienia w 2022 roku .
Krok 2: Otwórz konto w ChatGPT
Aby rozpocząć korzystanie z ChatGPT, przejdź na stronę chat.openai.com i utwórz konto. Możesz zarejestrować się za pomocą swojego adresu e-mail lub przez Google. Po zweryfikowaniu konta (otrzymasz sześciocyfrowy kod na swój telefon) wszystko będzie ustawione!
Otrzymasz dostęp do darmowej wersji GPT-3. 5, lub jeśli szukasz bardziej zaawansowanego doświadczenia, możesz uaktualnić do GPT-4 za $20/miesiąc.
GPT-4 oferuje szybsze odpowiedzi i zaawansowane funkcje, takie jak przeglądanie i interpretacja kodu, co czyni go solidnym wyborem dla osób zajmujących się e-mailami, którym zależy na czasie lub szukających dodatkowego zwiększenia wydajności.
Jeśli pracujesz nad e-mailami, którym zależy na czasie i chcesz uzyskać szybsze, bardziej spersonalizowane odpowiedzi, GPT-4 może być warte inwestycji.
Czy wiesz? Tylko połowa Amerykanów jest w pewnym stopniu zaznajomiona z ChatGPT, a dwie trzecie z nich posiada wykształcenie wyższe. Co ciekawe, 54% respondentów zgłosiło, że "w ogóle nie słyszało" o ChatGPT.
Krok 3: Dostarczenie ChatGPT niestandardowych instrukcji
Wszystko zapisane? Nadszedł czas na ustawienie ChatGPT do zrobienia twojego zlecenia. Ale zanim zaczniesz generować odpowiedzi i e-maile, musisz dostarczyć mu kilka podstawowych informacji. Określ, w jaki sposób chcesz, aby narzędzie generowało odpowiedzi.
Aby naprawdę uczynić ChatGPT swoim asystentem, wykonaj następujące kroki: Kliknij swoją nazwę wyświetlaną lub obraz, aby otworzyć rozwijaną listę. Następnie kliknij na Niestandardowy ChatGPT.
Zostaną ci zadane dwa kluczowe pytania, na które będziesz musiał odpowiedzieć, aby dostosować odpowiedzi AI:
- Co chciałbyś, aby ChatGPT wiedział o Tobie, aby zapewnić lepsze odpowiedzi?
Możesz udostępniać szczegóły dotyczące swojej pracy, stylu komunikacji e-mail, tonu i innych istotnych preferencji. Może to obejmować twój zawód, czy wolisz formalny czy swobodny ton i ile szczegółów chcesz zawrzeć w swoich e-mailach.
- Jak chciałbyś, aby ChatGPT odpowiedział?
Tutaj możesz zdefiniować ton i strukturę e-maili, które będzie generować ChatGPT. Określ, czy wolisz zwięzłe czy szczegółowe formaty, wybierz poziom formalności (przyjazny, formalny lub gdzieś pomiędzy) i zdecyduj, czy chcesz, aby AI wyrażała opinie, czy zachowywała neutralne stanowisko.
Alternatywnie, możesz wysłać swoje wprowadzenie i instrukcje za pośrednictwem czatu, aby pomóc ChatGPT lepiej Cię zrozumieć.
To jest przykład wprowadzenia, które możesz dostarczyć:
🧠Fun Fact: Około 25% amerykańskich firm zaoszczędziło od 50 000 do 70 000 USD korzystając z ChatGPT.
Krok 4: Podpowiedź ChatGPT do napisania e-maila
Po udostępnianiu swoich danych, preferencji i pożądanego tonu, możesz podpowiedzieć ChatGPT, aby utworzył e-mail, którego potrzebujesz. Jeśli pierwsza wersja robocza nie jest odpowiednia, poproś o ponowne utworzenie odpowiedzi.
na przykład, jeśli piszesz e-mail z rezygnacją, ChatGPT może pomóc Ci stworzyć wiadomość, która zachowuje właściwą równowagę - niezależnie od tego, czy odchodzisz z powodu nowych możliwości, czy z powodu niezadowolenia. Celem jest odejście na dobrych warunkach i zapewnienie profesjonalnego rozstania bez palenia mostów.
Oto przykład tego, co może wygenerować ChatGPT:
innym scenariuszem może być odrzucenie projektu.
Przemyślana odpowiedź jest kluczem do sukcesu, gdy jesteś zawalony robotą i nie możesz podjąć się nowych obowiązków. Chociaż wyrażanie frustracji może być kuszące, ważne jest, aby zachować spokój, rozwagę i profesjonalizm. ChatGPT może pomóc ci stworzyć dyplomatyczną wiadomość, która zakomunikuje twoje limity, nie brzmiąc przy tym lekceważąco.
Oto przykład uprzejmego, profesjonalnego sposobu na odrzucenie nowego projektu:
Krok 5: Przejrzyj i edytuj e-mail
Po wygenerowaniu e-maila przez ChatGPT, przejrzyj go uważnie. Możesz dostosować ton, dodać brakujące szczegóły lub zmienić strukturę, aby bardziej odpowiadała Twoim intencjom. Sprawdź, czy nie musisz poprawić błędów gramatycznych lub ortograficznych w swoim e-mailu.
Przed naciśnięciem przycisku "wyślij" dokładnie sprawdź swoją odpowiedź pod kątem jasności i zgodności z zasadami firmy. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie profesjonalna i zgodna z oczekiwaniami, co pomoże Ci uniknąć pomyłek.
Chociaż ChatGPT ma duże możliwości, wygenerowana zawartość może nie zawsze być idealna. Personalizacja ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia pełnej zgodności z Twoim głosem i konkretnym kontekstem wiadomości.
Do zrobienia? ChatGPT może czasami doświadczać "halucynacji", w których generuje informacje, które brzmią wiarygodnie, ale są całkowicie sfabrykowane. Może to obejmować zmyślone fakty, nieistniejące badania lub niedokładne szczegóły. Podczas gdy modele AI są szkolone do oferowania pomocnych i dokładnych odpowiedzi, nie mogą zweryfikować prawdziwości swoich informacji w czasie rzeczywistym.
Dlatego tak ważne jest podwójne sprawdzenie krytycznych faktów podczas korzystania z AI do badań lub podejmowania decyzji!
W przypadku konkretnych potrzeb, upewnij się, że:
- Upewnij się, że wszystkie niezbędne informacje zostały uwzględnione
- Upewnij się, że ton jest zgodny z Twoim stylem
- Podwójne sprawdzenie dat, nazwisk lub ważnych szczegółów pod kątem dokładności
Odrobina dodatkowej uwagi może wiele zdziałać!
Krok 6: Wyślij e-mail
Po przejrzeniu i zredagowaniu e-maila, nadszedł czas, aby nacisnąć "wyślij". "
Zanim to zrobisz, poświęć chwilę na dwukrotne sprawdzenie, czy wszystko wygląda dobrze w twoim compose box. Upewnij się, że e-mail jest zgodny z Twoimi strategiami zarządzania pocztą e-mail i jest profesjonalny, jasny i zwięzły.
Załóżmy, że wysyłasz e-maile na istotne tematy, takie jak te, które omówiliśmy. Uzyskanie właściwego tonu jest jeszcze ważniejsze. Wysyłaj je, gdy masz pewność, że wiadomość jest dopracowana i zgodna z Twoimi celami!
Nie stresuj się zbytnio reakcją - zaufaj, że AI pomogło Ci stworzyć przemyślaną, dobrze zredagowaną odpowiedź.
💡 Profesjonalna wskazówka: Etykieta e-mail ma kluczowy wpływ na to, jak twoja wiadomość zostanie odebrana i jak na nią zareagujesz. Od korekty pod kątem jasności po ustawienie tonu pełnego szacunku, te drobne poprawki mogą mieć duży wpływ na profesjonalizm i skuteczność e-maili.
Limity korzystania z ChatGPT do pisania e-maili
Korzystanie z AI do pisania e-maili może być wygodne, ale wiąże się z własnym zestawem wyzwań. Oto kilka, o których należy pamiętać:
- Limit zrozumienia kontekstu: AI może mieć trudności z uchwyceniem szczegółów wiadomości lub potrzeb odbiorców. Może to prowadzić do generycznych lub źle dopasowanych zawartości (halucynacje), zwłaszcza w złożonych lub wrażliwych sytuacjach ❌
- Trudności z personalizacją: Podczas gdy ChatGPT może wygenerować podstawową wiadomość, może mu brakować osobistego charakteru, który rezonuje z odbiorcami. Na przykład, w zarządzaniu kampaniami e-mail, narzędzie może przeoczyć ważne spersonalizowane szczegóły, takie jak imiona lub preferencje, wpływając na skuteczność wiadomości ❌
- Problemy z dokładnością: AI nie zawsze dostarcza dokładnych informacji pomimo swojej ogromnej bazy wiedzy. Będziesz musiał dwukrotnie sprawdzić istotne szczegóły, takie jak daty, nazwiska lub liczby, szczególnie w przypadku odwoływania się do wskaźników KPI marketingu e-mailowego ❌
- Niespójna liczba słów: Jeśli określisz limit słów w podpowiedzi, ChatGPT może czasami go przestrzegać. Często jest to nieprzewidywalne i może nie spełnić Twojej prośby. Jak w poniższym przykładzie, ChatGPT odpowiada 39 słowami, a nie 42. ❌
- Nadużywanie ogólnych zwrotów: ChatGPT często opiera się na nadużywanych zwrotach i kliszach, szczególnie w profesjonalnych e-mailach. Choć mogą one brzmieć bezpiecznie, mogą zostać odebrane jako nieszczere lub powtarzalne, czyniąc wiadomość mniej angażującą ❌
- Nie radzisz sobie ze złożonymi instrukcjami składającymi się z wielu kroków: ChatGPT może nie radzić sobie zbyt dobrze z wieloetapowymi instrukcjami. Na przykład e-mail łączący przypomnienia, zatwierdzenia i działania następcze w jednej wersji roboczej może być chaotyczny lub niejasny ❌
Przeczytaj także: Najlepsze narzędzia do wysyłania e-maili (recenzje i ceny)
Korzystanie z ClickUp Brain do pisania i zarządzania e-mailami
Wyobraź sobie, że masz asystenta AI, który może tworzyć angażujące teksty e-maili, generować atrakcyjne tematy, personalizować wiadomości dla każdego odbiorcy i automatyzować kolejne wiadomości e-mail.
To właśnie tutaj, w ClickUp - aplikacji do wszystkiego*.
ClickUp Brain to zaawansowana sieć neuronowa AI zintegrowana z platformą ClickUp do zarządzania projektami e-mail. Pomaga tworzyć teksty marketingowe, odpowiadać na e-maile i efektywnie zarządzać zadaniami - wszystko w jednym miejscu!
ClickUp Brain
W przeciwieństwie do ChatGPT, który czasami generuje niedokładne lub nieaktualne informacje, ClickUp Brain integruje się bezpośrednio z bazą wiedzy Twojego zespołu i bieżącymi zadaniami projektu.
Dzięki temu zawsze będziesz mieć dostęp do najbardziej aktualnych i istotnych informacji, co zmniejszy ryzyko błędów gramatycznych i sprawi, że Twoje odpowiedzi e-mail będą bardziej dokładne i wiarygodne.
Z ClickUp Brain's AI Writer for Work, otrzymujesz:
- Asystent do pisania, który zaspokoi wszystkie potrzeby związane z copywritingiem
- Szybkie, zautomatyzowane odpowiedzi na zadania, komentarze i e-maile
- Automatyczny transkrybent mowy na tekst do robienia notatek i aktualizacji bez użycia rąk
- Możliwość transkrypcji spotkań i nagrań ekranu, odpowiadając na wszelkie pytania bezpośrednio z ClickUp Clips
- Łatwe do zbudowania szablony dla wszystkich Twoich potrzeb - od kampanii e-mail, reklam, kampanii drip czy rekrutacji
Oto jak to zrobić za pomocą ClickUp:
Aby napisać nowy e-mail za pomocą ClickUp Brain, wystarczy zlokalizować otwarte zadanie i przejść do sekcji komentarzy.
Następnie kliknij ikonę e-mail i wpisz polecenie /write email, a następnie naciśnij klawisz Return lub Enter. Pojawi się okno dialogowe ClickUp Brain, pozwalające na wprowadzenie zwięzłego punktu podsumowującego cel e-maila.
Oto jak to będzie wyglądać:
ClickUp Brain przeanalizuje dane wejściowe i wygeneruje szkic e-maila na podstawie Twojego opisu.
Wygenerowaną wersję roboczą można niestandardowo dostosować do własnego stylu lub tonu. Platforma oferuje również dodatkowe opcje zapewniające elastyczność: wygenerowany tekst e-maila można skopiować bezpośrednio do schowka.
Jeśli wersja robocza nie spełnia oczekiwań, kliknij "Spróbuj ponownie", aby ClickUp Brain wygenerował inną wersję opartą na tych samych kluczowych punktach. Dzięki temu za każdym razem otrzymasz idealnego e-maila przy minimalnym wysiłku!
E-mail odpada, ClickUp wchodzi! ClickUp pozwolił nam zmniejszyć liczbę e-maili, które wysyłamy i otrzymujemy jako zespół, co jest przełomem. Oznacza to również, że wątki e-mail nie giną, ludzie nie porzucają komunikacji itp., ponieważ wszystkie informacje znajdują się w ClickUp.
E-mail odpada, ClickUp wchodzi! ClickUp pozwolił nam zmniejszyć liczbę e-maili, które wysyłamy i otrzymujemy jako zespół, co jest przełomem. Oznacza to również, że wątki e-mail nie giną, ludzie nie porzucają komunikacji itp., ponieważ wszystkie informacje znajdują się w ClickUp.
ClickUp dla Teamów Marketingowych
Najlepszą częścią ClickUp jest to, że pozwala on korzystać z narzędzi AI do pisania atrakcyjnych kopii, jednocześnie przechowując wszystkie dokumenty w jednej centralnej lokalizacji.
Dzięki ClickUp for Marketing możesz szybko tworzyć, organizować i przechowywać szablony e-maili bezpośrednio w ClickUp Docs. Zamiast przełączać się między różnymi platformami, wszystko czego potrzebujesz jest w jednym miejscu.
ClickUp Dokumenty
ClickUp Docs integruje się również z cyklami pracy, dzięki czemu każde zadanie utworzone z wygenerowanego e-maila pozostaje połączone z większym obrazem.
W przypadku współpracy zespołowej można przypisać określone sekcje dokumentów do członków zespołu. Ułatwia to udostępnianie dokumentów i współpracę nad nimi w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy dopracowujesz skrypty e-mail, czy zarządzasz kampanią marketingową, Twój zespół może jednocześnie współtworzyć, komentować i aktualizować dokument.
Szablony ClickUp
Oprócz tego, że ClickUp AI jest potężnym narzędziem do pisania e-maili, oferuje on wiele szablonów, które można dostosować do własnych potrzeb, aby usprawnić zarządzanie e-mailami. ChatGPT tego brakuje, ponieważ nie ma takich integracji do zarządzania całym cyklem pracy marketingowej.
Szablon do e-mail marketingu ClickUp
Na przykład szablon ClickUp Email Marketing Template pozwala zachować porządek i wydajność podczas planowania kampanii, pisania tematu, planowania wiadomości i śledzenia kluczowych wskaźników powodzenia.
Możesz także automatyzować wysyłanie e-maili na podstawie zachowania użytkowników, zapewniając, że określone działania wyzwalają Twoje wiadomości. Ułatwia to wysyłanie celowych e-maili do właściwych klientów we właściwym czasie.
ClickUp Brain służy nie tylko do pisania e-maili - pomaga organizować, personalizować i współpracować z zespołem. Radzi sobie ze zwykłymi limitami narzędzi AI, sprawiając, że pisanie e-maili i marketing są bardziej skuteczne i łatwe.
Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania e-mailami (Free i płatne)
Zoptymalizuj swój e-mail pod kątem większego zaangażowania dzięki ClickUp Brain
Optymalizacja e-maila pod kątem zaangażowania to coś więcej niż napisanie idealnej wiadomości - chodzi o personalizację, celowanie we właściwych odbiorców i upewnienie się, że zawartość trafia do czytelnika.
ChatGPT może pomóc, ale nie zawsze spełnia unikalne potrzeby Twojego Businessu. Jeśli pisanie e-maili lub zaczynanie od zera wydaje Ci się uciążliwe, ClickUp Cię w tym wesprze.
Dzięki ClickUp Brain możesz szybciej sporządzać notatki, analizować dane i redagować wiadomości e-mail, oszczędzając czas. Wystarczy włączyć ClickApp Email w obszarze roboczym, aby odblokować wszystkie funkcje e-mail. Pożegnaj się z blokiem pisarskim i powtarzającymi się zadaniami, zachowując autentyczność i personalizację swoich e-maili.
ClickUp nie kończy się na e-mailach - zarządzaj zadaniami, współpracuj i śledź czas, aby zwiększyć wydajność zespołu. Gotowy na podniesienie poziomu komunikacji e-mail? Załóż darmowe konto ClickUp już dziś!