Nikt nie może pochwalić się niezmiennym poziomem wydajności. Każdy od czasu do czasu doświadcza spadku wydajności.
Nie tylko piątkowe popołudnia i lato są zgubne dla Twojej wydajności. Najgorsze są poniedziałkowe poranki.
Badanie przedstawione podczas konferencji British Cardiovascular Society Conference w 2023 r. wykazało, że w poniedziałki dochodzi do większej liczby zawałów serca niż w jakimkolwiek innym dniu tygodnia. 😲
Ale dlaczego poniedziałki są tak stresujące dla większości profesjonalistów?
Przyjrzyjmy się psychologii poniedziałkowej chandry i sposobom na jej pokonanie.
Zrozumieć spadek wydajności w poniedziałki
Przeprowadzono wystarczająco dużo badań, aby udowodnić, że pracownicy częściej zaczynają poniedziałki w złym nastroju niż z ekscytacją. Niektóre typowe czynniki obniżające wydajność, które wywołują poniedziałkową chandrę, to:
- Utrzymujące się czynniki stresogenne: nierozwiązane problemy i terminy z poprzedniego tygodnia mogą powodować niepokój. Utrudnia to koncentrację i wykonywanie zadań w poniedziałek
- Social jetlag: Niezależnie od tego, czy poświęcasz sen na spotkania towarzyskie, czy próbujesz nadrobić stracony odpoczynek, zmiana harmonogramu snu w weekendy może zaburzyć cykl snu, powodując zmęczenie i spadek wydajności
- Podejście "nowy tydzień, nowy początek": Monday może wydawać się idealnym momentem na nowy start, ale próba zajęcia się wszystkim naraz może spowodować utratę koncentracji i podatność na błędy, co dodatkowo zwiększy poziom stresu
- Skrzynka odbiorcza 1000-coś tam: Widok zalanej skrzynki odbiorczej w poniedziałek rano może być przytłaczający. Być może będziesz musiał spędzić godziny pracy na przeglądaniu zaległych e-maili, odkładając na później rzeczywistą pracę
Badanie przeprowadzone przez B2B Reviews wykazało, że 25% pracowników jest mniej wydajnych w poniedziałki, 50% odczuwa większy stres w poniedziałki, a 57% chciałoby, aby poniedziałki były częścią weekendu (wyraźna preferencja dla 4-dniowego tygodnia pracy ).
W tym samym badaniu omówiono również dwie inne zmiany w sposobie myślenia pracowników:
- Zdalne poniedziałki: 76% pracowników hybrydowych wolało pracować w domu w poniedziałki. Uważali, że pomaga im to spokojnie rozpocząć tydzień, uniknąć długich dojazdów do pracy i dostosować się do harmonogramu rodziny
- Poniedziałki na minimum: Jeden na czterech pracowników w poniedziałki wykonywał tylko najbardziej podstawowe zadania — opróżnianie skrzynki odbiorczej, uczestnictwo w spotkaniach i planowanie tygodnia
To samo badanie wykazało również, że pracownicy pracujący w siedzibie firmy częściej odczuwają stres w poniedziałki niż pracownicy zdalni lub pracujący w modelu hybrydowym.
Strategie zwiększające wydajność w poniedziałki
Zidentyfikowaliśmy kilka czynników, które mogą prowadzić do niskiej wydajności w poniedziałkowe poranki. Teraz przyjrzyjmy się, jak sobie z nimi radzić i zwiększyć swoją wydajność, aby poniedziałki zaczynać w dobrym nastroju, pełni energii i gotowi do działania.
Wczesny początek dnia
Jednym z najprostszych sposobów na pokonanie poniedziałkowego spadku formy jest po prostu wcześniejsze rozpoczęcie dnia. Ma to dwie zalety:
- Daje to dodatkowy czas na przygotowanie i zorganizowanie zadań na produktywny dzień
- Sygnalizuje to mózgowi, że nadszedł czas, aby przejść w tryb pracy, zmniejszając prawdopodobieństwo odczucia dezorientacji lub demotywacji
Dobre rozpoczęcie poniedziałku daje poczucie dynamiki i osiągnięcia, które przenosi się na resztę tygodnia.
Dodatkowe godziny poranne (i nieprzerwany czas) można również wykorzystać na przegląd tygodniowych celów, ustalenie planów i zaplanowanie zadań na nadchodzące dni.
Łatwym sposobem na osiągnięcie tego celu jest użycie narzędzia cyfrowego, takiego jak tablice ClickUp. Daje ono prawie nieograniczoną przestrzeń do wizualizacji planów. Ponadto jest zawsze dostępne (na laptopie i urządzeniach mobilnych), a nawet zawiera gotowy do użycia szablon.
Szablon tablicy do planu pracy ClickUp pomoże Ci podzielić cele i projekty, dodać zadania do każdego projektu i monitorować tygodniowe postępy w jednym miejscu.
Wykorzystaj go do stworzenia cyklu pracy ClickUp i wizualizacji w dowolny sposób — jako listę, wykres Gantta, widok obciążenia pracą lub kalendarz. Wbudowane reakcje na komentarze, automatyzacja, AI i narzędzia do współpracy jeszcze bardziej uproszczą planowanie projektów.
Ponadto, jeśli pracujesz z zespołem, możecie wspólnie współpracować na tablicy, przypisywać sobie zadania, otrzymywać aktualizacje statusu i wizualizować sesje burzy mózgów na samej tablicy.
Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli poniedziałki są dla Ciebie przytłaczające, użyj zadań ClickUp, aby zapisać wszystkie nadchodzące zadania w weekend. Możesz grupować zadania według kategorii, aby stworzyć bazę danych dla różnych typów zadań. To oczyści Twój umysł i pozwoli Ci zacząć poniedziałek od nowa z jasną listą rzeczy do zrobienia.
Priorytetyzacja zadań
Kiedy już wiesz, nad jakimi zadaniami musisz pracować, kolejną wskazówką jest ustalenie ich priorytetów. Skorzystaj z funkcji priorytetów zadań ClickUp, aby sklasyfikować zadania według pilności i ważności w następujący sposób:
- Pilne: Zadania o krytycznych terminach lub natychmiastowych konsekwencjach w przypadku nieukończenia. (Wysoka ważność i wysoka pilność)
- Wysokie: Ważne zadania, które powinny zostać wkrótce zakończone, ale nie wymagają natychmiastowej realizacji. (Wysoka ważność i średnia pilność)
- Normalne: Standardowe zadania, które przyczyniają się do osiągnięcia celów, ale można je zaplanować z pewną elastycznością. (Średnia ważność i średnia pilność)
- Niski: Zadania o minimalnym wpływie lub które można oddelegować lub odłożyć na później. (Niska ważność i niska pilność)
W ten sposób masz odpowiedni plan działania na rozpoczęcie tygodnia pracy.
Innym doskonałym sposobem na osiągnięcie tego celu jest stosowanie matrycy Eisenhowera. Nazywana również matrycą pilnych i ważnych zadań, jest to plan wydajności, który pomaga osobom fizycznym ustalać priorytety zadań w oparciu o ich pilność i ważność.
Matryca dzieli zadania na cztery kwadranty:
- Pilne i ważne: wymagają natychmiastowej uwagi i powinny zostać zrobione jak najszybciej
- Pilne, ale nie ważne: Często są to rzeczy, które rozpraszają uwagę, można je oddelegować innym, a nawet pominąć, jeśli nie mają większego znaczenia
- Ważne, ale nie pilne: niezbędne dla osiągnięcia długoterminowych celów, nie wymagają natychmiastowego działania, ale potrzebują zaplanowanego czasu
- Niepilne i nieistotne: zadania o niskim priorytecie, które można odłożyć lub całkowicie wyeliminować, aby nadać priorytet bardziej wartościowym projektom
Niektórzy wizualizują tę matrycę na prawdziwej tablicy, ale cyfrowa wersja może być bardziej pomocna, zwłaszcza jeśli masz wiele projektów lub współpracowników.
Niektóre tablice cyfrowe, takie jak ClickUp, mają gotowy szablon matrycy Eisenhowera, który pomaga szybko rozpocząć pracę.
Szablon matrycy priorytetów ClickUp pomoże Ci sklasyfikować zadania, dzięki czemu będziesz wiedzieć, które z nich mają największy wpływ na Twoje cele tygodniowe. Ponadto każde zadanie dodane do tablicy ClickUp zostanie automatycznie zsynchronizowane z rozwiązaniem do zarządzania projektami wraz ze wszystkimi ważnymi szczegółami, takimi jak opis zadania, poziom priorytetu i termin.
Alternatywnie możesz użyć widoku "Tablica", aby wyświetlić zadania na podstawie poziomów ustawionych w matrycy priorytetów. Zapewnia to uporządkowane podejście do zarządzania zadaniami i projektami oraz pozwala lepiej alokować czas i zasoby.
Planowanie z wyprzedzeniem
Posiadanie jasnego planu działania może pomóc Ci się przygotować i szybko zacząć. Może również zmniejszyć niepokój i dać Ci wyobrażenie o tym, co Cię czeka.
Niektórzy guru produktywności przysięgają na metodę "Top Three", polegającą na sporządzeniu listy trzech zadań do wykonania każdego dnia. Są to zadania niezwykle ważne — zazwyczaj zadania o priorytecie 1 i 2, które wymagają dużo intensywnej pracy i przybliżają Cię do osiągnięcia celów.
Jeśli należysz do osób, które zwlekają, możesz dodać do tej metody jeszcze jedną – "Zjedz żabę". Oznacza to, że największe i najtrudniejsze zadania wykonujesz jako pierwsze rano.
To ogromna ulga. Dodatkowo dostarcza dopaminę, która pozwala przetrwać resztę dnia (i tygodnia).
Efektywne wykorzystanie przerw
Równie ważne jak planowanie zadań jest planowanie przerw. Przerwy pomagają lepiej skupić się w krótkim okresie, zarządzać poziomem stresu i uniknąć wypalenia zawodowego w dłuższej perspektywie.
Krótkie przerwy na spacer lub kawę z kolegą mogą pomóc Ci się odprężyć i zrelaksować. Jeśli pracujesz w domu, możesz wyprowadzić psa na spacer. Zwierzęta domowe i światło słoneczne to najlepsze połączenie poprawiające nastrój.
Masz pracowity dzień? Poświęć pięć minut na głębokie oddychanie, rozciąganie lub jogę na krześle, a poczujesz się o wiele lepiej.
Jednym ze sposobów na świadome planowanie przerw jest technika Pomodoro — praca przez 25 minut i 5 minut przerwy. Aby uzyskać większą efektywność, można zmodyfikować ten schemat do 50 minut pracy i 10 minut przerwy, pod warunkiem że między cyklami robi się krótką przerwę.
Innym sposobem planowania przerw jest blokowanie czasu. Utwórz konkretne przedziały czasowe na ważne zadania, zaplanuj krótkie przerwy na odpoczynek i relaks lub naprzemiennie okresy skupienia i odpoczynku, aby lepiej zarządzać swoim czasem (i priorytetami).
Jeśli używasz ClickUp jako osobistego lub służbowego narzędzia do zarządzania zadaniami, gorąco polecamy szablon ClickUp Daily Time Blocking. Szablon ten pozwala podzielić dzień na poranne, popołudniowe i wieczorne przedziały czasowe oraz dodać konkretne zadania (i przerwy) w ciągu dnia.
Daje to również wyobrażenie o planie dnia, śledzi godziny największej wydajności i zapewnia wystarczającą ilość czasu na odpoczynek i regenerację sił.
Wskazówki organizacyjne zwiększające wydajność
Czy wiesz, że bałagan w otoczeniu może podwyższyć poziom kortyzolu?
W artykule naukowym stwierdzono, że kora wzrokowa człowieka może być przytłoczona obiektami niezwiązanymi z danym zadaniem. Utrudnia to koncentrację.
Dlatego tak ważne jest, aby miejsce pracy — niezależnie od tego, czy jest to kabina, czy domowe biuro — było czyste i uporządkowane.
Kiedy przychodzisz do pracy lub siadasz, aby rozpocząć dzień, poświęć kilka minut na uporządkowanie biurka. Usuwając bałagan, porządkując dokumenty i sprzątając luźne elementy, tworzysz czysty i zachęcający obszar roboczy, który sprzyja wydajności i produktywności.
Komunikacja i spotkania w poniedziałek
Częstym powodem stresujących poniedziałków jest zalana skrzynka odbiorcza. Odpowiadanie na dziesiątki e-maili, wiadomości sSack i innych wewnętrznych komunikatów może zająć dużo czasu. Zanim się zorientujesz, straciłeś kontrolę nad dniem.
Do tego dochodzą poniedziałkowe poranne spotkania — aktualizacje statusu, codzienne narady i cotygodniowe rozmowy strategiczne. Wszystko to może pochłonąć cały dzień, co oznacza, że nie wykonasz żadnej rzeczywistej, ważnej pracy.
Oto kilka sposobów, aby tego uniknąć:
- Najpierw zjedz żabę: poinformuj współpracowników, że odpowiesz na ich wiadomości w drugiej połowie dnia, abyś mógł najpierw wykonać ważne zadania
- Zastosuj metody komunikacji asynchronicznej: Zmniejsz liczbę spotkań, udostępniając aktualizacje statusu w sposób asynchroniczny. Publikuj je w wewnętrznym narzędziu komunikacyjnym, dodawaj komentarze do dokumentów i zadań, a co najważniejsze, stwórz kulturę pracy, w której członkowie zespołu nie czują presji, aby natychmiast odpowiadać
- Korzystaj z klipów wideo: Za każdym razem, gdy musisz coś wyjaśnić, zamiast umawiać rozmowę telefoniczną, wyślij nagranie wideo. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli odpowiedzieć w dogodnym dla siebie czasie
- Przenieś poniedziałkowe spotkania na (poprzedzające je) piątki: Dzięki tej prostej zmianie możesz ograniczyć przerwy w pracy w poniedziałki i dać wszystkim jasny obraz tego, czego mogą się spodziewać w nadchodzącym tygodniu. Pozwoli to pracownikom zabrać się do pracy zaraz po rozpoczęciu tygodnia
Jeśli planujesz wdrożyć systemy komunikacji asynchronicznej w swoim obszarze roboczym, ClickUp może okazać się przydatny. Wykorzystaj go jako kompleksowe narzędzie do współpracy nad projektami, dokumentami i nie tylko w jednym miejscu.
Dzięki ClickUp możesz dodawać komentarze kontekstowe do każdego zadania lub dokumentu oraz współpracować nad dokumentami asynchronicznie, dodając komentarze lub oznaczając osoby odpowiedzialne za realizację zadań (DRI). Możesz nawet udostępniać nagrania wideo zawierające szczegółowe informacje na temat skomplikowanych opinii lub koncepcji za pomocą ClickUp Clips.
Lista kontrolna wydajności na poniedziałek
Zebraliśmy nasze najlepsze wskazówki dotyczące wydajności w poniedziałki w praktycznej liście kontrolnej. Skopiuj ją do swojego cyfrowego terminarza lub wydrukuj (lub wydrukuj wiele kopii!) i osiągnij swoje cele!
- Zacznij dzień wcześnie [Monday]
- Zaplanuj tydzień z wyprzedzeniem [W piątek przed wyjściem z pracy]
- Ustal priorytety zadań [W piątek przed wyjściem z pracy lub w niedzielę]
- Usuń lub oddeleguj zadania o niskiej wartości [Monday]
- Korzystaj z systemów zwiększających wydajność, takich jak Eat the Frog lub Getting Things Done, aby najpierw wykonać najważniejsze zadania
- Przejrzyj swoje zadania i dostosuj plan w razie potrzeby
- Wykorzystaj przerwy w ciągu dnia [Monday]
- Korzystaj z cyfrowych narzędzi zwiększających wydajność, takich jak ClickUp, aby zachować porządek [Przez cały dzień]
Zacznij tydzień we właściwy sposób dzięki ClickUp
Jeśli brakuje Ci motywacji w poniedziałkowe poranki lub na początku tygodnia Twoja energia psychiczna jest na najniższym poziomie, system organizacji i wydajności może pomóc Ci w stworzeniu efektywnej rutyny.
Platforma zwiększająca wydajność, taka jak ClickUp, może pomóc Ci zaplanować następny tydzień. Zawiera całą gamę narzędzi — time trackery, cyfrowe tablice, narzędzia do zarządzania zadaniami i wiele innych — które pomogą Ci stworzyć prostą, nieskomplikowaną rutynę. Planuj z wyprzedzeniem i rozpocznij tydzień z najlepszej strony. Zarejestruj się za darmo, zorganizuj cały tydzień i rozpocznij poniedziałek z nową energią!