Jak stworzyć cykl pracy zarządzania projektami w siedmiu krokach

Jeśli jesteś kierownikiem zarządzającym wieloma projektami, możesz martwić się, że nie masz pełnej wiedzy na temat postępów każdego z nich.

Te obawy będą Cię prześladować jeszcze bardziej, jeśli zarządzasz dużymi lub złożonymi projektami, gdzie niewłaściwe planowanie może skutkować słabymi wynikami, przedłużonymi terminami i przekroczeniem budżetu.

Rozwiązaniem tych problemów jest jednak stworzenie cyklu pracy zarządzania projektami. Cykl pracy projektu zapewnia lepszą widoczność i kontrolę nad zadaniami, zasobami, wynikami i kamieniami milowymi każdego projektu.

Pomoże Ci on śledzić postępy projektów i identyfikować wąskie gardła, zanim staną się poważnym problemem.

W tym blogu omówimy, czym są cykle pracy w zarządzaniu projektami i dlaczego są one ważne. Przyjrzymy się również ustawieniom cyklu pracy służącym do zarządzania projektami, narzędziom do zarządzania projektami, które mogą Ci w tym pomóc, oraz najlepszym praktykom.

Czym jest cykl pracy w zarządzaniu projektami?

Cykl pracy w zarządzaniu projektami to logiczna sekwencja kroków, która określa, jak powinien przebiegać projekt od początku do końca. Zawiera on ostateczne wytyczne dotyczące planowania i realizacji projektu oraz dzieli złożone procesy na łatwe do wykonania zadania.

Cykle pracy w zarządzaniu projektami jasno określają obowiązki wszystkich osób, sposób reagowania na eskalacje oraz narzędzia, które należy stosować.

Znaczenie cyklu pracy w zarządzaniu projektami

Cykl pracy w zarządzaniu projektami to jasny plan działania, który wskazuje zespołom, jak skutecznie realizować projekty. Pomaga on:

Różnica między zarządzaniem projektami a zarządzaniem cyklem pracy

Zobacz, czym różni się zarządzanie projektami od zarządzania cyklem pracy.

Jakie są kluczowe elementy cyklu pracy w zarządzaniu projektami?

1. Dane wejściowe

Jest to punkt wyjścia dla cyklu pracy zarządzania projektami, w którym sporządzasz listę wszystkich elementów niezbędnych do zakończenia projektu. Obejmuje to zasoby, materiały i informacje potrzebne do płynnej realizacji projektu. Podczas definiowania elementów wejściowych należy zebrać następujące informacje:

2. Proces

Po zrozumieniu danych wejściowych nakreśl proces i kroki realizacji projektu. Musisz podzielić cykl pracy na poszczególne zadania i uporządkować je, dając wszystkim zainteresowanym jasny obraz oczekiwań. Określ terminy wykonania każdego zadania i zidentyfikuj zależności między zadaniami.

Następnie zmapuj przepływ procesu za pomocą diagramu cyklu pracy, pokaż, w jaki sposób zadania automatyzacji cyklu pracy są ze sobą powiązane, i dodaj kluczowe kamienie milowe oraz wyniki dla wszystkich faz projektu.

3. Wynik

Wynik jest ostatnim elementem cyklu pracy. Obejmuje on oczekiwane rezultaty na końcu cyklu pracy i przedstawia namacalne i niematerialne wyniki każdego zadania w ramach cyklu pracy.

Wyniki cyklu pracy mogą obejmować:

Znaczenie cyklu pracy zarządzania projektami w zarządzaniu procesami biznesowymi

Cykle pracy pomagają dobrze zarządzać projektami w ramach budżetu i mają znaczący wpływ na zarządzanie procesami biznesowymi (BPM). BPM to działanie obejmujące całą organizację, które optymalizuje procesy i cykle pracy w celu poprawy wyników biznesowych.

Oto dlaczego cykle pracy związane z zarządzaniem projektami są niezbędne w BPM:

1. Usprawnione zarządzanie procesami

Cykl pracy zapewnia standardowe ramy dla obsługi różnych działań w ramach procesu biznesowego. Zmniejsza to niespójności i upraszcza realizację procesów.

Weźmy tutaj przykład cyklu pracy projektu. Cykle pracy mogą usprawnić proces obsługi klienta. Możesz zdefiniować różne kroki w obsłudze zgłoszeń, takie jak segregacja, przypisanie, badanie, rozwiązanie, działania następcze i zamknięcie. Ten cykl pracy powie agentom, jak obsługiwać różne zgłoszenia do pomocy technicznej, zmniejszyć liczbę błędów i nieporozumień oraz zapewnić spójną obsługę klienta.

Skorzystaj z szablonu ClickUp dotyczącego wdrażania klientów, aby zapewnić im spójne doświadczenia i pomóc im szybko rozpocząć korzystanie z Twoich produktów/usług.

Korzystanie z tego szablonu do tworzenia cykli pracy gwarantuje, że klienci otrzymają potrzebne informacje i wsparcie podczas wdrażania, co zmniejsza liczbę zgłoszeń do obsługi klienta.

Pobierz ten szablon

2. Zwiększona wydajność operacyjna

Cykle pracy pomagają analizować różne procesy biznesowe i wdrażać automatyzację rutynowych, powtarzalnych zadań bez udziału człowieka, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na bardziej złożonych zadaniach.

3. Lepsza widoczność procesów biznesowych

Ponieważ cykle pracy wizualnie przedstawiają kroki, zadania i działania procesu, interesariusze mogą zobaczyć ogólny przepływ procesu, kamienie milowe, zależności, interakcje i przekazywanie zadań.

Weźmy na przykład cykl pracy związany z zaopatrzeniem w firmie produkcyjnej. Obejmuje on zgłaszanie zapotrzebowań, zatwierdzanie zamówień, potwierdzanie dostawców i realizację zakupów. Cykl pracy pozwala interesariuszom dokładnie śledzić status różnych zapotrzebowań i zapewnić, że mieszczą się one w limitach budżetowych.

Rola cyklu pracy zarządzania projektami w cyklu życia produktu

Cykle pracy w zarządzaniu projektami są ściśle powiązane z cyklem życia produktu i pomagają dostarczać wysokiej jakości produkty i usługi.

Na przykład podczas fazy rozwoju produktu cykl pracy zarządzania projektami będzie koncentrował się na projektowaniu i tworzeniu produktu. W fazie wprowadzenia cykl pracy będzie obejmował zadania związane z wprowadzeniem produktu na rynek, takie jak kampanie marketingowe, dystrybucja i informacje zwrotne. Gdy produkt wejdzie w fazę wzrostu, cykle pracy będą koncentrować się na poprawie rentowności i przychodów.

Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia cyklu pracy zarządzania projektami

W zależności od zakresu projektu, wielkości zespołu i dostępnego budżetu istnieje wiele sposobów tworzenia cyklu pracy. Oto prosta instrukcja, która pomoże Ci się zorganizować, stworzyć cykl pracy w zakresie zarządzania projektami i wdrożyć go w życie:

1. Określ cele projektu

Zacznij od określenia ogólnych wyników i rezultatów oczekiwanych od projektu. Niech będą one konkretne, mierzalne i realistyczne, aby pomogły w dalszym planowaniu i podejmowaniu decyzji.

Oto kilka przykładowych celów projektu:

Po ustaleniu celów projektu należy upewnić się, że zostały one podzielone na mniejsze zadania i przypisane członkom zespołu.

Skorzystaj z funkcji ClickUp Goals, aby podzielić większe cele na mniejsze cele.

Zacznij od określenia celu projektu i ustal mierzalne cele, które pozwolą go osiągnąć.

Na przykład, jeśli celem zespołu sprzedaży jest zwiększenie średniej wartości transakcji. Mierzalnym celem dla sprzedawców byłoby:

W miarę postępów sprzedawcy mogą aktualizować cele w ClickUp.

Najlepsze jest to, że oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp automatycznie oblicza postępy projektu w czasie rzeczywistym.

Szablon celów SMART ClickUp organizuje cele w łatwy w zarządzaniu system, który wspiera codzienne ustalanie celów. Szablon ten dzieli cele na konkretne, mierzalne, osiągalne, możliwe do odniesienia i określone w czasie (SMART), wizualizuje postępy i dzieli zadania na mniejsze, łatwiejsze do osiągnięcia kroki.

Pobierz ten szablon

2. Określ zakres projektu i sporządź listę zadań

Po zrozumieniu oczekiwanych wyników projektu kolejnym krokiem jest określenie jego zakresu, rezultatów, zasobów i zadań.

Następnie możesz uzyskać opinie interesariuszy, aby upewnić się, że zakres jest kompleksowy i dobrze zdefiniowany.

Najlepszą wskazówką jest użycie ClickUp Docs do zdefiniowania zakresu, celów, przypomnień, zadań, rezultatów, zasobów i nie tylko. Współpracujący redaktor dokumentów w oprogramowaniu do zarządzania projektami pomaga kierownikom projektów ujednolicić proces realizacji projektu.

Oto dlaczego kierownicy projektów uwielbiają dokumenty ClickUp:

3. Stwórz plan działania projektu

Następnie utwórz plan działania, zaznaczając cele i kamienie milowe na osi czasu projektu, aby wszyscy mogli zrozumieć ogólny kierunek działań.

Możesz wizualnie przedstawić plan działania, korzystając z widoku wykresu Gantta w narzędziu do zarządzania projektami ClickUp.

Ta technika zarządzania projektami pozwala wyświetlać postępy projektu, zadania i zależności na dynamicznej osi czasu. Możesz śledzić terminy i identyfikować wszelkie wąskie gardła, które mogą opóźnić realizację projektu.

4. Przydzielaj i deleguj zadania zgodnie z dostępnością zasobów

Zdefiniuj różne role potrzebne w projekcie i przydziel zasoby do poszczególnych zadań, takich jak projektowanie, badania, rozwój i zatwierdzanie. Po ustaleniu, kto będzie za co odpowiedzialny, przydziel zadania zidentyfikowanym członkom zespołu.

Widok obciążenia pracą ClickUp pokazuje przydzielone zadania każdego członka zespołu, co pozwala odpowiednio zidentyfikować i przydzielić zasoby, aby projekt zakończył się powodzeniem.

5. Stwórz wizualną reprezentację cyklu pracy

Stworzenie wizualnej reprezentacji cyklu pracy projektu pomaga wszystkim członkom zespołu zrozumieć plan działania i wpływ ich ról na inne zadania w ramach projektu.

Wykorzystaj ClickUp na dwa sposoby, aby przedstawić swoje cykle pracy: ClickUp Mindmap i ClickUp Tablica.

Mapa myśli ClickUp pomaga stworzyć krok po kroku reprezentację cyklu pracy, umożliwiając tworzenie zadań, a następnie dodawanie powiązanych zadań i zależności w formie rozgałęzień w jednym widoku. Zadania można edytować lub usuwać z mapy myśli i udostępniać członkom zespołu.

Możesz również użyć tablicy ClickUp, aby zaprezentować cykl pracy swojemu zespołowi. Połącz swoje pomysły z zadaniami, plikami i innymi ważnymi informacjami, aby dodać kontekst.

6. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy, tworząc schematy blokowe

Schemat blokowy w zarządzaniu projektami koncentruje się na mapowaniu procesów projektowych, w tym podzadań i punktów decyzyjnych. Pomaga zrozumieć logiczną kolejność kroków i zidentyfikować obszary, w których mogą wystąpić nieefektywność lub opóźnienia.

W przypadku wystąpienia problemu możesz łatwo prześledzić kolejne kroki na schemacie blokowym, aby zidentyfikować źródło problemu i znaleźć rozwiązania, korzystając z gotowych szablonów cyklu pracy zarządzania projektami ClickUp.

Kierownicy projektów używają szablonu diagramu przepływu procesów ClickUp do tworzenia mapy procesów, która ułatwia monitorowanie, dokumentowanie wszystkich kroków w procesie i wczesne rozwiązywanie problemów.

Pobierz ten szablon

7. Przetestuj i uruchom

Przed realizacją projektu przetestuj cykl pracy, aby zidentyfikować wszelkie luki lub nieefektywności. Zaangażuj interesariuszy i członków zespołu pracujących nad projektem, aby zidentyfikować potencjalne luki.

Wykorzystaj ich uwagi, aby usprawnić cykl pracy i uruchomić go.

Optymalizacja cyklu pracy w zarządzaniu projektami

Należy regularnie sprawdzać cykl pracy zarządzania projektami, aby zapewnić jego optymalne działanie.

Doskonałym sposobem na osiągnięcie tego celu jest śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) i metryk specyficznych dla cyklu pracy zarządzania projektami. Na przykład, jeśli zaprojektowałeś cykl pracy mający na celu poprawę obsługi klienta, śledzenie takich metryk, jak rozwiązanie problemu przy pierwszym kontakcie, CSAT, liczba zgłoszeń i wskaźnik rozwiązań, może dać ci wgląd w jego skuteczność.

Szablon KPI ClickUp pozwala menedżerom i zespołom śledzić i wizualizować wskaźniki powodzenia oraz dostosować działania wszystkich pracowników do celów. Interesariusze uzyskują widoczność wyników w całej organizacji, a menedżerowie mogą analizować dane i obszary wymagające poprawy.

Pobierz ten szablon

Najlepsze praktyki dotyczące wydajnego cyklu pracy w zarządzaniu projektami

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących tworzenia wydajnych i skutecznych cykli pracy w zakresie zarządzania projektami.

1. Ustal jasne protokoły komunikacji

Jasne protokoły komunikacyjne są niezbędne do skutecznego zarządzania cyklem pracy. Określają one, jak często zespół powinien przekazywać aktualizacje, kto powinien być powiadamiany w przypadku pojawienia się problemu oraz jakie ścieżki eskalacji należy zastosować.

Należy również określić preferowane kanały lub środki komunikacji.

Na przykład e-maile będą służyć do formalnej komunikacji dotyczącej aktualizacji projektu, komunikacji z interesariuszami, cotygodniowych raportów z postępów oraz oficjalnych ogłoszeń.

Z drugiej strony, komunikatory internetowe doskonale nadają się do szybkiej współpracy. ClickUp Chat umożliwia komunikację z członkami zespołu i udostępnianie aktualizacji w czasie rzeczywistym. Wystarczy oznaczyć członka zespołu w rozmowie na czacie, a zostanie on natychmiast powiadomiony.

2. Zachowaj przejrzystość i odpowiedzialność

Zapewnij przejrzystość wszystkich informacji, postępów, wyzwań i wymagań w projekcie, aby budować zaufanie wśród członków zespołu i mieć pewność, że wszyscy rozumieją priorytety i oczekiwania. Pomaga to w podejmowaniu decyzji i jest niezbędne do płynnego zarządzania projektami.

3. Zaplanuj regularne spotkania i aktualizacje

Regularnie kontaktuj się z członkami zespołu projektowego, aby zapewnić wydajny cykl pracy w zakresie zarządzania projektami. Regularne spotkania pomogą Ci zidentyfikować problemy, z którymi borykają się członkowie zespołu, i podjąć kroki w celu ich rozwiązania.

4. Automatyczne raporty i analizy dzięki pulpitom ClickUp

Zautomatyzuj zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak raportowanie i analizy, dzięki pulpitom ClickUp.

Pulpit ClickUp pomaga kierownikom projektów wizualizować postępy projektu, terminy, zadania i osoby przypisane do nich z jednego centrum kontroli. Uzyskaj szczegółowe raporty dotyczące postępów projektu i zidentyfikuj wszelkie wąskie gardła w cyklu pracy.

5. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania cyklem pracy

Oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy może usprawnić realizację projektów poprzez tworzenie niestandardowych przepływów i automatyzację zadań.

Na przykład solidne funkcje zarządzania cyklem pracy ClickUp pomagają zarządzać zadaniami, projektować niestandardowe cykle pracy i kompilować szczegółowe raporty. Automatyzacje ClickUp automatyzują cykle pracy, takie jak ustawianie nowego terminu w przypadku zmiany statusu. Możesz nawet skorzystać z integracji automatyzacji, jeśli Twoja automatyzacja jest powiązana z innymi aplikacjami do wymiany danych.

Stwórz skuteczny cykl pracy w zarządzaniu projektami dzięki ClickUp

Tworzenie cyklu pracy zarządzania projektami to niezawodny sposób na ograniczenie chaosu nawet w najbardziej złożonych projektach. Niezależnie od tego, czy zarządzasz cyklem pracy wielu projektów, czy tylko jednego, potrzebujesz odpowiednich narzędzi do śledzenia wszystkiego i zapewnienia, że nic nie zostanie pominięte — wyniki, produkty, osy czasu czy budżet.

Na szczęście ClickUp posiada wszystkie funkcje i szablony potrzebne do zwiększenia szans powodzenia projektu. ClickUp do zarządzania projektami to scentralizowane centrum kontroli współpracy, zarządzania zadaniami, zasobami i śledzenia wydajności. Zmniejsza nakład pracy ręcznej związanej z konfiguracją cyklu pracy zarządzania projektami i pomaga dostosować cykle pracy do własnych potrzeb i priorytetów.

Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp, aby szybko stworzyć cykle pracy do zarządzania projektami.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czym jest cykl pracy w zarządzaniu projektami?

Cykl pracy w zarządzaniu projektami to dobrze zorganizowana, logiczna sekwencja zadań, procesów i działań związanych z realizacją projektu. Proces zarządzania projektami określa zakres, cele i zadania projektu oraz zawiera informacje na temat narzędzi, budżetu i personelu niezbędnego do jego zakończenia.

Podczas gdy interesariusze korzystają z cyklu pracy zarządzania projektami, aby uzyskać przegląd postępów i wyników projektu, kierownicy projektów wykorzystują go do identyfikowania wąskich gardeł lub ryzyka oraz podejmowania proaktywnych działań w celu ich wyeliminowania.

2. Jakie jest pięć kroków cyklu pracy?

Pięć kroków cyklu pracy zarządzania projektami to:

3. Dlaczego cykl pracy ma kluczowe znaczenie dla zarządzania projektami?

Cykle pracy poprawiają efektywność zarządzania projektami poprzez ustanowienie ustrukturyzowanego procesu realizacji zadań i działań, efektywnej alokacji zasobów, redukcji błędów i minimalizacji nieefektywności.