Jeśli twój zespół czuje się zablokowany i pozbawiony inspiracji podczas sesji burzy mózgów - przyczyną może być twoje miejsce pracy.
Znajome otoczenie zapewnia komfort, ale może też prowadzić do przewidywalności i utrudniać kreatywne myślenie. Spotkania poza siedzibą firmy stanowią potężne antidotum na stagnację. Jest to tym ważniejsze w przypadku teamów zdalnych, ponieważ daje możliwość spędzenia czasu w cztery oczy i budowania silnych relacji osobistych.
Zabierz swój zespół z rutynowych biurek do nowego środowiska. Przebywanie w otoczeniu świeżej scenerii pobudza kreatywność i otwiera umysły na nowe pomysły.
Dowiedz się więcej na temat planowanie spotkań poza siedzibą firmy .
Co to jest spotkanie poza siedzibą firmy?
Spotkanie poza siedzibą firmy to spotkanie odbywające się poza własnym biurem lub typowym miejscem pracy, zaprojektowane specjalnie w celu zwiększenia wydajności, pobudzenia kreatywności i wzmocnienia więzi w zespole.
Takie spotkania często łączą wydajne dyskusje z angażującymi działaniami, które sprzyjają osobistym połączeniom.
Szczególnie w przypadku teamów pracujących zdalnie, okresowe spotkania poza siedzibą firmy mogą pomóc wzmocnić więzi z kolegami, pobudzić innowacyjne pomysły i stawić czoła wyzwaniom związanym ze współpracą, jednocześnie uciekając od monotonii indywidualnej pracy zdalnej.
Oto kilka powodów, dla których spotkania poza siedzibą firmy mogą być ważne.
- Zwiększona koncentracja i wydajność: Porzucenie rozpraszaczy i codziennej rutyny pozwala teamom skupić się na konkretnych celach
- Zwiększona kreatywność: Świeże środowisko pobudza innowacyjne myślenie, prowadząc do przełomowych pomysłów
- Silniejsze więzi w zespole: Krok poza kontekst zawodowy sprzyja nieformalnym interakcjom i udostępnianiu wspólnych doświadczeń
- Odnowiona motywacja i zaangażowanie: Nowość ustawienia i skupienie się na konkretnych celach dodaje uczestnikom energii, prowadząc do odświeżonego spojrzenia na wyzwania i blokady
- Specjalnie dla zdalnych zespołów: Spotkania poza siedzibą firmy wypełniają lukę geograficzną dla rozproszonych teamów, zwalczając izolację, wspierając kluczowe interakcje twarzą w twarz, budując silniejszą współpracę i tworząc bardziej spójny i zmotywowany zespół
Ewolucja spotkań zdalnych
Świat spotkań poza siedzibą firmy przeszedł fascynującą transformację, odzwierciedlającą zmianę w kierunku pracy zdalnej. Koniec ze sztywnymi konferencjami i sterylnymi pokojami hotelowymi - dzisiejsze spotkania poza siedzibą firmy obejmują dynamiczne, oparte na technologii podejście, zaspokajające potrzeby rozproszonych geograficznie teamów i zmieniającego się krajobrazu pracy.
Tradycyjne spotkania poza siedzibą firmy: W erze przedwirtualnej tradycyjne spotkania poza siedzibą firmy polegały na gromadzeniu Teams poza ich zwykłym miejscem pracy w celu skupienia się na pracy i budowaniu zespołu.
Spotkania te często trwały wiele dni i odbywały się w nietypowych lokalizacjach, takich jak ośrodki wypoczynkowe, centra konferencyjne lub ośrodki przyrodnicze.
Wirtualne spotkania offsite: Wirtualne spotkania offsite stały się potężną alternatywą, przełamując geograficzne limity i oferując bardziej integracyjne doświadczenie. Teams mogą teraz łączyć się z dowolnego miejsca na świecie, uczestnicząc w interaktywnych warsztatach, grach online, a nawet w wirtualnych spotkaniach offsite działania z zakresu budowania zespołu w wirtualnej rzeczywistości .
Nacisk przesunął się z priorytetowego traktowania osobistych więzi na wykorzystanie technologii do budowania silniejszych relacji współpracy w zdalnym ustawieniu.
Korzyści ze spotkań poza siedzibą firmy
Spotkania poza siedzibą firmy to nie tylko rozrywka. To strategiczna inwestycja, która przynosi korzyści całemu zespołowi i kulturze firmy.
1. Wydajność i skupienie: Z dala od biurowych rozpraszaczy, Teams zagłębiają się w konkretne cele, sprzyjając skoncentrowanym dyskusjom i jasnym celom
2. Czas na networking twarzą w twarz: Możliwość osobistego połączenia i budowania relacji może prowadzić do cennej współpracy i szerszej sieci kontaktów zawodowych
3. Kreatywna stymulacja: Niezależnie od tego, czy jest to spokojne miejsce na łonie natury, tętniąca życiem miejska kawiarnia, czy nawet dziwaczna przestrzeń coworkingowa, zmiana scenerii stymuluje świeże myślenie i zachęca do bardziej otwartego, kreatywnego sposobu myślenia
4. Doładowania technologiczne: Interaktywne tablice, platformy współpracy cyfrowej i czas rzeczywisty edycja dokumentów narzędzia pozwalają teamom na burze mózgów, udostępnianie pomysłów i płynne uczestnictwo, tworząc prawdziwie integracyjne i elastyczne geograficznie doświadczenie
Planowanie spotkania poza siedzibą firmy Planowanie spotkania może być ekscytujące, ale jest wiele rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, aby odnieść powodzenie.
Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże ci w następnym spotkaniu poza siedzibą firmy.
1. Określenie celów spotkania
Co chcesz osiągnąć podczas spotkania? Posiadanie wyczyszczonych celów pokieruje całym procesem planowania.
Cel kieruje każdą podejmowaną decyzją, od formatu po działania Teams. Znajomość celów zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów i dostosowanie całego doświadczenia do pożądanego rezultatu.
Użyj Struktura SMART : Upewnij się, że twoje cele są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Zapewnia to przejrzystość i zapewnia ramy do oceny wyników spotkań w odniesieniu do celów.
2. Wybór odpowiednich działań/sesji
Wybór odpowiednich działań na wydarzenie poza siedzibą firmy wymaga zrównoważenia celu z zaangażowaniem.
Weź pod uwagę wcześniej zdefiniowane cele i wybierz działania, które bezpośrednio się do nich odnoszą. Na przykład ćwiczenie polegające na odgrywaniu ról może poprawić komunikację, podczas gdy sesja myślenia projektowego pobudza nowe pomysły.
Zrównoważ sesje skoncentrowane na pracy z działaniami budującymi zespół, aby uniknąć wypalenia. Pomyśl o pokojach ucieczki, polowaniu na padlinożerców lub przygodach na świeżym powietrzu, aby wspierać współpracę i dodają lekkości do rutyny spotkań.
Zaplanuj trochę wolnego czasu lub nieustrukturyzowanych działań na spontaniczne interakcje i nawiązywanie kontaktów. Pamiętaj, że offsite to coś więcej niż tylko praca!
3. Ustawienie podstawowych zasad
Ustal jasne zasady, które zrównoważą zabawę i skupienie, aby zapewnić, że spotkanie poza siedzibą firmy będzie się dobrze rozwijać. Podkreśl szacunek i zachęcaj do aktywnego uczestnictwa.
Promocja otwartej komunikacji i zachęcanie do konstruktywnej informacji zwrotnej tworzy bezpieczną i integracyjną przestrzeń, w której każdy czuje się komfortowo.
4. Zapewnienie interakcji twarzą w twarz
Interakcja twarzą w twarz ma kluczowe znaczenie w planowaniu spotkań poza siedzibą firmy, ponieważ wykracza poza zwykłą wymianę informacji. Podczas gdy narzędzia wirtualne mogą połączyć Teams ale fizyczna obecność odblokowuje głębsze zrozumienie i połączenie.
Lista kontrolna przed spotkaniem w terenie
Planowanie spotkania poza siedzibą firmy nie musi być przytłaczające. Ta lista kontrolna przed spotkaniem pomoże ci zorganizować i zapewnić płynne, powodzenie rekolekcji dla każdego członka zespołu.
- Zapewnienie daty, miejsca i transportu: Zarezerwuj miejsce i transport z dużym wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność
- Sfinalizowanie budżetu i śledzenie wydatków: Przydziel wyczyszczone budżety na różne aspekty, takie jak zakwaterowanie, zajęcia i jedzenie
- Wysyłanie zaproszeń i zbieranie RSVP: Uwzględnij kluczowe szczegóły, takie jak daty, miejsce i program
- Opracowanieszczegółową agendę**Zaplanuj sesje pracy, przerwy, zajęcia integracyjne i nie zapomnij o czasie wolnym
- Potwierdź prelegentów i moderatorów: Upewnij się z prelegentami i poinformuj moderatorów spotkania
- Zidentyfikuj wszelkie potrzeby technologiczne: Zorganizuj wynajem lub zapewnij kompatybilność z istniejącym sprzętem
- Przygotuj materiały i tematy dyskusji: Zachęcanie do aktywnego uczestnictwa
- Zbierz pomysły na lodołamacze i preferencje zespołu: Spraw, aby były osobiste i angażujące
- Zaplanuj działania integracyjne dostosowane do celów i odsetków: Przełam lody i wspieraj współpracę
- Przygotowywanie materiałów informacyjnych i szablonów na sesje grupowe: Ułatwianie efektywnych dyskusji
Kontynuacja spotkania po jego zakończeniu
Jeśli zastosujesz się do powyższej listy kontrolnej, wiemy, że Twoje spotkanie poza siedzibą firmy będzie strzałem w dziesiątkę. Doświadczysz energetyzujących dyskusji, przełomów we współpracy i nowo odkrytego ducha zespołu. Ale prawdziwa magia dzieje się później: utrwalenie tych korzyści i przekształcenie ich w trwałe wyniki.
Jeśli nie chcesz, aby Twój wpływ na zespół zakończył się wraz z zamknięciem sesji, dopilnuj, abyś wykonał działania następcze po zakończeniu spotkania, które zachęcają do ciągłego doskonalenia i osiągania wyników przez zespół! Oto jak to zrobić:
- Dystrybucja podsumowania kluczowych dyskusji, decyzji ielementy działań z jasno określonymi właścicielami i terminami w ciągu 24 godzin
- Korzystanie z raportów wizualnych i innych interaktywnych formatów w celu udostępniania kluczowych spostrzeżeń na spotkaniach poza siedzibą firmy
- Zaplanuj regularne spotkania kontrolne w celu monitorowania postępów w realizacji elementów działań
- Doceniaj osiągnięcia i świętuj powodzenie
- Korzystanie z narzędzi i platform do współpracy w celu śledzenia postępów
- Zbieranie anonimowych informacji zwrotnych na temat pracy poza siedzibą firmy
- Śledzenie, w jaki sposób spotkanie offsite przyczyniło się do realizacji szerszych celów i zadań
- Zaplanuj następny offsite
Wskazówki dotyczące powodzenia spotkań poza siedzibą firmy
Stworzenie naprawdę wpływowego spotkania poza siedzibą firmy wymaga czegoś więcej niż tylko rezerwacji miejsca i wypełnienia agendy.
Oto kilka unikalnych wskazówek i narzędzi, które pozwolą przekształcić spotkanie poza siedzibą firmy z rutynowego w niezwykłe.
1. Wspólne planowanie spotkania
Zawsze staraj się planować spotkania z udziałem członków Teams, aby czuli się wysłuchani, docenieni i dowartościowani.
Użyj Zarządzanie spotkaniami przez ClickUp narzędzia takie jak Notatnik ClickUp aby przechwycić pomysłów podczas burzy mózgów . Przydzielaj zadania odpowiednim członkom zespołu, bierz odpowiedzialność za działania poza witryną i korzystaj z widoku listy kontrolnej, aby śledzić postępy w trakcie realizacji planu wydarzenia.
Organizuj swoje notatki, listy kontrolne i zadania w jednym miejscu dzięki notatnikowi ClickUp
Użyj Dokumenty ClickUp ' funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, aby zebrać pomysły i sformułować plan powodzenia spotkania poza siedzibą firmy. Możesz korzystać z potężnych możliwości AI ClickUp Brain do generowanie pomysłów, edytować zawartość, pisać zawartość za pomocą podpowiedzi, a nawet układać program spotkania .
Współpracuj nad pomysłami na spotkania poza siedzibą firmy, tworząc dokumenty ClickUp z możliwością edycji w czasie rzeczywistym
Poinformuj swój zespół o spotkaniu poza siedzibą firmy, planie podróży, lokalizacji i działaniach, osadzając odpowiednie dokumenty i dodając do nich etykiety ClickUp Chat . Dodatkowo, zaplanuj powiadomienia przypominające, aby upewnić się, że wszystko postępuje sprawnie.
2. Włącz zabawne i kreatywne działania Spotkania poza siedzibą firmy nie powinny dotyczyć tylko pracy! Włączenie zabawnych i kreatywnych zajęć może wzmocnić ducha zespołu, zachęcić do nieszablonowego myślenia i wzmocnić naukę.
Planuj sesje uważności, które poprowadzą członków zespołu przez medytację lub ćwiczenia oddechowe w celu zmniejszenia stresu i poprawy koncentracji. Możesz spróbować zorganizować artystyczne sesje jammowania lub pozorowane spotkania ad hoc dla przypływu kreatywnej inspiracji.
Kalendarze Google to najlepszy sposób na uzyskanie tradycyjnego widoku wszystkich zadań w aplikacji ClickUp. Natychmiastowy przegląd listy zadań na dany dzień, tydzień lub miesiąc!
Użyj Integracje ClickUp takie jak Kalendarz Google , Kalendarz Outlook, lub nawet narzędzia do pracy, takie jak Slack, aby informować członków zespołu o zaplanowanych wydarzeniach poza siedzibą firmy.
3. Ustawienie kryteriów budżetowych
Określenie z góry budżetu na spotkanie poza siedzibą firmy pomaga ustalić priorytety działań i wydatków, które są zgodne z celami. Gwarantuje to, że nie poniesiesz nadmiernych wydatków, co doprowadzi do obciążeń finansowych lub niezadowolenia.
Ostatecznie, realistyczny budżet umożliwia osiągnięcie celów bez nadwyrężania zasobów.
4. Skuteczne zbieranie i wykorzystywanie informacji zwrotnych
Umożliw swoim pracownikom łatwe udostępnianie bogatych i istotnych informacji zwrotnych, a następnie automatycznie organizuj i podejmuj działania na podstawie danych z formularza ClickUp
Zbieranie informacji zwrotnych po spotkaniu poza siedzibą firmy ma kluczowe znaczenie z dwóch powodów: poprawy i oceny wpływu.
Informacje zwrotne pozwalają zidentyfikować obszary wymagające poprawy w przyszłych planach. Czy agenda była angażująca? Czy działania były zgodne z celami? Wiedza o tym, co zadziałało, a co nie, pomaga udoskonalić podejście do przyszłych spotkań.
Informacje zwrotne pomagają również zmierzyć wpływ offsite. Czy udało się osiągnąć zamierzone cele? Czy zwiększył ducha zespołu i zaangażowanie? Informacje te pomagają ocenić zwrot z inwestycji i uzasadnić przyszłe inicjatywy offsite.
Wykorzystanie Widok formularza ClickUp do zbierania informacji zwrotnych za pomocą ankiety na spotkaniach po pracy. Formularze w ClickUp są konfigurowalne, łatwe do zakończenia i połączone z możliwymi do śledzenia zadaniami w celu szybkiego działania.
Przyszłość spotkań poza siedzibą firmy
Ponieważ przyszłość pracy ewoluuje, rola spotkań poza siedzibą firmy prawdopodobnie zmieni się wraz z nią.
Podstawowe korzyści płynące z takich spotkań - wzmacnianie ducha Teams, wspieranie kreatywności i napędzanie planu strategicznego - pozostaną takie same, ale sposób, w jaki osiągamy te cele, może się znacznie zmienić.
Oto kilka potencjalnych trendów, na które warto zwrócić uwagę:
- Połączone formaty fizyczne i wirtualne zaspokoją potrzeby rozproszonych geograficznie Teams
- Technologia interaktywna odegra kluczową rolę w zapewnieniu, że wszyscy uczestnicy będą czuli się równie zaangażowani i zaangażowani
- Doświadczenia offsite będą dostosowane do indywidualnych odsetków i potrzeb
- Spostrzeżenia oparte na danych będą informować o planach, umożliwiając niestandardowe programy i celowe wyniki
- Pomiar i ocena staną się jeszcze ważniejsze, dzięki wyczyszczonym wskaźnikom pozwalającym śledzić wpływ offsite'ów na wydajność, innowacyjność i dynamikę zespołu
- Zgodność z szerszymi celami Business będzie najważniejsza
- Przyjazne dla środowiska miejsca i działania będą traktowane priorytetowo, odzwierciedlając rosnącą świadomość ekologiczną
- Wolontariat i zaangażowanie społeczne mogą być zintegrowane z agendami offsite, wspierając odpowiedzialność społeczną i budowanie więzi w zespole.
- Rozwój umiejętności i udostępnianie wiedzy będą kluczowymi elementami, umożliwiającymi teamom adaptację i rozwój w dynamicznej przyszłości pracy
Planuj powodzenie spotkań poza siedzibą firmy z ClickUp
Gratulacje! Jesteś prawie gotowy, aby zaplanować spotkanie poza siedzibą firmy, o którym wszyscy będą mówić miesiącami!
Ostatni krok? Zarejestruj się na ClickUp twój zaufany partner w zarządzaniu projektami, platforma, która wzmocni Cię na każdym kroku!
ClickUp to idealne rozwiązanie do zarządzania spotkaniami, burzy mózgów, ustawiania budżetów, planowania działań i przydzielania zadań. Zapewnia, że każde spotkanie poza siedzibą firmy, które planujesz, staje się ważnym doświadczeniem.
Najczęściej zadawane pytania
1. Czym są spotkania offsite vs onsite?
Spotkanie na miejscu odbywa się w zwykłym środowisku pracy, zazwyczaj w biurze. Jest to skuteczne rozwiązanie w przypadku szybkich dyskusji, regularnych spotkań zespołu i zadań wymagających dostępu do zasobów biurowych.
Z drugiej strony, spotkanie offsite odbywa się poza miejscem pracy, często w wynajętej lokalizacji lub ustawieniu odosobnienia. Jest to idealne rozwiązanie do sesji burzy mózgów, działań związanych z budowaniem zespołu, planowania strategicznego lub wspierania kreatywności w nowym środowisku.
**2. Jaki jest cel spotkań offsite?
Poza ucieczką od fluorescencyjnych świateł, offsite oferuje mentalną odskocznię. Krok od codziennej rutyny przywraca koncentrację, pobudza nieszablonowe myślenie i wzmacnia więzi poprzez udostępnianie doświadczeń.
**3. Jaki jest przykład offsite'u?
Wyobraźmy sobie taką sytuację: Team marketingowy ucieka z biura na dwudniowy firmowy offsite w zacisznym domku w lesie. Pierwszy dzień skupia się na strategicznej burzy mózgów, prowadzonej przez zewnętrznego eksperta, w rześkim górskim powietrzu.
Popołudnia wypełnione są sesjami szkoleniowymi i działaniami budującymi zespół, takimi jak wspólny park linowy, escape room i polowanie na padlinożerców, wspierające komunikację i zaufanie.
Wieczorami odbywają się niezobowiązujące kolacje i gry planszowe, wzmacniające połączenia na poziomie osobistym, wykraczającym poza role zawodowe.
Ta mieszanka skoncentrowanych sesji pracy i zabawnych, zorientowanych na zespół działań stanowi przykład tego, w jaki sposób offsites mogą osiągać cele strategiczne i budować więzi w zespole w świeżym i niezapomnianym ustawieniu.