Wiele osób uważa spotkania zespołów kierowniczych za ogromną stratę czasu. Dzieje się tak dlatego, że większość spotkań jest rozproszona i często wykolejają je negatywne emocje dynamika zespołu .
Prawdziwie efektywne spotkanie skupia się na tym, co jest naprawdę ważne i co musi się wydarzyć w następnej kolejności. Wprowadź spotkanie na poziomie 10.
Przyjrzyjmy się, czym jest spotkanie na poziomie 10 i dlaczego działa tak dobrze. Następnie przyjrzymy się strukturze spotkania i poznamy kilka sposobów na przeniesienie zespołów kierowniczych na wyższy poziom. Już nigdy nie zrobisz spotkania w ten sam sposób. ✨
Co to jest spotkanie poziomu 10?
Szybko wygeneruj agendę spotkania w dokumencie współpracy w ClickUp
Format spotkania Level 10 (L10) został opracowany, aby pomóc przedsiębiorcom, zespołom kierowniczym i startupom identyfikować, omawiać i rozwiązywać problemy. W tym 90-minutowym spotkaniu co tydzień uczestniczy cały zespół kierowniczy.
Podczas gdy spotkania typu stand-up skupienie się na codziennych zadaniach i spotkania z klientami często dotyczą budowania relacji i zbierania informacji, spotkania L10 mają bardziej strategiczny charakter i koncentrują się na rozwiązywaniu problemów. Zachęcają do jasności, dostosowania i działania, poprawiając w ten sposób wydajność, zwiększając przychody i poprawiając współpracę w zespole kierowniczym. 👪
Cotygodniowe spotkania L10 to tylko jedno z narzędzi i zasad, które składają się na Entrepreneurial Operating System® (EOS). Założony przez Gino Wickmana, EOS opiera się na sześciu kluczowych elementach, a mianowicie:
- Wizja
- Ludzie
- Dane
- Problemy
- Proces
- Trakcja
Każdy z tych elementów jest poruszany podczas spotkań L10, przy czym większość czasu poświęca się na omówienie trzech najważniejszych problemów.
Zalety spotkań Level 10
Spotkania L10 są niezwykle skuteczne i jest ku temu kilka powodów.
Są zorientowane na cele
Cele biznesowe i strategiczne są w centrum uwagi przez całe spotkanie. Uczestnicy dzielą się szybkimi aktualizacjami swoich wskaźników karty wyników, zapewniając migawkę tego, jak biznes radzi sobie w odniesieniu do tych celów. Ułatwia to utrzymanie zgodności i podążanie we właściwym kierunku. 🎯
Rozwiązują problemy
Sześćdziesiąt z 90 minut tego cotygodniowego spotkania skupia się na zrozumieniu problemów, które stoją na drodze do spotkania z celami Business. Czas spotkania jest dobrze wykorzystany na zajęcie się przyczynami źródłowymi i poszukiwanie rozwiązań na poziomie strategicznym. Ten format ma na celu rozwiązanie problemów, zanim staną się one większymi problemami, oszczędzając czas i energię w przyszłości.
Są niezwykle skoncentrowane i wykonalne
Każdy element agendy ma określone (najczęściej krótkie) ramy czasowe, dzięki czemu nie marnuje się czasu. Elementy akcji są jasno udokumentowane, raportowane i sprawdzane, przenoszone lub zgłaszane jako problemy. ✅
Mają jasną strukturę
Spotkania L10 odbywają się co tydzień o tej samej porze i tego samego dnia, a ich przebieg jest zgodny z harmonogramem standardowy proces aby każdy wiedział, czego się spodziewać i mógł się odpowiednio przygotować.
Wszystko to powiedziawszy, nie powinno być zaskoczeniem, że prowadzenie tego typu spotkań wymaga silnej facylitacji i skrupulatnego skryby/administratora - najlepiej tych samych osób co tydzień, aby ustanowić ciągłość.
Rolą moderatora jest trzymanie ludzi w ryzach agendy spotkania i egzekwowanie jej przestrzegania etykiety spotkania -jak bycie przygotowanym i trzymanie się ram czasowych agendy. Administrator sporządza notatki ze spotkania, aktualizuje listę do zrobienia (która jest częścią agendy) i informuje wszystkich na bieżąco.
Z odpowiednimi ludźmi, procesami i narzędziami, spotkania L10 są warte wysiłku.
Poziom 10 Struktura spotkania
Jednym z kluczy do powodzenia jest to, że większość spotkań L10 odbywa się według tej samej agendy. Przyjrzyjmy się dokładnie, co to oznacza, krok po kroku.
Segment
czas: 5 minut
Spotkanie rozpoczyna się od segmentu - inaczej zwanego odprawą. Każdy członek zespołu udostępnia osobiste lub zawodowe dobre wieści, na przykład wygraną lub moment "aha" ze swojego tygodnia. Daje to każdemu szansę na pełną obecność na spotkaniu, tworzy połączenia w zespole kierowniczym i rozpoczyna sesję od pozytywnej notatki 😊
Karta wyników
czas: 5 minut
Ta sekcja zawiera przegląd celów i kluczowych wyników (OKR) - lub kluczowych wskaźników wydajności (KPI) - które przyczyniają się do realizacji celów Business. Właściciel każdego kluczowego wskaźnika po prostu informuje, czy jego wskaźnik jest "na dobrej drodze", czy "poza nią", bez dalszych wyjaśnień w tym momencie. Jeśli jest poza ścieżką, zostaje przeniesiony na listę problemów, która zostanie omówiona w dalszej części spotkania.
Rock Review
czas: 5 minut
Teams to cele kwartalne, a każdy członek zespołu jest zwykle odpowiedzialny za trzy do pięciu z nich. Aktualizacje Rocków również składają się wyłącznie z odpowiedzi "na dobrej drodze" lub "nie na dobrej drodze", a wszelkie problemy są przenoszone na listę problemów. 🪨
Nagłówki niestandardowe i Nagłówki pracownicze
czas: 5 minut
Tutaj uczestnicy dzielą się dobrymi lub złymi wiadomościami na temat pracowników lub klientów. Dobre wiadomości są celebrowane, a złe trafiają bezpośrednio na listę problemów.
Lista do zrobienia
czas: 5 minut
Lista rzeczy do zrobienia dotyczy elementów działań zakończonych w ciągu 7 dni. W związku z tym wiele elementów omawianych na poprzednim spotkaniu zostałoby zakończonych w poprzednim tygodniu. Na bieżącym spotkaniu uczestnicy deklarują je jako "zrobione" lub "nie zrobione" Wszelkie elementy, które należą do tej drugiej kategorii, mogą zostać przeniesione do następnego tygodnia, aby powrócić do nich na kolejnym spotkaniu lub - jeśli stały się problemem - przenieść się na listę problemów na ten tydzień.
Lista problemów
czas: 60 minut
Inaczej znana jako Identify, Discuss, Solve (IDS®), ta część spotkania poświęcona jest odkrywaniu prawdziwych źródeł problemów, a następnie burzy mózgów nad sposobami ich rozwiązania . Po szybkim podsumowaniu problemów z listy z zeszłego tygodnia oraz tych, które zostały dodane podczas tego spotkania, uczestnicy głosują nad ich priorytetami. Następnie zajmują się trzema najważniejszymi, zaczynając od najważniejszego. Kolejne kroki są dodawane do listy do zrobienia. Jeśli problem z listy nie zostanie rozwiązany w ciągu kilku tygodni, jest on przenoszony na listę długoterminową do omówienia podczas następnego kwartalnego spotkania.
Zakończenie
czas: 5 minut
Ostatnie kilka minut to przegląd listy do zrobienia i kolejnych kroków. Uczestnicy decydują również o wszelkich kaskadowych wiadomościach, które mają zostać przekazane reszcie organizacji. Na koniec oceniają spotkanie na 10, a jeśli średnia jest niższa niż 8, omawiają, co mogliby zrobić inaczej następnym razem.
Dzięki tak przejrzystemu szablonowi L10, najważniejsze tematy są zawsze poruszane, a Ty powinieneś być gotowy do zrobienia na czas, za każdym razem. ⏱️
10 wskazówek jak poprawić poziom 10 spotkań
Teraz, gdy już wiesz, do czego dążysz, przyjrzyjmy się, jak podnieść jakość spotkań - i jak to zrobić zaoszczędzić czas i wysiłek.
1. Wykorzystaj w pełni narzędzia do spotkań
Nowoczesna technologia może być prawdziwym dobrodziejstwem - i oprogramowanie do zarządzania spotkaniami jest tego najlepszym przykładem.
Weź Spotkania ClickUp na przykład. Ta platforma spotkań online oferuje listy kontrolne do planowania, szablony spotkań, narzędzia do robienia notatek, doskonałe zarządzanie zadaniami i wiele więcej - wszystko zaprojektowane tak, aby ułatwić ci życie. Zacznij od Szablon spotkania ClickUp Level 10 i stamtąd go pobrać.
Dobrze wiedzieć: Szablony ClickUp obejmują prawie każdą ewentualność. Od szablony rozpoczęcia projektu które pomagają planować i ustalać priorytety w celu szablony spotkań jeden na jeden do zarządzania zespołem, już nigdy nie będziesz musiał zaczynać od zera.
2. Zaplanuj strategicznie
Zarządzaj i organizuj projekty oraz planuj zadania w elastycznym widoku Kalendarza, aby utrzymać synchronizację zespołów
Aby wzmocnić znaczenie spotkania L10, organizuj je co tydzień o tej samej porze. Gdy jest ono zawsze w kalendarzu, uczestnicy nabierają nawyku przygotowywania się do niego, a ich Teams uczą się planować inne spotkania wokół niego. 🗓️
Planowanie spotkań jest dziecinnie proste dzięki Widok kalendarza ClickUp . Wystarczy ustawić spotkanie cykliczne, zapraszając wszystkich niezbędnych uczestników. Następnie połącz wszystkie dokumenty spotkania z tym spotkaniem, aby każdy mógł je znaleźć.
3. Przygotuj agendę spotkania wcześniej
Im wcześniej przygotujesz agendę spotkania L10, tym więcej czasu wszyscy będą mieli na zebranie danych i przygotowanie się do spotkania. Agenda określa również jasne oczekiwania dotyczące tego, co zostanie omówione, dzięki czemu wszyscy są skupieni.
Użyj Dokumenty ClickUp i Szablon ClickUp Agenda do tworzenia agendy spotkań na każdy tydzień. Przygotuj agendę samodzielnie lub współpracuj z całym zespołem, a każdy użytkownik będzie wyróżniony w systemie za pomocą własnego kolorowego ID. Wbudowane narzędzia do formatowania ułatwiają stworzenie profesjonalnie wyglądającego dokumentu końcowego bez dodatkowego wysiłku.
4. Trzymanie się terminów spotkań
Łatwe ustawienie przypomnień za pomocą komendy "R" w ClickUp
Częścią sekretu spotkania L10 jest dokładne przestrzeganie procesu. Zaczyna się to od punktualnego rozpoczęcia - co z kolei oznacza zachęcanie ludzi do przybycia na miejsce pięć minut wcześniej, aby mogli się rozgościć.
Utrzymuj ludzi zgodnie z harmonogramem za pomocą Przypomnienia ClickUp . Ustaw przypomnienie, które podpowie uczestnikom, aby przygotowali się do spotkania z dużym wyprzedzeniem, tak aby nikt nie musiał się spieszyć w ostatniej chwili, opóźniając spotkanie. Następnie ustaw kolejne, aby poinformować ich, że spotkanie wkrótce się rozpocznie, aby każdy mógł się zalogować i być gotowym do pracy we właściwym czasie. 🔔
5. Używaj narzędzi wizualnych dla przejrzystości
Ustalenie priorytetów elementów na liście problemów jest bardzo ważnym krokiem w fazie IDS spotkania - i nie jest możliwe ustalenie priorytetów, jeśli nie wiesz, co ustalasz. Stwórz wyczyszczoną listę, aby każdy mógł ją zobaczyć i podjąć dobre decyzje.
Jednym z bardzo skutecznych sposobów do zrobienia tego jest lista priorytetów Tablica ClickUp . Skryba może przenieść istniejące problemy z listy zagadnień do Tablicy na początku sesji. Narzędzia do współpracy ClickUp pozwalają każdemu uchwycić poruszany problem w momencie jego pojawienia się, dając ci zakończoną listę do łatwego ustalania priorytetów przed przejściem do fazy rozwiązywania problemów podczas spotkania. Następnie po prostu zaznaczaj elementy w miarę ich rozwiązywania.
6. Rób świetne notatki ze spotkania
Podsumowywanie notatek ze spotkań w kilka sekund dzięki ClickUp AI
Tworzenie dokładnego zapisu tego, co wydarzyło się na spotkaniu, ma kluczowe znaczenie. Protokoły ze spotkań stanowią formularz przyszłych spotkań, zapewniając ciągłość i postęp. Działają również jako ostateczne słowo, gdy wspomnienia o tym, co się wydarzyło, różnią się.
Dobrze oprogramowanie do protokołów ze spotkań robi tutaj różnicę. Możesz zacząć od użycia Notatnik ClickUp do notatek podczas spotkania. Następnie zapytaj Asystent pisania ClickUp AI podsumuje te notatki i przekształci je w protokoły ze spotkań. The Szablon protokołu spotkania ClickUp zapewnia gotowe ramy, zapewniając spójność wszystkich protokołów ze spotkań. 📝
7. Przechwytywanie ważnych materiałów wideo
Udostępnianie nagrań ekranu w celu precyzyjnego przekazania wiadomości bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail lub osobistego spotkania dzięki aplikacji Clip by ClickUp
Uczestnicy często udostępniają slajdy lub inne dokumenty podczas spotkań L10. Te wizualizacje są ważną częścią zapisu spotkania i często są rozpowszechniane jako oddzielne dokumenty przed lub po spotkaniu.
Jest jednak prostszy sposób. ClickUp Clip przechwytuje klipy wideo z ekranu, zakładki przeglądarki lub okna aplikacji - w tym nagranie głosowe, jeśli wybierzesz - aby zapewnić kontekst dla rozmowy. Klipy można zapisywać jako część nagrania spotkania i udostępniać je za pomocą publicznego łącza, które jest odtwarzane bezpośrednio w przeglądarce.
8. Centralizacja czatów
Uczestnicy mogą mieć pytania lub sugestie przed spotkaniem lub chcieć dodać dodatkowe przemyślenia po jego zakończeniu. Możesz użyć e-maila do prowadzenia tych rozmów, ale wątki poczty nie zawsze są łatwe do znalezienia lub śledzenia, a ponadto są odłączone od samego spotkania.
Zamiast tego utwórz wyznaczony kanał z Widok ClickUp Chat utrzymując wszystko scentralizowane i połączone na jednej platformie. Użyj kanału czatu, aby udostępniać aktualizacje lub zasoby i prowadzić rozmowy w czasie rzeczywistym. Możesz kontrolować, kto ma dostęp do Twojego kanału czatu, ustawić powiadomienia o nowych wiadomościach i zobaczyć swój czat obok swojej pracy w ClickUp podczas przygotowań do spotkania. 💬
9. Usprawnij swój cykl pracy
Użyj ClickUp Whiteboards, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co jest potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Większość spotkań L10 generuje listę elementów do działania, którymi należy się zająć - ale często tak się nie dzieje. Kluczem do ich zrobienia jest jak najszybsze wprowadzenie ich do cyklu pracy, a następnie śledzenie ich do momentu zakończenia.
ClickUp umożliwia przekształcenie tekstu z dowolnego dokumentu ClickUp lub Tablicy w Zadania ClickUp za jednym kliknięciem przycisku - bez konieczności kopiowania i wklejania. Możesz na przykład tworzyć elementy działań lub przypisywać zadania bezpośrednio z Notatnika ClickUp, Dokumentu, Tablicy, Czatu lub bardziej formalnych dokumentów, takich jak protokoły ze spotkań.
Następnie Zarządzanie projektami ClickUp przejmie funkcję zarządzania tym zadaniem, pomagając w ustaleniu jego priorytetów i płynnym włączeniu go do cyklu pracy. Może nawet wysyłać powiadomienia, gdy zbliża się termin wykonania zadania, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do jego zakończenia.
10. Wykorzystaj swój stos technologiczny
Zamiast inwestować w nowe narzędzia na spotkanie L10, wykorzystaj te, których już używasz. Na przykład, jeśli twój zespół kierowniczy preferuje korzystanie z Zoom lub Microsoft Teams, lub jest przywiązany do Kalendarza Google, idź z przepływem tam, gdzie to możliwe.
ClickUp oferuje wiele możliwości integracje w tym Microsoft Teams i Zoom oraz Apple, Outlook i Kalendarz Google . Rozpocznij spotkanie Zoom bezpośrednio z zadania lub zsynchronizuj zadania z ClickUp z wybranym kalendarzem i wiele więcej.
Prowadzenie wydajnych i skutecznych spotkań na poziomie 10
Spotkania L10 zostały opracowane przez EOS Worldwide w celu zwiększenia wydajności i efektywności spotkań. Odbywają się one co tydzień o tej samej porze, według określonego szablonu i bierze w nich udział cały zespół kierowniczy. 💯
Ten rodzaj spotkania jest niezwykle skoncentrowany na dostosowaniu do celów strategicznych. Rozpoczyna się od krótkiej odprawy i szybkiego przeglądu postępów w stosunku do wskaźników karty wyników, celów kwartalnych i tygodniowych list do zrobienia. Następnie większość czasu spotkania poświęcana jest na zrozumienie i rozwiązanie problemów, które stoją na drodze do osiągnięcia celów biznesowych.
Chociaż spotkania L10 są już znacznie bardziej efektywne niż większość spotkań, zawsze jest miejsce na ulepszenia. Narzędzia do spotkań online takie jak ClickUp usprawniają każdy aspekt spotkań L10, oszczędzając czas i wysiłek na każdym kroku. Zarejestruj się za Free z ClickUp już dziś, aby zrobić więcej w krótszym czasie, każdego dnia. 🙌