Wiele osób uważa spotkania kierownictwa za ogromną stratę czasu. Dzieje się tak, ponieważ większość spotkań jest chaotyczna i często zbacza z tematu z powodu negatywnej dynamiki zespołu.
Prawdziwie efektywne spotkanie koncentruje się na tym, co naprawdę ważne i co należy zrobić dalej. Wprowadź spotkania Level 10.
Zobaczmy, czym jest spotkanie Level 10 i dlaczego działa tak dobrze. Następnie przyjrzymy się strukturze spotkania i poznamy kilka sposobów na przeniesienie Twoich zespołów kierowniczych na wyższy poziom. Nigdy więcej nie będziesz prowadzić spotkań w ten sam sposób. ✨
Czym jest spotkanie Level 10?
Format spotkania Level 10 (L10) został opracowany, aby pomóc przedsiębiorcom, zespołom kierowniczym i start-upom w identyfikowaniu, omawianiu i rozwiązywaniu problemów. W tym 90-minutowym spotkaniu co tydzień uczestniczy cały zespół kierowniczy.
Podczas gdy spotkania stand-upowe koncentrują się na codziennych zadaniach, a spotkania z klientami często dotyczą budowania relacji i zbierania informacji, spotkania L10 mają bardziej strategiczny charakter i skupiają się na rozwiązywaniu problemów. Sprzyjają one jasności, spójności i działaniu, poprawiając w ten sposób wydajność, zwiększając przychody i wzmacniając współpracę w zespole kierowniczym. 👪
Cotygodniowe spotkania L10 to tylko jedno z narzędzi i zasad składających się na Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Założony przez Gino Wickmana system EOS opiera się na sześciu kluczowych elementach, a mianowicie:
- Wizja
- Ludzie
- Dane
- Problemy
- Proces
- Traction
Każdy z tych elementów jest poruszany podczas spotkań L10, przy czym większość czasu poświęca się na omówienie trzech najważniejszych problemów porządku obrad.
Zalety spotkania na poziomie 10
Spotkania L10 są niezwykle skuteczne i wynika to z kilku powodów.
Są zorientowani na cele
Cele biznesowe i strategiczne są głównym tematem spotkania. Uczestnicy udostępniają szybkie aktualizacje dotyczące wskaźników z karty wyników, przedstawiając obraz sytuacji firmy w odniesieniu do tych celów. Dzięki temu łatwo jest zachować spójność i podążać we właściwym kierunku. 🎯
Rozwiązują problemy
Sześćdziesiąt z dziewięćdziesięciu minut tego cotygodniowego spotkania poświęcone jest zrozumieniu problemów, które utrudniają osiągnięcie celów biznesowych. Czas spotkania jest dobrze wykorzystany na zajmowanie się podstawowymi przyczynami i poszukiwanie rozwiązań na poziomie strategicznym. Ten format ma na celu rozwiązywanie problemów, zanim staną się one poważniejsze, co pozwala zaoszczędzić czas i energię w przyszłości.
Są niezwykle konkretne i praktyczne
Każdy element porządku obrad ma przypisany konkretny (zazwyczaj krótki) czas, dzięki czemu nie marnuje się czasu. Zadania do wykonania są jasno dokumentowane, raportowane i albo odhaczane jako wykonane, albo przenoszone na później, albo zgłaszane jako problemy. ✅
Mają przejrzystą strukturę
Spotkania L10 odbywają się o tej samej porze w ten sam dzień każdego tygodnia i przebiegają według standardowej procedury, dzięki czemu wszyscy wiedzą, czego się spodziewać, i mogą się odpowiednio przygotować.
Biorąc to wszystko pod uwagę, nie powinno dziwić, że prowadzenie tego typu spotkań wymaga silnego facylitatora oraz skrupulatnego protokolanta/administratora — najlepiej tych samych osób co tydzień, aby zapewnić ciągłość.
Rola moderatora polega na pilnowaniu, by uczestnicy trzymali się porządku obrad i przestrzegali zasad spotkania — takich jak bycie przygotowanym i dotrzymywanie ram czasowych. Administrator sporządza notatki ze spotkania, aktualizuje listę zadań do zrobienia (która jest częścią porządku obrad) i na bieżąco informuje wszystkich.
Dzięki odpowiednim osobom, procesom i narzędziom spotkania L10 są warte wysiłku.
Struktura spotkania Level 10
Jednym z kluczy do powodzenia jest to, że większość spotkań L10 przebiega według tego samego porządku obrad. Przyjrzyjmy się dokładnie, na czym to polega, krok po kroku.
Segue
Czas: 5 minut
Spotkanie rozpoczyna się od wprowadzenia — znanego również jako „check-in”. Każdy członek zespołu udostępnia osobiste lub zawodowe dobre wiadomości, na przykład sukces lub moment olśnienia z minionego tygodnia. Daje to wszystkim szansę na pełne zaangażowanie się w spotkanie, tworzy połączenia w zespole kierowniczym i rozpoczyna sesję w pozytywnym nastroju. 😊
Karta wyników
Czas: 5 minut
W tej sekcji omawiane są cele i kluczowe wyniki (OKR) — czyli kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) — które przyczyniają się do realizacji celów firmy. Właściciel każdego kluczowego wskaźnika po prostu informuje, czy wskaźnik jest „na dobrej drodze”, czy „nie na dobrej drodze”, bez podawania na tym etapie dalszych wyjaśnień. Jeśli wskaźnik nie jest na dobrej drodze, trafia on na listę problemów, które zostaną omówione w dalszej części spotkania.
Recenzja Rock
Czas: 5 minut
Rocks to cele kwartalne, a każdy członek zespołu jest zazwyczaj odpowiedzialny za trzy do pięciu z nich. Aktualizacje dotyczące Rocksów polegają wyłącznie na potwierdzeniu, czy wszystko idzie zgodnie z planem („on track”) czy nie („off track”), a wszelkie problemy są przenoszone na listę problemów. 🪨
Najważniejsze wiadomości dotyczące klientów i pracowników
Czas: 5 minut
Tutaj uczestnicy udostępniają wszelkie dobre lub złe wiadomości dotyczące pracowników lub klientów. Dobre wiadomości są świętowane, a złe trafiają bezpośrednio na listę problemów.
Lista zadań do zrobienia
Czas: 5 minut
Lista elementów do zrobienia obejmuje elementy do zrealizowania w ciągu 7 dni. W związku z tym wiele spraw omówionych na poprzednim spotkaniu zostało już zrealizowanych w poprzednim tygodniu. Podczas bieżącego spotkania uczestnicy oznaczają je jako „zrobione” lub „niezrobione”. Wszelkie elementy należące do tej drugiej kategorii można przenieść na następny tydzień, aby powrócić do nich na kolejnym spotkaniu, lub — jeśli stały się problemem — przenieść na listę problemów na ten tydzień.
Lista problemów
Czas trwania: 60 minut
Ta część spotkania, znana również jako Identify, Discuss, Solve (IDS®), poświęcona jest odkrywaniu prawdziwych przyczyn problemów, a następnie burzy mózgów w celu znalezienia sposobów ich rozwiązania. Po krótkim podsumowaniu problemów z listy z poprzedniego tygodnia oraz tych, które zostały dodane podczas bieżącego spotkania, uczestnicy głosują nad ich priorytetami. Następnie zajmują się trzema najważniejszymi sprawami, zaczynając od tej o największym znaczeniu. Wszelkie kolejne kroki są dodawane do listy zadań do zrobienia. Jeśli problem z listy nie zostanie rozwiązany w ciągu kilku tygodni, zostaje przeniesiony na listę długoterminową do omówienia podczas następnego spotkania kwartalnego.
Podsumowanie
Czas: 5 minut
Ostatnie kilka minut poświęcone jest przeglądowi listy zadań do zrobienia i kolejnych kroków. Uczestnicy ustalają również, jakie informacje należy przekazać pozostałym członkom organizacji. Na koniec dokonują oceny spotkania w skali od 1 do 10, a jeśli średnia wynosi mniej niż 8, omawiają, co mogliby zrobić inaczej następnym razem.
Dzięki tak przejrzystemu szablonowi L10 najważniejsze tematy są zawsze poruszane, a Ty za każdym razem powinieneś być gotowy na czas. ⏱️
10 wskazówek, jak usprawnić spotkania na poziomie 10
Teraz, gdy już wiesz, do czego dążysz, przyjrzyjmy się, jak podnieść poziom tych spotkań — i zaoszczędzić czas oraz wysiłek wszystkim uczestnikom.
1. Wykorzystaj w pełni narzędzia do prowadzenia spotkań
Nowoczesna technologia może być prawdziwym dobrodziejstwem — a oprogramowanie do zarządzania spotkaniami jest tego doskonałym przykładem.
Weźmy na przykład ClickUp Meetings. Ta internetowa platforma do spotkań oferuje listy kontrolne do planowania, szablony spotkań, narzędzia do sporządzania notatek, doskonałe zarządzanie zadaniami i wiele więcej — wszystko zaprojektowane tak, aby ułatwić Ci życie. Zacznij od szablonu spotkania ClickUp Level 10 i idź dalej.
Warto wiedzieć: Szablony ClickUp obejmują praktycznie każdą ewentualność. Od szablonów rozpoczęcia projektu, które pomogą Ci planować i ustalać priorytety, po szablony spotkań indywidualnych służące do zarządzania zespołem — już nigdy nie będziesz musiał zaczynać od zera.
2. Planuj strategicznie
Aby podkreślić znaczenie spotkania L10, organizuj je o tej samej porze co tydzień. Gdy jest ono stałym punktem w kalendarzu, uczestnicy nabierają nawyku przygotowywania się do niego, a ich zespoły uczą się planować inne spotkania wokół niego. 🗓️
Planowanie spotkań to bułka z masłem dzięki widokowi kalendarza w ClickUp. Po prostu ustaw cykliczne spotkanie, zapraszając wszystkich niezbędnych uczestników. Następnie wykonaj połączenie wszystkich dokumentów związanych ze spotkaniem z tym spotkaniem, aby każdy mógł je znaleźć.
3. Rozpowszechnij porządek obrad spotkania z wyprzedzeniem
Im wcześniej opublikujesz porządek obrad spotkania L10, tym więcej czasu wszyscy będą mieli na zebranie danych w celu przygotowania się do spotkania. Porządek obrad określa również jasne oczekiwania co do omawianych zagadnień, dzięki czemu wszyscy mogą się skupić na tym, co najważniejsze.
Skorzystaj z ClickUp Docs i szablonu ClickUp Agenda, aby przygotować porządek obrad na co tydzień. Sporządź porządek obrad samodzielnie lub współpracuj z całym zespołem, przy czym każdy użytkownik jest wyróżniony w systemie własnym ID. Wbudowane narzędzia do formatowania ułatwiają tworzenie profesjonalnie wyglądającego dokumentu końcowego bez dodatkowego wysiłku.
4. Trzymaj się harmonogramu spotkania
Częścią sekretu spotkania L10 jest ścisłe przestrzeganie procedury. Zaczyna się to od punktualnego rozpoczęcia — co z kolei oznacza zachęcanie uczestników do przybycia pięć minut wcześniej, aby się przygotować.
Dbaj o punktualność dzięki przypomnieniom ClickUp. Ustaw przypomnienie, aby podać uczestnikom podpowiedź dotyczącą przygotowania się do spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem, dzięki czemu nikt nie będzie się spieszył w ostatniej chwili, opóźniając spotkanie. Następnie ustaw kolejne przypomnienie, aby poinformować ich, że spotkanie wkrótce się rozpocznie, tak aby wszyscy zalogowali się i byli gotowi do rozpoczęcia o odpowiedniej porze. 🔔
5. Wykorzystaj narzędzia wizualne dla większej przejrzystości
Ustalanie priorytetów elementów na liście problemów to bardzo ważny krok w fazie IDS spotkania — a nie da się tego zrobić, jeśli nie wiesz, co jest priorytetowe. Stwórz przejrzystą listę, którą wszyscy będą mogli zobaczyć, aby mogli podejmować dobre decyzje.
Bardzo skutecznym sposobem na to jest wykorzystanie Tablicy ClickUp. Na początku sesji osoba prowadząca notatki może przenieść istniejące problemy z listy problemów na Tablicę. Narzędzia do współpracy ClickUp pozwalają każdemu na rejestrowanie zgłaszanych problemów w miarę ich pojawiania się, dzięki czemu zyskujesz kompletną listę, którą łatwo uporządkujesz według priorytetów, zanim przejdziesz do fazy rozwiązywania problemów podczas spotkania. Następnie po prostu odhaczaj elementy w miarę ich załatwiania.
6. Rób świetne notatki ze spotkań
Bardzo ważne jest sporządzenie dokładnego protokołu z przebiegu spotkania. Protokoły spotkań stanowią podstawę przyszłych spotkań, zapewniając ciągłość i postęp. Pełnią one również rolę ostatecznego rozstrzygnięcia w przypadku rozbieżności w pamięci uczestników co do przebiegu spotkania.
Dobre oprogramowanie do protokołów spotkań ma tu ogromne znaczenie. Możesz zacząć od użycia Notatnika ClickUp do sporządzania notatek podczas spotkania. Następnie poproś ClickUp AI o podsumowanie tych notatek i przekształcenie ich w protokół spotkania. Szablon protokołu spotkania ClickUp zapewnia gotową strukturę, gwarantując spójność wszystkich protokołów. 📝
7. Nagrywaj ważne wideo
Uczestnicy często udostępniają slajdy lub inne dokumenty podczas spotkań L10. Te materiały wizualne stanowią ważną część protokołu ze spotkania i często są rozsyłane jako osobne dokumenty przed lub po spotkaniu.
Ale jest na to prostszy sposób. ClickUp Clip rejestruje klipy wideo z ekranu, zakładki przeglądarki lub okna aplikacji — w tym nagranie głosowe, jeśli chcesz — aby zapewnić kontekst rozmowy. Klipy można zapisać jako część protokołu spotkania i udostępniać za pomocą publicznego linku, który odtwarza się bezpośrednio w przeglądarce.
8. Scentralizuj swoje czaty
Uczestnicy mogą mieć pytania lub sugestie przed spotkaniem albo chcieć dodać dodatkowe uwagi po jego zakończeniu. Możesz używać e-maila do prowadzenia tych rozmów, ale wątki mailowe nie zawsze są łatwe do znalezienia lub śledzenia, a ponadto są one oderwane od samego spotkania.
Zamiast tego utwórz dedykowany kanał z widokiem czatu ClickUp, dzięki czemu wszystko będzie scentralizowane i połączone na jednej platformie. Wykorzystaj kanał czatu do udostępniania aktualizacji lub zasobów oraz prowadzenia rozmów w czasie rzeczywistym. Możesz kontrolować, kto ma dostęp do Twojego kanału czatu, skonfigurować powiadomienia o nowych wiadomościach oraz przeglądać czat równolegle z pracą w ClickUp podczas przygotowań do spotkania. 💬
9. Usprawnij swój cykl pracy
Większość spotkań L10 generuje listę elementów do wykonania, które wymagają realizacji — ale często nie są realizowane. Sztuczka polegająca na ich wykonaniu polega na jak najszybszym włączeniu ich do cyklu pracy, a następnie śledzeniu ich aż do zakończenia.
ClickUp pozwala zamienić tekst z dowolnego dokumentu ClickUp Doc lub Tablicy w zadania ClickUp za pomocą jednego kliknięcia — nie musisz już kopiować i wklejać. Możesz na przykład tworzyć działania do wykonania lub przypisywać zadania bezpośrednio z Notatnika ClickUp, dokumentu Doc, Tablicy, czatu lub bardziej formalnych dokumentów, takich jak protokoły spotkań.
Następnie funkcja zarządzania projektami ClickUp przejmuje kontrolę nad tym zadaniem, pomagając Ci ustalić priorytety i płynnie wkomponować je w Twój cykl pracy. Może nawet wysyłać Ci powiadomienia, gdy zbliża się termin, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze do zakończenia zadania.
10. Wykorzystaj swoje rozwiązania technologiczne
Zamiast inwestować w nowe narzędzia do spotkań L10, wykorzystaj w pełni te, z których już korzystasz. Na przykład, jeśli Twój zespół kierowniczy preferuje Zoom lub Microsoft Teams albo jest przywiązany do Kalendarza Google, dostosuj się do tego w miarę możliwości.
ClickUp oferuje wiele integracji, w tym z Microsoft Teams i Zoom, a także z Apple, Outlookiem i Kalendarzem Google. Rozpocznij spotkanie na Zoomie bezpośrednio z poziomu zadania ClickUp lub zsynchronizuj zadania ClickUp z wybranym kalendarzem i nie tylko.
Bonus: Porównaj MS Teams z Zoom!
Prowadź wydajne i skuteczne spotkania Level 10
Spotkania L10 zostały opracowane przez EOS Worldwide w celu poprawy wydajności i efektywności spotkań. Odbywają się one o tej samej porze co tydzień, przebiegają według określonego szablonu i uczestniczy w nich cały zespół kierowniczy. 💯
Ten rodzaj spotkania koncentruje się przede wszystkim na dostosowaniu działań do celów strategicznych. Rozpoczyna się krótkim przeglądem sytuacji i szybką analizą postępów w odniesieniu do wskaźników z karty wyników, celów kwartalnych oraz cotygodniowych list zadań do wykonania. Następnie większość czasu spotkania poświęca się na zrozumienie i rozwiązanie problemów, które stoją na przeszkodzie w realizacji celów biznesowych.
Chociaż spotkania L10 są już znacznie bardziej efektywne niż większość spotkań, zawsze można je ulepszyć. Narzędzia do spotkań online, takie jak ClickUp, usprawniają każdy aspekt spotkań L10, oszczędzając czas i wysiłek na każdym kroku.
Zarejestruj się już dziś za darmo w ClickUp, aby codziennie osiągać więcej w krótszym czasie. 🙌