Jeśli chodzi o wybór i nadzorowanie projektów w organizacji, potrzebne są ramy zarządzania potokiem projektów. Zapewni to systematyczny sposób burzy mózgów, planowania projektów i śledzenia ich aż do zakończenia.
Czytaj dalej, aby poznać sześć scen zarządzania projektami, a także najlepsze praktyki, które doprowadzą Cię do powodzenia.
Co to jest zarządzanie projektami ?
Project Pipeline Management to systematyczne podejście do zarządzania projektami od ich koncepcji do zakończenia. Oznacza to, że zaczyna się jeszcze zanim projekt zostanie zdefiniowany i zaplanowany. Zaczyna się od pomysłu faza projektu kiedy to zespół po raz pierwszy przeprowadza burzę mózgów na temat projektów, które może chcieć realizować.
Zarządzanie projektami ma kluczowe znaczenie dla strategicznego planu firmy. Częścią tego procesu jest wybór z listy potencjalnych projektów:
- W jaki sposób pomogą one w spotkaniu celów strategicznych
- Dostępność zasobów, od budżetu projektu po członków teamu
- Czy powodzenierealizacja projektu doprowadzi do zwrotu z inwestycji
Jest to również klucz w ogólnym procesie zarządzania projektami poprzez wczesne uwzględnienie potencjalnych wąskich gardeł, osi czasu i celów projektu.
Sceny zarządzania projektami
Proces zarządzania projektami obejmuje sześć scen. Sceny te zapewniają ustrukturyzowane ramy do podejmowania decyzji, optymalizacji zasobów i wielu innych działań. Każdy z nich ma kluczowe znaczenie dla zarządzania przepływem projektów i celów strategicznych organizacji.
Przeanalizujmy każdą scenę bardziej szczegółowo.
1 Ideacja
Na scenie ideacji członkowie Teams i interesariusze generują nowe pomysły na projekt. Scena ta może obejmować:
- Sesje burzy mózgów zachęcające członków Teams do udostępniania pomysłów na nowe inicjatywy 🧠💡
- Opracowanie i przegląd podstawowych propozycji projektów
- Zbieranie informacji na temat potencjalnego budżetu projektu, osi czasu i wymagań dotyczących zasobów dla każdego pomysłu
Skupienie się na tych punktach może pomóc w wyborze odpowiednich projektów, którym należy nadać priorytet dla bieżących celów organizacyjnych. Idealnie byłoby śledzić źródło, datę powstania i informacje zwrotne dotyczące każdego pomysłu w celu późniejszego przeglądu.
Wizualna współpraca z członkami zespołu w ramach ClickUp Whiteboards w celu przeprowadzenia burzy mózgów i przekształcenia pomysłów w elementy, które można wykorzystać w praktyce
Pro tip: Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w uporządkowaniu notatek i ułatwić członkom zespołu współpracę i udostępnianie nowych pomysłów. Z
funkcja ta umożliwia wielu osobom prowadzenie burzy mózgów w czasie rzeczywistym przy użyciu obrazów, kształtów, notatek i rysunków odręcznych.
2. Pobór pracy
Na etapie przyjmowania prac opracujesz propozycje najlepszych projektów zidentyfikowanych podczas ideacji.
Celem jest zatwierdzenie najlepszych propozycji przez kierownictwo wyższego szczebla, które będzie musiało przedstawić szczegóły, takie jak:
- Oś czasu
- Zakres
- Cele końcowe
- Budżet projektu
- Niezbędne zasoby
- Rozwiązania potencjalnych zastrzeżeń lub wąskich gardeł
Możesz współpracować z członkami zespołu do zrobienia wstępnych badań i opracowania propozycji. Następnie możesz stworzyć formalną prezentację, którą przedstawisz klientom, interesariuszom lub kierownictwu wyższego szczebla.
Nie zaczynaj pracy od zera - wybierz gotowe opcje z Centrum szablonów lub stwórz własny szablon, z którego będzie mógł korzystać Twój zespół
Pro tip: Spróbuj użyć szablonu
aby zaoszczędzić czas i upewnić się, że nic nie zostanie pominięte podczas opracowywania propozycji i formalnych prezentacji. ClickUp udostępnia wiele gotowych szablonów lub umożliwia tworzenie własnych.
3. Bramki fazowe
Bramki fazowe to formalne przeglądy mające na celu ocenę postępu i dalszej rentowności projektu w miarę jego przechodzenia przez potok.
Po zatwierdzeniu projektu ustawisz bramki fazowe, aby upewnić się, że regularnie sprawdzasz, jak wszystko postępuje. Bramki fazowe są zazwyczaj zgodne z kamieniami milowymi projektu.
Na każdym etapie wszyscy interesariusze projektu ocenią, jak projekt radzi sobie w porównaniu z wcześniej zdefiniowanym planem. Ponadto grupa może również dokonać przeglądu:
- Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i inne metryki
- Zarządzanie zasobami i ich alokacja
- Bieżący status projektu
- Zgodność z planowanymi rezultatami
Jeśli projekt jest na dobrej drodze, ma duże szanse na kontynuowanie swojego postępu poprzez
cykl życia zarządzania projektami
. Jeśli nie, może zostać zakończony lub wstrzymany, aby zapobiec marnowaniu czasu i zasobów.
Łatwo zauważaj krytyczne punkty projektu dzięki kamieniom milowym ClickUp i używaj pogrubionych, diamentowych ikon, aby wszyscy skupili się na kluczowych celach
Wskazówka dla profesjonalistów: Wizualizuj, jak daleko projekty znajdują się między bramkami faz za pomocą
aby wszyscy byli na bieżąco. Pomagają one wizualizować połączenie różnych zadań z celami projektu i mogą być przeglądane z pulpitów, widoku Gantta lub Tablicy.
4 Planowanie projektu
Na scenie planowania projektu zaczynasz kształtować swój projekt i decydujesz, jakie prace należy zrobić i kiedy.
Planowanie projektu to szczegółowy proces, który może obejmować takie rzeczy jak:
- Tworzenie zadań i podzadań projektu
- Przypisywanie obowiązków, ról i zadań każdemu członkowi teamu
- Tworzenie terminów dla każdego zadania i podzadania
- Planowanie regularnych odpraw w celu monitorowania postępów między etapami
- Przeglądanie i ulepszanie standaryzacja procesów w celu zapewnienia wydajności i produktywności operacji
Upewnij się, że każdy członek zespołu ma jasność co do celów projektu i nikt nie bierze na siebie więcej pracy, niż jest w stanie wykonać. Będziesz także chciał stworzyć plan monitorowania realizacji zadań każdego członka zespołu, aby zidentyfikować i uniknąć wąskich gardeł w trakcie postępu projektu.
Przeglądaj zadania i projekty jednym rzutem oka i bez wysiłku przeciągaj i upuszczaj zadania, sortuj i filtruj za pomocą w pełni konfigurowalnego widoku Tablicy Kanban
Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj narzędzi do zarządzania projektami, aby zarządzać przepływem pracy swojego zespołu i ustawić automatyzację codziennych zadań. Wiele narzędzi zapewnia również
szablony do zarządzania projektami
aby ułatwić tworzenie takich rzeczy jak wykresy Gantta i tablice Kanban.
5. Projekt w trakcie realizacji
W trakcie realizacji projektu rozpoczyna się jego scena wykonania. Nadszedł czas, aby Twój zespół rozpoczął pracę i zakończył zadania, aby każdego dnia przybliżać projekt do zakończenia.
Jest to scena wysokiego ciśnienia, która obejmuje takie rzeczy jak:
- Aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące postępów w realizacji zadań i podzadań
- Regularne spotkania zespołu, aby wszyscy byli na bieżąco
- Aktualizacje dat zakończenia zadań i innych szacunków dotyczących osi czasu projektu
- Pomiar wskaźników KPI i śledzenie wydajności projektu
- Tworzenie raportów z postępu prac w celu udostępniania ich interesariuszom 📈
- Identyfikacja i rozwiązywanie wąskich gardeł i innych potencjalnych obszarów problemowych
Jest to najbardziej czasochłonna scena. Zależnie od liczby celów projektu, przejście do kolejnej fazy może zająć miesiące lub lata.
Rozbij cele, zadania, punkty zwinne i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym pulpicie ClickUp 3.0
Wskazówka dla profesjonalistów: Używaj
jako centrum kontroli misji Twojego projektu. Dzięki ponad 50 dostępnym widżetom będziesz mógł śledzić cele, mieć oko na kluczowe wskaźniki, monitorować postępy w czasie rzeczywistym i nie tylko.
Zakończone projekty
Ta scena nie wymaga wyjaśnień - projekt został zakończony i dostarczony, a to jest
! 🥳🏆
Po świętowaniu powodzenia projektu nadszedł czas na ocenę jego przebiegu. Jako PM możesz poprowadzić członków zespołu do dyskusji na takie tematy jak:
- Wyniki projektu
- Wydajność teamu
- Problemy i wąskie gardła
Pozwala to zobaczyć, gdzie można było lepiej wykonać projekt, aby przynieść korzyści w przyszłych projektach.
Warto również przeanalizować mocne i słabe strony każdego członka zespołu podczas indywidualnych spotkań zakończonych projektem.
Ożyw retrosy swojego zespołu dzięki naszemu kreatywnemu szablonowi Doc, aby zachęcić członków zespołu do głębszego zapoznania się z ich projektami
Pro tip: Spraw, aby sesje retrospektywne Twojego zespołu projektowego były bardziej angażujące dzięki technice 4Ls - to skrót od "kochany", "wytęskniony", "znienawidzony" i "nauczony"
Szablon 4Ls Retro firmy ClickUp
ułatwia Twojemu zespołowi refleksję i podsumowanie kluczowych wniosków, które można zastosować w przyszłych projektach.
Zarządzanie portfelem projektów vs. Zarządzanie potokiem projektów
Zarządzanie portfelem projektów
odnosi się do zarządzania całym zbiorem projektów (lub portfolio projektów), które są w toku dla zespołu lub firmy. Może to obejmować
- Ustalanie priorytetów projektów
- Monitorowanie projektów w trakcie realizacji
- Mierzenie wydajności całego portfolio
- Uwzględnianie celów długoterminowych
Różni się to od zarządzania projektami, które koncentruje się na burzy mózgów i wyborze potencjalnych projektów przed ich rozpoczęciem. Projekty, które zostaną wybrane do realizacji, staną się częścią portfolio projektów.
Najlepsze praktyki efektywnego zarządzania projektami
Te najlepsze praktyki mają na celu zapewnienie płynnego cyklu pracy podczas identyfikacji, oceny, wyboru i realizacji projektów. Każda organizacja jest inna, więc nie wahaj się dostosować tych najlepszych praktyk do konkretnych potrzeb lub dodać do nich w miarę uczenia się, rozwoju i innowacji.
Kładź nacisk na optymalizację zasobów
Zobacz obciążenie pracą zespołu na pierwszy rzut oka, aby lepiej oddelegować lub ponownie przydzielić zadania i szybko zrozumieć, kto ma za mało lub za dużo pracy
Efektywnie przydzielaj zasoby, aby zmaksymalizować wartość każdego projektu. Zasoby, które należy wziąć pod uwagę, obejmują budżet, siłę roboczą i materiały.
Zastosowanie metodologii Agile
Grupuj, filtruj lub ukrywaj zadania na wykresach Gantta w ClickUp 3.0, aby śledzić i połączyć cykle pracy we wszystkich swoich zadaniach Zwinne zarządzanie projektami jest elastyczne i umożliwia zespołowi szybkie reagowanie na zmiany w miarę postępu projektu. Możesz wdrożyć tablice Kanban, wykresy Gantta i inne metodologie Agile. Następnie porównaj wyniki z projektami realizowanymi bez podejścia Agile.
Priorytetyzuj projekty w jasny sposób
Szybkie ustawienie priorytetu zadania w zadaniu, aby poinformować, co wymaga uwagi w pierwszej kolejności
Ustalenie prostych kryteriów priorytetyzacji projektów może zaoszczędzić czas i zasoby podczas zarządzania projektami. Weź pod uwagę takie kwestie, jak dostępność zasobów, potencjalny zwrot z inwestycji, prognozy dotyczące potoku sprzedaży i dostosowanie organizacyjne.
Realizuj projekty regularnie
Ciągła ocena może pomóc Teams dostosować się do zmieniających się warunków organizacyjnych, potrzeb i priorytetów. Regularnie przeglądaj i ponownie oceniaj bieżące, potencjalne i przyszłe projekty, aby upewnić się, że koncentrujesz się na tym, na czym powinieneś.
zaangażowanie interesariuszy
Wspieranie przejrzystej komunikacji z interesariuszami pomaga zapewnić zgodność z ich potrzebami i oczekiwaniami. Dzięki wyczyszczonej komunikacji interesariusze są informowani i angażowani przez cały cykl życia projektu.
Bądź proaktywny w zarządzaniu ryzykiem
Regularnie przeprowadzaj odprawy, aby zidentyfikować i złagodzić ryzyko związane z projektem, aby ograniczyć zakłócenia. Jest to niezbędne dla
zarządzanie projektami marketingowymi
i inne projekty, które wymagają niemal natychmiastowej reakcji na ryzyko w celu zminimalizowania strat.
Podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Podejmowanie decyzji w oparciu o wskaźniki KPI i inne wiarygodne dane mierzące powodzenie projektu. Mogą to być raportowania od zespołu sprzedaży, wskaźniki terminowości zakończonych zadań, obciążenie zasobów, odchylenia budżetowe i inne.
Wspieranie współpracy międzyfunkcyjnej
Połącz komunikację zespołu w jednej przestrzeni dzięki ClickUp Chat i udostępniaj aktualizacje, połącz zasoby i współpracuj bez wysiłku
Wdrażaj strategie i aplikacje zachęcające do komunikacji i pracy zespołowej między zespołami i działami. Może to oznaczać wybór oprogramowania do zarządzania projektami lub CRM, które jest przydatne dla każdego działu, planowanie codziennych spotkań typu stand-up lub coś innego. 🤝
Kładź nacisk na ciągłe doskonalenie
Promocja kultury ciągłego doskonalenia zachęca członków zespołu do uczenia się na błędach i wkładania serca w każdy projekt. Kładź nacisk na wyciąganie wniosków z poprzednich projektów, stosowanie najlepszych praktyk, zapisywanie zdobytych doświadczeń i przeprowadzanie burzy mózgów z członkami zespołu w celu zidentyfikowania słabych punktów organizacji.
Używaj oprogramowania do zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia scentralizowaną widoczność osi czasu, statusów i alokacji zasobów, co usprawnia zarządzanie potokiem projektów, w co trudno uwierzyć.
Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami może ułatwić współpracę, usprawnić podejmowanie decyzji, poprawić relacje z interesariuszami i usprawnić pracę zespołu.
Zwiększ wydajność poprzez usprawnienie zadań i wykorzystanie adaptowalnych widoków ClickUp do organizowania i monitorowania wszystkich rodzajów pracy ClickUp do zarządzania projektami wyróżnia się jako najlepsze oprogramowanie do zarządzania potokiem projektów i na każdym kroku procesu zarządzania projektami. Posiada kompleksowy zestaw funkcji, w tym konfigurowalne statusy zadań, widoki portfolio, współpracę w czasie rzeczywistym i płynne opcje integracji.
ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc ci dokładnie monitorować postępy w realizacji projektów, zbierać informacje zwrotne, automatyzować pracę ręczną i oszczędzać czas na każdym kroku.
Widok całej mapy drogowej projektu i zarządzanie osią czasu za pomocą tego szablonu
Użyj szablonu Szablon mapy drogowej projektu ClickUp do śledzenia wszystkich ruchomych części w procesie zarządzania projektami. Jest on pełen narzędzi potrzebnych do zapewnienia powodzenia projektu i jest tylko jednym z ponad 1000 szablonów zaprojektowanych, aby ułatwić Ci życie.
Najczęściej zadawane pytania
**1. Co to jest zarządzanie projektami rurociągowymi?
Zarządzanie projektami to systematyczne planowanie, realizacja i monitorowanie projektów w organizacji. Ma na celu zapewnienie zgodności projektów z celami strategicznymi w trakcie ich postępu od pomysłu do zakończenia.
**2. Czym jest faza pipeline w zarządzaniu projektami?
Faza pipeline w zarządzaniu projektami to etap, w którym potencjalne projekty są identyfikowane, oceniane, priorytetyzowane i realizowane. Faza ta jest obsługiwana za pomocą najlepszych praktyk zarządzania projektami, ponieważ PM prowadzi projekt przez każdą scenę (ideacja, przyjęcie pracy, bramki fazowe, planowanie projektu, projekt w toku i zakończenie projektu).
3. Jakie są korzyści z zarządzania projektami ?
Korzyści płynące z zarządzania projektami obejmują lepsze dostosowanie organizacyjne, optymalizację zasobów i usprawnienie procesu decyzyjnego. Zapewnia to również zwiększenie wskaźników powodzenia projektów i wydajności organizacyjnej.
Zostań mistrzem zarządzania projektami
Tworzenie wydajnego potoku zarządzania projektami jest jednym z najlepszych uczuć, jakie można odczuwać jako PM. Satysfakcjonujące jest obserwowanie, jak zoptymalizowane projekty przechodzą od pomysłu do zakończenia.
Skuteczne zarządzanie projektami ma kluczowe znaczenie dla powodzenia organizacji. Zapewnia strategiczne dostosowanie, optymalizację zasobów i terminową realizację, skutecznie napędzając innowacje i zapewniając przewagę konkurencyjną. ✨
ClickUp jest niezastąpionym narzędziem, oferującym solidne funkcje dostosowane do zarządzania projektami. Umożliwia organizacjom usprawnienie cyklu pracy, poprawę współpracy i podejmowanie decyzji opartych na danych, aby zmaksymalizować wydajność i powodzenie inicjatyw projektowych.
A tak, i jest Free! 🤑
Na co czekasz? Zarejestruj się w ClickUp dzisiaj.