Kiedy uczestniczysz w spotkaniu strategicznym — czy to w całej firmie, czy w swoim zespole — pewnie widziałeś slajdy z celami i kluczowymi wynikami (OKR) oraz kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI).
Firmy polegają na nich nie bez powodu — zapewniają one oparte na danych, ilościowe podejście do procesu zarządzania wydajnością.
79% firm co roku opracowuje i wdraża wskaźniki KPI.
Ale oto najważniejsze pytanie: kiedy należy stosować OKR, a kiedy KPI?
W tym blogu omówimy kluczowe różnice między nimi (na podstawie rzeczywistych przykładów) i pokażemy, jak zintegrować oba modele z procesami w firmie, aby uzyskać maksymalne korzyści.
Czym jest OKR?
OKR (Objectives and Key Results) odnosi się do modelu ustalania celów stosowanego przez organizacje (i zespoły) w celu definiowania celów i mierzenia wydajności.
Ogólnie rzecz biorąc, OKR składa się z trzech elementów:
- Cel: jakościowe stwierdzenie opisujące to, co chcesz osiągnąć.
- Kluczowe wyniki: ilościowe wskaźniki mierzące postępy w realizacji celu.
- Inicjatywy: strategia (konkretne projekty lub zadania), która pomoże osiągnąć kluczowe wyniki.
OKR zapewniają poczucie celu, kierunku i własności. Motywują zespoły do skupienia się na tym, co najważniejsze, bez rozpraszania się dziesiątkami zadań o niskim priorytetie i niewielkim znaczeniu, które znajdują się na liście rzeczy do zrobienia.
Oto kilka scenariuszy, w których OKR sprawdzają się dobrze:
- Planowanie kwartalne: Pomagają zespołom ustalać priorytety wysiłków i skupiać się na najważniejszych inicjatywach w danym kwartale.
- Inicjatywy strategiczne: Wykorzystanie OKR podczas uruchamiania nowych projektów lub inicjatyw może pomóc w ustaleniu jasnych celów, poprawie przejrzystości między zespołami międzyfunkcyjnymi i zapewnieniu, że wszyscy pracują nad osiągnięciem tego samego wyniku końcowego.
- Oceny wydajności: dostarczają mierzalne dane do ocen wydajności, umożliwiając bardziej obiektywne i wnikliwe informacje zwrotne, pozbawione osobistych uprzedzeń.
A teraz przyjrzyjmy się, jak można ustawić i śledzić OKR:
- Zacznij od jasnego zrozumienia wizji i celów strategicznych swojej organizacji, łącząc swoje OKR z nadrzędną misją.
- Określ od 2 do 4 ambitnych i osiągalnych celów, które odzwierciedlają to, co chcesz osiągnąć w określonym czasie (zazwyczaj kwartalnym).
- Dla każdego celu ustawienie od 3 do 5 mierzalnych kluczowych wyników (wskaźników), które będą służyć do śledzenia postępów.
- Stwórz plan działania, aby wszyscy członkowie zespołu zrozumieli, w jaki sposób OKR są powiązane z indywidualnymi obowiązkami.
- Regularnie sprawdzaj postępy w realizacji kluczowych wyników podczas cotygodniowych lub odbywających się co dwa tygodnie spotkań.
- Omów, co się sprawdziło, a co nie; wykorzystaj te spostrzeżenia, aby udoskonalić przyszłe OKR.
Przykłady OKR
Skoro omówiliśmy już OKR i sytuacje, w których mogą one przynieść korzyści Twojej organizacji, przyjrzyjmy się teraz kilku konkretnym przykładom OKR.
⚒️ Przykład 1: Zarządzanie projektami
- Cel: Poprawa efektywności realizacji projektów Kluczowy wynik 1: Skrócenie czasu zakończenia projektu o 20% Kluczowy wynik 2: Osiągnięcie odchylenia budżetu projektu poniżej 5% Kluczowy wynik 3: Zwiększenie wskaźnika satysfakcji interesariuszy do co najmniej 90% Inicjatywa: Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami w celu śledzenia zadań, terminów i postępów w czasie rzeczywistym Inicjatywa: Stworzenie szablonów do wielokrotnego użytku dla planów projektów, ocen ryzyka i planów komunikacji w celu ograniczenia pracy ręcznej
- Kluczowy wynik 1: Skrócenie czasu zakończenia projektu o 20%.
- Kluczowy wynik 2: Osiągnij odchylenie budżetu projektu poniżej 5%.
- Kluczowy wynik 3: Zwiększenie poziomu satysfakcji interesariuszy do co najmniej 90%.
- Inicjatywa: Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić zadania, terminy i postępy w czasie rzeczywistym.
- Inicjatywa: Twórz szablony wielokrotnego użytku dla planów projektów, ocen ryzyka i planów komunikacji, aby ograniczyć pracę ręczną.
- Kluczowy wynik 1: Skrócenie czasu zakończenia projektu o 20%.
- Kluczowy wynik 2: Osiągnij odchylenie budżetu projektu poniżej 5%.
- Kluczowy wynik 3: Zwiększenie poziomu satysfakcji interesariuszy do co najmniej 90%.
- Inicjatywa: Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić zadania, terminy i postępy w czasie rzeczywistym.
- Inicjatywa: Twórz szablony do wielokrotnego użytku dla planów projektów, ocen ryzyka i planów komunikacji, aby ograniczyć pracę ręczną.
🔮 Przykład 2: Planowanie strategiczne
- Cel: Rozszerzenie obecności na rynku azjatyckim Kluczowy wynik 1: Osiągnięcie 15% udziału w rynku azjatyckim w ciągu jednego roku Kluczowy wynik 2: Wprowadzenie na rynek trzech nowych produktów niestandardowych dostosowanych do potrzeb rynków azjatyckich Kluczowy wynik 3: Nawiązanie współpracy z pięcioma lokalnymi dystrybutorami Inicjatywa: Rozpoczęcie lokalnych kampanii marketingowych na kluczowych rynkach azjatyckich z wykorzystaniem komunikatów dostosowanych do lokalnej kultury Inicjatywa: Analiza cen konkurencji i opracowanie konkurencyjnej strategii cenowej w celu pozyskania nowych klientów
- Kluczowy wynik 1: Osiągnięcie 15% udziału w rynku azjatyckim w ciągu jednego roku.
- Kluczowy wynik 2: Wprowadzenie trzech nowych produktów dostosowanych do rynków azjatyckich.
- Kluczowy wynik 3: Nawiąż współpracę z pięcioma lokalnymi dystrybutorami.
- Inicjatywa: Rozpocznij zlokalizowane kampanie marketingowe na kluczowych rynkach azjatyckich, wykorzystując komunikaty dostosowane do lokalnej kultury.
- Inicjatywa: Przeanalizuj ceny konkurencji i opracuj konkurencyjną strategię cenową, aby przyciągnąć nowych klientów.
- Kluczowy wynik 1: Osiągnięcie 15% udziału w rynku azjatyckim w ciągu jednego roku.
- Kluczowy wynik 2: Wprowadzenie trzech nowych produktów dostosowanych do rynków azjatyckich.
- Kluczowy wynik 3: Nawiąż współpracę z pięcioma lokalnymi dystrybutorami.
- Inicjatywa: Rozpocznij zlokalizowane kampanie marketingowe na kluczowych rynkach azjatyckich, wykorzystując komunikaty dostosowane do lokalnej kultury.
- Inicjatywa: Przeanalizuj ceny konkurencji i opracuj konkurencyjną strategię cenową, aby przyciągnąć nowych klientów.
🎧 Przykład 3: Wyniki obsługi klienta
- Cel: Poprawa jakości obsługi klienta Kluczowy wynik 1: Skrócenie średniego czasu odpowiedzi na zapytania klientów o 30% Kluczowy wynik 2: Zwiększenie oceny satysfakcji klientów w ankietach do ponad 85% Kluczowy wynik 3: Rozwiązanie co najmniej 90% zgłoszeń serwisowych przy pierwszym kontakcie Inicjatywa: Zintegrowanie chatbota opartego na AI z witryną internetową w celu zapewnienia natychmiastowych odpowiedzi na rutynowe pytania Inicjatywa: Zapewnienie odpowiedniego poziomu zatrudnienia w godzinach szczytu i wdrożenie wielopoziomowego systemu wsparcia w celu obsługi różnych poziomów zapytań klientów
- Kluczowy wynik 1: Skrócenie średniego czasu odpowiedzi na zapytania klientów o 30%.
- Kluczowy wynik 2: Zwiększenie ocen satysfakcji klientów w ankietach do ponad 85%.
- Kluczowy wynik 3: Rozwiązanie co najmniej 90% zgłoszeń wsparcia przy pierwszym kontakcie
- Inicjatywa: Zintegruj chatbota opartego na AI ze swoją stroną internetową, aby zapewnić natychmiastowe odpowiedzi na rutynowe zapytania.
- Inicjatywa: Zapewnienie odpowiedniego poziomu zatrudnienia w godzinach szczytu i wdrożenie wielopoziomowego systemu wsparcia w celu obsługi różnych poziomów zapytań klientów.
- Kluczowy wynik 1: Skrócenie średniego czasu odpowiedzi na zapytania klientów o 30%.
- Kluczowy wynik 2: Zwiększenie ocen satysfakcji klientów w ankietach do ponad 85%.
- Kluczowy wynik 3: Rozwiązanie co najmniej 90% zgłoszeń wsparcia przy pierwszym kontakcie
- Inicjatywa: Zintegruj chatbota opartego na AI ze swoją stroną internetową, aby zapewnić natychmiastowe odpowiedzi na rutynowe zapytania.
- Inicjatywa: Zapewnij odpowiednią liczbę pracowników w godzinach szczytu i wdroż wielopoziomowy system wsparcie, aby obsługiwać różne poziomy zapytań klientów.
📚 Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie OKR (recenzje i ceny)
Czym jest KPI?
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) to samodzielne, wymierne miary, które pokazują, jak skutecznie organizacja osiąga określony cel biznesowy. Przykłady KPI obejmują przychody, wskaźnik odejść klientów, ruch na stronie internetowej i rotację pracowników.
Istnieją dwa rodzaje kluczowych wskaźników wydajności (KPI) — wskaźniki wyprzedzające (wskaźniki prognostyczne) i wskaźniki opóźnione (wskaźniki refleksyjne).
Wskaźniki wyprzedzające mogą pomóc organizacjom w przewidywaniu przyszłych wyników, natomiast wskaźniki opóźnione dostarczają informacji opartych na wynikach z przeszłości (danych historycznych).
Organizacje stosują KPI w wielu różnych ustawieniach:
- Finansowe KPI: mierzą wyniki finansowe, takie jak wzrost przychodów lub marże zysku.
- Operacyjne KPI: oceniaj wydajność operacyjną, np. koszty produkcji lub czas cyklu.
- KPI dotyczące klientów: oceniaj satysfakcję i zaangażowanie klientów, np. za pomocą wskaźnika Net Promoter Score (NPS) lub wskaźnika utrzymania klientów.
- KPI pracowników: monitoruj zaangażowanie pracowników i sprawdzaj ich wyniki, w tym wskaźniki rotacji lub wyniki satysfakcji pracowników.
Oto krótki przewodnik po wdrażaniu wskaźników KPI:
- Określ cele: ustal, co chcesz osiągnąć na poziomie organizacji, działu lub poszczególnych osób.
- Wybierz odpowiednie wskaźniki KPI: wybierz wskaźniki KPI, które są zgodne z Twoimi celami i dostarczają praktycznych informacji.
- Wyznacz cele: ustal jasne cele dla każdego KPI, aby zdefiniować i zmierzyć powodzenie.
- Gromadź dane: wdroż systemy gromadzenia i analizowania danych związanych z wybranymi wskaźnikami KPI.
- Monitoruj postępy: regularnie sprawdzaj wyniki KPI, żeby ocenić postępy i wprowadzić niezbędne zmiany.
- Komunikuj wyniki: udostępniaj wynikami KPI z interesariuszami, aby zwiększyć przejrzystość i odpowiedzialność.
👀 Czy wiesz, że... 80% Twoich wyników pochodzi z 20% Twoich wysiłków. Skup się więc na niewielkiej liczbie kluczowych wskaźników KPI, które mają największy wpływ.
Przykłady KPI
📌 Wskaźniki oceny wydajności
- Przychody ze sprzedaży: mierzy łączną liczbę zamkniętych transakcji i przychody wygenerowane przez pracownika.
- Zadowolenie klientów: mierzy poziom zadowolenia klientów z usług świadczonych przez pracowników — wynik CSAT.
- Obecność na spotkaniach: mierzy obecność pracownika na spotkaniach i sesjach szkoleniowych.
📌 Wskaźniki wydajności biznesowej
- Wzrost przychodów: mierzy procentowy wzrost przychodów w określonym okresie.
- Wskaźnik rezygnacji klientów: mierzy odsetek klientów, którzy zaprzestają współpracy z firmą.
- Udział w rynku: mierzy procentowy udział firmy w rynku.
- Zwrot z inwestycji (ROI): mierzy rentowność inwestycji.
📮 ClickUp Insight: 78% respondentów naszej ankiety ma trudności z utrzymaniem motywacji do realizacji długoterminowych celów. Nie jest to brak motywacji — tak po prostu działa nasz mózg! Aby utrzymać motywację, musimy widzieć osiągnięcia. 💪Właśnie w tym pomaga ClickUp.
Śledź osiągnięcia za pomocą ClickUp Kamienie Milowe, uzyskaj natychmiastowy przegląd postępów dzięki podsumowaniom i pozostań skupiony dzięki inteligentnym przypomnieniom w ClickUp; wizualizacja tych małych sukcesów buduje motywację na dłuższą metę.
💫 Rzeczywiste wyniki: Użytkownicy ClickUp dokonują raportowania, że mogą wykonać o około 10% więcej pracy bez przeciążenia.
Różnica między OKR a KPI
Teraz, gdy wiemy już, jakie korzyści dla organizacji mogą przynieść OKR i KPI oraz jak je ustawić, przejdźmy do szczegółów i przyjrzyjmy się ich odrębnym celom.
| Aspekt | OKR | KPI |
| Ustawianie celów | Ambitne, jakościowe cele z ilościowym wsparciem kluczowych wyników | Konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie (SMART) wskaźniki |
| Cel | Określ kierunek strategiczny i zainspiruj do działania. | Śledź postępy w realizacji określonych celów. |
| Zakres | Ogólne cele | Wąskie, konkretne wskaźniki |
| Ramy czasowe | Zazwyczaj co kwartał | Może dotyczyć różnych ram czasowych — dziennych, tygodniowych, miesięcznych i innych. |
| Elastyczność | Bardziej elastyczne i dostosowujące się do zmieniających się okoliczności, często ustanawiane na dłuższe okresy. | Mniejsza elastyczność |
Ustawianie celów
OKR kładzie nacisk na jakościowe, ambitne, długoterminowe cele, które inspirują i stanowią wyzwanie dla organizacji. Koncentruje się na tym, „co” organizacja chce osiągnąć, np. „zwiększyć udział w rynku” lub „stać się liderem branży pod względem satysfakcji klientów”.
Z kolei KPI koncentrują się na wskaźnikach SMART i sposobach osiągnięcia bardzo konkretnego celu, takiego jak „zwiększenie liczby odwiedzin strony internetowej o 15% do przyszłego miesiąca”.
🧠 Ciekawostka: Niektórzy eksperci nazywają OKR „KPI z duszą”, ponieważ dodają one kontekst i cel do wskaźników, łącząc wyniki z misją organizacji w sposób połączony.
Cel
OKR to super narzędzie do określania strategicznego kierunku, motywowania do działania i koordynowania zespołów w organizacji. Pomaga w udostępnianiu celów organizacji, motywuje pracowników i buduje kulturę odpowiedzialności.
Wskaźniki KPI są bardziej zorientowane na podejmowanie decyzji. Ich głównym celem jest śledzenie postępów, mierzenie wydajności i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy w ramach konkretnego procesu lub aspektu działalności oraz wsparcie podejmowania decyzji opartych na danych.
Zakres
OKR zazwyczaj zapewniają ramy wysokiego poziomu, które wyznaczają ogólną wizję strategiczną dla organizacji, zespołu lub projektu.
👉🏼 Przykładowo, OKR może brzmieć: „Zwiększenie udziału w rynku w regionie europejskim” lub „Wprowadzenie nowego produktu, który osiągnie 10 000 pobrań w pierwszym kwartale”.
Wskaźniki KPI zapewniają szczegółowy wgląd w konkretne obszary działalności, takie jak sprzedaż, marketing, przychody lub wydajność pracowników. Koncentrują się one na węższych, bardziej szczegółowych wskaźnikach, które zapewniają szczegółowy widok wydajności.
👉🏼 Na przykład dla zespołu sprzedaży wskaźniki KPI związane z OKR „Zwiększenie udziału w rynku w regionie europejskim” mogą obejmować „Zwiększenie przychodów ze sprzedaży w Europie o 15%” lub „Rozszerzenie kanałów dystrybucji w trzech nowych krajach europejskich”.
Ramy czasowe
OKR działają najlepiej, gdy są planowane długoterminowo, zazwyczaj na co najmniej jeden kwartał. Taki przedział czasowy zapewnia równowagę między krótkoterminowymi celami a długoterminowym kierunkiem strategicznym, umożliwiając regularne przeglądy i dostosowania, dzięki czemu organizacja pozostaje na właściwej drodze i jest w stanie dostosować się do zmian.
Z drugiej strony, wskaźniki KPI są bardziej elastyczne. Wymagają one jedynie określenia ram czasowych i mogą być śledzone w ciągu dni, tygodni, a nawet lat, podobnie jak powszechnie stosowany wskaźnik rocznych przychodów cyklicznych (ARR) w większości organizacji.
👉🏼 Instancja, na przykład, dzienny ruch na stronie internetowej pomaga monitorować krótkoterminowe trendy, podczas gdy wskaźnik rezygnacji klientów jest zazwyczaj mierzony miesięcznie lub rocznie. Ta elastyczność pozwala firmom śledzić wydajność na różnych poziomach szczegółowości, uzyskując wgląd zarówno w bieżące postępy, jak i długoterminowe trendy.
Elastyczność
OKR są z natury elastyczne i można je dostosować do indywidualnych potrzeb i warunków każdej organizacji. Opierają się one na celach, misji i wizji firmy. Ta elastyczność pozwala na wprowadzanie zmian w celu odzwierciedlenia zmieniających się warunków rynkowych, pojawiających się możliwości i nieoczekiwanych wyzwań.
👉🏼 Na przykład, jeśli konkurent wprowadza na rynek przełomowy nowy produkt, organizacja może szybko dostosować swoje OKR, aby zareagować na najnowsze zagrożenie i utrzymać przewagę konkurencyjną.
Z drugiej strony, wskaźniki KPI powinny zasadniczo pozostawać spójne w czasie, aby zapewnić miarodajne porównania trendów wydajności i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Częste zmiany wskaźników KPI mogą utrudniać dokładne śledzenie postępów, identyfikację przyczyn problemów z wydajnością oraz wykazanie wpływu inicjatyw mających na celu poprawę.
OKR, KPI i KRA
Innym modelem, który często mylony jest z OKR i KPI, jest KRA (Key Result Areas). KRA to cele SMART, które organizacje wyznaczają do śledzenia postępów i powodzenia w różnych rolach. Wymieniają listę głównych obowiązków związanych z konkretnym stanowiskiem lub rolą.
Podsumowując:
- KRA definiują kluczowe obszary, w których organizacja musi osiągać doskonałe wyniki.
- OKR wyznaczają ambitne cele w kluczowych obszarach.
- KPI śledzą postępy w realizacji tych celów.
OKR, KPI i MBO
Podobnie MBO (zarządzanie przez cele) to ramy często stosowane wraz z KPI i OKR do śledzenia wydajności. MBO to proces, w którym kierownicy i poszczególni członkowie zespołu wspólnie ustalają cele, dostosowując cele indywidualne do szerszych celów organizacyjnych.
👉🏼 Załóżmy, że zespół marketingowy chce zwiększyć świadomość marki nowej linii ekologicznej odzieży sportowej:
- OKR miałoby na celu stanie się wiodącą marką ekologicznej odzieży sportowej w celu docelowym.
- KPI mierzyłoby całkowity ruch na stronie internetowej ze wszystkich źródeł.
- MBO to indywidualny cel dla każdego członka zespołu marketingowego, np. zwiększenie ruchu o 25% w ciągu następnego kwartału za pomocą płatnych reklam.
📚 Przeczytaj również: OKR a MBO
Integracja OKR i KPI w zarządzaniu projektami
Włączając OKR i KPI do swojego systemu zarządzania projektami, możesz powiązać każdy z poszczególnych projektów z głównym, nadrzędnym celem. Jednocześnie dane zebrane za pomocą KPI umożliwiają podejmowanie decyzji opartych na danych w całym cyklu życia projektu.
ClickUp, kompleksowa aplikacja do pracy, łączy wszystkie funkcje związane z wyznaczaniem celów, śledzeniem postępów i zarządzaniem projektami w jednym miejscu, ułatwiając monitorowanie wydajności.
📮 ClickUp Insight: Myślisz, że Twoja lista rzeczy do zrobienia działa? Zastanów się jeszcze raz. Nasze badanie pokazuje, że 76% profesjonalistów korzysta z własnego systemu ustalania priorytetów do zarządzania zadaniami. Jednak ostatnie badania potwierdzają, że 65% pracowników skupia się na łatwych zadaniach, a nie na zadaniach o wysokiej wartości, bez skutecznego ustalania priorytetów.
Priorytety zadań ClickUp zmieniają sposób wizualizacji i realizacji złożonych projektów, ułatwiając wyróżnienie zadań o kluczowym znaczeniu. Dzięki opartym na sztucznej inteligencji cyklom pracy i niestandardowym oznaczeniom priorytetów w ClickUp zawsze będziesz wiedzieć, od czego zacząć.
Przyjrzyjmy się, jak można wdrożyć OKR i KPI w systemie zarządzania projektami.
Zdefiniuj OKR na poziomie projektu
Zacznij od przeanalizowania ogólnych celów strategicznych swojej organizacji i odpowiednich OKR na poziomie firmy. Następnie zadaj sobie pytanie, w jaki sposób konkretny projekt może przyczynić się do osiągnięcia tych wyższych celów.
Możesz również przeprowadzić sesję burzy mózgów z zespołem kierowniczym, aby zebrać opinie na temat potencjalnych OKR na poziomie projektu. Pamiętaj, że celem jest wyznaczenie „ambitnych” celów skoncentrowanych na wynikach.
Korzystając z ClickUp Docs, możesz scentralizować ważną dokumentację dotyczącą procesu wyznaczania celów, a ClickUp Brain — autorska sztuczna inteligencja ClickUp — pomoże Ci w burzy mózgów i opracowaniu odpowiednich celów do osiągnięcia. Może również podsumować decyzje dotyczące celów i zadań, zapewniając wszystkim spójność działań.
Wystarczy poprosić ClickUp Brain o przejrzenie różnych dokumentów i zaproponowanie OKR łączących Twój większy cel z konkretnym projektem. I voila! Otrzymasz sugestie kontekstowe, które możesz dalej udoskonalić za pomocą podpowiedzi.
Po ustaleniu celów poproś AI o stworzenie gotowego do druku dokumentu wyjaśniającego Twoje cele i kluczowe wyniki, które możesz udostępniać pozostałym członkom zespołu.
📚 Przeczytaj również: Bezpłatne szablony do ustawiania celów i śledzenia postępów dla programów Excel i ClickUp
2. Zidentyfikuj odpowiednie wskaźniki KPI
Kolejnym krokiem jest wybór wskaźników KPI, które pozwalają obliczyć postępy w realizacji kluczowych wyników ustalonych dla poszczególnych celów. Dzięki temu uzyskasz cenne informacje na temat wydajności projektu, zidentyfikujesz obszary wymagające poprawy i ostatecznie podejmiesz decyzje oparte na danych, które zapewnią powodzenie projektu.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Zadaj sobie pytanie: „Czy ten KPI naprawdę pokazuje, czy zbliżamy się do osiągnięcia naszego celu?” Kolejna wskazówka to unikanie zbyt złożonych lub trudnych do zmierzenia KPI. Zamiast tego wybieraj wskaźniki, które są łatwe do zrozumienia, śledzenia i interpretacji.
3. Zintegruj swoje OKR i KPI z narzędziem do zarządzania projektami.
Po ustaleniu wskaźników KPI i sprawdzeniu dokładności ich źródła danych możesz uwzględnić je w swoich zadaniach i projektach. Na przykład możesz używać niestandardowych statusów zadań ClickUp, takich jak „Na dobrej drodze”, „Opóźnione”, „Nie na dobrej drodze” i inne, aby monitorować swoje wskaźniki KPI.
ClickUp oferuje nawet bezpłatne szablony, które upraszczają ten proces, takie jak szablon ClickUp OKR. To niezwykle intuicyjne narzędzie do planowania zostało zaprojektowane, aby pomóc zespołom skutecznie ustawiać, śledzić i osiągać swoje cele OKR.
Oto, co zawiera ten szablon OKR:
- Częstotliwość planowania: określa podstawową strukturę i harmonogram planowania OKR, np. cykle kwartalne lub półroczne, zapewniając spójne i terminowe wyznaczanie celów.
- Lista OKR: Lista te pozwalają zespołom podzielić duże cele na konkretne, mierzalne zadania i śledzić postępy w realizacji każdego kluczowego wyniku.
Szablon zawiera również wiele pól niestandardowych, które pomogą Ci skategoryzować i uporządkować cele OKR. Do każdego zadania możesz dodać tag, taki jak „Cel”, „Kluczowy wynik”, „Planowanie” i „Realizacja”.
Podobnie, możesz również przypisać zadania do konkretnej „inicjatywy”. Co więcej, pasek postępu śledzi stopień realizacji na podstawie liczby zaznaczonych działań.
Po utworzeniu systemu OKR kolejnym krokiem jest dodanie wskaźników KPI. Można to zrobić, dodając kilka dodatkowych pól niestandardowych do zadań:
- Wartość docelowa: pole liczbowe służące do dodania notatki o wartości docelowej KPI.
- Wartość rzeczywista: pole liczbowe służące do dodania notatki o aktualnej wartości rzeczywistej KPI.
- Różnica: pole formuły wskazujące różnicę między wartością celu a rzeczywistą.
- Postęp (%): kolejne pole formuły służące do obliczania procentowego osiągnięcia wartości celu.
W ClickUp możesz użyć poniższych kodów, aby ustawić te pola formuły:
- Różnica: (pole („Wartość docelowa”) – (pole („Wartość rzeczywista”)
- Postęp: CONCATENATE((pole(„Wartość rzeczywista”) / pole(„Wartość docelowa”)) * 100, „%”)
Oczywiście możesz skorzystać z szablonu KPI firmy ClickUp, aby płynnie ustawić, monitorować i analizować kluczowe wskaźniki wydajności, zapewniając, że Twój zespół pozostaje na dobrej drodze do osiągnięcia celów biznesowych. Dostosuj go do swojej branży i uzyskaj wgląd w trendy wydajności w czasie rzeczywistym.
Oto, co ten szablon może dla Ciebie zrobić:
- Niestandardowe pulpity KPI: wizualizuj postępy za pomocą dynamicznych wykresów i raportów.
- Automatyczne śledzenie: ustalaj cele i monitoruj wydajność bez wysiłku.
- Współpraca i powiadomienia: przypisuj właścicieli KPI i otrzymuj aktualizacje w czasie rzeczywistym.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Połącz szablon śledzenia KPI z szablonem celów SMART firmy ClickUp, aby ustalić jasne, możliwe do realizacji cele zgodne z kluczowymi wskaźnikami wydajności, zapewniając, że każdy cel jest konkretny, mierzalny i ma znaczący wpływ!
4. Skonfiguruj pulpity nawigacyjne, aby śledzić postępy
Po ustawieniu OKR i KPI następnym krokiem jest ich śledzenie. Najlepszym sposobem na to jest użycie pulpitów OKR i wykresów postępów KPI.
Dzięki nim kluczowe wskaźniki i aktualizacje postępów są zgromadzone w jednym, łatwo dostępnym miejscu, więc nie musisz przeglądać różnych arkuszy kalkulacyjnych, raportów i źródeł danych.
W ClickUp masz wbudowaną funkcję ustawiania i śledzenia celów — ClickUp Goals — która pozwala monitorować postępy w realizacji celów w czasie rzeczywistym za pomocą konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych i pasków postępu. Daje Ci to również sporo opcji organizowania danych, w tym:
- Podsumowanie postępów: Śledzenie postępów w realizacji kluczowych wyników i ogólnego zakończenia projektu.
- Wykresy Gantta: do wizualizacji osi czasu projektów i identyfikacji potencjalnych wąskich gardeł.
- Wykresy kołowe: do ilustrowania podziału zadań projektowych lub alokacji zasobów.
- Widżety liczbowe: do wyświetlania wskaźników KPI, takich jak wydatkowany budżet, wyniki satysfakcji klientów i wskaźniki zakończenia zadań.
Te wizualne raporty pomogą Ci zidentyfikować mocne i słabe strony, potencjalne ryzyka oraz podejmować świadome decyzje dotyczące różnych aspektów projektu, zapewniając, że wszystko przebiega zgodnie z planem.
📚 Przeczytaj również: Jak śledzić postęp projektu za pomocą kart wyników KPI
5. Okresowo sprawdzaj postępy
Ostatnim krokiem jest zaplanowanie regularnych spotkań (np. co tydzień lub co dwa tygodnie) w celu przeglądu postępów. W tym czasie można analizować dane zebrane za pomocą KPI, aby dostosować kluczowe wyniki, skorygować osie czasu lub realokować zasoby.
Najlepsze praktyki dotyczące OKR i KPI
Na koniec przedstawiamy kilka najlepszych praktyk dotyczących ustawiania i zarządzania OKR:
- Wyznaczaj ambitne, ale osiągalne cele. Powinny one inspirować i motywować pracowników do osiągania pożądanych wyników, a nie przytłaczać ich i ostatecznie doprowadzać do wypalenia zawodowego.
- Skoncentruj się na niewielkiej liczbie OKR (zazwyczaj 2–4 cele, z których każdy ma 3–5 kluczowych wyników), aby zachować przejrzystość i skupienie.
- Zachęcaj członków zespołu do ciągłego przekazywania informacji zwrotnych dotyczących postępów w realizacji OKR. Pomaga to wcześnie identyfikować przeszkody i umożliwia wspólne rozwiązywanie problemów.
Podobnie, podczas ustawiania KPI należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Wybierz wskaźniki, które mają przejrzyste i wiarygodne źródła danych oraz które można kwantyfikować i śledzić w czasie.
- Zautomatyzuj śledzenie KPI, aby zaoszczędzić czas i uzyskać dokładne wyniki.
- Wykorzystaj pulpity nawigacyjne i wykresy, aby wizualizować dane KPI oraz identyfikować trendy i wzorce.
Na koniec upewnij się, że wskaźniki KPI zapewniają wsparcie dla osiągnięcia celów OKR, wybierając metryki, które bezpośrednio mierzą postępy w kierunku kluczowych wyników. Takie dostosowanie zapewnia idealną harmonię między spójnością organizacyjną a przyspieszonym wzrostem.
Ustaw systemy OKR i KPI oparte na AI za pomocą ClickUp.
Podsumowując, OKR koncentrują się na tym, „co” chcesz osiągnąć i „dlaczego” jest to ważne. Stanowią one ramy dla ambitnego ustawiania celów i kierunków strategicznych.
Wskaźniki KPI koncentrują się na tym, „jak” zbliżasz się do swoich celów. Dostarczają one danych umożliwiających śledzenie wyników i identyfikację obszarów wymagających poprawy. Zazwyczaj potrzebujesz kilku wskaźników KPI związanych z każdym kluczowym wynikiem, aby mierzyć postępy i maksymalizować swój wysiłek w ramach OKR.
Chociaż można to zrobić ręcznie, automatyzacja wielu z tych procesów za pomocą narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, może znacznie zwiększyć wydajność i usprawnić cały proces OKR.
Możesz na przykład wykorzystywać wyzwalacze aktualizacji zadań na podstawie postępów KPI, wizualizować wydajność w czasie rzeczywistym za pomocą sprytnych wykresów oraz wykorzystywać ClickUp Brain do burzy mózgów i wykonywania żmudnych zadań — dwóch czynności, które często zajmują najwięcej czasu. Wynik: mniej wysiłku i większy efekt!
Chcesz lepiej zarządzać swoimi OKR i KPI? Zarejestruj się w ClickUp za darmo.