Prowadzenie biznesu jest jak jazda kolejką górską. To ciągła jazda po wzlotach i upadkach. Z pewnością będziesz musiał stawić czoła wyzwaniom, z których wiele wynika z niejednoznaczności procesów, nieefektywności, błędnej komunikacji i pomieszania ról.
Na szczęście, narzędzia do mapowania procesów wyeliminować te nieefektywności. Jednym z takich narzędzi jest SIPOC.
Co to jest SIPOC?
SIPOC to akronim oznaczający Suppliers Inputs Process Outputs and Customers. Jest to wizualne narzędzie używane w Six Sigma wizualizacja i mapa kluczowych istotnych elementów procesu.
Diagram SIPOC podsumowuje krytyczne i wysokopoziomowe dane wejściowe, wyjściowe i procesy wszystkich interesariuszy dla różnych projektów, w tym procesów w zakresie produkcji, transakcji, wsparcia, IT itp.
Po utworzeniu, diagram SIPOC stanowi punkt odniesienia dla definiowania wskaźników procesu, wartości bazowych, celów projektu i ryzyka. Pozwala to na ustawienie fundamentów i widoku ogólnego dla projektu usprawnień.
Tworzenie diagramu SIPOC jest proste, ale wymaga czasu, wysiłku i kompleksowego zrozumienia wszystkich procesów biznesowych. Na szczęście gotowe szablony SIPOC ułatwiają to zadanie.
Czym są szablony SIPOC?
Szablony SIPOC to ustandaryzowane narzędzia wizualne, które pomagają dokumentować i analizować kluczowe informacje związane z wejściami, wyjściami, dostawcami, procesami i niestandardowymi klientami zaangażowanymi w proces biznesowy. Zapewniają one systematyczne podejście do doskonalenia procesów.
Możesz użyć niestandardowego diagramu SIPOC lub skorzystać z gotowego. Każdy z nich ma swoje wady i zalety.
Niestandardowy diagram SIPOC pozwala dostosować się do specyfiki biznesu i cyklu pracy. Jednak jego stworzenie jest czasochłonne, ponieważ wymaga wysiłku i dobrego zrozumienia wszystkich procesów niezbędnych do wdrożenia i realizacji cele projektu .
Zamiast tego można użyć gotowego szablonu diagramu SIPOC, aby zaoszczędzić wysiłek i czas. Wiele szablonów diagramów SIPOC jest dostępnych online dla projektów i zarządzanie operacjami . Można ich użyć do zrozumienia zakresu prac w przypadku skomplikowanych projektów.
Szablony SIPOC pomagają wizualizować proces wymagany do planowania i uruchamiania nowych produktów lub usług. Można ich też użyć do zidentyfikowania wyzwań i luk w istniejącym procesie i ich poprawy.
Co składa się na dobry szablon SIPOC?
Dobry szablon SIPOC uwzględnia nowe procesy i wprowadza ulepszenia, które pomagają zminimalizować zakres błędów, zamieszania i nieporozumień między interesariuszami. Ostatecznie prowadzi to do zadowolenia niestandardowych klientów.
Oto cechy dobrego szablonu SIPOC:
- Atrakcyjność wizualna: Ponieważ szablony SIPOC są wizualnymi reprezentacjami procesów, muszą mieć przejrzystą strukturę. Powinny również używać spójnych kolorów, czcionek i formatów wraz z wystarczającą ilością białej przestrzeni, aby ułatwić zrozumienie.
- Łatwość użycia: Członkowie Teams powinni być w stanie znaleźć potrzebne informacje, procesy do wykonania, kluczowe kroki i wyniki, aby wykonać zadania bez żadnych kłopotów
- Przejrzystość: Dobry szablon powinien prezentować informacje w sposób jasny i zwięzły. Wszyscy interesariusze powinni go łatwo zrozumieć
- Możliwość dostosowania: Różne cykle pracy i procesy mają różne potrzeby, złożoność i niuanse. Dobry szablon SIPOC musi być konfigurowalny i dostosowany do takich wymagań
- Zakończone: Powinien zawierać wszystkie istotne informacje, których potrzebują członkowie zespołu. Słowo przestrogi: unikaj prób uchwycenia każdego szczegółu. Trzymaj się widoku ogólnego, aby uniknąć przepełnienia szablonu tam i z powrotem
- Dostępność: Dobry szablon diagramu SIPOC musi być dostępny dla wszystkich interesariuszy
- Regularne aktualizacje: Szablon SIPOC musi uwzględniać regularne aktualizacje w miarę ewolucji procesów. Pomoże to zidentyfikować luki i możliwości poprawy
Postępowanie zgodnie z powyższymi wskazówkami zaowocuje diagramem SIPOC, który skutecznie komunikuje kluczowe elementy procesu w postaci przejrzystego, logicznego i konfigurowalnego diagramu.
Wskazówka: Wypróbuj następujące rozwiązania najlepsze aplikacje do planowania pracy wraz z szablonami SIPOC, aby zoptymalizować zarządzanie projektami i procesami.
10 szablonów SIPOC do wykorzystania w 2024 roku
Oto lista 10 szablonów SIPOC, których należy używać w celu optymalizacji i usprawnienia procesów.
1. Szablon SIPOC ClickUp
Pokaż funkcje od dostawcy do surowca przy użyciu różnych procesów za pomocą szablonu SIPOC firmy ClickUp
Szablon ClickUp SIPOC pomoże ci wizualnie zrozumieć relacje między dostawcami, danymi wejściowymi, procesami, danymi wyjściowymi i niestandardowymi klientami dla wszystkich twoich projektów. Można się z nim zapoznać przed rozpoczęciem projektu lub udoskonaleniem istniejącego procesu.
Szablon zapewnia dostęp do ośmiu pól niestandardowych, w których można dodawać i zapisywać ważne atrybuty, takie jak e-mail, adres, cena za ilość, SIPOC, kontakty i inne.
Prezentując procesy w widokach niestandardowych, szablon ułatwia zrozumienie nawet skomplikowanych projektów i znalezienie możliwości ulepszenia procesu w celu uzyskania lepszych zwrotów.
Tworzenie diagramów SIPOC w celu gromadzenia informacji na temat wykorzystanie zasobów i pomagają usprawnić każdy aspekt cyklu pracy. Dzięki temu wszystkie działy i zespoły są na tej samej stronie, co eliminuje nieporozumienia, błędy i pomyłki.
Skorzystaj z szablonu, aby współpracować na współdzielonym obszarze roboczym z innymi interesariuszami, jednocześnie śledząc odpowiednie postępy, etykiety i zależności.
2. Szablon procesu i procedur ClickUp
Przykład wszystkich procesów znajdujących się obecnie na różnych scenach analizy projektu zarządzanego w ClickUp
Czy kiedykolwiek chciałeś wiedzieć, jak działa konkretny proces w Twojej organizacji? Jak dział HR rekrutuje nowych pracowników? Jak dział zaopatrzenia dba o to, by uzyskać najlepsze oferty? Jak przebiega wprowadzenie produktu na rynek?
Gdyby Twoja organizacja korzystała z Szablon procesów i procedur ClickUp wszystko to można znaleźć w jednym miejscu!
Ten szablon SIPOC pomaga zdefiniować procesy i procedury, połączone z odpowiednimi interesariuszami. Użyj go, aby scentralizować wszystkie procesy w jednym miejscu w celu szybkiego dostępu i stworzyć spójne podejście do wszystkich istotnych zadań.
Następnie możesz zarządzać jednym lub kilkoma procesami z jednego pulpitu i uzyskać wszystkie dane dotyczące projektu za pomocą pomocnych tablic Kanban.
Dając dostęp do szczegółów projektu, pozwala śledzić powtarzające się zadania i mierzyć wydajność na każdym kroku. Pomaga również znaleźć potencjalne błędy w celu ich szybkiego rozwiązania.
3. Szablon SOP ClickUp
Twórz, organizuj i zarządzaj SOP za pomocą szablonu SOP ClickUp
Standardowe procedury operacyjne (SOP) są dla biznesu tym, czym olej dla silnika - zapewniają płynną pracę bez wstrząsów i szarpnięć. SOP ustanawiają wytyczne w celu standaryzacji rutynowych funkcji, zapewniając spójne wykonywanie zadań w różnych Teams.
Definiują one cel procedury, kroki związane z jej wykonaniem, jej zakres i limity. Określają również role i obowiązki osób zaangażowanych w te procedury. Ostatecznie zapewniają, że końcowy produkt lub usługa spełnia wymagania klienta.
Użycie Szablon SOP firmy ClickUp do tworzenia, organizowania, zarządzania i powtarzania SOP dla Twojego Businessu.
Szablon ten umożliwia ustawienie standardowych procesów i procedur w organizacji w celu obniżenia kosztów i maksymalizacji wykorzystania zasobów.
Łączenie SOP z SIPOC mapy procesów ułatwia wspólne zarządzanie wieloma projektami i programami.
Szablon pomaga również zidentyfikować obszary wymagające poprawy i współpracę między różnymi funkcjami w firmie. Możesz tworzyć własne cykle pracy w ClickUp za pomocą Niestandardowe widoki takie jak Obciążenie pracą, Kalendarz i inne.
Ustal wspólne zrozumienie całego procesu za pomocą tego szablonu, aby zachować dokładność, jakość i spójność.
4. Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp
Oceniaj dostawców i śledź wskaźniki za pomocą szablonu listy kontrolnej do zarządzania dostawcami ClickUp
Jeśli regularnie współpracujesz z wieloma dostawcami, prawdopodobnie potrzebujesz rozwiązania do zarządzania dostawcami.
Zarządzanie dostawcami zapewnia kontrolę kosztów, wydajność i standardy jakości produktów i usług. Pomaga również organizacjom zarządzać ryzykiem - finansowym, łańcuchem dostaw i prawnym.
Zastosowanie szablonu listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp aby rejestrować kroki na wysokim poziomie w celu skutecznego zarządzania dostawcami i utrzymywania silnych relacji z nimi.
Ten szablon SIPOC umożliwia ocenę różnych dostawców produktów lub usług, monitorowanie wydajności dostawców, zbieranie informacji zwrotnych i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
Szablon pomaga zapewnić zgodność dostawców ze wszystkimi wymaganymi zasadami i przepisami. Użyj go, aby usprawnić proces wdrażania nowych dostawców i śledzenia wszystkich interakcji z nimi.
Podstawowe elementy tego szablonu zarządzanie dostawcami szablon listy kontrolnej zawiera
- 16 niestandardowych atrybutów do zapisywania i wizualizacji istotnych szczegółów dotyczących dostawców
- etykiety, ostrzeżenia o zależnościach, wiadomości e-mail i inne elementy umożliwiające efektywne śledzenie zarządzania dostawcami
- cztery niestandardowe widoki, które pomagają usprawnić nowe zobowiązania wobec dostawców i ocenić ich wydajność
5. Szablon umowy z dostawcą ClickUp
Uprość negocjacje z dostawcami dzięki standardowemu szablonowi umowy
Świat biznesu opiera się na umowach. Musisz mieć umowę z dostawcą dla każdego dostawcy, z którym masz do czynienia, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie w odniesieniu do ich praw i obowiązków oraz konsekwencji naruszenia....
Dobrze udokumentowana umowa chroni zarówno sprzedawców, jak i niestandardowych klientów przed potencjalnym ryzykiem.
Umowa wyszczególnia obowiązki każdej ze stron i określa oczekiwania dotyczące czasu trwania, cen, dostaw i innych warunków.
Ponieważ umowa z dostawcą jest dokumentem prawnym, jej sporządzenie może być pracochłonne. Szablon umowy z dostawcą ClickUp upraszcza proces wdrażania dostawców do firmy.
Użyj Niestandardowych Pól w ClickUp, aby zarządzać szczegółami dotyczącymi dostawców i Niestandardowych Statusów, aby śledzić postępy we wdrażaniu.
Dodatkowe funkcje obejmują ulepszone śledzenie umów dzięki AI i automatyzacji oraz niestandardowe widoki dla współpracowników.
6. Szablon do efektywnego tworzenia procesów ClickUp
Twórz spójne cykle pracy dzięki szablonowi Create Process Efficiently firmy ClickUp
Niezależnie od tego, czy usprawniasz istniejący proces, czy tworzysz nowy i wydajny, Szablon do tworzenia wydajnych procesów ClickUp jest bardzo przydatny. Umożliwia on ustalenie procesów, obowiązków i terminów oraz ich przejrzystą wizualizację.
Jest to jeden z najlepszych darmowych szablonów procesów do standaryzacji procesów w różnych działach i tworzenia spójne cykle pracy . Pozwala to zaoszczędzić cenny czas, który w przeciwnym razie byłby poświęcany na ręczne tworzenie procesów.
Tworzenie standardowych cykli pracy korzystanie z tego szablonu jest stosunkowo łatwe:
- Przeanalizuj obecny proces i odkryj, gdzie są jego braki
- Możesz dodać członków zespołu jako współpracowników i użyćTablice ClickUp do burzy mózgów na temat pomysłów na ulepszenia.
- Następnie możesz zaprojektować nowy proces i podzielić go na kroki za pomocąZadania ClickUp* Wdrażając go i monitorując jego postęp,Automatyzacja w ClickUp pomogą ci pozostać na właściwym torze
7. Szablon głównej listy dostawców ClickUp
Śledź wszystkich swoich obecnych i potencjalnych sprzedawców i dostawców za pomocą szablonu ClickUp Vendor Master List Template
Firma często ma do czynienia z wieloma sprzedawcami i dostawcami, takimi jak freelancerzy, niezależni kontrahenci, dostawcy usług technologicznych, partnerzy logistyczni i inni planiści produkcji . Zarządzanie nimi wszystkimi może być trudne.
Jeśli nie będziesz ich śledzić, Twoja firma może stanąć przed nieprzewidzianymi wyzwaniami związanymi z zamówieniami, dostawami lub finansami. Ostatecznie zagraża to niestandardowym klientom. Szablon głównej listy dostawców ClickUp umożliwia każdemu Businessowi śledzenie istniejących i potencjalnych dostawców. Pomyśl o nim jak o scentralizowanym katalogu dostawców - zakończonym informacjami o dostawcach, w tym adresami, umowami, finansami, harmonogramami i kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI).
Pomaga znaleźć dostawców według branży lub typu, usprawnić zarządzanie dostawcami, w razie potrzeby sporządzić krótką listę nowych dostawców i upewnić się, że wszystkie strony przestrzegają podpisanych umów z dostawcami.
Chroni również firmy przed nadmiernymi wydatkami i chroni je przed potencjalnym ryzykiem prawnym, finansowym lub związanym z przestrzeganiem przepisów. Co więcej, śledzenie danych dotyczących wydajności dostawców za pomocą tego szablonu SIPOC zapewnia wystarczającą widoczność, aby podejmować rozsądne decyzje.
Możesz użyć szablonu Widok tabeli w ClickUp aby utworzyć niestandardowy arkusz kalkulacyjny ze szczegółami dostawcy, a następnie śledzić kluczowe punkty danych dla każdego dostawcy za pomocą pól niestandardowych. Pro tip: Nie zapomnij o ustawieniu opcji powtarzającego się zadania w ClickUp regularne przeglądanie i aktualizowanie listy dostawców.
8. Szablon zarządzania obsługą klienta ClickUp
Stwórz wydajny proces, który sprosta niestandardowym spotkaniom, korzystając z szablonu do zarządzania obsługą klienta ClickUp
Jak nadać priorytet wyjątkowej obsłudze klienta? Identyfikując i spotykając się z niestandardowymi wymaganiami klientów. I... używając Szablon zarządzania obsługą klienta ClickUp .
Skorzystaj z tego potężnego szablonu do zrobienia wszystkiego - organizuj klientów według atrybutów, zbieraj ich opinie, uzyskuj dostęp do ich ocen i recenzji, ustalaj priorytety komentarzy i usprawniaj obsługę zgłoszeń, czatów i interakcji.
Jest to dobrze zaprojektowany szablon, który można podłączyć i grać. Pomaga dodawać istotne informacje o klientach, które są wykorzystywane do interakcji z nimi w celu zapewnienia najlepszej obsługi klienta.
Umożliwia także interakcję z biletami i rozwiązaniami w zespołach i działach. Mając ten szablon w swoich rękach, nie będziesz miał problemów z przekształceniem ich w lojalnych i powracających klientów!
Sprawdź szablon, ponieważ oferuje on wiele widoków konfiguracyjnych, automatyzację, obsługę zgłoszeń i funkcje przypisywania, by wymienić tylko kilka z nich. Ma wszystko, czego potrzebuje Twoja firma, aby zapewnić obsługę klienta na najwyższym poziomie, i to na jednym pulpicie.
9. Szablon Excel SIPOC firmy Systems2Win
przez Systems2Win Szablon SIPOC dla programu Excel firmy Systems2win jest łatwym do zrozumienia i łatwym w użyciu szablonem, który definiuje dostawców, dane wejściowe, procesy, dane wyjściowe i niestandardowych klientów od początku do końca.
Szablon pomaga wyjaśnić relacje między poszczególnymi interesariuszami w celu wyeliminowania nieścisłości, niespójności, nieefektywności i marnotrawstwa we wszystkich rodzajach procesów.
Szablon można pobrać i zaimportować do programu Excel za pomocą wstążki programu Excel > Systems2win > Otwórz pusty arkusz lub wstawić ten arkusz do skoroszytu programu Excel.
10. Szablon Excel Touch Base Tracker
przez Microsoft Szukasz prostego rozwiązania do zarządzania kontaktami w sieci? The Szablon Touch Base Tracker dla programu Excel to szablon do śledzenia kontaktów w sieci, który pomoże ci uporządkować kontakty i zaplanować, kiedy nadejdzie czas, aby się z nimi skontaktować.
Kontakty można podzielić na trzy grupy:
- Stali bywalcy: osoby, z którymi chcesz być w regularnym kontakcie
- Okazjonalni znajomi: osoby, z którymi chcesz kontaktować się kilka razy w roku
- Potencjalni potencjalni klienci: osoby/firmy, których dane chciałbyś mieć pod ręką w odpowiednim momencie
Szablon zawiera również sekcje do planowania działań networkingowych i strategii dotarcia do odbiorców na każdy kwartał. Skorzystaj z niego, aby zoptymalizować proces networkingu od początku do końca i nigdy nie przegapić potencjalnych przyjaźni i powiązań biznesowych.
Wybierz szablony, aby stworzyć mapę i usprawnić procesy
Pod koniec dnia proces jest tylko tak silny, jak jego projekt.
Narzędzia wizualne, takie jak szablony SIPOC, zapewniają widok z lotu ptaka potrzebny do projektowania płynnych i skutecznych procesów. Wizualna mapa każdego ruchomego elementu buduje zrozumienie i dostosowanie dla wszystkich członków Teams.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz cyklami pracy klientów, czy operacjami wewnętrznymi, wypróbuj diagramy SIPOC, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. A co najlepsze? Dzięki ClickUp , masz wszystkie narzędzia potrzebne do rozpoczęcia pracy - w jednym miejscu.
Wybieraj spośród wielu szablonów SIPOC w ClickUp, zbierz swój Teams, rozpocznij kampanię i zacznij działać wspólny dokument ClickUp lub naszkicuj swoje kroki od początku do końca na szablonie tablica w ClickUp i zobacz, jakie nieefektywności lub luki można naprawić.
Zdziwisz się, jak prosta jednostronicowa wizualizacja może przyczynić się do zrobienia usprawnień w procesach. A niestandardowi klienci zauważą korzyści.
Tylko zarejestrować się w ClickUp aby przywitać się ze światowej klasy zarządzaniem procesami!