Wiedza może być wartością niematerialną dla twojego zespołu, ale jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych aktywów w twojej firmie. W końcu, jeśli Gina jest jedyną osobą, która potrafi wyciągnąć złożony raport, co zrobi zespół, jeśli nagle odejdzie? 🤷🏽♀️
Skuteczne zarządzanie wiedzą zapewnia zespołowi solidne ramy do wyciągania tych informacji z mózgów, e-maili i czatów zespołu oraz udostępniania ich organizacji. Jednak to, w jaki sposób zarządza się tą wiedzą, decyduje o powodzeniu lub porażce.
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem wiedzy, czy liderem zespołu odpowiedzialnym za zarządzanie, rejestrowanie i dostęp do zasobów wiedzy, potrzebujesz skutecznych strategii zarządzania wiedzą. W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego te strategie są ważne i podzielimy się 10 najlepszymi praktykami zarządzania wiedzą w celu mobilizacji informacji zespołu.
Czym jest zarządzanie wiedzą?
Zarządzanie wiedzą (KM) to ustrukturyzowane podejście do przechwytywania, organizowania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy organizacji. Pomyśl o tym jako o wewnętrznym baza wiedzy która udostępnia właściwe informacje właściwym osobom we właściwym czasie.
W zarządzaniu wiedzą nie chodzi tylko o tworzenie SOP, których nikt więcej nie przeczyta. Podejście to kodyfikuje i udostępnia wiedzę w jednym repozytorium. Oprogramowanie do zarządzania wiedzą łatwo organizuje wiedzę, taką jak
- Procesy obsługi klienta
- Kroki wdrażania pracowników
- Technicznedokumentacja dla ITjak podręczniki użytkownika lub przewodniki rozwiązywania problemów
- Protokoły ze spotkań i raportowania
- Dokumentacja komunikacji z klientem
Co najlepsze, zarządzanie wiedzą sprawia, że informacje te są dostępne dla każdego, kto ich potrzebuje. Zamiast wysyłać wiadomości Slack w tę i z powrotem z prośbą o określone pliki lub procedury, Twój zespół może znaleźć wszystko, czego potrzebuje, za pomocą prostego wyszukiwania w narzędziu do zarządzania wiedzą. Jeśli przechowujesz poufne informacje, możesz je również zablokować za pomocą wielopoziomowych uprawnień.
Korzystaj z ClickUp Docs, aby tworzyć i łączyć piękne dokumenty, wiki i nie tylko w celu płynnej realizacji pomysłów w zespole
### Rodzaje wiedzy w Twoim biznesie
Czy wiesz, że istnieją różne rodzaje wiedzy organizacyjnej? Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale Twój zespół ma do dyspozycji wiele zasobów wiedzy. Wymaga to trochę wysiłku, ale proces zarządzania wiedzą powinien gromadzić te trzy rodzaje informacji:
- Wiedza jawna: Informacje te są najłatwiejsze do sformalizowania i udostępniania zespołowi. Obejmuje ona arkusze danych, podręczniki, SOP, formuły i dokumenty pisemne. Prawdopodobnie masz już gdzieś udokumentowaną wiedzę jawną
- Wiedza jawna: Ten rodzaj informacji odnosi się do czyichś twardych umiejętności i know-how. W przeciwieństwie do wiedzy jawnej, nie można uzyskać tych informacji z SOP. Musisz wybadać mózgi pracowników poprzez wywiady, shadowing i mapy procesów
- Wiedza taktyczna: Są to informacje osobiste i specyficzne dla kontekstu. To bardziej "przeczucie", które pracownik ma w oparciu o lata osobistych doświadczeń. Jest to trudne do zarejestrowania, ponieważ pracownicy zazwyczaj nawet nie zdają sobie sprawy, że posiadają wiedzę ukrytą. Można spróbować zarejestrować wiedzę ukrytą, prosząc pracowników, aby przeszli przez proces podejmowania decyzji
Wiedza jawna jest najłatwiejsza do udokumentowania, ale prawdziwą wartość ma również rejestrowanie wiedzy ukrytej i niejawnej w systemach. Na szczęście solidna platforma do zarządzania wiedzą poprowadzi Cię przez proces dokumentowania wszystkich trzech rodzajów wiedzy.
Znaczenie skutecznej strategii zarządzania wiedzą
Korzystaj z ClickUp Docs, aby tworzyć pięknie nakreślone SOP, wiki, bazy wiedzy i nie tylko
Zamiast popełniać w kółko te same błędy, zarządzanie wiedzą pomaga wykorzystać zbiorową wiedzę i wykorzystać nową wiedzę do optymalizacji procesów . Od ograniczania nieporozumień po przyspieszanie szkoleń pracowników - zarządzanie wiedzą ma wiele zalet.
### Wykorzystaj swoją organizacyjną wiedzę dobrze
Im dłużej pracownik pracuje w organizacji, tym jest cenniejszy. Z biegiem czasu zgromadzili oni wiedzę o firmie, która prawdopodobnie nie jest nigdzie udokumentowana, co naraża Cię na ryzyko jej utraty.
Zarządzanie wiedzą daje pracownikom ustrukturyzowany proces dokumentowania ich doświadczenia i szybkiego udostępniania go zespołowi. Zamiast pozwalać tym informacjom marnieć w SOP na udostępnianym gdzieś dysku, rozwiązanie do zarządzania wiedzą łączy te dane z cyklami pracy. Jest to najlepszy sposób na mobilizację wiedzy w codziennej pracy bez nieporęcznych narzędzi lub dodatkowych procesów.
### Bridge luki w wiedzy
Nikt nie wie wszystkiego. Zamiast pytać sześć osób o informacje, pracownik może szybko wyszukać procedury w bazie wiedzy. Takie podejście przyspiesza pracę zespołu i ogranicza liczbę e-maili typu "Czy widziałeś ten plik?" - to prawdziwa wygrana-wygrana.
### Pokonaj silosy informacyjne
Silosy informacyjne są bardziej prawdopodobne, gdy organizacja dodaje więcej działów, Teams i ludzi. Zanim się obejrzysz, każdy w Twoim biznesie będzie mówił innym językiem. Strategie zarządzania wiedzą zapewniają wszystkim dostęp do tych samych informacji i sprawiają, że wszyscy są na tej samej stronie.
### Stwórz kulturę wiedzy
Wiedzące zespoły to wydajne zespoły. Stosowanie sprawdzonych strategii zarządzania wiedzą tworzy kulturę, w której członkowie zespołu chętnie dzielą się informacjami. Z czasem zwiększa to współpracę i zaufanie, prowadząc do większej innowacyjności i kreatywności. 🧠
10 Strategii Zarządzania Wiedzą dla Twojego Teamu
Wiedza jest ogromnym zasobem, ale nie jest łatwo nią zarządzać. Postępuj zgodnie z tymi 10 strategiami KM, aby pozyskiwać, organizować, zarządzać i mobilizować cenną wiedzę interesariuszy w jednym miejscu.
1. Wsparcie kultury ciągłego uczenia się
Im więcej uczy się twój zespół, tym więcej wiedzy będzie posiadał. Niestety, trudno jest inwestować w ciągłe uczenie się, zwłaszcza jeśli twój zespół ma wiele napiętych terminów. Mimo to budowanie kultury uczenia się jest świetnym sposobem na poprawę doświadczenia pracowników, zwiększenie morale i zachęcenie ich do nauki udostępnianie wiedzy .
Nie musi to zajmować dużo czasu ani odciągać zespołu od jego pełnoetatowych obowiązków. Comiesięczna sesja szkoleniowa, coroczna konferencja lub cotygodniowy lunch i nauka to skuteczne sposoby udostępniania wiedzy.
### 2. Używaj oprogramowania do zarządzania wiedzą
Skuteczne zarządzanie wiedzą wymaga scentralizowanej bazy wiedzy. Na szczęście nie musisz budować jej od zera: oprogramowanie do zarządzania wiedzą wykona całą pracę za Ciebie.
W rzeczywistości większość narzędzi umożliwia automatyzację przechwytywania i dystrybucji wiedzy. Odpowiednie rozwiązanie będzie oferować takie funkcje, jak możliwość wyszukiwania, narzędzia do współpracy i możliwości integracji, dzięki czemu udostępnianie wiedzy będzie dziecinnie proste.
### 3. Przeprowadzanie audytów wiedzy
Nie każda wiedza jest wartościowa, więc przegląd informacji w bazie wiedzy jest dobrym pomysłem. Audyty wiedzy identyfikują, jaką wiedzę posiada zespół, czego brakuje, a co nie jest już istotne. Coroczne audyty stale aktualizują i udoskonalają strategię zarządzania wiedzą oraz utrzymują porządek i możliwość działania w ramach programu KM. Ponadto są one dobrą okazją do poprawy procesów które są przestarzałe lub po prostu nieprzydatne.
4. Zachęcaj do pracy opartej na współpracy
Wizualna współpraca z członkami zespołu w ClickUp Whiteboards w celu przeprowadzenia burzy mózgów i przekształcenia pomysłów w elementy, które można wykorzystać w praktyce
Jest czas i miejsce na to, aby Twój zespół działał jako Samotni Strażnicy, ale wiedza jest bardziej przydatna, gdy jest udostępniana. Narzędzia takie jak intranety, wiki i wewnętrzne sieci społecznościowe ułatwiają współpracę, ułatwiając zadawanie pytań i udostępnianie informacji. Grupowe sesje burzy mózgów są również świetne do syntezy różnych perspektyw w celu uzyskania silniejszych, lepszych pomysłów.
### 5. Tworzenie wyczyszczonej dokumentacji i zarządzanie zawartością
Oprogramowanie do zarządzania wiedzą jest niezbędne, ale nadal potrzebujesz oficjalnych zasad wspierających to narzędzie. Bez jasnych zasad zarządzanie wiedzą może być niespójne, a kluczowe dane mogą umknąć uwadze.
Współpracuj ze swoim zespołem, aby stworzyć udostępnianą dokumentację i praktyki zarządzania zawartością. Możesz potrzebować zasad dla:
- Zarządzania dokumentami i ich powstania
- Udostępniania uprawnień, w tym kto ma dostęp do czego i dlaczego
- Organizacja plików i etykiety
- Audyty wiedzy
- Archiwizacja wiedzy
Jak zawsze, udokumentuj te zasady na platformie zarządzania wiedzą, aby Twój zespół miał do nich dostęp.
### 6. Opracuj skuteczne procesy wdrażania
Skuteczny onboarding to najlepsza praktyka zarządzania, ale także inteligentna strategia zarządzania wiedzą. Dobre procesy wdrażania pomagają nowym pracownikom szybko przyswoić wiedzę organizacyjną i zrozumieć ich role. Zamiast mówić nowym pracownikom, by "po prostu to rozgryźli", zoptymalizuj procesy wdrażania, aby wszyscy nowi pracownicy otrzymywali te same informacje w tym samym formacie.
### 7. Wykorzystaj ekspertów merytorycznych (MŚP)
Niewielka wiedza ogólna jest dobra, ale wiedza specjalistyczna jest na wagę złota. Każda osoba w zespole jest w czymś ekspertem, więc poproś ją o udostępnianie tej wiedzy całej firmie!
Poproś dział IT o stworzenie najlepszych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa lub poproś dobrych ludzi z działu obsługi klienta o przedstawienie zaleceń i zakazów dotyczących interakcji z klientami.
MŚP specjalizują się w tych obszarach i mają cenną wiedzę z pierwszej ręki, której reszta firmy może nie znać. Na przykład, być może Twoi klienci preferują określone zwroty - zarejestruj to na platformie zarządzania wiedzą, aby wszyscy byli na tej samej stronie, dzięki uprzejmości MŚP. 🤝
8. Zintegruj zarządzanie wiedzą z procesami Business
Wiedza bez zastosowania nie jest zbyt cenna, więc zintegruj swoją bazę wiedzy z procesami biznesowymi procesami Business . Na przykład, jeśli twój zespół sprzedaży sporządza dokładny zapis powiązań klienta z twoją firmą, przeczytaj go przed następną rozmową z klientem. Jeszcze lepiej, zintegruj go ze swoimi cykl pracy zarządzania projektami aby teams za każdym razem sprawdzał te informacje.
### 9. Ustawienie wyczyszczonych celów organizacyjnych i wskaźników
Ustalanie mierzalnych celów dla zadań i projektów z automatycznym postępem, aby skuteczniej osiągać cele z określonymi ośmioma czasami i wymiernymi celami
Ta strategia zarządzania wiedzą jest niezbędna dla każdego zespołu projektowego opartego na danych . Wyznacz jasny cel dla swojej strategii KM i ustal wskaźniki wspierające ten cel. Niezależnie od tego, czy polegasz na oprogramowaniu do zarządzania wiedzą dla wydajności czy zdrowia psychicznego, ważne jest, aby sprawdzić swoje wskaźniki i zobaczyć, czy zarządzanie wiedzą pomaga - czy szkodzi - Twojemu zespołowi.
Większość oprogramowania do zarządzania wiedzą zawiera wskaźniki wbudowane w platformę. Śledzenie tych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w czasie pozwala zobaczyć, jak dobrze wszystko idzie:
- Statystyki użytkowania
- Dane dotyczące powstania zawartości
- Skuteczność wyszukiwania
- Utrzymanie i zadowolenie pracowników
- Czasy reakcji
10. Wykorzystanie AI i uczenia maszynowego
Korzystanie z narzędzi takich jak ClickUp AI może ułatwić tworzenie danych i udostępnianie wiedzy
Psst, zdradzimy Ci mały sekret: nie musisz pisać ani organizować całej tej wiedzy ręcznie. Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe uzupełniają każde zarządzanie wiedzą strategię, pomagając w takich zadaniach jak
- Dane powstania zawartości
- Edytowanie
- Organizacja
- Analiza wskaźników użytkowania
Nawet jeśli Twoja platforma wiedzy nie zawiera AI, poszukaj automatyzacji opartych na wyzwalaczach. Te automatyzacje typu "przeciągnij i upuść" sprawiają, że działanie w oparciu o wiedzę jest dziecinnie proste.
Używaj oprogramowania do zarządzania wiedzą
Strategie zarządzania wiedzą stanowią podstawę każdego aspektu procesu zarządzania wiedzą. Nadal jednak potrzebny jest sposób na zintegrowanie tej wiedzy z cyklem pracy, w którym do gry wkraczają narzędzia KM, takie jak ClickUp.
Oczywiście, jesteśmy ulubionym oprogramowaniem do zarządzania projektami we wszechświecie, ale jesteśmy również systemem zarządzania wiedzą do tworzenia i zarządzania wszelkiego rodzaju dokumentami, bazami danych i niestandardowymi wiki. 🙌
Połącz projekty z wiedzą organizacyjną
Użyj ClickUp Whiteboard, aby przypisać zadania, etykiety osobom przypisanym i wszystko, co potrzebne do rozpoczęcia kolejnej współpracy
Zarządzanie projektami to nasz chleb powszedni, ale to tylko wierzchołek góry lodowej. Kierownicy projektów polegają na ClickUp aby dodawać komentarze do dowolnego zadania lub dokumentu, przypisywać elementy działań w czasie rzeczywistym i udostępniać załączniki z bazy wiedzy. Burza mózgów na mapie myśli, tablicy, dokumencie lub wiki i połącz ją ze swoimi zadaniami i projektami za pomocą jednego kliknięcia.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Łatwe formatowanie i współpraca nad dokumentami Docs wraz z zespołem bez nakładania się w ClickUp
Po co prosić jednego członka zespołu o stworzenie strony na wewnętrzną wiki, skoro można poprosić o to cały zespół? Dokumenty ClickUp wspiera współpracę w czasie rzeczywistym, etykiety, komentarze i elementy działań. Możesz nawet przekształcić tekst w zadania za pomocą jednego kliknięcia, aby zmobilizować swoją wiedzę bez zbędnego zamieszania.
Nawiasem mówiąc, nie musisz też tworzyć tych dokumentów od podstaw. Wybierz plik Szablon ClickUp , dodaj swoje dane i ruszaj na wyścigi. Na przykład Szablon ClickUp Wiki zawiera wszystko, czego potrzebujesz do stworzenia kompletnej strony wiki, zakończonej przyciągającym wzrok formatem.
Aby uzyskać bardziej praktyczną pomoc, podaj ClickUp AI spin. Przyspiesz swoje strategie zarządzania wiedzą, prosząc chatbota AI o podsumowanie notatki ze spotkania lub tabele formatów.
Śledzenie metryk użytkowania w niestandardowym pulpicie
Rozbij metryki użytkowania, cele, zadania i statusy projektów w wysoce konfigurowalnym pulpicie ClickUp 3.0
Czy jesteś ciekawy, jak często Twój zespół korzysta z zasobów i dokumentów? Pulpity ClickUp ułatwiają przeglądanie wszystkich wskaźników KM na wysokim poziomie. Wystarczy wybrać metryki, które są dla Ciebie najważniejsze, a aplikacja będzie śledzić dane za Ciebie. Zobacz, które wiki mają najwięcej odwiedzin, którzy pracownicy wnoszą największy wkład do bazy wiedzy i jak skutecznie baza wiedzy usprawnia cykl pracy. Wszystko jest w 100% konfigurowalne, więc możesz dowolnie dostosowywać pulpit.
ClickUp: Twoje kompleksowe oprogramowanie bazy wiedzy
Wiedza jest niematerialnym, ale niezwykle cennym zasobem dla Twojej firmy. Zamiast pozwalać wiedzy odpłynąć w eter, zastosuj poniższe strategie zarządzania wiedzą, aby zyskać kontrolę nad wewnętrzną wiedzą.
Strategie zarządzania wiedzą są koniecznością, ale nadal potrzebujesz solidnego oprogramowania do zarządzania wiedzą, aby wesprzeć swoje wielkie plany. Wybierz ClickUp, aby połączyć zarządzanie projektami z zarządzaniem wiedzą. Nasza kompleksowa platforma robocza oszczędza Twojemu zespołowi kłopotów związanych z przełączaniem się między platformami, przenosząc wszystko - w tym wiedzę - w jedno miejsce. ✨
Użyj ClickUp do przechowywania wiedzy Twojego zespołu. Stwórz swój darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz !