Czy kiedykolwiek spędziłeś godziny przekopując się przez swoją cyfrową pamięć, szukając tego jednego pliku, o którym wyraźnie pamiętasz, że został zapisany?
Takie instancje zdarzają się częściej niż byśmy chcieli. Nigdzie nie możemy znaleźć potrzebnych plików, a nasz zespół ma dość czekania na nas.
Nie musi tak być. Oprogramowanie do organizacji plików może pomóc w rozwiązaniu ciekawego przypadku (przypadków) brakującego pliku (plików). Takie narzędzie pozwala zarządzać, zapisywać i wyszukiwać zasoby cyfrowe w oparciu o określoną nomenklaturę i strukturę organizacyjną, dzięki czemu pliki są zawsze na wyciągnięcie ręki.
Przyjrzyjmy się 10 najlepszym programom do zarządzania plikami w 2024 roku, przeanalizujmy ich funkcje, zalety i wady oraz zbadajmy, w jaki sposób mogą one sprawić, że będziesz bardziej zorganizowanym w pracy .
Czego należy szukać w oprogramowaniu do organizacji plików?
Oprogramowanie do organizacji plików cyfrowych musi odpowiadać konkretnym potrzebom Business. Oto kilka kluczowych funkcji, których należy szukać:
- Przyjazny dla użytkownika interfejs: Wybierz oprogramowanie do zarządzania plikami z intuicyjnym interfejsem użytkownika, zapewniając wszystkim członkom zespołu łatwą nawigację po plikach
- Funkcje organizacji plików: Poszukaj funkcji takich jak tworzenie folderów, kategoryzacja plików i etykiety, aby utrzymać uporządkowany i zorganizowany system plików
- Funkcja wyszukiwania: Solidna funkcja wyszukiwania jest niezbędna do szybkiej lokalizacji plików. Narzędzie powinno zapewniać wsparcie dla wyszukiwania słów kluczowych, filtrów i zaawansowanych opcji wyszukiwania
- Kontrola wersji: Podczas współpracy nad dokumentami, funkcje kontroli wersji są kluczowe dla śledzenia zmian, przywracania poprzednich wersji i unikania utraty danych
- Środki bezpieczeństwa: Priorytetem jest oprogramowanie z szyfrowaniem, kontrolą dostępu i opcjami bezpiecznego udostępniania, aby chronić wrażliwe pliki i zapewnić prywatność danych
- Kompatybilność międzyplatformowa: Wybierz oprogramowanie, które działa płynnie w różnych systemach operacyjnych i urządzeniach, aby zwiększyć elastyczność i dostępność
- Synchronizacja plików: Funkcje łatwej synchronizacji zapewniają aktualność plików na wielu urządzeniach, zmniejszając ryzyko rozbieżności danych
- Konfigurowalne szablony: Wybierz narzędzie, które oferuje wstępnie sformatowane, konfigurowalne szablony, takie jakSzablony SOP lub szablony brandingowe. Oszczędzają czas i zapewniają spójność w różnych formatach plików
10 najlepszych programów do organizacji plików w 2024 roku
Na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania plikami, ale nie wszystkie są w stanie zorganizować je w pożądany sposób. Wypróbowaliśmy wiele narzędzi i znaleźliśmy 10 najlepszych:
1. ClickUp
Łatwe wyszukiwanie i lokalizacja plików w ClickUp, połączonych aplikacjach lub na dysku lokalnym dzięki funkcji Universal Search
Zarządzanie projektami w ClickUp pomaga firmom każdej wielkości systematycznie organizować pliki i dokumenty związane z projektami. Użyj Uniwersalne wyszukiwanie ClickUp pozwala znaleźć dowolny plik, niezależnie od tego, czy znajduje się on w ClickUp, połączonej aplikacji, czy na dysku lokalnym. Dzięki Universal Search możesz dodawać niestandardowe komendy wyszukiwania, takie jak skróty do połączonych plików, przechowywanie tekstu na później i wiele więcej, aby wyszukiwać wszystko w jednym miejscu.
Dostęp do Universal Search można uzyskać z dowolnego miejsca w obszarze roboczym, w tym z centrum dowodzenia, globalnego paska akcji lub pulpitu - Twoje pliki są zawsze w zasięgu kliknięcia lub naciśnięcia klawisza!
Aby zapewnić elastyczność i lepszą organizację, możesz grupować, sortować i filtrować pliki zewnętrzne i ClickUp za pomocą widoku listy lub układać je w stylu Kanban za pomocą widoku tablicy. Aby zobaczyć całą przestrzeń roboczą z lotu ptaka, użyj widoku Wszystko.
Zachowaj dostęp do swoich plików przez cały czas dzięki konfigurowalnemu widokowi listy ClickUp
ClickUp idzie o krok do przodu, aby zmniejszyć obciążenie pracą zapracowanych teamów i zwiększyć ich wydajność, oferując gotowe do użycia szablony.
Instancja, Szablon struktury folderów do zarządzania projektami ClickUp umożliwia ustawienie jednolitej struktury dla wszystkich projektów, organizowanie różnych wersji plików i rekordów oraz współpracę z członkami zespołu.
Utrzymuj kompleksowy system folderów, zwiększaj odpowiedzialność zespołu i płynnie monitoruj postępy projektu dzięki szablonowi struktury folderów do zarządzania projektami ClickUp
Możesz dodać do ośmiu niestandardowych atrybutów, takich jak Data przeglądu, Dział, Notatki, Postęp, Typ zasobu i inne, aby zapisywać istotne informacje o projektach i łatwo wizualizować dane projektu.
Pomaga to lepiej śledzić projekty i oszczędza czas na szukanie dokumentów.
ClickUp najlepsze funkcje
- Organizowanie plików i folderów z etykietami i etykietami, aby zwiększyć ich wykrywalność
- Wybieraj spośród ponad 15 konfigurowalnych widoków, aby organizować i wizualizować swoje pliki i foldery tak, jak chcesz
- Zoom do poszczególnych zadań w celu szybkiej lokalizacji powiązanych plików
- Zoom na poszczególne zadania, aby szybko zlokalizować powiązane plikiwąskie gardła dzięki zwinnym pulpitom ClickUp
- Twórz listy do zrobienia, nakreślaj plany projektu i efektywnie projektuj raportowanie statusu projektu za pomocąSzablony ClickUp do zarządzania projektami* Korzystaj z łatwego w użyciu interfejsu użytkownika odpowiedniego dla Teams o różnym poziomie wiedzy technicznej
Pisz, edytuj, współpracuj nad dokumentami i sprawdzaj historię wersji dziękiClickUp Dokumenty, potężnyAlternatywa dla Dokumentów Google* Automatyzacja powtarzalnych zadań i zbieranie informacji z plików i danych dziękiClickUp Brain
ClickUp Limity
- Niewielka krzywa uczenia się dla początkujących
- Niektóre funkcje nie są jeszcze dostępne w aplikacji mobilnej
Cennik ClickUp
- Free Forever
- Unlimited: $7 za użytkownika miesięcznie
- Business: 12 USD za użytkownika miesięcznie
- Enterprise: Skontaktuj się w sprawie cen
- ClickUp Brain: Dostępny we wszystkich płatnych planach za $5/członka obszaru roboczego/miesiąc
ClickUp oceny i recenzje:
- G2: 4.7/5 (9,000+ recenzji)
- Capterra: 4.7/5 (ponad 4,000 recenzji)
2. OneDrive
przez Microsoft OneDrive OneDrive jest jednym z najpopularniejszych programów do organizacji plików dla firm i profesjonalistów. Jako część ekosystemu Microsoft, organizuje pliki na różnych urządzeniach i w czasie rzeczywistym.
OneDrive oferuje spersonalizowany pulpit do udostępniania plików, współpracy z innymi i śledzenia plików z innych narzędzi Microsoft. Możesz lepiej organizować swoje pliki, oznaczając je kolorami, tworząc skróty i pracując w trybie offline dla plików na urządzeniach.
Subskrypcja OneDrive działa na różnych urządzeniach i wersjach systemu Windows, więc nie musisz się martwić o interfejs użytkownika lub dostępność plików.
Najlepsze funkcje usługi OneDrive
- Płynna synchronizacja plików między urządzeniami
- Używanie funkcji historii wersji do śledzenia lub przywracania starych plików
- Wykorzystanie trybu offline do organizowania plików lokalnych
Limity OneDrive
- Sporadyczne problemy z synchronizacją plików
- Niektórzy użytkownicy uważają, że funkcja wyszukiwania jest nieefektywna, zwłaszcza w przypadku dużej liczby plików
Cennik OneDrive
- OneDrive for Business (Plan 1): $5/użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie)
- Microsoft 365 Business Basic: $6/użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie)
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie)
OneDrive oceny i recenzje
- G2: 4,3/5 (ponad 9 000 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 11 000 recenzji)
3. Abelssoft
przez Abelssoft File Organizer Oprogramowanie do zarządzania plikami cyfrowymi Abelssoft utrzymuje każdy plik tam, gdzie jego miejsce i sprawia, że pulpit jest wolny od bałaganu.
Można ustawić nieograniczone reguły sortowania plików PDF, zdjęć, plików audio, dokumentów, wideo i innych typów multimediów na komputerze. Po ustawieniu reguły można automatycznie klasyfikować pliki do odpowiednich folderów za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu znalezienie odpowiednich plików we właściwym czasie jest dziecinnie proste!
Abelssoft działa w systemach Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 i Windows 7.
Najlepsze funkcje Abelssoft
- Ustawienie reguł decydujących o tym, które pliki powinny zostać przeniesione gdzie
- Korzystaj z funkcji przeciągnij i upuść, aby automatycznie przypisywać pliki do odpowiedniego folderu, oszczędzając cenny czas
- Co najmniej sześć miesięcy darmowych aktualizacji
- Szybkie wyszukiwanie dowolnego typu plików zapisanych na komputerze
Limity Abelssoft
- Działa tylko na komputerach z systemem Windows. Nie nadaje się do innych systemów operacyjnych
- Brak wsparcia dla organizowania plików w lokalizacji w chmurze
Cennik Abelssoft
- Wersja testowa: Free
- Pełna wersja: $29.95
Oceny i recenzje Abelssoft
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: Za mało recenzji
4. Tabele
przez Tabele Tabbles jest aplikacją do zarządzania plikami i oprogramowanie do współpracy nad dokumentami z naciskiem na strukturyzację plików poprzez etykiety.
Umożliwia ono dodawanie etykiet do plików dowolnego typu, w tym plików graficznych i muzycznych, znajdujących się na dyskach lokalnych, dyskach sieciowych lub w chmurze. Możesz także skorzystać z funkcji automatycznego tagowania, aby automatycznie oznaczyć swoje pliki na podstawie ich nazwy, zawartości lub ścieżki.
Tabbles oferuje funkcje współpracy: dodawaj komentarze do plików lub zakładek i komunikuj się ze swoim zespołem. Oprócz etykiet i zawartości plików, komentarze można również przeszukiwać, dzięki czemu wyszukiwanie plików jest szybkie i bezproblemowe.
Najlepsze funkcje Tabbles
- Organizowanie plików za pomocą automatycznej etykiety
- Wyszukiwanie plików na podstawie etykiet, komentarzy i zawartości pliku za pomocą ujednoliconego pola wyszukiwania
- Etykieta plików zapisanych na Dysku Google lub w folderach w chmurze Dropbox dzięki usługom synchronizacji plików
Ograniczenia Tabbles
- Brak nowoczesnego interfejsu użytkownika
- Ma niewielką krzywą uczenia się
Ceny Tabbles
- Free forever
- Basic: €3/użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie)
- Pro: €5/użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie)
- Korporacyjny: €6/użytkownika miesięcznie
Tabbles oceny i recenzje
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: 4.3/5 (ponad 20 recenzji)
5. DocuWare
przez DocuWare DocuWare został stworzony w celu zmniejszenia ilości dokumentów papierowych poprzez inteligentne przesyłanie i organizowanie ciężkich dokumentów w chmurze.
Posiada funkcję OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), która pomaga w digitalizacji starych dokumentów i przechowywaniu ich w celu łatwego dostępu. Teams mogą wdrażać DocuWare na różnych urządzeniach, aby usprawnić współpracę i śledzenie plików. Dostarcza również zabezpieczeń i zgodności klasy Enterprise, aby zapewnić bezpieczeństwo plików.
Potężny indeks, skanowanie na urządzeniu i śledzenie wersji sprawiają, że DocuWare jest jednym z najbardziej intuicyjnych programów do organizowania plików dla Business.
Najlepsze funkcje DocuWare
- Skanowanie i sortowanie fizycznych plików w celu zmniejszenia ryzyka i ilości papieru
- Oszczędność czasu dzięki szczegółowym filtrom wyszukiwania
- Wdrożenie rozwiązania w chmurze zapewnia elastyczność i przystępną cenę
- Integracja z innymi narzędziami Business w celu zwiększenia wydajności
Limity DocuWare
- Stroma krzywa uczenia się może wydawać się przytłaczająca dla zespołów nietechnicznych
- Aplikacja mobilna nie oferuje wszystkich funkcji i funkcjonalności
Ceny DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Ceny niestandardowe
- DocuWare Cloud 15: Ceny niestandardowe
- DocuWare Cloud 40: ceny niestandardowe
- DocuWare Cloud 100: wycena niestandardowa
Oceny i recenzje DocuWare:
- G2: 4.5/5 (200+ recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 80 recenzji)
6. Bynder
przez Bynder Digital Asset Management Bynder to oprogramowanie do zarządzania plikami i zasobami dla przedsiębiorstw.
Narzędzie umożliwia wyszukiwanie plików za pomocą niestandardowych filtrów, kontrolowanie uprawnień dostępu i udostępnianie ich wewnętrznym lub zewnętrznym interesariuszom. Możesz kontrolować pliki nawet po ich udostępnianiu, dodając terminy ważności do uprawnień i śledząc historię udostępniania.
Bynder wykorzystuje AI do usuwania duplikatów plików i dodawania metadanych do zasobów cyfrowych w celu zwiększenia możliwości wyszukiwania. Umożliwia pobieranie plików w formatach specyficznych dla kanału i przycinanie lub edytowanie ich w celu zachowania jednolitości w różnych punktach kontaktu.
Najlepsze funkcje Bynder
- Znajdowanie ważnych dokumentów w kilka sekund dzięki intuicyjnej strukturze filtrów Bynder
- Udostępnianie plików bezpośrednio z systemu zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM)
- Ochrona zasobów cyfrowych poprzez limitowanie dostępu i praw użytkowania udostępnianych plików
- Integracja API Bynder z oprogramowaniem do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
Limity Bynder
- Ma znaczną krzywą uczenia się
- Interfejs użytkownika mógłby być lepszy
Ceny Bynder
- Zarządzanie zasobami cyfrowymi (DAM): Niestandardowy cennik
- DAM + Skalowanie operacji związanych z zawartością: Ceny niestandardowe
- DAM + Zintegrowany ekosystem cyfrowy: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Bynder
- G2: 4,5/5 (ponad 600 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 200 opinii)
7. Dokmee
przez Dokmee System zarządzania dokumentami Dokmee (Dokmee DMS) oferuje płynne rozwiązanie do przechwytywania, przechowywania, wyszukiwania, pobierania i udostępniania plików.
Narzędzie to, odpowiednie dla firm każdej wielkości, umożliwia organizowanie plików w różnych folderach, ręcznie lub z pomocą automatyzacji. Umożliwia kontrolę nad zasobami cyfrowymi - udostępnianie dowolnego typu plików, współpracę z członkami zespołu i maksymalne wykorzystanie kontroli wersji do edycji dokumentów.
Cykl pracy można niestandardowo dostosować do potrzeb biznesowych. Skrzynka odbiorcza przepływu pracy jest dostępna zarówno w wersji internetowej, jak i mobilnej oprogramowania, umożliwiając zatwierdzanie plików i zarządzanie nimi w podróży.
Najlepsze funkcje Dokmee
- Śledzenie aktywności plików dzięki wbudowanemu dziennikowi audytu
- Sortowanie plików na foldery i poziomy, ręcznie lub z automatyzacją
- Dodawanie adnotacji do plików i udostępnianie ich zespołowi
- Ustawienie niestandardowych reguł w celu usprawnienia cyklu pracy
Limity Dokmee
- Niektórzy użytkownicy uważają, że interfejs użytkownika jest trudny w nawigacji
- Funkcja wyszukiwania musi być bardziej wydajna
Ceny Dokmee
- Niestandardowy cennik
Oceny i recenzje Dokmee
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: 4.7/5 (50+ recenzji)
8. Google Drive
przez Google Drive Dysk Google, będący częścią ekosystemu obszaru roboczego Google, jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań do organizacji plików w chmurze. Dysk umożliwia dostęp do dokumentów, zdjęć i innych plików z poziomu zsynchronizowanych urządzeń połączonych z Internetem.
Możesz tworzyć foldery, kategoryzować pliki i korzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania, aby uprościć ich wyszukiwanie. Funkcje współpracy umożliwiają edycję i udostępnianie w czasie rzeczywistym, zwiększając wydajność pracy zespołowej.
Najlepsze funkcje Google Drive
- Integracja z innymi zaawansowanymi narzędziami w ekosystemie Google
- Identyfikacja ważnych plików poprzez oznaczanie ich gwiazdką lub dodawanie do strony priorytetów
- Korzystanie z historii wersji w celu szczegółowego rejestrowania zmian
- Kontroluj, kto może wyświetlać, edytować lub komentować Twoje pliki i zachowaj prywatność danych
Limity Dysku Google
- Nie działa dobrze w trybie offline
- Brak opcji niestandardowych
Cennik Dysku Google
- Business Starter: 7,20 USD/użytkownika miesięcznie
- Business Standard: $14.40/użytkownika miesięcznie
- Business Plus: 21,60 USD/użytkownika miesięcznie
- Enterprise: Cennik niestandardowy
Oceny i recenzje Google Drive
- G2 (dla obszarów roboczych Google): 4,6/5 (42 000+ recenzji)
- Capterra: 4,8/5 (ponad 27 000 recenzji)
9. Dropbox
przez Dropbox Dropbox to oprogramowanie do udostępniania plików z solidnymi funkcjami przechowywania i organizacji plików w chmurze. Jest odpowiednie dla osób indywidualnych i teamów każdej wielkości.
Narzędzie oferuje zakres filtrów do zarządzania wieloma plikami. Możesz organizować zawartość za pomocą słów kluczowych, grupować pliki na podstawie aktywności lub ram czasowych lub kategoryzować pliki w istniejących podfolderach na podstawie inteligentnych rekomendacji Dropbox.
Aby współpracować nad plikami, możesz udostępniać foldery członkom zespołu i kontrolować, kto może je wyświetlać lub edytować. Strukturę systemu plików można dostosować tak, aby dostęp do potrzebnych plików mieli upoważnieni członkowie zespołu.
Najlepsze funkcje Dropbox
- Organizowanie i udostępnianie plików na urządzeniach połączonych z Internetem
- Edycja plików bezpośrednio w Dropbox bez przełączania platform
- Bądź na bieżąco z ostatnimi zmianami wprowadzonymi w plikach
- Kontroluj, kto może uzyskać dostęp do Twoich plików dzięki funkcjom takim jak ochrona hasłem, uprawnienia do pobierania i wygasające połączenia
Limity Dropbox
- Synchronizacja plików na różnych urządzeniach to czasochłonny proces
- Drogie subskrypcje
Cennik Dropbox
- Podstawowa: Free
- Plus: 11,99 USD/użytkownika miesięcznie
- Profesjonalny: 22 USD/użytkownika miesięcznie
- Standardowy: 24 USD/użytkownika miesięcznie
- Zaawansowany: 32 USD/użytkownika miesięcznie
- Enterprise: Niestandardowy cennik
Oceny i recenzje Dropbox
- G2: 4,4/5 (ponad 23 000 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 21 000 recenzji)
10. WinZip
przez WinZip Odpowiedni do użytku osobistego i biznesowego, WinZip oferuje łatwy sposób wyszukiwania, otwierania, edytowania, przenoszenia i udostępniania plików z komputera, sieci lub chmury.
Narzędzie może rozpakowywać różne formaty kompresji, takie jak Zip, Zipx, RAR, VHD i inne, a także tworzyć zaszyfrowane pliki Zip lub Zipx. Za pomocą jednej platformy można przekształcać pliki w pliki PDF, dodawać znaki wodne i wygodnie udostępniać pliki.
WinZip Enterprise posiada solidne opcje niestandardowe. Business różnej wielkości może dostosować funkcje i integracje do swoich potrzeb biznesowych.
Najlepsze funkcje WinZip
- Zip, rozpakowywanie i organizowanie zasobów cyfrowych w celu zwiększenia wydajności
- Ochrona poufnych informacji, takich jak hasła i dane osobowe, dzięki możliwościom szyfrowania WinZip
- Zaawansowane opcje bezpieczeństwa i licencjonowania dzięki WinZip Enterprise
- Integracja z SharePoint i chmurą w ustawieniach Enterprise
Limity WinZip
- Drogie jak na oferowane funkcje
- Brak wyrafinowania i zaawansowanych opcji bezpieczeństwa, które inne nowoczesne narzędzia wnoszą do tabeli
Ceny WinZip
- WinZip Standard: $29.95
- WinZip Pro Combo: $59.95
- Big Zipper: $84.95
Oceny i recenzje WinZip
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: 4.5/5 (40+ recenzji)
Zapanuj nad swoimi plikami dzięki oprogramowaniu do cyfrowej organizacji plików
Systemy organizacji plików zapewniają szybki dostęp do właściwych plików we właściwym czasie, oszczędzają czas i zwiększają funkcję Teams. Wybierz narzędzie do zarządzania cyklem pracy i powiązanymi plikami w jednym miejscu, bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
A co może być lepszą opcją niż ClickUp?
To free oprogramowanie do zarządzania projektami organizuje pliki w hierarchicznej strukturze, umożliwiając wizualizację cyklu pracy, lokalizację plików i płynne udostępnianie ich zespołom. ClickUp jest wysoce konfigurowalny, dzięki czemu można go dostosować do potrzeb zespołów i zwiększyć wydajność. Pożegnaj się z bałaganem i nigdy więcej nie zgub pliku. Zarejestruj się w ClickUp już dziś .