Amerykańscy pracownicy wiedzy marnują 5.3 godziny tygodniowo oczekiwanie na informacje lub odtwarzanie istniejącej wiedzy instytucjonalnej. Jest to nie tylko marnowanie wydajności każdego pracownika, ale także prowadzi do opóźnień w projektach, niestandardowych dostaw i, co najważniejsze, do braku zaangażowania wśród pracowników.
W środowiskach zdalnych ten brak dostępu do informacji/wiedzy instytucjonalnej może być dość niszczący, często prowadząc do cichego odejścia.
Można tego uniknąć dzięki prostemu, powtarzalnemu i spójnemu systemowi, który pokaże pracownikom, jak wykonywać swoje zadania i podejmować właściwe decyzje w miejscu pracy. Innymi słowy, dzięki cyklom pracy.
Cykl pracy to zazwyczaj sekwencja kroków, przez które przechodzi projekt lub zadanie od początku do końca. Może to być tak złożone, jak wdrożenie niestandardowych mikrousług w chmurze lub tak proste, jak zatwierdzenie wydatku biznesowego.
Istnieją również przepływy niesekwencyjne, takie jak przepływy maszyn stanowych - które mogą przechodzić tam i z powrotem - lub przepływy oparte na regułach.
Niezależnie od typu, dobry workflow działa jak mapa drogowa do zakończenia zadania, dając mu właściwe wskazówki i umieszczając odpowiednie barierki.
Cykl pracy jest jednak tylko tak dobry, jak jego twórcy dokumentacja ma. Bez jasnej, zwięzłej i zakończonej dokumentacji cykl pracy zostanie prawdopodobnie zapomniany - jeśli nie zignorowany - i wrócisz do punktu wyjścia.
W tym artykule dowiesz się, dlaczego potrzebujesz skutecznej dokumentacji cyklu pracy, jak ją stworzyć i jakich narzędzi możesz użyć, aby ułatwić sobie pracę.
**Co to jest dokumentacja cyklu pracy?
Dokumentacja cyklu pracy to proces zapisywania wiedzy organizacyjnej i udostępniania jej każdemu, kto jej potrzebuje. Zazwyczaj jest to zestaw dokumentów, dostępnych za pośrednictwem bezpiecznego interfejsu, określających sposób prowadzenia każdego aspektu działalności.
Kluczowe funkcje dobrej dokumentacji cyklu pracy to:
Granularny: Dobry dokument workflow przedstawia każdy krok w procesie bez założeń. Jeśli tworzysz dokument cyklu pracy do zatwierdzania wydatków, musisz uwzględnić format wniosku o zwrot kosztów, platformę do jego przesłania, nazwiska/wyznaczenia osób zatwierdzających, SLA dla odpowiedzi, matrycę eskalacji, punkt kontaktowy itp.
Dostępne: Dokumentacja cyklu pracy, której nie można znaleźć, jest bezwartościowa. Dlatego dobry dokument cyklu pracy musi być łatwo dostępny, najlepiej poprzez wyszukiwanie, na scentralizowanej platformie, takiej jak udostępniany dysk, lokalny intranet lub bezpieczne połączenie.
Wyczyszczone i zwięzłe: Nikt nie lubi czytać niekończących się stron dokumentacji, aby wykonać najprostsze zadania. Dlatego dokumentacja powinna być krótka i zawierać wyczyszczone instrukcje. Korzystaj z narzędzi wizualnych, takich jak schematy przepływu, sekcje/listy kontrolne, wyróżnij instrukcje "dos" lub "don't" za pomocą emotikonów itp.
Updated: W szybko rozwijających się organizacjach wszystko szybko się zmienia. Upewnij się, że regularnie przeglądasz swoje cykle pracy. Ustaw kadencję, taką jak raz na kwartał lub taką, która działa dla Twojej organizacji. Jeśli projekt ewoluuje, aktualizuj dokumenty w czasie rzeczywistym.
Jeśli wydaje Ci się, że to dużo papierkowej roboty do zrobienia, to pozwól nam pokazać, jak dokumentacja cyklu pracy może zaoszczędzić prawie sześć godzin na osobę i miliony dolarów w dłuższej perspektywie.
Korzyści z efektywnej dokumentacji cyklu pracy
Często, gdy mówimy o cyklu pracy, dążymy do efektywności procesu, poprawy wydajności, oszczędności czasu itp.
Jednak skuteczna dokumentacja cyklu pracy przynosi korzyści również pracownikom. Służy ona każdemu pracownikowi jako przewodnik samopomocy w poruszaniu się po pracy. Oto jak to zrobić.
Udostępnianie wiedzy organizacyjnej: Jasno udokumentowany cykl pracy zapewnia, że każdy w zespole wie, co musi wiedzieć, aby dobrze wykonać swoją pracę.
Nowi pracownicy będą mieli dostęp do wiedzy ukrytej i najlepszych praktyk, co zapobiegnie powtarzaniu tych samych błędów. Przyspieszy to wdrażanie pracowników, czy to do organizacji, czy do nowych projektów.
Lepsza współpraca: Cykle pracy nakreślają każdy krok w procesie, informując każdego członka zespołu, co dzieje się przed i po zakończeniu jego zadania.
Pomaga im to zebrać wszystkie niezbędne informacje, sprawnie zakończyć pracę i przekazać ją następnej osobie.
Szybkość realizacji: Kiedy wszyscy wiedzą, co muszą zrobić i jak to zrobić, mogą zakończyć swoje zadania bez rozpraszania uwagi.
Dobra dokumentacja cyklu pracy określa również problemy, które można napotkać i potencjalne rozwiązania dla nich, eliminując czkawkę w procesie.
Zgranie zespołu: Gdy cały zespół postępuje zgodnie ze standardowym cyklem pracy, popełnia mniej błędów i dostarcza spójne wyniki za każdym razem.
To z kolei sprawia, że doświadczenie klienta jest spójne, wzmacniając postrzeganie marki i prowadząc do większej sprzedaży, wyższych zysków i szybszego wzrostu.
Odpowiedzialność: Dobry cykl pracy to nie tylko kroki w procesie, ale także zaangażowani interesariusze.
Określa obowiązki każdego członka zespołu, czyniąc go odpowiedzialnym za dostarczanie pracy spełniającej standardy organizacyjne.
Bezpieczeństwo: Według Światowego Forum Ekonomicznego 95% problemów związanych z cyberbezpieczeństwem wynika z błędów ludzkich. Może to być oszustwo phishingowe lub przypadkowe wprowadzenie sekretów do kodu.
Dobrze udokumentowany cykl pracy określa, czego nie należy zrobić, przypominając pracownikom o środkach bezpieczeństwa, których muszą przestrzegać.
Ciągłe doskonalenie: Dokumentowanie cykli pracy zapewnia przemyślaną widoczność sposobu wykonywania każdego zadania.
Pomaga to organizacjom przeglądać ich procesy i stale je ulepszać. Dzięki temu organizacje mogą być świadome swoich praktyk i regularnie je dostosowywać.
Cykl pracy to w istocie "sposób" prowadzenia biznesu. Są one recepturami - unikalnymi sposobami realizacji projektów.
To twoja własność intelektualna. Właściwa dokumentacja cyklu pracy pomaga całej organizacji wykorzystać własność intelektualną. Oto jak można to osiągnąć.
Jak stworzyć proces dokumentacji cyklu pracy
Być może myślisz: nie mamy jeszcze cyklu pracy; co mam do zrobienia?
Każdy ma jakiś rodzaj przepływu pracy, którego przestrzega świadomie lub podświadomie. Dokumentowanie przepływów pracy to zupełnie inna sprawa. Zobaczmy, jak zrobić to dobrze.
1. Zbierz już udokumentowane cykle pracy
Dobry proces dokumentowania przepływu pracy zbiera najlepiej rozproszone pomysły w całej organizacji w solidny system, który zasila wszystkich.
Poszukaj istniejącej dokumentacji lub mapy procesów . Pamiętaj, że nie muszą one być zapisane w pliku oprogramowanie do zarządzania cyklem pracy lub jako dokument.
Mogą one również znajdować się w e-mailach wysyłanych przez menedżerów do członków ich zespołów, schematach blokowych rysowanych na tablicach lub prezentacjach tworzonych na potrzeby wdrożenia/szkolenia.
Zachowaj otwartość na formularze, w których istnieje obecna dokumentacja cyklu pracy. Skonsoliduj wszystkie te informacje. Uporządkuj je krok po kroku.
2. Porozmawiaj z teamami
W każdej organizacji istnieje wiedza ukryta wśród członków zespołu - wiedza, o której nie wiedzą, że ją posiadają. Rozmowa z nimi na temat ich procesów biznesowych rzuca światło na rzeczy, które mogą nie być widoczne w dokumentacji procesu.
3. Wywiad z poszczególnymi członkami Teams
Podczas gdy przeprowadzenie spotkań grupowych pomaga zrozumieć dynamikę, indywidualne wywiady oferują głębię informacji. Oto kilka pytań, które mogą pomóc w przeprowadzeniu takich rozmów.
- Jakie kroki wykonujesz w ramach całego cyklu pracy?
- W jakiej kolejności przebiegają te kroki?
- Kim są interesariusze na każdym kroku?
- Jakie wyzwania napotkałeś na każdym kroku i jak sobie z nimi poradziłeś?
- Gdzie są luki w przepływie pracy? Jak je obecnie wypełniasz?
- Jakie są rezultaty?
- Jakie są wyniki i mierniki powodzenia?
4. Dokumentacja cyklu pracy
Monitoruj aktualizacje projektów, zarządzaj cyklami pracy i współpracuj z zespołem, a wszystko to z obszaru roboczego ClickUp
Stwórz kompleksowy zapis wszystkich zebranych do tej pory informacji. Ustrukturyzuj go jako przepływ procesu, od początku do końca, krok po kroku.
Uwzględnij jak najwięcej szczegółów na każdej scenie. Niektóre czynniki, o których należy pamiętać podczas dokumentowania cyklu pracy to:
- Śledzenie celów : Co ten proces ma na celu osiągnąć i jak jest to mierzone
- Interesariusze: Kto jest odpowiedzialny za każdy krok, jaka jest matryca eskalacji i z kim należy się kontaktować w przypadku wątpliwości/pytań
- Zależności: Czy wynik każdego kroku zależy od działań lub zatwierdzeń kogokolwiek?
- Dostęp: Jakie uprawnienia do narzędzi, środowisk, zasobów i zasobów należy nadać, aby zakończyć cykl pracy
- Rezultaty: Oczekiwane wyniki na koniec każdego kroku, w tym metryki dla każdego z nich
- Kamień milowy: Konkretne sceny w cyklu pracy, które muszą zostać zakończone
- Ramy czasowe: SLA irozsądne osie czasu dla każdego kroku w cyklu pracy
- Przeglądy: Kadencja dla przeglądów/spotkań w celu śledzenia postępów
- Słownik: Znaczenie i wytyczne dotyczące terminów specyficznych dla przepływu pracyzakres projektu ### 5. Projektowanie dokumentu cyklu pracy
Podczas gdy krok 3 wyjaśnia szczegółowe informacje na temat przepływu pracy, może nie być najbardziej użyteczny, jeśli jest to tylko ściana tekstu.
Dlatego ważne jest, aby zaprojektować dokumentację przepływu pracy w taki sposób, aby można było z niej łatwo korzystać i odwoływać się do niej w późniejszym terminie. Oto kilka prostych sposobów na zaprojektowanie przepływu pracy:
- Schematy przepływu do wizualizacji procesu
- Listy kontrolne do rozpisania zadań i podzadań
- Wykresy Gantta do widoku osi czasu i nakładających się zadań
- Nagłówki i podtytuły, aby podkreślić kluczowe kroki
- Alert Boxy podkreślające krytyczne czynniki
6. Korzystanie z oprogramowania do dokumentowania cyklu pracy
Solidne oprogramowanie do dokumentowania cyklu pracy pomoże przede wszystkim w trzech kwestiach:
- Usprawnienie: Nadaje przepływowi pracy strukturę, ułatwiając jego czytanie i śledzenie
- Połączenia: Połączenie różnych powiązanych cykli pracy, aby lepiej odwzorować duży obraz
- Interaktywność: Ułatwienie tworzenia kroków umożliwiających podejmowanie działań, takich jak tworzenie zadań lub wysyłanie powiadomień
Do zrobienia tego można użyć powszechnie dostępnych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne, prezentacje lub oprogramowanie do tworzenia map procesów . Jednak specjalnie zaprojektowane oprogramowanie do dokumentowania cyklu pracy okaże się o wiele bardziej skuteczne. Mapy myśli ClickUp oferuje prosty i wizualny sposób projektowania cykli pracy. Możesz użyć istniejących szablonów, aby natychmiast zaprojektować diagram przepływu pracy lub łatwo przeciągać i upuszczać połączenia między krokami, aby zasugerować zależności. Za pomocą węzłów można tworzyć punkty odniesienia, które oferują zasoby dla każdego kroku. Dokumenty ClickUp oferuje kompleksowe rozwiązanie do rejestrowania, udostępniania i współpracy nad dokumentami cyklu pracy . Dzięki zagnieżdżonym stronom, zakładkom i połączonym dokumentom możesz używać ClickUp Docs do tworzenia dokumentacji dla złożonych procesów.
Możesz bezpiecznie udostępniać dokumenty, współpracować w czasie rzeczywistym, dynamicznie edytować i łączyć je z cyklami pracy w celu zmiany statusy projektów . Pomocne jest również to, że ClickUp Docs ma różne opcje formatu, aby dokumentacja cyklu pracy była bardziej użyteczna. Zadania ClickUp pozwalają na przeniesienie cyklu pracy z map myśli lub dokumentów do elementów, które można wykonać w ramach aplikacji oprogramowanie do zarządzania projektami .
Jeśli korzystasz już z ClickUp do zadań, możesz połączyć je z Mapami myśli, aby je odwzorować. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z ClickUp, możesz również tworzyć zadania z narzędzia Mind Maps opartego na węzłach.
7. Regularnie przeglądaj i aktualizuj
Dokumentacja cyklu pracy musi być żywym dokumentem, z regularnymi aktualizacjami i ulepszeniami wprowadzanymi w miarę rozwoju procesu. Przy każdym przeglądzie zaangażuj zespół, aby uzyskać głębszy wgląd w ich cykl pracy i odpowiednio go dostosować.
Przykłady i szablony dokumentacji cyklu pracy
Przepływ pracy związany z wdrażaniem pracowników
Przykład procesu wdrażania pracowników w ClickUp
Spośród wszystkich cykli pracy związanych z zasobami ludzkimi, wdrażanie pracowników jest najbardziej złożonym i rozszerzonym procesem. Jeśli chcesz opracować cykl pracy związany z wdrażaniem pracowników, poniższe kroki mogą okazać się pomocne.
Zachowaliśmy ten przykład w formie szkieletu z dużą możliwością niestandardowego rozszerzenia.
Utrzymuj ich zaangażowanie, dopóki nie dołączą: Zazwyczaj między przyjęciem oferty a dołączeniem do organizacji mija kilka tygodni.
- W tym czasie utrzymuj kontakt za pośrednictwem e-maila raz w tygodniu
odpowiedzialność: Kierownik działu HR | Oś czasu: Od przyjęcia oferty do dołączenia | Zależności: Brak
W pierwszym dniu: Zakończone następujące zadania administracyjne.
- Omówienie umowy o pracę i jej podpisanie
- Przekazanie pakietu powitalnego
- Zapewnienie zasobów - stacja robocza, e-mail, Slack, HRMS, karty biznesowe, parking itp.
- Zebranie danych konta płacowego
- Połączenie z kumplem/mentorem
- Udostępnianie harmonogramu orientacyjnego
- Zabierz ich na lunch lub wirtualną kawę
odpowiedzialność: Kierownik działu HR | Oś czasu: Jeden dzień | Zależności: Dział prawny, dział kadr, dział płac, dział IT, kumpel_
Orientacja: Ustawienie ich na powodzenie w roli z następującymi elementami.
- Upewnij się, że zapiszą się na wszystkie odpowiednie sesje orientacyjne/szkoleniowe związane z ich rolą
- Jeśli muszą podróżować na sesję osobistą, dokonaj odpowiednich ustaleń
- Połącz ich z zespołem orientacyjnym w przypadku jakichkolwiek pytań.
- Przedstaw ich innym nowym pracownikom, którzy mogą dołączyć do nich w ramach szkolenia orientacyjnego
odpowiedzialność: Kierownik działu HR | Oś czasu: Trzy dni | Zależności: HR, trenerzy_
Zaplanuj odpowiednie spotkania
- Spotkanie z menedżerem ds. raportowania w celu omówienia następujących kwestii
- Role i obowiązki
- cele na 30/60/90 dni
- Rozmowa na temat kariery
- Mierniki powodzenia
- Mechanizm informacji zwrotnej
- Natychmiastowe zadania
- Zaplanuj spotkania z teamami, w których będzie pracował nowy pracownik, z konkretnymi celami dla każdej rozmowy
odpowiedzialność: Menedżer raportujący | Oś czasu: Dwa tygodnie | Zależności: Dostępność odpowiednich interesariuszy
Szablon obiegu dokumentacji projektu ClickUp
Przechowuj dokumentację projektu w jednym dokumencie ClickUp
Każdy projekt wymaga dokumentacji wiki, która przedstawia całą wiedzę instytucjonalną na temat projektu, wraz z kamieniami milowymi, zadaniami, zależnościami i obowiązkami. To szablon cyklu pracy nad dokumentacją projektu od ClickUp ma wszystko, co pozwoli Ci na ustawienie się na powodzenie. Wykorzystuje:
- Dokumenty do przeglądu projektu
- Cele dla celów i kamieni milowych
- Zadania dla każdego kroku
- Terminy dla każdego zadania
- Widok wykresu Gantta do wizualizacji postępów
Szablon procesów i procedur ClickUp
Niestandardowy proces dokumentacji cyklu pracy dzięki szablonowi procesów i procedur ClickUp
Niezależnie od tego, czy chodzi o wdrażanie pracowników, zatwierdzanie wydatków, publikowanie zawartości, negocjacje sprzedażowe czy wdrażanie oprogramowania, dokumentacja procesów biznesowych może pomóc Teams do zrobienia ich pracy z ufnością.
Oto Szablon procesów ClickUp można niestandardowo dostosować. Szablon ten wykorzystuje niestandardowe statusy, niestandardowe pola, widok tablicy/tabeli i zarządzanie projektami funkcje dopasowane do dowolnego procesu.
Szablon tablicy przepływu procesów ClickUp
Usprawnij wizualizację projektu dzięki jasnemu i zwięzłemu przeglądowi kompleksowego cyklu pracy
Szablon szablon tablicy przepływu procesów oferuje prosty, wizualny sposób prezentowania złożonych cykli pracy zespołom. Zdejmuje presję pustego ekranu, dając schemat przepływu, od którego można rozpocząć projektowanie cyklu pracy.
Możesz bez wysiłku przekształcić różne kroki w swoim cyklu pracy w zadania, dodać terminy i przypisać do nich członków zespołu.
Usprawnij dokumentację cyklu pracy dzięki ClickUp
Dobra dokumentacja cyklu pracy jest podstawą wydajności organizacyjnej. Zarządzanie projektami i dokumentacja są połączone w ClickUp.
Napisz lepszą dokumentację cyklu pracy
Podziel informacje i dodaj wizualne wskazówki z opcjami formatu, aby dokumentacja była konsumowana, a nie ignorowana.
Rozpocznij dokumentowanie cykli pracy za pomocą ClickUp Docs. Formatuj je, aby wyróżnić ważne rzeczy i dodawaj przyciski, banery, a nawet bloki kodu, aby podkreślić ważne punkty.
Spraw, aby cykle pracy były gotowe do działania
Wizualizuj swoje przepływy pracy za pomocą map myśli ClickUp. Twórz zadania bezpośrednio z cyklu pracy i przekształcaj je w projekty. Korzystaj z zagnieżdżonych podzadań i list kontrolnych, aby uzyskać dowolny poziom szczegółowości.
Etykietuj pracowników odpowiedzialnych za każde zadanie, zapewniając im przejrzysty widok. Wystarczy powielić przepływ pracy za każdym razem, gdy jest on potrzebny.
Przeglądanie i rozwiązywanie cykli pracy
Użyj dowolnego z ponad 15 potężnych widoków, aby zrozumieć status każdego z cykli pracy.
- Widok Tablicy, aby zobaczyć status przepływów pracy
- Widok ogólny Box, aby uzyskać perspektywę wysokiego poziomu
- Widok kalendarza dla zaległych, bieżących i przyszłych zadań
- Widok aktywności do śledzenia aktualizacji/rozmów
- Widok obciążenia pracą, aby zobaczyć wydajność członków zespołu
Użyj widoku, z którym czujesz się najbardziej komfortowo, aby zidentyfikować przeszkody i interweniować w razie potrzeby.
Współpraca z zespołem
Jeśli przepływ pracy obejmuje zespół, dokumentacja również powinna. Udostępniaj dokumenty workflow swojemu zespołowi, zapraszaj do wyrażania opinii i zezwalaj im na edycję/zostawianie komentarzy.
Pozwól AI do zrobienia pracy za Ciebie
Użyj ClickUp AI, aby podsumować długie udokumentowane cykle pracy, generować elementy działań, edytować/formatować tekst, automatyzować zadania/podzadania i wiele więcej.
Dokumentacja cyklu pracy jest podstawą dobrego procesu. Zarówno piloci długodystansowi, jak i pielęgniarki z oddziałów intensywnej terapii korzystają z dokumentacji cyklu pracy do zrobienia tego, co do nich należy.
Na przykład, z solidną listą kontrolną i pewnym wsparciem administracyjnym, Peter Pronovost, specjalista opieki krytycznej w Johns Hopkins Hospital, pomógł zapobiec 43 infekcjom i uratować osiem istnień ludzkich oraz dwa miliony dolarów.
Dojrzałe przedsiębiorstwa oszczędzają miliony dolarów i wielokrotnie zwiększają wydajność dzięki wyczyszczonej i dostępnej dokumentacji cyklu pracy.
Ty też możesz to zrobić dzięki ClickUp. Uzyskaj dostęp do dokumentów, zadań, map myśli, tablic, dziesiątek szablonów dokumentacji cyklu pracy, AI i wielu innych za darmo, na zawsze w ClickUp! 🦄ˀ